Информационные технологии в современном делопроизводстве
МИНИСТЕРСТВО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ, ПОДГОТОВКИ И РАССТАНОВКИ КАДРОВ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
АВТОНОМНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)
ЮЖНО-ЯКУТСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ
КУРСОВАЯ РАБОТА
по дисциплине: Документационное обеспечение управления
Тема: Информационные технологии в современном делопроизводстве
Руководитель:
О.В. Ванифатьева
Разработчик:
А.Р. Топырина
Нерюнгри 2013
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава 1. Информационные технологии
.1 Общее понятие об информационных технологиях
.2 Задачи информационных технологий
.3 Роль персонального компьютера в информационных технологиях
Глава 2. Работа со средствами телекоммуникации и связи
.1 Автоматизированная передача информации
.2 Модемы и их типы
.3 Телефональная связь
.4 Радиотелефонная связь
.5 Видеоконференции
.6 Телеграфная и факсимильная связь
.7 Глобальная информационная сеть Интернет
Заключение
Список литературы
Приложение
персональный компьютер информация телефон интернет
Введение
Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей.
Информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых результатов.
Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. Этим и обусловлена актуальность темы.
Цель данной работы: изучение и систематизация знаний об информационных технологиях в современном делопроизводстве.
Объект исследования: информационные технологии в делопроизводстве.
Предмет исследования: влияние информационных технологий на совершенствование делопроизводства.
Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:
ØРассмотреть понятие «Информационные технологии»;
ØОпределить принципы работы и значение информационных технологий в делопроизводстве;
ØИзучить виды средств телекоммуникации и связи, принцип их работы и значение в делопроизводстве.
Метод исследования: анализ учебной и методической литературы по проблеме исследования.
Структура работы: введение, две главы, заключение, приложения и список использованной литературы.
Глава 1. Информационные технологии
1.1 Общее понятие об информационных технологиях
Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий.
Информационные технологии - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.
Информационные технологии непосредственно связаны с развитием операционной среды персонального компьютера. В настоящее время получила широко распространение объектно-ориентированная технология Microsoft Windows. Сейчас в компьютерной технологии обладают графические операционные оболочки и системы: Windows 98; 2000; 2003; 2007; 2008; NT; XP. Общим свойством всех систем Windows является применение оконной технологии: для каждой прикладной программы на экране отводится прямоугольный сектор-окно, причем все операции с данной программой выполняются в этом окне. Прикладные программы, называются приложениями Windows. Появление большого числа новых задач информационных технологий. Развитие науки и техники в настоящее время привело к качественному изменению требований, предъявляемых к пользователю, также к техническому труду.
Во-первых, произошла научно-техническая революция в области интеллектуальной деятельности человека, связанная с широким внедрением вычислительной техники. Практически всегда возникает взаимосвязанная триада-взаимодействие человека, техники и программного обеспечения, прием удельный вес программного обеспечения все более возрастает. Развитие программного обеспечения опережает развитие вычислительной техники, а стоимость значительно превышает стоимость вычислительной техники. В связи с этим принципиально новой областью деятельности становится квалифицированная эксплуатация программного обеспечения.
Во-вторых, с появлением ЭВМ умственный труд все более механизируется и интенсифицируется. Центр тяжести технического труда стремительно перемещается на продуцирование, переработку и использование информации. Нужно отметить и резкое возрастание объема информации.
В-третьих, резкий рост наукоемкости техники сопровождается в конечном итоге переходом от количественного изменения в сложности изучения и эксплуатации техники к изменениям качественным.
В-четвертых, следует отметить резко возросшую мощность средств технической информации, особенно персональных компьютеров и устройства ввода-вывода информации. Значительно возрастает стоимость ошибки секретаря-референта за принимаемые или не принимаемые им решения.
Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.
Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.
1.2 Задачи информационных технологий
Информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Термин «офисный» обозначает все, что имеет отношение с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. Офис - это помещение делового центра организации, однако функции офисных приложений не ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ (технологий) можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:
Øобработка различных текстовых документов, т.е. подготовка и модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;
Øфинансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.;
Øэлектронная почта - рассылка текстовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;
Øуправление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого работника, учет кадров);
Øподготовка презентаций на разнообразные темы (рассказ о фирме и ее деятельности, научно-технические проекты и др.);
Øведение различных баз данных и многое другое.
Основные информационно-компьютерные технологии в офисе представлены в приложении 1 [С. 35]
Существует два подхода к совершенствованию деятельности секретаря на основе информационных технологий:
Øсовершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход прост в реализации, но малоэффективен; он оправдан в небольших фирмах при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не позволяют эффективно использовать типовые решения;
Øкомплексный подход к внедрению информационных технологий во всех сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в организации; он является наиболее эффективным способом решения проблемы; однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и др.).
