Денежные документы превращаются в материалы
Денежные
документы превращаются в материалы
С 1 января 2012 г. применяется новый типовой
план счетов бухгалтерского учета, утвержденный Постановлением Министерства
финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 N 50 (далее - План счетов - 2012), изменивший
порядок учета денежных документов. Рассмотрим, на каком счете с этого года
учитываются денежные документы, как переносятся остатки со старого счета на
новый и как отражаются в бухгалтерском учете поступление и использование
денежных документов.
Какой счет предназначен для учета денежных
документов
Согласно действовавшему ранее Типовому плану
счетов бухгалтерского учета, утвержденному Постановлением Министерства финансов
Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее - План счетов - 2004), денежные
документы (к ним относятся почтовые марки, марки государственной пошлины,
вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы)
учитывались на субсчете 50-3 "Денежные документы", который при
необходимости открывался к счету 50 "Касса", предназначенному для
обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации
(комментарий к счету 50 Инструкции по применению Типового плана счетов
бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства финансов
Республики Беларусь от 30.05.2003 N 89 (далее - Инструкция N 89)).
При ознакомлении с Планом счетов - 2012 может
показаться, что в учете денежных документов практически ничего не изменилось.
Не стало лишь субсчетов из счета 50. Однако по общему правилу, которое
действовало ранее и сохранено в 2012 году, организация может уточнять
содержание отдельных субсчетов, приведенных в типовом плане счетов, исключая
или объединяя их, а также вводить дополнительные субсчета (ч. 7 преамбулы
Инструкции N 89, ч. 3 п. 3 Инструкции о порядке применения типового плана
счетов бухгалтерского учета, утвержденной Постановлением Министерства финансов
Республики Беларусь от 29.06.2011 N 50 (далее - Инструкция N 50)).
Руководствуясь данным правилом, в плане счетов организации, который должен быть
утвержден руководителем (п. 3 Инструкции N 50) на 2012 год, казалось бы, можно
ввести к счету 50 субсчет "Денежные документы" и продолжить учет
указанных документов в порядке, применяемом в предыдущие годы. Однако здесь
есть несколько "но".
Во-первых, в отличие от Инструкции N 89
Инструкция N 50 (п. 2, 39 Инструкции N 50), определяющая структуру и назначение
счетов и открываемых к ним субсчетов Плана счетов - 2012, разрешает учитывать
на счете 50 только денежные средства (в том числе в иностранных валютах) в
кассах организации. Денежные документы, несмотря на то что ранее могли
учитываться на отдельном субсчете счета 50, тем не менее никогда не
признавались денежными средствами. С исключением из счета 50 субсчетов
дальнейший учет денежных документов на счете 50 ничем не обоснован.
Во-вторых, рассмотрим структуру счета 10
"Материалы" раздела II "Производственные запасы" Плана
счетов - 2012. На первый взгляд, данный счет не имеет отношения к учету
денежных документов: среди 12 субсчетов, открываемых к счету 10 и
предусмотренных в Плане счетов - 2012, нет такого, который бы предназначался
для учета денежных документов. Вместе с тем в Инструкции N 50 имеется следующая
запись: на отдельном субсчете к счету 10 могут учитываться почтовые марки,
оплаченные авиабилеты и другие аналогичные документы в сумме фактических затрат
на их приобретение (ч. 16 п. 16 Инструкции N 50).
Как видим, термин "денежные документы"
в Инструкции N 50 уже не используется, но документы, которые ранее были
объединены этим названием (ч. 4 комментария к счету 50 Инструкции N 89), теперь
могут учитываться на счете 10. При этом организации для учета операций с
вышеуказанными документами открывают к счету 10 отдельный субсчет (счет второго
порядка), присвоив ему любой свободный номер и название по своему усмотрению, и
закрепляют этот субсчет в плане счетов организации.
