Системы автоматизированной обработки учетных данных

Системы автоматизированной обработки учетных данных

1. Автоматизированные системы обработки учетной информации. Назначение. Характеристики

Для управления предприятием необходима разнообразная внутренняя и внешняя информация, среди которой особое место принадлежит бухгалтерской информации. В историческом плане понятие, состав, качественные и количественные характеристики бухгалтерской информации постоянно претерпевали изменения. Можно констатировать, что и сегодня, несмотря на значительные усилия бухгалтерской общественности, предпринятые в конце прошедшего столетия по разработке единого подхода к составлению бухгалтерской отчетности, сохранились различные подходы к порядку формирования и оценке качества бухгалтерской информации. События последних лет (банкротство известных корпораций Enron, WorldCom, Xerox, Рarmalat и др.) свидетельствуют о наличии серьезных проблем, связанных с разработкой новых подходов к процедурам формирования бухгалтерской информации и подтверждения их достоверности. Поэтому вопросы организации и методологии бухгалтерского учета при помощи автоматических систем обработки учетно-аналитической информации остаются одними из самых сложных как в теории, так и практике бухгалтерского учета.

Автоматизированная форма учета в последнее время получает все большее распространение в связи с расширением использования в организациях различных форм собственности средств вычислительной техники. Каких-либо жестких форм, по которым ведется учет, в данном случае не установлено: их определяют исходя из потребностей заказчика компьютерной бухгалтерской программы и технических возможностей организации, внедряющей автоматизированную форму учета.

Как правило, за основу при разработке экранных форм учета берут соответствующие формы, оформляемые на бумажных носителях, - чаще всего журналы-ордера. При этом часть несущественных реквизитов может опускаться при введении данных с клавиатуры компьютера, но при выводе данных на бумажные носители учитываются все требования нормативных документов.

Первичные документы, которые являются основанием для отражения в бухгалтерском учете результатов хозяйственных операций, составляют на бумажных носителях. Таким образом, одной из задач бухгалтера на конкретном рабочем месте является ввод необходимых первичных данных с бумажных носителей в базы данных вычислительных машин. В принципе, есть возможность часть документов оформлять и обрабатывать в электронном виде. Однако процесс внедрения такой схемы учета существенно сдерживается недостаточностью законодательного и нормативного регулирования, а также тем, что в данном случае могут возникнуть серьезные трудности с обеспечением сохранности документов и с исключением несанкционированного доступа.

В практике чаще всего используется программное обеспечение общего назначения, адаптированное под потребности конкретной организации, нередко и создание программ по индивидуальным заказам. В последнем случае программа не перегружается функционально; кроме того, в ней могут быть учтены пожелания конкретных работников, занятых на отдельных рабочих местах, а также традиционная схема обработки учетной информации.

Системы автоматизированной обработки учетных данных характеризуются следующим:

автоматизацией сбора, передачи, систематизации и обработки информации;

использованием кроме обычных носителей бухгалтерской информации машинных носителей, кодификацией операций;

интеграцией учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации, что позволяет совмещать бухгалтерский учет с налоговым, оперативно-техническим и статистическим;

осуществлением программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи;

автоматизацией логических операций бухгалтерского учета;

решением задач бухгалтерского учета в двух режимах - регламентном и запросном;

получением выходной информации в виде печатных регистров, видеограмм и машинограмм;

возможностью получения расшифровки печатных данных по запросам пользователей.

Преимущество автоматизированного учета в существенно более низкой трудоемкости учетных процессов и возможности многократного использования единожды введенных данных (причем не только для целей бухгалтерского учета, но и для целей налогообложения, анализа, управления и т.п.). В файлы и на печать могут выводиться документы, представленные в виде учетных регистров, форм отчетности и вспомогательных форм обобщения, группировки и детализации бухгалтерской информации. Основным ее недостатком является необходимость осуществления дополнительных расходов по переподготовке бухгалтерских работников и по содержанию дополнительного сотрудника (или оплате услуг сторонних организаций) для адаптации и поддержки программного обеспечения. Кроме того, возможность неоднократно использовать одни и те же данные может послужить причиной для допущения ошибок: при ручном ведении регистров бухгалтерского учета дублирование механической ошибки даже в двух корреспондирующих счетах маловероятно, а при компьютерной обработке ошибка, совершенная по невнимательности (например, перепутан порядок цифр), дублируется автоматически.

