Диагностика системы управления внутренними коммуникациями ГУП РТ 'ПО 'Татрыбхоз'

Диагностика системы управления внутренними коммуникациями ГУП РТ 'ПО 'Татрыбхоз'

Содержание

Введение

. Общая характеристика предприятия ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

. Диагностика системы управления внутренними коммуникациями ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

. Разработка схемы бизнес-процесса системы управления внутренними коммуникациями на предприятии ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

. Функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса управления внутренними коммуникациями ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

. Разработка предложений по повышению рефлексивного поведения системы управления качеством внутренних коммуникаций

Заключение

Список использованной литературы

Приложение 1

Приложение 2

Введение

Актуальность работы. Потребитель, являясь главной фигурой, определяет направления развития производства, приобретая товары и услуги в соответствии с собственным желанием. Говоря о проблеме качества, следует отметить, что за этим понятием всегда стоит потребитель. Именно он выбирает наиболее предпочтительные свойства.

Объектом исследования является Государственное унитарное предприятие РТ «Производственное объединение «Татрыбхоз».

Предметом - система управления внутренних коммуникаций на предприятии.

ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз» занимается рыбодобычей, переработкой рыбопродукции и поставкой ее на внутренний и зарубежный рынок.

В процессе развития рыночных отношений из производственной сферы выделилась сфера бизнес-коммуникации или делового общения.

Цель работы - диагностика системы управления внутренними коммуникациями.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд поставленных задач:

. Рассмотреть общую характеристику ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз».

. Проанализировать систему управления внутренних коммуникаций.

. Разработать схему организации системы управления внутренними коммуникациями ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз».

. Провести функционально-стоимостной анализ системы управления внутренними коммуникациями.

. Разработать предложения по повышению рефлексивного поведения системы управления внутренними коммуникациями с целью привлечения клиентов и повышения прибыли.

В последние годы появилось множество публикаций учебной и справочной литературы по изучению коммуникативных знаний и приемов.

1. Общая характеристика предприятия ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

Государственное унитарное предприятие РТ «Производственное объединение «Татрыбхоз» было учреждено в апреле 1999 года решением Кабинета Министров республики Татарстан.

Подъем рыбного хозяйства Татарстана начался в январе 2006 года, когда руководителем ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз» был назначен Хайдар Гариффуллин. С его назначением в развитии этой отрасли республики произошел настоящий скачок. Только за первый год его руководства вылов рыбы увеличился почти в полтора раза. Увеличение продукции происходило не путем безжалостного использования природных ресурсов «под корень», а одновременно с работой по восстановлению количества рыбы в водоемах республики. Для этого Хайдаром Харисовичем была инициирована программа комплексного развития прудового хозяйства Татарстана, которая была одобрена и утверждена Министерством земельных и имущественных отношений РТ и Министерством сельского хозяйства и продовольствия РТ.

ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз» занимается рыбодобычей, переработкой рыбопродукции и поставкой ее на внутренний и зарубежный рынок.

Целью предприятия является извлечение прибыли.

ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз» осуществляет следующие виды деятельности:

производство рыбной продукции;

промысловый лов рыбы;

торгово-закупочная и посредническая деятельность;

транспортные и складские услуги.

производство продуктов питания из рыбного сырья и их реализация;

внешнеэкономическая деятельность.

Юридический адрес предприятия ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»: 420503, г. Казань, ул. Пушкина, д. 15, корп. 25.

2. Диагностика системы управления внутренними коммуникациями ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

Организационная структура предприятия ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз» приведена в приложении 1.

Генеральный директор отвечает за деятельность всего предприятия, имеет право подписи договоров, заключения контрактов, управления денежными ресурсами предприятия. Главный инженер отвечает за три цеха и является заместителем Ген. директора. Цех №1 - занимается выпуском продукции в вакуумной упаковке. Цех №2 - выпускает продукцию в замороженном виде. При цехе есть холодильные мощности общим объемом до 2000 т. Цех №3 - занимается выпуском баночной продукции, в том числе в составе этого цеха икорная линия. Главный инженер отвечает за организацию работ в механическом цехе, который занимается эксплуатацией оборудования и изготовлением и монтажом технологических линии по выпуску продукции. В ведении главного инженера находится цех ремонтной службы, которая работает в три смены, так же, как и производственные рабочие. В его распоряжении находится также автотранспортный, механический и ремонтный цеха. Автотранспортный цех занимается перевозкой людей и грузов, как внутри завода, так и за его пределами. Механический цех занимается изготовлением приспособлений для поточных линий по переработке продукции. Ремонтный цех занимается ремонтом всех технологических линий, коммуникаций цехов, ремонтом зданий и сооружений. В случае необходимости детали и узлы заказываются в механическом цехе. Производственно-технологический отдел ведает всей технологической цепочкой по выпуску продукции, разрабатывает новые технологические линии и технологии. Главный бухгалтер ведет всю учетную денежную политику предприятия. Бухгалтерия оплачивает сырье, оплачивает расходы предприятия по всем видам. Рассчитывает себестоимость продукции по видам, начисляет и выплачивает заработную плату работникам ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз».

