Информационные технологии в управлении на примере строительной компании

Оглавление

1. Краткая характеристика объекта исследования

2. Анализ организационной структуры управления

3. Структура программного и технического обеспечения объекта

4. Список технических средств для работы программного обеспечения

5. Описать работу одной из информационных систем

6. Расчет экономической эффективности используемого программного обеспечения

Заключение

Список использованной литературы

1. Краткая характеристика объекта исследования

Общество с ограниченной ответственностью ООО «Строительная компания «Инжтех» является коммерческой организацией, учрежденной в соответствии с Федеральным законом "Об обществах с ограниченной ответственностью", Гражданским кодексом Российской Федерации и другими законами и нормативными актами Российской Федерации.

Место нахождения ООО «Строительная компания «Инжтех»: Российская Федерация, 115088, г. Москва, Шарикоподшипниковская улица, дом 2а.

Место нахождения ООО «Строительная компания «Инжтех» является основным местом деятельности общества.

По месту нахождения ООО «Строительная компания «Инжтех» находится исполнительный орган Общества (генеральный директор).

Основной целью деятельности ООО «Строительная компания «Инжтех» является получение прибыли путем осуществления хозяйственной деятельности.

ООО «Строительная компания «Инжтех» появилось на рынке строительных услуг в 2001 году. Предприятие было создано группой специалистов, которые уже работали в этой отрасли более восьми лет.

Годовой объем осваиваемых строительно-монтажных работ 100 000 150 000 кв.м.

В настоящее время строится 4 объекта, общей площадью свыше 120 000 кв.м.

2. Анализ организационной структуры управления

Система управления основана на положениях Устава ООО «Строительная компания «Инжтех» и детально регламентирована в должностных инструкциях.

Организационная структура ООО «Строительная компания «Инжтех» имеет линейно-функциональную структуру (см. рис. 1).

Рис. 1. Организационная структура управления ООО «Строительная компания «Инжтех»

автоматизация управление бухгалтерия

Таблица 1

Преимущества и недостатки организационной структуры

ООО «Строительная компания «Инжтех»

3. Структура программного и технического обеспечения объекта

Обработка экономической информации в ООО «Строительная компания «Инжтех» осуществляется в каждом отделе компании по своему.

Отделы предприятия в своей работе для автоматизации деятельности используют пакетные приложения Word и Excel.

Электронная таблица Microsoft® Office Excel предоставляет отделу возможности, упрощающие анализ и совместное использование данных.

С помощью Excel осуществляется создание таблиц с данными о предоставляемых местах для рекламы. На основании введенных формул осуществляется анализ- потенциально эффективных мест рекламы с учетом всех факторов. Также составляются сводные таблицы. Сводные таблицы умеют выделять различную информацию из имеющихся исходных таблиц, группировать ее нужным образом, рассматривать данные в любых аналитических разрезах, просто перетаскивая мышью нужные поля, консолидировать сведения из разных таблиц или баз данных.

В Excel предусмотрены простой (автоматический) и расширенный фильтр. Автоматический позволяет сортировать сведения в столбцах по любому из имеющихся в таблице аналитических признаков, отобрать первые n записей (любых, наибольших, наименьших) или задать некое условие, можно из двух составляющих.

При контроле работы подчиненных, например, приоценке эффективности использования рекламных мест, начальник отдела развития использует такую функцию Excel, как создание примечаний (пункт меню Вставка - Примечания). Так, обнаружив ошибку, он пишет комментарий к ячейке с требованием ее исправить.

Также используется предварительная защита данных с помощью функции проверки вводимых данных. Она вызывается из меню Данные - Проверка. У этой функции несколько параметров: что проверяется (число, время, дата, список, длина текста и т.п.), критерии проверки (конкретное число, интервал). Для списка указывается адрес исходного списка, на соответствие которому будут проверяться вводимые данные.позволяет задать и более сложные алгоритмы проверки, в частности, когда ограничение для ввода данных исчисляется по формуле. Для этого в окошке настройки проверки в Типе данных выбирается пункт Другое и вводится нужная формула в поле Формула. Для удобства задано сообщение, выдающееся при вводе данных в проверяемые ячейки, и сообщение, выводящееся при ошибке.