Самым распространенным средством связи является телефон, при этом может быть также радиотелефон и телефакс. В офисе вся документация подлежит копированию и размножению. Для решения этих задач служат копировально-множительные устройства, факс - копиры и др.
1.3 Роль персонального компьютера в информационных технологиях
Одну из важных характеристик офисной системы - надежность. После надежности эргономичность - самый важный критерий для офисных и других компьютеров. Следовательно, офисный компьютер должен:
Øбыть прежде всего тихим. Вентилятор блока питания, конечно, совсем заглушить нельзя, однако охлаждение процессора вполне поддается нашему контролю;
Øзанимать как можно меньше места. Эта самая распространенная «забота» секретаря-референта. Если поставить системный блок под стол, то происходит две неприятные вещи: пользователь не может поставить ноги туда, куда ему хочется, а системный блок через неделю покрывается штрихами от ботинок и большим слоем пыли.
Строить конфигурацию компьютера начинают с корпуса. Подбирать корпус надо по принципу: чем меньше - тем лучше. Рассмотрим нескольких возможных решений в порядке минимизации и размеров.
MicroATX-достаточно распространенная форма-фактор как для корпусов, так и для материнских плат.
FlexATX-это новый форм-фактор корпусов, имеющих уменьшенные размеры. Для офисной системы такие корпуса - идеальный вариант, поскольку они занимают мало места, а их производители зачастую придают им весьма своеобразный дизайн, который будет выгодно отличать обстановку вашего офиса от конкурентов.
MiniITX предназначены для максимальной экономики рабочего места и являются идеальными вариантов. Дело в том, что потребляемая мощность блоков питания у таких изделий значительно меньше, чем у стандартных корпусов. Малый размер вентилятора в этих блоках питания обусловливает меньший шум. Монитор современного офиса - это 17(21)-дюймовый LCD дисплей, обеспечивающий отличное качество изображения в комфортном для работы разрешении 1024×768. Такие мониторы обеспечивают:
Øкомпактность по сравнению с мониторами на основе электронно-лучевой трубки самых последних моделей;
Øбезопасность, так как такие мониторы практически не нагреваются во время работы и поглощает гораздо меньше озона;
Øэргономику, так как изображение на экране монитора намного четче, чем у названных мониторов, поэтому глаза пользователя будут меньше уставать.
К клавиатуре, мыши и джойстику для работы в офисе не предъявляется никаких особых требований. Для секретаря-референта лучше иметь эргономическую клавиатуру, т.е. разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти. Что касается мыши, разумно будет остановиться на оптических или лазерных моделях.
Глава 2. Работа со средствами телекоммуникации и связи
2.1 Автоматизированная передача информации
Информация передается в пункт назначения как путем переноски (перевозки) информационных документов курьером (или по почке), так и использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи. В первом случае получатель информации получит сообщение на материальном носителе (письмо, телеграмма, документ), во втором - без материального носителя при помощи органов слуха, используя при этом возможности какого-либо определенного канала связи.
Для оперативной передачи информации используются системы автоматизированной передачи информации по каналам связи. Системой передачи информации называется совокупность технических средств, служащих для передачи информации по каналу связи. В составе структуры любой автоматизированной системы передачи можно выделить источник и потребитель информации, канал передачи (связи), передатчик информации, приемник информации. В идеальном случае при передаче информации должно быть однозначное соответствии между передаваемым и получаемым сообщением. Однако под действием помех, возникающих в канале связи, в приемнике и передатчике это соответствие может быть нарушено, и тогда говорят о недостоверности передачи информации. Основными качественными показателями системы передачи информации являются пропускная способность, достоверность и надежность работы.
Пропускная способность системы передачи - наибольшее теоритически достижимое количество информации, которое может быть передано по системе за единицу времени.
Достоверность передачи информации - передача информации без ее искажения. Она определяется физическими свойствами канала связи и сигнала.
Надежность работы - полное и правильное выполнение системой всех своих функцией.
Каналы связи являются общим звеном любой системы передачи информации. По физической природе каналы связи подразделяются:
Øна механические - используются для передачи материальных носителей информации;
Øакустические - передают звуковой сигнал;
Øоптические - передают световой или инфракрасный сигнал;
Øэлектрические - передают электрический сигнал.
По форме представления передаваемой информации каналы связи делятся на аналоговые и цифровые.
В зависимости от возможных направлений передачи информации различают следующие каналы связи:
Øсимплексные, позволяющие передавать информацию только в одном направлении, например пейджерный сигнал связи;
Øполудуплексные, обеспечивающие передачу информации попеременно то в прямом то в обратном направлениях;
Øдуплексные, позволяющие вести передачу информации одновременно и в прямом, и в обратном направлениях, например телефонный канал связи.