Задачей целевого коммуникационного воздействия ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз» на поставщиков сырья является установление политики гибких цен в зависимости от сортности для того чтобы приобрести сырец на наиболее выгодных для себя условиях, были изучены предприятия многих поставщиков, что потребовало создания информационной базы. На основе этой информации был сделан выбор в пользу тех поставщиков, чьи предложения оказались наиболее привлекательными. В процессе работы с поставщиками постоянно поддерживается обратная связь, позволяя гибко реагировать на изменение цен, качество продукции, объема и ее ассортимента Предприятие заключило договоры на поставку сырья со многими рыбодобывающими фирмами, в условиях которых четко определена политика цен на определенный период.

На основе уже имеющегося опыта было выяснено, что поставщику выгодно сдавать ритмично на ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз» продукцию по более низкой цене, чем продавать разовыми партиями по более высокой цене. ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз», имея возможность разовых закупок сырья по низкой цене, предпочитает брать у стабильных поставщиков, которые условиями договора завязаны на сортность продукции. Предприятие приобретает только сырье 1 и высшего сорта.

В условиях свободной конкуренции торговых соглашений между предприятиями не существует и поэтому ГУП «ПО «Татрыбхоз» активно защищает свои позиции на рынке с помощью постоянного совершенствования своего товара, учитывая пожелания своих потребителей через регулярно проводимые опросы.

Важной функцией оценки конкурентоспособности продукции является ее цена. Информация о ценах на товары конкурентов собирается в банк данных в компьютер коммерческого директора и является конфидициальной информацией. Целью этой коммуникационной деятельности является обеспечение своему предприятию возможности оперативно отвечать на изменение ценовой политики, ассортиментной политики. Гарантировать качество продукции и проводить эффективную рекламную компанию.

В свою очередь ГУП «ПО «Татрыбхоз», имея сайт, довольно широко освещает информацию о своих будущих поставках, о ценах, скидках, о производстве новых видов продукции.

Также большое значение отводится коммуникационному обеспечению работы с правительственным учреждениями. Предприятие ГУП «ПО «Татрыбхоз» внимательно следит за правительственными постановлениями в области законодательства, имея в своих компьютерах программу «Консультант Плюс», которая своевременно обновляется.

По мнению автора, коммуникационному взаимодействию с общественными организациями, движениями, партиями со стороны предприятия уделяется незначительное внимание, тем самым упускается возможность повышение имиджа организации

ГУП «ПО «Татрыбхоз» ведет довольно обширную коммуникационную работу с региональной службой занятости. Отдел кадров, анализируя информацию о вакантных местах, довольно гласно и широко информирует трудоспособное население, состоящие на учете в службе занятости, о возможности трудоустройства. Также и ведущие специалисты предприятия проводят собеседования с претендентами на должность для выявления их профессиональной подготовки и соответствия предъявляемым требованиям.

Из вышеизложенного видно, что ГУП «ПО «Татрыбхоз» стремится эффективно воздействовать в основном на все целевые группы коммуникационной системы предприятия. Но так как деятельность предприятия многогранна, а проблемы, обусловленные изменением рыночных условий, возникают постоянно, зачастую работа с отдельными категориями целевых групп руководством данного предприятия упускается.

Для определения уровня развития коммуникаций в организации ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз» необходимо провести общую оценку уровня развития менеджмента. На предприятии в рамках функциональной модели ФМОМ реализуется методология постоянного совершенствования Деминга - цикл PDCA (планируй - выполняй - проверяй - действуй).

Определим среднюю интегральную оценку И качества коммуникаций в динамике за три года, которая рассчитывается по формуле (1)

(1)

где w i - весовой коэффициент i -го частного показателя; Б i - оценка, полученная по i -у показателю.

