изложить рекомендации по совершенствованию
Краткая информация о ООО"Амиго"
Объект исследования, ООО"Амиго", осуществляет продажу запасных частей а/м ВАЗ.
Как и многие другие предприятия, ООО "Амиго" стремится увеличивать свою прибыль и рентабельность за счет бесперебойной торговли автозапчастями. Это возможно только при наличии устойчивых экономических связей с поставщиками и партнерами, при налаживании новых контактов со своими зарубежными коллегами. Все это вызывает необходимость направлять работников в командировки, в том числе и зарубежные, для ведения переговоров, заключения различных соглашений и договоров с поставщиками и партнерами по бизнесу. Этот процесс находит документальное оформление и на ООО "Амиго".
Юридический адрес предприятия: г. Омск, ул. Мира, д.12., ИНН 63636363, р/сч 4070081020100101 Отделение 8634/0184 Сбербанка России г.Омск. Правовое положение ООО "Амиго", порядок его реорганизации и ликвидации, а также права и обязанности участников определяются Гражданским Кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».
В ООО "Амиго" разработана учетная политика, согласно требованиям Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ, Налогового кодекса РФ, и ПОЛОЖЕНИЮ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ" (ПБУ 1/2008), (утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, с изменениями от 11.03.2009 № 22н, от 25.10.2010 № 132н, от 08.11.2010 № 144н, от 27.04.2012 № 55н, от 18.12.2012 № 164н)
Приказ об утверждении подотчетных лиц приложен.
. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами
Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам под отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.
Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в приказ "Об учетной политике предприятия", определяющей правила ведения бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет. Он утверждается приказом руководителя предприятия на один год.
Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Сотрудник, получивший деньги под отчет, обязан отчитаться об их использовании и сделать это в срок.
Таким образом, в приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.
Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, цель выдачи денег под отчет, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.
Сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции, представительские расходы.
Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.
Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями. Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.
1.1 Нормативно - законодательное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.
В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.
·Федеральный закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 N 402-ФЗ.
·Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»
·Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 04.10.2014)
·Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 04.10.2014)
·Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.06.2014)
·ПОЛОЖЕНИЕ ПО БУХГАЛТЕРСКОМУ УЧЕТУ "УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА ОРГАНИЗАЦИИ" (ПБУ 1/2008), (утверждено приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, с изменениями от 11.03.2009 № 22н, от 25.10.2010 № 132н, от 08.11.2010 № 144н, от 27.04.2012 № 55н, от 18.12.2012 № 164н)
·Формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
*приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
*расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
*командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
*авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).
·Постановление Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
·План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н), (в ред. Приказа Минфина от 8.11.2010г)
Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ (горюче-смазочные материалы), для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственно-операционные цели - в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам.
Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма.
Образец заявления.
Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма №КО-2). Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается.
Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс.
Согласно указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», полученные наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним .
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц.
Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации.
1.3 Требования, предъявляемые к документам по оформлению расчетов с подотчетными лицами
Командировочные расходы.
Направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами. К числу таких документов относятся:
·служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а);
·приказ (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма Т-9 или Т-9а);
·командировочное удостоверение (форма Т-10),подтверждающее срок его пребывания в командировке:
Прежде чем отправить сотрудника в командировку, его непосредственный начальник заполняет форму № Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении". В этом документе указываются задание работника, место, куда именно и на сколько дней он командирован. Затем задание утверждает руководитель организации. На основании служебного задания выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10), причем в одном экземпляре. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Сначала бланк авансового отчета заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения с командировки либо истечения срока выдачи денежных средств) и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем.
При заполнении лицевой стороны бланка авансового отчета сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:
·наименование организации, выдавшей деньги под отчет;
·номер и дату документа;
·наименование структурного подразделения, в котором он работает;
·ФИО и должность;
·назначение аванса (командировочные расходы);
·в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).
На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (счет по найму жилого помещения, билеты, суточные, квитанции, счета предприятий общественного питания), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.
Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются только в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком согласно действующему законодательству Российской Федерации.
Хозяйственные расходы.
Составляется авансовый отчет в одном экземпляре подотчетным и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем. При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:
·наименование организации, выдавшей деньги под отчет;
·номер и дату документа;
·наименование структурного подразделения, в котором он работает;
·ФИО и должность;
·назначение аванса (на хозяйственные расходы);
·в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).
