порівняльний аналіз - при складанні порівняльної характеристики нормативних документів, регламентуючих діяльність референтів в Україні та за кордоном;
метод індукції та дедукції - при формуванні висновків в процесі написання курсової роботи.
Науково-методична база роботи: дану тему у своїй науковій діяльності розглядали науковці Кузнєцова Т.В., Конькова О.Ю., Дьомін Ю.М., Веселов П.В., Барсуков М.И., Литвинцева Н.А., Матвєєва Г.В.. Існуюча науково-методична база стала основою для проведення даного дослідження.
Структура курсової роботи: вступ, 2 розділи, висновки, список використаних джерел із 18 найменування.
1. СУТНІСТЬ ПРОФЕСІЇ РЕФЕРЕНТ
1.1 Співвідношення поняття "секретар", "секретар-референт" та "помічник керівника"
У кожному підприємстві, організації, фірмі секретар займається документуванням управлінської діяльності, організацією документальних масивів, частковою підготовкою реферативних і анотованих списків, необхідні керівника та організовує їх користування. Від рівня теоретичної і з практичної підготовки секретарів, залежить якість і ефективності роботи управлінського ланки підприємства. Тож у останні роки зросла роль підготовки й перепідготовки секретарських кадрів.
Поняття «секретар», відповідно до Т.В. Кузнєцової, має досить багато градацій - від секретаря-помічника керівника, секретаря-референта, вченого секретаря, секретаря структурного підрозділу до технічного секретаря [12].
Саме поняття «секретар» сьогодні розглядається у багатьох навчальних понятійно-термінологічних словниках.
Найповнішим є визначення слова «секретар», наведене у Словнику іноземних слів:
Секретар - 1) обраний чи призначений керівник громадської організації, або ж державної установи; 2) ранг державного службовця (напр. дипломата); 3) обличчя, провідне протокол зборів, засідання; 4) працівник, провідний діловодство, листування будь-якої особи, організації, установи. Дане поняття найповніше розкривають всіх граней секретарської діяльності.
Міжнародний професійний клуб секретарів (Professional Secretaries International) дав таке визначення сучасному секретарю:
Сучасний секретар - це ініціативний і розсудливий помічник керівника, який володіє усіма професійними навичками, необхідні роботи у офісі, приймає рішення на межах своєї компетенції й за необхідності бере управління на себе».
У словниках слово «секретар» окреслюється «обличчя, яке веде ділове листування окремої особи чи якоїсь установи», а словнику С.І. Ожегова, секретар - працівник, який відає ділової листуванням, поточними справами окремої юридичної особи чи установи .
Тепер на, як визначається слово «референт» стосовно працівникові управлінського апарату.
Референт (від латинського)- похідне від слова реферат, окреслюється посадова особа, що є доповідачем, консультантом з певних питанням. Референт доповідає керівнику певний матеріал, попередньо його прореферирувавши, тобто вивчивши і коротко виклавши. Отже, якщо секретар керівника лише передає отримані документи, їх систематизуючи і підбираючи необхідні додаткові документи, секретар-референт переглядає періодичні видання та Інтернет, обираючи інформацію, яка може знадобитися керівнику, і викладає ії в реферируваній формі. Референт обов'язанний підбирати матеріали до доповіді чи виступу керівника, продумувати і пропонувати можливий план виступу керівника, складати варіанти текстів документів, повідомлень і доповідей. Звідси значно вищі вимоги до претендентів посаду секретаря-референта.
Безумовно, це фахівець, котрий здобув вищу освіту. Головна мета секретаря-референта − максимально звільнити керівника від підготовчих стадій важливих заходів, окремих видів поточних організаційних питань, звільнити час для творчої діяльності, істотно полегшити його управлінську роботу.
Отже, секретар-референт мусить уміти виконувати всі види робіт: від найпростіших технічних до творчих [10].
Секретар-референт - це високоосвічений, творчо обдарований, високопрофесійний помічник керівника, якому завжди довіряють, на яку можна цілком покластися і під час доручень будь-якої складності. Відповідно до цього визначення секретарь-референт = помічник керівника.
Без перебільшення можна сказати, що секретар-референт нашого часу став певною єднальною, координуючою ланкою в апараті управління підрозділів чи організації у цілому. І тепер слово «секретар» мається на увазі як помічник керівника, і керівник служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ), і як референт, який успішно координує керівника в ділової сфері.
Як кажуть, робота секретаря референта різноманітна і багатогранна. Коло знань, умінь та навичок, необхідних секретарю з кожним роком зростає.
Особливим попитом ринку праці професія секретаря-референта стала користуватися за умов становлення різноманітних форм малого середнього бізнесу [11].
