Організація діловодства в Україні
Вступ
Актуальність. Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності (далі - установах). Її нормативне та науково-методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а і суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-якою установою.
В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, повязаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо.
Розуміння сучасного стану організації діловодства в Україні, його традиційних форм та можливостей впровадження у ньому інновацій має спиратися на науковий аналіз розвитку цієї сфери у попередній історичний період. Незважаючи на наявність значного масиву вітчизняних публікацій з історії діловодства, узагальнююче дослідження цих питань на сьогодні в Україні відсутнє. Вищевикладене зумовлює актуальність теми роботи.
Історія розвитку нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні практично не знайшла відображення в історіографії. Питанням такого забезпечення у різні історичні періоди приділено увагу в працях ряду авторів, як правило, лише у звязку з розглядом розвитку суміжних сфер практичної діяльності, передусім, архівної справи, або дослідженням історії діяльності державних чи наукових установ.
Так, зміст праць В. Шандри з історії Управління Київського учбового округу, генерал-губернаторств в Україні у ХІХ - на початку ХХ ст. дає можливість простежити вплив регламентувальних вимог на стан документування управлінської діяльності та роботу служб діловодства цих установ. Певне уявлення про тенденції розвитку нормативних актів, що регулювали організацію діловодства в Україні з ХV ст. до 20-х рр. ХХ ст., можна сформувати на підставі аналізу розділів "Нарисів історії архівної справи в Україні" (К., 2002), а також наукових статей Я. Дашкевича, П. Захарчишиної, І. Ворончук, Ю. Палехи, присвячених окремим періодам вітчизняної історії діловодства.
Джерельну базу дослідження складають опубліковані нормативно-правові акти, навчальні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також архівні документи.
Мета дослідження - охарактеризувати розвиток організації діловодства та ділового документу в Україні і визначити його перспективи.
Завдання дослідження:
проаналізувати понятійний апарат та теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності;
розглянути еволюцію організації діловодства, виявити чинники, що впливали на цей процес;
охарактеризувати сучасний стан та проблеми організації діловодства в Україні;
дослідити зміст, особливості та дієвість нормативного і науково-методичного забезпечення організації діловодства в Україні на різних етапах розвитку діловодства у другій половині ХХ - на початку ХХІ ст.;
визначити основні перспективні напрями формування нормативного та науково-методичного забезпечення діловодства в Україні.
Обєктом дослідження є організація діловодства в Україні, її історичний розвиток та сучасний стан.
Предметом дослідження є нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні, його стан та перспективи розвитку.
Методи дослідження. Під час проведення дослідження були використані такі дослідницькі методи: хронологічний, історико-порівняльного аналізу, поняттєвого аналізу, анкетування, статистико-аналітичний.
Наукова новизна роботи полягає у тому, що в ній комплексно охарактеризовано діловодство як обєкт нормативного та науково-методичного забезпечення, зокрема, розглянуто його понятійний апарат, концептуальні основи організації та чинники, що впливали на еволюцію діловодства впродовж його історичного розвитку в Україні. Окреслено основні перспективні напрями регулювання сфери діловодства, проведення наукових досліджень, підготовки методичних розробок, спрямовані на підвищення ефективності організації діловодства в Україні.
Практичне значення дослідження. Результати дослідження було використано під час розроблення та впровадження нормативних і методичних документів, що забезпечують організацію процесів документування управлінської інформації та роботу зі службовими документами.
Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел та літератури, додатків.
Наука - це спеціалізований вид пізнавальної діяльності, спрямований на продукування нових достовірних знань. Вона існує в трьох основних проявах: а) як сукупність знань; б) як спеціальна пізнавальна діяльність; в) як сукупність соціальних інститутів, що забезпечують виконання такої діяльності.
Наука про документ як сукупність знань про документ і документну діяльність через недостатню визначеність власного об'єкта, предмета, структури, законів, закономірностей, методів і понятійно-категоріального апарату є наукою, яка перебуває на стадії свого формування.
Науку про документ прийнято називати документознавством. Цей термін у своїй основі має сполучення двох слів - "документ" і "знавство", які в поєднанні означають сукупність знань про документ. Поняття "документознавство" - багатоаспектне, структурно розгалужене, торкається різних проявів функціонування документа, не має однозначного тлумачення, як, власне, і базове поняття "документ".