Таблица 1 - Расчет интегрального показателя качества коммуникаций на предприятии ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

По результатам сравнения интегральных показателей за три года из таблицы 1 видно, что в 2010 и 2011 годах уровень средней интегральной оценки по отношению к 2010 году снизился и составил в 2011 году 87,2%, а к 2012 году - 92%, что является результатом повышения качества коммуникаций по отношению к 2011 году.

Основной целью управления внутрифирменными коммуникациями является достижение приверженности персонала тем ценностям, которые генеральный директор считает полезными с точки зрения долгосрочной стратегии развития. Таким образом, речь идет о формировании отдельной специализированной политики как способа реализации мотивационной функции управления через систему коммуникаций.

Основные проблемы, возникающие при разработке структур управления связаны с установлением правильных взаимоотношений между отдельными подразделениями, то есть с определением их целей, условий работы и стимулирования; с распределением ответственности между руководителями; с выбором конкретных схем управления и последовательности процедур при принятии решений; с организацией информационных потоков; выбором соответствующих технических средств.

Для повышения эффективности системы управления внутренними коммуникациями в ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз» разработан сетевой график по совершенствованию данного бизнес-процесса на 2013 год, который представлен в приложении 2.

Таким образом, в ходе диагностики системы управления внутренними коммуникациями управляющей подсистемой выступал топ-менеджер или генеральный директор предприятия, который выполняет все основные функции менеджмента, а управляемой персонал. Ситуация в системе управления качеством коммуникационного процесса контролировалась на более высоком уровне, чем в предыдущем году. Не смотря на это, существует необходимость дальнейшего повышения уровня внутренних коммуникаций путем развития системы управления персоналом с целью привлечения новых клиентов.

3. Разработка схемы бизнес-процесса системы управления внутренними коммуникациями на предприятии ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

Необходимо разработать бизнес-процесс совершенствования системы управления внутренними коммуникациями с целью привлечения достаточного количества клиентов. На основании сетевого графика, на рисунке 1 приведена схема бизнес-процесса совершенствования системы управления внутренними коммуникациями.

Рис. 1 - Схема бизнес-процесса совершенствования системы управления внутренними коммуникациями ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

4. Функционально-стоимостной анализ бизнес-процесса управления внутренними коммуникациями ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

Основные принципы эффективной коммуникационной компании в период организационных изменений - это максимально открытое и честное общение руководства с подчиненными всех уровней, доводящее до всех максимум информации о происходящем и вовлечение сотрудников в процесс принятия решений. При этом информационные потоки предприятия ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз» выполняют следующие функции:

. Основная - формирование единого представления о целях, например, привлечение всех потенциальных клиентов с целью реализации продукции и получения прибыли от основной деятельности.

. Вспомогательные - формирование единого представления о методах достижения поставленных целей, а именно:

расширение торговых площадей и привлечение клиентов;

покупка нового оборудования;

разъяснение положительных результатов изменений для каждого (минимизация количества «пострадавших»);

холодные звонки менеджера по продажам;

разработка рекламных проектов по привлечению новых клиентов;

мотивация торгового персонала;

разработка системы скидок клиентам;

эмоциональная поддержка сотрудников.

. Бесполезная - излишний документооборот - низкая оперативность работы менеджеров по продажам.

. Вредная - нарушение стандартов внутренних коммуникаций, что привело к нарушению стандартов продаж.

Разработка предложений по повышению рефлексивного поведения системы управления качеством внутренних коммуникаций

На рис. 2. приведена диаграмма причинно-следственного анализа (Исикавы) проблемы «Недостаточное количество клиентов», которая разработана с целью повышения уровня внутренних коммуникаций на предприятии и привлечения клиентов.

Рис. 2 - Диаграмма причинно-следственного анализа (Исикавы) проблемы «Недостаточное количество клиентов»

управление коммуникация рефлексивный поведение

Как видно из предложенной схемы (рис. 2.), основная причина недостаточного количества клиентов заключается в несовершенстве управления системой внутренних коммуникаций. В приложении 2 представлен сетевой график бизнес-процесса совершенствования управления внутренними коммуникациями для ГУП РТ ПО «Татрыбхоз» на 2013 год.

Совершенствование бизнес-процесса управления внутренними коммуникациями для ГУП РТ ПО «Татрыбхоз» позволит увеличить количество клиентов предприятия. Для этого необходимо осуществить ряд следующих мероприятий:

На уровне Генерального директора инвестировать денежные средства на приобретение CRM-системы по обслуживанию клиентов.

Внедрить CRM-системы по обслуживанию клиентов.

