Автоматизация процесса бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей
Министерство образования и науки РФ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего профессионального образования
Волгоградский Государственный
Технический Университет
Кафедра «Системы автоматизированного
проектирования и поискового
конструирования»
Семестровая работа
по дисциплине «Проектирование АСОиУ»
на тему: «Автоматизация процесса
бухгалтерского учета товарно-материальных ценностей»
Выполнил: студент группы АУЗ-361с Тюляева И.А.
Проверил: кандидат технических наук, доцент Щербаков М.В.
ВОЛГОГРАД 2013
Содержание
1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
.1
Полное наименование системы и ее условное обозначение
.2
Наименования организации-заказчика и организаций-участников работ
.3
Перечень документов, на основании которых создается система
.4
Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы
.5
Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию
системы
.6
Перечень нормативно-технических документов, методических материалов,
использованных при разработке ТЗ
НАЗНАЧЕНИЕ
И ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ
.1
Назначение системы
.2
Цели создания системы
ХАРАКТЕРИСТИКА
ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ
ТРЕБОВАНИЯ
К СИСТЕМЕ
.1
Требования к системе в целом
.2
Требования к функциям (задачам), выполняемым системой
.3
Требования к видам обеспечения
СОСТАВ
И СОДЕРЖАНИЕ РАБОТ ПО СОЗДАНИЮ (РАЗВИТИЮ) СИСТЕМЫ
ПОРЯДОК
КОНТРОЛЯ И ПРИЕМКИ СИСТЕМЫ
.1
Виды, состав, объем и методы испытаний системы
.2
Общие требования к приемке работ по стадиям
.3
Статус приемочной комиссии
ТРЕБОВАНИЯ
К СОСТАВУ И СОДЕРЖАНИЮ РАБОТ ПО ПОДГОТОВКЕ ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ К ВВОДУ
СИСТЕМЫ В ДЕЙСТВИЕ
ТРЕБОВАНИЯ
К ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ
ИСТОЧНИКИ
РАЗРАБОТКИ
Приложение А
Приложение В
1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Полное наименование системы и
ее условное обозначение
автоматизация учет товарный
материальный
Автоматизация процесса бухгалтерского учета товарно-материальных
ценностей (ТМЦ). Далее в документе используется краткое обозначение системы -
АСБТМЦ.
1.2 Наименования организации-заказчика и организаций-участников работ
Заказчиком системы является кандидат технических наук, доцент кафедры
САПРиПК Щербаков Максим Владимирович.
Исполнителем является студент группы АУЗ-361с, Тюляева Инна
Александровна.
1.3 Перечень документов, на основании которых создается система
Разработка ведется на основании семестрового задания, выданного
преподавателем, по дисциплине «Проектирование АСОиУ».
1.4 Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы
Плановый срок начала работ по созданию АСБТМЦ - 1 ноября 2012 года.
Плановый срок окончания работ по созданию АСБТМЦ - 25 декабря 2012 года.
1.5
Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию
системы
Система передается в виде функционирующего комплекса на базе средств
вычислительной техники Заказчика и Исполнителя в сроки, установленные настоящим
ТЗ. Приемка системы осуществляется комиссией в составе уполномоченных
представителей Заказчика и Исполнителя.
Порядок предъявления системы, ее испытаний и окончательной приемки
определен в п.6 настоящего ЧТЗ. Совместно с предъявлением системы производится
сдача разработанного Исполнителем комплекта документации согласно п.8
настоящего ЧТЗ.
1.6 Перечень нормативно-технических документов, методических
материалов, использованных при разработке ТЗ
При разработке автоматизированной системы и создании
проектно-эксплуатационной документации Исполнитель должен руководствоваться
требованиями следующих нормативных документов:
- ГОСТ 19.201-78. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ
И ОФОРМЛЕНИЮ;
- ГОСТ 34.601-90. Комплекс стандартов на автоматизированные
системы. Автоматизированные системы. Стадии создания;
- ГОСТ 34.201-89. Информационная технология. Комплекс
стандартов на автоматизированные системы. Виды, комплексность и обозначение
документов при создании автоматизированных систем;
- РД 50-34.698-90. Методические указания. Информационная
технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы.
Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов.
