Функционально-стоимостной анализ процесса

Функционально-стоимостной анализ процесса

Управление организацией

Введение

В настоящее время одним из способов повышения качества продукции и развития систем управления промышленным предприятием является применение функционально-стоимостного анализа (ФСА).

В экономической литературе отмечают взаимосвязь стратегии маркетинга и стратегии ФСА. Стратегия ФСА развивает стратегию маркетинга, так как является эффективным методом исследования технико-экономических характеристик товаров, и их функциональных возможностей.

Под функционально-стоимостным анализом понимают метод комплексного системного исследования стоимости и характеристик продукции, включая функции и ресурсы, задействованные в производстве, деятельность по продаже, доставке, технической поддержке, оказанию услуг, а также по обеспечению качества. Данный метод направлен на оптимизацию соотношения между качеством, полезностью функций объекта и затратами на их реализацию на всех этапах его жизненного цикла.

Цели использования функционально-стоимостного анализа на предприятии могут различаться в зависимости от объекта исследования. Если объектом исследования будет выступать подразделение предприятия, то цель исследования будет состоять в достижении улучшений в работе отдела по показателям стоимости, трудоемкости и производительности. Если в качестве объекта исследования рассматривать качество продукции предприятия, то целями ФСА будут: на стадиях научно-исследовательской работы и опытно-конструкторских разработок - предупреждение возникновения излишних затрат, на стадиях производства и эксплуатации объекта - сокращение или исключение неоправданных затрат и потерь. Конечной целью ФСА является поиск наиболее экономичных с точки зрения потребителя и производителя вариантов того или иного практического решения.

Соответственно различают и задачи ФСА по объектам исследования. В первом случае анализируется деятельность персонала отдела и определяется стоимость исполнения функций управления, исследуется эффективность использования трудовых ресурсов отдела, выявляются источники повышения производительности труда, устранения «узких мест» в управлении и др.

Во втором случае основными задачами будут следующие: снижение материалоемкости, трудоемкости, энергоемкости и фондоемкости продукции, повышение качества продукции, обеспечение сокращения расходов на улучшение качества продукции за счет полного или частичного исключения излишних затрат на малоэффективные мероприятия.

Объектами ФСА могут быть:

организационные и управленческие процессы и структуры, построение (совершенствование) организационной структуры, распределение задач, прав и ответственности в системе управления подразделением, создание условий для эффективной работы сотрудников служб;

качество продукции (выявление резервов повышения качества продукции, достижения оптимального состояния «качество - цена»);

конструкция изделия (на стадиях проектирования, подготовки производства, непосредственно в процессе изготовления), все виды технологической оснастки и инструментов, специальное оборудование и специальные материалы;

технологический процесс (на стадиях разработки технологической документации, технологической подготовки производства, организации и управления производством), и иные процессы

производства (заготовительные, обработочные, сборочные, контрольные, складские, транспортные).

Согласно заданию на курсовое проектирование предметом исследования является процесс заключение, учет и контроль исполнения договоров в соответствии со стандартом предприятия. Объектом исследования выступает ОАО «Белмедпрепараты».

Целью курсового проекта является оценка эффективности процесса заключение, учет и контроль исполнения договоров на основе функционально-стоимостного анализа.

Для достижения поставленной цели ставятся следующие задачи:

построить в соответствии со стандартом IDEF0 функциональную модель процесса заключение, учет и контроль исполнения договоров в состоянии «как есть»;

построить в соответствии со стандартом IDEF0 функциональную модель процесса заключение, учет и контроль исполнения договоров для целей ФСА;

выполнить функционально-стоимостный анализ процесса заключение, учет и контроль исполнения договоров.

Исходными данными для проекта являются СТП -0.2014-1-002 «Заключение, учет и контроль исполнения договоров по закупкам субстанций, сырья и материалов» предприятия ОАО «Белмедпрепараты».

Целью функционально-стоимостного анализа ставится определение возможностей снижения издержек в организации управления процессом.

1. Функциональная модель процесса управление документацией СМК в состоянии «как есть»

Определим исходные данные для построения функциональной модели процесса в соответствии со стандартом предприятия.

Целью процесса является: установить порядок управления (подготовка проекта договора, согласование проекта договора, учет договоров, контроль исполнения договоров) заключение, учет и контроль исполнения договоров по закупкам субстанций, сырья и материалов.

Входами процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» являются:

план закупок, установленный расчетом потребности и дефицита на основании плана производства;

расчет потребности в субстанциях, сырье и материалах;

юридические и банковские реквизиты сторон;

проект договора.