На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (копии чека, товарный чек, счет- фактуры, квитанция, накладная, закупочный акт, ПКО на оприходование основных средств), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.
Представительские расходы.
Документальное оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:
·оформление так называемых подготовительных документов;
·оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;
·оформление документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.
Представительские расходы - это планируемые и целевые расходы.
На первом этапе в организации составляется и протоколом правления утверждается смета представительских расходов на отчетный год.
На этом же этапе издаются внутренние организационно-распорядительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:
·перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;
·порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
·порядок расходования средств на представительские расходы;
·документальное оформление представительских расходов;
·порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;
·нормирование отдельных видов представительских расходов.
На втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:
·распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;
·распоряжение о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;
·программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.
На третьем этапе ответственным лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:
·отчет о расходах на проведение деловой встречи;
·авансовый отчет с приложенными документами, подтверждающими произведенные расходы.
Составляется авансовый отчет в одном экземпляре подотчетным и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение руководителем. При заполнении лицевой стороны бланка сотрудник, получивший деньги под отчет, указывает следующую информацию:
·наименование организации, выдавшей деньги под отчет;
·номер и дату документа;
·наименование структурного подразделения, в котором он работает;
·ФИО и должность;
·назначение аванса (на представительские расходы);
·в таблице указываются данные о предыдущем авансе (сумма остатка либо перерасхода), если таковые имеются, сумма выданного аванса и израсходованных денег, а также их остаток либо перерасход (в руб. и коп.).
На оборотной стороне бланка авансового отчета подотчетное лицо указывает перечень документов, подтверждающих расходы (копии кассового чека, счета предприятий общественного питания, билеты, услуги переводчика), их номер и дату, а также сумму затрат на основании данных документов, внизу под таблицей ставит свою подпись.
. Практические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами
Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
2.1 Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Служебная командировка на территории РФ
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы .Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Предприятия, как правило, ведут специальные журналы - «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.
Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.
Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:
·расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
·расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
·суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;
·различные страховые и комиссионные сборы;
·сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
·расходы на провоз багажа .
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
Для целей налогообложения прибыли размер суточных составляет не более 700 рублей, за один день пребывания в командировке.
Нормы расходов организаций на выплату суточных в пределах в целях налогообложения прибыли, расходы относятся к расходам на продажу, связанным с производством и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
Поэтому в учетной политике для целей бухгалтерского учета может быть лишь уточнена схема бухгалтерских записей для случаев, когда выплата суточных производится в размерах, превышающих необлагаемые суммы.
Организация, выполняя функции налогового агента, обязана начислить НДФЛ на сумму превышения фактических суточных над необлагаемой этим налогом суммы суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику.
Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.
Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме .Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.
учет подотчетный выдача деньги
Возможные операции:
Таблица 1.
Содержание операцийДтКт1)Выданы работнику из кассы подотчет денежные средства на командировочные расходы.71502) Выданы с расчетного счета подотчет денежные средства.71513)Расходы по найму жилого помещения, суточные, билеты и т.д.44714)Начислен НДС на услуги.19715)Возвращена в кассу неиспользованная подотчетная сумма.50716) Отражена сумма задолженности работника перед организацией по невозвращенному остатку подотчетной суммы.73947) Удержан из зарплаты работника невозвращенный остаток подотчетной суммы.7073
Пример:
Заместителю директора ООО"Амиго" Моргунову Сергею Михайловичу по распоряжению руководителя выдан аванс в сумме 20000руб. по расходному кассовому ордеру № 93 от 13.11.2014г. на командировку в Москву на 6 дней. Цель командировки: заключение договора на поставку запчастей. Задолженности по подотчетным суммам у Моргунова С.М.на 13.11.2014г. нет.
Для обоснования командировки имеются следующие документы:
·Служебное задание для направления в командировку №40 от 13.11.14г.;
·Приказ руководителя №41 от 13.11.2014г. о направлении в командировку Моргунова С.М. сроком на 6дней, с 16.11.2014г. по 21.11.2014 в г. Москва в целях заключения договора о поставке запчастей; с разрешением выдачи суточных в сумме 700 рублей в день;
·Плановая смета командировочных расходов Моргунова С.М.:
железнодорожные билеты 2900 ×2= 5800 руб.,
номер в гостинице "Турист" на 4 дня ×2000руб. в сутки =8000руб.,
суточные 6 дней ×700 руб. =4200руб.,
Итого: 18000 руб.