2
НАЗНАЧЕНИЕ И ЦЕЛИ СОЗДАНИЯ СИСТЕМЫ
2.1 Назначение системы
Разрабатываемая автоматизированная система предназначена для комплексного
информационно-аналитического обеспечения процесса ведения бухгалтерских
операций по учету товарно-материальных ценностей, в частности исполнения
следующих процессов:
- формирование структуры складских подразделений;
- формирование и ведение справочника товарно-материальных
ценностей;
- отражение в учете поступления, выбытия и внутреннего
перемещения товарно-материальных ценностей;
- ведение первичной складской документации;
- учет возвратной тары;
- формирование первичной документации.
2.2 Цели создания системы
Основными целями создания АСБТМЦ являются:
- повышение эффективности исполнения процессов, перечисленных
выше, путем сокращения непроизводительных и дублирующих операций, операций, выполняемых
«вручную», оптимизации информационного взаимодействие участников процессов;
- повышение качества исполнения бухгалтерских решений за счет
- оперативности представления, полноты, достоверности и
удобства
- форматов отображения информации.
Для реализации поставленных целей система должна решать следующие задачи:
- ввод данных в справочник товарно-материальных ценностей новых
записей;
- редактирование существующих данных;
- формирование актов о приеме-передаче, списания
товарно-материальных ценностей;
- ввод данных в бланки деклараций;
- построение аналитических отчетов и выписок.
3
ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ
Описание процессов рабочего места.
Процесс приемки товарно-материальных ценностей.
Бухгалтер получает первичную документацию, содержащую перечень
хозяйственных событий поступления, перемещения и выбытия товарно-материальных
ценностей (ТМЦ), которые регистрируются путем ввода в информационную базу
документа «Поступление товаров и услуг». В соответствии с действующим
законодательством принадлежащие предприятиям торговли и общественного питания
товарно-материальные ценности закрепляются за соответствующими материально
ответственными лицами, на которые возлагаются прием, хранение, отпуск и учет
материальных запасов. Можно вести как партионный учет ТМЦ (товар, сырье,
п/фабрикат, топливо, зап.часть, стройматериал, инвентарь, тара, услуга) так и в
розничных ценах.
Рис. 1. Процесс приемки товарно-материальных ценностей
Таблица 1. Описание бизнес-процесса приемки/передачи товара.
Шаг бизнес-процесса
|
Описание
|
Исполнитель
|
1. Счет от поставщика
|
Бухгалтеру поступает счет
от поставщика ТМЦ
|
Бухгалтер
|
2. Проверка, закупка от плательщиков ли НДС
|
Проверка, платит ли
поставщик ТМЦ налог на добавленную стоимость или нет
|
Бухгалтер
|
3. Платежное поручение с НДС
|
При условии, что поставщик
является плательщиком НДС, формируется платежное поручение с учетом НДС
|
Бухгалтер
|
4. Платежное поручение без НДС
|
При условии, что поставщик
не является плательщиком НДС, формируется платежное поручение без учета НДС
|
5. Банковская выписка
|
Формирование банковской
выписки, отражающей факт перевода предоплаты поставщику
|
Бухгалтер
|
6. Проверка, закупка от плательщиков ли НДС
|
Проверка, платит ли
поставщик ТМЦ налог на добавленную стоимость или нет
|
Бухгалтер
|
7. Накладная с НДС
|
При условии, что поставщик
является плательщиком НДС, материальные ценности учитываются по цене
приобретения за вычетом НДС.
|
Бухгалтер
|
8. Накладная без НДС
|
При условии, что поставщик
не является плательщиком НДС, материальные ценности учитываются по цене
приобретения
|
Бухгалтер
|
9. Счет-фактура
|
Производится заполнение
счет-фактуры, являющейся основанием для принятия предъявленных сумм НДС
|
Бухгалтер
|
10. Запись в книгу покупок
|
Отображается приобретение
ТМЦ путем записи в книгу покупок.
|
Бухгалтер
|
Процесс списания/ перемещения товарно-материальных ценностей.
Бухгалтер получает первичную информацию о ТМЦ, если данных для списания
достаточно, производится списание/перемещение ТМЦ. На следующем этапе получаем
отчет о списании /перемещении ТМЦ, динамику расхода ТМЦ, отчет об остатках. На
схеме ниже представлено графическое описание данного процесса.
