Работа с документами на примере ФГУП 'Химпромтрест'

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Система управления персоналом

1.1 Организационная структура системы управления персоналом

1.2 Делопроизводственный процесс

Глава 2. Характеристика службы кадров

2.1 Состав кадровой службы

2.2 Нормативные документы

2.3 Технические средства

Глава 3. Характеристика кадровых документов

3.1 Необходимость перестройки кадровой работы

3.2 Состав документации, используемой в управлении персоналом

3.3 Характеристика кадровых документов

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Введение

Актуальность данной работы определяется тем, что в условиях рыночных отношений любая организация может достичь высоких результатов при наличии одного важного условия - она должна быть обеспечена кадрами с соответствующей подготовкой и опытом работы. Признавая в новых условиях приоритетность личности работника, следует поддержать отказ от широко применяемого в настоящее время термина «кадры» в пользу понятия «персонал», суть которого связана с представлением о трудовом процессе как совокупности взаимодействующих индивидуальностей, в котором учитываются их личные качества и интересы.

Суть перехода от традиционных форм работы с кадрами к системе управления персоналом заключается в постепенном отходе от жестких, административных методов воздействия на людей к рыночным взаимосвязям, базирующимся на экономических методах.

Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Использованную литературу можно условно разделить на три блока.

Первый блок составляют общие работы по делопроизводству. Среди них можно назвать книгу М.Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности», в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Материал в книге излагается в доступной форме, комплексно, с опорой на многочисленные примеры и образцы документов.

Другая книга - это книга В.М. Пустозерова «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы». В ней собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником.

В книге М.И. Басакова «Документы по персоналу предприятия» рассматривается вопрос о переходе от традиционных кадровых служб предприятий и организаций к современной системе управления персоналом. Основной акцент в книге сделан на оформлении организационно-кадровой, распорядительной и информационно-справочной документации. Достаточное место уделено юридическим основам трудовых отношений работника и работодателя (предприятия, организации) от приема на работу до увольнения.

В работе была также использована книга Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф. «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В данной книге раскрываются положения стандарта, содержится дополнительная нормативная и справочная информация, образцы бланков, примеры оформления документов.

Второй блок источников составили различные учебные пособия по делопроизводству. В них рассмотрены вопросы развития документоведения, даны общие принципы оформления различных документов. Среди них можно выделить «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой и Ю.М. Аксенова, «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие» А.В. Пшенко. Отдельно можно назвать учебные пособия, в которых рассматривается общие правила оформления кадровой документации. Это, например, такие книги как «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы» Л.М. Вяловой и «Документация отдела кадров предприятия» А.В. Печниковой.

Третий блок источников составляют различные статьи по данной теме. Среди статей можно выделить следующие. В статье Е. Степанова «Персональные данные и их защита» рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными. В статье А.В. Пшенко «Технология работы с конфиденциальными документами» рассматриваются понятия конфиденциальных документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т.В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» рассматриваются изменения ГОСТа Р 6.30-2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТа Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т.В. Кузнецовой «Новые правила о порядке ведения трудовых книжек» рассматривается новое постановление правительства о трудовых книжках, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. В статье Г.А. Серовой «Компьютеризация службы управления персоналом» рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю.Г. Кирюхина и О.М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией». В статье Л. Дорониной «Штатное расписание» рассматриваются особенности оформления штатного расписания и внесение изменений в него. В статье Е.А. Вагиной «Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге)» рассматривается формирование и ведение личных дел студентов и оформление трудовых правоотношений в филиале.

Таким образом, мы можем видеть, что данная тема широко представлена в литературе, но, тем не менее, представляется очень важным её рассмотрение на примере конкретного предприятия.

Целью данной работы является изучение и обобщение существующей практики работы с документами на примере конкретного предприятия, выяснение насколько рационально поставлено в данной организации делопроизводство. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи дипломной работы:

1.  Рассмотреть организационную структуру управления персоналом на предприятии.

2.       Рассмотреть делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль использования, поисково-справочную информацию и аналитическую работу.

.        Рассмотреть характеристику службы кадров.

.        Дать характеристику кадровых документов на предприятии, сравнить ее с существующей в теории.

Объектом данного исследования является документы кадровой службы, предметом данного исследования являются документы кадровой службы конкретного предприятия.

Исследования, проведенные в данной курсовой работе, могут быть использованы для улучшения работы кадровой службы на предприятии.

Методологическую основу дипломной работы составили различные ГОСТы и законодательные акты. Наибольшее значение для дипломной работы имел Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). В работе были также использованы Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Постановления Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе раскрываются особенности системы управления персоналом. Во 2-ой главе дается характеристика кадровой службы. В 3-ей главе дается характеристика кадровых документов, используемых на предприятии. Заключение содержит обобщение и выводы дипломной работы.

Глава 1. Система управления персоналом

1.1 Организационная структура системы управления персоналом

Организационная структура системы управления персоналом представляет собой совокупность устойчивых взаимосвязей подразделений и должностных лиц, обеспечивающих выполнение задач по укомплектованию кадрами предприятия, акционерного общества, компании, фирмы. Совокупность подразделений и должностных лиц - носителей функций управления персоналом - рассматривается в широком смысле как служба управления персоналом. Место и роль данной службы в системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его руководителя. Авторитет службы управления персоналом зависит от уровня специальных знаний сотрудников и степени полезности службы в вопросах воздействия на кадровые процессы.

Организационные структуры систем управления персоналом могут значительно варьироваться.

Варианты видоизменения оргструктуры зависят от возможностей организации, прежде всего финансовых возможностей сформировать то или иное специализированное подразделение. При немногочисленности персонала и соответственно незначительной общей трудоемкости функций системы управления персоналом выполнение конкретных функций может быть поручено даже отдельному специалисту, а не целому подразделению. Вне зависимости от особенностей организации состав функций системы управления персоналом должен оставаться постоянным. Меняется только трудоемкость их выполнения.

Некоторые функции могут быть переданы другим подразделениям, не входящим в службу управления персоналом. В больших организациях может быть произведено детальное структурирование подразделений системы управления персоналом. Примером может являться выделение отдельных подразделений в отделе обучения персонала (ученики для производственной сферы, ученики для коммерческой сферы и т.д.).

Важным этапом в процессе построения оргструктуры системы управления персоналом является формирование связей между ее звеньями. Можно выделить для систем управления персоналом три классических вида структурных связей: линейная (непосредственное административное подчинение); функциональная (методическое обеспечение, консультирование смежного подразделения); линейно-функциональная (привлечение более компетентных руководителей, персональная ответственность исполнителей).

Схема сложившейся за последние десятилетия традиционной организационной структуры системы управления персоналом предприятия приведена на рис. 2 в Приложении 1.

Подобные системы не выполняют целый ряд важных задач по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий работы. В их числе:

оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

анализ кадрового потенциала и потребности в персонале;

маркетинг кадров;

планирование деловой карьеры;

профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;

управление трудовой мотивацией;

регулирование правовых вопросов трудовых отношений;

соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда;

анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненных;

управление производственными и социальными конфликтами и ряд других.

В недавнем прошлом, в условиях административно-командной системы управления, эти задачи рассматривались как второстепенные, при переходе же к рыночным отношениям они выдвинулись на первый план.

Основу современного представления об управлении персоналом организации составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

Вновь формируемые службы управления персоналом, естественно, создаются на базе традиционных подразделений: отдела кадров, отдела организаций труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности, отдела подготовки кадров и др. Новым службам вменяются в обязанность реализация кадровой политики и координация деятельности по управлению трудовыми ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению и локализации конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и т.д..

Кадровая политика Федерального государственного унитарного предприятия «Химпромтрест» - это стратегия работы с персоналом в конкретных социально-экономических условиях, объединяющая различные элементы и формы кадровой работы, имеющая целью создание высококвалифицированного, сплоченного, ответственного коллектива, способного гибко реагировать на изменения внешней и внутренней среды для достижения высоких производственно-экономических показателей.

В основу Системы управления кадрам (персоналом) положена Концепция кадровой политики ФГУП «Химпромтрест». Концепция построена, исходя из следующих принципов:

приоритет корпоративных интересов треста над групповым интересами отдельных подразделений;

корпоративная заинтересованность и социальное партнерство администрации и коллектива в организации эффективной деятельности треста;

индивидуальная ответственность руководителей и исполнителей за порученное дело;

эффективность затрат на реализацию мероприятий в области работы с персоналом через результаты производственно-экономической деятельности;

учет всех сфер работы с персоналом, взаимозависимость и взаимосвязь отдельных составляющих кадровой политики.

Основными целями и задачами Системы управления кадрам являются:

своевременное обеспечение всех подразделений треста кадрами необходимой квалификации на основе текущего и перспективного планирования их потребности;

рациональное использование имеющегося кадрового потенциала и его развитие на основании анализа кадрового состава, непрерывного образования, подготовки и переподготовки, планирования карьеры и формирования кадрового резерва на выдвижение, использование различных механизмов занятия конкретных должностей (конкурсы, выдвижение, назначение);

создание оптимальных производственных, экономических и социальных условий для выполнения персоналом треста своих трудовых обязанностей;

формирование требований к профессиональной и должностной квалификации для всех категорий работников по видам деятельности, разработка критериев и методов оценки персонала;

формирование жизненных ценностей современного работника, способного работать на потенциально опасных и вредных производствах, а также, в новых условиях экономических и социальных взаимоотношений;

формирование корпоративной культуры треста;

обеспечение социальной защиты работников (оплата труда, социальные гарантии, пенсионное обеспечение).

Особое место в работе с кадрами занимают годовые Комплексные планы работы с кадрами, включающие следующее разделы:

разработка нормативных документов;

контрольно-аналитическая работа;

индивидуальная работа с персоналом;

трудовое соревнование и развитие творческой активности работников треста;

меры морального и материального стимулирования персонала;

повышение квалификации персонала;

работа с резервом на выдвижение;

работа с молодежью;

мероприятия социально-экономического характера (социально-экономические программы, социально-бытовые вопросы, культурно-массовая работа, мероприятия по развитию физической культуры и спорта);

профилактическая работа по укреплению трудовой дисциплины и общественного порядка;

мероприятия по укреплению физической защиты объектов и спецпродукции, укреплению пропускного режима, профилактике хищений собственности;

работа с общественностью;

правовое обеспечение персонала треста.

