Работа службы документационного обеспечения

  • Вид работы:
    Отчет по практике
  • Предмет:
    Бухучет, управленч.учет
  • Язык:
    Русский
    ,
    Формат файла:
    MS Word
    27,36 Кб
  • Опубликовано:
    2015-04-23
Вы можете узнать стоимость помощи в написании студенческой работы.
Помощь в написании работы, которую точно примут!

Работа службы документационного обеспечения

План

Вступление

. Организация: задачи и функции

. Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота

. Унифицированная система организационно - распорядительной документации (УСОРД). Формуляр - образец организационно - распорядительного документа. Реквизиты и бланки

. Правила оформления основных видов организационно - распорядительных документов

. Правила оформления и выдачи копий документов

6. Организация приема, рассмотрения, регистрации и исполнения документов

. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел. Подготовка дел к архивному хранению

Заключение

Использованные источники

План практики

Дневник практики

Приложение

Введение

Цель учебной практики - завершение подготовки к самостоятельной работе, закрепление и практическое применение знаний по вопросам делопроизводства в учреждении, развитие навыков юридической работы по самостоятельному решению актуальных производственных задач в области управления персоналом.

Задачами учебной практики являются:

а) закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в ходе изучения специальных дисциплин;

б) приобретение навыков самостоятельной работы в юридической области путём непосредственного участия в работе, ознакомления с делопроизводством, архивированием документов;

в) сбор необходимых материалов, их обработка и анализ, подготовка отчёта о практике.

В процессе прохождения учебной практики необходимо в условиях конкретного учреждения:

а) определить организационную структуру предприятия, рассмотреть вопросы организации, коммерческой и экономической деятельности;

б) изучить работу службы документационного обеспечения;

в) познакомиться с правилами оформления основных видов организационно - распорядительных документов;

г )изучить организацию оперативного хранения документов, номенклатуру дел, подготовку дел к архивному хранению

документационный номенклатура архивный хранение

1. Организационная структура учреждения: задачи и функции

Учреждение является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, штамп, бланки. Учреждение действует на основании Гражданского кодекса Российской Федерации, других действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации и Мурманской области, а также Устава. Учреждение выступает истцом и ответчиком в суде, арбитражном и третейском судах в соответствии с действующим законодательством.

Целью создания Учреждения является:

а) обеспечение условий для сохранения и развития национальных культур народов, проживающих в Мурманской области;

б) сохранение и развитие народного художественного творчества, декоративно-прикладного искусства и фольклора в Мурманской области;

в) разработка и внедрение новых форм и методов сохранения, творческого развития и популяризации народного творчества и клубно-досуговой деятельности в крае;

г) оказание организационно-творческой, учебно-консультационной, информационно-методической помощи по вопросам народного творчества и организации досуга населения, создание и обеспечение функционирования системы межрегиональных связей по культурному обеспечению;

д) пропаганда здорового образа жизни населения города Мурманск и Мурманской области;

Для выполнения указанных целей Учреждение осуществляет следующие основные виды деятельности:

а) анализирует состояние и тенденции развития народного творчества, и клубно-досуговой деятельности в Мурманской области;

б) разрабатывает программы и планы развития и обеспечения народного творчества и организации досуга населения;

в) ведёт работу по развитию творческой и стимулированию инновационной деятельности в сфере народного творчества и организации досуга населения;

г) осуществляет информационную и издательскую деятельность, направленную на обобщение и пропаганду современного опыта художественных и творческих коллективов, клубных учреждений, обеспечение их методическим и репертуарным материалом;

д) организует и проводит фестивали, смотры, конкурсы, семинары, курсы, мастр - классы, стажировки и другие творческие и учебно-методические мероприятия;

е) создает творческие мастер - классы на базе народных коллективов и мастеров народного творчества;

ж) создаёт клубы по интересам;

и) организует проведение мониторинговых исследований, экспериментов и экспедиций на актуальные темы клубно-досуговой и творческой деятельности, народного художественного творчества;

к) осуществляет сотрудничество с российскими и зарубежными учреждениями и организациями в реализации программ в сфере клубно-досуговой и творческой деятельности, народного художественного творчества.

