Приходный кассовый ордер: от приобретения до уничтожения
ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР: ОТ ПРИОБРЕТЕНИЯ ДО УНИЧТОЖЕНИЯ
Приходный кассовый ордер (далее - ПКО) является обязательным к применению первичным учетным документом, предназначенным для оформления приема наличных денег в кассы организаций и индивидуальных предпринимателей. Проанализируем этапы жизненного цикла ПКО в организации (в рамках статьи не рассматривается заполнение ПКО в случае приема наличных денег от реализации товаров (работ, услуг) без использования кассового оборудования с отражением в нем по окончании рабочего дня общей суммы выручки за рабочий день).
Приобретение бланков ПКО
Для оформления поступления в кассы наличных денег в белорусских рублях и иностранной валюте используются приходные кассовые ордера формы КО-1 и КО-1в <1> соответственно.
Приходный кассовый ордер содержится в Перечне бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции <2>, поэтому согласно ч. 2 п. 9 Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков документов с определенной степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции <3>, приобрести бланки данного документа вправе субъекты хозяйствования, сведения о которых есть в Государственном реестре плательщиков (иных обязанных лиц).
С этой целью субъекту хозяйствования необходимо обратиться с заявкой в реализующую их организацию - РУП "Издательство "Белбланкавыд", Информационно-издательский центр по налогам и сборам и РУП "Белпочта". На основании представленной заявки реализующая организация оформляет счет-фактуру для оплаты стоимости бланков в требуемом количестве. Оплата производится субъектом хозяйствования в безналичном порядке с расчетного счета или наличными путем внесения в кассу банка с последующим зачислением на счет реализующей организации <4>.
Для получения заказанных бланков субъект хозяйствования представляет в реализующую их организацию <5>:
оригинал и копию платежного документа, подтверждающего оплату стоимости бланков на основании счета-фактуры;
оригинал и копию документа, удостоверяющего служебное положение руководителя, а также оригинал документа, удостоверяющего его личность, - при получении бланков руководителем организации;
доверенность на получение бланков и оригинал документа, удостоверяющего личность, - при получении бланков иным представителем организации, кроме руководителя.
Оригиналы представленных документов, за исключением доверенности на получение бланков, возвращаются после сверки с копиями.
Реализация бланков ПКО оформляется товарно-транспортной или товарной накладной <6>.
Учет получения и выдачи бланков ПКО
приходный кассовый ордер деньги
Бланки ПКО относятся к бланкам строгой отчетности <7>, поэтому к ним применяется особый порядок учета <8>.
Приобретенные бланки ПКО должны оприходоваться материально ответственным лицом и отражаться в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности (далее - книга) <9>.
Если при оприходовании бланков установлено расхождение с данными накладной, необходимо составить акт проверки наличия бланков строгой отчетности <10>. Один экземпляр данного акта направляется поставщику для выяснения причин расхождения и принятия мер, второй остается у организации <11>.
Бланки ПКО учитываются в книге отдельно от других бланков строгой отчетности. Учет движения (приход, расход, остаток) бланков ведется в количественном выражении по номерам и сериям. При этом каждая операция по их получению, выдаче и возврату записывается отдельной строкой.
Бланки ПКО выдаются в подотчет ответственным исполнителям с разрешения руководителя и главного бухгалтера организации (или лиц, ими уполномоченных) с оформлением приходно-расходных накладных на бланки строгой отчетности <12>.
По общему правилу приходные кассовые ордера, служащие основанием для оприходования денег в кассу организации (подразделения), выписываются в бухгалтерии, поэтому ответственным исполнителем в данном случае является бухгалтер, на которого согласно должностной инструкции возложена такая обязанность <13>. После заполнения в бухгалтерии ПКО передается кассиру.
На каждого ответственного исполнителя, получившего бланки строгой отчетности, должна быть заведена карточка-справка по выданным и использованным бланкам строгой отчетности <15>.
Порядок заполнения приходно-расходной накладной на бланки строгой отчетности, карточки-справки по выданным и использованным бланкам строгой отчетности, а также акта на списание использованных бланков строгой отчетности см.: Дубовская Т. Бланки строгой отчетности: получаем и используем // Главная книга.by. 2010. N 2
Заполнение ПКО
Ордера формы КО-1 и КО-1в могут заполняться как вручную, так и с помощью технических средств <16>. В последнем случае организации необходимо приобрести ПКО для выписки на ПЭВМ. При данном способе выписки должны соблюдаться все реквизиты документа, установленные типовыми формами КО-1 и КО-1в.
Бланк ПКО состоит из двух частей: приходного кассового ордера и квитанции к нему. Ответственное лицо заполняет реквизиты всего документа. При этом следует помнить, что вносить исправления в кассовые документы не допускается <17>.