Система управления персоналом на ФГУП «Химпромтрест» строится на новых современных принципах. Организационная структура системы управления персоналом ФГУП «Химпромтрест» приведена на рис. 3 в Приложении 2.

Назовем основные цели и функции некоторых вновь формируемых подразделений и обязанности ведущего должностного лица, возглавляющего службу управления персоналом.

Перечислим вначале функции заместителя генерального директора по управлению персоналом организации.

Заместитель генерального директора по кадрам и социальной политике утверждает: штатные расписания служб и структурных подразделении; положения по оплате труда; должностные инструкции персонала службы; графики проверки знаний руководителей и специалистов; экзаменационные билеты для проверки знаний руководителей и специалистов; положения по оценке деятельности сотрудников; графики работы подразделений организации; сметы расходов отделов службы; заявки на обучение, составленные отделом персонала; учебные программы по обучению кадров; графики проведения обучения; графики очередности отпусков работников службы; инструкции по технике безопасности; заявки на выпускников вузов, колледжей и других средних учебных заведений; акты по расследованию несчастных случаев.

Заместитель генерального директора по кадрам и социальной политике подписывает: приказы о назначении, перемещении и увольнении руководителей и специалистов, кроме директоров филиалов и их заместителей; приказы об увольнении за нарушение трудовой и производственной дисциплины; приказы о сокращении штатов, согласованные с соответствующими службами и подразделениями; положения об оплате труда руководителей, специалистов и служащих службы управления персоналом; расчетные ведомости социального страхования, справки, относящиеся к заработной плате и социальному страхованию; приказы о назначении пособий женщинам, имеющим детей в возрасте до 3 лет; приказы о материальном поощрении юбиляров; приказы о предоставлении отпусков с сохранением и без сохранения заработной платы; поручения и документацию при оформлении пенсий; предоставление документации на выплату ежемесячного пособия неработающим матерям при воспитании детей в возрасте до 6 лет, а также семьям, имеющим детей в возрасте до 16 лет; приказы о выделении единовременного пособия при рождении ребенка; приказы об обучении работников предприятия; приказы об организации практического обучения студентов вузов, учащихся колледжей и ПТУ; приказы о присвоении квалификационных разрядов, подготовленные отделом обучения; другие приказы, подготовленные отделами службы управления персоналом; договора с институтами повышения квалификации, высшими и средними учебными заведениями и другими обучающими организациями; договора с научно-исследовательскими институтами и организациями на проведение НИР по своей службе; исходящую служебную корреспонденцию и телеграммы; статистические отчеты и различные справки, исходящие из службы; заявки на приобретение наглядных пособий, правил, методической информационной литературы, технических средств по охране труда и пожарной безопасности; договора о санитарной обработке подразделений предприятия; комплексный план улучшения условий охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий.

Заместитель генерального директора по кадрам и социальной политике согласовывает с генеральным директором: назначение директоров филиалов и их заместителей; организацию обучения и стажировки работников треста за границей; сроки и программы обучения руководителей высшего звена; с заместителем генерального директора по экономическим вопросам: сметы расходов и доходов; использование средств фонда потребления; заключение договоров с использованием денежных средств; с заместителем генерального директора по коммерческим вопросам: обеспечение службы управления персоналом оргтехникой; с директорами филиалов: мероприятия коллективного договора; штатные расписания; планы перспективного развития численности и уровня оплаты труда; структурные изменения в организации и ее филиалах.

Цель отдела оценки персонала и оплаты труда: обеспечение объективной оценки результатов деятельности каждого работника для эффективной мотивации его труда.

Функции отдела оценки персонала и оплаты труда: участие в совершенствовании организационных структур управления; организация работы по составлению должностных инструкций персонала; разработка штатного расписания и изменений к нему на основе утвержденной организационной структуры, согласование штатных расписаний структурных подразделений; систематическое отслеживание численности по структурным подразделениям; внедрение современной системы оплаты труда, ориентированной на конечный результат; разработка и совершенствование системы оценки труда персонала; формирование и внедрение системы премирования как фактора мотивации труда; внедрение контрактной формы найма персонала; формирование коллективного договора и организация контроля за ходом его выполнения; контроль за соблюдением ТК РФ в области нормирования и оплаты труда, правил внутреннего распорядка; организация работы по аттестации рабочих мест; разработка графиков работы предприятия и согласование графиков работы структурных подразделений; анализ технико-экономических показателей структурных подразделений по труду; составление статистической отчетности по трудовым показателям.

Цель лаборатории социологических исследований: формирование корпоративной культуры и здорового морально-психологического климата в организации, в каждом структурном подразделении.

Функции лаборатории социологии: изучение социологических и психологических проблем организации труда, быта и отдыха работников, разработка путей и методов их решения; повышение стабильности трудового коллектива, его активности и инициативы; повышение эффективности системы социального управления; пропаганда социологических и психологических знаний; разработка системы взаимоотношений на предприятии, основ корпоративной культуры; разработка и внедрение мероприятий по повышению удовлетворенности трудом.

Цель отдела обучения: обучение руководителей, специалистов, рабочих.

Функции отдела обучения: обеспечение обучения основам рыночной экономики по отдельным программам для руководителей, специалистов, рабочих; проведение обучения и аттестация руководителей, специалистов, рабочих на знания правил техники безопасности и охраны труда; повышение квалификации руководителей и специалистов через обучение в высших и средних учебных заведениях; фондирование и методическое обучение основам педагогического мастерства преподавателей из числа руководителей и специалистов предприятия; организация и учебно-методическое руководство производственно-экономическим обучением рабочих через подготовку и переподготовку; изучение и обобщение опыта работы лучших рабочих; организация практики студентов и учащихся.

Цель отдела социальной защиты: осуществление прав и гарантий социальной защиты каждому работнику.

Функции отдела социальной защиты: разработка форм социальной защиты работающих; планирование и использование средств социального страхования; организация фонда материальной помощи; оформление пенсионных дел и работа с ветеранами труда; медицинское и другие виды страхования работающих; организация выплат ссуд, всех видов пособий и обеспечение санаторно-курортными путевками; организация социальной защиты молодежи; организация общественных мероприятий для подконтрольных отделу работников и ветеранов.

1.2 Делопроизводственный процесс

Как известно, кадровое делопроизводство регламентировано в законодательно-правовых документах по труду, поэтому его ведение должно осуществляться в соответствии с этими актами.

В рассматриваемом контексте наиболее значимым документом является новый Трудовой кодекс Российской Федерации. В нём отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов, в частности трудового договора. Важно отметить целесообразность использования специалистом по кадрам не только самого Трудового кодекса, а также комментарии к нему, дающие разъяснения всех его статей.

Необходимыми при оформлении трудовых правоотношений являются также Постановление правительства РФ от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек».

К нормативно-методической базе, используемой специалистом кадровой службы ФГУП «Химпромтрест», относятся также распорядительные документы: приказы, распоряжения, инструктивные письма.

Система делопроизводства, обеспечивающая решение кадровых вопросов на ФГУП «Химпромтрест», находятся в стадии роста, а это неизбежно накладывает отпечаток на деятельность кадровой службы, проявляющейся в элементах отсутствия выработанных процедур, установленных документационных форм, что в свою очередь порождает необходимость их частной корректировки, поиска новых, более эффективных подходов и решений.

Личные дела находятся в отдельном шкафу, в который имеет доступ только специалист, ответственный за ведение и хранение личных дел.

Располагаются они на полках вертикально, по порядку номеров, слева на право и сверху вниз. Для удобства работы на дверце шкафа прикреплён список, в котором указаны номера дел и Ф.И.О. работников.

В личное дело подшиваются все выписки из приказов и распоряжений, отражающие поощрения и взыскания, изменение фамилий, домашнего адреса и пр., а также личные заявления и справки, являющиеся основанием для издания приказов и распоряжений.

На каждого работника заполняется личная карточка, которая ведётся в течение всего срока трудовой деятельности работника на предприятии. Кроме личных данных о работнике в личную карточку вносятся приказы о приёме, переводе, увольнении, изменение разряда, оклада, уходы в отпуск.

Личное дело работника относиться к документам долгосрочного хранения и храниться 75 лет. Документы долгосрочного хранения по существующему положению должны храниться в специально созданных архивах.

Личные дела хранятся в несгораемом шкафу в специально отведённом, закрытом для доступа посторонних помещений.

Процедура приёма работников на работу, как правило, начинается с устного собеседования, во время которого администратор определяет, отвечает ли претендент на должность, ее квалификационным требованиям. При достижении договорённости между администрацией и работником последний направляется в отдел кадров для оформления документов по приёму на работу. В отделе кадров поступающий на работу обязан предоставить: паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы военного учета - для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу, документы об образовании.

Лицам, поступающим на работу впервые и не имеющим трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, специалист по кадрам оформляет эти документы.

Наряду, с предъявленными документами поступающий на работу пишет заявление, автобиографию в свободной форме, в которой отражает важные события и даты, происходящие в его жизни до поступления на работу, указывает семейное положение с перечислением членов семьи. В конце автобиографии поступающий ставит дату и подпись.

Кроме того, предоставляются копии документов об образовании, заверенные подписью специалиста по кадрам и печатью, две фотографии размером 3×4 см.

После оформления документов администрация заключает с поступающим на работу трудовой договор (его содержание соответствует статьям Трудового кодекса РФ). Трудовой договор составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами, и вступает в силу со дня его подписания. Один экземпляр договора передаётся работнику, второй храниться в личном деле работника.

На основании заключённого трудового договора оформляется приказ о приёме на работу, полностью соответствующий унифицированной форме Т-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) и отражающий существенные условия трудовых отношений между работником и трестом. Подписанный директором приказ регистрируется и объявляется работнику под расписку не позднее чем в трёхдневный срок после подписания трудового договора. В соответствии с приказом о приёме на работу в трудовую книжку вновь принятого работника вноситься об этом запись.

Трудовые книжки специалист по кадрам регистрирует в книге учёта трудовых книжек и вкладышей к ним, которая пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью.

Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, хранятся в сейфе и расположены в алфавитном порядке. Со всеми принятыми на работу проводятся вводные инструктажи (по противопожарной безопасности; по охране труда; по оказанию первой медицинской помощи).

Из всех вышеперечисленных документов специалистом по кадрам формируется личное дело работника. В него входят: заявление, написанное от руки на имя директора, личный листок по устройству кадров, автобиография, копии документов об образовании (аттестата, диплома о среднем профессиональном или высшем образовании) трудовой договор, выписка из приказа о приёме на работу; копия страхового свидетельства, две фотографии.

Личные дела работников регистрируются в книге учёта личных дел, которая пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью. Оформление обложки личных дел включает: № дела, Ф.И.О. работника и дату поступления на работу. Личные дела, как и трудовые книжки, хранятся в сейфе, куда доступ имеет только специалист, ответственный за кадровую документацию. Располагаются личные дела по порядку номеров слева направо и сверху вниз, для быстрого поиска на дверце сейфа прикреплён список с № личного дела и Ф.И.О. (полностью, кому оно принадлежит).

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в отдельном несгораемом шкафу. В конце календарного года (год увольнения сотрудника) каждое личное дело обрабатывается специалистом по кадрам для дальнейшего его хранения. Каждое дело храниться отдельно, имеет внутреннюю опись документов.

Также на каждого вновь принятого работника оформляется личная карточка (унифицированная форма Т-2, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Заполняется личная карточка на основании предоставленных документов: трудовой книжки, паспорта, документов об образовании (аттестата, диплома о среднем профессиональном или высшем образовании) свидетельства государственного пенсионного страхования, военного билета, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (ИНН). Некоторые разделы личной карточки заполняются со слов работника. При изменении сведений о работнике специалист вносит соответственные данные в его личную карточку, заверяя своей подписью. Карточки ставятся в картотеку в алфавитном порядке (по подразделениям).

При увольнении работника, в личную карточку в соответствующую графу вноситься запись об увольнении, и она перекладывается в специальную папку для дальнейшего хранения.

Кроме оформления на работу отдел кадров треста осуществляет ещё целый ряд кадровых операции, к наиболее важным из которых относятся: оформление документов, связанных со служебными перемещениями работника, с оформлением отпусков, с документированием поощрений и взысканий, с командированием и увольнением работника.

Перевод работника (повышение по должности, переход в другое структурное подразделение и т.д.) сопровождается оформлением следующих документов: личного заявления работника с просьбой о переводе (с установленными визами); соглашения о внесении изменений и дополнений в трудовой договор; приказа о переводе работника на другую работу (унифицированная форма Т-5). Все изменения, связанные со служебным перемещением, в обязательном порядке находят отражение в трудовой книжке работника и его личной карточке.

При оформлении отпусков первым документом является график отпусков (унифицированная форма Т-7), который составляется на календарный год. При составлении данного документа учитывается производственная специфика и пожелания работников. График отпусков визируется специалистом по кадрам, руководящими структурами и утверждается директором Химпромтреста. График составляется в трёх экземплярах: один остаётся в отделе кадров, другой отдаётся в бухгалтерию и третий в виде выписок раздаётся структурным подразделениям. Работник пишет заявление о предоставлении ему отпуска (переносе отпуска), сведения о предоставлении отпусков вносятся в личные карточки работников.

Увольнение работника отражается во многих документах и начинается с личного заявления. На основании заявления издаётся приказ об увольнении (форма Т-8), с которым работника знакомят под расписку. Копия приказа подшивается в личное дело, на основании приказа делается запись в личной карточке и трудовой книжке.

Все записи в трудовую книжку работника за время его пребывания на предприятии, заверяются подписью специалиста по кадрам и печатью. Оформленная трудовая книжка выдаётся работнику в день увольнения под расписку, о чём делается отметка в журнале регистрации трудовых книжек. Также в журнале проставляется дата выдачи трудовой книжки и основание её выдачи.

Глава 2. Характеристика службы кадров

2.1 Состав кадровой службы

Следует сказать, что в недалеком прошлом в кадровых службах нашей страны (отдел кадров, отдел технического обучения и др.) было занято от 0,3 до 0,8 % общего числа работающих в отраслях народного хозяйства. В службах управления кадрами было занято около 1 млн. человек, что примерно соответствует 0,7 % работающих, в то время как в зарубежных фирмах в службах управления персоналом занято от 1 до 1,2 % общей численности работников.

В качественном отношении отделы кадров предприятий укомплектовывались специалистами невысокой профессиональной подготовки, не имеющими подчас даже среднего специального образования (лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании). В отделах кадров и отделах технической подготовки работали, как правило, случайные люди без специального образования, да этому нигде и не учили. Не было специалистов в области менеджмента персонала, недостаточно было социологов и психологов. Еще один характерный отличительный признак: низкая оплата труда кадровиков - на уровне канцелярских работников.

Если обратиться к практике передовых в экономическом отношении странам, то можно отметить, что службы управления персоналом в целом и отделы управления (кадровые центры), как правило, обеспечены высокопрофессиональным кадровым составом. Например, в США из каждых 10 работников 6 - 7 составляют специалисты: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, аналитики работ, вербовщики персонала в учебных заведениях, консультанты по планированию карьеры и т.д., большинство из которых выпускники школ бизнеса (по управлению персоналом), крупнейших университетов и педагогических вузов.

Еще пока небольшой опыт показывает, что переход российских предприятий от государственной собственности к акционерной и частной приводит к улучшению качественного состава работников отделов кадров с точки зрения их профессионального уровня, образования, возраста, новых идей, методов работы с персоналом, повышает заинтересованность в результатах их труда. Тем не менее требования к кадровикам и должностные инструкции еще не отвечают современным задачам предприятий и организаций. Европейская ассоциация директоров отделов кадров предложила следующий идеальный портрет руководителя кадровой службы: «Он (руководитель кадровой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамичным и настойчивым, общительным, способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышлению, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обладать интуицией, быть гуманным. Он должен уметь слушать и внушать доверие».

Количественный состав службы управления персоналом в целом и отдела управления персоналом в частности определяется штатным расписанием и Уставом организации. При расчете численности работников кадровых служб учитываются следующие факторы:

общая численность работников организации;

характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банковской, торговой, страховой и т.д.), масштабами отдельных производств, наличием филиалов;

социальный состав ее работников (наличие различных категорий работников, рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работников), их квалификация;

сложность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения руководящих кадров и т.п.);

техническое обеспечение труда (механизация и компьютеризация делопроизводственных операций и др.).

Зарубежный опыт, как было сказано, показывает, что в службах управления персоналом занято от 1 до 1,2 % общей численности работников организаций, фирм, компаний. В качестве тенденции, характерной для зарубежных организаций, следует отметить не абсолютный, а относительный рост численности кадровых служб.

Рассмотрим состав отдела кадров ФГУП «Химпромтрест».

Начальник отдела кадров (8 - 12-й разряды) выполняет следующие функции:

возглавляет работу отдела, обеспечивает выполнение работ, способствует успешной работе основных подразделений организации. Разрабатывает необходимую документацию, предложения, рекомендации, инструкции и т. п.;

обеспечивает рациональное использование материальных, финансовых и технических средств;

проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую, служебную тайну;

обеспечивает рациональное распределение нагрузки между работниками отдела. Создает условия для роста и повышения квалификации персонала;

контролирует соблюдение работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, состояние производственной и трудовой дисциплины;

вносит предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

обеспечивает составление установленной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, нормативные документы и другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организация труда и управления персоналом, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации: должен иметь высшее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Среди различных категорий работников кадровых служб важная роль отводится инспектору по кадрам (4 - 5 разряды). В должностные обязанности этого специалиста (включая старшего) входят:

осуществление контроля за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации, предприятия;

ведение учета личного состава организации, предприятия, его подразделений и установленной документации по кадрам;

оформление приема, переводов и увольнений работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации, предприятия;

формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

участие в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам;

подготовка необходимых материалов для квалификационной и аттестационной комиссии и представления рабочих и служащих к поощрениям и награждениям;

заполнение, учет и хранение трудовых книжек, подсчет трудового стажа, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работника;

учет предоставления отпусков работникам, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации, предприятия и их семьям;

изучение движения и причин текучести кадров, участие в разработке мероприятий по их устранению;

ведение архивов личных дел и подготовка документов по истечению установленных сроков текущего хранения к сдаче на государственное хранение;

проверка соответствия подготавливаемых в организации, на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;

заполнение контрольных карточек и ведение картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;

ведение оперативного учета прохождения документов; определение причин несвоевременного исполнения поручений, информирование руководителя организации, предприятия о состоянии их выполнения;

осуществление контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего и трудового распорядка;

составление установленной кадровой отчетности.

Инспектор по кадрам должен знать: организацию делопроизводства в организации, на предприятии; формы и методы контроля за исполнением приказов по личному составу; структуру организации, предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; положения, инструкции и другие руководящие материалы и нормативные документы по учету личного состава, оформлению пенсий, ведению и хранению трудовых книжек и личных дел работников организаций, предприятий; действующее законодательство о приеме, переводе и увольнении работников; порядок учета движения кадров и составления отчетности о состоянии трудовой дисциплины; порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка; основы организации труда; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Требования к квалификации инспектора: должен иметь высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

В должностные обязанности документоведа входят:

разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);

участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления;

осуществление контроля за состоянием делопроизводства в организации;

подготовка предложений по обеспечению оптимальных условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;

разработка унифицированных систем документации и табелей документов различного назначения и уровня управления, классификаторов документной информации;

организация внедрения систем ведения документации;

принятие мер по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;

участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;

участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных;

изучение и обобщение передового отечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения управления, разработка нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения;

участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Документовед должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся документационного обеспечения управления; порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем; порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование; отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Важное место в отделе кадров занимает специалист по кадрам. Его должностные обязанности следующие:

выполняет работу по обеспечению организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

изучает личный состав организации и ее подразделений, установленную документацию по учету кадров, связанную с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, а также расстановку работников, их деловые качества с целью подбора их на замещение вакантных должностей руководителей;

участвует в организации работы квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и в оформлении их решений;

анализирует движение кадров и принимает участие в разработке мероприятий по устранению их текучести;

организует профессиональное обучение рабочих и повышение квалификации руководителей и специалистов;

участвует в работе по профессиональной ориентации, а также в разработке учебно-методической документации (учебных планов и программ, пособий и рекомендаций, расписаний занятий учебных групп);

ведет учет работы по подготовке и повышению квалификации кадров, анализирует качественные показатели результатов обучения и его эффективность (изменение профессионально-квалификационного и должностного состава работников), ведет установленную отчетность;

принимает меры по соблюдению трудовой дисциплины и правил трудового распорядка в организации, порядка установления льгот и назначения пенсий, оформления документов, необходимых для представления в соответствующие органы.