НДС на услуги: 884,7 + 1220,3 = 2105
·Командировочное удостоверение №40 от 22.11.2014г. Моргунова С..М., подписанное руководителем и заверенное печатью ООО"Амиго".
Моргунов С.М. зарегистрировался в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 13.11.2014г.
Авансовый отчет №41 об израсходованных средствах Моргунов С.М. предоставил в бухгалтерию 23.11.2014г. К авансовому отчету приложены следующие документы:
) ЖД билеты Омск-Москва и Москва - Омск на общую сумму 5800рублей;
) счет №11132345 от 20.11.2014г. и гостиницы «Турист» за 4 дня проживания на общую сумму 8000руб.;
) Командировочное удостоверение Моргунова С.М.., отмеченное в ООО "Михалыч".
Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций :
Документ и содержание операции:ДтКтСумма1) Расходный кассовый ордер № 93 от 13.11.2014г. Выдано Моргунову С.М. подотчет на командировочные расходы715020000 2)Авансовый отчет №40 от 23.11.2014г. Расходы по найму жилого помещения, суточные, билеты.4471158953)Начислен НДС на услуги.197121054)Приходный кассовый ордер №100 от 23.11.2014г. Возвращена в кассу неиспользованная подотчетная сумма.507120005)НДС к возмещению.68/2192105Служебная командировка заграницу.
В соответствии со ст. ст. 8 и 9 ТК РФ максимальные сроки командировок, в том числе за рубеж, могут быть установлены трудовым договором, соглашением, коллективным договором, локальными актами организации (приказом, распоряжением).
Возможность совершения служебных загранкомандировок за счет организации-работодателя предусмотрена только для подотчетного лица, то есть работника, связанного с организацией взаимоотношениями по трудовому договору, регламентируемому Трудовым кодексом. Соответственно, физическое лицо, не состоящее в штате организации, не может быть направлено в служебную загранкомандировку, и, следовательно, ему не могут быть выплачены суммы на командировочные расходы.
Направление сотрудника в служебную командировку оформляется приказом руководителя. Работнику также выдается служебное задание, в котором следует указать фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника, его структурное подразделение и должность.
Кроме того, нужно указать страну, город, организацию, в которую направляется работник, даты начала и окончания командировки, продолжительность дней командировки, количество дней командировки без учета времени нахождения в пути, организацию-плательщика, за счет которой финансируется командировка (организацию, которая направляет работника в командировку либо которая его принимает), основание принятого решения о служебной командировке, кратко цель задания.
Подписывают служебное задание руководитель структурного подразделения, где работает командируемый работник, и руководитель учреждения.
Выписывать командировочное удостоверение или нет сотруднику, командированному за границу, зависит от того, на территорию какого государства направляется сотрудник:
если он командирован в организацию, находящуюся на территории участников Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, следует оформить командировочное удостоверение ;
если сотрудник направляется в иные государства - командировочного удостоверения не требуется.
По возвращении из командировки сотрудник обязан в течение трех рабочих дней представить работодателю:
авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением подтверждающих документов;
отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Поскольку сотрудник направлялся на территорию иностранного государства, некоторые его расходы, произведенные в командировке, могут быть оформлены документами, составленными на иностранном языке. В этом случае они должны иметь построчный перевод на русский язык, поэтому к авансовому отчету нужно приложить перевод документов, составленных на иностранном языке .
Работодатель обязан возместить:
·суточные (норма 2500р)
·расходы на проезд (стоимость билета, проезд общественного транспорта и пр.)
·расходы на проживание (затраты по найму жилого помещения, проживание в гостинице)
·расходы по оформлению загранпаспорта (пошлины и сборы)
·расходы по оформлению виз.
·расходы на междугородные телефонные переговоры.
·услуги VIP-залов (залов официальных делегаций)
Открытие возможных субсчетов:
/1- расчеты с подотчетными лицами, в рублях;
/2- расчеты с подотчетными лицами, в иностранной валюте;
/1- касса в организации, в рублях;
/2- касса в организации, в иностранно валюте;
/1- расчет с бюджетом по НДФЛ;
/1,69/2,69/3,69/4- расчеты по соц.страхованию и обеспечению;
/1- прочие доходы;
/2- прочие расходы;
Возможные операции:
Таблица 2.
