Совершенствование кадровой работы в организации на примере ООО 'Южноуральск-Лада'
Совершенствование кадровой работы в
организации на примере ООО «Южноуральск- Лада»
Оглавление
Введение
Глава 1. Теоретические
основы кадровой работы в организации
1.1 Понятие и виды
кадровой политики
1.2 Организация
деятельности службы управления персоналом
1.3 Основы кадрового
делопроизводства и трудового законодательства
1.4 Алгоритм проверки
кадровой работы в организации
Глава 2. Анализ кадровой
работы в ООО «Южноуральск-Лада»
2.1 Общая характеристика
ООО «Южноуральск-Лада»
2.2 Анализ кадровой работы
в ООО «Южноуральск -Лада»
2.3 Совершенствование
кадровой работы в ООО «Южноуральск-Лада»
Заключение
Список использованных
источников и литературы
Приложения
Введение
В период экономических преобразований, происходящих в нашей стране, высокую
актуальность приобрела необходимость формирования кадровой политики,
соответствующей рыночным условиям хозяйствования и способствующей адаптации
персонала к смене характера взаимоотношений в процессе трудовой деятельности.
Кадровая политика - главное направление в работе с кадрами, набор
основополагающих принципов, которые реализуются кадровой службой предприятия. В
этом отношении кадровая политика представляет собой стратегическую линию
поведения в работе с персоналом.
Необходимость обеспечения эффективной кадровой работы возникает у
компаний в периоды: изменения его миссии и стратегии; значительных изменений на
рынке либо технологических изменений в отрасли, в которой оно функционирует;
реорганизации, кризисных ситуаций. Также она может быть обусловлена переходом
предприятия с одной стадии жизненного цикла на другую; поглощения или слияния с
другим предприятием. То есть, связана с внесением больших корректировок в их
повседневную деятельность, обусловленных внешними воздействиями.
Проблемы формирования кадровой политики в настоящее время актуальны и для
ООО «Южноуральск-Лада».
Объект курсовой работы - ООО «Южноуральск-Лада»
Предмет курсовой работы - организация кадровой работы в ООО
«Южноруальск-Лада»
Цель курсовой работы - Совершенствование кадровой работы в организации на
примере ООО «Южноуральск Лада».
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
. Рассмотреть понятие и виды кадровой политики
. Изучить организацию деятельности службы управления персоналом
. Исследовать основы кадрового делопроизводства и трудового
законодательства.
. Представить алгоритм проверки кадровой работы в организации
. Проанализировать кадровую работу в ООО «Южноуральск-Лада»
. Сформулировать рекомендации по совершенствованию кадровой работы в ООО
«Южнорульск-Лада».
В процессе исследования были использованы следующие методы:
- сравнительный анализ;
- обобщение;
- системный анализ;
- синтез;
- социологический опрос.
При написании работы использовались труда следующих авторов: Армстронг
М., Базаров Т.Ю., Блинов А.В., Василевская О.П., Бутурлин М. А., Журавлев П.
В., Карташов С.А., Исаенко А., Кибанов А.Я., Комисарова Т.А., Кузнецова Н. В.,
Маренков Н. Л., Свистунов В., Шекшня В.Е и другие.
кадровая политика управление персонал
Глава 1.
Теоретические основы кадровой работы в организации
1.1
Понятие и виды кадровой политики
Кадровая политика - генеральное направление работы с персоналом в
компании. Она представляет собой систему сформулированных принципов, правил и
норм, отражающих практику взаимоотношений персонала и компании, обеспечивающих
реализацию стратегии компании и направленных на достижение целей, стоящих перед
компанией. Таким образом, кадровая политика является частью общей стратегии
компании. Без этой связи кадровая политика теряет всякий смысл.
На формирование кадровой политики, ее содержание и положения влияют
следующие факторы:
. Факторы внешней среды, которые включают в себя нормативно-правовые
ограничения, ситуацию на рынке труда, состав рабочей силы.
. Факторы внутренней среды, которые состоят из целей предприятия,
структуры организации и управления, условий труда, стиля руководства.
Объектом кадровой политики организации является ее персонал, понимаемый
как совокупность физических лиц, имеющих трудовые отношения с организацией,
выступающей как работодатель, называемых ее сотрудниками и обладающих
определенными количественными и качественными характеристиками, определяющими
их способность к деятельности в интересах организации.
Субъектом кадровой политики организации является система управления персоналом
организации, состоящая из служб управления персоналом, самостоятельных
структурных подразделений организации, объединенных по принципу функционального
и методического подчинения, и линейных руководителей на всех иерархических
уровнях управления».
Принято выделять следующие базовые принципы кадровой политики, которые
должны разделять все субъекты организации как целостной системы:
организация должна рассматривать персонал как человеческий ресурс,
способный обеспечить ей конкурентные преимущества и достижение лидерских
позиций при условии планирования и обеспечения его оптимального использования,
развития и качества;
управление персоналом организации должно быть основано в первую очередь
на преобладании экономических и социально-психологических методов и составляет
одну из важнейших функций управления организации на всех иерархических уровнях
управления. При этом линейное руководство должно делегировать службам
управления персоналом определенные полномочия в области организации работы с
персоналом, оставляя за собой право принятия решения в пределах установленной
компетенции;
персонал организации должен рассматриваться как капитал, приобретенный в
ходе конкурентной борьбы, а расходы на персонал - как долгосрочные инвестиции в
развитие организации;
персонал организации является носителем ее корпоративной культуры и
ценностей и во многом способствует
созданию положительного обобщенного образа организации (corporate image),
обеспечивающего идентификацию и поддержку, атмосферу доверия, приемлемости и
«благорасположенности» общества к деятельности организации на региональном,
государственном и международном уровнях;
организация как работодатель и персонал должны выступать как социальные
партнеры, разделяющие цели производства и способы их достижения, определяемые
стратегией и политикой организации. Организация должна обеспечивать своим
работникам удовлетворение социальных, духовных и материальных потребностей в
соответствии с вкладом каждого из сотрудников в достижение целей и задач
организации;
-
организация должна ориентироваться на установление длительных трудовых
отношений с каждым сотрудником, основанных на соблюдении требований трудового
законодательства <garantF1://12025268.0> и позволяющих сотруднику
полностью реализовывать имеющийся уровень профессиональной компетентности, а
также совершенствовать его в направлениях, определяемых потребностями
организации и уровнем должностной компетенции сотрудника;
управление
персоналом организации должно быть интегрировано в общекорпоративную стратегию.
Руководство служб управления персоналом в полной мере должно участвовать в
процессе подготовки корпоративной стратегии, а не только в ее реализации.
Принципы
кадровой политики конкретной организации должны быть выработаны ее руководством
и службой управления персоналом в ходе совместного обсуждения концепции
кадровой политики.
Среди
приоритетных направлений кадровой политики часто называют:
найм
и использование персонала;
мотивацию
и стимулирование, социальное обеспечение;
сотрудничество
и управление;
вопросы
квалификации сотрудников;
развитие
сотрудников, выполняющих ответственные руководящие задачи;
уровни
и формы сотрудничества с представителями трудящихся.
В
настоящее время выделяют три концепции стратегии кадровой политики.
Первая
концепция предполагает, что стратегия управления персоналом определяется
стратегией организации. Управление персоналом выполняет обслуживающую функцию,
которая заключается в предоставлении и поддержании работоспособности
необходимого для организации персонала.
Вторая
концепция основывается на том, что стратегия управления персоналом является
центральной, самостоятельной и не зависит от стратегии организации. Занятые в
организации работники рассматриваются как самостоятельные ресурсы, при помощи
которых, в зависимости от их качества и способностей, можно решать различные
задачи, возникающие в условиях рыночной экономики. В данном случае стратегии
кадровой политики зависят от имеющихся или потенциальных кадровых ресурсов.
Третья
концепция является синтезом двух предыдущих. Стратегия организации сопоставляется
с имеющимися и потенциальными кадровыми ресурсами, определяется соответствие
направлениям стратегии кадровой политики. В результате такого сопоставления
может быть изменена стратегия деятельности всей организации и ее кадровой
политики.
Наиболее
приемлемой для принятия стратегических решений в организациях, на наш взгляд,
является третья концепция. Рассмотрим подробнее некоторые преимущества данной
концепции.
Основной
целью стратегического управления персоналом является создание стратегических
возможностей за счет обеспечения организации квалифицированными, лояльными и
хорошо мотивированными работниками, которые нужны для достижения долгосрочного
конкурентного преимущества. Основная цель предусматривает решение следующих
задач:
)
применение планирования;
)
логичный и последовательный подход к проектированию систем управления
персоналом и управлению ими, основанный на политике занятости и стратегии
использования людских ресурсов, который, кроме того, часто подкрепляется
философией управления персоналом;
)
установление соответствия между деятельностью и политикой управления персоналом
и определенной ясно выраженной стратегией бизнеса;
)
рассмотрение работников данной организации в качестве «стратегического ресурса»
для достижения преимущества в конкуренции.
В зависимости от уровня влияния управленческого аппарата на кадровую
ситуацию организации выделяются следующие виды кадровой политики: пассивная,
реактивная, превентивная и активная.
Пассивная кадровая политика осуществляется тогда, когда руководство
организации не имеет четко разработанной программы действий в отношении
персонала, а работа с кадрами сводится к ликвидации негативных последствий
посредством оценки персонала, диагностики кадровой ситуации в целом.
Руководство при этом работает в режиме экстренного реагирования на возникающие
конфликтные ситуации, которые стремится погасить любыми средствами, зачастую
без анализа причин и возможных последствий.
Реактивная кадровая политика проводится в случае, когда руководство
организации осуществляет контроль за симптомами негативного состояния в работе
с персоналом, причинами возникновения конфликтных ситуаций, отсутствия
мотивации к высокопроизводительному труду и владеет ситуацией развития кризиса.
Руководство предпринимает меры по его ликвидации, ориентировано на анализ
причин, которые привели к возникновению кадровых проблем. Кадровые службы таких
организаций, как правило, располагают средствами диагностики существующей
ситуации и адекватной экстренной помощи.
