Інформаційні системи і технології в обліку і аудиті

Інформаційні системи і технології в обліку і аудиті

Міністерство освіти та науки України

Одеський державниий аграрний університет

Відділення післядипломної освіти

Кафедра інформаційних систем і технологій ім. М.О.Браславця

Контрольна робота

"Інформаційні системи і технології в обліку і аудиті"

1. Поняття та мета створення інформаційних систем обліку (ІСО), їх роль в управлінні економічним об’єктом

В Україні складається нова економічна система, основою якої є ринкові відносини. Якісних змін зазнають і важелі управління.

Зміни умов виробничої діяльності, потреба адекватного пристосування до неї системи управління сприяють не тільки вдосконаленню його організації, а й потребують перерозподілу функцій управління за рівнем відповідальності, формами їх взаємодії. Мова йде про систему управління, зумовлену об’єктивною потребою та закономірностями ринкової системи господарювання, пов’язаними із задоволенням насамперед індивідуальних потреб, забезпеченням зацікавленості робітників у найвищих кінцевих результатах, широкому використанні новітніх інформаційних технологій.

Важлива особливість сучасного етапу розвитку суспільства - спрямування економічних засобів управління підприємством на забезпечення раціонального ведення господарства в умовах дефіцитності ресурсів, досягнення високих кінцевих результатів із мінімальними витратами, ефективне регулювання виробництва адміністративними засобами, перехід до інтенсивного характеру розвитку виробництва на основі вдосконалення виробничого потенціалу підприємств.

Сьогодні Закон про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні та національні стандарти бухгалтерського обліку багато питань залишають бухгалтерам, які повинні керуватися своєю професійною думкою, вміти використовувати облікові дані для планування та контролю за діяльністю підприємства, інтерпретувати інформацію залежно від характеру та сутності управлінських рішень, що приймаються на її основі.

Сучасний бухгалтер посідає одне з провідних місць в управлінні підприємством, оскільки займається не тільки веденням бухгалтерських рахунків, а й здійснює планування, аудит, оцінювання, огляд діяльності, розроблення управлінських рішень у господарській діяльності підприємства. Бухгалтеру потрібні знання об’єктивного оцінювання фінансового стану підприємства, володіння методами фінансового аналізу, вміння працювати з цінними паперами, обґрунтування інвестицій грошових коштів в умовах ринку тощо.

У новій ролі бухгалтера можна назвати "фінансовим менеджером", "бухгалтером-аналітиком".

У практиці прийняття управлінських рішень бухгалтерський облік називають мовою бізнесу. Як будь-яка мова, бухгалтерський облік розвивається та змінюється відповідно до потреб підприємств.

Бухгалтерський облік - це система, що дає змогу вимірювати, обробляти й передавати інформацію, а також приймати рішення для управління господарською діяльністю підприємством і є зв’язуючою ланкою між господарською діяльністю та прийняттям управлінських рішень.

Оволодіти новими методами не можна без удосконалення інформаційної системи та використання сучасних інформаційних технологій у роботі бухгалтера. Основу діяльності з управління будь-якого економічного об’єкта складають інформаційні системи, що мають складну побудову, склад яких залежить від роду діяльності та розміру підприємства, організації, фірми. Автоматизовані інформаційні системи обліку поділяються:

за сферою функціонування об’єкту обліку ;

за рівнем управління;

за ступенем охоплення задач обліку, контролю та аудиту;

за типом інтерфейсу користувача;

за способом передавання інформації;

за типом організації автоматизованих інформаційних систем обліку.

За сферою функціонування ІСО поділяються на:

ІСО промислових підприємств;

ІСО підприємств транспорту;

ІСО бюджетних організацій;

ІСО підприємств зв’язку;

ІСО підприємств сільського господарства.

За рівнем управління ІСО поділяються на:

галузеві ІСО ;

територіальні ІСО;

корпоративні ІСО.

За ступенем охоплення завдань обліку, контролю та аудиту ІСО поділяють на:

комплексну автоматизацію обліку, контролю та аудиту, пов’язану з іншими автоматизованими інформаційними системами;

автоматизацію окремих комплексів задач (окремих ділянок обліку);

автоматизацію окремих задач обліку, контролю та аудиту.