Специалист по кадрам должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы с кадрами, вопросов подготовки и повышения квалификации работников; перспективы развития организации; положения о работе квалификационных и аттестационных комиссий; порядок избрания (назначения) на должности; формы, виды и методы профессиональной ориентации и профессионального обучения; методы планирования подготовки и повышения квалификации кадров, разработки учебных планов, программ и другой учебно-методической документации; условия материального обеспечения направляемых на обучение работников; порядок ведения отчетности по кадрам, по подготовке и повышению квалификации работников; основы психологии и социологии труда; основы экономики, организации труда и управления; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.2 Нормативные документы

При подготовке кадровой документации, и прежде всего приказов по личному составу, необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации в редакции от в ред. от 30 декабря 2006 г. с последующими изменениями и дополнениями. Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор заключается в письменной форме (ст. 67); прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст. 68); на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 66); администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст. 62) и т.д.

Действующие подзаконные акты регламентируют работу с конкретными видами кадровых документов. Так, оформление, учет и ведение трудовых книжек работников описаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей в редакции от ред. от 6 февраля 2004 г. (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225). В дальнейшем в Правила вносились изменения и дополнения, касавшиеся порядка ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями; порядка исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек; об отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с приобретением трудовых книжек.

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на данную систему документации - ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (ОРД) устанавливает состав и правила оформления отдельных реквизитов ОРД, требования к бланкам и текстам документов, а также требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов;

б) отраслевых стандартов РФ;

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее, особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003.

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего, уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р6.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТ Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации».

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований.

С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД (см. ОКУД, класс 0200000) и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит - от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов:

- Государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- основной государственный регистрационный номер предприятия;

- индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- сведения об адресате;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о постановке документа на контроль;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- оттиск печати организации;

- отметка о заверении копии документа;

- отметка об исполнителе документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организации;

- идентификатор электронной копии документа.

Указания ГОСТа Р6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - Государственной системы документационного обеспечения управления, включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных ОРД.

Помимо нормативно-методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации специалисты-практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В Основных правилах работы ведомственных архивов излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72.

Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб организаций и предприятий всех форм собственности.

Стиль и содержание работы сотрудников традиционных отделов кадров российских организаций оговорен нормативным документом «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», принятым постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Задача на первых порах состоит в том, чтобы полностью освоить эти требования, а затем привести данные характеристики в соответствие с современными условиями и реализовать их.

Методическое обеспечение Системы управления кадрами ФГУП "Химпромтрест" составляют следующие документы:

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Коллективный договор ФГУП "Химпромтрест" (принимается на конференции работников треста);

Устав Федерального государственного унитарного предприятия "Химпромтрест", утв. Распоряжением Министерства РФ по химической промышленности от 10.09.2001 г.;

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ФГУП "Химпромтрест";

Инструкция о порядке оформления и учета кадров в системе Mинистерства. ДСП. экз. № 000769, утв. приказом по Министерству 20.04.1977 г. № 198;

Концепция кадровой политики ФГУП "Химпромтрест", утв. 17.07.2002 г. № 12-07/1332;

Организационная структура ФГУП "Химпромтрест";

Руководство по качеству (CTП 66).

2.3 Технические средства

Любая организация процветает настолько, насколько грамотно она привлекает, сохраняет и развивает свой персонал. Высокий уровень конкуренции стимулирует постоянное развитие организации, повышение качества выпускаемой продукции и предлагаемых услуг, освоение новых технологий и, самое главное, заставляет искать пути наиболее эффективного использования всех своих ресурсов, в том числе и персонала.

Основная задача управления персоналом заключается в своевременной выработке решений, определяющих, какие человеческие ресурсы и в каком количестве необходимы для достижения поставленных целей на каждом конкретном интервале времени.

Для выработки правильных решений требуется полная (ее объем должен быть достаточным для принятия решения), оперативная (за время ее передачи и обработки состояние дел не должно изменяться) и достоверная (соответствие ее содержания объективному состоянию дел) информация.

Большая часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В соответствии с Федеральным законом "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов.

Ведение на предприятии документооборота традиционным, без использования передовых технологий, методом приводит к неоправданному возрастанию количества выпускаемых документов, увеличению сроков их рассмотрения и исполнения, и снижению эффективности контроля над исполнением документов.

Известно, что успех деятельности современной организации определяется множеством факторов, среди которых ключевое место в наш век компьютерных технологий, несомненно, занимает автоматизация и оптимизация. Все больше специалистов в различных сферах деятельности считают необходимым использовать компьютер для автоматизации своей деятельности в области управления кадрами.

В настоящий момент существует множество программного обеспечения по автоматизации деятельности кадровых служб на предприятиях с любой организационной структурой, независимо от форм собственности и количества сотрудников.

Эти программы способствуют облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров, ускорению процесса поиска необходимой информации, упорядочиванию хранения данных и позволяют получать необходимые выходные формы.

Как правило, эти системы обладают простым интерфейсом, который не требует дополнительного обучения по работе с программой. Информация по кадрам хранится сколь угодно долго и доступна по каждому подразделению и уволенному сотруднику.

Но они стоят достаточно дорого, поэтому не каждое предприятие может позволить себе установить их в свои организации. Более простым и не требующим больших затрат способом является создание баз данных для автоматизации кадрового документооборота с помощью Microsoft Office, в данном случае Access, поскольку данный продукт является наиболее распространенным на рынке программного обеспечения и широко используется в многочисленных организациях. Благодаря наличию различных мастеров в Access, создание различных приложений, отчетов, запросов и таблиц не требует глубоких навыков программирования, что приводит к минимальным затратам времени и является веским доводом в пользу данного обеспечения, как средства реализации базы данных.

В работе отдела кадров ФГУП "Химпромтрест" используется БД «Отдел кадров».

БД "Отдел кадров" предназначена для автоматизации деятельности кадровых служб и предоставляет работникам кадровых служб следующие возможности:

ведение личной карточки работника, включающей в себя служебные данные и дополнительные сведения;

автоматически формировать первичную документацию на каждого сотрудника;

подготовка и издание приказов, которые соответствуют унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Программа обладает простым интерфейсом, который не требует специальных знаний по работе с компьютером и БД.

БД включает в себя следующие автоматизированные процедуры:

процедура подготовки документа. Включает в себя использование уже имеющихся в БД данных и добавление новых данных, на основе которых формируется электронная копия документа и ее бумажный вариант;

процедура рассылки документов. Включает в себя пересылку данных по ЛВС;

процедура поиска информации. Включает в себя быстрый поиск необходимой информации;

процедура хранения документов. Включает в себя возможность сохранения всех создаваемых документов;

процедура печати документов. Включает в себя возможность распечатать любой созданный документ.

После запуска БД на экране появляется диалоговое окно: "Введите пароль!". Данное окно необходимо, чтобы обеспечить санкционированный доступ к программе. Если пароль введен верно, то на экране появляется главная кнопочная форма "Отдел кадров".

На ней находятся следующие кнопки:

сотрудники;

личные карточки;

трудовые договоры;

графики отпусков;

командировочное удостоверение;

приказы;

сведения о сотруднике;

справка;

выход.

Кнопка Сотрудники. Нажав на нее, пользователь переходит в одноименную форму. Данная форма является одной из главных БД и содержит следующие поля:

табельный номер;

Ф.И.О;

структурное подразделение;

должность.

При приеме нового сотрудника необходимо: открыть форму "Сотрудники". Ввести в поле Ф.И.О фамилию, имя и отчество нового сотрудника, а в поле Табельный номер - его порядковый номер. Должность и структурное подразделение необходимо выбрать из списка.

В форме есть дополнительные кнопки Должности и Подразделения. При необходимости можно, щелкнув по любой из этих кнопок, зайти в одноименную форму и добавить:

новую должность;

новое подразделение.

У каждой должности и подразделения есть свой код - поля код должности и код структурного подразделения соответственно. Эти поля необходимо заполнять, т.к. они являются обязательными. В форме Должности также содержится информация об окладе, соответствующем конкретной должности. В форме Подразделения для каждого СП указан руководитель и его телефон.

После заполнения формы Сотрудники можно заполнять остальные формы. При этом Ф.И.О. сотрудника уже не будет вводиться пользователем, а будет выбираться из списка.

Кнопка Личные карточки. Нажав на нее, пользователь может заполнять личную карточку на сотрудника (Ф.И.О. не вводится, а выбирается из списка) или просмотреть уже заполненные карточки.

Кнопка Трудовые договоры. При ее нажатии появляется возможность создать трудовой договор. Пользователю нужно выбрать Ф.И.О. и ввести дату составления, номер документа, срок действия и срок испытательный (при необходимости).

Кнопка Графики отпусков. Выбрав данную кнопку, пользователь может просмотреть уже составленные графики или составить новый. При работе с этой формой сначала необходимо заполнить поля:

код графика (заполнение этого поля обязательно);

№ документа;

дата составления;

год.

Внеся эти данные, можно заполнять оставшиеся поля, которые представлены в виде таблицы:

Ф.И.О. сотрудника, его должность и структурное подразделение (выбираются из списка);

количество дней;

дата отпуска фактическая;

дата отпуска запланированная:

основание перенесения отпуска;

дата предполагаемого отпуска.

Кнопка Командировочное удостоверение. При помощи этой формы создается удостоверение. Пользователю нужно ввести пункт назначения, срок командировки, основание, т.е. причину командировки, дату начала и конца командировки.