Каналы связи могут быть коммутируемыми и некоммутируемыми. Коммутируемые каналы создаются из отдельных участков (сегментов) только на время передачи по ним информации, по окончанию передачи такой канал разъединяется. Некоммутированные (выделенные) каналы создаются на длительное время и имеют постоянные характеристики по длине, пропускной способности, помехозащищенности. В системах административно - управленческой связи чащи всего используется электрические проводные каналы связи.
По пропускной способности их можно разделить на низкоскоротные (50…14400 бит/с), среднескоротные (14400…5600 бит/с), высокоскоростные (свыше 5600 бит/с). Следует заметить, что телефонный канал является более узкополосным, чем, например, телеграфный, но скорость передачи данных по нему выше благодаря наличию специального устройства согласования - модема. При этом по цифровым каналам связи на базе телефонных линий скорость передачи данных выше, чем по аналоговым каналам.
Все разнообразие используемых в технике и быту систем связи можно свести к трем видам, различающим способами передачи сигнала от передатчика к приемнику. В этом случае используется ненаправленная радиосвязь от передатчика к приемнику, типичная для широкого вещания радио и телевидения. Такой способ радиосвязи имеет то преимущество, что позволяет охватить практически неограниченное число абонентов - потребителей информации.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций.
В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.
Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие:
Øпрограммная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
Øподдержка распределенной обработки информации;
Øвозможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
Øоткрытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
Øтипы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
Øколлективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
Øвозможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
Øсредства для определения маршрутных схем прохождения документов;
Øвозможности контроля за прохождением документов;
Øспособ оповещения должностных лиц;
Øособенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;
Øсредства регламентации доступа и криптозащиты;
Øсредства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
Øориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.
Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:
Øввод;
Øсистема должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров;
Øхранение.
Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:
Øвозможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
Øорганизация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
Øвысокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
Øэкономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
Øвозможность централизованного развития вычислительных средств.
2.2 Модемы и их типы
В последнее время модем (модуляция - демодуляция) становится неотъемлемой частью компьютера. С помощью модема компьютер превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров. Разместить сообщение на BBS (электронной доске объявлений), доступной другим пользователям, скопировать с той же BBS интересующие вас файлы, интегрировать домашний компьютер в сеть вашего офиса, при этом (не считая низкой скорости обмена данными) создается полное ощущение работы в сети офиса. Кроме того, воспользовавшись глобальными сетями можно принимать и посылать электронные письма фактически любой конец земного шара. Глобальные сети дают возможность не только обмениться почтой, но и участвовать во всевозможных конференциях, получать новости практически по любой интересующей вас тематике.
Существуют три основных способа соединения компьютеров для обмена информацией: непосредственная связь, через асинхронный порт; связь с использованием модема; связь через локальные сети.
Рассмотрим процесс подтверждения связи между компьютером и модемом. В начале сеанса связи компьютер должен удостовериться, что модем может произвести вызов (находится в рабочем состоянии). Затем, после вызова абонента, модем должен сообщить компьютеру, что он произвел соединение с удаленной системой. Это происходить следующим образом. В компьютер попадает сигнал по линии DTR, чтобы показать модему, что он готов к проведению сеанса связи. В ответ модем попадает сигнал по линии DSR. Когда модем произвел соединение с другим, удаленным модемом, он подает сигнал по линии DCD, чтобы сообщить об этом компьютеру. Напряжение на линии DSR сообщает модему, что компьютер не может далее продолжать сеанс связи, например, из-за того, что выключено питание компьютера. В этом случае модем прервет связь. Падение напряжения на линии DCD сообщает компьютеру, что модем потерял связь и не может больше продолжать соединение. В таком случае эти сигналы дают ответ на наличие связи между модемом и компьютером.
Существует более высокий уровень, который используется для управления скоростью обмена данными, но он также реализуется аппаратно. Практически управление скоростью обмена данными (управление потоком) необходимо, если производится передача больших объемов данных с высокой скоростью. Когда одна система пытается передать данные с большей скоростью, чем они могут быть обработаны принимающей системой, результатом может стать потеря части передаваемых данных, чем то, которое может быть обработано, используют управление связью, называемое управление потоком. Стандарт RS-232-C определяет возможность управления потоком только для полудуплексного соединения, при котором в каждый момент времени данные могут передаваться только в одну сторону. Фактически этот механизм используется и для дуплексных соединений, когда данные передаются по линии связи одновременно в двух направлениях.
Регистр идентификации прерывания. Считывания его содержимое, программа может определить причину прерывания. Управляющий регистр доступен по записи и чтению. Этот регистр управляет различными характеристиками UART: скоростью передачи данных, контролем честности, передачи сигнала BREAK, длиной передаваемых слов(символов).
Регистр управления модемом. Он управляет состоянием выходных линий DTR, RTS и линий, специфических для модемов: OUT1 и OUT2, а также запуском диагностики присоединенных вместе входе и выходе асинхронного адаптера.
Регистр состояния линии. Он определяет причину ошибок, которые могут возникнуть при передачи данных между компьютером и микросхемой UART.