Рис. 2. Процесс списания товарно-материальных ценностей
Таблица 2. Описание бизнес-процесса списания/ перемещения ТМЦ
Шаг бизнес-процесса
|
Описание
|
Исполнитель
|
1. Обработка первичной документации
|
Бухгалтер просматривает
предоставленные документы. Подготавливает их для осуществления списания
|
Бухгалтер
|
2. Проверка достаточности данных для списания
|
Проверка, существует ли для
объекта ОС регистрационная карточка
|
Бухгалтер
|
3. Уточнение данных
|
Производится проверка
документов, выявление неточностей, их корректировка
|
Бухгалтер
|
4. Списание/ перемещение ТМЦ
|
Производится списание/
перемещение ТМЦ
|
Бухгалтер
|
5. Отчет о списании/ перемещении ТМЦ
|
Получение отчета о
списании/ перемещении ТМЦ
|
Бухгалтер
|
6. Динамика расхода ТМЦ
|
Получение отчета о динамике
расхода ТМЦ
|
Бухгалтер
|
7. Отчет о списании
|
Производится составление
отчета о списанном ТМЦ
|
Бухгалтер
|
Для определения количественных оценок эффективности были выделены
ключевые показатели эффективности. В соответствии с ними, были выделены объекты
автоматизации - операции, для которых выделены ключевые показатели
эффективности - они обозначены на схемах с префиксом «К» (К1, К2…).
Таблица 3. Ключевые показатели эффективности
КПЭ
|
Единица измерения
|
Алгоритм расчета
|
Идеальный показатель
|
Целевой показатель
|
К1. Скорость составления
платежного поручения
|
строк документа /час
|
K1=Nст*Tст
(Nст - кол-во строк, Tст - время
выполнения одной строки)
|
400
|
350
|
К2. Скорость составления
банковской выписки
|
строк документа /час
|
K2=Nст*Tст
|
300
|
200
|
К3. Скорость заполнения
накладной
|
строк документа /час
|
K3=Nст*Tст
|
400
|
360
|
К4. Скорость составления
счет-фактуры
|
K4=Nст*Tст
|
600
|
500
|
К5. Скорость внесения
изменений книгу покупок
|
строк документа /час
|
K5=Nст*Tст
|
300
|
300
|
4
ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ
4.1 Требования к системе в целом
Требования к структуре и функционированию системы
Перечень подсистем, их назначение и основные характеристики
Иерархия АСБТМЦ представлена на рисунке ниже.
Рис. 3. Структура АС
Система должна включать в себя следующие подсистемы:
- подсистема программного обеспечения АС;
- подсистема технического обеспечения АС;
- подсистема информационного обеспечения АС.
Подсистема программного обеспечения (ПО) включает совокупность
компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению на ЭВМ. ПО
делится на комплексы: общее (операционные системы, операционные оболочки,
компиляторы, интерпретаторы, программные среды для разработки прикладных
программ, сетевые программы и т.д.), специальное (совокупность прикладных
программ, разработанных для конкретных задач в рамках функциональных подсистем,
и контрольные примеры).
Подсистема технического обеспечения (ТО) представляет комплекс
технических средств, предназначенных для обработки данных в АС. В состав
комплекса входят электронные вычислительные машины, осуществляющие обработку
информации, средства подготовки данных на машинных носителях, средства сбора и
регистрации информации, средства передачи данных по каналам связи, средства
накопления и хранения данных и выдачи результатной информации, вспомогательное
оборудование и организационная техника.
Подсистема информационного обеспечения (ИО) - это совокупность единой
системы классификации и кодирования технико-экономической информации,
унифицированной системы документации и информационной базы. В состав ИО
включаются два комплекса: компоненты вне машинного информационного обеспечения
(классификаторы технико-экономической информации и документы) и внутри
машинного информационного обеспечения (макеты/экранные формы для ввода
первичных данных в ЭВМ или вывода результатной информации, структура
информационной базы: входных, выходных файлов, базы данных).
Требования к надежности
Система должна сохранять работоспособность и обеспечивать восстановление
своих функций при возникновении следующих внештатных ситуаций:
- при сбоях в системе электроснабжения аппаратной части,
приводящих к перезагрузке ОС, восстановление программы должно происходить после
перезапуска ОС и запуска исполняемого файла системы;
- при ошибках в работе аппаратных средств (кроме носителей
данных и программ) восстановление функции системы возлагается на ОС;
- при ошибках, связанных с программным обеспечением (ОС и
драйверы устройств), восстановление работоспособности возлагается на ОС.
Для защиты аппаратуры от бросков напряжения и коммутационных помех должны
применяться сетевые фильтры.
Требования к эргономике и технической эстетике
Взаимодействие пользователей с прикладным программным обеспечением,
входящим в состав системы должно осуществляться посредством визуального
графического интерфейса (GUI).
