Официально-деловой стиль
САМАРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
Факультет Юриспруденция
Специальность “Юриспруденция”
Дисциплина: " Филология"
ЗАДАНИЯ НА ТЕМУ
Официально-деловой стиль
Выполнила:
студент
Искалиева Анар
Проверила:
профессор
Надежда
Алексеевна Илюхина.
Самара 2014
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
. Основные черты официально-делового
стиля.
. Охарактеризовать структуру и
языковые особенности 3-х жанров.
. 8-10 жанров деловых документов.
Жанры официально-делового стиля
. Предложения с предлогами. Используя
не менее 20 предлогов с разным значением.
.Типичные ошибки в оформлении деловых
текстов. Приведите примеры ошибочных написаний и их отредактированные варианты.
Заключение
Список литературы
Введение
Язык как социальное явление выполняет различные
функции, связанные с той или иной сферой человеческой деятельности. Важнейшие
общественные функции языка следующие: общение, сообщение, воздействие.
Для реализации этих функций исторически сложились и
оформились отдельные разновидности языка, характеризующиеся наличием в каждой
из них особых лексико-фразеологических, частично и синтаксических, средств,
используемых исключительно или преимущественно в данной разновидности языка.
Эти разновидности называются функциональными стилями речи.
В соответствии с названными выше функциями языка
выделяются следующие стили: разговорный (функция общения), научный и
официально-деловой (функция сообщения), публицистический и
литературно-художественный (функция воздействия).
Целью данной курсовой работы является рассмотрение
официально-делового стиля как функционального стиля русского языка.
Функция официально-делового стиля заключается в том,
что он придает изложению характер документа и тем самым переводит отраженные в
этом документе различные стороны человеческих отношений в ряд официально-деловых.
Актуальность курсовой работы определяется
необходимостью всестороннего изучения функциональных стилей русского языка
вообще и официально-делового стиля в частности, а также недостаточной
лингвистической изученностью официально-делового стиля - стиля деловой
переписки как одного из важнейших жанров современного документооборота.
. Основные
черты официально-делового стиля
Рассматривая само понятие "официально-деловой
стиль", необходимо отметить, что, прежде всего это язык делового общения,
который используется главным образом при составлении управленческих документов.
К нему в полной мере применимы нормы литературного языка, однако он обладает и
своими ярко выраженными особенностями.
В ряду книжных стилей официально-деловой стиль очерчен
наиболее четко. Он обслуживает правовую и административную деятельность при
общении в государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических
переговорах: деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и
функционирует в области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется
в текстах законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений,
распоряжений, актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках
юридического характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается
серьезным изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он
выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей
стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.
Деловой стиль ѕ это совокупность языковых средств,
функция которых ѕ обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е.
отношений, возникающих между органами государства, между организациями или
внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их
производственной, хозяйственной, юридической деятельности. И далее: «Широта
этой сферы позволяет различать по меньшей мере три подстиля (разновидности)
делового стиля: 1) собственно официально-деловой (канцелярский); 2) юридический
(язык законов и указов); 3) дипломатический»1.
Основные особенности официально-делового стиля - это
точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и
неясностей; сужение диапазона используемых речевых средств; языковой стандарт -
стремление к выражению мысли единообразным способом, применение для этого
готовых языковых формул-клише; высокая степень повторимости (частотность)
отдельных участков текстов документов. Названные черты отражаются в оформлении
деловых бумаг и документов: характере композиции, расположении частей текста,
выделении абзацев, рубрикации, шрифта и т.п.
Рассмотрим эти особенности.
Необходимыми качествами документов являются полнота и
своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача
составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие правовую
силу.
Ограничение типов языковых единиц, используемых в
деловых текстах, и общая регламентация формы документов обуславливают другую
важнейшую особенность деловой речи - высокую частотность отдельных языковых
форм на определенных участках текстов документов.
В документах, как правило, не допускается
использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они
не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными
словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно
в скобках). "Специальная лексика", наоборот, используется очень
широко. Это понятие связано с теми группами слов, которые относятся к
какой-либо профессии или роду деятельности. В специальную лексику включают
термины, профессионализмы и профессионально жаргонные слова.
Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той
или иной специальности общеупотребительны.
В официально-деловых текстах нельзя употреблять
архаичные канцеляризмы типа на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, по
получении таковых. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в
тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного
употребления или с помощью "узаконенных" терминов.
Профессионально-жаргонная лексика может
рассматриваться как форма профессионального просторечия. Употребление таких
слов допустимо лишь в особых условиях - для достижения стилистических,
изобразительных целей.
Рассматривая синонимы, необходимо помнить, что ошибки
при их употреблении нередко происходят оттого, что многозначное слово может
быть синонимично другому только в одном из своих значений. Например,
характерное для деловых текстов слово запрос в одном из значений синонимично
слову требование (обязательно в форме множественного числа): запросы/требования
покупателей. В то же время оно не имеет присущего слову требования значения
"норма, порядок, которым кто - что-либо должно соответствовать".3
В деловой речи ограничены возможности лексической
сочетаемости слов: служебное письмо - составляется (не пишется) и направляется
(не посылается), выговор - объявляется, порицание - выносится, оклад -
устанавливается и т.д.
Одним из распространенных недостатков официального
стиля является плеоназм - использование избыточных, ненужных с точки зрения
смысла слов. Например: тонкий нюанс - существительное "нюанс"
образовано от фр. nuance -оттенок, тонкое отличие; главная суть -
"суть" - это и есть главное.
Другой болезнью является тавтология. Это повтор
однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка
делает речь тяжелой и затрудняет понимание текста.
Примеры типичных для официальной речи тавтологий:
польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы;
адресовать в адрес и др. Эти словосочетания надо заменить другими: "польза
от применения чего-либо", "необходимо учитывать следующие
факторы", "направить в адрес".
Сопоставление деловых, научных, публицистических
(газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые
грамматические особенности официально-делового стиля.
. Преимущественное использование простых предложений
(как правило, повествовательных, личных, распространенных, полных).
Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из
односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах
документов (приказах, служебных письмах) - определенно-личные. В целях...
необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...;
Обращаем Ваше внимание... .
Из сложных предложений более распространены бессоюзные
и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными,
условными, причины и цели, а также конструкции типа …выполнили план, что
позволяет… Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (в связи с
отказом, по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления
сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными.
Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.
. Использование предложений с большим числом слов, что
обусловлено:
) распространенностью предложений, очень часты,
например, конструкции с последовательным подчинением однотипных падежных форм
(обычно форм родительного падежа). Назначение менеджера господина Головина на
должность главного финансиста экономического отдела поддержано всей
администрацией банка,
) обилием предложений с однородными членами (их число
даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более), крайним
случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа
постановляет 1.Определить… а)… б)… в)… 2. Организовать… а)… б)… в)… 3.
Назначить… причем каждая рубрика может быть любой сложности.
. Страдательный залог используется при необходимости
подчеркнуть факт совершения действия (предложение одобрено, документация
возвращена и т.п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо
указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической
ответственности.
. Использование нетипичных для других языковых стилей
способов словоизменения, например развитие форм множественного числа у отвлеченных
существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как закончить
строительством, принять с хорошим качеством и т.п. Несмотря на то, что подобные
обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует
избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного
словоупотребления.
