Обеспечение своевременного составления бухгалтерской отчетности на основе данных первичных документов и бухгалтерских записей, предоставления ее в установленном порядке в финансовый орган.
Служба МУ ЦБ Нерюнгринского района:
Директор МУ ЦБ: Хорошилова Лариса Ивановна
Главный бухгалтер: Кольцова Ольга Вячеславовна
Директор материального отдела: Сокова Ирина Викторовна
Директор расчетного отдела: Иванова Любовь Владимировна
Директор экономического отдела: Крахина Светлана Викторовна
Общая численность штата 30 человек.
3. Организация документооборота
Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело.
Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации.
В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.
Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.
Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.
Анализируя документооборот учреждения за последний год, была выявлена тенденция к его росту.
В документационном обеспечении учреждения выделяют три группы документов:
поступающие (входящие);
внутренние.
Учитывая постоянный рост количества персонала, отделов, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.
Внутренние документы в МУ ЦБ оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: полное название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются с помощью компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 2010.
Сотрудники службы делопроизводства контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями типовой инструкции в федеральных органах власти.
Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники учреждения используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника предприятии другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и так далее. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.
Право издания приказов (распоряжений) принадлежит директору учреждения, а в его отсутствии - заместителю директора.
Заместитель подписывает приказы по курируемым вопросам только по поручению директора.
За качество подготовки проектов приказов (распоряжений) как по содержанию, так и по оформлению, несет ответственность руководитель учреждения, готовящий проект.
Подготовленный проект организационного приказа (распоряжения) должен быть завизирован, собирает визы исполнитель. Срок исполнения, как правило, не превышает 3 дней. Приказы (распоряжения) визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. В случае подготовки объемного документа, визируемого большим количеством заинтересованных должностных лиц, которые в целях ускорения процесса согласования, знакомятся не с первым экземпляром проекта приказа, а с его копиями (ксерокопиями), допускается сбор виз на отдельном "Листе визирования". Виза включает в себя: наименование учреждения, личную подпись, дату, расшифровку подписи. В расшифровке подписи должна указываться фамилия лица, визирующего документ.
Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции МУ ЦБ, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.
К организационным документам относятся положения о МУ ЦБ, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты работников.
Положение - нормативный правовой акт, который определяет задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы в МУ ЦБ.
Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи, полномочия, ответственность и организацию работы.
5. Порядок работы с входящими документами в учреждении
Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в МУ ЦБ осуществляется централизованно секретарем руководителя.
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению.
Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.
Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:
адрес отправителя;
время отправки и получения документа;
при поступлении личных или доплатных документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны. Штамп состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом "лично" секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается секретарю директора.
Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить относится ли она к регистрируемой или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения директором и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
После рассмотрения документов директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.
В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. В МУ ЦБ подлинники подшиваются в дело, а исполнителям передаются копии.
6. Порядок работы с исходящими документами
Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:
составление проекта документа исполнителем;
проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
согласование проекта документа;
подписание документа директором (в необходимых случаях - утверждение);
регистрация документа;
отправка документа адресату;
подшивка второго экземпляра (копии) в дело.
Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником службы делопроизводства. Ведущий специалист отдела делопроизводства вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
В МУ ЦБ проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом учреждения. Такое согласование оформляется визой.
После подписания директором, исходящий документ передается секретарю для регистрации.
Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:
порядковый номер документа, включающий номер дела;
адресат (корреспондент);
краткое содержание или заголовок;
отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);
исполнитель;
примечание.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.
7. Регистрация документов
Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения".
Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам комбината, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.
Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается, прежде всего, как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Учитывая специфику учреждения, в нем принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем руководителя, другая же в структурных подразделениях. Регистрация документов, поступивших на имя директора, производится однократно его секретарем.
В МУ ЦБ регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.
Регистрация входящих документов МУ ЦБ осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов.