Превентивная кадровая политика проводится тогда, когда руководство имеет
обоснованные прогнозы развития ситуации. Кадровая служба таких организаций
располагает не только средствами диагностики персонала, но и прогнозирования
кадровой ситуации на среднесрочный период. В программах развития организации
содержатся краткосрочные и среднесрочные прогнозы потребности в кадрах, как
качественные, так и количественные, и сформулированы задачи по развитию
персонала.[6;52]
Активная кадровая политика осуществляется в случае, когда руководство
имеет не только прогноз, но и средства воздействия на ситуацию, а кадровая
служба способна разработать целевые антикризисные кадровые программы, проводить
постоянный мониторинг ситуации и корректировать исполнение программ с учетом
действия внешних и внутренних факторов.
Активная кадровая политика может быть рациональной и авантюристической.
При рациональной кадровой политике руководство организации имеет как
качественный диагноз, так и обоснованный прогноз развития ситуации и
располагает не только средствами диагностики персонала, но и прогнозирования
кадровой ситуации на среднесрочный и долгосрочный периоды. В программах
развития организации содержатся краткосрочный, среднесрочный и долгосрочный
прогнозы потребности в кадрах (качественный и количественный). Кроме того,
составной частью плана является программа кадровой работы с вариантами ее
реализации. При авантюристической кадровой политике руководство организации не
имеет качественного диагноза, обоснованного прогноза развития ситуации, но
стремится влиять на нее. Кадровая служба, как правило, не располагает
средствами прогнозирования кадровой ситуации и диагностики персонала, однако в
программы развития включены планы кадровой работы, зачастую ориентированные на
достижение целей, важных для развития организации, но не проанализированных с
точки зрения изменения кадровой ситуации. План работы с персоналом в таком
случае строится на достаточно эмоциональном, мало аргументированном
представлении о целях работы с персоналом.
В зависимости от ориентации на собственный или на внешний персонал,
степень открытости по отношению к внешней среде при формировании кадровой
политики выделяют открытую и закрытую кадровую политику.
Открытая кадровая политика осуществляется тогда, когда организация
прозрачна для потенциальных сотрудников на любом уровне: можно начать работать
как с самой низшей должности, так и с должности на уровне высшего руководства.
Организация готова принять на работу любого специалиста, если он обладает
соответствующей квалификацией, без учета опыта работы в этой или родственной ей
организациях. Такого типа кадровая политика проводится в новых организациях,
ведущих агрессивную политику завоевания рынка, ориентированных на быстрый рост
и стремительный выход на передовые позиции в своей отрасли.
Закрытая кадровая политика осуществляется тогда, когда организация
ориентируется на включение нового персонала только с низшего должностного
уровня, а замещение вакантных должностей происходит только из числа
сотрудников. Такого типа кадровая политика характерна для организаций,
ориентированных на формирование определенной корпоративной культуры.
┌────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│
Эффективная кадровая политика │
└─────┬──────────┬─────────────┬──────────────┬──────────┬───────────┘
│ │ │ │ │
▼ │ ▼ │ ▼
┌────────┴────────┐
│ ┌───────────┴────────────┐
│ ┌────────┴─────────┐
│тесно
взаимосвя-│ │ │ориентирована на своего │ │ │формирует
положи-│
│зана
со стратеги│ │ │потребителя (действующие│ │ │тельный
образ Ком-│
│ей
Компании │ │ │и будущие сотрудники│ │ │пании
на рынке│
│
│ │ │Компании) │ │ │труда
│
└─────────────────┘
│ └────────────────────────┘
│ └──────────────────┘
│ │
▼ ▼
┌──────┴─────────────┐
┌────┴───────────────┐
│отражает философию│ │является системным│
│руководства Компании│ │элементом управления│
│по отношению к пер-│ │бизнесом │
│соналу │ │ │
└────────────────────┘
└────────────────────┘
Рис. 1 - Основные черты эффективной кадровой политики
Цель кадровой политики организации - обеспечение своевременного
обновления и сохранения количественного и качественного состава кадров и его
развития в соответствии с потребностями организации, требованиями действующего
законодательства, состоянием рынка труда, которое достигается посредством
обоснованного формирования кадровой политики.
Таким образом, кадровая политика тесно связана со всеми областями
хозяйственной политики организации. С одной стороны, принятие решений в области
кадровой политики происходит во всех комплексных функциональных подсистемах:
управления научно-технической деятельностью, управления производством,
управления экономической и внешнехозяйственной деятельностью, управления
персоналом организации. С другой стороны, решения в области кадровой политики
влияют на решения в этих комплексных функциональных подсистемах. Поскольку
задачей кадровой политики является обеспечение этих функциональных подсистем
системы управления и производственной системы организации необходимыми
работниками, очевидно, что решения по вопросам найма, оценки, трудовой
адаптации, стимулирования и мотивации, обучения, аттестации, организации труда
и рабочих мест, использования персонала, планирования продвижения по службе,
управления кадровым резервом, управления нововведениями в кадровой работе,
безопасности и здоровья работников, высвобождения персонала, определения стиля
руководства сильно влияют на принятие решений в области хозяйственной политики
организации, например в областях научно-технической, производственной,
экономической, внешнехозяйственной деятельности и т.п.
1.2
Организация деятельности службы управления персоналом
Служба управления персоналом - относительно самостоятельная совокупность
структурных подразделений и других организационных и
opгaнизaциoннo-экoнoмичecкиx образований (цехов, отделов, бюро, комплексных
коллективов и бригад, временных рабочих групп и т.п.), а также отдельных
работников, входящая в состав линейно-функционального блока организации и
обеспечивающая в пределах своей компетенции управление, технико-экономическое
развитие и обслуживание производства. Служба возглавляется главным
специалистом, подчиненным главному инженеру или заместителю руководителя
предприятия Они являются одновременно и средством, и инструментом реализации
кадровой политики организации. Сегодня любая успешно действующая крупная
организация тщательно формулирует свою кадровую политику, охватывающую все сферы
работы с персоналом внутри организации (в редких случаях и только в крупнейших
компаниях возможна некоторая децентрализация в вопросах формирования такой
политики) и жестко проводимую в жизнь. В крупных и средних компаниях
повсеместно существуют не только сформулированные на бумаге, но и активно
«работающие» правила, «меморандумы», управленческие процедуры по всем важным
направлениям работы с персоналом (по политике найма и продвижения работников в
компании, а также по вопросам оплаты, пенсий и т.п.). Следование единой
кадровой политике позволяет организации не только избегать многих рудовых
конфликтов и экономить значительные средства, но и, самое главное, добиваться
более высокой отдачи от персонала.
Главной целью службы управления персоналом является обеспечение
организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и
социальное развитие. Причем кадрами, способными эффективно решать задачи
организации в рыночных условиях.
Современной практике управления персоналом существует несколько вариантов
роли и места службы управления персоналом в структуре менеджмента организации,
которые зависят от степени развития и особенностей организации. Рассмотрим эти
варианты.
Первый вариант структурного положения кадровой службы заключается в том,
что служба управления персоналом подчинена руководителю по администрированию.
Основная идея такого варианта заключается в сосредоточении всех центральных
координирующих служб в одной функциональной подсистеме. Данный вариант
схематически представлен на рисунке 2.
Рис. 2. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение
руководителю по администрированию
Второй вариант структурного положения кадровой службы заключается в том,
что служба управления персоналом непосредственно подчинена руководителю
организации (рис. 3). Преимуществом такого положения кадровой службы является
то, что при этом варианте исключена множественность подчинения кадровой службы,
а также то, что все сферы кадровой политики контролируются руководителем
организации. Такая структура используется небольшими организациями в начале их
развития, когда недостаточно ясно определен статус кадровой службы.
Рис. 3. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение
руководителю организации на третьем уровне управления
Третий вариант структурного положения службы управления персоналом также
связан с непосредственным подчинением ее руководителю организации, но на втором
уровне руководства (рис. 4). Данный вариант наиболее приемлем на том этапе
развития организации, когда руководитель пытается таким образом поднять статус
службы, хотя иерархический уровень заместителей еще не готов к ее восприятию
как подразделения второго уровня управления.
Рис. 4. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение
руководителю организации на втором уровне управления
Четвертый вариант структурного положения службу УП - служба УП
организационно включена в руководство организацией (рис. 5). Этот вариант
типичен для развитых компаний и является наиболее распространенным в
современной практике. При таком варианте подсистема управления персоналом
приобретает равнозначный статус относительно других подсистем управления
организацией.
Рис. 5. Местоположение службы УП в организационной структуре: включение в
руководство организацией
Организационная структура, представленная на рисунках 3-6, называется
функциональной и построена по принципу разделения обязанностей между
функциональными подразделениями, отвечающими за одно из направлений
деятельности (финансы, оборудование, производство, продажа, персонал и т.д.).
На примере функциональной организационной структуры можно наиболее наглядно
проследить развитие функций и полномочий, а также возрастание значимости службы
УП в соответствии с развитием самой организации. Эти функции и полномочия также
свойственны службам УП организаций с дивизионной организационной структурой,
при этом область ответственности службы УП определяется спецификой
организационной структуры, а функции - уровнем развития организации. Рассмотрим
две разновидности дивизионной структуры - продуктовую и географическую.
При продуктовом типе организационной структуры, когда в основу разделения
труда положена производимая продукция или оказываемые услуги, а производства
отдельных видов товаров (услуг) отделены друг от друга, для каждого направления
производства существует своя кадровая служба. Организация службы УП для такого
типа организаций представлена на рисунке 6.
Рис. 6. Организационная структура системы управления персоналом при
продуктовой структуре управления организацией
Для многонациональных корпораций наиболее распространенным типом
оргструктуры является географический (или региональный) тип, в основу которого
положен географический принцип разделения производства товаров или услуг в
различных государствах или на различных географических территориях.
Другой распространенной формой организационной структуры является
матричная структура. При такой структуре происходит наложение проектной
структуры на постоянную функциональную структуру управления организацией. При
этом под проектной структурой подразумевается временная структура, создаваемая
в целях реализации конкретного проекта, для чего происходит объединение
персонала в проектные группы. В матричной организации члены проектной группы
подчиняются руководителю проекта и руководителям функциональных подразделений,
где работают постоянно. Руководители проектов устанавливают содержание и
очередность работ, а руководители подразделений несут ответственность за их
выполнение. Структура системы управления персоналом для матричной организации
представлена на рис. 7.
