Автоматизированная модель по управлению персоналом

Автоматизированная модель по управлению персоналом

Оглавление

Введение

Глава 1. Методологическая характеристика проблемы автоматизации подбора и найма персонала

Глава 2. Обоснование выбора и особенности использования программного обеспечения для автоматизации подбора персонала

Глава 3. Результаты практической реализации подбора персонала в автоматизированном режиме     

Заключение

Список используемых источников

Введение

автоматизированная управление персонал информационный

Мы живем в эпоху информационного общества, роль информации в котором, несомненно, огромна. Это подтверждает основной закон кибернетики: «Чем больше мы имеем информации о системе, тем эффективнее будет управление этой системой». Основная ценность уже не деньги и капитал, а информация: «кто владеет информацией, тот владеет миром». Также отличительной чертой информационного общества является увеличение темпа развития общества, соответственно темпов развития науки, т.е. идет постоянная гонка между производителями программного обеспечения. Во всем этом многообразии выпускаемых программ, необходимо выбрать тот продукт, который будет наиболее полно удовлетворять все потребности нашей организации.

В данном случае эта тема актуальна именно потому, что дает возможность решения определенных практических задач, на основе полученных в исследовании данных.

Цель моей работы - рассмотреть автоматизированную модель по управлению персоналом, а именно по подбору и отбору работников с применением профессиональных, информационно-ориентированных программных средств и интернета.

Задачи:

Рассмотреть профессиональные, информационно-ориентированные программные средства для найма персонала, сравнить их характеристики, выбрать оптимальную;

Сделать обзор функциональных возможностей выбранного программного продукта;

Оценить результаты практической реализация задач по подбору персонала в автоматизированном режиме.

Объект исследования - профессиональные информационно-ориентированные программные средства, решающие задачи найма персонала.

Предмет исследования - автоматизация подбора и отбора персонала на примере конкретного программного продукта.

Последнее десятилетие характеризуется не только радикальным изменением социально-экономической среды, в которой функционируют российские предприятия и организации всех форм собственности, но и устойчивой тенденцией развития информатизации процессов управления.

Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, все обостряющейся конкуренции на рынке труда обусловливает повышенные требования к профессиональным качествам специалистов, и, следовательно, к техническому и программному обеспечению управления кадрами. Чрезвычайно актуальными становятся поиск обоснованных решений в рекрутинге, чему должно содействовать выбранное программное обеспечение.

Глава 1. Методологическая характеристика проблемы автоматизации подбора и найма персонала

Подбор и прием на работу кадров играет крайне важную роль в управлении персоналом. Не секрет, что от того насколько квалифицированные и работоспособные кадры работают в организации, напрямую зависит эффективность деятельности, а, следовательно, и экономический результат этой деятельности, как таковой.

Рекрутеры - это любые сотрудников, на регулярной основе, занимающихся подбором персонала. Таким сотрудником может быть:

сотрудник кадровой службы;

консультант рекрутингового агентства.

Рассмотрим систему найма в организации. План проведения набора персонала разрабатывается с учетом численности и качественного состояния имеющихся кадровых ресурсов, перспективных масштабов расширения производства или обновления технологических процессов, а также прогнозируемых сроков увольнения работников по достижению пенсионного возраста. В плане отражаются показатели по срокам и численности требуемого набора по основным лимитирующим профессиям, а также предпочтительные источники комплектования, которые служат ориентиром менеджеру по персоналу для заблаговременного установления партнерских связей с организациями, располагающими возможностью поставки требуемых специалистов в организацию.

При наборе персонала используются внешние источники, это публикация объявлений в СМИ, размещение заявок в центре занятости и на Интернет-ресурсах. При наборе менеджеров компания может использовать кадровые агентства, если другие источники не дали результата. При найме сотрудника используются тест на профпригодность и интервью.