В служебных документах часто применяются сокращенные
слова и аббревиации. Основной принцип сокращения - сокращенные слова и
аббревиации не должны осложнять понимание текста или вести к двойному
толкованию.
Другими особенностями официально-делового стиля
являются точность, императивность, объективность и документальность,
конкретность, официальность, лаконичность.
Языковые средства официально-делового стиля образуют
относительно замкнутую систему, основу которой составляют специфические единицы
трех уровней: лексического, морфологического и синтаксического.
Следует иметь в виду, что указанные изменения вносятся
лишь в актовую запись о рождении (в оба экземпляра). Свидетельство о рождении выдается
новое (прежнее уничтожается) (Комментарий к Кодексу о браке и семье Республики
Беларусь).
. Охарактеризовать структуру
и языковые особенности 3-х жанров
Термин «жанр» произошел от французского - вид, род.
Первые самостоятельные жанры появились в Нидерландах в 16 веке.
Исторический
жанр
Исторический жанр - это произведения искусства, в которых отражены
реальные исторические персонажи или события.
Мифологический
жанр
Мифологический жанр - это произведения искусства, в которых отражены
мифологические сюжеты.
Религиозный
Батальный
жанр
Батальный жанр - это произведения искусства, в которых отражены военные
эпизоды.
Художник, который пишет на батальные темы, называется баталистом.
Портрет
Портрет - это изображение человека в скульптуре, живописи и графике.
Портреты, написанные художниками, доносят до нас образы людей прошедших
эпох.
Пейзаж
Пейзаж - картина, в которой природа стала её главным содержанием.
Термин «пейзаж» (paysage) пришел из французского языка, что в переводе
означает «природа». Как самостоятельный жанр пейзаж возник в Голландии.
Пейзажная живопись разнообразна. Есть пейзажи, точно передающие те или
иные уголки природы, в других тонко передано состояние. Еще есть фантастические
пейзажи.
Натюрморт
Термин «натюрморт» произошел от французского слова, буквально означающего
«мертвая природа».
Натюрморты рассказывают нам не только о вещах, но и об их владельцах, об
их жизни, быте и привычках.
Бытовой жанр
Бытовой жанр - это картины, на которых отражены эпизоды из повседневной
жизни людей.
Жанры литературы - это исторически складывающиеся
группы произведений литературы, которые объединяет совокупность формальных и
содержательных свойств основанных на формальных признаках.
БАСНЯ - стихотворное или прозаическое литературное
произведение нравоучительного, сатирического характера. В конце басни
содержится краткое нравоучительное заключение - так называемая мораль.
БАЛЛАДА - это лиро-эпическое произведение, т. е.
рассказ, изложенный в поэтической форме, исторического, мифического или
героического характера. Сюжет баллады обычно заимствуется из фольклора.
БЫЛИНЫ - это героико-патриотические песни-сказания,
повествующие о подвигах богатырей и отражающие жизнь Древней Руси IX-XIII
веков; вид устного народного творчества, которому присущ песенно-эпический
способ отражения действительности.
ВИДЕНИЯ - это жанр средневековой литературы, который
характеризуется, с одной стороны, наличием образа «ясновидца» в центре
повествования и загробным, потусторонним, эсхатологическим содержанием самих
зрительных образов, явленных ясновидцу, - с другой.
ДЕТЕКТИВ - это преимущественно литературный жанр,
произведения которого описывают процесс исследования загадочного происшествия с
целью выяснения его обстоятельств и раскрытия загадки.
КОМЕДИЯ - вид драматургического произведения.
Отображает все уродливое и нелепое, смешное и несуразное, высмеивает пороки
общества.
КОМЕДИЯ НРАВОВ (комедия характеров) - это комедия, в
которой источником смешного является внутренняя суть характеров и нравов
высшего света, смешная и уродливая однобокость, гипертрофированная черта или
страсть (порок, недостаток). Очень часто комедия нравов является сатирической
комедией, которая высмеивает все эти человеческие качества.
ЛИРИЧЕСКОЕ СТИХОТВОРЕНИЕ (в прозе) - вид
художественной литературы, эмоционально и поэтически выражающий чувства автора.
МЕЛОДРАМА - вид драмы, действующие лица которой резко
делятся на положительных и отрицательных.
МИФ - это повествование, передающее представления
людей о мире, месте человека в нём, о происхождении всего сущего, о богах и
героях.
ОЧЕРК - самый достоверный вид повествовательной,
эпической литературы, отображающий факты из реальной жизни.
ПЕСНЯ, или ПЕСНЬ - самый древний вид лирической
поэзии; стихотворение, состоящее из нескольких куплетов и припева. Песни
подразделяются на народные, героические, исторические, лирические и т. д.
НАУЧНАЯ ФАНТАСТИКА - жанр в литературе, и других видах
искусства, одна из разновидностей фантастики. Научная фантастика основывается
на фантастических допущениях (вымысле) в области науки, включая различные виды
наук, такие как: точные, естественные, и гуманитарные науки.
НОВЕЛЛА - это основной жанр малой повествовательной
прозы, более краткая форма художественной прозы, нежели повесть или роман.
Автора рассказов принято именуют новеллистом, а совокупность рассказов -
новеллистикой.
ПОВЕСТЬ - средняя форма; произведение, в котором
освещается ряд событий в жизни главного героя.
ОДА - жанр лирики, который представляет собою
торжественное стихотворение, посвященное какому-либо событию или герою, или
отдельное произведение такого жанра.
ПОЭМА - вид лироэпического произведения; стихотворное
сюжетное повествование.
ПОСЛАНИЕ (эпистолярная литература) - это литературный
жанр, в котором используется форма «писем» или «посланий» (эпистол).
РАССКАЗ - малая форма, произведение об одном событии в
жизни персонажа.
СКАЗКА - это жанр литературного творчества, чаще всего
в сказках присутствует волшебство и различные невероятные приключения..
РОМАН - большая форма; произведение, в событиях
которого обычно принимает участие много действующих лиц, чьи судьбы
переплетаются. Романы бывают философские, приключенческие, исторические,
семейно-бытовые, социальные.
ТРАГЕДИЯ - вид драматургического произведения,
рассказывающего о несчастной судьбе главного героя, часто обреченного на
смерть.
ЭПОПЕЯ - произведение или цикл произведений,
изображающих значительную историческую эпоху либо большое историческое событие.
ЭЛЕГИЯ - лирический жанр, который содержится в
свободной стихотворной форме какую-либо жалобу, выражение печали, или
эмоциональный результат философского раздумья над сложными проблемами жизни.
ЭПИГРАММА - это небольшое сатирическое стихотворение,
высмеивающее какое-либо лицо или общественное явление.
ЭПОС - это героическое повествование о прошлом,
содержащее целостную картину народной жизни и представляющее в гармоническом
единстве некий эпический мир героев-богатырей.
ЭССЕ - это литературный жанр, прозаическое сочинение
небольшого объёма и свободной композиции.