Рис.7. Служба УП в организации с матричной структурой управления
Итак, организационная структура системы управления персоналом варьируется
в зависимости от специфики ее деятельности. Кроме того, структура служба УП
зависит от размеров организации, а также от уровня кадрового и методического
потенциала в области управления персоналом, который определяет степень
привлечения сторонних консультационных услуг.
Если кадровый состав организации немногочисленен, то выполнением
некоторых задач в области управления персоналом может заниматься один
специалист, а не подразделение в рамках службы УП. Также ряд функций системы
управления персоналом может быть передан другим подразделениям организации
(например, функция информационного и технического обеспечения системы управления
персоналом может быть передана директору по информационным технологиям).
Таким образом, службы управления персоналам на сегодняшний день являются
функциональными и не участвуют напрямую в управлении основной деятельностью
сотрудников организации, а помогают руководителям всех уровней решать вопросы,
связанные с наймом, перемещением, увольнением, обучением, социальным
обеспечением персонала и ряд других вопросов. Поэтому оптимальным является
сочетание полномочий линейных руководителей организации и специалистов по
персоналу на основе их совместной ответственности.
1.3 Основы кадрового делопроизводства и трудового
законодательства
Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая
трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в
результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.
Документы, регулирующие деятельность кадровой службы, можно разделить на
две самостоятельные группы.
В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие
нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для
исполнения.
Ко второй группе относятся документы методического характера по
управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный
характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги,
как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно
решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно
корпоративным стандартам.
В блоке «Документы по трудовому праву и охране труда» можно отметить пять
нормативных правовых актов.
Первый - Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен
руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы
ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего
времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление
работникам различных льгот и компенсаций.
Второй - Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и защите информации». На основании этого закона
строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников.
Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет
храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.
Третий - Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Он
устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну
организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с
секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной
информации.
Четвертый - Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда
в Российской Федерации». Положения этого документа позволяют грамотно построить
в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и
безопасные условия работы - это одно из главных условий, которое гарантирует
работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения
правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает
виновных должностных лиц к административной ответственности.
Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой
службы, относятся материалы методического характера по организации
управленческого труда и по работе с кадровыми документами.
Во-первых, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов». Этот государственный стандарт определяет
перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в
организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.
Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот нормативный акт
дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической
значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить,
допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего
времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает
именно из этого ведомственного документа.
В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о
переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы
личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав
альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2 названного
постановления обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на
территории РФ, независимо от формы собственности.
В-четвертых, это постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №
225. «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г.
№ 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти документы
понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации,
которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы
правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости
внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или
утраченного документа дубликат.
В-пятых, это межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по
комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на
работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением
Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72.
Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических
документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в
большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция
труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения
может оштрафовать организацию.
Важно знать, какие документы обязательны для фирмы (приложение 1), какие
становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не
составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо
подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.
Сроки
хранения определяются в соответствии с Перечнем <garantF1://79639.0>
типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков
хранения, утв. Главархивом СССР 15.08.1988 (ред. от 31.07.2007
<garantF1://91871.2>) либо с Перечнем типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения,
утв. приказом <garantF1://99315.0> Минкультуры России от 25.08.2010 N
558. Раздел 7 <garantF1://99315.1700> Перечня 2010 г. включает документы
по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране
труда.
Среди
рекомендуемых локальных нормативных актов, которые нужны в организации
деятельности по управлению персоналом, следует назвать Положение о персонале.
Перечень
основной информации, необходимой для ведения и оформления кадровых документов
из приложения 1, представлен в приложение 2.
Для
установления системы и порядка работы с документами, а также для защиты
интересов работодателя в судебных спорах, все существующие в компании документы
должны быть письменно зарегистрированы.
Количество
журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри компании, напрямую
зависит от особенностей ее деятельности. Ниже представлен список журналов,
которые должны существовать в любой организации независимо от сферы ее
деятельности и ее размеров и внутренний вид которых регламентирован
нормативными актами (табл. 1), и внутренний вид которых не регламентирован
нормативными актами (табл. 2).
Таблица
1
Журналы,
обязательные для оформления и ведения в кадровых службах организаций,
внутренний вид которых регламентирован нормативными актами
|
Наименование журнала
|
Комментарии
|
Ссылка на нормативный акт и
срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в
деятельности организации с указанием сроков хранения
|
Книга
<garantF1://86478.3000> учета движения трудовых книжек и вкладышей к
нимДолжны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя
предприятия и сургучной печатью1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66
<garantF1://12025268.66>
.
Постановление <garantF1://86478.0> Министерства труда и социального
развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению
трудовых книжек», далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек (определяет
разлиновку (внутренний вид) данного журнала)
|
3. Со сроком хранения 75
лет, согласно п. 695 <garantF1://99315.695> Перечня
|
|
|
Журнал
учета мероприятий по контролю Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен
печатью юридического лица 1. Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О
защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении
государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от
21.04.2011 <garantF1://12085061.8>), п. 9 ст. 16
<garantF1://12064247.169>
|
2. Со сроком хранения 5
лет, п. 176 <garantF1://99315.176>, 177
<garantF1://99315.177> Перечня
|
Таблица 2
Журналы, обязательные для оформления и ведения в кадровых службах
организаций, внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами
|
Наименование журнала
|
Ссылка на нормативный акт и
срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в
деятельности организации с указанием сроков хранения
|
|
Книга учета трудовых
договоров, изменений и дополнений к ним
|
Со сроком хранения 75 лет,
согласно п. 695 <garantF1://99315.695> Перечня
|
|
Журнал учета приказов по
личному составу
|
Со сроком хранения 75 лет,
согласно п. 258 <garantF1://99315.2582> Перечня
|
|
Журнал учета документов по
основной деятельности организации
|
С постоянным сроком
хранения, согласно п. 258 <garantF1://99315.2581> Перечня
|
|
Журнал учета отпусков
|
Со сроком хранения 3 года,
согласно п. 695 <garantF1://99315.69507> Перечня
|
Журнал
учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву 1. Федеральный
закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ред. от
28.12.2010 <garantF1://12081540.14>), ст. 8 <garantF1://78405.8>
Постановление
<garantF1://90272.0> Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении
положения о воинском учете»
|
2. Со сроком хранения 3
года (после увольнения), согласно п. 695 <garantF1://99315.69506>
Перечня
|
Журналы
учета прибытия/выбытия при командировании сотрудников Со сроком
хранения 5 лет, согласно 695 <garantF1://99315.69508> Перечня
|
Со сроком хранения 10 лет -
для зарубежных командировок, согласно 695 <garantF1://99315.695>
Перечня
|
|
|
Журнал ознакомления с
инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда
|
Со сроком хранения 10 лет,
согласно п. 626 <garantF1://99315.62602> Перечня
|
Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию
регистрации документов, но и могли служить доказательством в случае конфликта
того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не
мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления
данных журналов:
. Должны иметь твердую обложку (для соблюдения срока хранения).
. Должны иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или
затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал).
. Все страницы должны быть пронумерованы от начала до конца.
. Журнал должен быть прошит.
. Должен содержать заверительную запись, которая состоит из указания
названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и
прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и
даты оформления журнала.
6.
Должен быть удостоверен печатью юридического лица и подписью руководителя
организации (за исключением первых двух книг <garantF1://86478.3000> учета
трудовых книжек (табл. 3), которые должны быть удостоверены сургучной
печатью, согласно Постановлению № 225, п. 41 <garantF1://12030601.3041>).
Таким
образом, современное законодательство требует от работодателя оформление
большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений
с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой
службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов
определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для
осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и
т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами,
постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы
трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны
трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической
ответственности.
1.4
Алгоритм проверки кадровой работы в организации
Кадровая работа является одной из составляющих финансово-хозяйственной
деятельности любой организации, поэтому оказывает непосредственное влияние на
ее результаты. Правильно организованная работа по подбору кадров, сбору и
хранению информации о кадровом составе организации позволяет использовать
ресурсы организации в полном объеме с привлечением к труду
высококвалифицированных специалистов. Это, в свою очередь, повышает эффективность
использования финансов.
Однако, как и в любом ином направлении деятельности организации, при
ведении кадрового учета могут быть допущены ошибки и нарушения.
Рассмотрим алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в
организации.
. Законодательные и нормативные акты:
-
Бюджетный кодекс <garantF1://12012604.0>;
Кодекс
<garantF1://12025267.0> об административных правонарушениях;
Трудовой
кодекс <garantF1://12025268.0>;
Постановление
<garantF1://12030601.0> Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых
книжках» (далее - Постановление N 225);
Приказ
<garantF1://12033695.0> Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых
книжках»;
Постановление
<garantF1://12034807.0> Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее -
Постановление Госкомстата N 1);
.
Задачи проверки кадровой работы:
соблюдение
требований законодательных и нормативных актов о труде при осуществлении
кадровой работы;
наличие
системных документов, связанных с оплатой труда (положение по оплате труда,
положение по премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы,
личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их соответствие
установленным требованиям;
соответствие
штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности
работников и соответствие фактической численности работников штатному
расписанию;
своевременность
и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;
правильность
определения разрядов, коэффициентов, ставок, установления окладов;
правильность
установления различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные
дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и соответствие их законодательным и
нормативным актам, а также системным документам;
ведение
учета по каждому работнику;
оформление
и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;
ведение
кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение
квалификации работников и т.д.).
.
Источники информации при проверке кадровой работы:
штатные
расписания;
учредительные
документы;
коллективный
договор, положения о премировании, об установлении надбавок и доплаты, о
материальном стимулировании и т.д.;
табели
учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;
трудовые
договоры, трудовые контракты;
трудовые
книжки;
приказы
о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, присвоении разрядов,
увольнении и т.д.;
личные
карточки;
личные
дела;
иные
системные документы.
.
Процедуры, которые могут быть использованы при проверке кадровой работы:
анализ, просмотр документов, сравнение документов, опрос.