Кнопка Приказы. Нажав не нее, пользователь попадает в другую кнопочную форму. В ней содержатся следующие кнопки:

приказ о приеме;

приказ об увольнении;

приказ о переводе;

приказ о премировании;

приказ о командировании;

приказ об отпуске.

Кнопка Приказ о приеме. Позволяет формировать одноименный приказ. Пользователь из списка выбирает Ф.И.О. и вводит номер приказа (обязательно поле), дату приказа, дату приема на работу и основание приказа.

Остальные приказы заполняются по такому же принципу. В форме Приказ о переводе из списка также выбирается должность, на которую переводят сотрудника.

Нажав на кнопку Вернуться назад, пользователь оказывается в главной кнопочной форме.

Кнопка Сведения о сотруднике. Нажав на нее, пользователь должен за запрос БД ввести Ф.И.О., интересующего его сотрудника. Далее откроется форма, в которой будут перечислены должность, структурное подразделение, адрес, домашний телефон сотрудника.

Кнопка Справка. Пользователь получит краткую справку по работе с программой, если нажмет на эту кнопку.

Выход из БД осуществляется нажатием кнопки Выход в главной кнопочной форме. Появляется диалоговое окно: "Вы действительно хотите выйти из программ?". При положительном ответе происходит выход из БД и из MS Access, при отрицательном - пользователь может дальше работать с программой.

В нижней части экрана находится сообщение о необходимости делать резервные копии каждый третий день. Создание копий необходимо для восстановления программ и/или данных при отказе магнитных носителей.

Для предотвращения несанкционированного вмешательства установлен пароль. Если пользователь его не знает, он не сможет запустить БД.

Глава 3. Характеристика кадровых документов

3.1 Необходимость перестройки кадровой работы

До последнего времени само понятие «управление персоналом» в нашей управленческой практике отсутствовало. Правда, система управления каждой организации имела функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители подразделений.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров, на который возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки.

Отделы кадров не являются ни методическим, ни организационным, ни координирующим центром кадровой работы. Они структурно разобщены с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими отделами и другими подразделениями, которые выполняют функции управления кадрами. Для решения социальных проблем в организациях создаются службы социального исследования и обслуживания.

Службы управления персоналом, как правило, имеют низкий организационный статус, являются слабыми в профессиональном отношении. В силу этого они не выполняют целый ряд задач по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий его работы. В их числе такие важнейшие, как социально-психологическая диагностика, анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненных, управление производственными и социальными конфликтами и стрессами, информационное обеспечение системы кадрового управления, управление занятостью, оценка и подбор кандидатов на вакантные должности, анализ кадрового потенциала и потребности в персонале, планирование и контроль деловой карьеры, регулирование правовых вопросов трудовых отношений.

Если раньше, в условиях командно-административной системы, эти задачи рассматривались как второстепенные, то при переходе к рынку они выдвинулись на первый план, и в их решении заинтересована каждая организация.

Основу концепции управления персоналом организации в настоящее время составляют возрастающая роль личности работника, знание его мотивационных установок, умение их формировать и направлять в соответствии с задачами, стоящими перед организацией.

Создавшая в нашей стране ситуация, изменения экономической и политической систем одновременно несут как большие возможности, так и серьезные угрозы для каждой личности, устойчивости ее существования, вносят значительную степень неопределенности в жизнь практически каждого человека.

Управление персоналом в такой ситуации приобретает особую значимость: оно позволяет обобщить и реализовать целый спектр вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учета личностного фактора в построении системы управления персоналом организации. Укрупнено можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на людей в организации.

Первый - иерархическая структура организации, где основное средство воздействия - это отношение власти-подчинения, давления на человека сверху с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ.

Второй - культура, т.е. вырабатываемые обществом, организацией, группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения.

Третий - рынок - сеть равноправных отношений, основанных на купле - продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.

Эти факторы воздействия - понятия достаточно сложные и на практике реализуются в отдельности. От того, какому из них отдается приоритет, зависит облик экономической ситуации в организации.

При переходе к рынку происходит медленный отход иерархического управления, жесткой системы административного воздействия, практически неограниченной исполнительной власти к рыночным взаимоотношениям, отношениям собственности, базирующимся на экономических методах. Поэтому необходима разработка принципиально новых подходов к приоритету ценностей. Главное внутри организации - работники, а за пределами - потребители продукции. Необходимо повернуть сознание работающего к потребителю, а не к начальнику, к прибыли, а не к расточительству, к инициатору, а не к бездумному исполнителю; перейти к социальным нормам, базирующимися на здравом экономическом смысле, не забывая о нравственности. Иерархия отойдет на второй план, уступая место культуре и рынку.

Новые службы управления персоналом создаются, как правило, на базе традиционных служб: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности и др. Задачи новых служб заключаются в реализации кадровой политики и координации деятельности по управлению трудовыми ресурсами в организации. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и т.п.

Структура службы управления персоналом во многом определяется характером им размерами организаций, особенностями выпускаемой продукции. В мелких и средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные руководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реализации функций.

По мнению ряда ученых, управление персоналом базируется на следующих принципах:

. Человек - основа корпоративной культуры. Успешные предприятия уделяют большое внимание персоналу; когда людей ставят во главу перемен, они становятся движущей силой этих перемен.

. Менеджмент для всех. Управление должно осуществляться на трех уровнях: высшее руководство, среднее руководство ("команда") и нижнее звено ("сотрудники").

. Эффективность как критерий успеха организации, заключающаяся в достижении целей с оптимальным использованием ресурсов и максимизации прибыли.

. Взаимоотношения как критерий успеха организации. Возникающие проблемы из "мира чувств" (психологические отношения, коммуникации, ценности, мотивы) должны быть приоритетными по сравнению с проблемами из "мира фактов" (техника, технология, организация). Принцип "клиент прежде всего" более предпочтителен, чем "иерархия прежде всего".

. Качество как критерий эффективности. Необходимо работать с пятью взаимосвязанными подсистемами качества: личное качество, качество команды, качество продукта, качество сервиса и качество организации.

. Команды как критерий успеха организации. Все работающие в организации являются сотрудниками. Все они члены социальной группы (команды). Все команды и отдельные сотрудники, входящие в команду, вносят вклад как в успех, так и в провалы организации.

. Обучение - ключ к развитию и переменам и неотъемлемая часть жизненно важного процесса продвижения организации. Обучающие программы должны обращаться к сердцам и умам сотрудников.

Данные принципы заслуживают пристального внимания, т.к. направлены на формирование корпоративной культуры и всестороннее развитие личности. В сочетании с современной технологией и консалтингом они позволяют существенно повысить уровень управления персоналом.

Анализируя изложенные выше концепции, можно обобщить подходы к управлению персоналом. Во многих публикациях отмечаются два полюса роли человека в общественном производстве:

·   человек как ресурс производственной системы (трудовой, людской, человеческий) - важный элемент процесса производства и управления;

·   человек как личность с потребностями, мотивами, ценностями, отношениями - главный субъект управления.

В зависимости от размеров организаций состав подразделений меняется: в мелких организациях одно подразделение может выполнять функции нескольких подсистем, а в крупных - функции каждой подсистемы, как правило, выполняет отдельное подразделение.

Обобщение опыта отечественных и зарубежных организаций позволяет сформировать главную цель системы управления персоналом: обеспечение кадрами, организация их эффективного использования и социального развития.

Методы управления персоналом возможно выстроить в следующую систему, представленную на рис. 1.

Рис. 1. Система методов управления персоналом в организации

Методы управления персоналом - способы воздействия ли коллективы и отдельных работников с целью осуществления координации их деятельности в процессе функционирования организации. Наука и практика выработали три группы методов управления персоналом: административные, экономические и социально-психологические (см. рис. 1).

Административные методы ориентированы на такие мотивы поведения, как осознанная необходимость дисциплины труда, чувств долга, стремление человека трудиться в определенной организаций культура трудовой деятельности. Эти методы воздействия отличает прямой характер воздействий: любой регламентирующий и административный акт подлежит обязательному исполнению. Для административных методов характерно их соответствие правовым нормам, действующим на определенном уровне управления, а также актам и распоряжениям вышестоящих органов управления.

Экономические и социально-психологические методы носят косвенный характер управленческого воздействия. Нельзя рассчитывать на автоматическое действие этих методов и трудно определить силу их воздействия на конечный эффект.

С помощью экономических методов осуществляется материальное стимулирование коллективов и отдельных работников. Они основаны на использовании экономического механизма управления.

Экономический подход к управлению персоналом дал начало концепции использования трудовых ресурсов. В рамках этого подхода ведущее место занимает техническая (в общем случае инструментальная, т.е. направленная на овладение трудовыми приемами), а не управленческая подготовка людей на предприятии. Организация здесь означает упорядоченность отношений между ясно очерченными частями целого, имеющими определенный порядок. В сущности организации - это набор механических отношений, и действовать она должна подобно механизму: алгоритмизировано, эффективно, надежно и предсказуемо.

В настоящее время в условиях перехода на рыночные отношения в качестве генеральной цели правомерно рассматривать экономическую цель.

Социально-психологические методы управления основаны на использовании социального механизма управления (система взаимоотношений в коллективе, социальные потребности и т.п.). Специфика этих методов заключается в значительной доле использования неформальных факторов, интересов личности, группы, коллектива в процессе управления персоналом.

Методы управления персонала можно также классифицировать по признаку принадлежности к общей функции управления: методы нормирования, организации, планирования, координации, регулирования, мотивации, стимулирования, контроля, анализа, учета. Более подробная классификация методов управления персоналом по признаку принадлежности к конкретной функции управления персоналом позволяет выстроить их в технологическую цепочку всего цикла работ с персоналом. По этому признаку выделяются методы: найма, отбора и приема персонала; деловой оценки персонала, профориентации и трудовой адаптации персонала, мотивации трудовой деятельности персонала, организации системы обучения персонала, управления конфликтами и стрессами, управление безопасностью персонала, организации труда персонала, управления деловой карьерой и служебно-профессиональным продвижением персонала, высвобождением персонала.