Содержание операцииДтКтНа дату выдачи аванса: 1)Выдана иностранная валюта на оплату командировочных расходов. 71/2 50/22)Выданы рубли на оплату командировочных расходов.71/150/1На дату въезда на территорию РФ: 3)Отражена курсовая разница по задолженности командировочного работника, в иностранной валюте. 71/2 91/1На дату утверждения авансового отчета: 4)Отражена курсовая разница по задолженности командировочного работника, в иностранной валюте. 91/2 71/25)Списаны расходы по авансовому отчету , выраженные в иностранной валюте.26,4471/26)Списаны расходы по авансовому отчету, выраженные в рублях.26,4471/17)Возвращен в кассу остаток неизрасходованной иностранной валюты.50/271/28)Возвращен в кассу остаток неизрасходованного аванса, в рублях.50/171/1Дата начисления з/п в период командировки: 9)Начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и проф.заболеваний. 26,44 69Дата выплаты з/п в период командировки: 10)Удержан НДФЛ из з/п работника. 70 68/1
Пример:
Утвержденные нормы суточных в Германии 55€.
Для обоснования командировки имеются следующие документы:
) приглашение немецкой фирмы "FOSSER" для проведения переговоров в Берлине в управлении немецкой фирмы; в приглашении оговорено, что все расходы по командировке несет российская сторона;
) приказ руководителя организации № 42 от 25.11.2014г. о направлении в командировку Моргунова С.М. в г.Берлин для проведения переговоров с фирмой "FOSSER"сроком на 4 дня;
) плановая смета командировочных расходов Моргунова С.М.:
1) Авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания "Pegasus Airlines"755,48 €41950,3 р.2) Номер в гостинице " Sofitel Berlin" в том числе: По нормам (65€ в сутки): Сверх норм:360,17€ 260€ 100,17€20000 р. 14437,8 р. 5562,44 р.3)Суточные, в том числе: По нормам: Сверх норм:220€ 180€ 40€12216,6 р. 9995,4 р. 2221,1 р.4) Оформление визы86,44€4800 р.ИТОГО:1422,09€78968,66
Моргунов С.М. зарегистрировался в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 26.11.2014г.
Согласно авансовому отчету произведены следующие расходы (курс € на день представления отчета составил 57.90 р. за 1€):
1) Авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания "Pegasus Airlines"724,56€41952 р.2)Номер в гостинице " Sofitel Berlin" в том числе: По нормам (65€ в сутки): Сверх норм:345,42€ 260€ 85,42€20000 р. 15054 р. 4945,82 р.3) Суточные, в том числе: По нормам: Сверх норм:220€ 172,71€ 47,29€12738 р. 10000 р. 2738 р.4) Оформление визы82,90€4800 р.ИТОГО:1372,88€79489,75 р.
Всего расходы по нормам составили: 41952 +15054+10000+4800=71806
Расходы сверх норм: 4945,82+2738=7683,82
А также к авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:
) авиабилеты (туда-обратно) авиакомпания "Pegasus Airlines" -724,56€;
) счет № 12433546 от 29.12.2014г. гостиницы " Sofitel Berlin "-345,42€;
) квитанция немецкого консульства об уплате услуг по выдаче визы -82,90€;
) отчет о работе проделанной Моргунова С.М. с указанием того, что цель командировки достигнута и заключен договор о поставке запасных частей а/м ВАЗ в Германию;
) загранпаспорт Моргунова С.М. с отметками заграничных постов.
По приходному кассовому ордеру №101 от 01.12.2014г. в кассу был внесен остаток неиспользованных подотчетных сумм от Моргунова С.М.
Определим все хозяйственные операции по ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем информацию в журнал регистрации операций :
Документ и содержание операции.ДтКтСумма в €Сумма в рублях1) Расходный кассовый ордер № 94 от 25.11.2014г. Выдано Моргунову С.М. подотчет на командировочные расходы.71/250/2145080518,52)Отражена курсовая разница по задолженности командированного работника в иностранной валюте.91/271/2156,133436,53)Списаны расходы по Авансовому отчету №41 от 01.12.2014г.(норма)4471/21240,17718064)Списаны расходы по Авансовому отчету №41 от 01.12.2014г.(сверх нормы)4471/2132,717683,824)Приходный кассовый ордер №101 от 01.12.2014г. Возвращена в кассу неиспользованная подотчетная сумма.50/271/217,771028,8
Хозяйственные расходы и расходы на приобретение товаро-материальных ценностей.