.
Основные моменты проведения проверки кадровой работы.
Прежде
всего, кадровую работу в организации осуществляет кадровая служба. Вследствие
этого в начале проверки следует ознакомиться с положением о подразделении по
вопросам кадров (отделе кадров, кадровой службе и др.), которое утверждается
руководителем бюджетного учреждения, и определиться с теми функциями, которые
возложены на данный отдел.
Для
определения состояния кадрового учета в организации рекомендуется составлять
подробный план проверки, в котором отражать ее основные вопросы, период их
рассмотрения и основные документы, подлежащие проверке. Примерный план приведен
в приложении 3.
В
случае если кадровый учет в организации ведется с помощью программных
комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:
концентрация
функций и знаний: имеет ли персонал, занятый обработкой данных, детальные
знания о взаимосвязи источников данных, процесса их получения, распределения и
использования;
концентрация
программ и данных: существует ли возможность доступа посторонних лиц к
компьютерным программам и угроза изменения самих программ или данных;
отсутствие
ввода документов: выдается ли письменное подтверждение на ввод данных.
Проверка
кадровой работы предполагает просмотр документов на предмет правильности их
оформления. Формы <garantF1://12034807.1> первичных учетных документов по
учету кадров утверждены Постановлением <garantF1://12034807.0> Госкомстата
№ 1, которым определен и порядок <garantF1://12034807.31000> их
заполнения. В случае автоматизированного учета кадров выходные формы также
должны соответствовать стандартам, однако можно добавлять необходимые
реквизиты, не ухудшающие положения работников, при условии утверждения таких
форм в учетной политике учреждения.
Первичными
документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются
приказы о приеме, увольнении или переводе на другую работу, о предоставлении
отпусков.
Первичные
документы о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации,
переводе с одной должности на другую, предоставлении отпуска, использовании
рабочего времени приведены в приложении 4.
В
ходе проверки ревизор должен ознакомиться с личными делами работников
учреждения. Личные дела рассматриваются не только с точки зрения их оформления
и своевременности внесения и подшивки документов в личные дела, а также
правильности их хранения, но и с учетом содержащейся в них информации, которая
позволяет оценить уровень работников и соответствие их занимаемой должности.
Конечно, сведения о работниках учреждения ревизор не вправе раскрывать и
использовать в своих личных целях, данная проверка направлена на определение
правильности установления должностей работникам и соблюдение законодательства
РФ о труде.
При
проверке личных дел следует руководствоваться документами, регламентирующими
порядок их ведения и оформления. Так, в отношении государственных служащих
Указом <garantF1://88234.0> Президента РФ N 609 утверждено Положение о
персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его
личного дела.
Таким
образом, при проведении проверки кадровой работы организации ревизору следует
ознакомиться с документами, регламентирующими трудовой распорядок в организации,
прежде всего на предмет соответствия их требованиям законодательства РФ:
положение работников не должно быть хуже, чем это предусмотрено нормативными
актами о труде.
В
ходе проверки ревизор сопоставляет оправдательные документы, являющиеся основанием
для начисления заработной платы, и анализирует их содержание. Кроме того,
проверяются документы, оформляемые при отклонении фактически отработанного
времени от нормативного, работе в ночное время, увеличении объема работ и др.
Для этого используются табели учета рабочего времени, графики сменности, листки
временной нетрудоспособности, приказы по организации. Как правило, такие
документы составляются кадровой службой организации и хранятся в ней.
Так,
при оплате работы в праздничные или выходные дни, сверхурочной работы
необходимо проверить наличие приказов руководителя учреждения о привлечении к
таким работам с указанием причин, сроков начала и окончания работы, сопоставить
данные приказа с табелем и графиком сменности, проверить правильность расчета с
учетом общего количества часов, отработанных конкретным работником.
Одновременно проверяется правильность определения продолжительности
оплачиваемых отпусков персонала. При этом используются личные карточки
работников (форма N Т-2 <garantF1://12034807.3000>), документы,
подтверждающие право на дополнительные и удлиненные отпуска, приказы по
организации.
В
обязательном порядке в период проверки кадровой работы ревизор должен
просмотреть трудовые книжки работников, чтобы выявить так называемых
«подставных» лиц. Используя штатные расстановки, платежные ведомости, личные
дела и другие документы, в которых определено фактическое количество и
поименный состав работников организации, ревизор проводит их сверку с трудовыми
книжками. В случае выявления лиц, не работающих в организации, но получающих
при этом заработную плату, ревизор документально фиксирует все факты, делает
копии всех документов, подтверждающих данный факт, и передает полученную
информацию в правоохранительные органы.
Кроме
того, при просмотре трудовых книжек проверяется правильность их заполнения,
оформления и внесения изменений в них. Правила ведения и хранения трудовых
книжек и вкладышей в них, а также их форма определены Правительством РФ. В
данный момент порядок <garantF1://12030601.3000> оформления, ведения,
хранения и форма <garantF1://12030601.1000> трудовых книжек установлены
Постановлением <garantF1://12030601.0> N 225.
При
проверке кадровой работы необходимо проверить, все ли трудовые книжки, принятые
от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в
них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, регистрируются в
книге учета <garantF1://86478.3000> движения трудовых книжек и вкладышей
в них. При этом получение трудовой книжки в связи с увольнением должно быть
заверено подписью работника не только в данной книге учета
<garantF1://86478.3000>, но и в личной карточке
<garantF1://12034807.3000>.
Основные
допускаемые нарушения при осуществлении кадровой работы
Среди
основных допускаемых нарушений можно назвать следующие:
отсутствие
системных документов, связанных с оплатой труда (положения по оплате труда и
премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки,
табели учета рабочего времени и т.д.), и их несоответствие требованиям, установленным
законодательством РФ;
отклонение
фактической численности работников от численности, утвержденной штатным
расписанием;
отсутствие
учета по каждому работнику, отсутствие личных дел и личных карточек или ведение
их с нарушениями требований законодательства РФ;
оформление
и хранение трудовых книжек <garantF1://12030601.1000> с нарушениями
требований законодательства РФ;
некорректное
оформление первичных документов по учету кадров (отсутствие реквизитов,
неполное заполнение форм и др.);
отсутствие
работы с персоналом учреждения по повышению квалификации, профессионального и
образовательного уровня и т.д.
В
заключение отметим, что объем проверки (сплошной или выборочный) определяется,
как правило, ревизором самостоятельно, в зависимости от масштаба выполняемых
операций и периода проверки.
Кроме
того, следует помнить, что проверка проводится с обязательным использованием
нормативных документов, регламентирующих порядок ведения кадровой работы, при
этом необходимо учитывать ведомственные документы, уточняющие порядок
применения тех или иных нормативных актов с учетом специфики деятельности
бюджетного учреждения. На основании проведенной проверки кадровой работы
ревизор делает выводы, которые обязательно должны содержать ссылки на
нормативные документы с указанием названия документа, его номера и даты его
утверждения, а также статьи, пункта, подпункта, которые были нарушены. При этом
субъективная оценка ревизора по каким-либо вопросам в акте или справке проверки
не должна быть освещена.
Глава 2.
Анализ кадровой работы в ООО «Южноуральск-Лада»
2.1 Общая
характеристика ООО «Южноуральск-Лада»
ООО «Южноуральск-Лада» - один из крупнейших дилеров в Челябинской
области. Автосалон и технический центр «Южноуральск-лада» располагается в
городе Южноуральске. ООО «Южноуральск-лада» (Челябинская область; ИНН
7424021046) зарегистрировано 16 сентября 2003 года регистрирующим органом
Инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по
г.Южноуральску Челябинской области.
Уставный капитал компании по состоянию на 1 июля 2012 года - 10000 руб.
Тип собственности ООО «Южноуральск-лада» - Общества с ограниченной
ответственностью. Форма собственности ООО «Южноуральск-лада» - Частная
собственность.
Основные виды деятельности ООО «Южноуральск-лада»: розничная торговля
автотранспортными средствами (50.10.2), оптовая торговля моторным топливом,
включая авиационный бензин (51.51.2), оптовая торговля прочим жидким и
газообразным топливом (51.51.3).
Предприятие имеет статус дилера ОАО «АВТОВАЗ» 2-й категории, является
участником государственной программы утилизации автомобилей. В дилерском центре
представлен полный модельный ряд а/м LADA.
ООО «Южноуральск-Лада» является официальным дилером LADA и выполняет все
виды услуг по ремонту автомобилей LADA в гарантийный и послегарантийный период
эксплуатации, а также оказывает полный спектр услуг автосервиса, ремонта и
окраски кузова.
Техническое обслуживание: послегарантийное обслуживание, ремонт узлов и
агрегатов, в том числе, замена масел и технических жидкостей, компьютерная диагностика
и ремонт электрооборудования и электронных систем автомобиля, промывка
инжекторов, диагностика и ремонт трансмиссии, ходовой, контроль и регулировка
углов установки колёс, диагностика автомобиля на стенде проверки системы
тормозов, ремонт двигателей автомобилей LADA, в том числе капитальный ремонт,
регулировка приборов освещения, предпродажная подготовка, мойка автомобилей,
узлов и агрегатов.
Кузовной ремонт: все виды кузовного ремонта любой сложности с применением
современного оборудования, антикоррозионная обработка автомобиля средствами
марки «Merсasol» (Швеция), частичная, наружная и полная окраска кузова
Шинный сервис - монтажные работы, балансировка.
Дополнительный сервис: установка охранных комплексов, противоугонных
устройств, сигнализаций, установка аудиосистем, установка локеров.
Независимая автоэкспертиза: оценка ущерба, нанесенного автотранспорту
(ДТП; действий третьих лиц и др.), расчет утраты товарной стоимости (УТС),
повторная независимая экспертиза (в случае разногласий с оценкой, сделанной в
другой организации, например, в страховой компании), пересчет калькуляций
других экспертных организаций, расчет утери товарной стоимости (УТС),
представительство интересов при проведении независимой экспертизы (например,
если Вы сомневаетесь в компетентности и непредвзятости «независимого» эксперта,
предложенного в страховой компании), выезд эксперта для проведения работ,
осмотр автомобиля на подъемнике в условиях автосервиса (в том числе с замерами
геометрии кузова), возможность осмотра автомобиля на подъемнике или эстакаде (у
нас в офисе или с выездом к месту нахождения аварийного автомобиля).
