, що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани науково-дослідної роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо. Сюди можна також віднести складання історичних календарів, довідників тощо. Четверта група джерел продиктована потребами суспільства в архівній інформації, містить матеріали анкетування, інших видів соціологічних опитувань споживачів, зворотного зв'язку з ними (листи, скарги, пропозиції). Цей вид роботи потребує постійної уваги і вдосконалення.
Вивчення потреб сучасного суспільства в архівній інформації є важливим завданням архівних установ. Тому виникає питання щодо класифікації таких потреб, що може дати важелі до розуміння шляхів і засобів своєчасного доведення до споживачів необхідної їм інформації, яка міститься у документах НАФ.
Сучасне архівознавство, крім звичайної та найпоширенішої класифікації потреб за предметно-тематичною ознакою, додатково використовує і такі:
географічний - потреба в інформації щодо певного регіону та з документів конкретних адміністративно-територіальних одиниць;
ієрархічний - потреба в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;
галузевий - потреба в інформації, що відноситься до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;
адресний - потреба в інформації, що відноситься до діяльності певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, наприклад, якщо мова йде про об'єднаний або родинно-фамільний фонд;
матеріальний - потреба в інформації, що міститься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.
Вказані критерії класифікації потреб в архівній інформації можуть допомогти архівістам визначити, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються найбільшим попитом у споживачів, а які або невідомі, або ще не на часі. А це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, але й втручатися в процес регулювання потреб у архівній інформації, краще організовувати користування тими або іншими документами НАФ, вдосконалювати облік довідкового апарату до них, приймати на державне зберігання тощо.
Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретроспективній документній інформації за ознакою ефекту, очікуваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В. Автократов, який відділяв науково-історичний ефект від використання архівних документів, технічно-економічний, управлінський і соціально-правовий ефекти, ефект створення суб'єк-тивного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти.
ІІ. Споживачі архівної інформації
Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися лише через її споживачів, то певній класифікації підлягають не лише потреби, а й споживачі інформації. Її загальноприйнятої схеми ще не існує, оскільки не виділено засадничу ознаку на першому рівні класифікаційного визначення. Практично під час аналізу складу користувачів архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він представляє. Більшість дослідників схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняття за перший ступінь класифікації сферу діяльності користувача. Пропонується такі сфери діяльності, що відрізняються за характером праці: сфера управління, наукові дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін.
Враховування потребують і такі ознаки, як професійна та регіональна приналежність користувачів, їхня кваліфікація, у т. ч. наявність наукового ступеня, вченого звання, час роботи над даною темою, наявність друкованих праць і ряд інших.
Основними принципами користування документами архіву є відкритість ретроспективної документної інформації, законність її пошуку, отримання та використання, рівні права доступу до неї усіх юридичних і фізичних осіб, незавдання шкоди документам під час користування ними. Архів забезпечує для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, що перебувають в Україні на законних підставах, вільний доступ до документів з відкритою інформацією та архівних довідників і баз даних до них з часу надходження цих документів на зберігання до архіву чи з часу створення в архіві цих довідників та баз даних.
Архів може обмежити доступ до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам, на строк до одного року в зв'язку з їх науково-технічним опрацюванням, перевірянням наявності та стану або реставрацією. У разі проведення великого обсягу зазначених робіт строк обмеження може бути продовжено з дозволу Держкомархіву України, але не більше ніж на один рік.
Архів не має права обмежувати або визначати умови використання відкритої архівної інформації, отриманої користувачем в результаті самостійного пошуку або як платна послуга архіву. Архів не несе відповідальності за використання інформації отриманої користувачем на законних підставах. Архів обмежує доступ до документів та баз даних, що містять державну або іншу передбачену законом таємницю, - до моменту скасування рішення про встановлення обмежень для певної категорії документів з такою інформацією; до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла - на 75 років від часу їх створення. Архів зобов'язаний надати користувачеві вичерпну інформацію щодо порядку отримання дозволу на доступ та у разі його отримання попередити користувача в установленому порядку про відповідальність за збереження таємності чи конфіденційності інформації. Надання допуску до секретних документів та ознайомлення з ними здійснюється у порядку, встановленому спеціальною інструкцією. Доступ до розсекречених документів надається на загальних підставах. Доступ до документів з конфіденційною інформацією про особу, а також до документів, що можуть створити загрозу для її життя чи недоторканості житла може бути надано з дозволу фізичної особи, права та законні інтереси якої можуть бути порушені (суб'єкта персональних даних), а у разі його смерті - з дозволу її спадкоємців. До таких документів можуть належати особові справи, медичні карти (історії хвороб), первинні документи переписів населення, соціологічних досліджень та інші документи офіційного походження, а також листи, щоденники та інші документи особового походження, що містять окремі відомості чи сукупність відомостей про факти, події і обставини приватного життя фізичної особи.