Журналистика как любой род деятельности характеризуется прежде всего
результатами, или содержанием деятельности, которое, в свою очередь, напрямую
зависит от стремления и возможностей журналистов адекватно отражать жизнь в ее
разнообразнейших проявлениях. Между тем любое содержание всегда укладывается в
некую форму. Философы категорию формы трактуют как выражение внутренней связи и
способа организации, взаимодействия элементов и процессов как между собой, так
и с внешними условиями. Именно с этих позиций мы и рассмотрим наиболее общие,
формализованные признаки журналистского творчества.
Классификацию начнем с морфологических (греч. morphe - форма + logos - учение) признаков. Теория журналистики также изучает роды, виды и
жанры журналистских произведений. Причина такого деления кроется в многообразии
типов общественной практики человека, невероятном разнообразии окружающего нас
мира и творческих возможностей его отражения.
Итак, каждый род журналистики обладает специфическим способом отражения
реальности. И мы уже привыкли называть прессу, радио и телевидение средствами
массовой информации (СМИ). Здесь нет противоречия: используя различные способы
создания журналистских произведений, каждый род журналистики пользуется
различными средствами доставки этих произведений потребителю информации.
Газетчики печатают периодические издания. Радиожурналисты и тележурналисты
осуществляют вещание, но первые передают в эфир только звуковую информацию, а
вторые транслируют и звук, и изображение.
Каждый из родов массово-информационной деятельности содержит несколько
типов сообщений: публицистические, художественные, научные.
1. Научный тип сообщений предполагает особый язык и стиль:
однозначное, не вызывающее разночтений, изложение специфических научных
сведений. Используется в чисто научных изданиях, частично - в
научно-популярных, а также в научных статьях в массовой прессе. Причем, если в
научном журнале для описания понятий, экспериментов, явлений природы уместен язык
усложненный, то в массовой периодике об этих же понятиях и явлениях следует
говорить понятным и доходчивым языком. И об этом всегда должен помнить
журналист, занятый подготовкой материала, а также и его редактор.
2. Художественный тип сообщений, в отличие от научного,
характеризуется образностью языка, многозначностью понятий, умением обобщить
единичный факт, типизировать явление. Если в научных публикациях речь идет, по
преимуществу, об окружающем человека мире, то в художественных - вероятнее
всего, о самом человеке, о его внутреннем мире, об отношении к миру внешнему и
его восприятии отдельной личностью.
. Публицистика (от лат. publicus - общественный) - способ организации и распространения
социальной информации, род произведений, посвященных актуальным проблемам и
явлениям текущей жизни. Публицистика играет важную политическую, идеологическую
роль, влияя на деятельность различных социальных институтов и в целом на
общественное сознание.
Если говорить о видах журналистской деятельности, то здесь выделяют:
· информационную публицистику
· аналитическую публицистику
· художественную публицистику.
Понятно, что произведения каждого вида можно встретить в любом из родов
журналистики. Здесь в качестве наиболее существенного и устойчивого признака
следует считать меру типизации, уровень постижения конкретного жизненного
материала. Информация, фиксируя, - констатирует факты, аналитическая
публицистика - осмысливает и обобщает, художественное творчество - типизирует.
В свою очередь, каждый из журналистских видов подразделяется на жанры:
1. Информационные:
· Хроника - короткое сообщение без заголовка.
· Заметка - краткое сообщение в печати.
· Отчет - концентрированная подача какого-либо прошедшего
события, мероприятия.
· Интервью - предназначенная для печати беседа с каким-нибудь
лицом.
· Репортаж - жанр, оперативно и ярко «передающий» с места
события, специфической чертой которого является «эффект присутствия».
2.Аналитические:
· Статья - научное или публицистическое сочинение небольшого
размера.
· Обзор - сжатое сообщение о том, что объединено общей темой.
3.Художественно-публицистические:
· Очерк - малая форма художественной литературы, краткое
описание жизненных события (обычно социально значимых).
· Фельетон - газетная или журнальная статья на злободневную
тему с применением юмористических и сатирических приемов изложения.
· Памфлет - злободневное острое, обычно небольшое сочинение
обличительного, политического характера.
Каждый из жанров обладает немалым числом форм. Например, широко
распространенная разновидность интервью - пресс-конференция. Протокольный
репортаж с официального события называется отчетом. Иногда в отдельный жанр
выделяют произведения инвестигейтивной (от англ. investigate - расследовать) журналистики, его
так и называют - расследование. Ток-шоу на телевидении родились из обычной
беседы, но превратились в самостоятельный жанр, имеющий черты как
аналитической, так и художественной публицистики. К художественной
публицистике, безусловно, относятся многочисленные телеигры, многие
развлекательные передачи на радио и ТВ.
Изобразительное искусство - пространственное, не растянуто во времени.
Оно требует двух- или трехмерного пространства. Хотя в наше время благодаря
техническим возможностям появился вид искусства, включающий временное
пространство (видеоарт).
Изобразительное искусство отражает действительность с помощью зрительных
образов:
многообразие окружающего мира;
мысли и чувства человека.
Это способ познания окружающего и себя самого.
Для этого художник использует обобщение и воображение.
Виды изобразительного искусства:
Архитектура
Живопись
Графика
Скульптура
Декоративно-прикладное искусство
Театрально-декорационное искусство
Архитектура - это искусство постройки зданий и сооружений для жизни и
деятельности людей.
Слово «архитектура» произошло от греческого «Архус» - главный, высший;
«Тектонико» - строительство.
Требует трехмерного пространства.. Имеет еще и внутреннее пространство -
интерьер.
Живопись - это вид изобразительного искусства, произведения которого
создаются с помощью красок (темпера, масляные краски, акрил, гуашь, …).
Графика - это вид изобразительного искусства, включающий рисунок и
печатные изображения. «Графо» - пишу, рисую, черчу.
Рисунки выполняются карандашом, тушью, сепией, сангиной…
Печатные изображения - гравюры, литография, ксилография, монотипия.
Графика делится на станковую, книжную и прикладную.
На грани живописи и графики стоят акварель, гуашь и пастель.
Первые произведения графики - наскальные росписи первобытного искусства.
В Древней Греции графическое искусство было на высочайшем уровне -
вазопись.
Скульптура
Термин произошел от латинского «sculpere» - вырезать, высекать.
В отличие от живописи и графики, в скульптуре присутствует объем.
Скульптура - это объемное изображение.
Материалы: кость, камень, дерево, глина, металл, воск…
Скульптура - один из самых древних видов искусства.
Первые скульптурные произведения являлись идолами, оберегами, изображали
древних богов.
Различаются круглая скульптура (осматриваемая с разных сторон) и рельеф
(высокий, средний, низкий, контррельеф).
Скульптура делится на виды: станковую и монументальную (памятники,
монументы) и монутентально-декоративную (архитектурное убранство).
Декоративно-прикладное
искусство (ДПИ)
В каждом доме живут и служат нам различные предметы. И если их коснулась
рука художника, ювелира или народного умельца, то они становятся произведением
декоративно - прикладного искусства. Термин появился в 18 в. от французского
слова «декор» - украшение везде.
Прикладное означает то, к чему приложено умение, искусство.
Дизайн
Начиная с первобытного периода можно проследить развитие этого вида
искусства.
Театрально -
декорационное искусство
Этот вид искусства включает в себя создание декорации, бутафории,
костюмов, грима.