Помимо предоставляемых услуг, на сегодняшний день компания ООО
«Южноуральск-лада» - это огромная инфраструктура площадью свыше 40000 кв.м. Она
включает в себя крытую трехуровневую парковку для двухсот новых автомобилей,
шесть выставочных залов, четыре большие ремонтные зоны на 18 подъемников
каждая, учебный центр, мойку, рассчитанную на 10 автомобилей одновременно.
Большие площади занимают склады запчастей и «Шинный отель». Отдельной зоной
является офисное здание, зона отдыха и столовая для сотрудников. Такие площади
явились следствием необходимости в условиях повышенного спроса, и
соответствующего притока покупателей.
Штатное расписание организации насчитывает более 500 сотрудников.
В организационную структуру компании ООО «Южноуральск-лада» входят такие
подразделения (рис. 8.):
|
|
|
|
Генеральный директор
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Коммерческое подразделение
|
|
Подразделение технической
подготовки
|
|
Подразделение технической
помощи
|
|
Финансово-экономическое
подразделение
|
|
Транспортное подразделение
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел продаж (2)
|
|
|
Отдел технического контроля
качества
|
|
|
Отдел кузовного ремонта и
окрашиван.
|
|
|
Бухгалтерия
|
|
|
Транспортный отдел
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел маркетинга
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел кадров
|
|
|
Отдел логистики
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел предпродажной
подготовки
|
|
|
Отдел ТО и ремонта (6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел снабжения
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел службы безопасности и
контроля
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел дополнитель-ного
оборудования
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел кредитования и
страхования
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел запасных частей
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Отдел информационных
технологий
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Технический отдел
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 8. - Организационная структура ООО «Южноуральск-Лада»
Проведем SWOT-анализ ООО
«Южноуральск-Лада». Данные для анализа были собраны путем подбора информации
внутри компании и из внешних источников: Интернет, статистика, аналитические
статьи, в том числе специалистов по маркетингу в ООО «Южноуральск-Лада».
Таблица 3анализ ООО «Южноуральск-Лада»
|
Наименование
|
Подробное описание
|
|
Сильные стороны
|
|
Существенные ресурсы
компании
|
Компания обладает большим
запасом прочности и существенными ресурсами
|
|
Инвестирование в маркетинг
|
Постоянное инвестирование в
маркетинг: реклама, коммуникации
|
|
Дополнительные удобства
комплекса
|
Грамотно организованный
комплекс: наличие кафе, столовой, детской площадки, большой парковки - все
это создает чувство комфорта при посещении центра.
|
|
Дополнительные услуги
|
ООО «Планета Авто»
предлагает ряд дополнительных услуг: автосервис, автозапчасти
|
|
Слабые стороны
|
|
Неопытный коллектив
|
Молодой состав команды -
нет опыта и достаточных знаний. Результат: не работают маркетинговые
программы, несмотря на существенные затраты на продвижение.
|
|
Рост арендной платы
|
Арендная плата уменьшает
финансовые ресурсы компании, а, следовательно, уменьшает
конкурентоспособность компании
|
|
Дополнительные издержки
|
В связи со строительством
компания несет дополнительные затраты
|
|
Возможности
|
|
Экономический рост
|
Стабилизация экономической
ситуации за последние 3 года повлекла за собой увеличение уровня жизни
населения.
|
|
Рост спроса
|
Происходит увеличение
спроса на автомобили
|
|
Высокие цены на новые авто
|
Цены на новые автомобили
достаточно велики, это относится ко всем салонам г. Челябинска
|
|
Высокие барьеры для начала
бизнеса
|
Строительство торговых
площадей - дорогостоящий бизнес, потому вход новых компаний на рынок затруднен
|
|
Угрозы
|
|
Влияние законодательства
|
Высокая подверженность
влиянию изменения законодательства и регулятивных мер.
|
|
Конкуренция
|
Высокий уровень конкуренции
|
|
Высокая себестоимость
автобизнеса
|
Высокая себестоимость
автобизнеса (производство, содержание автосалона)
|
|
Отложенный покупательский
спрос
|
В связи с ростом жилищного
строительства и вкладыванием населением денег в жилье спрос на другие товары
может быть отложенным.
|
Результаты базового SWOT-анализа
заносим в матрицу (Таблица 4)
Таблица 4
Матрица SWOT анализа ООО «Южноуральск-Лада»
|
Сильные стороны
|
Возможности
|
|
1. Существенные ресурсы
компании. 2. Инвестирование в маркетинг. 3. Дополнительные удобства
комплекса. 4. Дополнительные услуги
|
1. Экономический рост. 2.
Рост спроса на авто. 3. Высокие цены на новые авто. 4. Высокие барьеры для
начала бизнеса
|
|
Слабые стороны
|
Угрозы
|
|
1. Неопытный коллектив. 2.
Рост арендной платы. 3. Дополнительные издержки
|
1. Влияние
законодательства. 2. Конкуренция. 3. Высокая себестоимость автобизнеса. 4.
Отложенный покупательский спрос
|
По результатам SWOT-анализа
делаем выводы:
рыночная ситуация характеризуется высоким уровнем конкуренции;
- цены на автомобили достаточно высокие, что сдерживает рост объемов
продаж;
причины высоких цен - в высокой себестоимости автобизнеса (производство +
реализация)
необходимо повышение кадрового потенциала компании.
Таким образом, ООО «Южнорульск-Лада» является стабильно развивающейся
организацией в условиях высококонкурентной среды. Организационная структура
кмпании сформирована по линейно-функциональному принципу. Кадровой работой в
компании занимается Отдела кадров.
2.2 Анализ
кадровой работы в ООО «Южноуральск -Лада»
Анализ кадровой работы в ООО «Южноуральск-Лада» включает несколько
аспектов и должен проводится в несколько этапов.
На первом этапе выявим и охарактеризуем управляющую подсистему
(субъектов) систем управления персоналом и кадровой работы.
Управление персоналом и всю кадровую работу в ООО «Южноуральск-Лада»
осуществляет Отдел кадров, который был сформирован при организации предприятия
в составе трех человек: Руководитель Отдела кадров, Специалист по кадровому
делопроизводству, Специалист по отбору, найму и обучению персонала. Все
сотрудники Отдела кадров имеют высшее образование, однако только руководитель
Отдела имеет профильное образование. В Отделе нет ни одного сотрудника
прошедшего за последние 5 лет какие либо курсы переподготовки.
За время деятельности Отдел не претерпел изменений. И не смотря на то,
что численность персонала увеличилась почти втрое (с 186 человек в 2003 до 489
в 2012 году), состав и структура Отдела кадров остались прежними. Это
сказывается на эффективности работы, как самого Отдела, так и всего персонала
предприятия.
Так, если в 2005 году по результатам комплексной аудиторской проверки в
деятельности Отдела кадров было выявлено 3 нарушения (неправильное заполнение
трудовой книжки, ошибки в заполнении личной карточке сотрудника), то в 2011
году - 27 подобных нарушений.
То есть можно сделать вывод о том, что на сегодняшний день, управляющая
подсистема кадровой работы в ООО «Южнуральск-Лада сформирована и функционирует
не совсем эффективно, что связано как с высоким ростом уровня нагрузки, так и
отсутствием специальной подготовки сотрудников Отдела кадров.
На втором этапе анализа кадровой работы ООО «Южноуральск-Лада»
проанализируем основные элементы организации, формирующие систему управления с
точки зрения подхода к управлению. Они представлены в таблице 5.
Таблица 5.
Основные элементы организации, формирующие систему управления персоналом
|
Элементы системы
управления
|
|
Цели
|
Ориентация на продукт
Конечный результат- получение прибыли
|
|
Персонал
|
Стоимостной фактор, рабочая
сила, человеческий фактор, подчинение
|
|
Приоритет
|
Результат. Человек -
исполнитель производственных задач
|
|
Ресурсы организации
|
Физический капитал Денежный
капитал. Человеческие ресурсы.
|
|
Расходы на персонал
|
Прямые затраты
|
|
Привлечение персонала на
фирму
|
Денежный стимул
|
|
Расходы на обучение
|
Стабильно растут
|
|
Формы обучения
|
Краткосрочные тренинги и
курсы
|
|
Социальная инфраструктура
|
Отсутствует
|
|
Стиль управления
|
Авторитарный (фирменный)
|
|
Организация труда
|
Индивидуальная
|
|
Регламентация исполнителя
|
Жесткая
|
|
Мотивация к труду
|
Материальные стимулы
|
|
Горизонт (сроки)
планирования
|
Краткосрочный
|
|
Функции Отдела кадров
|
Преимущественно учет, наем
и кадровое делопроизводство
|
|
Измерение достижений
|
Прибыль
|
|
Эффективность труда
|
Разделение и специализация
труда
|
|
Предприятие
|
Социально-экономическая
система
|
|
Организация предприятия
|
Открытая система,
взаимодействующая с окружающей средой
|
|
Реакция
|
Только на рынок и
конкурентную среду
|
То есть, в системе управления персоналом ООО «Южноуральск-Лада»
используется как традиционный, так и современный подход. Однако современный
подход используется к незначительному количеству элементов системы и необходима
модернизация всего комплекса элементов.
Работу кадровой системы ООО «Южноуральск-Лада» характеризуют следующие
показатели, которые можно сгруппировать по основным направлениям кадровой
работы:
. В области отбора и расстановки кадров:
- Большое количество сотрудников не имеющих высшее образование среди
сотрудников среднего и оперативного звена.
- Менеджеры не решаются принимать решения самостоятельно.
2. В области оценки:
- Системы повышения квалификации не существует, управление кадрами
осуществляется по модели продвижения руководителей по должности.
- Формально продвижение по службе должно проводиться на основе
учета деловых качеств и служебного соответствия, однако наделе такая оценка не
осуществляется.
- Аттестация кадров не проводится нерегулярно и ее правила
формально не установлены.
3. В области политики вознаграждения:
- Низкая инициативность сотрудников.