Ресурсами для организации процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» являются:

персонал ОАО «Белмедпрепараты» (отдел материально-технического снабжения, коммерческий центр, планово-экономический отдел, бухгалтерия, заместитель генерального директора по производству, начальник юридического отдела;

оборудование, необходимое для разработки (пересмотра) документов СМК (компьютер, принтер, интернет).

Выходами процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» являются:

оригинал договора;

журнал «Учет и ведение договоров»;

акт;

дополнительное соглашение;

протокол;

акт приемки товара.

На основании стандарта построим контекстную диаграмму процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» (рисунок 1.1).

В ходе декомпозиции процесса выделим следующие процессы первого уровня:

подготовка проекта договора;

согласование проекта договора;

учет договоров;

контроль исполнения договоров.

Соответствующая диаграмма декомпозиции процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» приведена на рисунке 1.2.

Выполним дальнейшую детализацию процессов, которые в ней нуждаются.

В ходе декомпозиции процесса подготовка проекта договора получим 3 функции второго уровня:

исследование рынка;

проведение тендера;

принятие решения.

Диаграмма декомпозиции процесса подготовка проекта договора приведена на рисунке 1.3.

В ходе декомпозиции процесса учет договоров получим четыре функции второго уровня:

учет оригинала договора;

учет экземпляра договора ОМТС;

учет экземпляра договора КЦ;

учет экземпляра договора отдел таможенного регулирования.

Рисунок 1.1 - Контекстная диаграмма процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров».

Рисунок 1.2 - Диаграмма декомпозиции процесса «Заключение, учет и контроль исполнении договоров»

Рисунок 1.3 - Диаграмма декомпозиции заключение договора

Рисунок 1.4 - Диаграмма декомпозиции процесса учет договоров

2. Функциональная модель процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» для целей ФСА

Целью проводимого функционально-стоимостного анализа является определение возможностей снижения издержек в организации управления заключения, учета и контроля исполнения договоров. При этом ФСА будет являться корректирующим.

Построим функциональную модель процесса в соответствии с целями функционально-стоимостного анализа.

Контекстная диаграмма процесса приведена на рисунке 2.1.

план закупок, установленный расчетом потребности и дефицита на основании плана производства;

расчет потребности в субстанциях, сырье и материалах;

юридические и банковские реквизиты сторон;

проект договора.

Ресурсами для организации процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» являются:

персонал ОАО «Белмедпрепараты» (отдел материально-технического снабжения, коммерческий центр, планово-экономический отдел, бухгалтерия, заместитель генерального директора по производству, начальник юридического отдела;

оборудование, необходимое для разработки (пересмотра) документов СМК (компьютер, принтер, интернет).

Выходами процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» являются:

оригинал договора;

журнал «Учет и ведение договоров»;

акт;

дополнительное соглашение;

акт приемки товара.

Контроль осуществляется на основании СТП-0.2014-1-002 «Заключение, учет и контроль исполнения договоров», СТБ ISO 9001:2009.

Механизмами обеспечения процесса являются:

сотрудники предприятия: начальник ОМТС, заместитель генерального директора по снабжению, начальник КЦ, начальник ПЭО, заместитель генерального директора по производству, главный бухгалтер, начальник юридического отдела;

инфраструктура, включая комплекс помещений с необходимым оборудованием, а также обеспечение ИТ, связью и прочее.

В ходе дальнейшей декомпозиции построим 3 диаграммы, уточняющие некоторые из выделенных процессов:

заключение договоров (2.3);

учет договоров (рисунок 2.4);

контроль исполнения (рисунок 2.5).

Рисунок 2.1 - Контекстная диаграмма процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» для целей ФСА

Рисунок 2.2 - Диаграмма декомпозиции процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» для целей ФСА

Рисунок 2.3 - Диаграмма декомпозиции процесса заключение договоров для целей ФСА

Рисунок 2.4 - Диаграмма декомпозиции процесса учет договоров для целей ФСА

Рисунок 2.5 - Диаграмма декомпозиции процесса контроль исполнения договоров для целей ФСА

Дерево функций процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» для целей ФСА приведено на рисунке 2.6.

документация стоимостной функциональный издержка

Рисунок 2.6 - Дерево функций процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» для целей ФСА

3. Функционально-стоимостный анализ процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров»

Согласно функциональной модели процесса для целей ФСА выделены три основные функции процесса:

заключение договоров;

учет договоров;

контроль исполнения.