Каждое предприятие независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности выдает своим работникам наличные деньги под отчет. Работникам могут понадобиться наличные средства для покупки канцелярских товаров и других материальных ценностей, для оплаты хозяйственно-операционных расходов, выполненных работ, оказанных услуг.
Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:
либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;
либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации (по решению руководителя организации).
К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются: товарный чек магазина; накладные; кассовые чеки; квитанции к приходным кассовым ордерам; акты выполненных работ, оказанных услуг; счета-фактуры; проездные документы; акты закупки материальных ценностей у физических лиц.
Возможные операции:
Таблица 3.
Содержание операцииДтКт1)Выданы работнику из кассы под отчет денежные средства на приобретение товаро-материальных ценностей.71502) Оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.07,08, 10,41713) Отражена сумма НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям.19714) Оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы25,26715) Затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.44716)Произведен налоговый вычет.68/2197)Возвращена в кассу неиспользованная подотчетная сумма.5071
Пример:
Завхозу ООО "Амиго" Ткаченко Галине Яковлевне (таб.№ 6) по расходному кассовому ордеру №95 от 01.12.2014г. выдан аванс на приобретение инвентаря и канцелярии для офиса организации в сумме 1500рублей. Деньги выданы сроком на 3 дня. Задолженности по подотчетным суммам на 01.12.2014г. у Ткаченко Г.Я. нет.
Ткаченко Г.Я.представила в бухгалтерию авансовый отчет №42 от 03.12.2014г. об израсходованных суммах. К авансовому отчету приложены следующие оправдательные документы:
)Кассовый чек на приобретение электронных калькуляторов «Citizen» - по цене 580руб. - 2шт., на общую сумму 1160 руб.
)Кассовый чек на приобретение бумаги "SVETOCOPY"для печати формата А4, 500л, на сумму 250 руб.
Итого сумма составила 1410руб.
Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Быкова А. Л. , правильность оформления подтвердила главный бухгалтер Сидунова М.И., утвердил отчет директор Егоров Е.В. 03.12.2014г.
Остаток неиспользованной подотчетной суммы внесен в кассу по приходному кассовому ордеру № 102 от 03.12.2014г.
Сформулируем все хозяйственные операции, возникшие в данной ситуации, составим по операциям бухгалтерские проводки и занесем всю информацию в журнал регистрации хозяйственных операций :
Документ и содержание операции:ДтКтСумма1)Расходный кассовый ордер №95 от 01.12.2014г. на выдачу подотчета из кассы Ткаченко Г.Я.715015002) Приобретены 2 калькулятора в магазине "СКРЕПКА" и оприходованы на склад предприятия.107111603) Приобретение бумаги "SVETOCOPY".10712504)Приходный кассовый ордер от 03.12.2014г. Возвращение в кассу неиспользованной подотчетной суммы.507190
Представительские расходы.
Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств на представительство, их документальное подтверждение. Для успешного проведения переговоров с деловыми партнерами, при проведении собраний акционеров, приеме различных делегаций, часто бывает необходимо произвести определенные расходы. Такие расходы и называют представительскими.
Очень часто возникают вопросы, что считать представительскими расходами, а что нет, какие должны быть оправдательные документы, каковы лимиты на размер расходов.
К представительским расходам относят расходы на:
·официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий;
·проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации - налогоплательщика, участвующих в переговорах;
·транспортное обслуживание доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
·буфетное обслуживание во время переговоров;
·оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Состав представительских расходов налогоплательщика определен п. 2 ст. 264 НК РФ. По сравнению с перечнем представительских расходов, определенных Постановлением в целях бухгалтерского учета, в НК РФ виды этих расходов ограничены: в них не включаются оплата гостиниц как для руководителей и членов делегаций, так и для сопровождающих лиц, оплата питания (суточные), культурные, бытовые и прочие расходы, приобретение сувениров. Налоговое законодательство не относит к представительским расходам расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики и лечения заболеваний участников представительских мероприятий.