1.2 Кваліфікаційні вимоги щодо роботи реверента
референт секретар керівник документ
Основною вимогою до знань, умінь та навичок референта є їх дворівненість. Перший рівень - знання у сфері організації ефективної управлінської діяльності. Другий - знання тієї галузі, в якій функціонує підприємство [5].
Систему знань, що стосується організації управлінської діяльності керівника - те саме і становить сутність професійних знань референта, - можна класифікувати за кількома напрямами.
Засвоєння основ теорії референтської діяльності. Сьогодні ця теорія активно розвивається відповіднодо всезростаючого попиту на референтські послуги; досліджуються історичні етапи професіоналізації референтської діяльності з метою поєднання традиційних засобів її реалізації з сучасними можливостями інформатизації технологічних процесів управління, обробки інформації тощо.
У цьому напрямі можливо усвідомлювати і виокремлювати основні функції в роботі документознавця з огляду на специфіку діяльності конкретного підприємства, його структуру та систему управління. Відповідно до цієї специфіки розробляється і посадова інструкція документознавця - референта на основі унормованої кваліфікаційної кваліфікаційної характеристики спеціаліста з основної діяльності. Отже документознавець - референт мусить добре орієнтуватися в теорії організації та наукового управління(менеджменту) й активно впроваджувати теоретичні знання в практику. До того ж йому необхідно конче вивчити нормативно-правову базу галузі та правові засади управлінської, інформаційної та господарської діяльності.
Оволодіння знаннями та навичками ефективної роботи з різними джерелами і видами інформації та технології її пошуку, обробки і використання. Референт має опанувати методику складання оглядових та аналітичних документів. Важливим є вміння застосовувати на практиці сучасні компютерні технології та використовувати різні види інформаційних ресурсів. Це, у свою чергу, потребує знання структури сучасних інформаційних установ - бібліотек, архівів, центрів науково - технічної інформації, інформаційно - аналітичних центрів. І, безумовно, у цьому напрямі досить важливими навичками є навички швидкочитання, уміння запамятовувати та використовувати прочитане відповідно до ситуації [6].
Референт має уміти складати проекти доповідей, виступів, промов, звертань керівника відповідно до класичних вимог, що висуваються до такого виду документів. При цьому йому слід розумітися і на психології сприйняття тих чи інших публічних виступів щодо ефективності їх впливу на слухачів.
Організація різноманітних протокольних заходів, ділових зустрічей, нарад засідань і презентацій, ведення переговорів потребують від документознавця - референта навичок координаційної роботи та, яка уже зазначалося, організаційних здібностей.
Збільшення обсягів ділових контактів, запровадження новітніх технологій у практику управління спонукають до опанування основ планування часу, методів виконання запланованого - це саме ті знання, які забезпечать ефективну роботу і самого референта, і його керівника [3].
Уміння працювати з офісною та компютерною технікою дає можливість оптимізувати та інтенсифікувати управлінську діяльність на всіх її стадіях. Документознавець - референт повинен мати уявлення щодо технологічних можливостей техніки та оперативно реагувати та інновації, що впроваджуються у цій сфері. Окреме місце тут посідають сучасні програмні продукти, які застосовуються в процесі організації документообігу, формування баз даних, інформаційного супроводу управлінської діяльності. А на сам кінець зауважимо, що для спеціаліста не менш важливими, ніж усі перелічені вище, є знання та навички з основ психології спілкування, риторики, етики професійних відношень, іміджології та різноманітних PR-технологій [4].
Референт повинен мати здібності до швидкого засвоєння нових знань, передових технологій та впроваджувати їх у практику повсякденної роботи.
Документом, що регламентує кваліфікаційні вимоги до референтів, є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХПП), затверджений наказом Міністерства праці та соціальної політики України [1].