Перенос остатков со счета 50-3 на счет 10
Организациям, имеющим на конец 2011 года остатки
на субсчете 50-3, следует перенести их на субсчет, открываемый к счету 10. В
рамках данной статьи присвоим ему номер 13 (по Плану счетов - 2012 это
ближайший свободный номер субсчетов счета 10) и для простоты назовем субсчет
по-старому - "Денежные документы". Напомним: и номер, и название
субсчета могут быть другими.
С точки зрения практической реализации и в
зависимости от возможностей используемых бухгалтерских программ остатки по
счетам Плана счетов - 2004 могут переноситься на счета Плана счетов - 2012
одним из двух способов: изменением вступительного сальдо на 1 января 2012 г.
(без корреспонденции по счетам) либо отражением оборотов (т.е. путем
составления корреспонденции).
Если применяется первый способ, сальдо по счету
50 в части денежных документов (т.е. сальдо по субсчету 50-3) вступительным
остатком переносится на субсчет 10-13 "Денежные документы" счета 10.
При втором способе переноса остатков на 1 января
2012 г. составляется корреспонденция по дебету субсчета 10-13 и кредиту
субсчета 50-3.
Каким бы способом ни переносились остатки по
счетам Плана счетов - 2004 на счета Плана счетов - 2012, организации следует
оформить бухгалтерскую справку, которая подписывается главным бухгалтером и
утверждается руководителем организации. В ней указываются номера счетов,
субсчетов и их дебетовое и / или кредитовое сальдо по старому и новому планам счетов.
В бухгалтерской справке итоговые суммы по счетам, субсчетам, аналитическим
счетам Плана счетов - 2004 и Плана счетов - 2012 должны быть равными.
Более подробные разъяснения по переносу остатков
следует ожидать от Министерства финансов Республики Беларусь.
Пример.
Операции по учету денежных документов в 2012
году
Учет поступления денежных документов
Приобретать денежные документы можно как по
безналичному расчету, так и за наличные средства. В обоих случаях денежные
документы принимаются к учету в порядке, установленном для приобретения
товарно-материальных ценностей.
Если произведена безналичная оплата, выдается
доверенность, по которой работник должен отчитаться, представив накладную.
Денежные документы, приобретенные за наличный
расчет, приходуются на основании авансового отчета работника и документов,
подтверждающих покупку (товарные и кассовые чеки, квитанции к приходному
кассовому ордеру и др.) (п. 31 - 35 Инструкции о порядке ведения кассовых
операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях
на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления
Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2011 N 107; п. 31 Инструкции N
133).
В зависимости от вида запасов, порядка их
приобретения и использования единицей бухгалтерского учета запасов может быть
номенклатурный номер, партия, однородная группа (п. 25 Инструкции N 133).
Аналитический учет по счету 10 ведется по местам хранения материалов и
отдельным их наименованиям (ч. 20 п. 16 Инструкции N 50). Следовательно,
аналитический учет денежных документов следует организовать как минимум в
разрезе видов документов. Степень детализации в пределах вида денежного
документа организация может определить самостоятельно. Особенностей в отношении
принятия к вычету налога на добавленную стоимость, предъявленного продавцом
денежных документов, нет. Входной НДС отражается так же, как и при приобретении
обычных материалов. В бухгалтерском учете при приобретении денежных документов
делаются следующие записи:
Содержание
операции
|
Д-т
|
К-т
|
Приобретение
денежных документов по безналичному расчету
|
Произведена
предоплата продавцу за денежные документы
|
60,
76
|
51
"Расчетные счета"
|
Оприходованы
денежные документы
|
10-13
|
60,
76
|
Отражен
НДС, предъявленный продавцом
|
18
"Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам,
услугам"
|
60,
76
|
Приобретение
денежных документов за наличный расчет
|
Выданы
из кассы наличные деньги в подотчет работнику на приобретение денежных
документов
|
71
"Расчеты с подотчетными лицами"
|
Оприходованы
полученные от подотчетного лица денежные документы
|
10-13
|
71
|
Отражен
НДС, предъявленный продавцом
|