Согласно п.2 ст.264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Представительские расходы относятся к расходам, связанным с производством и реализацией, поэтому помимо выполнения обычных требований при оформлении подтверждающих документов необходимо обосновать, что произведенные расходы связаны с предпринимательской деятельностью учреждения.
Оправдательными документами представительских расходов являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.
Возможные операции:
Таблица 4.
Содержание операции:ДтКт1)Выдана работнику из кассы под отчет денежная сумма на представительские расходы.50712) Списаны представительские расходы.44713)Учтен НДС по представительским расходам.19714)НДС к возмещению.68/2195)Возвращена в кассу неиспользованная подотчетная сумма5071
Пример:
Директор ООО"Амиго" с целью поддержания дальнейшего
сотрудничества с организацией-покупателем провел официальный прием 10.12.14г. Для этого директору ООО"Амиго" Егорову Е.В. по расходному кассовому ордеру № 96 от 03.12.14г. выдан подотчет из кассы в сумме 25000 рублей.
Аванс был выдан на основании следующих документов:
)ПРИКАЗ руководителя №59 от 03.12.14г. " О проведении официального приема представителей ООО "Квадро""
) Программа официального приема представителей
ООО "Квадро" от 05.12.14г.
) Смета расходов на проведение официального приема представителей
ООО "Квадро" от 05.12.14г. (предположительная сумма расходов составила 25000 рублей)
декабря 2014г. директором предприятия был составлен отчет
"О проведении официального приема представителей
ООО "Квадро"" и сдан в кассу авансовый отчет №43 от 11.12.14г. со всеми документами, подтверждающими расходы.
По приходному кассовому ордеру №103 от 11.12.14г. возвращена в кассу неиспользованная подотчетная сумма в размере 700 рублей.
Документ и содержание операции:ДтКтСумма1)Расходный кассовый ордер №96 от 03.12.14г. На выдачу подотчета на представительские расходы Егорову Е.В.7150250002) Смета расходов на проведение официального приема представителей ООО "Квадро" от 05.12.14г. Отражение произведенных расходов (без НДС).447120593,23)Отражен НДС от произведенных расходов.19713706,84)НДС к возмещению.68/2193706,85)Приходный кассовый ордер №103 от 11.12.14г. Возвращена неиспользованная сумма в кассу.5071700
.2 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами
Нередко в организациях допускаются ошибки в расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основные нарушения(злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:
·Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм.
·Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятия могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы.
·Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия.
·Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам.
·Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы.
·Списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.
·Нарушения при оформлении командировочных расходов.
·Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку.
·Отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте пребывания в командировке.
·Несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
·Отсутствие аналитического учета командировочных расходов (суточных) в пределах норм и сверх норм.
·Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов.
·Нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц и начисления единого социального налога с сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм.
·Нарушения порядка учета представительских расходов.
·Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.
·Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами.
·Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода.
·Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7 «Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.
Для повышения эффективности бухгалтерского учета и недопущения в дальнейшем ошибок, приводящих к неверному расчету налогов и неточности бухгалтерской отчетности, необходимо строгое соблюдение на предприятии требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету: законность совершаемых операций, достоверность учетных данных, оперативность учета, полнота и простота учета, экономичность учета.
А так же для экономности рабочего времени, с 2013 года вы не обязаны применять форму № АО-1 при расчетах с подотчетниками. Наконец-то можно забыть о громоздком бланке авансового отчета и разработать свой собственный. Но изобретать уникальный документ с нуля вряд ли стоит. Возьмите старую унифицированную форму, выкиньте из нее все лишнее, а полезные графы и строки добавьте. Конечно, обязательные для любой первички реквизиты не трогайте. Готовый вариант удобного бланка авансового отчета смотрите в ПРИЛОЖЕНИИ №6 и в ПРИЛОЖЕНИИ № 7.Да, и не забудьте новую форму закрепить в учетной политике.
Итак, начинаем убирать из прежней унифицированной формы все лишнее. Первой в очереди на вылет - таблица, в которой обычно отражали бухгалтерские записи. Вряд ли она будет вам чем-то полезна. Проводки вы увидите и в регистрах бухучета. Дублировать же их в бланке отчета - только лишняя работа.
По той же причине можете сократить таблицу и на оборотной стороне отчета. А именно удалить столбец, в котором вы приводили корреспондирующие счета.