2. Классификация АСОУИ. Критерии выбора

Выделяют следующие виды АСОУИ:

. Технические. Включают широкий круг подсистем, используя различные технические средства. Это и системы, предназначенные для контроля управления технологическими процессами. Для технических систем характерны следующие свойства:

основной источник информации: автоматические и полуавтоматические устройства.

исполнительные органы: тоже автоматические. Как правило, недопустимо большое запаздывания при передаче информации, высоки требования к скорости переработки информации и к надежности работы системы.

. Экономические. В первую очередь, относятся для управления организации. К ним относят систему управления отраслями народного хозяйства, информационно-справочные, информационно-поисковые системы, системы электронного документооборота предприятий. Здесь требования по надежности и скорости обработки информации заметно смягчаются по сравнению с технически системами. На первый план выходят задачи поиска информации и подготовки документов. Естественно, длительность процессов больше, темп протекания медленней, чем в технических АСОУИ. Для экономических АСОУИ характерно также хранение больших объемов информации.

Встречаются системы, включающие в себя как технические, так и организационные подсистемы. Их принято называть организационно-техническими. Сюда можно отнести системы управления промышленными предприятиями, а также какие-либо системы, широко применяющие технические средства, работу с которыми обязательно ведут люди.

Классификация АСОУИ по размерам сферы действия («снизу вверх»):

системы, действующие относительно отдельных процессов и операций;

системы, действующие на уровне предприятия;

системы, действующие на уровне отрасли;

системы, действующие на уровне государства;

глобальные системы;

По требованиям к времени реакции на поступающую информацию и сигналу:

. Системы реального масштаба времени - системы, использующиеся в управлении процессами, в которых жестко регламентированы моменты поступления информации и моменты выдачи информации, либо длительность задержек на обработку, передачу информации, выдачу сигналов управления.

. Системы с контрольным временем - системы, обслуживающие процессы, в которых регламентируются только определенные этапы.

. Системы со свободным временем - системы, у которых время получения результата определяется производительностью вычислительных средств, а время выполнения заявки может превышать 10 минут.

Можно выделить много областей работы: банковские системы, системы управления производством и т.п. Каждая область применения АСОУИ может делиться на классы по определенным условиям использования.

При выборе бухгалтерских программ нужно учитывать следующие критерии:

. Выбирая программу нужно, прежде всего, узнать, на какое по размерам предприятия она ориентировано.

. Необходимо приобретать программу, соответствующую профилю фирмы, специфике ее работы.

. Программа должна подходить к существующей на предприятии систем учета, соответствовать современным его требованиям, обеспечивать получение всей необходимой для целей управления.

. Программа должна иметь углубленный аналитический учет, механизм автоматизации ввода проводок и выполнение различных расчетов.

. Пакеты по отдельным участкам учета следует покупать у одного разработчика, с тем чтобы осуществлялась взаимосвязь комплексов.

. Система должна быть удобной и понятной для конкретного потребителя.

. Система должна быть надежной, отслеживать все виды случайных ошибок, должна иметь, защиту от намеренной порчи информации и устойчива к сбоям и поломкам оборудования.

. Подбирая программу нужно смотреть в будущее, если предприятие растет и развивается - следует покупать программу с большими функциональными возможностями, чем требуется сейчас.

. При выборе программы нельзя руководствоваться одной рекламой. Нужно ознакомиться с рынком программ и изучить опыт применения хотя бы одной из них на конкретном предприятии. Тогда знакомясь с другими программами, будут видны их достоинства и недостатки.

. При приобретении программы следует ориентироваться на фирмы профессионалы.

. Интеграция с программами третьих фирм. Данный критерий говорит об открытости программ и высоком уровне квалификации разработчика.

. Программу следует покупать у фирмы разработчика или у дилера, имеющего право продажи этой программы. Система должна иметь лицензию и сертификат фирмы.

. Обратить внимание на качество инструктивного материала, от которой зависит быстрота освоения и простота освоения.

. Каждая программа имеет демонстрационную версию, которую можно приобрести у фирмы и предварительно ознакомится.

. При покупке потребовать у продавца: тестовый пример, если программа требует поэтапного внедрения с участием разработчика, поэтапное описание процесса внедрения, что и в какой срок будет сделано, сколько будет стоить. Только после того как на все интересующие вопросы получены исчерпывающие ответы можно приступать к приобретению программного продукта и заключать договора.

3. Фирмы производители АСОУИ

В 1990 году была учреждена «Корпорация Парус», основатели её большей частью служили в вычислительном центре главного штаба военно-морского флота.