3. 8-10 жанров деловых
документов. Жанры официально-делового стиля
Жанры официально-делового стиля как и других стилей, -
определенные "относительно устойчивые тематические, композиционные и
стилистические типы" произведений" (М.М. Бахтин). В
официально-деловом стиле (сравнительно, например, с научным стилем) жанр
является сильно действующим фактором, т.е. жанровые стилистические различия
текстов деловой речи выражены явно и определенно.
Из таблицы видно, что жанровое расслоение в оф.-д. с.
представляет собой весьма сложную и разветвленную картину. При этом выделенные
группы текстов могут функционировать в тех или иных формах речи (устной или
письменной). Так, законодательные тексты предписывающего типа реализуются лишь
в письменной форме, тогда как тексты-ходатайства и тексты информирующего типа
лишь в устной. Административные же тексты всех видов встречаются как в
письменной, так и в устной форме.
Таблица. Жанры официально-делового стиля
Жанровые особенности оф.-дел. текстов обусловлены
типовыми целеустановками, которые реализуют тот или иной вид деятельности в
определённой сфере. Так, деятельность по предписанию может осуществляться как
указание на юридическую ответственность, наступающую при определенных
обстоятельствах и условиях, или как требование выполнения тем или иным
должностным лицом необходимых действий, как установление порядка и способа
выполнения действий и т.д. Ходатайство, обращенное к компетентным органам,
структурам, должностным лицам, осуществляется как просьба, жалоба, претензия,
предупреждение, напоминание, опровержение, запрос, предложение и т.д.
Информирование осуществляется как констатация, удостоверение, описание,
перечисление и т.д.
Каждая из перечисленных целеустановок реализуется
более или менее привычным образом некоторой совокупностью нормативно-правовых
коммуникативных действий. Следовательно, жанровая форма предстает как
закрепленный социальным опытом, многократно используемый способ реализации
авторского замысла (общей цели) набором коммуникативных действий (В.А.
Салимовский). Применительно к Ж.оф.-д.с. это означает, что выполнение той или
иной целеустановки осуществляется с помощью реквизитов (совокупностью
формальных элементов документа), регламентируемых законодательством
(гражданским или уголовным кодексом - в документах юрисдикционной сферы),
устанавливаемых этикетными нормами (в письмах), расположенных по определенной,
закрепленной ГОСТом схеме (в документах административной сферы). Тем самым
отличительной специфической чертой Ж.оф.-д.с. является их жесткая
стандартизация, форма.
Этот набор реквизитов передается регламентированными
языковыми средствами, что приводит к использованию устойчивых, клишированных
выражений и синтаксических конструкций, проверенных долголетней практикой.
Такая стандартизированность текста особо характерна для административных
жанров, достаточно изученных стилистами, что позволяет вырабатывать
практические рекомендации по составлению этих документов. Интерес
исследователей к названным жанрам объясняется масштабами их проникновения в
речевую практику различных сфер деятельности.
Оф.-дел. письменные тексты различаются также по
способу синтаксической организации речи, ее пространственно-графическому
оформлению: 1) традиционная линейная запись связной речи (закон, автобиография,
договор, приговор, обвинительное заключение и др.); 2) трафарет - традиционная
линейная запись, содержащая пробелы, которые заполняются переменной информацией
(протоколы, справки, чеки, контракты); после заполнения пробелов запись
воспринимается в целом как линейная; 3) анкета - перечень заранее
подготовленных вопросов и ответов на них (личный листок по учету кадров,
заявление абитуриента); 4) таблица - совокупность данных, представленных в
словесной и цифровой форме и заключенных в графы по вертикали и горизонтали
(отчеты, финансовые ведомости, табели и др.). В одном тексте свободно могут
сочетаться различные способы подачи информации.
Широкое распространение нелинейных текстовых форм,
содержащих помимо заранее напечатанной постоянной информации пробелы и графы
для заполнения их сведениями переменного характера (названиями организаций,
фамилиями, датами, суммами, денежными единицами и т.п.), объясняется наличием
типовых ситуаций делового общения, в которых в соответствии с коммуникативной
целеустановкой используются документы строго определенных жанров. Их
тиражирование позволяет составителям экономить усилия и время. Особенно
разнообразны такого рода административные письменные тексты (банковская и
бухгалтерская, товаросопроводительная документация).
В соответствии с определенной коммуникативной
целеустановкой, функцией документа, связанного с реализацией того или иного
вида деятельности, определяется характер изложения, строй и тон речи, ее
стилевые качества, отбор языковых и речевых средств. В Ж.оф.-д.с. в силу
различных экстралингвистических обстоятельств в разной степени выражены
стилевые черты (см.) данного стиля. Так, в текстах предписывающего типа в
большей степени востребованы императивность изложения и точность выражения,
которые способствуют "безотказной" реализации регулировочной функции
права. Поскольку в этих документах фиксируются отношения между государством и
гражданами как некой совокупностью, общностью, постольку этим текстам присущ
неличный характер изложения.
Текстам-ходатайствам, наряду с императивностью,
свойственна личностность изложения, нехарактерная для других текстов оф.-д.с.,
так как в этих документах отражаются отношения между юридическими лицами,
представителями администрации, с одной стороны, и отдельными гражданами, с
другой.
Для информирующих текстов характерна подчеркнутая,
акцентированная констатация, способствующая отражению стадий применения законов
в практике правоохранительных органов или состояния дел в том или ином случае.
При этом в значительно меньшей степени выражена императивность. Рассмотрим
особенности отдельных Ж.оф.-д.с. в соответствии с представленной в таблице
классификацией.
Юрисдикционные документы (письменной формы речи) -
индивидуальные правовые акты, оформляющие применение правовых норм в конкретных
жизненных ситуациях (гражданских, уголовных и арбитражных делах). Среди них
можно выделить несколько групп: 1) документы-предписания, типовое содержание
которых состоит в отражении решения какого-либо процессуального вопроса; 2)
документы-письма (кассационные жалобы, кассационные протесты, поручения, подписки,
обязательства и др.), содержащие ходатайства; 3) информирующие документы -
протоколы (показаний, осмотров, обысков и т.д.), фиксирующие ход и результаты
процессуальных действий, осуществляемых следователем, лицом, производящим
дознание, при расследовании уголовных и гражданских дел, а также арбитражным
судом при разбирательстве арбитражных дел.
Из первой группы рассмотрим приговоры и обвинительные
заключения.
Приговор - документ, целевая установка которого
зафиксировать решение, вынесенное в судебном заседании по вопросу виновности
подсудимого (обвинительный) или его невиновности (оправдательный), а также о
применении или неприменении к нему определенного наказания. Документ состоит из
трех частей: 1) вводной, содержащей изложение обстоятельств вынесения
приговора; 2) основной, включающей описание преступного деяния и доказательство
его совершения; 3) заключительной, резолютивной.
Первая часть, раскрывающая обстоятельства вынесения
приговора, синтаксически организована в одно предложение и распространена: а)
обстоятельствами времени (сообщающими о дате вынесения приговора), места
(сообщающими о местонахождении суда, постановившего приговор), б) рядом
однородных определений, содержащем данные о подсудимом; в) определением,
которое содержит ссылку на статью того уголовного закона, в нарушении которого
обвиняется подсудимый.