За типом інтерфейсу користувача ІСО поділяють на:

пакетні АІСО;

діалогові АІСО;

мережеві АІСО.

За способом передавання інформації ІСО поділяють на:

локальні ІСО;

багаторівневі ІСО;

інтегровані ІСО;

розподільчі ІСО.

Нині підприємства потребують автоматизованої інформаційної системи обліку на базі сучасних засобів обчислювальної техніки, яка дає змогу забезпечити:

повне та своєчасне задоволення інформаційних потреб користувачів;

виконання контрольних і аудиторських завдань із метою одержання потрібної інформації про наявні відхилення;

аналіз і прогнозування господарсько-фінансової діяльності підприємства;

одержання на основі автоматизації ефективних управлінських рішень.

2. Характеристика та типи облікових задач, що підлягають автоматизації

В умовах автоматизованих інформаційних систем бухгалтерський облік охоплює комплекси задач з усіх розділів обліку й синтетичних рахунків.

Наведемо перелік та характеристику комплексів задач внутрішньогосподарського обліку на підприємстві:

. Облік основних засобів (ОЗ).

Призначення комплексу задач: облік наявності, надходження й вибуття ОЗ, нарахування амортизації та спрацювання, облік витрат на ремонт ОЗ.

Вихідна інформація: залишок ОЗ на кінець звітного періоду, суми амортизаційних відрахувань, залишкова вартість ОЗ.

Вхідна інформація: норми амортизаційних відрахувань, залишок ОЗ на початок звітного періоду, надходження та вибуття ОЗ, первісна вартість ОЗ.

. Облік товарно-матеріальних цінностей.

Призначення комплексу задач: облік наявності, надходження й витрати товарно-матеріальних цінностей.

Вихідна інформація: залишок матеріалів, сировини на кінець звітного періоду, надходження, витрати й динаміка за період.

Вхідна інформація: залишок матеріалів, сировини на початок звітного періоду, надходження матеріалів, відпуск матеріалів у виробництво.

. Облік коштів і фінансових операцій.

Призначення комплексу задач: облік наявності та руху коштів на поточному рахунку, у касі, облік розрахунків із підзвітними особами, дебеторами та кредиторами.

Вихідна інформація: залишок коштів у касі, на поточному рахунку, у підзвіті та заборгованість на кінець періоду, звіти з дебетом рахунку, оборот за кредитом рахунку за період.

Вхідна інформація: залишок коштів у касі, на поточному рахунку, в підзвіті на початок періоду, надходження, витрати, повернення коштів.

. Облік праці та заробітної плати.

Призначення комплексу задач: облік розрахунку з працівниками за заробітною платою, облік відпрацьованого часу.

Вихідна інформація: суми нарахованої та виплаченої заробітної плати, утримання із заробітної плати.

Вхідна інформація: тарифні ставки, оклади, кількість відпрацьованого часу, норми вироблення, норми утримань і нарахувань, фактичне вироблення.

. Облік готової продукції, її відвантаження та реалізація.

Вихідна інформація: залишок готової продукції на кінець місяця, обороти за дебетом і кредитом рахунків, обсяг реалізації.

Вхідна інформація: обсяг випуску продукції, прихід, витрати, відвантаження, оплата продукції, залишок на початок місяця.

. Облік витрат на виробництво.

Призначення комплексу задач: визначення фактичної собівартості обсягу витрат на виробництво.

Вихідна інформація: витрати на виготовлення продукції.

Вхідна інформація: поопераційні трудові й матеріальні витрати.

. Зведений синтетичний облік.

Призначення комплексу задач: рознесення за рахунками, субрахунками господарських операцій, складання зведених звітних документів, "Головної книги", "Сальдово-обігової відомості", бухгалтерського балансу.

Вихідна інформація: баланс, сальдо за рахунками на кінець звітного періоду, обороти за дебетом і кредитом рахунків.

Вхідна інформація: сальдо за рахунками на початок звітного періоду, рух засобів на рахунках.