Згідно довідника завдання та обов'язки референта наступні:
бере участь у впровадженні системи взаємозв'язків, застосовує і підтримує її відповідно до встановлених вимог і порядку, які забезпечують координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства, установи, організації (далі - підприємство) і керівниками структурних підрозділів та іншими працівниками, а також систему взаємовідносин керівника підприємства з представниками інших підприємств, партнерами, конкурентами, клієнтами;
організовує робочий час керівника підприємства, оперативно вносить зміни та доповнення до програми і розкладу його роботи;
складає щомісячно графік звітів керівників структурних підрозділів про результати господарської діяльності;
доводить до відома всіх зацікавлених служб, сторонніх організацій та окремих осіб зміст протоколів і прийнятих рішень, здійснює контроль за їх виконанням;
складає замовлення на необхідне обладнання, матеріали та послуги;
бере участь у розгляді управлінських і організаційних справ;
веде встановлену документацію;
за дорученням керівника підприємства готує аналітичні огляди з актуальних соціальних, економічних і фінансових питань в умовах ринкових відносин;
здійснює відбір та опрацювання інформації для керівника;
виконує протокольні записи, контролює готовність стенографічних звітів про важливі та значні події і виступи на зустрічах, засіданнях, нарадах тощо;
бере участь у підготовці доповідей, довідок та інших матеріалів для виступів керівника підприємства;
організовує своєчасне та адресне направлення доручень, розпоряджень та наказів керівника підприємства, службової кореспонденції та спеціальної документації керівникам підрозділів та іншим виконавцям;
простежує процес одержання встановленої інформації, контролює повноту її надходження;
реєструє звернення і заяви працівників, організовує їх прийом (зустріч) з керівником підприємства;
допомагає керівникові підприємства в застосуванні відповідних норм етикету та протоколу під час прийому службових осіб, відвідувачів та гостей;
регулює протягом робочого дня поїздки керівника підприємства;
супроводжує керівника підприємства під час його візитів, відряджень та поїздок, виконуючи постійні завдання та обов'язки, а також роботи, що випливають з конкретних обставин [1].
Референт повинен знати:
законодавство України про підприємницьку діяльність;
основи адміністративного, господарського та трудового права;
нормативні, методичні та інші керівні документи в галузі професійної діяльності;
діловодство;
положення, інструкції та інші матеріали з розроблення управлінської, організаційної, технічної та інших видів документації;
основи економіки, організації праці, виробництва;
профіль, спеціалізацію та особливості управління підприємством;
організаційну, виробничу й соціальну структуру підприємства;
основи технології виробництва;
комп'ютерну й офісну техніку;
технічні засоби реєстрації й оброблення інформації;
правила, норми та етикет організації проведення ділових заходів, зустрічей, прийомів, нарад тощо; основи психології спілкування, соціології та етики професійних відносин;
основи вітчизняної культури, звичаї, відповідні стилі літературного та ділового мовлення; одну або більше іноземних мов.
Кваліфікаційні вимоги до референта - повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) і стаж роботи за професійним спрямуванням на підприємстві - не менше 1 року.
Права референта:
запитувати від функціональних служб необхідні матеріали, а також пояснення про причини затримки виконання завдань і доручень керівництва;
розглядати документи і направляти їх на виконання керівникам і спеціалістам підприємства;
вимагати від виконавців доопрацювання документів, підготовлених з порушенням встановлених правил їх складання та оформлення, міжнародних правил оформлення документів (ISO);
візувати документи управлінської діяльності в рамках своєї компетенції;
вносити на розгляд керівництва пропозиції по поліпшенню документаційного забезпечення діяльності підприємства, удосконалення форм і методів управлінської праці на основі застосування електронної техніки;
вимагати від керівництва створення нормальних умов для виконання службових обов'язків і збереження всіх документів, що утворюються в діяльності підприємства;
працювати з документами, що мають гриф «ДСК» або «Конфіденційно»;
приймати рішення в межах своєї компетенції;
взаємодіяти з усіма службами (співробітниками) підприємства з питань перевірки виконання документів і представлення необхідної інформації керівництву.
Секретар-референт несе відповідальність за:
якість документів, що надаються на підпис керівництву підприємства;
недбале, халатне відношення до реєстрації та ведення документів;
збереження документації, розголошення відомостей, що мають гриф «Конфіденційно» або «КТ»;
неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, помилкові дії чи бездіяльність, неприйняття рішень, що сходять у сферу його компетенції, а також за невикористання або неповне використання своїх функціональних прав, що передбачені цією посадовою інструкцією, а також правилами внутрішнього трудового розпорядку, -в межах, визначених чинним законодавством України про працю та кримінальним законодавством України;
правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України;
завдання матеріальної шкоди в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України [1].
Робота референта заснована на спілкуванні, тому одними з основних особистих якостей є комунікабельність та неконфліктність. У будь-якій фірмі це «ключовий» пост. Людина, яка обіймає посаду референта, має великий вплив як на керівника, так і на колег. Тому обовязково необхідна порядність. Ще секретар-референт повинен бути пунктуальним, кмітливим, навіть креативним. Потрібно вміти знайти прийнятний вихід із будь-якої ситуації. Референт в першу чергу думає про «обличчя» свого роботодавця, а потім вже про себе. Рівень відповідальності при цьому не просто високий, а глобальний. З таким навантаженням справляється не кожен. Секретар-референт на робочому місці повинен вміти ставити свої інтереси на другий план. На першому - все, що необхідно для роботи шефа [14].
