Аудит рабочих мест
Введение
Одним из значимых в настоящее время, а также перспективных и эффективных видов контроля финансово-хозяйственной деятельности экономических субъектов в условиях рынка является независимый контроль - аудит [2]. Возникновение аудита как новой доверительной формы контроля деятельности экономических субъектов вызвано появлением новых организационно-правовых форм этих субъектов, и прежде всего таких, как акционерные общества, совместные предприятия, всякого рода общества и компании. Независимый контроль (аудит) проводится аудиторами, аудиторскими организациями, осуществляющими свою деятельность на договорной коммерческой основе за счет заказчика - клиента (проверяемого субъекта), в отдельных случаях - за счет бюджетных средств [3].
Целью аудита рабочих мест является определение проблем использования персонала. Для формирования политики управления человеческими ресурсами фирмы, надо иметь четкое представление, что эти проблемы представляют собой и какова тенденция их изменений в будущем. В этом случае необходим такой инструмент, как аудит рабочих мест [8].
Цель данной работы - оценка рабочих мест в МП ЖКХ Чеховского района.
Объект - рабочее место бухгалтера.
Предмет - кадровый аудит, как метод оценки персонала.
В соответствии с целью данной работы были поставлены следующие задачи:
. Дать общую характеристику МП ЖКХ Чеховского района.
. Изучить теоретические аспекты аудита рабочих мест в организации.
. Составить план и программу проведения аудита в МП ЖКХ Чеховского района.
1. Анализ деятельности МП ЖКХ Чеховского района
.1 Характеристика МП ЖКХ
Работа организаций направлена на предоставление качественных и бесперебойных жилищно-коммунальных услуг. Для реализации этой приоритетной задачи используется передовой опыт других предприятий, используются новые энергосберегающие технологии. Результатом технологической модернизации стало значительное сокращение количества аварийных ситуаций, заявлений и жалоб потребителей.
Теплоэнергетическое хозяйство является основной отраслью. В зимнее время особенно важна её безаварийная работа, что может достигаться только серьезной подготовкой к отопительному периоду.
Муниципальное предприятие «Жилищно-коммунальное хозяйство Чеховского района» осуществляет эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание:
котельного хозяйства и тепловых сетей, водозаборных и водоснабжающих сооружений, очистных сооружений, канализационных насосных станций и канализационных сетей;
жилищного фонда с оказанием жилищных и коммунальных услуг населению и организациям города и района, телеантенного и лифтового хозяйства; производит благоустройство и санитарную очистку в городе и районе.
В задачи компании входит эксплуатация, своевременный ремонт и специализированное техническое обслуживание следующих объектов и комплексов:
тепловых сетей и котельного хозяйства, канализационных сетей и насосных канализационных станций, сооружений для очистки вод, водоснабжающих и водозаборных сооружений;
жилищного фонда, лифтового и телевизионного антенного хозяйства.
В состав МП ЖКХ Чеховского района входят структурное подразделение Теплосеть, Водопроводно-канализационное хозяйство (Водоканал), Предприятие технической эксплуатации жилищного фонда (ПТЭЖФ), Сельское предприятие ЖКХ (СП ЖКХ), Многоотраслевое предприятие коммунального хозяйства (МПКХ).
.2 Система управления в МП ЖКХ
В организации применена линейная структура управления, то есть руководители подразделений низших ступеней подчиняются одному руководителю более высокого уровня управления и связаны с вышестоящей системой только через него. Руководитель отвечает за весь объем деятельности. Передача управленческих решений каждому из подразделений одного уровня происходит только от одного начальника, то есть осуществляется принцип единоначалия. Руководитель несет полную ответственность за результаты деятельности подчиненных ему подразделений. Принцип построения линейной структуры - вертикальная иерархия, которая обеспечивает простоту и четкость подчинения.
Линейная организационная структура относится к простейшему виду бюрократических структур, в ней воплощены принципы централизма и единоначалия. Руководитель наделен всеми видами полномочий и осуществляет единоличное руководство. Руководитель несет полную ответственность за результаты деятельности вверенного ему объекта.
Линейно-функциональные оргструктуры управления эффективны в условиях, когда аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся, жестко связанные задачи.
Каждый подчиненный имеет только одного руководителя, а каждый руководитель нескольких подчиненных в соответствии с нормами управляемости. Поэтому рост предприятия ведет к увеличению числа уровней управления.
Линейная структура управления характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель единоначальник, осуществляющий единоличное руководство подчинёнными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления. Эта структура базируется на вертикальном разделении управленческого труда и приводит к управлению по уровням. Она позволяет быстро и оперативно принимать решения и обеспечивать их выполнение, не прибегая к системам стимулов и мотиваций. Эта структура управления не пользуется частными и средними фирмами при отсутствии широких кооперативных связей.