При заполнении реквизитов бланков ПКО <18>:
в графе "Наименование организации" указывается наименование организации в соответствии с ее учредительными документами (свидетельством о регистрации). Разрешается проставлять штамп организации в верхней части документа, что исключает в данном случае необходимость заполнения данной строки;
в строку "Принято от" вносятся фамилия, собственное имя и отчество (если имеется) физического лица, от которого принимаются наличные деньги, а также наименование организации в ситуации, если лицо действует по доверенности от ее имени. При оформлении ПКО на сумму полученных с расчетного (текущего) счета в банке средств полагаем, что можно указать "от банка через " (Ф.И.О. лица, получившего деньги в банке);
в строке "Основание" указывается основание (вид, источник) поступления наличных денег. Например, при получении в банке наличных денег в национальной валюте делается запись "чек N от ", при получении иностранной валюты в банке - "заявление на снятие наличной иностранной валюты N от ". При сдаче выручки от реализации товаров (работ, услуг) в кассу организации обычно указывается "Выручка за " (дату);
в строке "Приложение" перечисляются прилагаемые документы с указанием их номера и даты;
код (цифровое обозначение) иностранной валюты указывается в ПКО формы КО-1в в соответствии с приложениями 1 и 2 к Постановлению Правления Национального банка Республики Беларусь от 20.08.2001 N 208 "О порядке установления официального курса белорусского рубля по отношению к иностранным валютам".
Пример 1.
Директором ОДО "Визави" Васильченко Игорем Владимировичем 16.02.2012 внесены в кассу организации денежные средства в размере 765000 руб. в погашение денежного займа, выданного ему по договору от 16.06.2011 N 3 (образец заполнения ордера формы КО-1 см. на странице 57)
Типовая форма КО-1
Пример 2.
Кассиром ОДО "Визави" Андреевой Ниной Геннадьевной 16.02.2012 на основании заявления на снятие наличной иностранной валюты от 16.02.2012 N 7 получена с валютного счета в банке иностранная валюта в размере 670 дол. США (образец заполнения ордера формы КО-1в см. на странице 57)
Типовая форма КО-1в
После заполнения приходный кассовый ордер отдается на подпись главному бухгалтеру (либо уполномоченному им лицу). Печать (штамп) проставляется на квитанции к приходному кассовому ордеру.
НА ЗАМЕТКУ
Работникам организации, пользующимся правом подписи кассовых документов, запрещается исполнять обязанности кассира. Исключение составляет случай, когда в штате отсутствует другое лицо, на которое можно возложить обязанности кассира <19>.
Заполненные и подписанные главным бухгалтером (или лицом, им уполномоченным) ПКО формы КО-1 до передачи их в кассу могут регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 (открывается отдельно на приходные и расходные кассовые ордера) или форме 1-а (открывается один на приходные и расходные кассовые ордера) <20>.
Ордера формы КО-1в в обязательном порядке должны регистрироваться в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в иностранной валюте по форме 1 или форме 1-а <21>.
Форму ведения журнала субъект хозяйствования выбирает самостоятельно.
ПКО могут регистрироваться посредством программно-технических средств. При этом выходная форма "Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров" составляется за соответствующий день (отдельно для белорусских рублей и отдельно для иностранной валюты) и содержит данные учета движения наличных денег по целевому назначению.
При необходимости перечень показателей в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме 1 или форме 1-а может быть расширен, а форма журналов изменена.
Из бухгалтерии - в кассу, из кассы - в бухгалтерию
Заполненный бухгалтером ПКО передается кассиру, который должен проверить, есть ли на данном документе подпись главного бухгалтера (или лица им уполномоченного), а также наличие документов, которые должны быть приложены к ордеру (если заполнена соответствующая графа ПКО). В случае неправильного заполнения ПКО кассир возвращает ордер на дооформление <22>.
ПКО подписывается кассиром только после приема наличных денег. В подтверждение данного факта лицу, которое вносит деньги, выдается отрывная часть ПКО - квитанция к нему, заверенная печатью (штампом) организации. При оприходовании кассиром наличных денег, полученных с расчетного (текущего) счета в банке, квитанцию можно не отрывать.
Получив наличные деньги в белорусских рублях, отдельно по каждому ордеру формы КО-1 кассир производит запись в кассовую книгу. Только после этого денежные средства считаются оприходованными <23>. Исключение установлено для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения с ведением книги учета доходов и расходов, которые воспользовались правом не вести кассовую книгу <24>.
Кассовую книгу можно вести с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. При данном способе ведения кассовой книги в конце рабочего дня должны выводиться выходные формы "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира". Кассир обязан проверить правильность их составления и подписать.
Информация о поступлении иностранной валюты на основании ордера формы КО-1в заносится в регистр бухгалтерского учета, форму которого организация разрабатывает самостоятельно <25>. Этот регистр можно вести также с помощью программно-технических средств. В данном случае кассир в конце рабочего дня проверяет и подписывает выходные формы "Вкладной лист регистра бухгалтерского учета" и "Отчет кассира" <26>.
Отчет кассира вместе с приложенными приходными и расходными документами передается в бухгалтерию для бухгалтерской обработки <27>.
Хранение и уничтожение ПКО
Заполненные приходные кассовые ордера, как и все первичные учетные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственных операций, хранятся в организации три года при условии завершения проверки, которая проводится в рамках ведомственного контроля (при его наличии) и после проверки налоговыми органами соблюдения налогового законодательства <28>.
По истечении этого срока документы уничтожаются. Документы, подлежащие уничтожению, оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению <29>. Документы уничтожаются путем их передачи по накладным организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использовать эти документы для хозяйственных нужд запрещено <30>.
Испорченные бланки ПКО должны храниться в организации вместе с составленным реестром бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению <31>, до проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Данные бланки уничтожаются по истечении месяца после указанной проверки в порядке, предусмотренном гл. 4 Инструкции N 196 <32>.