2. Аналітичний огляд нормативних документів, якими керується референт
.1 Нормативні документи щодо професії референт в Україні
Серед умов до працівників, а саме секретарів-референтів, що складають і оформлюють службові документи, є загальна вимога: знання нормативної бази діловодства. Слід зазначити, що чинне законодавство України не містить жодного загального нормативного документа, який би визначав діловодство, як сферу саме господарської діяльності. Незважаючи на певну нормативну невизначеність документознавець-референт керується:
.Нормативно-методологічною базою управлінської діяльності:
Конституцією України;
Указами та Розпорядженнями Президента України;
Законами та законодавчими актами України у сфері інформації та документації (Закон України «Про доступ до публічної інформації», Закон України «Про інформацію»).
2.Нормативними та інструктивними документами, які регламентують діяльність всіх підприємств, організацій, установ України:
ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять;
ДСТУ 4163:2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів;
ДК 010-99 Державний Класифікатор Управлінської Документації (ДКУД);
Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, ради Міністрів АРК, місцевих органах виконавчої влади, (затверджена Постановою КМУ від 30 листпада 2011 року № 1242);
Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств, організацій із зазначенням строків зберігання документів (від 17 квітня 2012 року № 571/208-84);
ДК-003:2010 Державний класифікатор професій (чинний з 1 листопада 2010 року);
ДКХПП (Р) Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (робітників) (від 16 лютого 1998 року зі змінами та доповненнями);
Статутом підприємства, організації, фірми;
Посадовою інструкцією (додоток 1);
Трудовим договором (контрактом) (додаток 2).
2.2 Документи, регламентуючі діяльність референта за кордоном
Аналіз діяльності секретарів показав, що сьогодні у своїй діяльності як працівники служби ДЗУ під час упорядкування та організації праці з документами керуються комплексом законодавчих і нормативних актів у галузі інформації та документації [7].
Законодавча і нормативно-методична база секретарської діяльності у Російській Федерації - це сукупність законів, нормативних і методичних документів, що регламентують діяльність секретарів-референтів, технологію створення документів та їхні використання їх у поточної діяльності.
Секретарі-референти у Росії здійснють свою діяльності відповідно з:
-Конституцією Російської Федерації;
-Законодавством Російської Федерації;
Указами і розпорядженнями президента Російської Федерації;
Постановами і розпорядженнями Уряду Російської Федерації;
Відповідними законами і постановами щодо суб'єктів Російської Федерації та іншими нормативними актами.
Секретарі-референти при документуванні та організації праці з документами керуються такими законодавчими і нормативними актами:
законодавчими актами Російської Федерації у сфері інформації та документації (ФЗ Російської Федерації «Про інформацію, інформаційних технологій про захист інформації», ФЗ «Про в міжнародному інформаційному обміні», Закон Російської Федерації «Про мови народів РФ» );
нормативними документами федеральних органів виконавчої, які регламентують питання ДЗУ («Державна система документаційного забезпечення управління» (ГСДОУ), типові інструкції з діловодства, «Перелік типових документів, які виникають у діяльності держкомітетів, міністерств, відомств і інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання», «Зразкове положення про постійно діючої експертної комісії установи, організації, підприємства»);
державними стандартами, пов'язаними з діловодством та банківською системою документації (ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення поняття; ГОСТ Р 6.10-88. Уніфіковані системи документації. Основні положення; ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів»);
організаційно-розпорядчими документами (ОРД) (статути, становища, посадові інструкції інші розпорядницькі документи).
Поряд, переліченими вище правовими актами своєї діяльності секретарі-референти керуються такими документами:
Інструкцією з діловодства на підприємстві, що сприяє рішенню технологічних завдань документування;
ГОСТом Р 6.30-2003. «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;
Статутом підприємства;
Трудовим договором (контрактом);
Розпорядчими документами керівництва.
Секретарі-референти здійснюють своєю діяльності з урахуванням Статуту, у якому визначено основну мету, завдання, функції, обов'язки, і права працівників данного підприємства.
Коло обов'язків, прав, встановлення взаємовідносин, посадові обов'язки працівників фірми і відповідність кваліфікаційним вимогам до них закріплені та регламентовані посадовими інструкціями. Це дозволяє рівномірно розподілити обов'язки, і встановити підпорядкованість працівників [8].
ВИСНОВКИ
У процесі написання курсової роботи нами були сформовані такі висновки:
розглянувши співвідношення понятть "секретар", "секретар-референт" та "помічник керівника" ми зясували, що у словнику С.І. Ожегова, секретар визначаесться як - працівник, який відає ділової листуванням, поточними справами окремої юридичної особи чи установи. Він має низкий рівень кваліфікації, а також виконує виключно технічну роботу: набирає, друкує, копіює документи, відповідає на дзвінки, приймає пошту, подає каву. А посада секретар-референт в організації передбачає, що це високоосвічений, творчо обдарований, високопрофесійний помічник керівника, якому завжди довіряють, на яку можна цілком покластися і під час доручень будь-якої складності. Тепер слово «секретар» мається на увазі як помічник керівника, і керівник служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ), і як референт, який успішно координує керівника в ділової сфері.