Согласно данным предыдущих периодов определим исходные данные для оценки ресурсов процесса.

Затрачиваемое время на документы, оформляемые в ходе выполнения выделенных функций, приведено в таблице 2.1.

Таблица 3.1 - Затрачиваемое время на документы, оформляемые при выполнении функций

Основным механизмом, обеспечивающим процесс, являются сотрудники. Расходы на годовую заработную плату сотрудников, включая все отчисления, приведены в таблице 3.2.

Таблица 3.2 - Заработная плата сотрудников предприятия, тыс. руб.

Другим механизмом обеспечения процесса является инфраструктура, включая комплекс помещений с необходимым оборудованием, а также обеспечение ИТ, связью и прочее. Затраты на содержание инфраструктуры в расчете на одного сотрудника приведены в таблице 3.3.

Таблица 3.3 - Затраты на содержание инфраструктуры в расчете на одного сотрудника, тыс. руб. / мес.

Проведем расчет стоимости процесса исходя из приведенных выше данных.

Для расчетов примем среднее количество рабочих дней в месяце - 22, при продолжительности рабочего дня 8 часов, что составит 176 часов в мес. или 10560 минут.

Затраты по функции «Заключение договоров»

Затраты по функции «Учет договоров»

Затраты по функции «Контроль исполнения договоров»

Сумма затрат на функцию «Заключение договоров»

22727,3 руб. + 696,6 руб. + 18,9 руб. + 11363,6 руб.+21,04 руб. = 34827,44 руб.

Сумма затрат на функцию «Учет договоров»

8522,7 руб.+8522,7 руб.+7196,9 руб.+348,3 руб.+9,46 руб.+9,46 руб.+4,7 руб.+5681,8 руб. = 30296,02 руб.

Сумма затрат на функцию «Контроль исполнения договоров»

10563,4 руб. + 10563,4 руб. + 8996,2 руб. + 435,4 руб. + 11,8 руб. + 11,8 руб. + 5,9 руб. + 7102,3 руб. + 21,04 руб. = 37711,24 руб.

Сумма затрат всех функций составит:

,44 руб. + 30296,02 руб. + 37711,24 руб. = 102834,7 руб.

Стоимость на содержание инфраструктуры составит (исходя из данных таблицы 2.3): С_сырья =322 тыс. руб.

Стоимость подпроцесса составит:

С_{подпроцесса}=322000,0 руб. + 102834,7 руб. = 332284,7 руб.

Эффективность подпроцесса определяется по формуле:

Э=Р / С

где Р - результативность

С - затраты

Результативность подпроцесса условно принимаем равной 1.

Э₍₁₎= 1\34827,44=2,9

Э₍₂₎ = 1\30296,02=3,3

Э₍₃₎ =1\37711,24 = 2,7

Удельные затраты(1)=34827,44/102834,7=0,34

Удельные затраты(2)=30296,02/102834,7=0,29

Удельные затраты(3)=37711,24/102834,7=0,37

Значимость функций оценивается исходя из экспертных оценок.

Она производилась методом попарных сравнений. Экспертам предлагалось сравнить по степени важности друг с другом попарно все функции одного класса.

После того, как были получены опросные листы от всех экспертов, было проведено исследование с целью определения уровня достоверности полученных оценок. Функции были ранжированы по количеству набранных по строкам баллов. Затем путем деления количества баллов по каждой функции на сумму баллов по всем функциям была определена их относительная значимость.

Таблица 3.4 - Результаты экспертной оценки значимости функций

Проведем диагностику процесса методами функционально-стоимостного анализа. Сводные данные предварительных расчетов представлены в таблице 3.6.

Рисунок 3.1 - Функционально-стоимостная диаграмма процесса

Превышение же затрат над значимостью определяет часть данных затрат как излишние, неоправданные, которые могут и должны быть сокращены. Для проведения такого анализа наиболее удобным и наглядным средством являются функционально-стоимостные диаграммы.

Функционально-стоимостная диаграмма процесса представлена на рисунке 3.1.

Проведенный анализ функционально-стоимостной диаграммы позволяет сделать следующие выводы:

среди функций местом наибольшего сосредоточения затрат является функция «1 Заключение договоров» и функция «3 Контроль исполнения договоров». Относительная значимость (важность) указанных функций имеет величину 0,25 и 0,1, в то время как относительные затраты на их выполнение составляют 0,34 и 0,37, следовательно эти функции должна быть подвергнута совершенствованию;

кроме того, функции «2 Учет договоров» и «3 контроль исполнения договоров» должна быть рассмотрена на предмет увеличения значимости т.к. затраты составляют 0,29 и 0,37, а значимость 0,1 и 0,1.