Известно, что на сегодняшний день, бумажные технологии в чистом виде при подборе персонала не применяются. При этом часть рекрутинговых предприятий все еще используют бумажный документооборот, в качестве дублирующей функции. Основные же функции выполняются посредством использования компьютерных технологий. Современный рекрутер обладает стандартным набором программных средств, таких как:

электронная почта;

выход в Интернет;Word;Excel.

Однако, данного набора программных средств явно недостаточно. Рассмотрим вопрос необходимости использования рекрутером специализированных программных средств в области рекрутинга персонала.

Современными рекрутерами используется электронная почта с целью:

получения резюме соискателей;

общения с соискателями и клиентами.

Чаще всего электронная почта применяется без технологической связи с бизнес-процессом в компании. Обычно работа с электронной почтой не автоматизирована даже в случае если в компании:

используются свои системы учета и работы с клиентами;

системы электронного документооборота;

такие системы поддерживают автоматическую подготовку и отправку писем.

В таком случае каждое письмо необходимо просмотреть (минимум 1-2 секунд) и принять решение.

Также проблемой в данном случае является большой объем почты. Так, рекрутер может получать десятки или сотни резюме в день на основной канал. Поэтому рекрутер выполняет рутинную техническую работу в следующих направлениях:

резюме может находится как в тексте письма, так и в прикрепленном файле;

резюме в теле письма может быть в неверной кодировке и не читаться;

резюме может быть отправлено не самим соискателем, а системой автоматической рассылки с какого-либо интернет-сайта по трудоустройству и содержать ненужную служебную информацию;

одно и то же резюме часто присылается несколько раз.

Также проблемой может послужить то, что если специализированное программное обеспечение для рекрутинга не применяется, то после закрытия вакансии информация теряется. Если пользователь - не рекрутинговое агентство, то теряется и соискатель. Известно, что события, произошедшие с соискателем могут понадобиться.

Еще одним направлением деятельности кадровой службы выступает публикация вакансий. Такое объявление может располагаться на следующих сайтах:.ru;.ru;.ru;.ru;.ru;

job.ru;.mail.ru;

и т.д.

Разместить объявление здесь может любой желающий.  При этом модерирование размещаемых объявлений проводят сайты:.ru;.mail.ru.

Другие ресурсы являются практически открытыми. При этом открытость ресурса вызывает некоторое снижение качества объявлений (как резюме, так и вакансий). Большинство ресурсов благодаря формату поиска стимулирует пользователей к повторным размещениям одного и того же объявления. Целью этого является обновление резюме и появление его в первых результатах поиска. Предотвращают такое явление два сайта:

job.ru;.mail.ru.

При этом одно и то же объявление о вакансии приходится размещать сразу не нескольких сайтах.

Также обширным направлением в работе рекрутера является поиск резюме в Интернет. Обычно рекрутеры оценивают соискателей, размещающих свои резюме ниже, чем отвечающих на размещенные вакансии. Но такие резюме также являются востребованными. Это становится важным для резюме, заносимых в Интернет из печатных СМИ, аффилированных с соответствующим интернет-ресурсом. Такие соискатели, не имеют выхода в интернет и не могут прочитать объявление о вакансии.

Интернет-ресурсы отличаются многообразием. Бесплатные ресурсы вакансий различаются:

степенью детализации резюме;

требованиями к их объему.

Платные ресурсы предлагают:

расширенные возможности;

более качественные базы резюме.

Здесь также существует проблема обработки большого объема информации на разных ресурсах с дублирующийся информацией. При этом форма выдачи информации различается.

Функция отдела по подбору персонала «учет соискателей» предполагает хранение поступивших резюме соискателей. Такая база может быть очень обширной, в связи с чем возникает вопрос оптимизации работы с ней. Особое значение имеет эффективная система поиска. Обычно резюме отбирается рекрутером на вакансию. В рекрутинговом агентстве же часто необходимо отобрать кандидата в резерв по определенной специальности. Обычно данный вопрос решается посредством путем хранения резюме следующим образом:

в папках в виде документов MS Word;

в папках почтовой программы.