Помимо основных видов деятельности Учреждение имеет право осуществлять предпринимательскую деятельность, соответствующую указанным выше целям деятельности, и непосредственно связанную с предусмотренным Уставом деятельностью, предметом которой являются:

а) аранжировка и звукозапись художественных произведений;

б) организация и осуществление платных культурно-досуговых, мероприятий;

в) дополнительные информационно-образовательные (обучение по дополнительным программам, преподавание специальных курсов и циклов дисциплин, консультации)

Виды деятельности, требующие лицензирования, осуществляются после получения соответствующей лицензии.

Имущество Учреждения является государственной собственностью Мурманской области и закреплено за ним на праве оперативного управления собственником или уполномоченным органом в установленном порядке. Полномочия собственника от имени Мурманской области по управлению и распоряжению имуществом осуществляет Министерство имущественных отношений г. Мурманска.

Источником формирования имущества, в том числе финансовых ресурсов (средств) Учреждения, являются:

а) имущество, закрепленное собственником или уполномоченным им органом в установленном порядке;

б) имущество, приобретенное за счет бюджетных средств, выделяемых Учреждению по смете;

в) бюджетные ассигнования и другие поступления от Министерства культуры Мурманской области;

г) внебюджетные средства;

д) доход, полученный от платных видов разрешенной Учреждению предпринимательской деятельности;

е) безвозмездные или благотворительные взносы, добровольные пожертвования юридических и физических лиц;

и) иные источники, не противоречащие законодательству Российской Федерации и Мурманской области.

Учреждение владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ним на праве оперативного управления имуществом в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации и г. Мурманска Целью создания Учреждения является:

а) обеспечение условий для сохранения и развития национальных культур народов, проживающих в Мурманском крае;

б) сохранение и развитие народного художественного творчества, декоративно-прикладного искусства и фольклора в Мурманском крае;

в) разработка и внедрение новых форм и методов сохранения, творческого развития и популяризации народного творчества и клубно-досуговой деятельности в крае;

г) оказание организационно-творческой, учебно-консультационной, информационно-методической помощи по вопросам народного творчества и организации досуга населения, создание и обеспечение функционирования системы межрегиональных связей по культурному обеспечению;

д) организация и осуществление специализированной подготовки спортсменов основных и резервных составов сборных команд Мурманском края для участия в чемпионатах и первенствах России, а также международных соревнованиях;

е) развитие в Мурманском крае различных видов спорта;

ж) повышение квалификации тренеров и специалистов сборных команд Приморского края;

и) укрепление и развитие материально-технической базы подготовки спортсменов высокой квалификации;

к) пропаганда здорового образа жизни населения города Мурманска и Мурманской области.

Для выполнения указанных целей Учреждение осуществляет следующие основные виды деятельности:

а) анализирует состояние и тенденции развития народного творчества, спорта и клубно-досуговой деятельности в Мурманской области;

в) ведёт работу по развитию творческой и спортивной инициативы и стимулированию инновационной деятельности в сфере народного творчества, спорта и организации досуга населения;

г) осуществляет информационную и издательскую деятельность, направленную на обобщение и пропаганду современного опыта художественных и спортивных коллективов, клубных учреждений, обеспечение их методическим и репертуарным материалом;

д) организует и проводит фестивали, смотры, конкурсы, соревнования, семинары, курсы, школы передового опыта, стажировки и другие творческие, спортивные и учебно-методические мероприятия;

е) создает творческие лаборатории на базе ведущих коллективов и мастеров народного творчества;

ж) создаёт спортивные секции;

и) организует проведение мониторинговых исследований, экспериментов и экспедиций на актуальные темы клубно-досуговой и спортивной деятельности, народного художественного творчества;

к) осуществляет сотрудничество с российскими и зарубежными учреждениями и организациями в реализации программ в сфере клубно-досуговой и спортивной деятельности, народного художественного творчества.

Помимо основных видов деятельности Учреждение имеет право осуществлять предпринимательскую деятельность, соответствующую указанным выше целям деятельности, и непосредственно связанную с предусмотренным Уставом деятельностью, предметом которой являются:

а) аранжировка и звукозапись художественных произведений;

б) организация и осуществление платных культурно-досуговых, спортивных мероприятий, лотерей;

в) дополнительные информационно-образовательные и спортивные услуги (обучение по дополнительным программам, преподавание специальных курсов и циклов дисциплин, консультации, спортивная подготовка).

Виды деятельности, требующие лицензирования, осуществляются после получения соответствующей лицензии.