- В основе системы заработной платы лежит «возрастная» ставка
(с учетом выслуги лет) и надбавка за исполнение обязанностей руководителя
(должности руководителя).
- Размер бонуса определяется результатами деятельности, однако
интервал его колебаний составляет только 5%.
- Практически отсутствуют нематериальные стимулы.
- Принципы ротации кадров до конца не ясны, так как формально
неопределенны и одни сотрудники часто переводятся на другое место работы,
другие - почти никогда.
- Существует сильное недовольство системой мотивации кадров.
- планирование потребности организации в персонале;
- Размер оплаты труда не зависит от индекса цен.
4. В области обучения и развития:
- Незнание сотрудниками основных целей и миссии организации и нежелание
непосредственного руководства доводить эти цели до сотрудников.
Однако именно поэтому сейчас, в период динамического роста предприятия,
выхода его к новым сферам деятельности, необходимо рассмотреть вопрос о
реструктуризации кадровой политики и кадровой работы ООО «Южноуральск-Лада»,
провести ряд мероприятий по ее усовершенствованию. Необходимо не только решить
вышеназванные проблемы, но и создать предпосылки для развития человеческого
капитала предприятия.
На следующем этапе исследуем организацию кадрового делопроизводства в ООО
«Южнорульск-Лада».
За ведение кадрового делопроизводства в ООО «Южноуральск-Лада отвечает
специалист Отдела кадров по кадровому делопроизводству. Кадровая документация
ведется в полном объеме, но из-за большого объема работ количество ошибок в
документах растет с каждым годом (таблица 6).
Таблица 6.
Анализ наличия и правильнсти основных кадровых документов в ООО
«Южноуральск-Лада»
|
Обязательные документы
|
Наличие
|
Правильность заполнения и
ведения, своевременность
|
|
Трудовые договоры
|
+
|
|
|
Штатное расписание (Т-3)
|
+
|
|
|
Табель учета рабочего
времени (Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (Т-12)
|
+
|
|
|
Правила внутреннего
трудового распорядка
|
-
|
|
|
График отпусков (Т-7)
|
+
|
Составляется с
несоблюдением положенных сроков уже третий год подряд.
|
|
Личные карточки (Т-2)
|
+
|
Имеется ряд нарушений при
заполнении карточек, не все заполнены в полном объеме.
|
|
Приказы. Например, о приеме
работника (Т-1), о приеме работников (Т-1а), о предоставлении
отпуска (Т-6), о предоставлении отпусков (Т-ба), о поощрении
работника (Т-11), о поощрении работников (Т-11а) , о
командировке работника (Т-9), о командировке работников (Т-9а),
о переводе работника (Т-5), о переводе работников (Т-5а), о
прекращении трудового договора с работником (Т-8), о прекращении
трудовых договоров с работниками (Т-8а), о применении дисциплинарного
взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об
отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из
отпуска, о сокращении штата, об аттестации и др.
|
+/-
|
Составлены с нарушениями
сроков и оформления данных документов
|
|
Основания к приказам
(докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры)
|
+/-
|
По отдельным приказам
отсутствуют докладные записки и акты составлены с нарушениями
|
|
Книга учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним.
|
+
|
|
|
Приходно-расходная книга по
учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
|
+
|
|
|
Трудовые книжки
|
+
|
|
Кроме того, специалист выражает недовольство распределением нагрузки в
Отделе. По выявленным недоработкам специалист поясняет, что просто не успевает
справляться с высокими нагрузками.
Таким образом, система кадровой работы в ООО «Южноуральск-Лада»
сформирована не в полном объеме, часть элементов кадровой работы предприятия
отсутствует полностью (адаптация новых сотрудников, аттестация персонала,
кадровое планирование), часть элементов требует практических мероприятий о
формализации и совершенствованию (оценка персонала, мотивация, подсистема
информирования персонала). Система ведения кадрового делопроизводства имеет
множество пробелов и нарушений.
2.3 Совершенствование кадровой работы в ООО
«Южноуральск-Лада»
Система кадровой работы ООО «Южноуральск-Лада» должна опираться на
стратегию развития организации.
Назначение кадровой политики ООО «Южноуральск-Лада» - своевременно
формулировать цели в соответствии со стратегией развития организации, ставить
проблемы и задачи, находить способы и организовывать достижения целей. Для
достижения целей особенно важно обеспечить требуемое ООО «Южноуральск-Лада»
поведение каждого из ее сотрудников. Как и стратегия развития ООО
«Южноуральск-Лада» в целом, кадровая политика разрабатывается с учетом
внутренних ресурсов и традиций организации и возможностей, предоставляемых
внешней средой.
Главной целью кадровой политики ООО «Южноуральск-Лада» должно стать -
обеспечение эффективности предприятия, поддержание гибкости и динамизма его развития.
Реализация главной цели должна осуществляться путем обеспечения оптимального
баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава
персонала, его развития в соответствии с задачами предприятия, требованиями
действующего законодательства и состоянием рынка труда в тех регионах, где
расположены отделения предприятия.
Из главной цели кадровой политики можно вывести подцели управления
персоналом, например, предоставить трудовые ресурсы определенного качества и
количества к установленному сроку, на установленный период, на определенные
рабочие места. На основе таких целевых установок можно определить содержание
кадровой работы организации. То есть Отдел кадров ООО «Южноуральск-Лада» в
рамках проведения кадровой политики должен организовать работу с персоналом в
соответствии с общими целями развития организации и конкретными направлениями
кадровой политики для достижения его эффективного использования и
профессионального, совершенствования.
Комплектовать организацию работниками необходимых профессий,
специальностей и квалификации. Определять потребность в персонале, изучать
рынок труда с целью обеспечения своего предприятия необходимыми кадрами.
Осуществлять подбор кадров, проводить собеседования с нанимающимися на работу
для комплектования штата работников. Организовывать обучение персонала,
координировать работу по повышению квалификации и развитию деловой карьеры
сотрудников. Доводить информацию по кадровым вопросам и важнейшим кадровым
решениям до всех работников. Проводить оценку результатов трудовой деятельности
работников, аттестации, конкурсы на замещение вакантных должностей. Совместно с
руководителями структурных подразделений принимать решения по вопросам найма,
перевода, продвижения по службе, понижения в должности, наложения
административных взысканий и увольнения работников. Разрабатывать систему
оценки деловых и личностных качеств, мотивации должностного роста работников.
Консультировать руководителей разных уровней по вопросам организации управления
персоналом. Принимать участие в планировании социального развития коллектива,
разрешении трудовых споров и конфликтов. Составлять и оформлять трудовые
договоры и контракты, вести личные дела работников и другую кадровую
документацию.
На следующем этапе реорганизуем Отдела кадров оптимизировав нагрузку на
специалиста по кадровому делопроизводству. Наиболее оптимальным представляется
следующий состав и структура системы кадровой работы в ООО «Южноуральск-Лада»:
Генеральный директор как субъект, определяющий конечную цель системы управления
персоналом предприятия. Начальник Отдела кадров как субъект разрабатывающий
стратегию управления персоналом и осуществляющий организацию и контроль ее
реализации. Проект предлагаемой структуры Отдела кадров представлен на рис. 9.
Рис. 9. Проект структуры подсистемы управления персоналом
Новая структура позволит несколько снизить нагрузку на специалистов,
привлечение новых специалистов (обязательно с профильным образованием) позволит
повысить эффективность разработки и функционирования всей системы управления
персоналом ООО «Южноуральск-Лада».
На четвертом этапе определим основные направления совершенствования
кадрового делопроизводства в ООО «Южноуральск-Лада». Так как в ходе анализа
кадрового делопроизводства ООО «Южноуральск-Лада» было выявлено, что
отсутствуют некоторые документы, то рекомендуем воспользоваться ниже
приведенной таблицей для восстановления документооборота в рамках закона.
Таблица 7.
Алгоритм восстановления кадрового делопроизводства ООО «Южноуральск-Лада»
|
Приказ
|
Минимальный набор оснований
|
|
О приеме на работу
|
трудовой договор (хотя
некоторые до сих пор по старинке считают основанием для издания приказа
личное заявление о приеме на работу. В Трудовом кодексе РФ об этом
заявлении нет ни слова.)
|
|
О наложении дисциплинарного
взыскания
|
докладная лица,
обнаружившего нарушение, или другие документы, подтверждающие нарушение,
объяснительная нарушителя или акт об отказе дать объяснения
|
|
Об отпуске
|
заявление о предоставлении
отпуска график отпусков
|
|
О премировании
|
документ, устанавливающий
критерии и порядок премирования - Положение о премировании, трудовой договор
или др., представление руководителя о наличии оснований для премирования
(хороших результатах работы, выдающихся достижений и т.д.)
|
|
Приказ о
расторжении/прекращении трудового договора/ увольнении по соответствующему
основанию
|
Состав документов для
издания приказа о прекращении/расторжении трудового договора об увольнении
работника за нарушение трудовой дисциплины
|
|
О расторжении трудового
договора по инициативе работника
|
заявление об этом от самого
работника
|
|
Об увольнении за прогул
|
докладная сотрудника,
обнаружившего прогул, акт об отсутствии работника на рабочем месте,
объяснительная прогульщика и/или акт об отказе дать объяснения
|
|
О прекращении трудового
договора в связи со смертью работника
|
Свидетельство о смерти
работника
|
Таким образом, совершенствование кадровой работы ООО «Южноуральск-Лада»
должно происходит путем комплексной модернизации структуры самой системы
кадровой работы.
Заключение
По итогам проведенного исследования были сделаны следующие выводы.
Основными задачами и функциями кадровой работы являются:
формирование кадрового состава для замещения должностей;
организация подготовки проектов приказов учреждения, связанных с поступлением
на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта или
трудового договора, назначением на должность, освобождением от замещаемой
должности, увольнением и выходом работника на пенсию за выслугу лет, и
оформление соответствующих решений;
ведение трудовых книжек работников;
ведение личных дел работников;
обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
организация и обеспечение подбора кадров, в том числе в случае
необходимости проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, и
включение работников в кадровый резерв;
организация и обеспечение проведения аттестации работников;
организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и
стажировки работников;
формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и
его эффективное использование;
обеспечение должностного роста работников;
организация проверки достоверности представляемых гражданином
персональных данных и иных сведений при поступлении на работу;
консультирование работников по правовым и кадровым вопросам.
