Тайм-менеджмент
Введение
В настоящее время специалист по
рекламе это востребованная на рынке профессия. Все предприятия любого профиля
используют рекламу и продвижение в своей деятельности. На предприятиях среднего
и крупного уровня создаются отделы по рекламе, на предприятиях малого бизнеса
работает специалист по рекламе. Для разработки и реализации особо крупных
рекламных кампаний участники рынка обращаются за помощью к рекламным
агентствам. И сегодня специалист по рекламе играет на предприятиях важную роль
и результаты его работы напрямую зависят от грамотной постановки целей и
соблюдении дисциплины в рабочих процессах. Важнейшая особенность работы
специалиста по рекламе это многозадачность и разноплановость выполняемых работ.
И поэтому только грамотная постановка целей и расстановка приоритетов является
основой продуктивной работы. Каждому специалисту по рекламе необходимо четко
выработать систему постановки целей и организации времени. На многих
предприятиях проводят обучение тайм-менеджменту для более продуктивной работы
специалистов.
Для того, чтобы раскрыть тему,
необходимо ознакомиться с основными терминами данной дисциплины:
· Тайм-менеджмент
- наука об управлении временем, организации своей деятельности и достижении
своих целей.
· Методология
- описание способа организовать свою деятельность.
· Хронометраж
(или ведение дневника) - учет потраченного времени для возможности оценить
эффективность своей деятельности.
· Дауншифтинг
- переезд ближе к природе, уход от дел, карьеры, бизнеса в пользу спокойной и
размеренной жизни.
· Локальный
дауншифтинг - уход от активного ведения дел на короткий промежуток времени (1-3
недели), чтобы сосредоточиться над какой-то творческой задачей или важным
проектом (термин ввел Глеб Архангельский).
· Кайрос
(или контекст, категория) - удачное стечение обстоятельств, удобный момент для
выполнения определенного рода дел.
· Метка
- функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам). В
онлайн-органайзере такая функция называется контекстом.
· Папка
- функция, помогающая разбить задачи по кайросам (контекстам).
· Пирамида
целей - методология, относящаяся к категории методологий стратегического
планирования, с применением которой можно планировать свою деятельность на
длительный период, как бы «с высоты полета».
· Работа
2.0 - это новый современный стиль работы без привязки к конкретному офису или
помещению; это совокупность методов, онлайн-сервисов и других средств,
позволяющих работать из любой точки мира, меньше стоять в пробках и ощущать
радость от работы и жизни.
· Getting
Things Done (часто пишут коротко GTD или в свободном переводе на русский «Как
навести в делах порядок») - методология тайм-менеджмента, которая помогает
эффективно справиться с большим количеством дел и держать информацию и дела в
порядке.
· GTD
(аббревиатура, расшифровывается как Getting Things Done или в свободном
переводе на русский «Как навести в делах порядок») - методология
тайм-менеджмента, которая помогает эффективно справиться с большим количеством
дел и держать информацию и дела в порядке.
1. Основы управления
временем
Тайм-менеджмент или управление
временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над
количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором
специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем
может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении
конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр
деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование,
анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и
расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или
трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную
деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет
сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем
является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время
завершения проекта и масштаб.
. Анализ использования
рабочего времени
Коэффициент экстенсивного
использования рабочего времени
Кэ = (Ф - Р)/Ф = 1 - Р/Ф,
Р - регламентированные и
нерегламентированные перерывы в работе, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени,
которые зависят от работников
Кп = Пз/Ф,
где Пз - потери рабочего времени,
зависящие от работника, мин.
Коэффициент потерь рабочего времени,
которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от
работника
Кп = По/Ф,
где По-потери по
организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин.
Коэффициент затрат рабочего времени
на отдых и личные потребности работников
Кол = ОЛ/Ф,
где ОЛ - затраты времени работника
на личные потребности (обеденный перерыв, производственная гимнастика, гигиена
и т.п.), мин.
Аналогично можно проанализировать
затраты времени работника на выполнение свойственных ему функций (Ксв),
несвойственных ему функций (Кнсв), на выполнение творческих работ (Кт),
организационно-административной работы (Коа) и т.п.
. Структура
тайм-менеджмента
· Целеполагание
Говоря о постановке целей,
обязательно надо помнить то, что цель должна соответствовать критерию SMART4:
быть конкретной (specific), измеримой (measurable), согласованной (agreed),
достижимой (realistic) и быть обозримой во времени (timed).
В том случае, если один из критериев
SMART не является характеристикой поставленной цели, то целеполагание
становится затруднительным, а цель превращается в набор пожеланий.
При постановке целей необходимо быть
последовательным и осуществлять сначала цели на ближайшее время.
Постановка целей - это возможность
структурировать свою деятельность, способ достичь успеха.