Компания ведет свою историю с 1990 года, когда были разработаны первые программы "ПАРУС" для расчета заработной платы. За время своей деятельности "Корпорация ПАРУС" стала одним из крупнейших российских разработчиков ПО и поставщиков ИТ-услуг. Она создала одну из наиболее широких региональных сетей на российском ИТ-рынке и стали надежным партнером для тысяч организаций - органов власти и местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, крупных территориально-распределенных корпораций и отраслевых научно-исследовательских институтов.

В 1992 году создана программа «Парус-Бухгалтерия», в 1994 году - программный комплекс «Парус-Бюджет».

Программный продукт «Парус» используется в федеральных и региональных органах власти, органах местного самоуправления, бюджетных учреждениях, коммерческих организациях. Система «Парус-Предприятие 8» функционирует в «Евроцемент групп», «СУЭК», концерне «Тракторные заводы» и других крупных компаниях.

По состоянию на 2013 год поддерживаются продукты на различных платформах:

«Парус 7» - архитектура «файл-сервер» с использованием системы управления базами данных FoxPro;

«Парус 8» - с двухзвенной архитектурой «клиент-сервер» с использованием Oracle Database;

«Парус 10» - с трёхзвенной архитектурой, позволяющей работать под управлением как Microsoft Windows, так и Linux;

«Парус-Бюджет 7» - тиражное решение для государственных учреждений;

«Парус-Предприятие 7» - тиражное решение для малого и среднего бизнеса;

«Парус-Бюджет 8 (on Oracle)» - система автоматизации министерств, крупных государственных учреждений;

«Парус-Предприятие 8 (on Oracle)» - корпоративная система;

«Парус-Предприятие 8SE (on Oracle)» - корпоративная система для среднего бизнеса (до 50 лицензий, меньшее количество модулей);

«Парус-Страхование» - проектное решение для страховых компаний.

В 1991 г. Была основана российская фирма «1С» и специализируется на разработке, дистрибьюции, издании и поддержке компьютерных программ делового и домашнего назначения.

Из собственных разработок фирмы «1С» наиболее известны программы системы «1С:Предприятие», а также продукты для домашних компьютеров и образовательной сферы.

Система программ «1С: Предприятие» предназначена для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей, видов деятельности и типов финансирования, и включает в себя решения для комплексной автоматизации производственных, торговых и сервисных предприятий, продукты для управления финансами холдингов и отдельных предприятий, ведения бухгалтерского учета («1С:Бухгалтерия» самая известная учетная программа в ряде стран), расчета зарплаты и управления кадрами, для учета в бюджетных учреждениях, разнообразные отраслевые и специализированные решения, разработанные самой фирмой «1С», ее партнерами и независимыми организациями.

Система «1С: Предприятие» состоит из передовой технологической платформы (ядра) и разработанных на ее основе прикладных решений (конфигураций). Такая архитектура системы принесла ей высокую популярность, поскольку обеспечивает открытость прикладных решений, высокую функциональность и гибкость, масштабируемость от однопользовательских до клиент-серверных и территориально распределенных решений, от самых малых до весьма крупных организаций и бизнес-структур.

Система «1С: Предприятие» широко распространена в России, Украине, Казахстане Белоруссии и успешно применятся организациями многих стран мира.

Фирма «1С» является официальным дистрибьютором деловых программных продуктов зарубежных и отечественных производителей, таких как Miсrosoft, Лаборатория Касперского, Eset, ABBYY, DrWeb, Аскон, ПроМТ, Entensys, Novosoft и другие.

Фирма «1С» также выступает издателем программных продуктов ведущих отечественных разработчиков на территории России. Проект «Издания 1С:Дистрибьюция» был запущен в 2004 году и включает в себя на сегодняшний день продукты таких производителей, как ABBYY, Лаборатория Касперского, Acronis, Aladdin, ASP Linux, ALT Linux, Entensys, Redline Software, Dragon Soft, Infotecs, Movavi, Paragon Software, Paragon Mobile, Famatech, SmartLine, Oxygen Software, VITO Technology, Panda Security, Infowatch. Список продуктов в линейке изданий «1С:Дистрибьюция» постоянно пополняется.