Каждый отдел выполняет свои функции и несет обязанности.
Основные преимущества линейной организационной структуры:
- четкая система взаимных связей;
быстрота реакции в ответ на прямые приказания;
согласованность действий исполнителей;
оперативность в принятии решений;
ясно выраженная личная ответственность руководителя за принятые решения.
Основные недостатки линейной организационной структуры:
большое количество ступеней управления между высшим звеном и работником;
большое количество управленцев верхнего уровня;
Коллектив остается слаженным и устойчивым. Деятельностью предприятия руководят высококвалифицированные руководители и специалисты, работающие в сфере ЖКХ и энергоснабжения более 20 лет.
.3 Анализ рабочего места в МП ЖКХ
. Наименование организации, подразделения и должности.
МП ЖКХ Чеховского района.
Подразделение: бухгалтерия.
Должность: бухгалтер.
2. Функции и задачи деятельности.
Формирование учетной и налоговой политики
Подготовка и принятие плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности
Своевременное предоставление полной и достоверной бухгалтерской и управленческой информации о деятельности организации, ее имущественном положении, доходах и расходах
Учет всех хозяйственных операций
Задачи бухгалтера.
1. Формирование и сдача бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности финансово-хозяйственной деятельности Компании.
. Выполняет работу по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство, реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности; расчеты с поставщиками и заказчиками, за предоставленные услуги и т.п.).
. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
. Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
3. Регламентирующие документы.
А) Устав организации
Б) Трудовой Кодекс РФ
В) Должностные инструкции бухгалтера
Г) Трудовой договор
4. Мебель и оборудование.
Оборудование.
Компьютеры, телефон, принтер.
Мебель.
Три письменных стола, шесть стульев. Из них три с регулируемой высотой и три деревянных, обитых тканью. Шкаф для одежды. Один шкаф для хранения документов. Шкафчик для хранения посуды. Напольный вентилятор и обогреватель. Зеркало, часы, шесть горшков с цветами.
5. Технические средства.
В работе используется Microsoft Office. Программа 1C бухгалтерия и склад.
6. Загрузка рабочего места.
А. Рабочий день с 8.00 до 17.00
Б. Обед с 12.00 до 13.00
В. Отпуск 28 календарных дней в соответствии ТК РФ, с разбивкой на 2 этапа - 14 дней. Праздничные дни сокращаются на час.
Г. Загрузка распределена равномерно.
1. Общая площадь рабочего места = 18 кв. м.
. Площадь на одного сотрудника = 6 кв. м.
. Средняя температура = 23 градуса.
. Для создания уюта разрешены элементы декора.
8. Оплата труда.
Оплата труда устанавливается исходя из ТК РФ и составляет 12980
рублей.
Оклад + премия (45% от оклада).
Выплачивается ежеквартальная премия.
9. Социальные льготы.
Полный соц. пакет (оплачиваемый больничный и отпуск, выслуга лет, санаторное лечение, медицинская страховка). Посещение бассейна за счет предприятия 1 раз в неделю.
10. Охрана труда.
- Инструкция по охране труда
Инструкция по использованию технических средств
Инструкция по электробезопасности
План эвакуации
Инвентарь по техники безопасности.
Дресс код отсутствует.
В помещении отсутствует вытяжка и система кондиционирования. Стены покрыты обоями. Уборкой помещений и мытьем полов занимается уборщица.
В здании МП ЖКХ имеется небольшой магазин.
Он работает с 8-00 до 18-00, где любой желающий может купить выпечку, кисломолочную продукцию, соки, воды, конфеты, чай, кофе и т.д.
Каждый день, в начале рабочего дня все кабинеты обходит завхоз и проверяет работу оборудования. Примерно раз в три года проверкой условий труда занимается специальная организация.
Из всего выше изложенного, можно сделать вывод, что рабочие места и условия труда в организации являются оптимальными.
2. Аудит рабочих мест
.1 Определение понятия рабочее место
Рабочее место - часть пространства, приспособленная для выполнения работником (или группой работников) производственных функций.
Рабочее место - это зона нахождения работника и средств приложения его труда, которая определяется на основе технических и эргономических нормативов и оснащается техническими и прочими средствами, необходимыми для исполнения работником поставленной перед ним конкретной задачи. Рабочее место занимает часть производственной или служебной площади, на которой размещаются также соответствующие средства и предметы труда [12].
Количество P.M. на предприятии должно соответствовать количеству занятых на нем работников с учетом графика и сменности работы, наличия отпусков.