Для принятия многих бизнес-решений, например, о приобретении нового строительного оборудования или открытии нового направления деятельности, зачастую используются схемы. Они позволяют более наглядно представить процесс по этапам, снабдив для убедительности его соответствующими цифровыми расчетами. Данные схемы в отделе развития также рисуют с помощью электронных таблиц.

На базе Excel построены пакетные прикладные программы (ППП), например 1С.

Отдел продаж и бухгалтерия осуществляют работу с клиентами. Реализация продукции и услуг осуществляется в 1С Бухгалтерия 8 по схеме представленной на рис.2.

Рис. 2 Схема документооборота в отделе продаж

Отпуск товаров и услуг покупателю регистрируется в информационной базе с помощью документа "Реализация товаров и услуг» (Рис.3).

Рис.3 Экранная форма документа «Реализация товаров и услуг»

Из экранной формы данного документа получается несколько вариантов печатных форм, а также формируются с ним документы (счет-фактуру, приходный кассовый ордер и др.).

Программа обеспечивает автоматический расчет стоимости списания товаров, услуг и материалов.

В то же время стоимость списания товаров при реализации товаров и услуг (так же как и стоимость списания материалов при передаче в производство) можно указать явно. При проведении документа указанная сумма не будет изменена.

Выпускающий отдел осуществляет документооборот с помощью «1С: Бухгалтерия 8,0».

"1С:Бухгалтерия 8.0" позволяет учитывать производственные процессы от момента передачи материалов в производство до выпуска рекламной продукции.

Схему работы технического отдела можно представить выходными формами представленными на рис.4.

Рис. 4 Схема документооборота технического отдела

Для регистрации факта передачи материалов в производство используется документ "Требование-накладная" (рис.5)

Рис. 5 Экранная форма документа «Требование-накладная»

Итоги работы отдела ежедневно вводятся в информационную базу документом "Отчет за смену".

В этом документе на закладке "Продукция" перечисляются сведения о выпущенной продукции, а на закладке "Материалы" - сведения о материалах, использованных на производство. Чтобы сведения о материалах можно было заполнять автоматически, нужно использовать спецификации.

На закладке "Услуги" можно указать сведения о "внутренних" услугах, оказанных другому подразделению предприятия.

Документ "Отчет за смену" позволяет отразить в бухгалтерском учете возвратные отходы.

Особым видом производственного процесса является оказание услуг производственного характера. Результаты такого особого производственного процесса вносятся в информационную базу документом "Акт об оказании услуг производственного характера" (рис.6) Одна из функций этого документа - регистрация расхода материалов, связанных с оказанием услуг производственного характера.

Рис.6 Экранная форма документа «Акт об оказании услуг производственного характера»

Поступление на склад возвратных отходов производства регистрируется документом "Оприходование материалов из производства".

Юридический отдел помимо текстового редактора Word использует в своей работе справочно-правовую программу Гарант. С помощью системы Гарант можно выяснить какая именно редакция документа действовала в интересующий пользователя момент времени.

Рис. 7. Поиск редакции документа в системе ГАРАНТ

Система ГАРАНТ Платформа F1 своевременно "сообщает" о произошедших изменениях в документах, поставленных на контроль. Как правило, к ним относятся кодексы и основополагающие законы, акты отраслевых министерств, агентств и служб, некоторые аналитические материалы.

Контекстные фильтры обеспечивают существенное ускорение выбора необходимых элементов в списках значений. В любой справочной правовой системе существуют заранее созданные разработчиками списки реквизитов, которые используются при составлении поисковых запросов. Например, в системе ГАРАНТ предусмотрены списки значений реквизитов документов, ситуаций, разделов Правового навигатора и др.