3.2 Состав документации, используемой в управлении персоналом

В системе управления персоналом организации, предприятия используются следующие виды документации:

организационно-кадровая документация - устав организации, структура и штатная численность персонала, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), штатное расписание, положения о подразделениях, должностные инструкции;

организационно-распорядительная документация - приказы, распоряжения, постановления, решения, акты, протоколы и др.;

информационно-справочная документация - письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки и т.п.;

плановая документация - плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

отчетно-статистическая документация - по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождении работников и т.п.;

документация по личному составу - заявления, анкеты, автобиографии, личные карточки, удостоверения, трудовые книжки, копии документов об образовании, личные дела и др.;

документация по социальному обеспечению - по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.д..

В структурных подразделениях организации разрабатываются, используются и хранятся ряд документов, связанных с управлением персонала. Это проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), планы и отчеты по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, графики отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников и ряд других.

В настоящее время документы оформляются как в традиционном исполнении, так и в виде машиноориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами вычислительной техники и с использованием персональных компьютеров.

Основная часть перечисленных выше видов документации носит внутренний характер, порядок ее оформления и прохождение регулируется правилами и положениями организации или базируется на государственных стандартах и нормативных документах действующего российского законодательства.

Контроль за исполнением документов по управлению персоналом осуществляет руководитель системы управления персоналом, его секретарь-референт либо начальник отдела управления персоналом (отдела кадров).

Кадровые документы ФГУП «Химпромтрест» делятся на организационные: положения о кадровой службе, должностные инструкции сотрудников этой службы, правила внутреннего трудового распорядка, положения о персонале и штатное расписание.

Распорядительные документы - все виды приказов по кадровым вопросам: взыскание, награждение, увольнение.

Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, докладные и объяснительные записки по кадровым вопросам, графики отпусков.

Учетные документы: личная карточка формы Т-2, которая заполняется только сотрудником и только на основании документа; личный листок по учету кадров или анкета, которую заполняет сам работник, устраивающийся на работу.

Используется новый ГОСТ Р 6-30 2003 «Унифицированные системы документации» и нормативные документы исходящие от архивных служб по вопросам подготовки и оформления документов при передаче на хранение.

Еще в 70-е гг. ставился вопрос об унификации документов, которым можно оформлять при помощи машинных средств.

Сейчас существует компьютерные технологии.

Сейчас унифицированы и приказы по личному составу. Учитывая значимость оплаты труда сотрудников и унификации форм документов, правительство РФ 8 июля 1997 г. издало постановление о первичных учетных документах, на основе его Госкомстат разработал формы первичной, учетной документации, которые введены в действие с 3 апреля 2004 г., и обязательны для всех юридических лиц всех форм собственности.

Существуют следующие унифицированные формы документов:

По учету кадров:

. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу - форма Т-1 (см. Приложение 3).

. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу - форма Т-1а.

. Личная карточка работника - форма Т-2 (см. Приложение 4).

. Личная карточка государственного (муниципального) служащего - форма Т-2ГС(МС).

. Штатное расписание - форма Т-3.

. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника - форма Т-4.

. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу - форма Т-5 (см. Приложение 5).

. Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу - форма Т-5а.

. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику - форма Т-6.

. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам - Т-6а.

. График отпусков - форма Т-7.

. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма Т-8 (см. Приложение 6).

. Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма Т-8а.

. Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку - форма Т-9 (см. Приложение 7).

. Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку - форма Т-9а.

. Командировочное удостоверение - форма Т-10.

. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении - форма Т-10а.

. Приказ (распоряжение) о поощрении работника - форма Т-11.

. Приказ (распоряжение) о поощрении работников - форма Т-11а.

3.3 Характеристика кадровых документов

Заявление - это документ адресованный должностному лицу и содержащий просьбу. Это вид соглашения, направленный на реализацию предоставленных законом субъектных прав и интересов граждан. Чаще всего пишется от руки на формате А4, либо оформляется на готовом бланке учреждения.

. Персональное - от одного лица.

. Коллективное.

В заявление раскрывается просьба по одному вопросу. Заявления нескольких видов:

. Заявление-объяснение.

. Заявление-просьба.

. Заявление-жалоба.

. Заявление-констатация.

Реквизиты заявления:

. Вид документа.

. Дата заявления.

. Адресат.

. Текст.

. Подпись.

. Гриф согласования.

Адресат в дательном падеже, указывается должность, наименование организации. Указываем от кого поступило заявление, предлог «от» выбрасывается. Свои инициалы полностью, свою должность и место работы, домашний адрес, паспортные данные. Обычно сначала должность, затем Ф.И.О.

Текст начинается с вводных слов - Прошу / Обращаюсь с просьбой / Ставлю Вас в известность / Прошу срочно Вас вмешаться.

Дата - число цифрами, месяц - словами. Например: 13 марта 2006 г.

При приме на работу создаются следующие документы:

В ряде организаций продолжает существовать заявление о приеме на работу, сейчас на ФГУП «Химпромтрест» нет заявления, а есть контракт, если он составлен и подписан, то издается приказ о приеме на работу, сотрудников просят написать анкету, либо заполняется личная карточка формы Т-2, при поступлении на работу необходимо иметь при себе паспорт, трудовую книжку, военный билет, диплом (или то, что подтверждает образование). Если человек заполняет анкету или автобиографию - от руки, в одном экземпляре, без помарок, зачеркиваний, указать надо Ф.И.О., дату и место рождения, образование, где должны быть наименование высшего учебного заведения указывается полностью, если человек учится, то необходимо предоставить справку. Указывается специальность, которая указывается в дипломе. Если человек имеет ученую степень, то и она указывается. Указывается адрес проживания, прописка, домашний телефон, заполняются сведения из военного билета. Указываются прежние места работы (год работы не обязательно точные даты, т.к. это есть в трудовой книжке). Подпись и дата.

Чтобы документы хранились в деле, делается копия диплома, предлагают поступающим принести фотографии. После издается приказ по личному составу. Другая схема, когда человек принимается по конкурсу, тогда появляется резюме. Дальше анкета (автобиография) - и тоже самое.

Приказ по личному составу оформляется на общем бланке учреждения. Составляется либо на одного сотрудника, либо на несколько - сложные приказы (разные действия или группа сотрудников к ним одни и те же действия).

Приказы об отпусках, командировках издаются отдельно от других, т.к. приказы о прием, увольнении хранятся 75 лет, а об отпусках и командировках - 3 года.

В приказах по личному составу ключевыми словами являются глаголы, которые означают действие к данному сотруднику. Например, уволить; принять; зачислить - для лиц, прошедших конкурс и принятых на работу; назначить - для оформления на руководящую должность. Все эти глаголы пишутся от края табулятора (т.е. нулевая позиция табулятора), крупным шрифтом и двоеточие. Весь текст идет с другой строчки.

Фамилия - имя - отчество в приказах текста пишется полностью. Указывается - если увольнение - с какой должности, срок, дату - с какого числа увольняют. Указывается заработная плата согласно штатному расписанию (по 13-му разряду; с увеличением заработной платы).

Основание пишется на новой строке; причина увольнения - личное заявление, производственная необходимость. С приказом ознакомлен - человека знакомят с текстом и он ставит подпись, и ставится дата.

Заголовок: если в приказе 1 человек, то в заголовке - приказ о приеме Иванова В.И., или приказ о переводе. Если приказ на несколько человек, то приказ будет называться: «По личному составу». С первого экземпляра приказа 2 копии. Первая идет в личное дело и подшивается. Вторая - для передачи в бухгалтерию. Сам первый экземпляр пойдет в дело «Приказы по личному составу».

Если человека увольняют, то ставится подпись юрисконсульта, если принимают, то бухгалтера.

Трудовой договор, контракт, его специфика. Появился в нашей стране совсем недавно. Стал появляться в период перестройки, когда экономическая ситуация в стране стала сложной. Предприятия стали заключать с хорошими, профессиональными сотрудниками договора, чтобы не потерять их. Акцент на оплату труда. Особенно в научно-исследовательских институтах - это позволило сохранить кадры.

Контракт - документ, отражающий условия трудовых взаимоотношений сотрудника и администрации.

Преимущества:

. Труд работника оплачивается в большем размере, чем тарифная ставка, есть перспективы повышения получения надбавок.

. Контрактная система позволяет легко избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, если человек нарушает пункты оговоренные в контракте.

Контрактная система в России окончательно принята и рекомендуется для применения с 1991 года.

На крупных предприятиях создаются типичные договора (готовый бланк для ряда сотрудников).

Документ оформляется в 2-х экземплярах машинописным образом. Договор не должен иметь никаких сокращений, полностью расписаны все слова. В комментариях к ТК РФ в статье 15 есть разъяснение, что трудовой договор и контракт равнозначные термины и являются синонимами, какой термин применить выбирает организация. На ФГУП «Химпромтрест» используется форма трудового договора.

Трудовое соглашение имеет отличия от предыдущих 2-х: Работник, заключивший трудовой договор или контракт, является штатным сотрудником данного предприятия. Если трудовое соглашение, то в штат он не входит, это временный документ, сотрудник не особо знаком с распорядком учреждения.

Контракт или договор - заводится трудовая книжка, при соглашении - нет. При заключении контракта или договора сотрудник несет материальную ответственность, при соглашении - только в том случае, если это оговорено.

При подписании трудового соглашения не оплачивается отпуск, предприятие не делает взносы в трудовой и страховой фонды.

Сторонами, заключающими трудовой договор, являются - со стороны предприятия это директор, с другой стороны - сам работник. Договор подписывается с гражданами РФ, достигшими 16 лет. С гражданами не моложе 14 лет, если есть согласие родителей, при условии обучения в образовательном учреждении.

Заключается договор с гражданами других государств ранее входивших в состав СССР, с гражданами других иностранных государств постоянно проживающих на территории РФ. Граждане иностранных государств могут заниматься трудовой деятельностью, если они получили подтверждение федеральной миграционной службы РФ, не могут работать на закрытых предприятиях.

Трудовой договор становится одним из главных документов при приме на работу, он может быть индивидуальным, а могут подписывать договор и совместители (человек, который помимо непосредственных обязанностей, занимает еще какую-нибудь должность). Законодательством установлены некоторые ограничения при заключении трудового договора совместителем:

. Занятие двух руководящих не разрешается и договор с таким человеком не заключается.

. Не допускается работа по совместительству должностных лиц органов государственной власти, прокуратуры, государственных служащих, работников суда на предприятиях не государственного сектора.