Осуществлять поиск там не так уж удобно.

Кроме того, в бумажном документообороте, который также имеет место быть в подборе персонала, более высока вероятность утраты информации по причине неорганизованной системы хранения. Системы электронного документооборота, представляя собой инструмент для накопления и хранения в структурированном виде корпоративных знаний, способствуют эффективному использованию информации.

Таким образом, основное назначение информационных систем в рекрутинге -  снижение временных затрат, автоматизация деятельности службы управления персоналом. В процессе деятельности рекрутеру необходимо совершать массу однотипных операций, требующих автоматизации. Такими операциями являются:

размещение объявления о вакансии;

поиск резюме;

поиск, подбор, сохранение и классификация резюме;

занесение резюме в базу данных;

отправка кандидатам писем;

анализ кандидатов, ранее откликавшихся (двойники);

согласование с коллегами / кандидатами времени интервью;

переписка с коллегами (в частности обсуждение и согласование кандидатов);

составление отчетности;

Высвобождение рабочего времени рекрутера посредством автоматизации основных рутинных операций позволяют сэкономить значительную сумму денег, и вывести операцию подбора персонала, и, в частности, его конечный результат (высококвалифицированных работников) на качественно новый уровень.

Согласно результатам исследования, проводимого менеджерами рекрутинговой компании Super Job, общие потери времени на вышеперечисленные операции составляют временной промежуток от 39 до 44,5 часов в месяц, что равняется полной рабочей неделе.

Основываясь на статистике по заработным платам менеджеров руководителей среднего звена и персонала несложно посчитать, что внедрение подобной системы автоматизации подбора персонала сэкономит, как минимум, от 11,3 тыс. руб. до 21,3 тыс. руб. ежемесячно (при условии, что рекрутер взаимодействует лишь с одним руководителем).

Для компании среднего размера, где в процесс подбора вовлечены несколько (2-3) рекрутеров и десятки руководителей, экономия составит от полумиллиона рублей в ежегодно.

Основываясь на данных исследования и расчётах бессмысленно отрицать необходимость изучения и внедрения подобных программных продуктов по подбору персонала, в кадровые отделы организаций, особенно крупных.

На сегодняшний день существует множество программных продуктов, для оптимизации многочисленных процессов, которые необходимо произвести работнику кадровой службы для подбора персонала на вакантную должность или для формирования кадрового резерва предприятия.

Функционал у данных продуктов схож, но тем не менее, присутствуют между ними и различия, которые, в свою очередь, обуславливают сильные и слабые стороны программного обеспечения.

Наиболее известными являются такие программные модули, как:

Резюмакс;

Рекрутер;;

Фараон;

С:Зарплата и Управление Персоналом 8;live;Staff Рекрутер

и др.

Для более наглядного сравнения функционала программного обеспечения разных производителей, составим следующую таблицу:

Таблица 1. Сравнительная характеристика программного обеспечения по автоматизации работы кадровой службы

Глава 2. Обоснование выбора и особенности использования программного обеспечения для автоматизации подбора персонала

Ввиду проведённого углубленного анализа программных продуктов автоматизации был выявлен наиболее оптимальный из них, который по функционалу наиболее подходит непосредственно для подбора и принятия на работу персонала, основываясь на современных информационных технологиях и Интернете. Staff Рекрутер - является старейшим и, пожалуй, одним из самых популярных ПО на нашем рынке. Данный софт можно использовать и как комплексную программу для сотрудника HR-отдела, и как универсальный инструмент для крупных кадровых агентств.

Основные преимущества программы E-Staff Рекрутер - ее многофункциональность, надежность и возможность подстроить под свои задачи. E-staff на сегодняшний день оправданно занимает позицию лидера на правах старейшей автоматизированной системы по управлению процессом подбора персонала. Действительно, программный продукт обладает лучшим соотношением цена/качество.

