Управленческое деловодство
ВВЕДЕНИЕ
С 04.04.2011 по 16.04.2011 я проходила учебную практику в Управлении Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Белгородской области, которая находиться по адресу г. Белгород, проспект Богдана Хмельницкого 162.
Управление Федеральной службы регистрации, кадастра и картографии, сокращенное наименование Управление Росреестра, является территориальным органом Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии.
До мая 2006 года Управление Федеральной службы регистрации, кадастра и картографии именовалось Управление Федеральной регистрационной службы по Белгородской области.
Управлении Федеральной государственной службы регистрации, кадастра и картографии является юридическим лицом, имеет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, штампы, бланки со своим наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации.
Управление Федеральной службы регистрации, кадастра и картографии возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном порядке Министром экономического развития Российской Федерации по представлению руководителя Росреестра.
РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГЕСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ ПО БЕЛГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ
Функции, полномочия и организация деятельности Управление Федеральной службы регистрации, кадастра и картографии прописаны в типовом Положении о территориальном органе Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, утвержденным Приказом Минэкономразвития РФ 05.10.2009 № 395.
Согласно данному Положению Росреестр осуществляет функции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, оказанию государственных услуг в сфере ведения государственного кадастра недвижимости, осуществления государственного кадастрового учета недвижимого имущества, кадастровой деятельности, государственной кадастровой оценки земель, землеустройства, государственного мониторинга земель, геодезии и картографии, наименований географических объектов, навигационного обеспечения транспортного комплекса (кроме вопросов аэронавигационного обслуживания пользователей воздушного пространства Российской Федерации), а также функции государственного геодезического надзора, государственного земельного контроля, надзора за деятельностью саморегулируемых организаций оценщиков, контроля (надзора) за деятельностью арбитражных управляющих, саморегулируемых организаций арбитражных управляющих, государственного метрологического надзора в области геодезической и картографической деятельности на территории Белгородской области.
Росреестр является юридическим лицом, имеет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, штампы, бланки со своим наименованием и изображением Государственного герба Российской Федерации, лицевые счета в органах Федерального казначейства, открытые в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации, обособленное имущество, закрепленное за ним на праве оперативного управления, выступает в качестве истца, ответчика и третьего лица в суде, арбитражном и третейском судах.
Управление осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами и распоряжениями Министерства экономического развития Российской Федерации, Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии, а также вышеуказанным Положением.
Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии осуществляет свою деятельность во взаимодействии с центральным аппаратом Росреестра, подведомственными организациями Росреестра, другими территориальными органами Росреестра, территориальными органами иных федеральных органов исполнительной власти, полномочными представителями Президента Российской Федерации в федеральных округах в соответствии с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министерства экономического развития Российской Федерации и Росреестра. При решении совместных задач Управление обеспечивает необходимое взаимодействие с органами исполнительной власти субъекта Российской Федерации и органами местного самоуправления.
Росреестр возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности в установленном порядке Министром экономического развития Российской Федерации по представлению руководителя Росреестра.
Руководитель Управления осуществляет руководство деятельностью Управления и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление полномочий.
Руководитель Управления имеет трех заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности руководителем Росреестра.
Управление Федеральной государственной службы регистрации, кадастра и картографии состоит из аппарата управления, структурных подразделений и обособленных отделов (см. приложение 1). Аппарат управления в Росреестре состоит из руководителя Управления главного государственного регистратора, помощника руководителя и трех заместителей руководителя.
Структурными подразделениями являются: отдел приема-выдачи документов, отдел ведения ЕГРП, отдел регистрации прав на объекты жилого назначения, отдел регистрации прав на объекты нежилого назначения, отдел регистрации прав на земельные участки, отдел выдачи информации о зарегистрированных правах, отдел информационных технологий, отдел государственной службы кадров, финансово-экономический отдел, отдел материально-технического обеспечения, отдел по контролю и надзору в сфере саморегулируемых организаций, отдел кадастрового учета, отдел государственного земельного контроля, отдел кадастровой оценки недвижимости, отдел землеустройства и мониторинга земель, отдел геодезии и картографии, отдел по защите государственной тайны и мобилизационной подготовки, организационно-контрольный отдел, отдел правового обеспечения и отдел обеспечивающий документооборот в организации -отдел общего обеспечения или делопроизводственный отдел.
В своей деятельности отдел общего обеспечения в своей деятельности руководствуется Положением об отделе общего обеспечения Управления Федеральной государственной службы регистрации, кадастра и картографии по Белгородской области, утвержденным приказом Управления Федеральной государственной службы регистрации, кадастра и картографии по Белгородской области от 05.05.2010 № 88.