· Определение
приоритетов
Тайм-менеджмент представляет собой
набор инструментов, с помощью которых возможно определить необходимость
выполнения той или иной процедуры в текущую единицу времени. Тайм-менеджмент
позволяет расставить приоритеты.
Именно при правильном определении
первоочередных и второстепенных задач в жизни и работе возможно эффективное
управление временем. Тайм-менеджмент позволяет делать это правильно и быстро,
что крайне важно при выработке навыка организации времени.
· Знание
инструментов планирования
Инструментарий. который применяется
в тайм-менеджменте для организации своей деятельности огромен. Есть множество
методик, которые возможно использовать.
Чувство времени - один из важнейших
инструментов эффективного тайм-менеджмента.
· Привычки
Привычки, или навыки, доведенные до
автоматизма, являются показателем того, что теоретические выкладки и методики
тайм-менеджмент достигли необходимой цели: человек использует их в своей жизни
неосознанно.
Именно выработка привычки у человека
управлять своим временем и является основной целью тайм-менеджмента.
Техники тайм-менеджмента
· «Матрица
Эйзенхауэра» реализуется путем настройки системы приоритетов и категорий.
Выглядит матрица как четыре
квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно - Неважно» по
горизонтали и «Срочно - не Срочно» по вертикали.
Исходя из этого, все задачи можно
поделить на 4 группы:
. Срочное и важное -
например, потек кран в квартире, срочный телефонный звонок, подходит к концу
срок сдачи налоговой отчетности и т.д.
. Несрочное, но важное - это
привычная работа, планирование проектов на будущее, посещение бассейна,
спортзала и тому подобное
. Срочное и неважное - это
чаще всего какие-то непредвиденные ситуации и зада. Например, срочная, заранее
незапланированная встреча или такой же телефонный звонок. Так же сюда относятся
различные хлопоты, не связанные с достижением ваших целей.
. Несрочное и неважное-то, на
что мы тратим время «впустую», так называемые поглотители времени. Это всеми
любимые в настоящее время социальные сети, чаты, различные компьютерные
игрушки. Никакой пользы они не несут, однако, отнимают значительную часть
вашего времени.
· Personal Efficiency
Program (PEP)
PEP - это методика
личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге
«Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности».
Правильнее сказать - это целая система методов и инструментов, позволяющая
навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в
электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете.
· Getting
Things Done (GTD)Things Done - это методика тайм-менеджмента, основанная
Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.
Основная идея
метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней
рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами,
книжка-ежедневник или электронный органайзер.
Дэвид предлагает
некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого
количества информации, для организации своего времени.
Согласно методу
GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:
. Обработка.
. Организация.
. Обзор.
. Действия.
· Метод Парето или
закон 80/20
% задач может быть решено за 20%
затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого
времени.
Практический вывод из закона Парето
очень прост: «необходимо концентрироваться на тех действиях, которые приносят
результат и без жалости отбрасывайте малоэффективные».
· Стратегическое
планирование
Об этом методе
писали многие известные специалисты по тайм-менеджменту, такие как Дэвид Ален,
Стивен Кови, Глеб Архангельский.
Чтобы можно было
заняться стратегическим планированием, Вам необходимо нарисовать пирамиду с
несколькими уровнями, например:
Уровней может быть
5-7. Их названия и значения могут варьироваться. Например, это могут быть такие
уровни, как показано на изображении: Жизненные цели, Пятилетка, Год, Месяц и
Неделя.
Что бы достичь поставленных
перед собой целей, необходимо посмотреть на свою деятельность «с высоты
полета». Другими словами, нужно начинать планировать «сверху вниз», с вершины
пирамиды к ее началу.
Заключение
В данной работе я
рассмотрела основные понятия управления временем, выделила необходимые термины,
изучила анализ рабочего времени, выделила структуру тайм-менеджмента и
рассмотрела основные техники управления временем.
Я считаю что
внедрение одной из систем тайм-менеджмента в свою профессиональную деятельность
является неотъемлемой частью успешной работы специалиста по рекламе, что в свою
очередь сильно влияет на общее положение организации на рынке и приносит доход
компании в связи с повышением эффективности работы.
Специалист по
рекламе должен уметь выделять основные цели, уметь грамотно расставлять
приоритеты, знать основные инструменты планирования и вырабатывать
профессиональные привычки.
Список
литературы
менеджмент управление время контроль
1. Глеб Архангельский,
Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров Тайм-менеджмент. Полный
курс. - М.: «Альпина Паблишер», 2012. - 312 с. -
3. Александр Горбачев
Тайм-менеджмент в два счета. - С-Пб.: «Питер», 2009. - 256 с.
. Сладкевич В.П.,
Чернявский А.Д. Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. 3-е
изд., стереотип. - К.: МАУП, 2003. - 152 с
. wikipedia.org
. Курс лекций по
предмету «Менеджмент продаж» Тыртышная И.Н.
. Курс лекций по
предмету «Практические навыки менеджера» Юшкова Т.А.