3. Автоматизація розв’язування комплексу задач з обліку праці та її оплати

Задачі з обліку праці та її оплати в умовах автоматизованого оброблення даних групуються в такі комплекси:

облік відпрацьованого часу та неявок на роботу;

облік і контроль виробітку та заробітної плати робітників-відрядників;

облік і нарахування погодинної та інших видів оплати;

розрахунки різних видів утримань із заробітної плати;

аналітичний облік за працівниками (за видами нарахувань і утримань);

складання зведень розподілу заробітної плати за відповідними групувальними ознаками;

формування зведених регістрів;

розрахунок оподатковуваної бази з фонду оплати праці;

облік депонованої заробітної плати.

Як уже зазначалось у попередніх темах, для ведення автоматизованого обліку використовуються як вітчизняні, так і зарубіжні програмні розробки.

Модульне рішення автоматизації задач з обліку праці та її оплати може виокремлювати облік виробітку та оплати праці робітників-відрядників; табельний облік відпрацьованого часу та неявок; облік депонованої заробітної плати тощо, які встановлюються в цехах, дільницях, бригадах.

Комплексне рішення реалізує автоматизацію оброблення даних і в місцях виникнення інформації з обліку праці та її оплати, і в бухгалтерії підприємства. Крім того, забезпечуються тісні інформаційні зв’язки з іншими ділянками обліку та управлінською інформаційною системою підприємства. Наприклад, у "Галактиці" програмний модуль "Зарплата" взаємодіє з модулями "Облік і управління кадрами" та "Документообіг". У відділі кадрів формуються особові справи, штатний розклад та ведеться облік робочого часу.

Розглянемо особливості автоматизації обліку виробітку та відрядної оплати праці робітників, які працюють індивідуально чи у складі бригад .

Модуль з обліку виробітку та оплати праці робітників-відрядників може передбачати функції (рис. 1), які забезпечують: введення інформації з клавіатури; перегляд даних; виконання розрахунків; ведення нормативно-довідкової інформації; друк машинограм; закриття розрахункового періоду та перенесення облікових даних на дискету.

Рис. 1. Схема діалогу модуля "Облік виробітку та оплати праці робітників-відрядників"

Інформаційна база передбачає формування та використання такої нормативно-довідкової інформації, як: довідник особових рахунків; класифікатори професій; довідник цехів, відділів, бригад; довідник видів оплат, довідник норм часу та розцінок.

Первинними документами є: табель обліку робочого часу, наряди на відрядну роботу (типові та індивідуальні форми), список осіб, які працюють понад норму, відомість на виплату премій робітникам-відрядникам. На основі таких уведених документів по кожному робітнику-відряднику розраховуються суми та нормований час у цілому за місяць.

У результаті оброблення даних одержують таку вихідну інформацію:

бригадні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовуються для контролю та формування контрольних підсумків;

індивідуальні наряди (кількість, норма часу, розцінки, сума, час нормований) використовуються для формування даних про робітників-відрядників, які працюють індивідуально;

табель (час фактичний, коефіцієнт трудової участі, відсоток премії, час нормований, сума, сума премії) містить дані по кожному табельному номеру в розрізі основних видів оплат;

відомість нарахованої зарплати робітників-відрядникам (за табельними номерами та видами оплат) формує дані у файл нарахувань для програмного комплексу з обліку праці та її оплати;

відомість нарахованої заробітної плати робітником-відрядникам (за категоріями та професіями) нагромаджує дані для формування "Звіту про виконання норм виробітку робітників-відрядників";

відомість нарахованої заробітної плати робітникам-відрядникам (за шифрами виробничих витрат) (шифри виробничих витрат, види оплат, час нормований, сума) формує дані для програмного комплексу з обліку праці та її оплати для складання зведених відомостей розподілу нарахованої заробітної плати за шифрами виробничих витрат.

У процесі комплексної автоматизації обліку праці та її оплати модуль "Облік виробітку та оплати праці робітників-відрядників", установлений у цеху, відділку, бригаді, взаємодіє з модулем "Бухгалтерія", де інформація з місць виникнення узагальнюється, контролюється та аналізується.