Основная часть документа включает следующий набор
реквизитов: а) описание преступного деяния, признанного доказанным; б)
изложение доказательств, на которых основаны выводы суда, или доказательства,
послужившие основанием для оправдания судом; в) указания на обстоятельства,
смягчающие или отягчающие ответственность, или мотивов, объясняющих, почему суд
отвергает доказательства, на которых построено обвинение. При описании
преступных действий используются глаголы и глагольные формы, темпоральные
единицы и языковые средства, указывающие на место совершения преступления.
В резолютивной части нейтрально-констатирующий тон
основной части заменяется директивным, здесь излагаются: а) решение суда
(обвинение или оправдание); б) вид и размер наказания или указание об отмене
меры пресечения; в) решение по предъявленному гражданскому иску или решение о
возмещении ущерба; г) решение вопроса о вещественных доказательствах, о
распределении судебных издержек, порядка и срока кассационного обжалования и
опротестования приговора. Эта часть документов организована рубрикацией,
содержание решения передается инфинитивными предложениями.
Обвинительное заключение - процессуальный документ,
составляемый по завершении предварительного расследования, цель которого -
обоснование вывода следователя (органа дознания) о достаточности данных для
предания суду обвиняемого. Жанровую форму документа составляют три речевых
действия: 1) изложение существа дела; 2) анализ собранных доказательств; 3)
формулировка обвинения.
В описательной части излагается сущность дела: место и
время совершения преступления, его способы, мотивы, последствия и др.
существенные обстоятельства; сведения о потерпевшем, а также доказательства,
которые подтверждают наличие преступления и виновность обвиняемого; доводы,
приводимые обвиняемым в свою защиту, и результаты проверки его доводов. В
резолютивной части приводятся сведения о личности обвиняемого и излагается
предъявленное обвинение с указанием статьи или статей закона, предусматривающих
данное преступление.
Логическая композиция описанных документов составляет
чередование стандартного и свободного текста. Стилистические особенности
документов определяются характером излагаемой информации: событийная информация
передается описанием фактических обстоятельств дела (указанием на место, время,
действующих лиц и их действия); констатирующая информация выражается
клишированными конструкциями, вводящими в ситуацию и указывающими на
процессуальные действия и их обоснование; предписывающая информация -
побудительно-императивными конструкциям.
В правовой сфере широко используются также устные
тексты - допросы, опросы, судебные речи (см. судебное красноречие).
Административные документы (деловое досье фирмы) - это
набор необходимых документов, регулирующих отношения как внутри фирмы, так и за
ее пределами, с другими предприятиями.
Нередко документы служат письменным доказательством
при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Документирование информации
осуществляется в порядке, который устанавливается органами государственной
власти, ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию
документов. В управленческой деятельности используются разнообразные документы,
рукописные, машинописные, составленные на компьютере, полученные по телефаксу,
электронной почте и т.д.
Документы обладают многими функциями, среди которых
следует выделить коммуникативную, позволяющую поддерживать внешние связи
предприятий и организаций, и юридическую, позволяющую использовать деловые
бумаги в качестве доказательств при рассмотрении спорных вопросов. Ряд
документов уже изначально наделен юридической функцией: это договорная
документация, правовые акты государственного управления, нотариально заверенные
документы и др.
У каждого жанра существует официально принятая, а чаще
утвержденная ГОСТом форма, или сумма реквизитов, а также схема их расположения,
что придает им правовую значимость. В соответствии с жанром делового текста
регламентируются и языковые средства, что приводит к использованию устойчивых,
клишированных выражений и синтаксических конструкций, проверенных долголетней
практикой.
Документы сферы управления можно разделить на
следующие группы: 1) директивные и информационно-инструктивные: законы, указы,
постановления, подзаконные акты, методические указания, инструкции вышестоящих
органов; 2) внутренние распорядительные документы (обычно называемые
организационно-распорядительными): уставы, приказы, распоряжения, учредительные
договоры, решения, докладные и объяснительные записки, справки, письма и факсы
и т.д.; 3) документы по личному составу, регулирующие трудовые отношения:
приказы о приеме, увольнении, переводе и т.д., заявления, характеристики,
табели и графики, трудовые книжки, учетные личные карточки, личные дела (данные
документы важны, поскольку с их помощью осуществляется право человека на труд,
пенсионное обеспечение и т.д.); 4) финансово-бухгалтерские документы, с помощью
которых, независимо от форм собственности, ведется установленный государством
учет и отчетность (в них отражаются операции фирмы: затраты и расходы, доходы,
прибыль, расчеты с поставщиками, клиентами, бюджетом): балансы, различные акты,
счета, бизнес-планы, ведомости, платежные поручения, бухгалтерские книги и т.д.
Очевидно, что описать каждый из названных жанров
невозможно; охарактеризуем несколько наиболее распространенных, повседневно
актуальных жанров.
При приеме на работу и знакомстве работодателя с
кандидатом на вакантное место требуется ряд документов: заявление, автобиография,
резюме.
Заявление - документ-ходатайство, содержащий просьбу/предложение (в
некоторых случаях их краткую аргументацию) какого-либо лица и адресованный
организации или должностному лицу учреждения. В заявлении используются
клишированные синтаксические конструкции: 1) выражающие просьбу: прошу
(принять, разрешить, допустить и т.п.);Прошу Вашего разрешения (согласия) + на
что? (на зачисление и т.п.). 2) вводящие аргументацию: ввиду того что; в связи
с тем что, на основании того, что; потому что; так как; учитывая (что?)…
Автобиография - документ информационного типа, целевая установка которого
описать жизненный путь составителя текста. Пишется от руки, излагается в
произвольной форме от 1-го л. в хронологическом порядке и должен дать
представление о жизни, квалификации и общественно-политической деятельности
составителя. Жанровую форму составляет сообщение следующей информации: 1)
сведения о составителе (имя, отчество, фамилия, дата и место рождения, сведения
о родителях), 2) сведения об образовании (когда и где учился), 3) сведения о
трудовой деятельности (специальности, виды деятельности, последнее место
работы), 3) знаки отличия (награды, поощрения), 4) сведения о семье (семейное
положение, состав семьи, домашний адрес и телефон), 5) дата и подпись. Каждый
новый блок информации лучше начинать с определения времени и графически
обозначать абзацем.
Резюме (самохарактеристика) - составляемый при приеме на работу документ
информационного характера, целевая установка которого изложить сведения об
образовании и трудовой деятельности кандидата на вакантное место. Главные
принципы составления резюме - подчеркнуть все положительные сильные моменты и
сделать незаметными, насколько это возможно, отрицательные слабые стороны.
Правильно составленное резюме - рекламный проспект, призванный показать, что
собой представляет его податель и чем он лучше других. Сообщение неверных
сведений может стоить человеку репутации.
Сведения излагаются в "обратном" хронологическом порядке.
Обычно отмечается все, что имеет отношение к той специальности или должности,
на которую претендует соискатель. О местах работы сообщается в обратном порядке
с обозначением времени (сроков), мест, должностей, служебных обязанностей.
Затем отмечается то, что характеризует автора как работника, но не относится к
конкретным служебным обязанностям, например наличие водительских прав, умение
работать с компьютером, знание иностранных языков, наличие печатных трудов,
профессиональные навыки по другой специальности.
