Работа с входящими документами

Работа с входящими документами

Министерство образования и науки РФ

ГОУ ВПО «Сочинский государственный университет туризма и курортного дела»

Филиал ГОУ ВПО «Сочинский государственный университет туризма и курортного дела» в г. Нижний Новгород Нижегородской области

Факультет менеджмента

Кафедра общественных наук

Дисциплина «Документирование управленческой деятельности»

Курсовой проект

Работа с входящими документами

Выполнила

Комендантова Алена Вячеславовна

Нижний Новгород, 2011

Оглавление

Исходные данные

Введение

1. Организация работы с документами

. Регистрация и контроль исполнения документов

. Обработка входящих документов

Заключение

Список источников и литературы

Приложение

Исходные данные

.        Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков // изд. 8-е, перераб. и доп. - М.: Книга сервис, - 2009. - 160 с.: данное издание является практическим пособием по организации современного делопроизводства. Практические рекомендации, содержащиеся в книге, носят универсальный характер и могут быть применены в любой организации вне зависимости от ее профиля и специфики деятельности.

.        Счет-фактура № 000022 от 03 февраля 2009 г.

.        Счет-фактура 1-000296 от 10 марта 2009 г.

.        Товарная накладная № 3290 от 19 мая 2008 г.

.        Товарная накладная № 000022 от 03 февраля 2009 г.

.        Товарно-транспортная накладная № 3290 от 19 мая 2008 г.

7.            Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Госарбитражем СССР от 15.06.65 г. № П-6 в редакции изменений и дополнений от 14.11.74 г. № 98);

8.      Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Госарбитражем СССР от 25.04.66 г. № П-7 с изменениями и дополнениями от 14.11.74 г. № 98).

Введение

Любой вид деятельности человека порождает документы. В торговле договоры, прейскуранты, счета-фактуры. В сервисном обслуживании - рекламные материалы, на транспорте - билеты, расписание движения поездов и автобусов, теплоходов и самолетов. В образовании - учебные планы, государственные образовательные стандарты, расписания занятий, дневники и зачетные книжки. Документом является и денежный знак.

Документы имеют различный «цикл жизни». Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов может снова попасть в работу уже как историческое или культурное наследие.

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов.

Документы - одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Весь объем документов, обращающихся в организации - это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.

Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство - один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

Документооборот - это движение и учет документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).

В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов).

Современное делопроизводство в России развивается с учетом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.

Цель моей работы: изучение теории и практических основ работы с входящими документами.

Задачи работы:

         изучить нормативно-правовое регулирование делопроизводства;

         выявить общие правила работы с входящими документами;

         проанализировать организацию работы с входящими документами в ООО Торговый Дом «Аленка».

делопроизводство документ учет правовой

1.     
Организация работы с документами

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Правила работы с документами на конкретном предприятии составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий работы с документами. Формирование системы делопроизводства происходит под влиянием различных факторов. Наиболее значимыми из них являются установившиеся традиции работы с документами, (носителями которых являются, как правило, профессиональные работники со стажем) и рекомендации нормативно-методических документов государственных органов управления.

Система делопроизводства устанавливается и закрепляется во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах проведения работ и т. п.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В крупных организациях, как правило, существует специальное структурное подразделение, главной задачей которого является централизованное документационное обеспечение управления. Называться оно может по-разному: управление делами, отдел документационного обеспечения (ОДО), общий отдел, канцелярия и т. п. В организациях, где объем документов не настолько велик, чтобы им занималось отдельное подразделение, делопроизводственные функции возлагаются на секретариат или секретаря руководителя организации.

В документационном обеспечении выделяют три основных группы документов:

входящие документы, поступившие в ОДО из внешних организаций;

исходящие документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений для отправки во внешние организации;

внутренние документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде технологической цепочки операций (см. Приложение 1).