С помощью Структуры документа осуществляется быстрый переход к нужным нормам, таблицам, рисункам и другим частям документа. Изучать объемные документы намного легче, когда можно одновременно работать с текстом документа и его оглавлением (Рис.8).

Рис.8 Структура документа

Структура документа и сам документ размещаются на одном экране. Для удобства работы любой переход внутри Структуры вызывает синхронное перемещение в документе. Таким образом, выбирая в оглавлении документа определенную ссылку, можно сразу увидеть в окне документа соответствующий этой ссылке объект.

Бухгалтерия осуществляет расчеты с клиентами как наличными так и безналичными платежами. "1С:Бухгалтерия 8.0" содержит подсистему учета денежных средств предприятия, которая обеспечивает формирование денежных документов - платежных поручений, платежных ордеров, кассовых ордеров.

Исходящие документы безналичных денежных платежей формируются как в печатном, так и в электронном виде.

Предусмотрена возможность аналитического учета по статьям денежных средств.

Кассовые операции формируются на основании следующих документов:

приходный кассовый ордер;

расходный кассовый ордер;

авансовый отчет.

Банковские операции формируются на базе:

платежного поручения;

выписки банка;

регистрации счетов-фактур на аванс.

Места хранения безналичных денежных средств предприятия - расчетные счета в банках - отображаются в информационной базе как элементы списка банковских счетов предприятия.

Поступления и списания безналичных денежных средств регистрируются платежными документами.

Платежный документ может быть распечатан в бумажном виде или передан в электронном виде по каналам связи в коммерческий банк с помощью специализированной программы типа "Клиент банка" <#"863700.files/image009.gif">

Рис.9 Формирование приходного кассового ордера

Кассиру предоставляется возможность автоматизированного формирования кассовой книги.

В бухгалтерии данные о хозяйственной деятельности предприятия в 1С:Бухгалтерии хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете соответствующую хозяйственную операцию

Операции могут автоматически формироваться документами, такими, как приходный кассовый ордер, расходная накладная и др., или вводиться вручную.

Учет по любому разделу можно вести исключительно с помощью ручных операций, а можно часть операций вводить документами, а часть - вручную.

Для составления бухгалтерской и налоговой отчетности, предназначенной для представления в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды и органы статистики, в программе существует набор регламентированных отчетов.

Стандартные отчеты, предназначенные для использования практически в любых организациях и для любых разделов бухгалтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты, как «Оборотное- сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие.

Карточка субконто. Отчет содержит все операции с конкретным объектом аналитического учета (субконто) в хронологической последовательности с указанием реквизитов проводок, остатков по субконто после каждой операции, на начало и конец периода.

Обороты между субконто. Отчет позволяет проанализировать обороты между одним или всеми субконто одного вида, и одним или всеми субконто другого вида.

Этот отчет позволяет узнать, например, сколько товаров разного вида купил каждый покупатель, или, наоборот, - для каждого товара.

Отчет по проводкам. Отчет позволяет получить выборку из журнала проводок по некоторым заданным критериям.

Расширенный анализ субконто (рис. 10). Отчет, который для каждого вида субконто, по которому ведется аналитический учет на счете, определяет дебетовые и кредитовые обороты по субконто, а также развернутое и свернутое сальдо на начало и конец выбранного периода.

Рис. 10 Расширенный анализ субконто

Диаграмма. Отчет предназначен для представления данных бухгалтерских итогов в графическом виде.

Печать реестра документов. С помощью режима "Обработка документов" можно формировать реестр документов за указанный период времени.

Предприятие обязано периодически формировать регламентированную отчетность -комплекты отчетов, порядок заполнения которых устанавливается нормативными документами. Прикладное решение максимально облегчает решение этой задачи.