На основании результатов оценки кадровой работы ООО «Южноуральск-Лада»
были сделаны следующие выводы.
ООО «Южноуральск-Лада» является динамично развивающимся предприятием,
функционирующем на высококонкурентом рынке. Организационная структура
организации сформирована по линейно-функциональному принципу. Кадровую работу в
организации выполняет Отдел кадров.
В управлении персоналом преобладает традиционный подход, не учитывающий
сложность объекта управления. Кроме того, управляющая подсистема - Отдел
кадров, сформированный при основании предприятии, уже не справляется с
возложенными обязанностями и требует реорганизации.
В целях совершенствования кадровой работы ООО «Южноуральск-Лада» был
предложен ряд мероприятий:
Во-первых, определены цели и задачи разработки системы управления
персоналом предприятия.
Во-вторых, разработан проект новой организационной структуры, позволяющий
оптимизировать работу по управлению персоналом.
В-третьих, определены основные направления формирования и
совершенствования системы кадрового делопроизводства компании.
Список
использованных источников и литературы
1. Армстронг М. Практика управления человеческими
ресурсами СПб.: Питер, 2004. 831 с.
2. Базаров Т.Ю. Управление персоналом развивающейся
организации, м., 1996, 234с.
. Варданян И. Исследование системы управления
мотивацией персонала. // Управление персоналом. 2009. № 15. С. 58-66.
. Варданян И. Новые тенденции к мотивации персонала.
// Управление персоналом. 2005. № 9. С. 93-95.
. Еремин Б., Базаров Т. Управление персоналом. - М.:
ЮНИТИ -Дана, 2001.
. Жариков Е. С. (Д. п. н., проф.). Психология
управления: Книга для руководителя и менеджера по персоналу М.: МЦФЭР, 2002.
512 с
. Зайцев Г., Файбушевич С. Управление кадрами на
предприятии: персональный менеджмент. - СПб: Питер, 2005.,248с.
. Исаенко А. Новое в теории и практике управления
персоналом.- М.: Дело, 2008., 425с.
. Кабаченко Т.С. Управленческая деятельность. М.: Б.
и., 1996. 146 с.
. Кадровый резерв и оценка результативности труда
управленческих кадров. М.: Дело ЛТЛ, 2010. 342с.
. Кафидов В.В. Управление персоналом: учеб. пособие
М.: Академический Проект, 2004. 139с.
. Кибанов А., Разработка кадровой политики организации
// Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2009. № 1. С. 7-11.
. Кибанов А., Ушакова, М. Концепции стратегии кадровой
политики организации // Кадровик. Кадровый менеджмент. 2008. №4. С. 23-27.
. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. - М.:
ИНФРА -М, 2005.
. Комисарова Т.А. Управление человеческими ресурсами:
Учеб. Пособие, М.: Дело, 2002, 312с,
16. Кондратьева Л.
Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт
<garantF1://58005575.0> // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. №
8. С. 23-28.
. Митрофанова В.В.
Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. - М.: Альфа-Пресс,
2011. 234с.
. Погодина Г. ,
Кадровая политика, или Делаем ставку на «человеческий фактор» в компании //
Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2011. № 7. С. 22-27.
. Пугачев В.П.
Руководство персоналом организации. М.: Аспект-Пресс, 2000.
. Сурков С. А.
Групповые и индивидуальные аспекты развития персонала // Кадры предприятия.
2011. №12. С. 50-56
. Сухотина К.А.
Секреты эффективной кадровой политики // Кадровая служба и управление
персоналом предприятия. 2011. № 4. С. 12-16.
. Травин В.В., Дятлов
В. А. Основы кадрового менеджмента. - М.: Дело, 2009., 279с.
. Труханович Л.В., Щур
Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. - 5-е изд., перераб. - М.: Дело
и Сервис, 2010. 213с.
. Шекшня В.Е
Управление персоналом современной организации. М.: ЮНИТИ. 2000. 251 с.
Приложение
1
Перечень
кадровых документов, обязательный для ведения в организациях всех форм
собственности
|
Наименование документа
|
Комментарии
|
Ссылка на нормативный акт и
номер унифици-рованной формы в Альбоме унифици-рованных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты
|
Срок хранения, согласно
Перечню <garantF1://99315.1000> типовых документов, образующихся в
деятельности организации с указанием сроков хранения
|
|
Трудовые книжки <garantF1://12030601.1000>На
всех сотрудников (за исключением совместителей)Трудовой кодекс РФ, ст. 66
<garantF1://12025268.66>Хранятся до востребования, согласно п. 664
<garantF1://99315.664> Перечня. Невостребованные - 75 л
|
|
|
|
|
Трудовые договоры
|
Со всеми сотрудниками
организации (включая совместителей, временных работников и т.д.)
|
Трудовой кодекс РФ, ст. 68
<garantF1://12025268.68>Со сроком хранения 75 лет (ЭПК*(1)), согласно
п. 657 <garantF1://99315.657> Перечня
|
|
|
Штатное расписание
|
Утверждается приказом по основной
деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов
|
Унифицированная форма Т-3
<garantF1://12034807.5000>С постоянным сроком хранения, согласно п. 71
<garantF1://99315.110012> Перечня
|
|
Приказы
по личному составу (прием, перевод, увольнение, долгосрочные российские и
зарубежные командировки) 1. Трудовой кодекс РФ, ст. 68
<garantF1://12025268.68>, 62 <garantF1://12025268.62>
|
2. Унифицированные формы
Т-1 <garantF1://12034807.1000>, Т-1а <garantF1://12034807.2000>,
Т-5 <garantF1://12034807.7000>, Т-5а <garantF1://12034807.8000>,
Т-8 <garantF1://12034807.12000>, Т-8а
<garantF1://12034807.13000>Со сроком хранения 75 лет (ЭПК), согласно п.
19 (2) <garantF1://99315.11193> Перечня
|
|
Заявления
сотрудников (прием, перевод, увольнение), включаемые в состав личных дел Оформляются
в случаях, предусмотренных трудовым законодательством для документирования
инициативы или просьбы работника Трудовой кодекс РФ, ст. 80
<garantF1://12025268.80>, ст. 128 <garantF1://12025268.128>, 127
<garantF1://12025268.127>, 122 <garantF1://12025268.122>С
постоянным сроком хранения - для руководи-телей организации, согласно п. 656
<garantF1://99315.65601> Перечня.
|
Со сроком хранения 75 лет
(ЭПК) - для остальных работников, согласно п. 656
<garantF1://99315.65602> Перечня
|
|
Правила
внутреннего трудового распорядка Могут быть оформлены как
приложение к коллективному договору, ТК РФ ст. 190
<garantF1://12025268.190>.
|
Содержание Правил
определено ст. 189 <garantF1://12025268.189> ТК РФТрудовой кодекс РФ,
ст. 189 <garantF1://12025268.189>С постоянным сроком хранения, согласно
п. 27 <garantF1://99315.27> Перечня
|
|
|
|
|
Положение (инструкция) или
другие формы оформления работы с персональными данными сотрудников
|
ТК
<garantF1://12025268.0> РФ не устанавливает четкую форму оформления
данных документов, это может быть приказ, расписки, положение, инструкции,
соглашение и др.Трудовой кодекс РФ, ст. 86 п. 8
<garantF1://12025268.868>С постоянным сроком хранения, согласно п. 655
<garantF1://99315.655> Перечня
|
|
|
График
отпусков Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления
следующего календарного года 1. ТК РФ, ст. 123
<garantF1://12025268.123>
|
2. Унифицированная форма
Т-7 <garantF1://12034807.11000>Со сроком хранения 1 год, согласно п.
693 <garantF1://99315.693> Перечня
|
|
|
|
Приказы по отпускам
|
Должны быть оформлены не
позднее 3 дней до начала отпуска, для того чтобы работодатель мог соблюсти
требования ст. 135 <garantF1://12025268.135> ТК РФ об оплате
отпускныхУнифицированная форма Т-6 <garantF1://12034807.9000>, Т-6а
<garantF1://12034807.10000>Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 19 (2)
<garantF1://99315.11193> Перечня
|
|
|
Личные
карточки Т-2 На всех сотрудников организации, включая временных
работников. Заполняются не позднее первого дня работы 1. Постановление
Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008
<garantF1://12060454.0>, далее - Постановление N 225) п. 12
<garantF1://12030601.3012>
|
2. Унифицированная форма
Т-2 <garantF1://12034807.3000>Со сроком хранения 75 лет (ЭПК), согласно
п. 658 <garantF1://99315.658> Перечня
|
|
Табель
учета рабочего времени Определяется требованием трудового законодательства
вести точный учет фактически отработанного времени каждым сотрудником 1.
ТК РФ, ст. 91 <garantF1://12025268.91> и 99
<garantF1://12025268.99>.
|
2. Унифицированная форма
Т-13 <garantF1://12034807.21000>, Т-12
<garantF1://12034807.20000>Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 586
<garantF1://99315.586> Перечня
|
|
|
|
Положение об оплате труда и
премировании работников
|
Точное наименование
документа в законодательных и нормативных актах не установлено
|
ТК РФ, ст. 135
<garantF1://12025268.135>, 144 <garantF1://12025268.144>С
постоянным сроком хранения, согласно п. 411 <garantF1://99315.411>
Перечня
|
|
Приказ
о направлении работника в командировку Унифицированная форма
Т-9 <garantF1://12034807.14000>, Т-9а <garantF1://12034807.15000>Со
сроком хранения 75 лет (ЭПК) - для длительных внутрироссийских и зарубежных
командировок, командировок для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями
труда, согласно п. 19 (2) <garantF1://99315.11193> Перечня
|
Со сроком хранения 5 лет -
для краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок, согласно п. 19
(2) <garantF1://99315.11194> Перечня
|
|
|
|
Командировочные
удостоверения
|
|
Унифицированная форма Т-10
<garantF1://12034807.16000>Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 668
<garantF1://99315.668> Перечня
|
|
|
Инструкция по охране труда
|
|
Порядок обучения по охране
труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций
(постановление Минтруда и социального развития РФ от 13.01.2003 N 1, п. 2.1.3
<garantF1://85522.213>)С постоянным сроком хранения, согласно п. 27
<garantF1://99315.27> Перечня
|
|
Приложение 2
Основные
нюансы оформления и ведения кадровых документов
|
Наименование документа
|
Комментарии
|
Трудовые
книжки <garantF1://12030601.1000>Ведение трудовых книжек регламентируется
«Правилами <garantF1://12030601.3000> ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв.