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 - 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между сотрудниками в части работы с документами закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

o   образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

o   номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

o   порядок регистрации документов;

o   правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

o   сроки хранения документов и файлов;

o   правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожались бы, и оставлялся на хранение файл с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа;

o   сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

o   порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

o   правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

o   порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;

o   методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

2.      Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Затем этот номер проставляется на документе.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Необходимо придерживаться простого правила - документ регистрируется в организации только один раз, то есть не должно быть повторной регистрации зарегистрированного документа при его перемещениях внутри предприятия. Исключения составляют организации с большим документооборотом, в которых помимо регистрации в службе делопроизводства производится регистрация в структурных подразделениях.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

o   входящие документы;

o   исходящие документы;

o   внутренние документы;

o   контракты коммерческие;

o   документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).

Входящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает:

o   72 - порядковый номер документа по журналу регистрации;

o   1-5 - номер дела по номенклатуре.

В некоторых организациях для регистрации документов применяется иная последовательность расположения и написания составных частей номера, например: 1-5/72 или 1-5-72.

Номер документа может также содержать по усмотрению организации условное обозначение (код) должностного лица, вопросов деятельности, вида документа и т. д., например, № 72-БМ включает:

БМ - Борис Мишин (автор документа);

- порядковый номер документа

или

№15-РМ

- порядковый номер документа,

РМ - распоряжение мэра.

Не всегда оправдано включение в номер документа последних двух цифр года (№ 15-11), так как рядом с реквизитом «№» ставится реквизит «дата».

Эффективность принятой системы индексации в значительной степени зависит от ее стабильности. Если разработанная система индексов оправдала себя на практике, то ее следует использовать как можно дольше. Пересмотр условных обозначений целесообразно осуществлять в случае значительных изменений в функциях или структуре предприятия.

В практической деятельности применяются регистрационный журнал (см. Приложение 2). При небольших объемах документов журнал может вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей.

Журнал включает следующие графы:

o   номер документа;

o   дата документа;

o   дата поступления;

o   автор документа (внешняя организация-отправитель);

o   количество листов документа;

o   резолюция;

o   исполнитель;

o   подпись исполнителя;

o   срок исполнения;

o   отметка об исполнении;

o   номер дела (папки);

o   имя файла;

o   примечание.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей этих подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с отметкой в журнале регистрации (в графе «Примечание»).

Не все входящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой «лично»; программы конференций, совещаний и т. п.

Для регистрации входящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Excel, Lotus), другими программными средствами.

Наиболее простой вариант регистрации документов небольшой организации можно проводить в текстовом редакторе «Word» с помощью таблицы.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром («пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

Чаще всего при регистрации возникают следующие ошибки:

o   ведется один журнал для регистрации всех документов предприятия вместо журналов для регистрации отдельных видов документов;

o   нумерация документов в журнале ведется с момента основания организации вместо нумерации в рамках года;

o   не проводится регистрация документов, имеющих гриф «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и т.п.;

o   используется совместная регистрация входящих и исходящих документов вместо раздельной регистрации;

o   приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются в одном журнале вместо двух, индекс «л/с» в номере приказа по личному составу отсутствует.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля над их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля над исполнением осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву «К» на левом поле документа напротив реквизита «заголовок». Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Для ведения контрольных операций можно использовать персональный компьютер.

Ряд программ (Lotus Organiser, Outlook и др.) предоставляют секретарю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов (см. Приложение 3). В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя. Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм совмещены. Высокая исполнительская дисциплина и ответственность работников предприятия, единство исполнителей в достижении поставленных целей («единство команды») и другие факторы, влияющие на результативность работы, могут вообще привести к исключению контроля над исполнением документов в организации.

.        Обработка входящих документов

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

o   первичную обработку;

o   предварительное рассмотрение, разметку;

o   регистрацию;

o   рассмотрение документов руководством;

o   направление на исполнение;

o   контроль исполнения;

o   исполнение документов;

o   подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» («Private»). Корреспонденция, имеющая пометку «Конфиденциально», обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

В ряде организаций применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.

При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК.