проаналізувавши кваліфікаційні вимоги до роботи секретаря-референта ми виявили, що секретар-референт має мати повну або базову вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст або бакалавр) і стаж роботи за професійним спрямуванням на підприємстві - не менше 1 року, а також що робота референта заснована на спілкуванні, тому одними з основних особистих якостей є комунікабельність та неконфліктність.
проаналізувавши нормативні документи, які регламентують діяльність референта в Україні та за кордоном (в Росії) ми виявили, що всі вони керуються комплексом законодавчих і нормативних актів у галузі інформації та документації.
список використаних джерел
1.Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Вип. 1 : Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності, розд. 1 : Професії керівників, професіоналів, фахівців та технічних службовців [Текст] / М-во праці та соц. політики України. - 3-тє вид., допов. та перепр. - Краматорськ : Центр продуктивності, 2005. - 353 с.
.Класифікатор професій : ДК 003:2010 [Текст] / Держ. ком. України з питань техн. регулювання та споживч. політики. - К.: Держспоживстандарт України, 2010. - 697 с.
.Барсуков, М.И. Довідник секретаря-референта: практ. посібник. [Текст] / М.И. Барсуков. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2003. - 512 с.
.Веселов П.В. Професія - секретар: учеб. посібник [Текст] / В.П.Веселов. - М.:Информ. - внедрен. центр «Маркетинг», 1996. - 96 с.
.Гойхман, О.Я. Теория и практика референтской деятельности [Текст]: учебное пособие / О.Я. Гойхман. - М.: ИНФРА, 2006. - 571 с.
.Дьомін, Ю.М. Секретарское справа. Універсальний довідник [Текст] / Ю.М. Дьомін. - М.:Бератор-Пресс, 2003. - 320 с.
.Додонова, М.И. Історичний досвід організації секретарської служби у Росії [Текст] //Секретар. справа. - 1997. - №1. - С.123.
.Додонова, М.И. І де та чого навчають секретарів? [Текст] /М.И. Додонова //Секретар. справа. - 1997. - № 2. - С. 27-33.
.Кірсанова, М.В. Курс діловодства: документаційне забезпечення управління: учеб. посібник [Текст] / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - М.:Инфра-М; Новосибірськ:НГРАЭиУ, 1998. - 272 с.
.Кузнєцова, Т.В. Секретар-референт - високопрофесійний помічник керівника [Текст] /Т.В. Кузнєцова //Секретар. справа. - 2004. - №3. - С. 4-5.
.Кузнєцова, Т.В. Місце і значення секретаря у структурі управління / Т.В. Кузнєцова //Секретар. справа. - 1998. - № 2. - С.4-8.
.Кузнецова, Т.В. Секретар-референт: практ. посібник [Текст] /Т.В. Кузнєцова, Г.А. Сєрова, В.І. Андрєєва, К.А.Литвинцева. - М.: АТ Бізнес-школа «Интел-синтез», 1995. - 512 с.
.Курицкий,Б.Я. Організація діловодства та управління у центральному офісі [Текст] / Б.Я. Курицкий. - СПб.:ВНУ - Санкт-Петербург, 1997. - 176 с.
.Литвинцева, Н.А. Професійно важливі ділові та особисті якості секретаря [Текст] // Секретар. справа. - 2003. - №3. -С. 5-10.
.Максимович, Г.Ю. Застосування технології баз даних у роботі секретаря [Текст] / Г.Ю. Максимович, Л.В.Санкина // Секретар. справа. - № 1. - С. 82-87.
.Мартинова, Л.А. Стандарти середнього професійної освіти спеціалістів з діловодства [Текст] /Л.А.Мкартинова // Секретар. справа. - 1998. - № 2. - С. 107-110.
.Матвєєва, Г.В. Потреби суспільства на секретарях-референтах й підвищити вимоги, які пред'являються ним [Текст] / Г.В. Матвєєва // Потреби кадрів соціокультурної діяльності: Стан і вивчення: Матеріали Всерос.науч. - метод. цук., Казань, 22 -23марта / Казан. держ.акад. культури. - Казань, 2001. - С. 71-72.
.Матвєєва, Г.В. Методика створення опитування «Інформаційна культура секретаря-референта» [Текст] / Г.В. Матвєєва // Сучасні проблеми освіти і молодіжної політики: матеріали науч. - практ. і науч. - метод. цук., Казань, 20 апр. 1999 р. / Казан. держ.акад. культури. - Казань, 1999. - С. 65-67.