Наука про документ у своєму становленні і розвитку пройшла декілька етапів, яскравим виявом яких є формування її назви: документаційна наука, книго-архіво-музеєзнавство, бібліологія, документологія, документалістика, діловодство, загальне та спеціальне документознавство. Протягом багатьох десятиліть тривають дискусії щодо точного визначення назви науки, однак і понині це питання залишається не вирішеним через динамічні процеси диференціації та інтеграції наукових дисциплін, що вивчають документ.
Визначитися щодо її назви не зміг навіть основоположник науки про документ - бельгійський учений Поль Отле. У своєму "Трактаті про документацію" (1934 р.) він використовував декілька назв: документаційна наука, бібліологія, документологія. Учений зазначав: "Ми потребуємо нині не лише Бібліографії, опису книг, але й Бібліології, тобто загальної науки і технології документа. Знання про Книгу, Інформацію і Документацію упродовж тривалого часу перебувають в такому стані, в якому була біологія сто років тому. У той час існували численні, не пов'язані між собою, науки про життя, загальним предметом вивчення яких були живі істоти і життя (фізіологія, ботаніка, зоологія).
Питання щодо необхідності формування узагальнюючої науки про документ у всіх його проявах першим із сучасних фахівців порушив російський учений-енциклопедист Ю.М. Столяров. По суті, вчений став фундатором сучасного документознавства як узагальнюючої науки, що синтезує теоретичні надбання всіх дисциплін документально-комунікаційного циклу - інформатики, документалістики, книгознавства, соціальних комунікацій тощо.
Слід віддати також належне представникам вітчизняної бібліотечної науки, які у своїй більшості зрозуміли об'єктивну необхідність широкого розуміння поняття "документ" і розвитку документознавства як інтегрованої наукової і навчальної дисципліни. Зауважимо, що за часів П. Отле саме бібліотечні фахівці відіграли головну роль у драматичній долі документології, оскільки категорично виступили проти неї. Нинішні бібліотечні фахівці мають справу не лише з книгою, а й з іншими видами і різновидами документів - об'єктами професійної діяльності. Ще більшою мірою це стосується сучасних документознавців, спеціалістів у галузі інформації, підготовка яких здійснюється в межах відносно нової навчальної спеціальності "Документознавство та інформаційна діяльність" у вищих навчальних закладах ІІІ-ІV рівнів акредитації. Фахівець-документознавець, спеціаліст у галузі інформації має володіти знаннями про документи всіх без винятку видів, різновидів і типів, а не лише про управлінські документи, як це було прийнято за часів курсової підготовки діловодів - працівників канцелярій. діловодство науковий нормативний документооборот
Найвагоміший внесок у розробку загальнодокументознавчих питань зробили Ю.М. Столяров, Н.М. Кушнаренко, Н.Б. Зінов'єва, С.Г. Кулешов, Г.М. Швецова-Водка, М.С. Слободяник та ін. Слід зазначити, що із загальної теорії документа (вже п'ятим виданням) Харківська державна академія культури видала підручник, а навчальний посібник - Краснодарський державний університет культури і мистецтв. За відсутності фундаментальних наукових праць і широкого розповсюдження навчальних видань, саме підручник Н.М. Кушнаренко і навчальний посібник Н.Б. Зінов'євої відіграли провідну роль в утвердженні широкого розуміння документа і документознавства в науковому, виробничому, освітньому, управлінському просторі країн СНД. Поглибленій розробці наукових основ документознавства сприяли також монографічні дослідження С.Г. Кулешова і Г.М. Швецової-Водки. Зокрема, заслуга С.Г. Кулешова полягає в теоретичному обгрунтуванні процесів диференціації документознавства на загальне і спеціальне, специфіки управлінського документознавства як одного з основних видів документознавства загалом. У працях цих авторів значна увага приділяється визначенню функцій, властивостей, ознак документа, питанням класифікації і типології документів, особливостям окремих їх видів і типів (зокрема управлінських документів і друкованих видань), закономірностям формування і використання документних потоків, масивів, фондів, ресурсів тощо.
Нині наука про документ перебуває на етапі свого активного розвитку: у науковому й освітньому просторі стверджується широке розуміння її суті; уточнюються її об'єкт, власний предмет, структура, методи, закони і закономірності, зв'язки з іншими науковими дисциплінами; розробляється понятійний апарат, що формує терміносистему. За наявністю і рівнем розвитку цих складових можна визначити статус науки про документ як молодої науки на новому етапі своєї інституалізації.