Стоимость полнофункциональных версий программы на одного пользователя - 13 тыс. руб., причем это фиксированная плата вместе с годовой подпиской на обновление интернет-модуля. С увеличением количества пользователей оплата за использование программы прогрессирует. В E-Staff за каждого нового пользователя предусмотрена плата 8,5 тыс. рублей, а версия с неограниченным количеством пользователей стоит 120 тыс. рублей (опять же с годовой подпиской на обновление интернет-модуля).

E-Staff Рекрутер - система полного цикла, автоматизирующая большинство рутинных операций в рекрутинге. Рассмотрим главные особенности использования этой программы. И начнем с функциональных возможностей главного окна.Рисунок 1 "Главное окно (с пояснениями)"

В левой части главного окна (рис.1) находится список основных разделов программы, которые и являются ее основными функциональными возможностями:

Учет структурных подразделений (для компаний) и клиентов (для рекрутинговых агентств). Комбинированный учет клиентов и подразделений для холдинговых структур с единой кадровой службой

возможность автоматической синхронизации штатной структуры с внутренней системой кадрового учета (1С, БОСС-Кадровик, SAP и др.) или корпоративным порталом WebSoft

анализ затрат на подбор персонала

Учет вакансий и заявок на подбор сотрудников

возможность подачи заявки на вакансию руководителем через корпоративный портал

Автоматическая публикация объявлений о вакансиях в Интернет

размещение объявлений на ведущих сайтах в Интернет за одну операцию (список включает более 40 сайтов)

отслеживание сроков хранения на каждом из сайтов

повторные размещение объявлений, срок публикации которых истек

автоматический сбор откликов с сайтов

Импорт резюме кандидатов из почтовых ящиков и документов MS Word

автоматическое распознавание ключевой информации в резюме (ФИО, дата рождения, адрес, телефон, e-mail, уровень зарплаты);

ручной и автоматический режимы импорта;

Работа с кандидатами

прием в разработку

интервью

отслеживание статуса у заказчика (руководителя подразделения)

отслеживание времени нахождения кандидата в каждом из статусов

прием на работу или отклонение

прохождение испытательного срока

планирование событий и задач, возможность интеграции с календарем MS Outlook

ведение полной базы кандидатов, когда-либо контактировавших

Хранение полной истории работы по каждому кандидату, вакансии и заказчику

интервью

телефонные контакты

изменения статуса кандидата

проверки рекомендаций и др.

Отправка резюме и типовых сообщений по настраиваемым шаблонам

Поиск любых данных в базе как по формальным критериям, так и по произвольным словам

Поиск кандидатов в Интернет

поиск по нескольким сайтам при помощи одного запроса.

возможность переноса найденных резюме во внутреннюю базу компании.

отслеживание кандидатов, найденных повторно, или по которым уже ведется (велась) работа.

Расширение базы дополнительными полями и справочниками, используемыми в компании

Настраиваемый доступ для заказчика (руководителя) для просмотра кандидатов, дошедших до определенного этапа подбора, через корпоративный портал.

одобрение/отклонение кандидата руководителем.

оценка кандидата руководителем (группой оценивающих лиц) по настраиваемым формам оценки.

Возможность назначение кандидатам тестирования через внешнюю систему тестирования.

автоматическое назначение кандидату заданного набора тестов.

отслеживания статуса прохождения тестов.

автоматическая загрузка результатов прохождения тестирования в E-Staff.

Быстрый переход между карточками взаимосвязанных объектов через перекрестные ссылки.

Возможность работы нескольких пользователей в сети.

разграничение прав доступа.

получение информации о работе каждого рекрутера.

Получение статистики, как по всей компании, так и по каждому рекрутеру.

аналитика по эффективности процесса подбора ("воронка подбора").

аналитика по срокам закрытия вакансий.

аналитика по эффективности источников поступления кандидатов и источников закрытия вакансий.