Архів зобов'язаний на вимогу особи - суб'єкта персональних даних надати йому для ознайомлення документи про нього і за його запитом повідомити про усі випадки користування цими документами. У разі виявлення особою недостовірних відомостей про себе до документів з персональними даними може бути долучено документи, що спростовують або уточнюють ці дані. До документів офіційного походження, що містять конфіденційну інформацію, віднесену до комерційної або іншої передбаченої законом таємниці (окрім інформації про особу), доступ може бути надано з письмового дозволу фондоутворювача або його правонаступника (подальшого власника).
Обмеження щодо доступу до документів не поширюються на працівників державних архівних установ, суду, правоохоронних, контрольно-ревізійних та податкових органів, які виконують службові завдання, а також в інших передбачених законом випадках. У разі передавання за договором до архіву на постійне зберігання документів НАФ, що не належали державі, територіальним громадам, умови подальшого користування ними визначаються з колишніми власниками зазначеним договором. Цей порядок може бути встановлено також у випадках передавання документів на депоноване зберігання. Доступ до документів, що є об'єктами авторського і суміжних прав та права інтелектуальної власності надається на загальних підставах, якщо інше не передбачено письмовим розпорядженням суб'єкта права (фондоутворювача чи іншої особи) або його спадкоємців.
Доступ до аудіовізуальних та науково-технічних документів, створених як продукт цільової виробничої діяльності, регулюється угодою архіву з юридичними особами - виробниками, які передали документи на зберігання, за погодженням з іншими суб'єктами права відповідно до законодавства.
Однією з форм звернення споживачів до архіву є письмовий запит юридичної особи або заява фізичної особи щодо надання архівної інформації з певного питання. Тематичний запит стосується надання інформації з певної проблеми, теми за визначений хронологічний період. Різновидом тематичного запиту є фактографічний запит щодо встановлення або підтвердження певного факту, події, дати. До персональних запитів належать біографічні та генеалогічні запити, що можуть стосуватися як самого заявника, так і інших осіб.
Біографічний запит стосується інформації про перебіг життя та уточнення біографічних фактів фізичної особи. Генеалогічний запит має на меті встановлення родового та родинного зв'язку і має містити інформацію про двох або більше осіб, пов'язаних таким зв'язком. Соціально-правовий запит стосується надання необхідної для забезпечення (встановлення, відновлення) законних прав фізичних осіб інформації про:
громадянський стан;
освіту та навчання;
службу у Збройних Силах СРСР, Українському війську;
стан здоров'я, перебування на лікуванні;
творчу діяльність, авторські та суміжні права на наукові й
інші праці;
нагородження, присвоєння почесних звань;
участь у Другій світовій війні, партизанському та
підпільному русі, русі Опору, народному ополченні;
перебування в евакуації, на окупованій території, у концтаборах, гетто, інших місцях примусового утримання, примусове вивезення до Німеччини та інших країн Центральної та Східної Європи у період Другої світової війни;
репресії, депортації, розкуркулення, позбавлення волі та виборчих прав (у тому числі про конфіскацію майна) і наступну реабілітацію.
Запит фізичної особи може стосуватися самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні або під його опікою, його померлої дружини (чоловіка) або близьких родичів.
архівна інформація потреба документ
Висновок
Використання архівної інформації - застосування первинної і вторинної документної інформації для задоволення інформаційних потреб юридичних та фізичних осіб.
Щодо потреб в архівній інформації, то їх поділяють на чотири групи:
) документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві (матеріали архівного обліку та статистики, різні запити);
) нормативні документи - закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної;
) історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дискусій та "круглих столів, поточні та перспективні плани науково-дослідної роботи науково-дослідних інститутів, вузів, складання історичних календарів, довідників тощо;
) матеріали анкетування, інших видів соціологічних опитувань споживачів, зворотного зв'язку з ними (листи, скарги, пропозиції).
Під час аналізу складу користувачів, архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він представляє. Більшість дослідників схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняття за перший ступінь класифікації сферу діяльності користувача. Пропонується такі сфери діяльності, що відрізняються за характером праці: сфера управління, наукові дослідження і проектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підготовка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науковими ступенями і ін.
Список використаної літератури
2.Боряк Г.В. Національна архівна спадщина України та державний реєстр "Археографічна україніка": Архівні документальні ресурси та науково-інформаційні системи. - К., 1995.
.Закон України "Про Основні правила роботи державних архівів України" (від 27 березня 2007 року)
.Методика і критерії виявлення і включення унікальних документальних памяток НАФ України до Державного реєстру національного культурного надбання. - К., 1999
.Наленч Д. Міжнародні стандарти та рекомендації міжнародних інституцій щодо принципів доступу до архівних документів // Архіви України. - 2000. - № 1-3.