Продукты фирмы «1С»:

) «1С: Бухгалтерия» - собирательное название бухгалтерских продуктов фирмы «1С», относящееся к некоторым конфигурациям на платформе 1С: Предприятие версий 7.7 и 8. «1С: Бухгалтерия» - одно из самых популярных решений для автоматизации бухгалтерского учёта. Количество решений, внедрённых под названием «1С: Бухгалтерия» различных версий, насчитывает около полумиллиона предприятий. Конфигурация «Бухгалтерия предприятия» предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учёт ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

) «1С:Предприятие 8» - включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

. Практический пример работы экономиста с использованием АСОУИ «1С: Предприятие» Конфигурация «Бухгалтерия предприятия»

) Заполнение справочника «Контрагенты»

Справочник «Контрагенты» предназначен для хранения справочной информации о контрагентах организации (юридических и физических лицах), используемый при выписке первичных документов, а также для ведения аналитического учёта.

Состав и структура справочника «Контрагенты» закладываются на этапе конфигурирования прикладной программы. На этапе использования справочник можно только дополнять, сокращать или изменять значения реквизитов. В общем случае справочник может быть линейным и многоуровневым. В программе «1С: Бухгалтерия 8» справочник «Контрагенты» определён как многоуровневый.

Новым элементом справочника «Контрагенты» являются сведения об организации или физическом лице (учредителе, сотруднике, поставщике, покупателе и т.д.), записанные в форму «Контрагенты: Новый»

Форма списка контрагентов разделена на две части. В левой части формы показано дерево групп (элементы), в правой - список групп (элементов). Форма списка удобна для поиска и выбора элементов справочника.

Реквизиты каждого контрагента записываются на трёх закладках (страницах). Реквизиты контрагентов - юридических лиц, являющихся учредителями ЗАО ЭПОС, приведены в таблице 1.

Таблица 1 - Сведения об организациях - учредителях ЗАО ЭПОС

Командой меню Предприятие - Контрагенты выводится на экран форма «Контрагенты», а затем командой меню Действия - Добавить (либо командой контекстного меню Добавить; либо щелчком по пиктограмме на панели инструментов; либо нажатием клавиши Insert) выводится на экран форма «Контрагенты: Новый».

Последовательность ввода записей о новом контрагенте в справочник «Контрагенты» рассмотрим на примере контрагента НПО «Боровик».

На вкладке «Общие» вводим реквизиты, приведённые в исходных данных (таблица 1):

в поле «Наименование» записываем сокращённое название контрагента «Боровик» НПО;

в поле «Код» оставляем значение кода «по умолчанию»;

в поле «Юр./физ.лицо» оставляем Юридическое лицо;

в поле «Полное наименование» записываем Научно-производственное объединение «Боровик»;

в поле «ИНН» вводим 7707121221;

в поле «КПП» вводим 770701001.

На закладки «Адреса и телефоны», «Контакты» и «Счета и договоры» можно перейти только после записи реквизитов на вкладке «Общие», поэтому после заполнения закладки «Общие» щёлкаем по кнопке Записать. (Рисунок 1)

Рисунок 1 - Вкладка «Общие» контрагента «Боровик» НПО

На закладке «Адреса и телефоны» щёлкаем по кнопке […] справа от поля «Юридический адрес» и заполняем форму для ввода адреса. Щёлкаем на кнопку [Ок]. (Рисунок 2)

Рисунок 2 - Вкладка «Адреса и телефоны» контрагента «Боровик» НПО

Щёлкаем «Да» в ответ на запрос «Изменить фактический адрес?». Редактируем в соответствии с исходными данными (таблица 1) содержимое строки «Фактический адрес».

Вводим номер телефона контрагента.

Переходим на вкладку «Счета и договоры». На ней имеется две табличные части. Табличная часть «Банковские счета» предназначена для ввода сведений о банковских счетах контрагента.

Для ввода реквизитов банковского счёта НПО «Боровик» нужно щёлкнуть по пиктограмме панели инструментов этой табличной части. На экран будет выведена форма «Банковский счёт («Боровик НПО»): Новый».

Указываем:

номер счёта: 40702810100000000716;

вид счёта: расчётный;

валюта: руб.;

БИК: 044585305;

Нажать кнопку [Tab.] - программа укажет кор.счёт и наименование банка, воспользовавшись включённым в неё справочником.

кор.счёт: 30101810900000000305;

Устанавливаем опции:

«Прямые расчёты»

«Указать КПП плательщика при перечислении налогов».

Щёлкаем на [Ок]. (Рисунок 3)

Рисунок 3 - Вкладка «Счета и договоры» контрагента «Боровик» НПО

) Ручной ввод операций по уставному капиталу

Операция по учёту уставного капитала включает проводку Дт счёта 75.01 Кт счёта 80 на стоимость доли учредителя согласно учредительному договору. Дата операции и проводок соответствует дате регистрации общества, указанной в свидетельстве о регистрации.