Для забезпечення автоматизованого обліку відпрацьованого часу та контролю за станом трудової дисципліни на підприємствах у більшості випадків використовують модуль "Табельний облік", основні функції якого полягають у веденні щоденної реєстрації явок на роботу, залишення роботи, усіх випадків запізнень та неявок із зазначенням причин, а також фіксування часу простоїв та роботи понад норми. Таке робоче місце забезпечує введення первинної інформації, оброблення та одержання машинограм і відеограм видів явок та відхилень .

Головне меню модуля "Табельний облік" має такий вигляд (рис. 2).

Рис. 2. Схема діалогу модуля "Табельний облік"

Такий варіант автоматизації табельного обліку налаштовує користувача на різні графіки роботи (на рік). Функція "Табель" передбачає роботу з електронним "Табелем робочого дня" в таких режимах: ведення табеля (список співробітників конкретних підрозділів, тривалість робочого дня, неявки, звільнення співробітників, відпустки); довідники (відділів, графіків змін для розрахунку вечірніх та нічних годин). "Друк зведень" забезпечує формування повного табеля, відомості неявок за день, відомість-табель за першу половину поточного місяця по бригаді, довідка про співробітника, відомість сум нарахованої зарплати, відомість доплат.

Пункт головного меню "Різне" забезпечує виконання перерахунків підсумків у всій базі за визначений місяць, вилучення записів про звільнених співробітників, перенесення відпусток із поточного місяця в наступний, занесення в базу даних інформації про нового співробітника, встановлення паролю доступу.

Вилучення зайвих записів у базі даних виконує функція "Сервіс".

Первинним документом, де відображається облік виходів та неявок на роботу, є табель обліку використаного робочого часу.

До нормативно-довідкової інформації модуля "Табельний облік" належать: календар, довідник підрозділів, довідник позначень явок та неявок; довідник змін, довідник табельних номерів. А коли цей модуль є складовою програмного комплексу, то основні довідники беруться з програмного модуля обліку праці та її оплати в бухгалтерії. Він забезпечує останнього файлами даних про відпрацьований час та виходи на роботу, дає можливість автоматизувати процес уведення інформації та підтримує пакетний режим розрахунку різних видів нарахувань.

Модуль "Табельний облік" формує відомості неявок, доплат за роботу у вечірній час, нарахувань і відхилень від нормальної тривалості робочого дня, а також довідку за табельним номером.

У роботі з персоналом бувають ситуації, коли той чи інший співробітник із якихось причин своєчасно не отримав заробітну плату. Розробники програм пропонують користувачам модуль "Депоненти" [10] як самостійний програмний продукт або у складі комплексної автоматизації обліку праці та її оплати. В останньому випадку створюється загальна база особових рахунків, що сприяє швидкому та безпомилковому депонуванню зарплати.

Автоматизований облік депонентів ведеться за допомогою депонентських карток. Створюється масив депонованої заробітної плати за номерами карток та сумами депонентів, який щомісяця доповнюється новими оперативними записами. Вхідна інформація в депонуванні - показники платіжних відомостей, а вихідна - витратні касові ордери. На період запровадження використовується книга депонентів для створення масиву залишків та довідник особових рахунків.

Головне меню модуля "Депоненти" передбачає дві функції (рис. 3).

Рис. 3. Схема діалогу модуля "Депоненти"

Функція "Реєстр" використовується тільки після видання заробітної плати до закриття місяця в модулі "Зарплата" (у бухгалтерії), і забезпечує бухгалтера потрібною інформацією про депоновану заробітну плату та формує відповідну звітність.

Функція "Архів" імітує роботу бухгалтера з книгою депонентів, що вможливлює сортування та пошук інформації за різними ознаками, формування нових депонентських карток, їх перегляд, редагування та вилучення.

Розглянемо особливості мережного оброблення даних та його застосування в обліку.

Залежно від конкретних виробничих умов (кількість працівників, видів оплати праці, нормативної бази тощо) на підприємствах для якісного забезпечення вирішення комплексів задач з обліку праці та її оплати розробляються обчислювальні мережі, що забезпечують автоматизацію документообігу, розрахунки по заробітній платі та формують відповідні звіти та потрібні зведені дані для калькулювання собівартості продукції (робіт) у частині трудових витрат.