Постановлением <garantF1://12030601.0> N 225)
|
Заполнение трудовых книжек
осуществляется согласно Инструкции <garantF1://86478.1000> по
заполнению трудовых книжек (утв. постановлением <garantF1://86478.0>
Правительства РФ от 10.10.2003 N 69)
|
|
Трудовые
договоры Согласно ст. 67 <garantF1://12025268.671> ТК РФ:
трудовой
договор на нового сотрудника оформляется в письменной форме не позднее 3
рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе
трудовой
договор составляется в 2 экз., каждый из которых подписывается сторонами: один
экземпляр передается работнику, другой - хранится у работодателя
|
Трудовые договоры
желательно хранить в отдельной папке
|
|
|
Штатное расписание
<garantF1://12034807.5000>Утверждается приказом (распоряжением) по
основной деятельности руководителя организации или уполномоченного им лица.
Аналогичным образом вносятся изменения в штатное расписание
|
|
|
Приказы по личному составу
(прием, перевод, увольнение, долгосрочные российские и зарубежные
командировки)
|
Порядок нумерации приказов
по личному составу не регламентирован Нумеруются и хранятся отдельно от
приказов по основной деятельности Копии приказов или выписки по ним
подшиваются в личные дела сотрудников
|
|
Заявления сотрудников об
увольнении по собственной инициативе, отпуске
|
Подшиваются в личные дела
сотрудников
|
|
Правила внутреннего
трудового распорядка
|
Текст документа должен быть
доступен каждому сотруднику организации (вывешивается в организации на видном
месте) Каждого принимаемого на работу в организацию сотрудника необходимо
ознакомить с Правилами внутреннего трудового распорядка под роспись
Организация может самостоятельно определить содержание Правил, но с учетом
всех обязательных разделов и положений, указанных в ст. 189
<garantF1://12025268.1894> ТК РФ
|
Положение
(инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данными
сотрудников При составлении данного документа работодателю необходимо
соблюсти следующие требования [2, с. 95]:
.
Документов должно быть как минимум два (на основании точной формулировки п. 8
ст. 86 <garantF1://12025268.868> ТК РФ, где указано множественное число
слова «документ»)
|
2. Под каждым документом
сотрудники, допущенные к работе с персональными данными сотрудников, должны
поставить собственноручную подпись
|
График
отпусков <garantF1://12034807.11000>Чтобы избежать конфликтов по
принудительному отправлению в отпуск и уменьшить кадровый документооборот,
целесообразнее привлекать самих сотрудников к разработке проекта графика
отпусков и согласовывать его с ними
|
При заполнении графика
лучше отдать предпочтение указанию точной даты отпуска, поскольку в этом
случае при его предоставлении уже не потребуется написание заявления об
отпуске, т.к. он будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания
приказа
|
|
|
Приказы по отпускам
|
Наличие оформленного и
подписанного с обеих сторон приказа об отпуске нивелирует возможность
возникновения спорных и щекотливых ситуаций между работодателем и работником
Копии приказов по отпускам или выписки по ним подшиваются в личные дела
сотрудников
|
|
Личные карточки Т-2
<garantF1://12034807.3000>Кроме Инструкции
<garantF1://12022905.4000> Госкомстата РФ по применению и заполнению
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, других
правил по заполнению личных карточек нет. Поэтому заполняющий должен
по-своему решать сложные вопросы по их заполнению
|
|
Табель
учета рабочего времени При ведении табеля учета рабочего времени необходимо
руководствоваться следующими правилами [2, с. 153]:
.
Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или отдельно
по структурным подразделениям
.
Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании
первичных документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, трудовых
договоров)
|
3. Каждому работнику
присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по
учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых
перемещениях внутри организации
|
|
|
Положение об оплате труда
(о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год)
|
Разрабатывается, чтобы
избежать конфликты по вопросу справедливости оплаты труда и упорядочить
работу с дополнительными выплатами
|
|
Приказ о направлении
работника в командировку
|
Составляя приказ о
направлении работника в командировку, необходимо помнить, что в унифицированной
форме подлежат заполнению все строки, графы и столбцы. Забыв указать сведения
в приказе, можно лишить возможности юристов и бухгалтеров организации
доказать, что поездка, действительно, являлась служебной командировкой, а,
следовательно, обосновать правильность исчисления отдельных налогов [1, с.
200]
|
|
Инструкция по охране труда
|
Текст документа должен быть
доступен каждому сотруднику организации (вывешивается в организации на видном
месте) Каждого принимаемого на работу в организацию сотрудника необходимо
ознакомить с Инструкцией по охране труда под роспись
|
Приложение 3
План проверки кадровой работы
┌──────────────────────────────────────┬─────────────────┬─────────────────────────────────────────┐
│ Перечень
мероприятий (процедур) │Период проведения│ Документы,
подлежащие проверке │
├──────────────────────────────────────┴─────────────────┴─────────────────────────────────────────┤
│ 1.
Проверка оформления и содержания системных и первичных документов по учету
кадров │
├──────────────────────────────────────┬─────────────────┬─────────────────────────────────────────┤
│Соответствие
содержания системных│ │Штатные расписания,
положения по оплате│
│документов
(штатных расписаний,│ │труда, о
премировании, материальном│
│положений,
приказов и т.п.)│ │стимулировании,
приказы по кадрам,│
│законодательству
РФ │ │коллективный договор и
др. │
├──────────────────────────────────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Определение
степени унификации│ │Приказы о приеме на
работу, увольнение,│
│первичных
документов по учету│ │табели учета
использования рабочего│
│персонала и
рабочего времени │ │времени, личные
карточки, коллективный│
│
│ │договор │
├──────────────────────────────────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Проверка
правильности ведения трудовых│ │Приказы, личные
карточки, личные дела,│
│книжек и внесения
записей в них │ │трудовые книжки и
иные системные│
│
│ │документы │
├──────────────────────────────────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Проверка правильности
учета рабочего│ │Табели учета использования
рабочего│
│времени
│ │времени │
├──────────────────────────────────────┴─────────────────┴─────────────────────────────────────────┤
│ 2. Проверка
системы установления окладов, надбавок, доплат и иных мер
материального │
│
стимулирования работников
учреждения │
├──────────────────────────────────────┬─────────────────┬─────────────────────────────────────────┤
│Проверка
обоснованности установления│ │Приказы
руководителя, личные карточки,│
│надбавок и
доплат, в том числе за│ │личные дела, трудовые
книжки, табели│
│особые условия
труда (сверхурочные│ │учета рабочего
времени │
│работы и работу в
ночное время, работу│ │
│
│в выходные и
праздничные дни и др.) │ │
│
├──────────────────────────────────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Проверка
правильности установления│ │Приказы
руководителя, личные карточки,│
│окладов, разрядов
и т.п. в соответст-│ │личные
дела │
│вии с
законодательством и системными│ │
│
│документами
│ │ │
├──────────────────────────────────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Проверка
правильности проведения│ │Приказы о
проведении аттестации,│
│аттестации
│ │результаты (протоколы) аттестаций, состав│
│
│ │аттестационной комиссии │
├──────────────────────────────────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Формирование
фонда заработной платы,│ │Расчеты ФОТ,
нормативы штатной│
│материального
стимулирования и его│ │численности,
утвержденные вышестоящей│
│использование
│ │организацией, приказы о распределении│
│
│ │ФОТ, материальном стимулировании,│
│
│ │премировании, поощрении и др. │
├──────────────────────────────────────┴─────────────────┴─────────────────────────────────────────┤
│
3. Проверка осуществления работы с кадрами учреждения │
├──────────────────────────────────────┬─────────────────┬─────────────────────────────────────────┤
│Формирование
кадрового резерва,│ │Документы, содержащие
кадровый резерв│
│правильность в
несения в списки│ │учреждения,
результаты аттестаций,│
│работников,
имеющих потенциальные│ │рабочие документы
кадровых служб и др. │
│возможности
карьерного роста │ │
│
├──────────────────────────────────────┼─────────────────┼─────────────────────────────────────────┤
│Повышение
образовательного и│ │План (график)
повышения квалификации│
│профессионального
уровня работников│ │работников учреждений, в
том числе в│
│учреждения
│ │вузах, специально организованных курсах│
│
│ │повышения квалификации, семинарах внутри│
│
│ │ведомства и вне
его. Наличие│
│
│ │свидетельств, сертификатов и иных│
│
│ │документов, подтверждающих профессиональ-│
│
│ │ный и образовательный уровень работников│
│
│ │учреждения │
└──────────────────────────────────────┴─────────────────┴─────────────────────────────────────────┘
Приложение 4
Унифицированные
формы документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по
оплате труда
┌────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Номер (код)
унифицированной│ Наименование
формы │
│
формы │
│
├────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
1 │
2 │
├────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
По учету кадров │
├────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
Т-1 <garantF1://12034807.100000> │Приказ о
приеме работника на работу │
├────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
Т-2 <garantF1://12034807.3000> │Личная карточка
работника │
├────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
Т-3 <garantF1://12034807.5000> │Штатное расписание
│
├────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
Т-5 <garantF1://12034807.7000> │Приказ о
переводе работника на другую работу │
├────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
Т-6 <garantF1://12034807.9000> │Приказ о
предоставлении отпуска работнику │
├────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
Т-7 <garantF1://12034807.11000> │График
отпусков │
├────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
Т-8 <garantF1://12034807.12000> │Приказ о
прекращении трудового договора с работником (увольнении) │
├────────────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
Т-11 <garantF1://12034807.18000> │Приказ о
поощрении работника │
├────────────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда │
├────────────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│
Ф. 0504421 <garantF1://12045144.11000> │Табель
использования рабочего времени и расчета за работной платы │