К регламентированной отчетности относятся: бухгалтерская отчетность; налоговые декларации и расчеты; отчеты в социальные внебюджетные фонды; статистическая отчетность; справки, представляемые в налоговые органы; декларации о производстве и обороте алкогольной продукции.

Формы регламентированной отчетности периодически изменяются решениями государственных органов. Фирма "1С" отслеживает, эти изменения и предоставляет своим пользователям возможность оперативного обновления форм регламентированных отчетности в используемых конфигурациях. Для обновления форм используется эффективный штатный механизм обновления конфигурации <http://v8.1c.ru/ipp/>.

Экранный бланк регламентированного отчета заполняется автоматически на основании данных, введенных в информационную базу "1С:Бухгалтерии 8".

Форма "Регламентированная отчетность" предоставляет возможность групповой работы с подготовленными регламентированными отчетами, не требующей открывать формы самих отчетов. Групповой режим позволяет для группы выбранных отчетов показать печатные формы, вывести отчеты на печать без предварительного просмотра, проверить возможность выгрузки, выгрузить отчеты.

Служба персонала. Кадровый учет организован на базе 1С Бухгалтерия с помощью следующим форм документов: прием на работу в организацию, кадровое перемещение, увольнение из организации, сведения о стаже и заработке.

В информационной базе хранятся сведения, необходимые для периодических расчетов заработной платы и связанных с ней налогов и сборов, в частности, сведения о работниках предприятия.

Для удобства использования кадровые сведения разделены в информационной базе на следующие две категории:

сведения о физических лицах,

служебная информация о работниках предприятия.

К первой категории относятся те сведения о работнике, которые никак не связаны с его должностными обязанностями: паспортные и регистрационные данные, место жительства и др. Ко второй категории отнесены сведения, связанные с выполнением работником конкретных должностных обязанностей: место работы и должность, условия оплаты труда и др.

Подобное разделение сведений о работниках не создает никаких неудобств при их использовании, но в то же время исключает необходимость повторного ввода информации о работнике как о физическом лице в случае регистрации его повторного приема на работу в качестве совместителя.

Первоначально сведения о работнике вводятся в информационную базу документом оформления его приема на работу.

Изменения сведений о работнике - кадровые перемещения, новые условия оплаты труда, увольнение работника - также вводятся документами.

Для просмотра сведений по работникам организации можно использовать форму "Управление данными работника".

Форма позволяет быстро посмотреть всю информацию по конкретному работнику: кадровые данные; плановые начисления и удержания; документы по работнику; сведения о начисленной зарплате, расчетный листок; налоговые карточки по НДФЛ и ЕСН (теперь отменен).

Прямо из этой формы можно зарегистрировать нового работника или новый документ.

Для автоматизации работы с внутренними документами и корреспонденцией в компании применяется программный продукт реализован на платформе "1С:Предприятие 8.0" и представляет собой тиражное решение для работы с факсограммами, телефонными звонками, письмами, приказами, договорами и любыми другими документами организации.

Основными объектами учета в системе являются электронные документы, которые могут являться как электронными копиями первичных документов, так и самостоятельными документами - "Сообщением", "Задачей", "Поручением" и т.д.

Фактически система предоставляет пользователям среду для работы с электронными документами и электронными копиями первичных документов, которая содержит возможности для организации персональных и общих библиотек, для каталогизации и классификации документов, для хранения структуры взаимосвязей и данных о состоянии документов, а также для поиска по реквизитам и содержанию.

Для писем электронной почты, заданий, сообщений или заметок, событий или обсуждений в системе предусмотрены специальные формы.

Ввод в систему описания и значений реквизитов официальных документов выполняется с помощью формы "Регистрация документа". К электронному документу прикрепляется файл, полученный в результате сканирования первичного документа и последующего распознавания, или файл, созданный с помощью специализированной программы-редактора.

В процессе регистрации выполняется размещение документа в необходимом каталоге - в личной папке, в общей папке или в каталоге файлов.