Имущество Учреждения является государственной собственностью Приморского края и закреплено за ним на праве оперативного управления собственником или уполномоченным органом в установленном порядке. Полномочия собственника от имени Приморского края по управлению и распоряжению имуществом осуществляет Министерство имущественных отношений Приморского края.

Источником формирования имущества, в том числе финансовых ресурсов (средств) Учреждения, являются:

а) имущество, закрепленное собственником или уполномоченным им органом в установленном порядке;

б) имущество, приобретенное за счет бюджетных средств, выделяемых Учреждению по смете;

в) бюджетные ассигнования и другие поступления от Министерства культуры Приморского края;

г) внебюджетные средства;

д) доход, полученный от платных видов разрешенной Учреждению предпринимательской деятельности;

е) доходы от ценных бумаг;

ж) безвозмездные или благотворительные взносы, добровольные пожертвования юридических и физических лиц;

и) иные источники, не противоречащие законодательству Российской Федерации и Приморского края.

Учреждение владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ним на праве оперативного управления имуществом в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации и Приморского края в соответствии с целями своей деятельности. Доходы, полученные Учреждением от разрешенной предпринимательской деятельности и приобретённое за счет этих доходов имущество, поступают в самостоятельное распоряжение Учреждения и учитываются на отдельном балансе.

Продукция и доходы от использования имущества, находящегося в оперативном управлении, а также имущество, приобретенное Учреждением по договору или иным основаниям, поступают в оперативное управление Учреждения в порядке, установленном Гражданским кодексом Российской Федерации, другими законами и иными правовыми актами для приобретения права собственности.

Предпринимательская деятельность Учреждения должна осуществляться с учетом требований статьи 27 Федерального закона "О некоммерческих организациях".

Учреждение отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств. При их недостаточности субсидиарную ответственность по его обязательствам несет собственник имущества. Учреждение отвечает по своим обязательствам также и учитываемым на отдельном балансе имуществом.

в соответствии с целями своей деятельности. Доходы, полученные Учреждением от разрешенной предпринимательской деятельности и приобретённое за счет этих доходов имущество, поступают в самостоятельное распоряжение Учреждения и учитываются на отдельном балансе.

Продукция и доходы от использования имущества, находящегося в оперативном управлении, а также имущество, приобретенное Учреждением по договору или иным основаниям, поступают в оперативное управление Учреждения в порядке, установленном Гражданским кодексом Российской Федерации, другими законами и иными правовыми актами для приобретения права собственности.

Предпринимательская деятельность Учреждения должна осуществляться с учетом требований статьи 27 Федерального закона "О некоммерческих организациях".

Учреждение отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств. При их недостаточности субсидиарную ответственность по его обязательствам несет собственник имущества. Учреждение отвечает по своим обязательствам также и учитываемым на отдельном балансе имуществом.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Областном Дворце культуры функционирует 13 подразделений, обеспечивающие его деятельность. Организационная структура Дворца состоит из 2 направлений: основной деятельности, куда входит 5 подразделений и обеспечение деятельности учреждения. Управленческая структура состоит из 2 - х зам. директора, канцелярию, отдел кадров, бухгалтерию, тех.отдел, отдел по работе с детьми, отдел по работе со взрослыми, отдел рекламы, отдел статистистики. Деятельность Дворца культуры определяет Устав.

Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Структура службы делопроизводства напрямую подчиняется директору и определяет оптимальный состав внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Задачи и функции службы делопроизводства Дворца культуры:

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

сокращение документооборота;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции кадровой службы Дворца культуры:

1. Разработка, ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

. Разработка и проектирование бланков документов.

. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

. Организация контроля за работой с документами в структурный подразделениях.

. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

. Организация рабочих мест, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

. Служба документационного обеспечения управления

Требования к организации документооборота.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, - должностная инструкция. Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй источник при составлении должностных инструкций - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении.

Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.

Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций всей службы в целом.

. Унифицированная система организационно - распорядительной документации (УСОРД). Формуляр - образец организационно - распорядительного документа. Реквизиты и бланки

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики.

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

·установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

·разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

·разработку структур документов;

·создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).

Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

·унифицированная система организационно-распорядительной документации;

·унифицированная система банковской документации;

·унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

·унифицированная система отчетно-статистической документации;

·унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

·унифицированная система документации по труду; ' унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

·унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.) характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.