Регистр состояния модема. Этот регистр определяет состояние управляющих сигналов, передаваемых модемов асинхронному порту компьютера.
2.3 Телефонная связь
Сегодня телефонная сеть - это совокупность узлов коммуникаций, роль которых выполняют автоматические телефонные станции (АТС), и соединяющих их каналов связи. АТС соединяются с друг другом по так называемым соединительным линиям. Современная АТС - это программно управляемая коммутационная система, работающая с цифровыми сигналами.
Важной характеристикой современной АТС считается коэффициент концентрации абонентов - отношение числа абонентов АТС к числу ее внешних каналов. Дело в том, что при обращении к АТС внутреннего абонента ему выделяется определенный внешний канал, так как количество внешних каналов у АТС намного меньше количества подключенных к ней абонентов.
Полный, всемирно уникальный номер абонента состоит из кода страны, кода региона внутри страны, номера АТС внутри региона, номер абонентского терминала внутри автоматических телефонных станций.
Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. Интерес представляют телефонные аппараты - коммутаторы секретаря. Секретарь принимает по этому телефону все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции этого телефонного аппарата - коммутатора:
Øмногоканальность;
Øорганизация телефонных конференций;
Øпостановка абонента на удержание;
Øналичие электронного справочника.
В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро - офисной и мини - офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном дело дорогостоящее. Внутриучрежденческие телефонные системы используют собственные телефонные станции или коммутаторы и подразделяются:
Øна учрежденческие АТС, которые обеспечивают внутреннюю связь всех подразделений фирм без обращения к внешней телефонной сети;
Øдиспетчерскую телефонную связь, которая является важнейшим видом оперативной производственной связи между подразделениями предприятия, непосредственно связанными с ходом производственного процесса;
Øтехнологическую телефонную связь, объединяющую персонал, управляющий локальным технологическим процессом производства;
Øдиректорскую телефонную связь, которая обеспечивает служебную связь руководителей со всеми подчиненными.
Основными достоинствами современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью.
2.4 Радиотелефонная связь
Радиотелефонная связь является самым оперативным и распространенным видом связи с мобильными абонентами. Создание систем радиотелефонной связи не требует прокладки дорогостоящих телекоммуникаций, проведения сложных инженерных работ. Эту связь можно организовать в считанные дни, независимо от рельефа местности и погодных условий. Радиотелефонную связь можно классифицировать по различным признакам: числу абонентов, распространенности по стране, сервисным возможностям телефонных аппаратов и др. Однако все эти характеристики принято рассматривать применительно к каждой из шести разновидностей радиотелефонных систем: система сотовой радиотелефонной связи, системы транкинговой радиотелефонной связи, проводные телефоны с радиотрубкой, радиотелефонные удлинители, системы персональной спутниковой радиосвязи, системы персонального радиовызова.
Сотовая система радиотелефонной связи обслуживает территорию, разделенную на множество небольших зон - сот, каждая из которых обслуживается своим радиоаппаратуры. Эти зоны на плане города формируют структуру, похожую на пчелиные соты (отсюда и название). Существует также роутинг - автоматическая переадресации поступившего вызова к абоненту, перешедшему в другую зону обслуживания. Эта услуга предоставляется не всеми операторами и стоит дороже ромиуга.
Транкинговая (магистральная) связь - наиболее оперативный вид двухсторонней мобильной связи с подвижными абонентами, максимально эффективный для координации их действий в целях производственной необходимости. Транкинг - это совокупность каналов связи, автоматически распределяемых между пользователями, поэтому такой сигнал связи наиболее перспективен и эффективен для мгновенной связи между группами, объединившимися по организационному признаку. Система транкинговой связи включает в себя базовую станцию (иногда несколько), ретранслятор и абонентские радиостанции с телескопическими антеннами. В транкинговых системах вместо одного канала, к которому обращается несколько пользователей, содержится группа каналов, доступных всем пользователям данной системы.
Существует несколько базовых разновидностей транкинговых систем: без канала управления, с выделенным каналом управления, системы без выделенного контрольного канала.
Система без канала управления - свободный канал «помечается» специальным сигналом - маркером. Центральная станция такой системы периодически передает определенную последовательность, автоматически распознаваемую станцией абонента. В случае вызова радиостанция занимает любой из свободных каналов. Все это происходит незаметно для пользователя: не нужно беспорядочно нажимать клавиши и прислушиваться шумам эфира.
Система выделенным каналом управления сама определяет наличие незанятых каналов и переключает на них станцию абонента. Микропроцессорный блок управления контролирует все базовые станции в зоне обслуживания. Один из каналов выделяется для использования исключительно в целях управления и представляет собой своеобразное «руководящее звено» данной системы. Его основная функция - установление соединения между двумя абонентами сети. У таких систем наличие выделенного канала управления увеличивает общее количество радиоканалов системы.
