необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы: документы, издаваемые коллегиально; документы, издаваемые при единоличном принятии решений.
В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.
На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер.
Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение вопреки решению совещательного органа.
При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю.
Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.
На основе единоличного принятия решений действуют: федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм: генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления [3, 10].
В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.
При коллегиальном принятии решений издаются - постановления.
При единоличном принятии решений издаются: приказы, распоряжения, указания.
Правила оформления ОРД основаны на требованиях ГОСТ Р 6.30 - 97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Для оформления ОРД используют листы бумаги строго определенных форматов: формат А4 (210x297), формат А5 (210x148), формат A3 (420x210), формат А6 (148x105).
Организационно-распорядительные документы имеют стандартные поля: левое - 35 мм (минимум 20 мм), правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -10 мм.
При подготовке и оформлении документов используются реквизиты. Реквизит - обязательный элемент (составная часть) оформления официального документа [1, 39].
. Что такое опись документальных материалов? Для чего она составляется?
Опись документов представляет собой справочник, который раскрывает состав и содержание документов, систематизирует и учитывает их внутри всего набора документов. Составление описей - это важный этап в обработке и упорядочении документов, целью которого является не только сохранность документов, но и их четкое оформление [1, 18].
Архивная опись дел (далее - опись) это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Составляются отдельно для дел постоянного хранения, отдельно - для дел по личному составу и отдельно - для дел временного (свыше 10 лет) срока хранения. Может составляться для дел временного (до 10 лет) срока хранения - в этом случае составляется в произвольной, удобной для работников организации форме.
Описи составляются по установленной форме (см. приложения №№ 2, 3,12 "Основных правил работы архивов организаций" 2002 года). В обязательном порядке оформляется титульный лист, при необходимости - подтитул (с детальным перечислением изменений в названии организации и ее подчиненности). К законченной описи составляются предисловие и, при необходимости, оглавление, указатели и список сокращенных слов. Утверждается опись первым лицом организации и согласовывается с ЭК (экспертной комиссией) организации (в том случае, если организация не входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива) [1, 290].
Заголовки дел в описи должны строго соответствовать заголовкам на обложке дел.
В основном, описи составляются по хронологически-структурному либо по структурному принципу. В первом случае дела формируются прежде всего по времени их создания (годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации. При отсутствии четко выраженной структуры организации дела формируются по хронологическому принципу - только по годам/периодам. В пределах каждого года дела формируются по степени важности - приказы, лицевые счета, журналы учета и т.д. Более подробно о составлении описей см. "Основные правила работы архивов организаций" 2002 года.
Внутренние описи составляются для упрощения нахождения документов (групп документов) и фактически представляют собой нечто вроде оглавления к делам. Составляются они после формирования документов в дела, но обычно до их переплета.
По федеральным нормативам (см. параграф 3.6.17. "Основные правила работы архивов организаций", одобренных решением коллегии Росархива 06.02.2002 г.,) и в соответствии с Методическими рекомендациями "Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу", далее "Рекомендации" (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006 года), внутренние описи в обязательном порядке составляются для следующих категорий дел: личных дел (наиболее часто встречаются в архивах организаций); трудовых договоров (соглашений); судебных дел; следственных дел; особо ценных дел (крайне редко встречаются в архивах организаций); дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа (встречается редко).
Составление предисловия к описи.
По своей структуре, задачам и рассматриваемым вопросам предисловие схоже с исторической справкой. Особенности составления и сложности, возникающие при этом, те же. (Более подробно см. параграфы 3.7.10. и 3.7.11 "Основных правил работы архивов организаций" 2002 года).
Основное отличие от исторической справки - состав рассматриваемых документов (не весь фонд, а только, например, документы по личному составу). Меньшее внимание уделяется истории организации, большее - характеристике состава документов и особенностям их обработки.
Так же как и историческая справка, предисловие к описи составляется при первой обработке документов организации и продолжается при последующих. Так же подписывается составителем и лицом, ответственным за архив.
сопроводительный письмо документ распорядительный
Список литературы
1.Основные правила работы архивов организаций. Федеральная Архивная служба России. Всероссийский Научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Коллегия Росархива, - Москва, 2002.
2.ГОСТ Р 6.30 - 97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Интел-Синтез, 1999. - 37с.
.Лившиц Я.З. История делопроизводства. - М.: МИАИ, 1974. - 130с.
.Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению. - М.: Приор. - 1997. - 90с.