В случаях конфликтных ситуаций на предприятиях, выявлении каких-либо
нарушений, невыполнения указаний составляются докладные и объяснительные
записки.
Докладная записка - информационно-справочный документ, цель которого -
информирование о ситуации, каком-л. факте, о выполненной работе. Адресат - руководитель
подразделения или учреждения. Информация записки принимается им к сведению или
побуждает его к действию. Жанровую форму составляют два действия: 1) сообщение
негативных фактов, 2) изложение выводов и предложений. Тексту записки
предшествует заголовок, начинающийся с предлога о, например: О срыве занятий.
Текст подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии.
Объяснительная записка - документ, указывающий на причины, которые
привели к каким-либо нарушениям. Составляется в произвольной форме и по
структуре близка к докладной записке.
В докладной и объяснительной записках используются следующие
клишированные синтаксические конструкции: 1) вводящие констатирующую
информацию: Сообщаю Вам, что…; Довожу до Вашего сведения…; 2) выражающие
просьбу или предложение: Прошу, предлагаю + инфинитив (принять меры, выделить,
разрешить, допустить, перенести…); 3) объясняющие ситуацию: В связи с…;
Вследствие…
Достаточно распространены также исковые заявления - документы,
целеустановкой которых является разрешение в суде спорных вопросов, возникших в
отношениях работника и предприятия, клиента и служащих. Жанровую форму
составляют следующие реквизиты: 1) номинация конфликтующих сторон (истца с
указанием его адреса и ответчика); 2) изложение сути претензий, напр. "О
взыскании зарплаты". Текст заявления должен быть подтвержден
соответствующими документами (оформленными как приложения) и подписан
заявителем.
Деловые (служебные) письма, несмотря на новые, более быстрые, порой и
более надежные технологии, продолжают оставаться надежным каналом связи -
однонаправленным, непрерываемым. Входящая и исходящая корреспонденция занимает
значительное место в документообороте организаций; разнообразие П. позволяет
классифицировать их по различным признакам. Так, разделение корреспонденции на
деловую и коммерческую проводится по тематическому признаку. Дел. принято
считать П., оформляющие экономические, правовые, финансовые и т.п. виды
деятельности организаций, тогда как коммерческими считаются П., составляемые при
заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи,
сбыта и снабжения. Виды коммерческих П.: запросы, в которых содержатся просьбы
что-л. разъяснить; предложения (оферты) - заявления о желании заключить сделку
и ее конкретных условий; рекламации (претензии) - требования возместить убытки,
нанесенные в результате невыполнения или нарушения условий контракта другой
стороной. Инициативные коммерческие П. требуют обязательного ответа.
Дел. П. в соответствии с назначением могут быть гарантийными,
сопроводительными, информационными, рекламными, содержащими просьбы, запросы,
приглашения, напоминания, подтверждения, отказы и т.п. Осознанная адресатом
цель общения формулируется в виде языковой формулы - устойчивого оборота,
выражающего назначение послания. Ключевым словом в нем выступают глаголы
соответствующей семантики: просим, сообщаем, напоминаем и др., напр.: Просим
Вас…; Мы будем благодарны (Вам), если Вы…; Напоминаем, что…; Считаем
необходимым еще раз обратить Ваше внимание на…; Подтверждаем получение товара и
т.п.
Разделение служебных П. проводится также по признаку адресата на обычные
и циркулярные, последние направляются из одного источника в несколько адресов:
как правило, подчиненных организаций.
Немаловажное значение в деловой переписке имеет речевой этикет. В
современных П. принято обращение Уважаемый господин!.., а в заключении: Заранее
благодарим за…; С уважением…
4. Предложения с предлогами.
Используя не менее 20 предлогов с разным значением
1. Евросоюз расширяет санкции в отношении туристической и
энергетической отраслей.
. Он высказал отрицательное мнение в сторону подозреваемого.
. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у
работодателя, работники имеют право на полную информацию об их персональных
данных и обработке этих данных;
. Мы ожидаем, что в течение двух ближайших месяцев темпы бурения
значительно сократятся.
. Активный отдых в сопровождении гида.
. Жилье за счет частных застройщиков.
. По причине срочного отъезда я не могу завтра выйти на работу.
. Согласно приказу отправился в командировку.
. Искалиева заявила о спекуляциях со стороны всех игроков
валютного рынка.
. Министерство утвердило ограничения касательно числа участников
заседания.
. Я приеду независимо от обстоятельств.
. По мере подъёма в гору воздух становится чище и прозрачнее.
. Впредь до утверждения и введения в действие постановления, будем
молчать.
15. Госдума
перенесла срок вступления в силу закона о персональных данных
<http://top.rbc.ru/politics/10/12/2014/54883323cbb20fa1233f00e9>.
. Вход
в систему невозможен ввиду ошибки передачи данных.
. Инвалидность,
наступившая вследствие увечья полученных при защите семьи.
. Согласно
положению, Минобороны возглавляет министр, назначаемый на должность по
представлению президента.
. Вопреки
предсказаниям моего спутника, погода прояснилась.
. Изложены
применительно к инженерным дисциплинам основные положения патентных прав.
5. Типичные
ошибки в оформлении деловых текстов
К сожалению, составители деловой документации зачастую
допускают массу ошибок. Последние можно подразделить на следующие виды:
структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические,
технические.
Поскольку в качестве основного инструмента
информационного обмена между организациями выступает переписка, предлагаем
рассмотреть типичные ошибки при составлении документов на примерах деловых
(служебных) писем.
Структурные ошибки
Большое количество документов составлено так, как будто
их составители никогда раньше не писали деловых писем, не составляли отчетов,
актов, протоколов по соответствующим вопросам. Это, конечно, следствие
отсутствия разработанных типовых документов.
Вновь создаваемый документ не должен дублировать
другой, уже стандартизованный.
Какая необходимость в составлении письма,
удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если
существует форма командировочного удостоверения? Нет никакой нужды вводить
письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом, а
необходимую информацию изложить устно.
Не всегда оправдано сопроводительное письмо, особенно
в случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо на
отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс.
Источником структурных ошибок является неверное
построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы
каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре
делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия
приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок.
В связи с тем, что в бланке письма отведено
специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не
следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах,
дате отправления и теме письма. Нет необходимости указывать наименование
предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже
указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в верхнем левом углу
письма.
Синтаксические ошибки
Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в
предложении. В текстах деловых писем встречаются ошибки, свидетельствующие о
том, что их составители не знают правила порядка слов в русской письменной
речи. Как уже отмечалось, его информационная роль возрастает к концу
предложения. Рассмотрим три примера:
"Завод "Прогресс" выполнил план к 20
декабря". "К 20 декабря завод "Прогресс" выполнил
план". "К 20 декабря выполнил план завод "Прогресс".
В первом предложении содержится указание, к какому
сроку завод выполнил план. Во втором предложении констатируется, что завод план
выполнил. В третьем предложении указывается, какой завод (именно
"Прогресс") выполнил план.
Так, например, из предложения "Для определения
фонда оплаты в конце года уточняются расценки за продукцию" непонятно,
"расценки уточняются в конце года" или "расценки уточняются для
определения фонда оплаты в конце года".