Телефоны с радиотрубкой (радиотелефоны) - это телефоны аппараты, имеющие обычную проводную связь с телефонной АТС, в которых шнур к телефонной трубке заманен на ридиолинию. Для реализации такой возможности и в телефонном аппарате и в трубке имеются моломощные приемопередающие радиоустройства. Дальность действия составляет от нескольких метров до не скольких километров в зависимости от модели радиотелефона и условий его использования.
Сервисные возможности радиотелефонов: двухстороняя связь между базавым блоком и радиотрубкой через громкоговорящие отбратимые динамики, автоматическая смена когда доступа в трубке при каждом ее подключении к базовому блоку, сигнализация при выходе из зоны уверенной связи с базовым блоком, память на десять выделенных номеров и память последнего набранного номера при помощи нажатия одной клавиши, дистанционное управление автоответчиком с радиотрубки, записи сообщений на общее время, равное 15 мин и др. Наряду с простыми радиотелефонами выпускаются офисные радиотелефонные системы обеспечивающие более полный охват территории крупной фирмы.
Радиоудлинители - это почти то же самое, что и телефоны с радиотрубкой, только имеющие большую мощьность и предназначены для связи с удаленными мобильными сотрудниками.
Персональная спутниковая радиосвязь - чудотехнология, использующая комплексы космических ретрансляторов для соединения с любым абонентом, находящимся в любой точки Земли. В наши дни создана мощная сеть с путников охватывающая весь мир, позволяющая помимо дуплексной телефонной связи обеспечить целый ряд сервисных возможностей, таких как организация факсимильной связи, электронной и голосовой почты, режим персонального радиовызова, возможность подключения к радиотелефону портативного компьютера и др.
Системы персонального радиотелефоного радиовызова (радиопоисковой связи) предназначены для оперативного поиска и передачи информации абонентам этих систем. Они состоят из центральной приемопередающей аппаратуры, связанной радиоканалами с миниатюрными приемниками, индивидуально закрепленными за абонентами системы. Абонент, имеющий такой приемник, держит его в дежурном режиме, при поступлении вызова с центральным пульта приемник издает вибрационный или звуковой сигнал, привлекающий внимание абонента. Абонент включает в приемник в рабочим режим и выслушивает либо просматривает на миниатюрном дисплее посылаемое ему сообщение.
Системы персонального радиовызова бывают локальные и региональными. Локальными системы применяются на территории одного предприятия или организации и используют, как правило, низкочастотные радиоканалы. У низкочастотных радиопоисковых системах передача информации только односторонняя: от центрального пульта к абонентам. Региональные системы используют высокочастотные каналы, работающие в диапазоне нескольких десятков и сотен мегагерц, и охватывают значительно больших территорий.
Пейджиговая сязь - это связь высокой оперативности низкой стоимости, а также эффективность использования частотного ресурса. Основной пейджиговой системы является пейджиговый терминал - приемопередающее устройство с контроллером, ретранслятором, пультом управления и антенной. Пейджеры бывают тоновые, цифровые и текстовые. Текстовые пейджеры самые совершенные. Они могут служить записной книжкой, ежедневником с системой таймеров, оповещающих о времени встречи.
2.5 Видеоконференции
В настоящее время реально проведение по видеосвязи консилиумов, взаимных консультаций, семинаров, дистанционного обучения с демонстрацией необходимых графических и видеоматериалов и др. Но есть и трудности, особенно при проведении видеоконференций, а именно видеоконференции сейчас чаще всего рассматриваются как наиболее перспективный и экономически целесообразный вариант видеосвязи
Видеоконференции принято классифицировать по числу связей, поддерживаемых одновременно с каждым компьютером:
Øнастольные - для организации связи между двумя ПК;
Øстудийные предназначены для передачи видеоконференции из одной точки во многие (выступление перед аудиторией);
Øгрупповые предполагают общение одной группы пользователей с другой.
В настоящее время существует как минимум четыре варианта сетевого решения для реализации систем видеоконференций: локальная вычислительная сеть, глобальная сеть Интернет, обычная телефонная сеть и цифровая сеть с интегрированными услугами. Большинство систем работают с цветным изображением и имеют экранный буфер («белая доска»), на котором можно рисовать, писать заметки, вставлять изображения и использовать иные средства неречевого общения. Некоторые системы обеспечивают совместное использование приложений, что позволяет участникам вместе работать над документом с помощью текстового или графического редактора.
Такие системы будут весьма полезны для:
Øпартнеров, совместно разрабатывающих или обсуждающих бизнес - проекты;
Øинженеров при коллективной работе над сложными системами;
Øкоммерсантов желающих разговаривать с различными клиентами;
Øжурналистов для оперативной передачи материалов на телестудию;
Øсотрудников охраны для дистанционного наблюдения за объектом;
Øврачей, желающих проконсультироваться у ведущего специалиста;
Øпрезидента компании, чтобы независимо от своего местоположения видеть при беседе лицо своих заместителей и чиновников.