Виды рабочих мест [13]:
Простое рабочее место - один работник обслуживает один агрегат. Например, один программист обслуживает один комплект компьютерной техники или один универсальный токарный станок обслуживается одним токарем.
Многостаночное рабочее место предполагает обслуживание одним работником одновременно нескольких агрегатов. Такой тип рабочих мест широко распространен в текстильной промышленности и в машиностроении. Например, пять токарных автоматов обслуживаются одним токарем-оператором.
Коллективное рабочее место характерно для химической промышленности, нефтехимической, металлургической, а также для крупных транспортных средств (самолетов, морских и речных судов, локомотивов). В этом случае один агрегат обслуживается не одним, а несколькими работниками. Например, крупный прокатный стан на металлургическом заводе обслуживают одновременно до 120 рабочих.
Стационарные рабочие места неподвижны, располагаются на закрепленной производственной площади и оснащаются стационарными средствами труда (машинами, механизмами, инструментом). Предметы труда подаются непосредственно к рабочему месту.
Подвижные рабочие места не имеют закрепленных за ними производственных площадей, а сами продвигаются к месту расположения предметов труда. Например, буровая машина продвигается к месту бурения. Многие рабочие места перемещаются одновременно с предметами труда - автомобили, поезда и другие транспортные средства.
Пространственные рабочие места не связаны с какой-либо отраслью экономики, видами продукции или средствами труда, а определяются характером работы. Это, например, геологоразведка, уборка помещений, выпас скота и др. Работник имеет не фиксированное рабочее место, а лишь очерченное пространство. За ним закрепляется лишь постоянное место явки специальное помещение или контора, где ведется учет прибытия и ухода работника и контролируется его исполнительность. Рабочее место ряда производственных специалистов и руководителей не имеет четкой регламентации. Непосредственные обязанности они выполняют, не только сидя за рабочим столом, но и находясь на территории фирмы. В какой-то мере это свободное рабочее место в том понимании, что данная категория работников может свободно использовать любую точку территории предприятия для выполнения возложенных обязанностей.
Цель организации рабочего места - обеспечение высококачественного и эффективного выполнения работы в установленные сроки на основе полного использования оборудования, рабочего времени, применения рациональных приемов и методов труда, создания комфортных условий труда, обеспечивающих длительное сохранение работоспособности работников [5]. Организация рабочего места включает три общих элемента: оснащение, планировку, обслуживание.
) Оснащение включает все необходимые для трудового процесса средства труда.
) Планировка есть рациональное размещение рабочих мест на производственной площади, пространственное размещение в пределах каждого рабочего места технологического и вспомогательного оборудования, организационной оснастки.
) Обслуживание рабочего места - это составная часть организационного процесса, направленная на обеспечение его бесперебойного и эффективного функционирования.
Оснащение рабочего места - это система укомплектования рабочего места основным и вспомогательным оборудованием, технологической и организационной оснасткой в количестве, необходимом для эффективного и качественного выполнения исполнителем установленного производственного задания.
Оснащение рабочего места должно соответствовать выполняемым на нем работам и обеспечивать максимальную экономию трудовых затрат, облегчать труд рабочего, быть удобным и безопасным. Оснащение рабочего места включает основное технологическое и вспомогательное оборудование, технологическую и организационную оснастку, техническую документацию [1].
Рабочее место состоит из следующих элементов:
- производственной площади
условий труда
основного оборудования
предметов хранения материалов
предметов хранения инструментов
устройств предназначенных для безопасности и удобства работы
2.2 Проведение аудита рабочих мест
При подготовке к аудиту следует тщательно ознакомиться с нормативными материалами по тарификации работ - Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих (ЕТКС), Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих, Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих и общеотраслевым профессиям рабочих, должностными инструкциями предприятия (организации) [15].
Аудитор знакомится с описанием рабочего места:
- с кратким описанием сути рабочего процесса, обязанностей работника и степени его ответственности, сведениями об условиях работы.
со спецификацией рабочего процесса - личностными и профессиональными характеристиками, необходимыми для выполнения данного процесса.
результатами подбора работников на эти рабочие места.
сравнением плановой и фактической производительности труда.
оценкой разработки и внедрения программ подготовки кадров и повышения квалификации.
наличием и реализацией программ перемещений и карьеры в организации.
системой вознаграждений в организации.
программой безопасности и здоровья работников.
Исходя из этого, рекомендуется следующая последовательность этапов аудита:
1) аудит производительности
) аудит штатных должностей и соответствия им квалификационных характеристик работников
) аудит развития должности, т.е. оценка условий развития персонала с учетом стратегии организации и ее управленческих возможностей, возможные риски
) стратегический аудит
Аудит производительности позволит ответить на вопрос: «Каков уровень производительности труда в организации по сравнению с аналогичными должностями в конкурентных фирмах?»