Можливі різні варіанти архітектури обчислювальних систем і технологічних процесів для розв’язання даних комплексів задач. Основні з них:

однорівнева система - на малих і середніх підприємствах, де немає повної автоматизації управління підприємством;

багаторівнева система - на великих підприємствах і виробничих об’єднаннях, де функціонують корпоративні інформаційні системи.

Програмні модулі з обліку праці та її оплати однорівневої системи обслуговують відповідні цехи та відділи, ведуть машинні особові рахунки працівників та виконують усі розрахунки (наприклад, як вище розглянуті модулі "Табельний облік", "Депоненти" тощо). Один із модулів слугує для узагальнення даних, одержаних від інших модулів з обліку зарплати, виконує бухгалтерські записи та взаємозв’язок із модулями з обліку витрат на виробництво та зведеного обліку.

На великих підприємствах обчислювальна мережа може мати 2, 3 і більше рівнів модулів з обліку праці та її оплати, з різними варіантами розподілу задач між бухгалтерією та підрозділами.

Так, наприклад, перший рівень (цех) може обслуговуватися модулями, що формують і обробляють первинні документи, ведуть особові рахунки та розрахунки по зарплаті в цьому підрозділі. Або модуль цехового рівня виконує тільки оформлення первинних документів і розрахунки відрядної, погодинної та інших видів оплати на основі машинних первинних даних, веде оперативний облік виробітку, руху деталей і напівфабрикатів тощо. Ведеться база даних трудових норм і розцінок, фактично виготовленої продукції (деталей, напівфабрикатів), на основі яких розраховується відрядна заробітна плата. Підготовлені дані з програмних модулів цехів передаються на наступний рівень.

На другому рівні (модуль зведених бухгалтерських робіт із праці та її оплати) у бухгалтерії формується зведена база даних і узагальнення нарахованої заробітної плати, виконуються відповідні утримання з неї.

У процесі розв’язування задач з обліку праці та її оплати використовується нормативно-довідкова інформація, вхідна й вихідна інформація, аналогічна уже розглянутій.

Сучасні програмні комплекси з обліку праці та її оплати передбачають використання функції "Моделювання обліку праці й заробітної плати" для розрахунку оптимального розміру фонду заробітної плати та виявлення відхилень від установлених величин і прийняття управлінських рішень. Для цього за визначений період виконується розрахунок нормативного та фактичного фондів заробітної плати в розрізі структурних підрозділів, видів продукції, робіт і послуг. Моделюються витрати на оплату праці з урахуванням зростання (зниження) обсягу виробництва продукції (робіт, послуг), а також визначається вплив фонду заробітної плати на зниження собівартості продукції.

Автоматизація обліку праці та її оплати засобами універсального програмного продукту

Програмне забезпечення обліку праці та її оплати пропонують на ринку програмних продуктів багато фірм-розробників. Для прикладу розглянемо, як автоматизує оброблення даних цієї ділянки обліку багатокористувацька комплексна система управління корпорації "Галактика" та програмний продукт "X-DOOR".

Модуль "Зарплата" програмного комплексу "Галактика" забезпечує: формування й ведення нормативної та довідкової інформації, ведення табеля обліку робочого часу, розрахункові функції системи, формування вихідної документації по розрахунку заробітної плати, перехід до нового розрахункового періоду, функції для профілактики бази даних.

Головне меню модуля передбачає такі функції:

розрахунки в міжперіод (відпустка, розрахунок вимушених відпусток, лікарняні, перехід у міжперіод, щомісячна допомога дітям, щомісячна допомога матерям, розрахунково-планова відомість на виплату дитячих, аванс, нарахування та виплати, утримання й виплати, розрахунок угод підряду, розрахунок нарядів, розрахунок премії з урахуванням КТУ, розрахунок денної заробітної плати, розрахунок заробітної плати, формування платіжних доручень);

звіти (платіжна відомість, реєстри по утриманнях, відомості загального призначення, детальна відомість розподілу, допоміжні відомості, довідка про нарахування за рік, бухгалтерські довідки, пенсійний фонд, статистика про працю та рух робочої сили, звіт про використання робочого часу, внутрішнє сумісництво).