Формуляр-образец документа представляет собой "модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты".

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-03 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД, - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

·федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

·предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа -приказа, постановления, письма, протокола, акта - на бумаге формата А4и А5 (формат А4 - 210x297 мм, формат А5 - 210х 148 мм) (Приложение №№ 1, 2, 3).Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не более: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 "Отметка о контроле"), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом - реквизит 01 "Государственный герб РФ", реквизит 02 "Герб субъектов федерации", реквизит 03 "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)". Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается также реквизит 13 "Гриф ограничения доступа к документу", который чаще всего наносится специальным штемпелем или оформляется также с помощью ПК.

Рис. 1. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А4- 210x297 мм)

Рис. 2. Формуляр-образец ОРД с продольным вариантом расположения реквизитов (ф. А4 - 210x297 мм)

Рис. 3. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А5- 148x210 мм)

Правое поле - 10 мм, и оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле - 20 мм, и на нем располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка - эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов - 29, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 29 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов. В их состав входят:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания);

- код организации;

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

- адресат;

- резолюция;

- заголовок к тексту документа;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа. Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

.... 1 ...........2........3 ........4........5 ........6.........7

уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

Нулевое положение табулятора: от нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите "подпись"; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись "верно"; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении; второй гриф утверждения.

Первое положение табулятора: начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

Второе положение табулятора: регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования.

Третье положение табулятора: используют при составлении таблиц.

Четвертое положение табулятора: адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

Пятое положение табулятора: гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); гриф ограничения доступа к документу; второй гриф согласования.

Шестое положение табулятора: расшифровка подписи в реквизите "подпись"; расшифровка подписи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе согласования.

Седьмое положение табулятора: нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 17 "Заголовок к тексту", если он состоит из нескольких строк.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 14 "Адресат". Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 19 "текст документа" от реквизита 21 "подпись".Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным, относятся следующие реквизиты: наименование организации - автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись и др.

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, "отметка о поступлении", "идентификатор электронной копии документа"), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.

При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизиты и бланки документов.

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-03, - это "набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа".

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-03 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- наименование организации; 12 - место составления документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

- дата документа;

- регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак "№").

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

- адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

- заголовок к тексту документа;

- отметка о контроле;

- отметка о поступлении документа в организацию;

- идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 "Код организации" и реквизитами 09 "Дата документа" и 10 "Регистрационный номер документа" оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 "Наименование вида документа".

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, "приказ", "акт", "протокол", этот бланк становится бланком конкретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.

Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 "Наименование вида документа" размещается реквизит 07 "Справочные данные об организации", а на месте реквизита 12 "Место составления документа" размещается реквизит 11 "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", столь необходимый при переписке.

В реквизите 07 "Справочные данные об организации" обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 "Место составления документа".

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 06 "Наименование организации".

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов федерации приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-03 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

4. Правила оформления основных видов организационно - распорядительных документов

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов.

Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

·учредительный договор;

·устав организации;

·положение об организации;

·положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах;

·регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале;

·структура и штатная численность;

·штатное расписание;

·инструкции по определенным направлениям деятельности;

·должностные инструкции работников;

Любой организационный документ содержит положения, которые обязательны для исполнения. Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа:

·Устав Областного Дворца культуры;

·инструкция о пожарной безопасности;

·положение отдела кадров;

·правила внутреннего трудового распорядка работников Дворца культуры;

·должностная инструкция начальника отдела кадров;

·штатное расписание Областного Дворца культуры;

Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения.

Организационные документы могут утверждаться руководителем организации или структурного подразделения путем проставления грифа утверждения на самом документе или распорядительным документом (или иным документом, например протоколом собрания).

Утверждение организационных документов другим документом может проводиться и вышестоящей организацией.

Организационные документы действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью организационных документов является то, что в них можно вносить изменения и дополнения в том случае, когда нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так и изменением действующего законодательства. В случае реорганизации организации разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. К основным организационным документам относятся учредительные документы - учредительный договор, устав или положение.

Распорядительные документы

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.

Сфера действия распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на правовые акты, действующие:

·на федеральном уровне - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;

·на уровне субъектов Российской Федерации - краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

·в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

·в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы могут быть документами длительного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (постановление, приказ и т.д.). Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость:

·организации исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

·осуществления собственной деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.