18
|
71
|
бухгалтерский учет денежный документ
Учет использования денежных документов
Приобретенные денежные документы в зависимости
от их предназначения, связи с производственной деятельностью организации могут
использоваться:
в предпринимательской деятельности, в том числе
для управленческих нужд (например, билеты на железнодорожный, авиатранспорт,
предназначенные для направления работников в командировку; почтовые марки,
использованные в исходящей корреспонденции в адрес контрагентов, и т.д.). При
этом денежные документы списываются с кредита счета 10 в дебет счетов 20
"Основное производство", 23 "Вспомогательные производства",
25 "Общепроизводственные затраты", 26 "Общехозяйственные
затраты", 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 44
"Расходы на реализацию" (п. 60, 61, 63 Инструкции N 133);
для удовлетворения социальных потребностей
работников трудовых коллективов (например, направление работников и членов их
семей по путевкам на санаторно-курортное лечение и оздоровление за счет
организации; приобретение проездных билетов для работников в качестве
социальной льготы). В этом случае стоимость бесплатно выдаваемых работникам
денежных документов списывается с кредита счета 10 в дебет субсчета 90-8
"Прочие расходы по текущей деятельности" (абз. 4 п. 13 Инструкции по
бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной Постановлением
Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 N 102; ч. 15 п. 70
Инструкции N 50);
для передачи денежных документов работникам с
последующим возмещением их стоимости (например, выданные путевки могут частично
или полностью оплачиваться работниками). При этом расчеты по обязательствам
работников перед организацией отражаются с использованием счета 73
"Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Необходимо обратить внимание на следующее: если
денежные документы выдаются сотрудникам не для удовлетворения их личных
интересов, а для использования работниками в хозяйственной деятельности самой
организации, счет 73 не применяется.
Основанием для списания стоимости денежных
документов со счета 10 служат первичные учетные документы, которые организация
может разработать и утвердить самостоятельно (подп. 1.3, 1.4 Указа Президента
Республики Беларусь от 15.03.2011 N 114 "О некоторых вопросах применения
первичных учетных документов") (например, акты об использовании,
раздаточные ведомости, отчеты ответственных лиц и т.д.).
В случае если денежные документы пришли в
негодность либо выявлена их недостача, хищение, списание документов оформляется
актом на списание. При этом необходимая информация для принятия руководством
организации решения о списании денежных документов готовится комиссией с
участием материально ответственных лиц (п. 65, 66 Инструкции N 133).
При использовании денежных документов в бухучете
делаются следующие записи:
Содержание
операции
|
Д-т
|
К-т
|
Списана
на затраты, в расходы на реализацию стоимость денежных документов,
использованных в предпринимательской деятельности организации
|
10-13
|
Списана
на прочие расходы по текущей деятельности стоимость денежных документов,
бесплатно выданных работникам в качестве социальных льгот
|
90-8
<**>
|
10-13
|
Выданы
работникам денежные документы, стоимость которых полностью или частично
подлежит возмещению (проездные билеты для личного использования, путевки в
оздоровительные лагеря и т.п.)
|
73
|
10-13
|
Списана
на прочие расходы по текущей деятельности часть стоимости денежных
документов, оплачиваемых за счет средств организации
|
90-8
<**>
|
73
|
Удержана
из заработной платы работников стоимость выданных денежных документов,
подлежащих оплате работниками
|
70
"Расчеты с персоналом по оплате труда"
|
73
|
Внесены
работниками в кассу наличные деньги в оплату за полученные денежные документы
|
50
|
73
|
Списана
стоимость денежных документов при выявлении недостач, хищений или порчи (п.
67 Инструкции N 133, п. 73 Инструкции N 50)
|
94
"Недостачи и потери от порчи имущества"
|
10-13
|
<*>
Учитываются при налогообложении прибыли при списании на счет 90 (п. 1, подп.
2.2 ст. 130 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК)).