Аудит штатных должностей позволит ответить на вопрос: «Правильно ли и рационально ли используется персонал организации, как в личностном, так и в коллективном аспекте?»
Проводя стратегический аудит можно получить ответ на вопрос: «Какие рабочие места и в каком количестве потребуются организации завтра?» [16].
Основными этапами аудита являются следующие:
1) Подготовка к аудиту
анализ информации о проверяемых подразделениях
распределение аудиторов по подразделениям
подготовка вопросника по аудиту
проведение инструктажа аудиторов
) Проведение проверок
проверить работу сотрудников выборочным
задать вопросы из вопросников по аудиту
установить соответствие или несоответствие
записать результаты наблюдений
) Завершающие действия.
определение общего количества несоответствий по всем проверенным
согласование и распределение несоответствий по категориям
определение слабости системы менеджмента качества и возможностей для улучшения
определение степени соответствия системы качества критериям
информирование высшего руководства организации о результатах аудита
согласование сроков и состава корректирующих.
3. План и программа аудита рабочих мест в МП ЖКХ
Аудит рабочих мест в организации проводится раз в год [14].
Начиная разработку общего плана и программы аудита, аудиторская организация использует предварительные знания об экономическом субъекте, а также результаты проведенных аналитических процедур.
Аудитор составляет и документально оформляет общий план аудита, описав в нем предполагаемые объем и порядок проведения аудиторской проверки. Общий план аудита должен быть достаточно подробным, для того чтобы служить руководством при разработке программы аудита. Вместе с тем форма и содержание общего плана аудита могут меняться в зависимости от масштабов и специфики деятельности, сложности проверки и конкретных методик, применяемых аудитором.
План аудита:
1. Планирование
.1. Оценка риска аудита
.2. Договор
.3. Общие сведения о клиенте
.4. График представления клиентом документов для аудита
. Управление
.1. Согласование организационных вопросов
.2. График проведения аудита
.3. Распределение персонала
.4. Финансовый план аудита
Программа аудита в Приложении 1.
Заключение
Поскольку изучение рабочих мест, процессов и операций - обязательная часть программы управления персоналом, аудитор уделяет этому направлению пристальное внимание. Он изучает, насколько эти процессы и операции согласованы, скоординированы и непосредственно связаны с задачами организации в целом.
В современных условиях высокоразвитого производства, оснащенного сложной техникой, необходим научный подход к организации труда на рабочих местах.
Рационально организованное рабочее место обеспечивает условия труда, правильное построение трудового процесса, избавляет от лишних и неудобных движений, позволяет сократить затраты времени, улучшить использование оборудования, повысить качество выполняемой работы, обеспечить сохранность оборудования.
Список используемой литературы
аудит бухгалтер рабочий
1. Аудит и контроллинг персонала организации: Учеб. пособие / Под ред. Проф. П.Э. Шлендера. - М.: Вузовский учебник, 2010.
. Аудит: Учебник для вузов / Под ред. Проф. В.И. Подольского - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2009.
. Беркович Т.А. Аудит и контроллинг персонала / Т.А. Беркович. - Иркутск: Изд-во БГУЭП, 2010.
. Гармашев А.А. Организационный и кадровый аудит. - Киев: Медиа-Про, 2010.
. Данилевский Ю.А. Общий аудит. М.: Бухгалтерский учет, 1995. - 110 с.
. Контроллинг и аудит персонала: учебник / под ред. В.С. Половинко. - Омск: Изд-во Ом. гос. ун-та, 2007.
. Стандарты по аудиторской деятельности: (в ред. на 22.12.2011 №1095) / [состав. Невешкина Е.]. - М.: Омега-Л, 2015.
. Жуков А.Л. Аудит человеческих ресурсов организации: Учебное пособие. - М.:МИК, 2010.
. Никонова Т.В., Сухарева С.А. Управленческий аудит: персонал. / Под ред. Проф. Ю.Г. Одегова - М.: Экзамен, 2002.
. Основы аудита. / под ред. Я.В. Соколова. М.: Бухгалтерский учет. - 2011.
. Остапенко Ю.М. Экономика труда / Ю.М. Остапенко. - М.: ИНФРА-М, 2007.
. Пархимчик Е.П. Кадровый аудит: учеб. пособие. - Минск: ГИУСТ БГУ, 2012.
. Прохорова М.В. Все этапы кадровой работы. Оформление. Аудит. Автоматизация. - М.: Омега - Л, 2008.
. Международные стандарты аудита. Учебник и практикум /Под ред. Кеворковой Ж. - М.: Юрайт, 2014.