ДОДАТКИ
Додаток 1
(назва установи, організації) ЗАТВЕРДЖУЮ (уповноважена особа) (ПІБ, підпис) "___" ______________ 200_ р.
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ РЕФЕРЕНТА КЕРІВНИКА ПІДПРИЄМСТВА. Загальні положення
1.Референт керівника підприємства належить до професійної групи "Фахівці".
2.Призначення на посаду референта керівника підприємства та звільнення з неї здійснюється наказом керівника підприємства з дотриманням вимог чинного законодавства про працю.
.Референт керівника підприємства підпорядковується безпосередньо керівнику підприємства.
.За відсутності референта керівника підприємства його обов'язки виконує особа, призначена у встановленому порядку, яка набуває відповідних прав та несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.
.Референт керівника підприємства повинен знати:
Законодавство України про підприємницьку діяльність.
Основи адміністративного, господарського та трудового права.
Нормативні, методичні та інші керівні документи в галузі професійної діяльності.
Діловодство.
Положення, інструкції та інші матеріали з розроблення управлінської, організаційної, технічної та інших видів документації.
Основи економіки, організації праці, виробництва.
Профіль, спеціалізацію й особливості управління підприємством.
Організаційну, виробничу і соціальну структуру підприємства.
Основи технології виробництва.
Комп'ютерну й офісну техніку.
Технічні засоби реєстрації й оброблення інформації.
Правила, норми та етикет організації проведення ділових заходів, зустрічей, прийомів, нарад тощо.
Основи психології спілкування, соціології та етики професійних відносин.
Основи вітчизняної культури, звичаї, відповідні стилі літературного та ділового мовлення.
Одну або більше іноземних мов.
6.Кваліфікаційні вимоги:
- Вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст, бакалавр або молодший спеціаліст) і стаж роботи за професією не менше 1 року або вища освіта без вимог до напряму підготовки (спеціаліст, бакалавр або молодший спеціаліст) та післядипломна освіта - перепідготовка чи підвищення кваліфікації й стаж роботи на підприємстві не менше 2 років.
7._______________________________________________________.
8.________________________________________________________.. Завдання та обов'язки
1.Бере участь у впровадженні системи взаємозв'язків, застосовує і підтримує її відповідно до встановлених вимог і порядку, які забезпечують координацію внутрішньої управлінської діяльності між керівником підприємства й керівниками структурних підрозділів та іншими працівниками, а також систему взаємовідносин керівника підприємства із представниками інших підприємств, партнерами, конкурентами, клієнтами.
2.Організовує робочий час керівника підприємства, оперативно вносить зміни та доповнення до програми й розкладу його роботи.
.Складає щомісячно графік звітів керівників структурних підрозділів про результати господарської діяльності.
.Доводить до відома всіх заінтересованих служб, сторонніх організацій та окремих осіб зміст протоколів і прийнятих рішень, здійснює контроль за їх виконанням.
.Складає замовлення на необхідне обладнання, матеріали та послуги.
.Бере участь у розгляді управлінських і організаційних справ.
.Веде встановлену документацію.
.Здійснює відбір та опрацювання інформації для керівника.
.Готує згідно із затвердженою номенклатурою проекти розпорядчої документації, адміністративної, комерційної, технічної та іншої кореспонденції - запитів, звернень, відповідей на листи, повідомлень тощо.
.Виконує протокольні записи, контролює готовність стенографічних звітів про важливі та значні події і виступи на зустрічах, засіданнях, нарадах тощо.
.Бере участь у підготовці доповідей, довідок та інших матеріалів для виступів керівника підприємства.
.Організовує своєчасне та адресне направлення доручень, розпоряджень та наказів керівника підприємства, службової кореспонденції та спеціальної документації керівникам підрозділів та іншим виконавцям.
.Простежує процес одержання встановленої інформації, контролює повноту її надходження.
.Реєструє звернення і заяви працівників, організує їх прийом (зустріч) із керівником підприємства.
.Допомагає керівникові підприємства у застосуванні відповідних норм етикету та протоколу під час прийому службових осіб, відвідувачів та гостей.
.Регулює протягом робочого дня поїздки керівника підприємства.
.Супроводжує керівника підприємства під час його візитів, відряджень та поїздок, виконуючи постійні завдання та обов'язки, а також роботи, що випливають із конкретних обставин.
.________________________________________________________.
.________________________________________________________.. Права
Референт керівника підприємства має право:
1.Ознайомлюватися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
2.Вносити на розгляд керівника підприємства пропозиції по вдосконаленню роботи, пов'язаної з обов'язками, що передбачені цією інструкцією.