В первом случае вводная часть текста распорядительного документа начинается словами "Во исполнение..." и далее приводится наименование вида документа с указанием автора, заголовка, даты, регистрационного номера.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".

5. Правила оформления и выдачи копий документов

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

Подлинник официального документа - это "первый или единичный экземпляр официального документа".

В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Копия документа - это "документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы". Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Заверенная копия документа - это копия документа, на которой в соответствии с ГОСТ Р 6.30-03 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кто и какие виды копий официальных документов имеет право заверять.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

. Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководителя организации или руководителя службы делопроизводства.

. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая затем будет подшита в его личное дело.

. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильная копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводить внешние признаки (шрифт, например).

Копию, изготовляемую в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита 25 "Отметка о заверении копий" по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов:

·полная копия;

·выписка;

·отпуск.

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

·в наименовании вида документа указывается: "выписка из приказа", "выписка из протокола";

·воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

·из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

·воспроизводится реквизит "Подпись" (без личной подписи);

·проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова "дубликат".

. Организация приема, рассмотрения, регистрации и исполнения документов

В организациях прием и первоначальную обработку поступающих документов могут осуществлять:

·специальное подразделение службы ДОУ;

·работник службы ДОУ, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции);

·секретарь руководителя (в небольших организациях).

Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ поступил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников организации, которые были на совещаниях, в командировках), - непременное условие рациональной организации документооборота. Централизация обработки документов в экспедиции позволяет:

·организовать работу с применением различных средств организационной техники, что существенно повышает производительность труда;

·обеспечить своевременную, в день поступления (согласно требованиям ГСДОУ), обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения;

·проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие работы:

. Проверяются правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки, т. е. правильность адресования и наличие поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.

. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой "лично", адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку.

Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должностей) подлежит вскрытию. При больших объемах документооборота при вскрытии конвертов используется конвертовскрывающие машины.

. Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов). Конверты сохраняются и скрепляются с документами в следующих случаях:

·если получена доплатная корреспонденция;

·если на документах нет обратного адреса, что часто бывает при получении заявлений, жалоб и предложений граждан, которые указывают обратный адрес только на конверте;

·если на документах не проставлена дата и ее можно установить только по почтовому штемпелю;

·если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почтовых штемпелях;

·если только по дате почтового штемпеля, возможно, определить, соблюдены ли сроки отправки документов (документы, отправляемые на конкурсы, исковые заявления) и др.

При скреплении документов с конвертами используются различного рода сшиватели документов (ручные, электрифицированные). Конверты, которые нет необходимости сохранять, позже будут уничтожены с помощью бумагоуничтожающих машин.

. Проверяются целостность и правильность вложения каждой упаковки. После ее вскрытия особое внимание уделяется той корреспонденции, где было обнаружено повреждение упаковки. Проверяется комплектность вложения, т. е. наличие всех экземпляров, количество страниц, наличие приложений, проверяются дата документа и ее соответствие текущей дате. Проверяется правильность адресования вложенных документов. При всех обнаруженных недостатках составляется акт с их перечислением, который подшивается (скрепляется) с документом.

. Проставляется отметка о получении (реквизит 28) на первом листе документа в правом нижнем углу.

. Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам - структурным подразделениям организации. 7. Организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представители структурных подразделений в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы из экспедиции.

Организация рассмотрения документов

В службе ДОУ после проведения экспедиционной обработки документов проводят их предварительное рассмотрение с целью:

·установления маршрута движения конкретного документа;

·оперативного доведения документов до конкретного исполнителя;

·определения необходимости регистрации отдельных видов документов;

·формирования информационно-поискового массива.

Предварительное рассмотрение осуществляют заведующие канцеляриями, секретариатами, общими отделами, секретари-референты или другие лица, специально назначенные для проведения данной работы и имеющие определенные полномочия для направления документа по назначению.

Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение документов, получают доступ ко всей информации, поступающей в организацию.

При предварительном рассмотрении необходимо выделить документы следующим образом:

·документы, подлежащие рассмотрению руководством организации. Как правило, это документы из органов законодательной и исполнительной власти, из вышестоящей организации и др.;

·документы, направляемые на исполнение в структурные подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководства;

·документы, не требующие регистрации; далее необходимо определить их дальнейший маршрут и исполнителей;

·документы, решение которых не входит в компетенцию организации, возвратить их отправителям или отправить по назначению;

·обращения граждан.