К сожалению, пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности. Да и обслуживающий персонал недостаточно подготовлен для работы с системами видеоконференций.
2.6 Телеграфная и факсимильная связь
Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Телеграф является одним их старейших видов связи.
Сегодня в офисах и предприятиях, использующих телеграфную связь, применяются исключительно телетайпы. Ввод информации в телетайп может осуществляться вручную с клавиатуры или автоматизировано с перфоленты.
В качества канала связи для телетайпной приемопередающей аппаратуры может служить как телеграфный, так и телефонный каналы (в последнем случае применяется модем). Передачу документированной текстовой информации по телефонным каналам часто называют дейтефонной связью. Она использует для передачи информации телефонные каналы связи, а в качестве приемопередающей аппаратуры может использоваться как обычная телетайпная аппаратура совместно с модемом, так и специальная аппаратура. Так телеграфная связь имеет две разновидности: собственно телеграфную связь и телетайпную дейтефонную связь.
Факсимсильная связь - это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя. Раньше факсимильную связь называли фототелеграфной связью. В последнее время в Интернете появилась новая возможность - передавать и получать факсы по сети с использованием персонального компьютера. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде факса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Все современные факсимильные аппараты объединяет простота использования, принципы отправки и прима сообщений.
2.6 Глобальная информационная сеть Интернет
Интернет - это множество компьютеров, соединенных друг с другом каналами связи, плюс набор стандартных правил, по которым они обмениваются информацией. При этом сами каналы связи менее важны, чем правила передачи данных по ним, называемыми в Интернете протоколами.
Интернет содержит большой объем информации, поэтому в нем трудно найти необходимые сведения. Местонахождение (или адрес) каждого ресурса определяет его URL. В URL содержится тип протокола, указывающий на какой сервер осуществляется доступ: на WWW (на который указывает запись: http), Telnet, Ftp, WAIS или Gopher.
Сетевой протокол - совокупность четко определенных правил: как запрашивать, оформлять и высылать по сети данную разновидность информации. К сети Интернет присоединены миллионы компьютеров, и многие из них обладают интересными возможностями.
Специальная программа Telnet позволяет превратить компьютер в клиента Telnet для доступа к данным и программам в многочисленных серверах Telnet. Telnet-средство связи; ни интерфейса, ни возможностей поиска он не представляет. Связавшись с помощью Telnet с удаленным компьютером и введя в поле запроса свое входное имя (login) и пароль (password), дальше можно общаться именно с тем компьютером и программами на нем, а Telnet заботиться о поддержании связи между вами.
Практически вся информация в компьютерном мире хранится виде файлов. Поэтому еще на самой заре Интернета появилось специальное средство для обмена файлами по сети - сетевой протокол FTP (File Transfer Protocol). Количество файлов, доступных на узлах всего мира по анонимному FTP, измеряется астрономическими цифрами и постоянно растет. Word Wide Web позволяет без какой-либо степени детальности и удобным гипертекстовым интерфейсом. Поиск по имени файла на всех анонимных FTP узлах мира можно осуществить с помощью системы Archie. Она осуществляет индексирование станций FTP, показывая доступные в каждой станции файлы. Поиск в базе данных сервера Archie производится с помощью ключевых слов, которые в данном случае представляют собой простой имена файлов или фрагменты имен.
Почти все информационные ресурсы Интернета предоставляют возможность автоматического поиска, но лишь в одной из них - системе WAIS (Wide Area Information Sever-глобальный информационный сервер)-поиск по ключевым словам, является основным методом доступа к информации. Система WAIS представляет собой огромную распределенную базу данных, т.е. отдельные части этой базы данных расположены на разных узлах сети по всему миру. Программа-клиент для работы с серверами WAIS не только умеет общаться с ними по специальному протоколу, но и хранить список всех данных WAIS с их адресами и названиями, а иногда с краткими описаниями.
К концу 80-х годов XXв. в 1991 году была создана система Copher. Фундаментальным понятием, заложенным в ее основание, была структура вложенных друг в друга меню. Информация в системе Copher организована строго иерархически, от общего к частному.
Каждый из рассмотренных до сих пор интернетовских протоколов вполне могли бы существовать сам по себе: Telnet предоставляет доступ к программа, FTP-к файлам, WAIS-к базам данных. Все эти системы создавались и развивались почти независимо друг от друга и ставили перед собой конкретную цель-построить механизм доступа к одному определенному виду ресурсов. Однако по мере того как Интернет рос и усложнялся, он сам подталкивал людей к мысли, что информация по природе своей едина и не слишком разумно делить ее на разные «виды ресурсов» с непохожими методами доступа.