По-видимому, это предложение должно быть составлено в
следующем виде: "Для определения фонда оплаты расценки за продукцию
уточняются в конце года".
Нарушение специфики употребления деепричастных
оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия,
происходящего одновременно или в связи с другим действием.
Используя это обстоятельство, через деепричастный
оборот можно передать различные этические моменты, такие как, например,
внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения,
заинтересованность в скорейшем завершении работы и т. д. Например:
"Внимательно рассмотрев представленный к
утверждению проект, Совет директоров считает... "
Пользуясь деепричастными оборотами, можно
сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного
управленческого решения. Деепричастным оборотом следует начинать, а не
завершать фразу. Например: "Учитывая... " " Считая...'
"Принимая во внимание...", "Руководствуясь..." и т. д.
Ошибки при употреблении деепричастных оборотов
нетрудно исправить, заменяя предложения с деепричастными оборотами
предложениями с обстоятельствами, выраженными сочетаниями слов, или
сложноподчиненными предложениями с обстоятельственными придаточными частями, а
также употребляя глаголы-сказуемые не в страдательном, а в действительном
залоге.
Неправильно:
"Изучая проблемы городского транспорта, учеными
были получены интересные результаты ". Правильно:
"При изучении проблем городского транспорта
ученые получили интересные результаты ". Или:
"Изучая проблемы городского транспорта, ученые
получили интересные результаты ".
Ошибки, возникающие в результате незнания структуры
сложного предложения. Трудно представить деловую письменную речь без
сложноподчиненных предложений. Совмещая просьбу и причины, побудившие
обратиться с просьбой, отказ и его убедительную аргументацию в рамках единой
конструкции, сложные предложения придают большую убедительность просьбе и
смягчают впечатление отказа, позволяют подчеркнуть важные смысловые оттенки,
привести аргументы, дать подробное обоснование основных положений и т. д.
Кроме того, использование союзов и союзных слов дает
возможность точно определить те смысловые отношения, которые наблюдаются между
отдельными частями развернутого высказывания.
При построении сложных предложений следует учитывать,
что наиболее употребительны сложные предложения с союзами "что; который;
если; вследствие того, что; при условии, чтобы; где; как".
Нередко составители деловых писем неоправданно
усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями
с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно
построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из
предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д.
Придаточные предложения могут быть заменены
синонимичными причастными и деепричастными оборотами. Этим достигается сжатость
и лаконизм текста. Например:
"Направляем Вам для сведения Основные положения
Единой государственной системы делопроизводства, одобренные Государственным
комитетом..." (вместо: "которые одобрены").
Неправильное использование предлогов. Наиболее частая
ошибка - неправильное использование предлогов. В деловой письменной и устной
речи получили большое распространение словосочетания с предлогом "о"
и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: "вопрос о
доверии; решение о кадрах; соглашение с..." и т. д. Однако наблюдаются
случаи неправильного использования предлога "о", что создает языковые
помехи. Например:
"Директор завода отметил о важности поставленной
проблемы ".
Правильно:
"Директор отметил важность поставленной проблемы
". "Это показывает о том, что мы терпимо относимся к недостаткам
".
Правильно:
"Это показывает, что мы терпимо относимся к
недостаткам ". "Цех нуждается в ремонте, о производстве которого мы
настоятельно требуем ". Правильно:
"Цех нуждается в ремонте, производства которого
мы настоятельно требуем ".
"Нет сомнений о том, что проводимая отделом
работа большая и важная ".
Правильно:
"Нет сомнений в том, что проводимая отделом
работа большая и ваэ/сная
Составители деловых писем нередко не различают
случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. Например: "В
наше предприятие распределены на работу молодые специалисты" (правильно:
"На наше предприятие").
Неправильное согласование в падеже. Составители
деловых писем часто допускают неправильное согласование в падеже. Наиболее
частым является неверное употребление существительного в родительном падеже
вместо дательного.
Неправильно:
"Согласно Вашей просьбы..." "Согласно
приказа..." "Согласнорешения...". Правильно:
"Согласно Вашей просьбе..." "Согласно
приказу..." "Согласнорешению...".
Слово "руководство" требует после себя не
родительного, а творительного падежа. Например, неправильно писать:
"Руководство производственной практики
осуществляется ведущими специалистами предприятия ".
Правильно:
"Руководство производственной практикой
осуществляется ведущими специалистами предприятия ".
Рассмотрим следующий пример:
"Институт ходатайствует о постоянной прописке в
г. Москве сотруднику Петрову H.A.".
В этом случае следует употребить слово
"сотрудник" в родительном падеже или использовать выражение:
Морфологические ошибки
Согласование определений. Если определение относится к
имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным
словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик.
Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте.
Если определение относится к сочетанию личного имени и
приложения типа "директор завода т. Иванова", определение обычно
согласуется с ближайшим именем существительным: "наш начальник цеха
Петрова"; "старший инженер т. Яковлева"; "новый лаборант
Серова".
Отступление от этого правила наблюдается в тех
случаях, когда определение выражается причастием:
"выступившая на собрании заместитель декана по
научной работе доцент Сидорова"...; "принимавшая участие в разработке
проекта старший научный сотрудник Алексеева"....
Ошибки при употреблении полной и краткой формы имен
прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы
имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные
формы прилагательных (в форме именительного падежа) в подобных текстах
оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.
Неправильно:
"Выводы комиссии обоснованные и справедливые
". "Решение об увольнении т. Иванова незаконное".
"Изменение графика отпусков работников отдела неэ/селательное "Данное
решение обязательное для исполнения ".
Правильно:
"Выводы комиссии обоснованны и справедливы
". "Решение об увольнении т. Иванова незаконно ".
"Изменение графика отпусков работников отдела неэ/селательно "Данное
решение обязательно для исполнения ".
В случае употребления форм кратких имен прилагательных
на "-ен" и "-енен" следует учитывать, что в
официально-деловой речи предпочтительно употребление форм на "-енен".
Правильно:
"Окончательный результат тождественен
предварительным расчетам ".
"Каждый член бригады ответственен за качество
продукции
Ошибки при употреблении количественных имен числительных
При употреблении количественных числительных в деловых
письмах, а также в конкурентах письма - телефонном разговоре, деловой беседе,
при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все
количественные имена числительные склоняются; при этом изменяются все части
сложных и составных числительных: до семисот рублей, с семьюстами семьюдесятью
семью рублями и т. д.
Не склонение или неполное склонение сложных и
составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением
норм официально-деловой письменной речи.
Как уже отмечалось, в текстах количественные имена
числительные, как правило, записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать
возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения
в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их
словесные варианты, разумеется, в соответствующих падежных формах:
"На завод было доставлено до 777 т (семисот
семидесяти семи тонн) металлолома
"Депутат встретился с 777 (семьюстами
семьюдесятью семью) рабочими завода ".
Лексические ошибки
Неправильное использование слов и терминов. Основное
количество ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Природа их кроется
в ряде случаев в недостаточной грамотности некоторых адресантов.
Ничем иным нельзя объяснить следующие фразы:
"Обеспечьте детсаду постоянную няню и шестимесячную уборщицу ".
"Отметить хорошее состояние ул. Витебское шоссе с
присуждением ей денежной премии 200руб. ".