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условным обозначением руководителей предприятия, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

Рассматривая входящий документ, руководитель должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Некоторые офисные программные продукты имеют шаблоны стандартных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

Стремление отдельных руководителей иметь собственный «архив», состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядоченно, поиск их, затруднен. Таких «архивов» быть не должно.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для исключения потерь перемещение документов между исполнителями осуществляется через ОДО или секретаря-референта с фиксацией факта передачи в журнале регистрации.

Для обеспечения оперативного исполнения документа одновременно несколькими исполнителями секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям.

Однако не следует увлекаться излишним копированием документов. Многие организации из-за боязни потерь снимают копии со всех поступивших документов. Такая практика увеличивает объемы документов, затрудняет работу с ними, приводит к нерациональным затратам труда, времени и материалов. Альтернативой бездумному копированию является повышение исполнительской дисциплины и ответственности работников за полученный документ, передача документов под расписку в журнале, разбор случаев потерь документов на совещаниях руководства и т.п.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком «Переписка с внешними организациями за 2011 г. (входящие)».

Заключение

Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документ является информационной функцией, в нем фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.

Входящие документы - это официальные документы, поступающие в организацию или учреждение. Направление движения поступающих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с вашей организацией), от значимости и сложности вопросов, составляющих его содержание, а также от структуры организации и сложившейся в ней системы делопроизводства.

Маршруты движения документов, как и операции по их обработке, определяются и другими факторами.

Например, документы могут являться ответными (т. е. полученными в ответ на письма-запросы вашей организации) или инициативными. Имеет значение и то, требуют ли входящие документы ответа или они присланы для сведения. Однако, несмотря на указанные особенности и специфику ведения дел в конкретных организациях, в основе работы с поступающими документами лежат типовые технологии.

Обработка входящих документов предполагает: их получение; распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения; регистрацию; рассмотрение руководителями разных уровней и определение исполнителей; передачу на исполнение; осуществление контроля исполнения; исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело.

Список источников и литературы

1.      Астахов, В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: учебное пособие / В.П. Астахов, изд. 9-е, перераб и доп. - М.: ЮРАИТ, 2011. - 960 с.

.        Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - СПб.: Питер, 2008. - 324 с.

.        Быкова, Т.А. Технология работы с входящими документами / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - №5 - 2010. - С. 7-9.

.        Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления / А. С. Гринберг, Н. Н. Горбачев, О.А. Мухаметшина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 391 с.

.        Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. - М.: Инфа-М, 2010. - 435 с.

.        Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. Пособие / О.П. Сологуб. - 5-е изд. стер. - М.: Омега-Л, 2010. - 207 с.

.        Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство): краткий курс / В.А. Спивак, изд. 2-е - СПб.: Питер, 2010. - 256 с.

.        Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков // изд. 8-е, перераб. и доп. - М.: Книга сервис, - 2009. - 160 с.

.        Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Госарбитражем СССР от 15.06.65 г. № П-6 в редакции изменений и дополнений от 14.11.74 г. № 98).

.        Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Госарбитражем СССР от 25.04.66 г. № П-7 с изменениями и дополнениями от 14.11.74 г. № 98).

Приложение 1

Приложение 2

Журнал регистрации входящих документов

Приложение 3

Карточка «Задачи» из Outlook для контроля исполнения документов

Расчетно-проектная работа

Регистрация входящих документов в ООО Торговый Дом «Аленка»

Основным направлением деятельности ООО Торговый Дом «Аленка» является производство и реализация спецодежды высокого качества и любой степени сложности для разных профессий и средств защиты рук.

Поступление материально-производственных запасов в организацию может осуществляться из разных источников. Одним из таких источников является товарная накладная № 3290 от 19 мая 2008 г. от ЗАО «Русхимсеть», Россия, Московская обл. Ногинский р-н, г. Старая Купавна.

Как правило, операции по приобретению материально-производственных запасов возлагаются на работников отдела снабжения, которые ведут Журнал учета поступающих грузов. В нем содержится необходимая информация о поступлении грузов, включая согласие на оплату или отказ от акцепта.

Приемка документов на склад материально-производственных запасов осуществляется лицами, на то уполномоченными администрацией организации.