Инструментов поиска информации в Интернете, построенных на разных принципах и преследующих разные цели, существует немало. Но все их объединяет то, что они располагаются на специально выделенных сетевых компьютерах с мощными каналами связи, обслуживают ежеминутно огромное количество посетителей и требуют от своих владельцев значительных затрат на поддержку и обновление.
Классификацию поисковых систем удобнее всего строить на основании того, насколько автоматизирован в них сбор и обработка информации, предоставляемой пользователям. Иначе говоря, кто набирает базу данных, в которых производится поиск: люди или сами компьютеры. Условно инструменты поиска подразделяются на поисковые средствами справочного типа и поисковые системы в чистом виде.
Поисковые инструменты первого типа чаще всего называют предметными, или тематическими каталоги. Результатом титанических усилий огромной работы является постоянно обновляющийся иерархический каталог. Гарантий того, что такой каталог действительно охватывает все содержимое WWW, никто не даст однако возможная неполнота и даже однобокость подбора материалов с лихвой искупается тем, что пока еще не под силу никакому компьютеру-осмысленностью отбора.
Предметные каталоги предоставляют и возможность поиска по ключевым словам. Предметные каталоги Интернета можно перечислить буквально на пальцах, к наиболее известным относятся Yahoo, WWW Virtual Library, Galaxy и некоторые другие.
Наиболее популярен каталог Yahoo. На первой же странице Yahoo, вы получите доступ к двум основным методам работы с каталогами: поиску по ключевым словам и иерархическому древу разделов.
Одна из самых известных систем-каталог Magellan. Эта база данных содержит сведения о 80 тыс. WWW страниц, что очень немного в сравнении с теми миллионами, которые существуют в сети.
Сотрудники системы Magellan на некоторые из страниц, заносимые в их базу данных, сами пишут небольшие рецензии, а также оценивают качество этих информационных ресурсов по пятибалльной шкале. Помимо базы рецензий, Magellan владеет также собственным автоматическим индексом. Запрос представляет собой одно или несколько ключевых слов, разделенных пробелами.
Похожая служба фирма Point основной упор делает не на поиск, а на работу с тематическим каталогом. Служба Point известна в сети тем, что ее сотрудники постоянно заняты оцениванием сетевых ресурсов и ведут списки тех узлов, которые, как они считают, принадлежат к «лучшим пяти процентам WWW». Для пользователей в нашей стране определенный интерес может предоставлять тематический каталог Russia-On-Line Subject Guide. Этот каталог содержит довольно простое собрание ссылок на зарубежные источники плюс тематический обзор российских и русскоязычных ресурсов WWW.
Система Alta Vista появилась декабре 1995 г. Она одна из самых больших по объему индексов из всех поисковых систем такого рода и имеет самые мощные и гибкие правила построения запросов. Alta Vista понимает два разных языка запросов, довольно сильно отличающихся друг от друга.
Система Infoseek, вступившая в эксплуатацию в конце 1996 г., несколько напоминает Alta Vista, однако объем обследуемых системой полных текстов документов еще не превышает 30 млн Web-страниц. Это вольно мощная система, обладающая высокой скоростью, проста в обращении.
Данная поисковая система содержит массу факультативных функций.
Одним из мощных поисковых средств в World Wide Web является система HotBot, содержащая сведения о полных текстах 110 млн страниц. HotBot принадлежит новейшим системам, поэтому его углубленный поиск дает поразительно широкие возможности для детализации запроса. Кроме того, Hot Bot представляет возможность ограничить поиск по дате создания или последнего обновления документа, по географическому положения сервера.
Еще один инструмент поиска типа search-bot (поисковый робот) Web Crawler.
Поиск здесь очень прост. Введите как можно больше ключевых слов в поле поиска Search Lycos. Это большая база данных, индексирующая содержание всех найденных ею Web-страниц.
Инструмент вы поиска вы найдете в World Wide Web Worm. Это еще один обширный указатель участков Web. В каждом конкретном случае целесообразно использовать свой инструмент поиска.
Лучше воспользоваться тематическим каталогом типа Yahoo, размер сравнительно небольшой, зато велика скорость. Если найти необходимую информацию не удалось, это говорит о том, что вы интересуетесь слишком узкой темой или же с вашей темой плохо соотносятся выбранные вами ключевые слова. Это не значит, что нужной информации в WWW нет, просто найти ее будет сложнее. Для поиска вам придется воспользоваться более примитивными, более автоматическими и поэтому, более всеобъемлющими системами типа Alta Vista.
Существуют подобные поисковые средства и в России. Всех их объединяет возможность обработка материалов во всех кириллических кодировках. К лидирующей группе в настоящее время относятся системы Rambler, Апорт и Яndex.