Можно ли, исходя из этих документов, принять толковое
решение? Порой авторы документов не считают нужным подобрать правильный термин.
Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова
бывают знакомы лишь узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется
обязательная расшифровка их в тексте.
Расшифровывать нужно и термины, которые в разных
отраслях промышленности имеют различное значение, например:
"редуктор" в химической промышленности означает "приспособление
для снижения давления газа", а в машиностроении - "приспособление,
снижающее скорость вращения валов".
Стремление придать словам большую значимость
выливается в "терминологическую игру", приводящую к разнообразным
ошибкам. Часто встречаются обороты, которые в стилистике именуются расщеплением
сказуемого: вместо "премировать" пишут "производить
премирование", вместо "монтировать" - "производить
монтаж", вместо "внедрить" - "осуществить внедрение".
В одном из документов находим:
"Приказываю разрешить приглашение для чтения
лекций одного или двух специалистов".
Зачем понадобилось отглагольное существительное
"приглашение"?
В деловых письмах очень много отглагольных
существительных с окончанием на "-ание", "-ение", придающих
речи ярко выраженный канцелярский характер.
Нередко также встречаются образованные по их образцу
слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например,
несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл
таких часто употребляемых слов, как "недополучение",
"недовыполнение" или (что вообще трудно вообразимо) "недоперевыполнение"?
Неуместное или неоправданное употребление иностранных
слов. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за
которыми уже закреплен русский эквивалент.
Например, пишут:
"срок выполнения может быть пролонгирован"
вместо "продлен"; "презентовать" вместо
"представить".
При использовании иностранного слова необходимо точно
знать его смысл. Например, неверно предложение:
"Эффективность режима экономии во многом зависит
от того, насколько лимитируются финансовые расходы".
Слово "лимит" означает "предельная
норма". Лимитируются средства, а не расходы, т. е. дается предельная норма
денежных средств, в пределах которых осуществляются те или иные расходы.
Употребление нескольких слов с одним и тем же
значением (конвенция - условие, экстраординарный - особенный) часто затрудняет
работу с документами, особенно при обработке их на машине.
Неправильное употребление иноязычной лексики, как
правило, ведет к тавтологии.
Тавтологией называются смысловые повторы, которые
возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокорен-ные слова:
польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие
факторы; данное явление полностью проявляется в условиях.... Тавтологические
повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие,
поскольку привлекают к себе особое внимание.
В следующих примерах иностранные слова привносят
нежелательные ассоциации:
"Новый станок - настоящий ас среди своих
собратьев".
"Во время испытаний новое устройство сохраняло
свой приоритет".
Заимствование иностранных слов - закономерный путь
обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово,
если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной
лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между
собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.
Плеоназмы. Плеоназмом (греческое pleonasmos -
излишество) называется частичное совпадение значения слов, образующих
словосочетание: памятный сувенир (сувенир - подарок на память), передовой
авангард (авангард - те, кто идет впереди), совместное сотрудничество
(сотрудничество - совместная работа, совместное решение проблем).
Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в
слове "индустрия" уже заключено понятие "промышленная");
форсировать строительство ускоренными темпами (форсировать - и так означает
вести ускоренными темпами); потерпеть полное фиаско (фиаско и есть полное
поражение). Как отмечалось выше, одной из причин плеоназма является неправильное
употребление иностранной лексики.
Тем не менее, можно указать не один случай, когда
оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осторожности.
Например, неправильно:
"прейскурант цен" (прейскурант - перечень
цен), однако допустимы выражения типа "прейскурант розничных цен",
"прейскурант местных цен", в рамках которых понятие цены
конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. Неправильно:
"своя автобиография" (автобиография - описание собственной жизни).
Не различение слов-паронимов. Смысловая точность речи
- одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую
ценность делового письма. Неправильно выбранное слово может исказить фразу или
придать тексту нежелательный оттенок. Речевой ошибкой, связанной с незнанием
значения слова, является не различение слов-паронимов.
Паронимами называются близкие по звучанию родственные
слова, различающиеся значением: гарантийный - гарантированный;
поместить - разместить; проводить - производить;
оплатить - заплатить и т. д.
Часто составители деловых писем путают значение слов
"командированный" и "командировочный". Слово
"командированный" образовано от глагола "командировать" и
имеет значение "лицо, посланное в командировку".
Например, "командированный специалист".
Однако часто вместо слова "командированный" употребляется слово
"командировочный". Слово "командировочный" образовано от
имени существительного "командировка" и обозначает предметы и
обстоятельства, связанные с этим понятием: "командировочное
удостоверение", "получить командировочные". Слово
"командировочный" не может относится к человеку, это - ошибка.
Иногда составители деловых писем путают многозначные
глаголы "представить" и "предоставить". Глагол
"представить" имеет значения: предъявить, сообщить (представить список
необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо
(представить коллективу нового сотрудника).
Глагол "предоставить" имеет значения: отдать
в чье-либо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать
право, возможность сделать, осуществить что-либо (предоставить отпуск,
предоставить слово, предоставить решение вопроса коллективу завода).
Например:
"Ваш институт должен представить список
сотрудников, желающих принять участие в конференции".
Заключение
В заключении подведем основные итоги курсовой работы.
В ряду книжных стилей официально-деловой стиль очерчен наиболее четко. Он
обслуживает правовую и административную деятельность при общении в
государственных учреждениях, в суде, при деловых и дипломатических переговорах:
деловая речь обеспечивает сферу официально-деловых отношений и функционирует в
области права и политики. Официально-деловой стиль реализуется в текстах
законов, указов, приказов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений,
актов, в деловой переписке учреждений, а также в справках юридического
характера и т.п. Несмотря на то, что этот стиль подвергается серьезным
изменениям под влиянием социально-исторических сдвигов в обществе, он
выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей
стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью.
Анализ показал, что стандартные синтаксические обороты, клишированные
выражения, структурно-композиционные особенности и т.д. являются результатом
внутриязыкового отбора, использования тех структурно-синтаксических
возможностей языка, которые наилучшим образом отвечают задачам, стоящим перед
деловым письмом. И именно эти черты, возникшие под влиянием
экстралингвистических факторов и вследствие внутренних закономерностей
языкового развития, определяют лицо жанра деловой переписки, отграничивая его
от других жанров официально-делового стиля и сохраняя свою тематическую и
жанровую прикрепленность на протяжении десятилетий.
Это связано также и с тем, что область функционирования деловой корреспонденции,
как одного из многочисленных проявлений официально-делового стиля - это
правовая сфера. Именно этот фактор определяет структуру и тип содержания
деловой речи. Деловое письмо является пограничным явлением между юридическим
документом и частной перепиской. Характерной чертой, отличающей его от
собственно документа, является отсутствие единой модальности. В письме может
говориться о самых разных вещах. Вместе с тем правовая сущность
официально-деловой переписки, где корреспонденты выступают как субъекты
правоотношений, предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык, то
есть способы языкового выражения напрямую соотносятся с внеязыковой
действительностью. Именно право отражает и фиксирует общественную жизнь в виде
устойчивых формул и аргументаций, что налагает свой отпечаток на структурные
особенности всего официально-делового стиля в целом.