Лицо, уполномоченное на приемку груза, осуществляет получение материалов по количеству и качеству в строгом соответствии со стандартами, техническими условиями, действующими правилами перевозок на транспорте, иными нормативными документами и условиями договора. В частности, необходимо проверить наличие и исправность пломб отправителя на транспортных средствах, исправность тары, наличие маркировки грузов и соответствие ее данным, указанным в транспортном документе, комплектность груза, соответствие его качеству согласно эталонам (образцам) и пр.

Основанием приемки служат транспортные и сопроводительные документы отправителя (изготовителя).

Порядок и срок приемки материально-производственных запасов по количеству и качеству регулируются соответствующими нормативными документами:

o Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Госарбитражем СССР от 15.06.65 г. № П-6 в редакции изменений и дополнений от 14.11.74 г. № 98);

o   Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Госарбитражем СССР от 25.04.66 г. № П-7 с изменениями и дополнениями от 14.11.74 г. № 98).

В процессе приемки материально-производственных запасов важное значение имеет не только правильное оформление соответствующей первичной документации, но и соблюдение необходимых требований в целях установления обоснованной оценки приобретаемых запасов. Они должны быть приняты к учету в сумме фактических затрат на приобретение за исключением НДС и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных действующим законодательством). Как правило, фактическая себестоимость приобретаемых товарно-материальных ценностей принимается к учету исходя из текущей рыночной стоимости:

o в операциях купли-продажи - в оценке согласованной участниками сделки;

o   внесенных запасов в качестве вклада в уставный (складочный) капитал организации - в такой же оценке, если иное не оговорено действующим законодательством;

o   по запасам, изготовленных самой организацией, - в сумме фактических затрат на их изготовление и т. п.

С целью принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном ст. 169 НК РФ, покупатели ведут учет счетов-фактур по мере их поступления от поставщиков.

Принятые к акцепту платежные документы поставщика, и в первую очередь счет-фактура, должны быть зарегистрированы в Книге покупок.

Данный учетный регистр используется в дальнейшем для составления расчета (декларации) по НДС в целях его определения, предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке.

Каждый счет-фактура регистрируется в книге покупок по мере их поступления в хронологическом порядке. Если имеет место частичная оплата покупателем, то в указанном регистре запись производится на каждую сумму платежа с указанием реквизитов ранее полученного счета-фактуры по данной поставке. Против каждой суммы погашения по основному долгу делается пометка «частичная оплата».

Счета-фактуры хранятся в соответствующем журнале их учета.

В условиях автоматизации учета, ООО Торговый Дом «Аленка» использует программу «1С: Бухгалтерия (7.7)», вся информация, необходимая для регистрации счетов-фактур поставщиков (номер и дата составления и их поступления, наименование поставщиков, дата оприходования материально-производственных запасов и их оплаты, включая НДС, а также стоимости покупок, облагаемых по разным ставкам НДС), формируется на основании вводимого документа «Поступление товарно-материальных ценностей». Все операции по приходу и оплате этих ценностей в дальнейшем подлежат регистрации в Книге покупок в хронологическом порядке. С этой целью в типовой конфигурации используется компьютерный документ «Запись Книги покупок», включающий в себя основные реквизиты счета-фактуры и подготовленный в режиме «ввод на основании». В случае частичной оплаты приобретаемых материальных запасов регистрация счета-фактуры поставщика в указанном учетном регистре осуществляется по каждой оплаченной сумме.

Очень часто входящие документы в ООО Торговый Дом «Аленка» приходят по факсу. В Торговом Доме существует локальная сеть, что намного облегчает прием и передачу входящих документов.

Работу с документами в ООО «Аленка» ведет специализированное структурное подразделение - служба ДОУ.

В службе ДОУ работают квалифицированные специалисты делопроизводства. Работа с управленческой документацией основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота ООО, учетом документов, контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Основными задачами службы ДОУ является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности ООО на уровне современных требований.

На службу делопроизводства возлагаются организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационное обеспечение управления) в Торговом Доме, единого порядка работы с документами, начиная с их получения и заканчивая сдачей в архив или уничтожением.