Интерфейс системы должен быть понятным и удобным, не должен быть перегружен
графическими элементами и должен обеспечивать быстрое отображение экранных
форм. Навигационные элементы должны быть выполнены в удобной для пользователя
форме. Средства редактирования информации должны удовлетворять принятым соглашениям
в части использования функциональных клавиш, режимов работы, поиска,
использования оконной системы. Ввод-вывод данных системы, прием управляющих
команд и отображение результатов их исполнения должны выполняться в
интерактивном режиме. Интерфейс должен соответствовать современным
эргономическим требованиям и обеспечивать удобный доступ к основным функциям и
операциям системы.
Интерфейс должен быть рассчитан на преимущественное использование
манипулятора типа «мышь», то есть управление системой должно осуществляться с
помощью набора экранных меню, кнопок, значков и т. п. элементов. Клавиатурный
режим ввода должен используется главным образом при заполнении и/или
редактировании текстовых и числовых полей экранных форм.
Все надписи экранных форм, а также сообщения, выдаваемые пользователю
(кроме системных сообщений) должны быть на русском языке.
Система должна обеспечивать корректную обработку аварийных ситуаций,
вызванных неверными действиями пользователей, неверным форматом или
недопустимыми значениями входных данных. В указанных случаях система должна
выдавать пользователю соответствующие сообщения, после чего возвращаться в
рабочее состояние, предшествовавшее неверной (недопустимой) команде или
некорректному вводу данных.
Экранные формы должны проектироваться с учетом требований унификации:
- все экранные формы пользовательского интерфейса должны быть
выполнены в едином графическом дизайне, с одинаковым расположением основных
элементов управления и навигации;
- для обозначения сходных операций должны использоваться
сходные графические значки, кнопки и другие управляющие (навигационные)
элементы. Термины, используемые для обозначения типовых операций (добавление
информационной сущности, редактирование поля данных), а также
последовательности действий пользователя при их выполнении, должны быть
унифицированы;
- внешнее поведение сходных элементов интерфейса (реакция на
наведение указателя «мыши», переключение фокуса, нажатие кнопки) должны
реализовываться одинаково для однотипных элементов. Система должна соответствовать
требованиям эргономики и профессиональной медицины при условии комплектования
высококачественным оборудованием (ПЭВМ, монитор и прочее оборудование), имеющим
необходимые сертификаты соответствия и безопасности Росстандарта.
Требования к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению
компонентов системы
Система должна быть рассчитана на эксплуатацию в составе
программно-технического комплекса Заказчика и учитывать разделение ИТ
инфраструктуры Заказчика на внутреннюю и внешнюю. Техническая и физическая
защита аппаратных компонентов системы, носителей данных, бесперебойное
энергоснабжение, резервирование ресурсов, текущее обслуживание реализуется
техническими и организационными средствами, предусмотренными в ИТ
инфраструктуре Заказчика.
Для нормальной эксплуатации разрабатываемой системы должно быть
обеспечено бесперебойное питание ПЭВМ. При эксплуатации система должна быть
обеспечена соответствующая стандартам хранения носителей и эксплуатации ПЭВМ
температура и влажность воздуха.
Периодическое техническое обслуживание используемых технических средств
должно проводиться в соответствии с требованиями технической документации
изготовителей, но не реже одного раза в год.
Периодическое техническое обслуживание и тестирование технических средств
должны включать в себя обслуживание и тестирование всех используемых средств,
включая рабочие станции, серверы, кабельные системы и сетевое оборудование,
устройства бесперебойного питания.
В процессе проведения периодического технического обслуживания должны
проводиться внешний и внутренний осмотр и чистка технических средств, проверка
контактных соединений, проверка параметров настроек работоспособности
технических средств и тестирование их взаимодействия.
На основании результатов тестирования технических средств должны
проводиться анализ причин возникновения обнаруженных дефектов и приниматься
меры по их ликвидации.
Восстановление работоспособности технических средств должно проводиться в
соответствии с инструкциями разработчика и поставщика технических средств и
документами по восстановлению работоспособности технических средств и
завершаться проведением их тестирования. При вводе системы в опытную
эксплуатацию должен быть разработан план выполнения резервного копирования
программного обеспечения и обрабатываемой информации. Во время эксплуатации
системы, персонал, ответственный за эксплуатацию системы должен выполнять
разработанный план.