Условия договора:

. Полное название организации, его структурного подразделения. Наименование должности, на которую принимается человек, рассматриваются все важнейшие условия труда и круг обязанностей;

. Обязанности администрации о заработной плате, обеспечивает ли материалами;

. Срок действия контракта (начальная и конечная дата, или бессрочно);

. Режим рабочего времени и режим отдыха.

Дополнительные условия:

. Испытательный срок;

. Возможность повышения квалификации;

. Перспективы роста данного сотрудника;

. Надбавка к заработной плате, если он хорошо работает;

. Льготы, путевки, отпуск.

В дополнительных условиях не должно быть указание на ухудшение положения работника, устанавливаются дополнительные основания увольнения, не предусмотренные законодательством.

Трудовое соглашение заключается на определенный срок - 5 лет, после чего договор продлевают или аннулируют, после чего человек увольняется. Индивидуальный срок, который связан с выполнением определенной работы. Договор может быть подписан на неопределенный срок.

Основание для прекращения действия договора:

. Истечение срока действия;

. Соглашение сторон;

. Расторжение по инициативе работника или администрации;

. Перевод работника на другое предприятие или переход на другую должность;

. Вступление в силу приговора суда (если сотрудник осужден);

. Отказ работника от перевода на другую работу в этой организации или связанное с переездом может стать основанием для расторжения;

Действие трудового договора не прекращается:

. При передачи учреждения из подчинения одного органа другому;

. Не прекращается при смене собственника;

. Реорганизация предприятия;

Обязательно письменный вид, 2 экземпляра, у двух сторон имеется. Основные реквизиты договора:

. Наименование вида документа;

. Дата;

. Регистрационный номер и место издания;

. Текст;

. Подписи;

. Печать.

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике организации.

Администрация предприятия решает заводить ли личные дела на всех сотрудников предприятия, или только на узкий круг лиц. На ФГУП «Химпромтрест», где состав сотрудников несколько тысяч личные дела заводятся на руководящих работников и ведущих специалистов, на других сотрудников заводится только личная карточка.

В состав личного дела входят: заявление о приеме на работу, если такое пишется; копия приказа или выписка из приказа о приеме на работу; анкета или личный листок по учету кадров; автобиография, резюме, выписки из приказов о повышении в должности (все изменения в трудовой деятельности); копии документов об образовании, присвоении грантов и т.д.; характеристика с прежнего места работы, рекомендательное письмо; трудовой контракт; другие документы в виде справок (о состоянии здоровья, прохождении квалификации и т.д.)

Внутренняя опись личного дела - в ней перечислены все документы, лежащие в деле, само личное дело нумеруется, все документы подшиваются. Обложка личного дела включает ФИО. При работе с личными делами запрещается вносить в документы новые записи, производить исправления в документах, извлекать из личного дела документы по собственной инициативе или помещать туда новые, которые не предусмотрены, не имею право разглашать информацию о данном работнике.

Выдача личных дел во временное пользование с согласия руководителя под расписку в специальном журнале.

Если человек увольняется с работы, то личное дело хранится на предприятии в течение 75 лет, забирается только трудовая книжка.

Если предприятие ликвидировано, то личные дела передаются на государственное хранение в архив.

Кроме личного дела заполняется личная карточка, форма ее Т-2 (см. Приложение 3), утверждена постановлением от 30.10.97 г. Личную карточку заполняет только сотрудник отдела кадров, все данные вносятся только на основании документов: паспорт, диплом. Недопустимы сокращения в личной карточке. Разделы личной карточки:. Общие сведения.

. Ф.И.О., дата рождения, место рождения, гражданство, знание языка.

. Образование - начальное, начально-профессиональное, высшее.

. Профессия, код по специальности, номер диплома и от какого числа выдан.

. Трудовая деятельность - отведено 2 графы.

. Стаж работы, непрерывный, общий по специальности.

. Семейное положение.

. Паспортные данные, домашний адрес, номер домашнего телефона, дата заполнения личной карточки и личная подпись сотрудника, далее подпись начальника отдела кадров.. Сведения о воинском учете: воинское звание, специальность, пригодность.. Прием на работу, назначения и перемещения.. Повышение квалификации.. Профессиональная переподготовка: изменение специальности, получение диплома.. Аттестация.. Награды и поощрения.. Навыки работы вне специальности: водительские права, стенографирование, ПК.. Дополнительные сведения.

Обязательно указывается при изменении в трудовой деятельности номер и дата выхода приказа.

Личная карточка хранится 75 лет как и личное дело.

В новом варианте личной карточки отсутствует: национальность, партийность, членство в профсоюзах.

Личный листок по учету кадров: заполняется самим работником. Должность, учреждение, место нахождение его. Есть специальное место для фотографии. Разделы:

. Ф.И.О.

. Пол и место рождения.

. Социальное происхождение.

. Национальность.

. Образование - наименование учебного учреждения, год поступления, окончания, факультет, какую специальность получил.

. Какими иностранными языками владеете.

. Имеете ли изобретение.

. Трудовая деятельность.

. Пребывание за границей: работа, служебная командировка, делегация.

. Какие имеете правительственные награды и кем награждены.

. Отношение к военной обязанности и воинское звание.

. Семейное положение, домашний адрес и подпись.

Если какие-то данные не вошли, то дополнение к личному листу по учету кадров.

. Состояние здоровья сотрудника.

. Непрофессиональные навыки и профессиональные увлечения.

. Наличие родственников в организации (степень родства и их должность).

. Факты привлечения к судебной ответственности.

. Наличие водительских прав.

. Должность, которую бы вы хотели занять.

. Работу, которую бы вы хотели выполнять.

. Заработная плата до этого. Желаемая заработная плата на новом месте.

. Причина поступления на данную работу.

. Возможность ездить в командировку.

. Какими профессиями обладаете еще.

. Режим работы желаемый.

Трудовая книжка. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек, хотя на практике это не так. Человек при выходе на пенсию предъявляет одну трудовую книжку, а не 3. Трудовая книжка заводится как только человек первый раз приступает к трудовой деятельности (на постоянную работу). Если человек работал до вуза, то стаж входит в общетрудовой стаж. Трудовая книжка оформляется на работников и служащих предприятий всех форм собственности. Если человек временно устраивается на работу, то трудовая книжка не заводится. Если человек первый раз поступает на работу, то он должен предъявить в отдел кадров справку о последнем занятии. Заполнение трудовой книжки происходит в присутствии работника, не позднее недельного срока со дня приема на работу. Ответственность за учет, ведение, сохранность трудовой книжки несет руководитель учреждения, а также ответственность несет сотрудник назначения приказом руководителя, который заполняет и работает с трудовыми книжками.

В 1974 г. было принято постановление Госкомитета и Совета министров СССР по труду и заработной плате «Об утверждении инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, учреждениях в организациях».

В 1985 г. были внесены изменения в постановление, затем в 1990 и в 1997 г.

Титульный лист трудовой книжки включает сведения о работнике, фамилия, имя, отчество, дата рождения по паспорту, образование, данные эти на основании диплома, справки из учреждения.

Внутренняя часть трудовой книжки представляет собой таблицу, который имеет несколько столбцов.

Записи о наименовании работы, должности на которую принят работник, указывается на основании единой тарифно-квалификационной номенклатуры работ и профессий рабочих и служащих.

Сведения об изобретениях и открытиях вносятся на основании дипломов и других документов.

Делается запись в личной карточке и в недельный срок должны занести в трудовую книжку - допустим о повышении работника.

Если запись неверно произведена пишется внизу запись за № 5 не действительна, дальше № приказа и текст новой записи. Ставится подпись и штамп отдела кадров. Если трудовая книжка заполнена вся, то выдается вкладыши (не заводится новая), он вшивается в действующую трудовую книжку, вкладыши без трудовой книжки не действительны. На титульном листе трудовой книжки ставится штамп выдан вкладыш, указывается серия, номер и дата когда он был выдан.

Титульный лист подписывается должностным лицом и ставится печать организации, где впервые была заведена трудовая книжка. Трудовая книжка хранится в сейфе.

Если смена фамилии, то вносится в трудовую книжку, старая фамилия зачеркивается и пишется новая и номер документа на основании, которого сделано исправление.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении: трудовая книжка выдается на руки работнику после выхода приказа под расписку в книге учета трудовых книжек. Эта книга заводится в каждом учреждении, где все трудовые книжки обязательно указываются. В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине администрации, предприятие обязано выплатить работнику средний заработок за время вынужденного прогула. Если работник не явился за трудовой книжкой, то отдел кадров отправляет уведомление о необходимости забрать трудовую книжку. Разрешается пересылка трудовой книжки с согласия работника.

Трудовая книжка, не полученная работником при увольнении хранится 2 года в отделе кадров отдельно от других трудовых книжек. Не востребованные трудовые книжки хранятся в архиве учреждения в течении 50 лет, а потом экспертная комиссия составляет акт об уничтожении трудовой книжки.

Если трудовая книжка утеряна, то предприятие выдает дубликат. На новом варианте указывается, что это дубликат, который оформляется по общим правилам оформления трудовой книжки. Если человек потерял трудовую книжку, то он должен заявить в отдел кадров, который в течении 15 дней должен выдать дубликат, в этом случае помогает личная карточка. Если при поступлении в организацию имел трудовой стаж, а подтвердить не может, то идет обращение в другую организацию и выдается справка или выписка из личного дела (просто пишут: 10 лет работал там-то и там-то, ни должности, ни чего),

Автобиография - это документ, который автор составляет самостоятельно и указывает всё о своей жизнедеятельности. Составляется от руки на формате А4 или на специальном бланке учреждения. Пишется в произвольной форме, изложение идет от 1 лица, единственного числа. Все сведения даются в строго хронологическом порядке.

Основные положения автобиографии:

. Название документа.

. Ф.И.О.

. Дата рождения и место рождения.

. Сведения о родителях (может этого пункта и не быть).

. Образование, какую школу закончил, когда поступил - закончил.

. Трудовая деятельность - подробно.

. Награды и поощрения.

. Участие в общественной работе.

. Семейное положение, состав семьи.

. Домашний адрес и телефон.

. Дата составления, личная подпись.