На уровне отдела кадров определить потребность в обслуживающем персонале.

Составить и контролировать исполнение направления работников на курсы повышения квалификации.

Составить, утвердить список резерва на замещение должностей.

Провести техническую учёбу рабочему персоналу.

Обеспечить тотальный контроль качества продукции предприятия.

Обеспечить персонал спецодеждой.

Провести ремонт бытовых и офисных помещений.

Составить программу переподготовки персонала, обучение вторым профессиям, освоение нового оборудования.

Пересмотреть должностные инструкции.

Повысить навыки осуществления холодных звонков при обслуживании клиентов.

Повысить уровень показателя привлечения клиентов в системе мотивации менеджеров отдела продаж.

Оптимизировать полномочия менеджеров отдела продаж в рамках обслуживания клиентов.

Разработать оптимальную ценовую политику.

Разработать систему контроля за соблюдением стандартов продаж и обслуживания клиентов.

Повысить оперативность менеджеров отдела продаж организации с клиентами.

Заключение

Основные принципы эффективной коммуникационной компании в период организационных изменений - это максимально открытое и честное общение руководства с подчиненными всех уровней, доводящее до всех максимум информации о происходящем и вовлечение сотрудников в процесс принятия решений.

В условиях свободной конкуренции торговых соглашений между предприятиями не существует и поэтому ГУП «ПО «Татрыбхоз» активно защищает свои позиции на рынке с помощью постоянного совершенствования своего товара, учитывая пожелания своих потребителей через регулярно проводимые опросы.

Важной функцией оценки конкурентоспособности продукции является ее цена. Информация о ценах на товары конкурентов собирается в банк данных в компьютер коммерческого директора и является конфидициальной информацией. Целью этой коммуникационной деятельности является обеспечение своему предприятию ГУП «ПО «Татрыбхоз» возможности оперативно отвечать на изменение ценовой политики, ассортиментной политики. Гарантировать качество продукции и проводить эффективную рекламную компанию.

С целью повышения уровня внутренних коммуникаций на предприятии и привлечения клиентов была разработана диаграмма причинно-следственного анализа (Исикавы) проблемы «Недостаточное количество клиентов». Эта схема выявляет противоречия, связанные с повышением уровня внутренних коммуникаций, которые должны быть согласованы с главной целью предприятия - получение прибыли и привлечение клиентов.

С целью улучшения качества коммуникаций был разработан сетевой график бизнес-процесса управления внутренними коммуникациями на 2013 год, главной задачей которого являлось повышение качества работы с клиентами на основе внедрения CRM-системы.

Список использованной литературы

1.     Лукашевич В.В. Основы менеджмента. - М: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 370 с.

2.      Лучко М.Л. Этика бизнеса: фактор успеха. - М.: Эксмо, 2006. - 431 с.

.        Маслов В.И. Стратегическое управление персоналом в условиях эффективной организационной культуры. - М.: Финпресс, 2010. - 102 с.

.        Менеджмент / Под ред. Лукашевича В.В., Астаховой Н.И. - М: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 371 с.

.        Аллен Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. 5-е изд. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011. - 368 с.

.        Кови Ст.Р. Восьмой навык: От эффективности к величию. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2012 . - 422 с.

.        Критериальное управление развитием компании: Монография / В.Н. Верхоглазенко. - М.: Инфра-М, 2012. - 206 с.

.        Коротков Э.М. Менеджмент. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 375c.

.        Методология управления проектами: становление, современное состояние и развитие / О.Н. Ильина. - М.: Вузовский учебник, 2012. - 208 с.

.        Современные механизмы управления социальными изменениями: Учебное пособие для вузов / В.И. Добреньков, А.П. Жабин, Ю.А. Афонин. - М.: Академический проект, 2012. - 281 с.

.        Менеджмент: Учебник / Под ред. Ю.В. Кузнецова. - М.: Экономика, 2010. - 503 с.

.        Мескон М.Х. Основы менеджмента: Пер. с англ. / Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. - М.: Вильямс, 2011. - 530 с.

.        Одегов Ю.Г. Управление персоналом, оценка эффективности. - М.: Издательство «Экзамен», 2010. - 190 с.

.        Спивак В.А. Организационное поведение и управление персоналом. - Спб.: Питер, 2010. - 385 с.

Приложение 1

Организационная структура ГУП РТ «ПО «Татрыбхоз»

Приложение 2

Сетевой график бизнес-процесса управления внутренними коммуникациями для ГУП РТ ПО «Татрыбхоз» на 2013 год