Заключение

В работе был проведен расчет стоимости процесса системы менеджмента качества организации на основе функционально-стоимостного анализа.

Целью ФСА при этом было поставлено определение возможностей снижения издержек процесса, а ФСА являлся корректирующим.

Согласно заданию на курсовое проектирование расчеты проводились по процессу «Заключение, учет и контроль исполнения договоров».

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

выполнено функциональное моделирование процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» «как есть»;

выполнено функциональное моделирование процесса для целей функционально-стоимостного анализа, в ходе которого были определены функции, по которым и проводился в дальнейшем ФСА;

осуществлен функционально-стоимостный анализ процесса «Заключение, учет и контроль исполнения договоров» в целях определения возможностей снижения издержек процесса.

Проведенный ФСА показал следующие результаты:

стоимость процесса согласно ФСА составила 102834,7 руб. / год;

функция «Заключение договоров» имеет избыточное расходование ресурсов и может быть подвергнута корректировке в сторону его уменьшения;

функция «Контроль исполнения договоров» также имеет избыточное расходование ресурсов и может быть подвергнута корректировке в сторону его уменьшения;

функция «Учет договоров» имеет не достаточную значимость с учетом количества ресурсов и может быть подвергнута корректировке в сторону увеличения значимости.

Действия по улучшению процесса могут быть следующими:

функция «учет договоров» очень важная для организации работы на год, поэтому следует уделить большее внимание и привлечь владельцев процесса, которые помогут усилить контроль исполнения договоров, т.к. при несвоевременном составлении необходимых документов могут быть начислены штрафные санкции. Так же можно перейти вести журнал в электронном виде, оптимизировать процесс.

В целом на предприятии ОАО «Белмедпрепараты» процедура заключения, учета и контроля договором организована достаточно хорошо, отлажена. Поэтому существенных несоответствий не обнаружено.

Список литературы

1. Адлер Ю.П. Качество и рынок, или Как организация настраивается на обеспечение требований потребителей. - Сб. статей «Поставщик и потребитель». - М.: РИА «Стандарты и качество», 2000. - 128 с.

. Барышников А.А., Кузьмин А.М., Кузьмина Е.А. Функциональный анализ: выявление, определение и классификация функций. Журнал «Машиностроитель», №9, 2001 г.

. Велленройтер X. Функционально-стоимостный анализ в рационализации производства: Сокр. пер. с нем. М.: Экономика, 1984. 112 с

. Влчек Р. ФСА в управлении. - М.: Экономика, 1986.

. Ивлев В.А., Попова Т.В. Методология функционально-стоимостного анализа. - М.: Вин-Анатех. 2002.

. Каменнова М., Громов А., Ферапонтов М., Шматалюк А. «Моделирование бизнеса. Методология ARIS.». - М.: Весть-МетаТехнология, 2001. - 327 с.

. Кибанов Ф.Я. Управление машиностроительным предприятием на основе функционально-стоимостного анализа. М.: Машиностроение, 1991. 157 с.

. Ковригин П.Н., Муравицкий Ю.Я. Практическое применение функционально-стоимостного анализа Л.: Изд-во Лен. фин. эконом. ин-та, 1990. 56 с.

. Концепции и принципы управленческого учета. Методические рекомендации. - М.: Минэкономразвития России. 2001.

. Кузьмина Е.А., Кузьмин А.М. Функционально-стоимостный анализ. Экскурс в историю // «Методы менеджмента качества». 2002. №7.

. Кузьмина Е.А., Кузьмин А.М. Функционально-стоимостной анализ и метод ABC. Методы менеджмента качества. №12, 2002. М: РИА Стандарты и качество. 2002.

. Кузьмин А.М., Барышников А.А. История возникновения и развития функционально-стоимостного анализа. Машиностроитель, 2001, №1, С. 41 - 46.

. МС ИСО 9000:2000. Пер. с англ. Мн.: Госстандарт РБ. 2000.

. Р 50.1.028-2-001. Методология функционального моделирования. М.: Госстандарт РФ, 2001.

. РД 16 60.001-85. Отраслевая система функционально-стоимостного анализа. Основные положения / Минэлектротехпром.

. Справочник по функционально-стоимостному анализу / Под ред. М.Г. Карпунина, Б.И. Майданчика. - М.: Финансы и статистика, 1988. - 431 с.