Еще один элемент старой типовой формы, который на практике уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть, - это расписка. То есть та часть, которая находилась под линией отреза.
Вообще по задумке тех, кто разрабатывал унифицированный бланк авансового отчета, расписку выдают работнику в подтверждение того, что он отчитался по выданным суммам и расходам. Но на практике редко кто из сотрудников специально хранит эту отрывную часть. Ну а если кто-то вдруг и захочет подстраховаться и оставить себе какое-то доказательство, можете просто выдать ему ксерокопию сданного отчета со штампом «Принято» или со своей подписью и датой.
Теперь подскажем, что стоит сохранить в старом бланке помимо обязательных реквизитов. Возьмем данные о предыдущем авансе - остаток или перерасход (1). Согласитесь, удобно сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником. Тем более что нельзя выдавать новые суммы под отчет, пока работник не отчитается по ранее полученным (п. 4.4 Положения, утвержденного Банком России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Очевидно, что в бланке все-таки должны быть графы, где вы отразите сведения о ранее выданных тому же работнику суммах.
Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах (2), также лучше оставить. Ведь такие бумаги - важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Во всяком случае, так считают многие инспекторы на местах. Пример тому - письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.
Все чаще компании выдают под отчет не наличные деньги, а корпоративные пластиковые карты. То есть работник расплачивается везде этой картой и потом возвращает ее обратно.
Если вы такое тоже практикуете или только собираетесь открыть карточный счет, вот вам совет. Добавьте в авансовый отчет строки, где будете отражать номера корпоративного «пластика» (3). Так вам будет легче отслеживать, по какой из карт прошло то или иное списание средств. Конечно, если в компании таких карт несколько.
Или, предположим, у вас смешанный порядок расчетов: и наличными, и «пластиком». В этом случае доработать отчет тоже не помешает. Вы сразу будете видеть, каким из способов подотчетник оплачивал товары или услуги.
А вот еще совет на тот случай, если вам нередко приходится выдавать авансы в иностранной валюте. Скажем, работников часто отправляют в командировки за границу. В авансовом отчете можете предусмотреть графы, где будете отмечать курс, по которому вы пересчитываете иностранную валюту в рубли.
Заключение
Перед данной работой была поставлена цель - осветить как можно больше вопросов в отношении расчёта с подотчётными лицами.
Особое внимание уделено вопросам проверки расчетов с подотчетными лицами, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, которые помогут правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные, представительские и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы.
В работе рассмотрены поставленные цели и задачи.
Также в работе рассмотрены типичные ошибки, которые могут быть обнаружены при оформлении расчетов с подотчетными лицами.
Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.
Была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.
Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Если организация не имеет специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества.
Так же были освещены такие вопросы как:
·понятие подотчетных сумм;
·выдача и возврат подотчетных сумм;
·право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели;
·документальное оформление соответствующих операций;
·отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете;
Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.
В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты все цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.
Список использованной литературы
vФедеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и «Собрание законодательства РФ». 12.12.2011. № 50, ст. 7344.
vНалоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)(часть вторая)от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 04.10.2014)
vТрудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.06.2014)
vПостановление Правительства РФ от 13.10.2008г. №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
vАлексеева, Г.И. Бухгалтерский учет: Учебник / С.Р. Богомолец, Г.И. Алексеева, Т.П. Алавердова; Под ред. С.Р. Богомолец. - М.: МФПУ Синергия, 2013. - 720 c.
vАстахов, В.П. Бухгалтерский учет от А до Я: Учебное пособие / В.П. Астахов. - Рн/Д: Феникс, 2013. - 479 c.
vВоронина, Л.И. Бухгалтерский учет: Учебник / Л.И. Воронина. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 480 c.
vСоколов, Я.В. Бухгалтерский учет и аудит: современная теория и практика: учебник / Я.В. Соколов, Т.О. Терентьева. - М.: Экономика, 2009. - 438 c
vМолчанов, С.С. Бухгалтерский учет за 14 дней: Экспресс-курс / С.С. Молчанов. - СПб.: Питер, 2013. - 352 c.
vЖурнал "Главбух" №8, апрель 2013г. 112 с.
vЖурнал "Главбух" № 4, февраля 2014г. 116 с.
vЖурнал "Главбух" №7, апрель 2014г. 111 с.