возможность настройки стандартных отчетов и создания собственных.

Интеграция с другими программными системами.

системы кадрового учета (Босс-Кадровик, 1С, SAP и др.).

корпоративный портал WebSoft.

системы тестирования и оценки персонала WebTutor.

Раздел Администрирование->Справочники содержит справочники, используемые внутри программы. Справочники, в зависимости от назначения, могут быть одноуровневыми (например, Бренды, Статьи затрат), либо иерархическими.

Рассмотрим основные формируемые справочники:

Справочник «Шаблоны писем <file:///C:\Program%20Files\EStaff_Demo\rcr\help\settings_mail_templates.htm>»

Программа E-Staff Рекрутер позволяет отправлять письма отобранным кандидатам и заказчикам по стандартным шаблонам. Для отправки писем по шаблонам можно использовать кнопки «Приглашение» и «Резюме» у заказчика в карточке отобранного кандидата. Вместе с программой поставляются следующие стандартные шаблоны:

Приглашение кандидата на интервью

Уведомление кандидата о назначенном интервью

Уведомление кандидата о назначенном интервью с руководителем

Уведомление кандидата о назначенном интервью с внешним заказчиком

Уведомление кандидата о включении в базу данных

Уведомление кандидата об отказе (после интервью)

Уведомление кандидата об отказе (прекращении набора на вакансию)

Резюме кандидата для заказчика

Уведомление руководителя о начале процедуры утверждения кандидата

Уведомление руководителя о начале процедуры оценки кандидата

При необходимости можно редактировать существующие шаблоны и добавлять собственные.

Справочник «Регионы <file:///C:\Program%20Files\EStaff_Demo\rcr\help\settings_mail_templates.htm>»

Содержит список регионов (областные центры, области, районные центры нескольких стран), используемых в системе.

Справочник «Станции <file:///C:\Program%20Files\EStaff_Demo\rcr\help\settings_mail_templates.htm> метро»

Справочник «Уровни <file:///C:\Program%20Files\EStaff_Demo\rcr\help\settings_mail_templates.htm> доступа»

Каждому пользователю в сетевой версии программы присваивается определенный уровень доступа (обычно Стандартный пользователь), ограничивающий права доступа к тем или иным разделам (функциям) программы.

После установки программа содержит следующие уровни доступа:

Администратор приложения - у пользователя отсутствуют какие-либо ограничения в программе.

Стандартный пользователь - пользователь имеет полный доступ к базе данных, но не может редактировать раздел Администрирование.

Справочник «Типы <file:///C:\Program%20Files\EStaff_Demo\rcr\help\settings_mail_templates.htm> событий»

Содержит список всех возможных типов событий, используемых в системе.

Большинство типов событий обозначает соответствующий статус объекта, к которому оно относится (например, Интервью состоялось, Резюме у руководителя, Испытательный срок). Также тип события может не обозначать никакого статуса, (например, Пометка, Встреча).

Справочник «Специальности <file:///C:\Program%20Files\EStaff_Demo\rcr\help\settings_mail_templates.htm>»

Иерархический справочник специальностей для интеграции с собственным карьерным сайтом. По умолчанию программа использует двухуровневый справочник специальностей, поставляемый вместе с программой. Можно вручную отредактировать стандартный справочник специальностей в разделе Администрирование->Справочники->Специальности.

Справочник «Навыки <file:///C:\Program%20Files\EStaff_Demo\rcr\help\settings_mail_templates.htm>»

Содержит список навыков, используемых в системе для быстрого указания их в карточке кандидата. По умолчанию справочник заполнен списком иностранных языков.

Далее рассмотрим основные формы ввода информации, необходимой в процессе подбора и отбора персонала.

При помощи E-Staff можно публиковать объявления о вакансиях в Интернет одновременно на нескольких сайтах, заполнив один раз единую форму для каждой вакансии (рис.2).

Рисунок 2 "Карточка вакансии для публикации в Интернет"