Поисковая система Апорт снабжена массой различных функций, относящих ее к числу самых удобных для пользователя. Одно из главных достоинств Апорт состоит в широких возможностях составления запроса. Помимо традиционных операторов «и» и «или», поиска по целой фразе система способна вычислять сочетание терминов, расположенных в тексте рядом с друг другом. Апорт предлагает возможность автоматического запроса с русского на английский язык, и наоборот.
Поисковый сервис в русскоязычном блоке Интернета, так же как и во всем мире, развивается стремительно. Нет сомнения, что в ближайшем будущем показатели существующих систем повысятся появятся новые поколения поисковых средств, предоставляющих пользователям еще большие возможности.
Заключение
Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере делопроизводства.
В ходе поставленной цели, нами было выдвинуто ряд конкретных задач, которые решались в процессе исследования.
При их решении мы пришли к следующим выводам:
ØИнформационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах.
ØЦель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.
ØСамые важные характеристики офисной системы - надежность, эргономичность, производительность.
ØДля оперативной передачи информации используются системы автоматизированной передачи информации по каналам связи.
Таким образом, в современном делопроизводстве без информационных технологий обойтись нельзя, как мы видим, что их возможности позволяют ускорить процесс в делопроизводстве его введения. Приведенные в работе программы, системы, протоколы и поисковые системы и виды связей, доказывают что они, облегчают и помогают введению делопроизводства, благодаря чему современное делопроизводство стало наиболее мобильным и коммуникабельным.
Сегодня современное делопроизводство полностью подвержено компьютеризации, что свидетельствует о необходимости создании и внедрении подобных информационных технологий.
Список литературы
1.Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2007. - 248 с.
. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003) : учебное пособие / М. И. Басаков. - е изд., перераб. и доп. - Москва : Дашков и К°, 2006. - 344 с.
.Березина, Н.М. Современное делопроизводство. - СПб.:Питер, 2007. - 272 с.
.Годин, В.В., Корнеев, И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Высшая школа, 2001. - 240 с.
.Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2000. - 450 с.
.Кобук, С.Пп, Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила : Практическое пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - 239 с.
.Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудрявцев. - М.: СПО, 1996. - 362 с.
.Кузнецов, И. Н.Делопроизводство : учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 3-е изд., перераб. и доп. - Москва : Дашков и К°,2007. - 519 с.
.Кузнецов, И.Н. Рефераты, курсовые и дипломные работы. Методика подготовки и оформления: Учебно-методич. пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. - 340 с.
.Кузнецов, И. Н.Секретарское дело: учебно-справочное пособие / авт.-сост. И. Н. Кузнецов. - Москва: Дашков и К°,2006. - 367 с.
. Куперштейн, В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении / В.И. Куперштейн. - СПб.:БХВ, 1999. - 326 с.
. Лирин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Лирин. - М. : Научная книга, 1998. - 278 с.
. Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. 75 образцов основных документов / А. В. Непогода, П. А.Семченко. - Москва : Омега-Л, 2007. - 477 с.
. Пшенко, А.В. Делопроизводство : практ. пособие / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. - М., 2004. - 341 с.
.Пшенко, А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб пособие для учащихся учреждений нач. проф. образования / А.В. Пшенко. - М.: Издательский дом «Академия», 2007. - 272 с.
. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства : учебное пособие / В. В. Сапков. - 2-е изд., стер. - Москва : Академия, 2007. - 286 с.
. Симонович, С. В. Информатика для юристов и экономистов : учебник / под ред. С. В. Симоновича. - Санкт-Петербург: Питер, 2006. - 687 с.
. Семченко, Петр Алексеевич. Непогода, Александр Владимирович. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. 75 образцов основных документов / А. В. Непогода, П. А. Семченко. - Москва : Омега-Л, 2007. - 477 с.
. Хандашева, Л.Н. компьютер и другаяоргтехника для секретаря-референта: Учебник / Л.Н. Хандашева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2003. - 374 с.
Приложение 1
Основные информационно-компьютерные технологии в офисе
Виды работы, выполняемой секретарем-референтомОсновные универсальные информационные технологииРабота с документамиПодготовка и создание документа Оформление документа Прием и передача Регистрация документов и контроль за их исполнением Хранение информации и организация доступа к ней, справочная и информационная деятельностьТехнология баз данных Интеллектуальные информационные технологии (словари, переводчики) Сетевые информационные технологии. Информационные технологии, поддерживающие факсимильную связь Электронная почта Технология баз данных Технология создания каталогов Windows Преобразование бумажного документа в электронный вид, обеспечение безопасности документа, сжатия информации и др.Организационная работаПодготовка и организация презентацийПрезентационные информационные технологииОрганизация рабочего дня Организация совещаний Подготовка совещаний, деловых встречЭлектронный органайзер Телеконференция Технология баз данных Электронные словари и переводчикиПомощь в информационном обеспечении процедур принятие решенийИнтеллектуальные информационные технологии (экспертные системы, аналитические информационные системы)Доклад и обсуждение работ с руководителемКоррекция организационной работы