Форма регистрационного журнала для входящих документов:
При анализе регистрации документов МУ ЦБ была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.
Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Однако на сегодняшний день регистрация всей документации ведется только в журнальной форме. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно-поисковую работу более упорядоченной и централизованной.
8. Подготовка документов к передаче в архив
С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела. Дела находятся в рабочих кабинетах и специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела необходимо располагать в соответствии с номенклатурой дел.
С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.
Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на хранение в учреждении организован архив. Деятельность архива регламентирована "Основными правилами работы архивов организаций".
Прием каждого дела в архиве производится по описям в присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы - картотеки на документы с целью их оперативного поиска.
Подготовка документов к сдаче в архив включает:
оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
В настоящее время проводятся работы по созданию положения об архиве структуре службы документационного обеспечения управления.
Необходимо создать комиссию по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников службы делопроизводства. В состав комиссии должны войти:
ведущий специалист;
юрист;
секретарь руководителя.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации, ее переработку, анализ, подготовку и принятие решения.
Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения управленческого эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве.
. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
. Систематизация документов, подлежащих сдаче в архив.
Проведение анализа документационного обеспечения в МУ ЦБ позволило выявить некоторые недостатки, сделать выводы, дать рекомендации с целью применения их на практике.
Заключение
Я, Цибенко Алёна Валерьевна с 21 октября 2013 г. по 09 ноября 2013 г. проходила преддипломную практику в должности секретаря в Муниципальном учреждении "Централизованной бухгалтерии муниципальных учреждений Нерюнгринского района".
Перед приёмом на практику между мной и директором учреждения был заключен договор о приеме на преддипломную практику.
В первый же день моего пребывания на практике мне провели инструктаж по технике безопасности и внутреннего трудового распорядка, показали моё рабочее место. В ходе практики сотрудники учреждения ознакомили меня со своей работой и обязанностями в учреждении, кратко рассказали особенности существования данного учреждения.
Я за период практики смогла изучить основные формы документов, на основании которых и делала анализ деятельности учреждения. Все работники учреждения по возможности отвечали на все поставленные мной вопросы. Мою работу облегчило наличие планового отдела в учреждении, поэтому многие данные и характеристики учреждения были для меня доступны. Все документы выдавались мне только с личного разрешения директора. В учреждении сформированы многие формы документов, что также не затруднило проведение анализа.
Однако консультация директора, главного бухгалтера и других работников учреждения при наличии основной документации позволило мне достаточно хорошо изучить особенности функционирования МУ ЦБ.
В учреждении работают высококвалифицированные опытные специалисты, которые добросовестно выполняют свои обязанности, строго следят за деятельностью учреждения и внедрением новых технологий для повышения эффективности делопроизводства.
Учетный аппарат представлен опытными бухгалтерами и секретариатом, которые выполняют своевременный сбор информации, её регистрацию, обработку и в дальнейшем формируют различные формы отчетностей.
Муниципальное учреждение "Централизованная бухгалтерия муниципальных учреждений Нерюнгринского района" является очень перспективным предприятием. Об этом говорят многие показатели, характеризующие благополучное состояние учреждения, квалифицированный персонал и технически оборудованные рабочие места, так как из года в год эти показатели улучшаются и стремятся к совершенствованию.
Во время прохождения преддипломной практики мне удалось углубить и закрепить теоретические знания в области делопроизводства, а также освоить компьютерные программы, позволяющие автоматизировать учетный процесс. Работа проходила в соответствии с календарно-тематическим планом. Все темы и задачи, установленные тематическим планом, рассмотрены и отработаны.
Практическая деятельность мне помогла научиться самостоятельно решать определенный круг задач, возникающих в ходе работы секретарем. В частности, я научилась правильно составлять различного вида документы, анализировать их содержание и их форму.
Я еще раз убедилась, что на практике будет востребована основная часть знаний, полученных мной на занятиях, без которых я бы не поняла документационного обеспечения управления деятельности учреждения.
Список литературы