Характеристика - официальный документ, который выдает администрация своему сотруднику в ряде конкретных ситуаций. Оформляется на общем бланке учреждения. Может от руки, но обычно машинописным способом, идет от третьего лица, подписывает руководитель предприятия и ставит печать. Реквизиты: название вида документа, текст, подпись, дата и печать. Текст делится на 4 части:

. Речь идет о характеристике данного сотрудника и общие сведения (образование, дата рождения). Иногда эта часть оформлена отдельным столбцом;

. Посвящена трудовой деятельности - относится к работе;

. Оценка морально-психологических качеств;

. Содержится либо вывод (рекомендация), либо указывается с какой целью и куда направляется.

Заключение

Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров. На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения этих функций обычно создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения. Для решения социальных задач в организациях действуют самостоятельные службы социального обеспечения, при этом отдел кадров не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы с персоналом. Отдел кадров структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделения, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.

Отделы кадров укомплектовываются нередко малоквалифицированными сотрудниками, не имеющими специальной подготовки, слабо обеспечиваются техникой (компьютеры, ксерокс и т. д.) и рабочими помещениями. Ставится вопрос, каким образом может быть осуществлен переход кадровых служб предприятий и организаций от методов работы в условиях плановой экономики к новым методам, которые позволят эффективно справляться с проблемами, возникающими в условиях рынка.

Как нам представляется, достижение оптимального варианта построения системы, управления персоналом возможно лишь через промежуточный этап - через формирование отдела управления персоналом, для чего целесообразно составить план развития кадровой службы организации.

Прохождение промежуточного этапа позволит планомерно и безболезненно для коллектива перейти к новым условиям и методам работы. Нередко работники отдельных подразделений, в том числе отдела кадров, противятся изменению своих функций вследствие или своих консервативных позиций, или низкой профессиональной подготовки.

На промежуточном этапе между традиционной кадровой системой и системой управления персоналом, подлежащей постепенному формированию, следует идти прежде всего по пути расширения и обогащения функций отдела кадров и других действующих подразделений, работающих по-старому.

Накопление опыта, подготовка и переподготовка кадров, работа в рамках отдела персонала создадут условия для постепенной передачи функций вновь создаваемым специализированным подразделениям и формирования современной системы управления персоналом. В этот период отдел управления персоналом должен служить штабом, координирующим центром по формированию системы управления персоналом, кузницей кадров для ее будущих подразделений.

Именно такая система вводится на ФГУП «Химпромтрест».

В качестве предложений по улучшению работы отдела кадров ФГУП «Химпромтрест» необходимо сделать следующее:

. В условиях сложившейся в стране обстановки бесконтрольности в вопросе доступа граждан к чистым бланкам трудовых книжек (свободная торговля) и возможностью их заполнения (как правило, не качественного) в разного рода структурах, усилить входной контроль над качеством заполнения трудовых книжек, предъявляемых устраивающимися на работу лицами и в случаях обнаружения их неправильного заполнения действовать в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

. Обеспечить порядок ведения трудовых книжек работников треста в соответствии с вышеуказанными Правилами.

. Организовать и провести работу по ознакомлению работников треста с записями в своих трудовых книжках под роспись.

персонал кадровый документ

Список использованной литературы

1. Источники

1.            Конституция Российской Федерации: Официальный текст: Принят всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 122 с.

2.       Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст: (в ред. от 30 декабря 2006 г.). - М.: Омега-Л, 2007. - 269 с.

.        Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.) // Российская газета. - 2004. - № 166. - С. 4 - 6.

.        Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006. - № 165. - С. 3 - 6.

.        Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (ред. от 22.08.2004 г.) // Российская газета. - 1993. - № 182. - С. 4 - 5.

6.            Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 (ред. от 06.02.2004 г.) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») // Российская газета. - 2003. - № 77. - С. 5.

7.       Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» // Собрание законодательства РФ. - 2005. - № 31. - Ст. 3224.

.        Приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» // Консультант Плюс [Электронный ресурс]: справочная правовая система. Версия Проф, сетевая. Электрон. дан. (64 кб). М., 1992 - 2007.

.        Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). - М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003. - 176 с.

.        Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек» // Российская газета. - 2003. - № 235. - С. 4.

.        Постановления Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. - 2004. - № 5. - С. 10 - 12.

.        Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. - М.: Главархив СССР, 1991. - 275 с.

.        ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (Постановление Госстандарта СССР от 13.10.1982 г. № 3956). - М.: Госстандарт СССР, 1984. - 23 с.

.        Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37) (ред. от 07.11.2006 г.). - М.: Экономика, 2007. - 271 с.

.        Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: [дополненный постановлениями Минтруда России от 29.01.2004 г. № 5, от 09.02.2004 г. № 9, от 22.04.2004 г. № 51]. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2005. - 389 с.

.        Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988 г.) (ред. от 27.06.1996 г., с изм. от 06.10.2000 г.). - М.: Росархив, 2001. - 36 с.

.        Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 № 263). - М.: Главархив СССР, 1986. - 39 с.

. Литература

18.          Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. - 224 с.

19.     Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. - 224 с.

.        Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: МарТ, 2006. - 320 с.

.        Вагина Е.А. Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге) // Делопроизводство. - 2004. - № 1. - С. 43 - 48.

.        Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Уч. пос. - М.: Академия, 2003. - 174 с.

.        Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А.В. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 221 с.

.        Делопроизводство: Более 120 документов: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - М.: Велби, 2003. - 448 с.

.        Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2003. - 219 с.

.        Демин Ю.М. Эффективный офис-менеджер. - СПб.: Питер, 2003. - 210 с.

.        Документационное обеспечение кадровой деятельности. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии / Методические рекомендации Мосгорархива. - М., 1993. - 329 с.

.        Документирование управленческой деятельности / Под ред. В.В. Маковецкого. - М.: КолосС, 2005. - 176 с.

.        Документы по персоналу предприятия: Кадровая политика. Работа кадровой службы. Управленческая и кадровая документация. Формы, примеры / Авт.-сост. Басаков М.И. - Ростов н/Д.: МарТ, 2002. - 272 с.

.        Должностные инструкции руководителей, специалистов, исполнителей основного штатного состава: [100 образцов документов: для работников кадровой службы и юристов] / Сост. Ю.В. Сенотрусова. - 3-е изд. - М.: Омега-Л, 2006. - 205 с.

.        Доронина Л. Штатное расписание // Делопроизводство. - 2004. - № 2. - С. 97 - 100.

.        Егоршин А.П. Управление персоналом: Учебник для вузов. - 5-е изд. - Н. Новгород: НИМБ, 2006. - 720 с.

.        Как правильно подготовить и оформить приказ / Сост. В.В. Андреянова - 5-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2004. - 61 с.

.        Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Уч. пос. для вузов. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 363 с.

.        Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. - 2003. - № 4. - С. 46 - 49.

.        Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - М.: Интерпрессервис, 2006. - 832 с.

.        Кузнецова А.Н., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М.: Экономика, 2004. - 296 с.

.        Кузнецова Т.В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. - 2004. - № 1. - С. 34 - 42.

.        Кузнецова Т.В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. - 2003. - № 6. - С. 4 - 6.

.        Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования. - М.: Экономика, 2004. - 143 с.

.        Одегов Ю.Г., Журавлев П.В. Управление персоналом. - М.: Финстатинформ, 2007. - 836 с.

.        Организация производства и управление персоналом: Учебник / Под ред. О.Г. Туровца. - М.: Инфра-М, 2006. - 587 с.

.        Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия: Уч. пос. - М.: ВНИИДАД, 2003. - 152 с.

.        Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Уч. пос. - М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», 1999. - 320 с.

.        Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. - М.: Книга сервис, 2005. - 144 с.

.        Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Уч. пос. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 255 с.

.        Пшенко А.В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. - 2003. - № 2. - С. 7 - 10.

.        Реформирование государственной службы: проблемы кадровой политики и пути их решения: материалы межрегиональной научно-практической конференции, 26 ноября 2001 г. / Редкол.: С.Ю. Наумов (отв. ред.) [и др.]. - Саратов, 2002. - 231 с.

.        Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. - СПб.: Питер, 2004. - 208 с.

.        Рогожин М.Ю. Документы делового общения. - М.: РДЛ, 2002. - 202 с.

.        Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 372 с.

.        Рогожин М.Ю. Организация управления персоналом предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 276 с.

.        Секретарское дело: (образцы документов, организация и технология работы): Учебно-практическое пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. - М.: Проспект [и др.], 2007. - 608 с.

.        Серова Г.А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. - 2003. - № 5. - С. 32 - 34.

.        Справочник по деловой переписке. - М.: Межрегионсервис, 2006. - 265 с.

.        Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу: Составление и работа с документами. Оформление приема и увольнения работников. Трудовой договор, материальная ответственность. Подбор персонала. - М.: Приор, 1999. - 22 с.

.        Степанов Е. Персональные данные и их защита // Делопроизводство. - 2001. - № 9. - С. 40 - 43.

.        Управление персоналом организации: Учебник для вузов / Под ред. А.Я. Кибанова. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 636 с.

.        Управление персоналом предприятия: Уч. пос. / Под ред. Р.А. Крылова и Ю.В. Прушинского. - М.: Юнити-Дана, 2005. - 618 с.

.        Управление персоналом: Учебник для вузов / Под ред. Т.Ю. Базарова, Б.Л. Еремина. - М.: ЮНИТИ, 2006. - 423 с.

.        Черепанов В.В. Основы государственной службы и кадровой политики: Уч. пос. для вузов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. - 574 с.

.        Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216 с.

.        Шапиро С.А. Мотивация и стимулирование персонала. - М.: ГроссМедиа, 2006. - 221 с.

.        Шевцов А.Д. Азбука офиса. - М.: Амалфея, 2005. - 112 с.

.        Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам: Задачи и структура кадровой службы. Три вида оценки персонала в организации. Программа развития персонала. Управление человеческими ресурсами в условиях глобализации экономики. - 3-е изд., изм. и доп. - М.: Норма, 2003. - 988 с.

Приложение 1

Рис. 2. Схема сложившейся организационной структуры системы управления персоналом предприятия

Приложение 2

Рис. 3. Схема организационной структуры системы управления персоналом

Приложение 3

Унифицированная форма № Т-1 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)

(распоряжение)

о приеме работника на работу