Таким образом, в результате предварительного распределения поступающих документов руководству организации на рассмотрение передается не более 15-20% общего количества документов. Это существенно снижает нагрузку руководителей, увеличивает оперативность рассмотрения наиболее важных документов.

Регистрация документов

Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технология последующих этапов документооборота.

Согласно ГОСТ Р 51141-98 регистрация документов определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Таким образом, можно сказать, что регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в информационно-справочных целях.

В местах регистрации документы, как правило, регистрируются в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов.

Регистрационный номер проставляется на месте, определенном ГОСТР6.30-03:

·на месте реквизита 10 - регистрационный номер, фиксирующий факт создания или отправления документа;

·на месте реквизита 28 - регистрационный номер, фиксирующий факт поступления документа.

При регистрации документов в организации должна быть разработана единая система индексов структурных подразделений, которая остается неизменной в течение длительного времени и может быть изменена только при реорганизации организационной структуры, перераспределении функций внутри организации.

Регистрация документов - один из трудоемких процессов делопроизводства, включающий в себя не только технические операции. Сотрудник, осуществляющий регистрацию, должен хорошо знать структуру и функции организации, распределение обязанностей исполнителей, систему делопроизводства, хорошо владеть организационной и вычислительной техникой, уметь пользоваться всеми видами справочников, которые применяются при регистрации, особенно при применении автоматизированной регистрации.

7. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел. Подготовка дел к архивному хранению

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;

оформление дел;

описание документов постоянного и долговременного хранения;

обеспечение их сохранности;

передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. Номенклатура дел-это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки.

Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в ведомственный архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в ведомственный архив принимаются только по разрешению руководителя организации.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

. Составление заверительной надписи дела.

. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

. Подшивка или переплет дела. Особо ценные документы хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в картонных футлярах (коробках).

Соблюдение установленных правил обработки дел имеет целью:

) обеспечить сохранность документов, передаваемых на хранение;

) подготовить полностью дела к архивному хранению, так как архив не должен заниматься оформлением дел; архив только дописывает на обложке дела архивный шифр.

Заключение

В процессе прохождения учебной практики были закреплены знания по вопросам документооборота в учреждении, а также получены навыки в документообороте Дворца культуры. В этих целях: определена организационная структура предприятия, рассмотрены вопросы организации документооборота, организации хранения документов; ознакомлена с номенклатурой дел; ознакомлена с правилами выдачи копий документов.

Было выяснено, что Областной Дворец культуры является автономным учреждением, осуществляющим деятельность на основании Устава. Штатное количество сотрудников 200 человек. Отдел кадров непосредственно подчиняется директору и на основании положения об отделе осуществляет свою деятельность.

Правила создания и оформления документов во Дворце культуры установлены Инструкцией по делопроизводству РГГУ. Отмечено, что оформление документов соответствует требованиям нормативно-методической документации (в том числе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Основных правил работы архивов организаций).

В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления. Выяснено, что во Дворце культуры присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая. Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Большое внимание уделено формированию дел Дворца культуры, изучены детали сортировки отдельных документов по степени важности и срочности исполнения или ознакомления. Находясь на должности помощника секретаря начальника отдела кадров, получила возможность ознакомиться с правилами оформления дела, выдачи копий документов, регистрации и исполнения документов, ознакомилась с организационно - распорядительными документами, процедуры формирования дел и передачи их на хранение.

Таким образом, организация документооборота в Областном Дворце культуры имеет большие объемы, порядок выполнения делопроизводственных операций соответствуют нормативно-методическим требованиям.

Список использованной литературы

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Учебник для ВУЗов. М.; Юнити-Дана, 2009

. ыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство. Изд.6. Мн.: Тетра Системе, 2008.

. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2008.

. Парова Л.М. Документирование управленческой деятельности: учеб.

пособие. - М.: МГИУ, 2009 (Электронный учебник).

. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. С-Пб.: Питер, 2009.

.Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению. М: Приор, 2009.

Похожие работы на - Работа службы документационного обеспечения

 

Не нашел материал для своей работы?
Поможем написать качественную работу
Без плагиата!