Введём операцию, отражающую в учёте формирование уставного капитала ЗАО ЭПОС.

Согласно учредительным документам уставный капитал ЗАО ЭПОС составляет 3 000 тыс. рублей (30 000 обыкновенных акций по 100 руб. каждая). В таблице 2 распределены доли акционеров.

Таблица 2 - Доли акционеров

Командой меню Операции - Операции введённые вручную открываем список «Операция (бухгалтерский и налоговый учёт)».

Командой меню Действия - Добавить (либо щелчком по пиктограмме на панели инструментов, либо по команде Добавить контекстного меню, либо нажатием на клавишу Insert) открыть форму нового документа «Операция (бухгалтерский и налоговый учёт)».

В шапке формы вводим:

в поле «Номер»: оставляем «по умолчанию»;

в поле «от»: 12.01.2011;

в поле «Организация»: ЗАО ЭПОС;

поле «Сумма»: пропускаем (будет рассчитана автоматически);

в поле «Содержание» - Учтён уставный капитал;

Способ заполнения: вручную.

В табличной части:

командой меню Действия - Добавить (либо щелчком по пиктограмме на панели инструментов табличной части, либо по команде Добавить контекстного меню, либо нажатием на клавишу клавиатуры Insert) открываем строку для ввода первой проводки;

в колонке «Счёт Дт» указываем номер счёта дебета 75.01 (выбираем из плана счетов либо набором на клавиатуре);

в первой строке колонки «Субконто Дт» указываем субконто по дебету счёта проводки - Боровик НПО (выбираем из справочника «Контрагенты»);

в колонке «Счёт Кт» указываем номер счёта кредита - 80.01 (выбором из плана счетов либо набором на клавиатуре);

в первой строке колонки «Субконто Кт» указываем первое субконто по кредиту счёта - Боровик НПО (выбором из справочника «Контрагенты»).

В поле ввода «Субконто Кт2» щёлкаем по кнопке […], открывается форма «Ценные бумаги».

По счёту 80.01 «Обыкновенные акции» аналитический учёт ведётся в двух разрезах:

) по каждому акционеру (справочник «Контрагенты»);

) по видам акций (справочник «Ценные бумаги»).

Для продолжения ввода проводки необходимо в справочник «Ценные бумаги» ввести сведения об акциях ЗАО ЭПОС. Для этого:

щёлкаем по кнопке «Добавить», в активизированную для ввода строку вводим «Обыкновенные акции ЗАО ЖЭПОС» и нажимаем кнопку Enter;

в колонке «Количество» указываем количество акций, принадлежащих учредителю Боровик НПО- 8 000;

в колонке «Сумма» вводим сумму проводки - 800 000;

в колонке «Содержание» указываем краткое содержание проводки - Доля в уставном капитале;

нажимаем кнопку Enter.

Затем щёлкаем по пиктограмме Добавить открываем строку для ввода следующей проводки и повторяем ввод данных для второго акционера. По аналогии вносим остальные проводки. После ввода проводок щёлкаем по кнопке ОК. (рисунок 4).

Рисунок 4 - Ручной ввод операций по уставному капиталу

) Формирование оборотно-сальдовой ведомости.

Программа «1С: Бухгалтерия 8» содержит разнообразные средства, которые позволяют проверить правильность отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского и налогового учёта. В первую очередь к ним относятся так называемые стандартные отчёты. Полный список стандартных отчётов программы можно увидеть в меню Отчёты Главного меню программы.

В качестве базового средства контроля правильности выполнения операций используем Оборотно-сальдовую ведомость.

Отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость» используется для анализа остатков и оборотов на синтетических счетах.

Этот отчёт содержит для каждого синтетического счёта информацию об остатках (сальдо) на начало, оборотах по дебету и кредиту в течение периода, и об остатках на конец периода.

Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 75.01. Для этого:

командой меню Отчёты - Оборотно-сальдовая ведомость, щёлкнув «Сформировать отчёт» выводим на экран форму отчёта;

в левом верхнем угла окна устанавливаем период с 01.01.2011 по 12.01.2011.

указываем организацию, для которой формируется оборотно-сальдовая ведомость;

щёлкаем по кнопке Настройки на панели инструментов и открываем форму настройки параметров формирования отчёта;

в области «Показатели» устанавливаем опцию БУ (данные бухгалтерского учёта);

в области «Группировка» устанавливаем опцию «По субсчетам»;

в области «