Програма "X-DOOR" (фірми "SoftTAXI") базується на модульному принципі побудови автоматизації підприємства. Модуль "Зарплата" може використовуватися самостійно для отримання друкованих звітів про нараховану заробітну плату та утримання податків, а також у комплексі з "Відділ кадрів" (для введення інформації про працівників) і "Бухгалтерський облік" (для автоматизованого проведення бухгалтерських проводок по зарплаті та утриманих податках та відрахуваннях).

Модуль "Зарплата" забезпечує:

розрахунок заробітної плати працівників згідно з посадовим окладом або погодинною тарифною ставкою з автоматичним утриманням усіх законодавчо визначених ставок податків та зборів (для держслужбовців, працівників, зайнятих на підземних роботах, і працівників-інвалідів);

виконання необмеженої кількості нарахувань та утримань (премії, заохочення, допомоги, дивіденди тощо);

розрахунки сум нарахувань за формулами та додатковим тарифом (надбавки, доплата у вихідні та святкові дні тощо);

розрахунки лікарняних листів, відпускних, матеріальної допомоги, а також виконання перерахунку прибуткового податку за рік (з урахуванням усіх пільг, наданих працівникові);

автоматичне утримання з нарахованого доходу аліментів, профспілкових внесків, згідно з заданим відсотком;

моніторинг заборгованості по заробітній платі.

Засобами цього модуля передбачене формування такої інформації:

довідка ф. № 8 ДР;

розрахункові листи;

розрахункова відомість;

довідка про розрахунок відпускних;

відомість аліментів;

довідка № 2;

довідка № 3;

довідка для отримання субсидії;

перелік проводок, сформованих за результатами розрахунку;

відомість нарахувань по держслужбовцях;

платіжна відомість по підрозділах;

відомість обов’язкових платежів і перерахувань;

відомість авансу по підрозділах;

відомість розподілу зарплати по балансових рахунках;

штатний розклад;

довідка про розрахунок лікарняного листа;

табель фактично відпрацьованого часу;

відомість нарахувань та утримань по підприємству або по робітниках за період; інформаційний облік автоматизація програмний

виробіток за окремим кодом нарахувань утримань.

Усі платіжно-розрахункові документи містять ідентифікаційний номер фізичної особи-платника податків. Форма № 8ДР формується в паперовому та електронному вигляді.

У разі законодавчих змін ставок податків та інших параметрів, що використовуються у процесі розрахунку зарплати, в модулі "Заплата" передбачено гнучку систему налагодження, яка дає можливість їх самостійно змінити.

Інформація про оплату праці працівників у системі зберігається за весь час роботи підприємства.

Використана література

1. Автоматизоване робоче місце бухгалтера в сільськогосподарських підприємствах. Практикум: Навчальний посібник / Т.Я. Тінтулова Д.А. Маєвський, Ю.В.Тінтулов, С.М. Давиденко . - Одеса, Друк Південь, Друкарський дім, 2011-274с.

2. Бутинець Ф.Ф. та ін. Інформаційні системи бухгалтерського обліку: Підручник для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7. 050106 "Облік і аудит". - Житомир: ПП"Рута", 2002. - 544с.

3. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. Посіб. -2-ге вид., випр.-К.:Знання, 2004.-348с.

4. Івахненков С.В. Комп’ютерний аудит: контрольні методи і технології. К: Знання, 2005.-286с. обліку та аудиту: Навч. Посіб. -2-ге вид., випр.-К.:Знання, 2004.-348с.

5. Інформаційні системи і технології в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів /за редакцією В.С.Понамаренка. - К. Видавничий центр „Академія", 2002. 544с.

6. Інформаційні системи і технології в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів /за редакцією В.С.Пономаренка.- К.: Видавничий центр "Академія", 2002.-544с.

7. Огійчук М.Ф. Бухгалтерський облік на сільськогосподарських підприємствах. - Київ. „Аграрна освіта", 2011.

8. Павленко Л.А. Корпоративні інформаційні системи- Х.:ВД "ІНЖЕК", 2005-260с.

9. Ситник В.Ф. Основи інформаційних систем: Навчальний посібник - К.:КНЕУ, 2001. - 420с.

10. Терещенко Л.О. Матієнко-Зубенко І.І. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. Посібник- К.:КНЕУ, 2004.-187с.