.В межах своєї компетенції повідомляти керівнику підприємства про всі виявлені недоліки в діяльності підприємства та вносити пропозиції щодо їх усунення.
.Вимагати та отримувати особисто або за дорученням керівника підприємства у керівників структурних підрозділів та фахівців інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.
.Залучати фахівців усіх структурних підрозділів до виконання покладених на нього завдань.
.Вимагати від керівника підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків.
.________________________________________________________.
.________________________________________________________.. Відповідальність
Референт керівника підприємства несе відповідальність:
1.За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
2.За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.
.За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним цивільним законодавством та законодавством про працю України.
._______________________________________________________.
.___________________________________________________.
УЗГОДЖЕНО
Керівник структурного підрозділу:________ (підпис)______________________ (ПІБ)"____" ____________ ____р.Начальник юридичного відділу:________ (підпис)______________________ (ПІБ)"____" ____________ ____р.З інструкцією ознайомлений:________ (підпис)______________________ (ПІБ)"____" ____________ ____р.
Додаток 2
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
с секретарем-референтом
(с испытанием; на неопределенный срок)
г. ______________
"___"________ ____ г.
__________, именуем__ в дальнейшем "Работодатель", в лице ____________, действующ____ на основании _________, с одной стороны, и _______________, именуем___ в дальнейшем "Работник", с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
. ПРЕДМЕТ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
.1. Работник принимается к Работодателю в организацию ____________ для выполнения работы по должности секретаря-референта.
.2. Работнику устанавливается испытательный срок - ______ месяца.
.3. Работник обязан приступить к работе с "___"________ ____ г.
.4. Настоящий трудовой договор вступает в силу с момента подписания его обеими сторонами и действует неопределенный срок.
.5. Работа у Работодателя является для Работника основным местом работы.
.6. Местом работы Работника является офис Работодателя, расположенный по адресу: _____________________.
. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
.1. Работник подчиняется непосредственно ______________.
.2. Работник обязан:
.2.1. Выполнять следующие должностные обязанности:
получать для руководителя информацию от работников подразделений, вызывать их по его поручению;
организовывать телефонные переговоры руководителя;
принимать и передавать телефонограммы, записывать в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводить их до его сведения;
осуществлять работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрацию), вести и оформлять протоколы таких заседаний;
следить за обеспечением руководителя и персонала канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя;
передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам;
вести делопроизводство, принимать поступающую корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым у Работодателя порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы;
следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
рассылать заявки партнерам, принимать ответы на заявки;
принимать документы на подпись руководителю;
организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив;
выполнять разовые поручения руководства;
исполнять другие обязанности, предусмотренные внутренним трудовым распорядком, должностной инструкцией и нормативными актами РФ.
.2.2. Для надлежащего выполнения должностных обязанностей Работник должен знать:
руководящие и нормативные документы, касающиеся ведения делопроизводства;
руководящий состав Работодателя и его подразделений;
правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов, персонального компьютера, правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
другую информацию, необходимую для надлежащего исполнения обязанностей.
.2.3. Соблюдать установленные Работодателем Правила внутреннего трудового распорядка, производственную и финансовую дисциплину, добросовестно относиться к исполнению своих должностных обязанностей, указанных в подп. 2.2.1 настоящего трудового договора.
.2.4. Беречь имущество Работодателя, соблюдать конфиденциальность, не разглашать информацию и сведения, являющиеся коммерческой тайной Работодателя.
.2.5. Не давать интервью, не проводить встречи и переговоры, касающиеся деятельности Работодателя, без разрешения его руководства.
.2.7. Способствовать созданию на работе благоприятного делового и морального климата.
.3. Работодатель обязуется:
.3.1. Предоставить Работнику работу в соответствии с условиями настоящего трудового договора. Работодатель вправе требовать от Работника выполнения обязанностей (работ), не обусловленных настоящим трудовым договором, только в случаях, предусмотренных законодательством о труде РФ.
.3.2. Обеспечить безопасные условия работы в соответствии с требованиями правил техники безопасности и законодательства о труде РФ.
.3.3. Оплачивать труд Работника в размере, установленном в п. 1.1 настоящего трудового договора.
.3.4. Выплачивать премии, вознаграждения в порядке и на условиях, установленных Работодателем, оказывать материальную помощь с учетом оценки личного трудового участия Работника в работе Работодателя в порядке, установленном положением об оплате труда и иными локальными актами Работодателя.
.3.5. Осуществлять обязательное социальное страхование Работника в соответствии с действующим законодательством РФ.
.3.6. Оплачивать, в случае производственной необходимости, в целях повышения квалификации Работника его обучение.
.3.7. Ознакомить Работника с требованиями охраны труда и Правилами внутреннего трудового распорядка.
