Задачи и функции логистики закупок. Процесс приобретения материалов и его основные стадии
Задачи и функции логистики закупок
Закупочная логистика есть процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство.
Целью логистики закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.
Эта цель достигается решением целого ряда задач, которые можно сгруппировать следующим образом:
- Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий.
- Обеспечение точного соответствия между количеством поставок и потребностями в них.
- Соблюдение требований производства по количеству сырья материалов и комплектующих изделий.
Закупочная логистика представляет собой вид деятельности, без осуществления которой невозможна нормальная деятельность предприятия. Она является связующим звеном между разными товаропроизводителями, координаторами их работы, решающим важные задачи материального обеспечения производства.
Логистика закупок выполняет следующие функции:
- формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование потребности в них;
- получение предложений от поставщиков и оценка поступивших предложений;
- выбор поставщиков;
- определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;
- согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;
- контроль за сроками поставки материалов;
- выходной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;
- доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;
- поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.
Охарактеризованные функции реализуются службой материально-технического снабжения (отдел закупок) в тесной взаимосвязи с другими подразделениями предприятия: отделом маркетинга, производством, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.
Процесс приобретения материалов и его основные стадии
Процесс закупки включает в себя ряд определенных, логически взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов: составление заявок, анализ заявок, выбор поставщиков, размещение заказов, анализ заказов, выполнение заказов.
Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.
Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них.
В то же время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту материальных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя материалов.
Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений. Целью анализа является обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительские свойства которых предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования являются функционально-стоимостной анализ и конструирование стоимости.
В процессе анализа должны быть получены ответы на следующие вопросы. Могут ли более дешевые материалы удовлетворить потребности производства? Оправданы ли эти потребности? Нельзя ли отказаться от них? Могут ли другие виды материалов удовлетворить означенные потребности? Можно ли упростить конструкцию производимого изделия? В состоянии ли поставщик снизить цену на материалы, участвуя вместе с потребителем в разработке изделия или анализируя полученные спецификации?
Служба снабжения сама не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.
Действительно, службе материально-технического снабжения известны предложения поставщиков и конкурентные цены. Совместными усилиями работников этой службы, конструкторского и технологического отделов, производства могут быть найдены технические и экономические решения, которые приведут к совершенствованию конструкций и технологии изготовления изделий на основе применения более дешевых и качественных материалов.
Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными критериями являются: надежность поставщика, его способность поставлять необходимые ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по минимально возможным ценам, удаленности поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободных мощностей и т.д.
Основными источниками получения сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами»; объявления, помещаемые в рекламных изданиях; описание товаров, которые даются в каталогах и проспектах; посещение предприятий и изучение практики по поставке продукции; информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т.д.
В результате изучения всех этих источников составляется список поставщиков, пользующихся доверием. При этом, учитывается качество поставляемых материалов и предоставляемых услуг, уровень цен, соблюдение сроков поставки.
Затем устанавливаются контакты с поставщиками, предлагаемые ими цены и сроки поставки материалов. Выбираются те из поставщиков, кто предлагает наиболее выгодные условия. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.