.4. Работник имеет следующие права:
право на предоставление ему работы, указанной в п. 1.1 настоящего трудового договора;
право на своевременную и в полном размере выплату заработной платы;
право на отдых в соответствии с условиями настоящего трудового договора и требованиями законодательства;
иные права, предоставленные работникам Трудовым кодексом РФ.
.5. Работодатель имеет право:
поощрять Работника в порядке и размерах, предусмотренных настоящим трудовым договором, коллективным договором, а также условиями законодательства РФ;
привлекать Работника к дисциплинарной и материальной ответственности в случаях, предусмотренных законодательством РФ;
осуществлять иные права, предоставленные ему Трудовым кодексом РФ.
. УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА РАБОТНИКА
.1. За выполнение трудовых обязанностей Работнику устанавливается должностной оклад в размере _____ (_________) рублей в месяц.
.2. Работодателем устанавливаются стимулирующие и компенсационные выплаты (доплаты, надбавки, премии и т.п.). Размеры и условия таких выплат определены в Положении о премировании работников "______________", с которым Работник ознакомлен при подписании настоящего договора.
.3. В случае выполнения Работником наряду со своей основной работой дополнительной работы по другой должности или исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы Работнику производится доплата в размере __% оклада по совмещаемой должности.
.4. Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы в полуторном размере, за последующие часы - в двойном размере. По желанию Работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.
.5. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается в размере одинарной части должностного оклада за день или час работы сверх должностного оклада, если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере двойной части должностного оклада за день или час работы сверх должностного оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени. По желанию Работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
.6. Заработная плата Работнику выплачивается путем выдачи наличных денежных средств в кассе Работодателя (путем перечисления на счет Работника в банке).
.7. Из заработной платы Работника могут производиться удержания в случаях, предусмотренных законодательством РФ.
. РЕЖИМ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ВРЕМЕНИ ОТДЫХА
.1. Работнику устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье.
.2. Время начала работы: ____________.
Время окончания работы: ____________.
.3. В течение рабочего дня Работнику устанавливается перерыв для отдыха и питания с ___ час. до ____ час., который в рабочее время не включается.
.4. Работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью ___ (не менее 28) календарных дней.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у Работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного Работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск Работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с графиком отпусков.
.5. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам Работнику на основании его письменного заявления может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью, установленной трудовым законодательством РФ и Правилами внутреннего трудового распорядка "___________".
. СОЦИАЛЬНОЕ СТРАХОВАНИЕ РАБОТНИКА
.1. Работник подлежит социальному страхованию в порядке и на условиях, установленных действующим законодательством РФ.
. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ
.1. На период действия настоящего Договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством РФ, локальными актами Работодателя и настоящим договором.
. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения Работником своих обязанностей, указанных в настоящем договоре, нарушения трудового законодательства, Правил внутреннего трудового распорядка Работодателя, иных локальных нормативных актов Работодателя, а также причинения Работодателю материального ущерба он несет дисциплинарную, материальную и иную ответственность согласно трудовому законодательству РФ.
.2. Работник несет материальную ответственность как за прямой действительный ущерб, непосредственно причиненный им Работодателю, так и за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам.
.3. Работодатель несет материальную и иную ответственность согласно действующему законодательству РФ.
.4. В случаях, предусмотренных в законе, Работодатель обязан компенсировать Работнику моральный вред, причиненный неправомерными действиями и/или бездействием Работодателя.
. ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА
.1. Настоящий трудовой договор может быть прекращен по основаниям, предусмотренным действующим законодательством РФ.
.2. Во всех случаях днем увольнения Работника является последний день его работы.
. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
.1. Условия настоящего трудового договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат.
.2. Условия настоящего трудового договора имеют обязательную юридическую силу для сторон с момента его подписания сторонами. Все изменения и дополнения к настоящему трудовому договору оформляются двусторонним письменным соглашением.
.3. Споры между сторонами, возникающие при исполнении трудового договора, рассматриваются в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим трудовым договором, стороны руководствуются законодательством РФ, регулирующим трудовые отношения.
.5. Договор составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, один из которых хранится у Работодателя, а другой - у Работника.
. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН
Работодатель: ________________________________________________
Адрес: _______________________________________________________
ИНН _______________________, КПП ___________________________
Р/с __________________________ в _____________________________
БИК _________________________.
Работник: ____________________________________________________
паспорт: серия __________, N ________, выдан _________________
_______________ "___"__________ ___ г. код подразделения ________,
зарегистрирован(а) по адресу: __________________________________
. ПОДПИСИ СТОРОН
Работодатель: Работник:
______________/____________ _____________/___________