Сотрудники отдела общего обеспечения осуществляют свои полномочия согласно должностным регламентам, так же утвержденным приказом Управления от 05.05.2010 №88.
РАЗДЕЛ 2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ ПРАВИЛА СОЗДАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ. СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ РЕГЕСТРАЦИИ, КАДАСТРА И КАРТОГРАФИИ
Данная инструкция по делопроизводству определяет систему делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами несекретного характера и письмами граждан. Правила и порядок работы с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией.
Правовой основой положений Инструкции является действующее законодательство Российской Федерации, нормативные требования Государственных стандартов Российской Федерации на организационно-распорядительную документацию, Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), а также основные правила работы ведомственных архивов, Положение о Федеральной регистрационной службе, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 13 октября 2004 года, №1315, Общее положение о территориальном органе Федеральной регистрационной службы по субъекту Российской Федерации, утвержденное приказом Минюста России от 03 декабря 2004 года № 183, Временная инструкция по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе, утвержденная приказом Росрегистрации от 14 июня 2005 года №77, иные нормативные документы по вопросам делопроизводства.
С целью перехода на безбумажную технологию работы с документами применяются электронные информационные системы. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Управлении должны отвечать требованиям временной Инструкции.
Правила и порядок работы с документами, предусмотренные временной Инструкцией, обязательны для всех работников Управления. Государственные гражданские служащие Управления (далее также - работники) несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и содержащейся в них информации. За организацию делопроизводства, соблюдение установленных временной Инструкцией правил и порядка работы с документами и письмами граждан в структурных подразделениях Управления отвечают их руководители. Делопроизводство в структурных подразделениях осуществляется работниками, назначенными руководителями этих подразделений.
Согласно временной Инструкции по делопроизводству руководитель Управления издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения, организует и контролирует их исполнение. . Приказы и распоряжения издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, приказов и распоряжений Министерства юстиции Российской Федерации, Управление Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии по Белгородской области, а также на инициативной основе и должны соответствовать:
законодательству Российской Федерации;
-нормативным актам Министерства юстиции Российской Федерации;
-актам Федеральной регистрационной службы;
ранее принятым актам Управления, если документ не предусматривает их отмену или изменение.
Проекты приказов готовятся соответствующими структурными подразделениями Управления по поручению его руководства или по собственной инициативе подразделений в пределах их компетенции. Срок подготовки проекта приказа или распоряжения во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, актов Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной регистрационной службы, как правило, не должен превышать десяти календарных дней, если не установлен другой срок.
Для подготовки наиболее важных и сложных проектов приказов или распоряжений, а также актов, издаваемых совместно с другими территориальными органами федеральных структур, могут создаваться рабочие группы.
Также сотрудники отдела общего обеспечения в своей деятельности руководствуются Федеральный законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с изменениями от 29 июня, 27 июля 2010 г.). Который был принят Государственной Думой 21 апреля 2006 года и одобрен Советом Федерации 26 апреля 2006 года. В данном законе прописывается порядок рассмотрения обращений граждан который распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами. Согласно данному закону письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
РАЗДЕЛ 3. ИЗУЧЕНИЕ ОСОБЕННОСТЕЙ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
документ оформление управленческий несекретный
Согласно временной Инструкции по делопроизводству в Управлении Федеральной государственной службы регистрации, кадастра и картографии по Белгородской области управленческие документы в организации оформляются редакторе «Word», шрифтом Times New Roman размером № 14 на соответствующем бланке без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение средствами копировально-множительной техники. Обязательным реквизитом документа является заголовок. Заголовок должен быть кратким, правильно передавать содержание приказа (распоряжения) и отвечать, как правило, на вопрос «О чем?».
Если в приказе (распоряжении) отражено несколько вопросов, заголовок можно формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.
Шрифт заголовка - полужирный Times New Roman, размер № 14.
Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1 интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа (распоряжения), как правило состоит из двух частей: вводной (констатирующей) и распорядительной.
Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, причем день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами.
В нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты - 11 января 2005 г.
На приложениях в правом верхнем углу первого листа проставляется следующая отметка:
ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области от ____________ № _____________
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к распоряжению Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области от ____________ № _____________
УТВЕРЖДЕНО(А) приказом Управления Федеральной регистрационной службы по Белгородской области от ____________ № _____________При наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом допускается указание знака №.
Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится внизу последнего листа приложения.
До представления на подпись руководителю Управления или его заместителям распорядительные документы должны быть отредактированы редактором организационно- контрольного отдела и согласованы в следующем порядке:
руководитель подразделения - исполнителя, подготовившего проект документа;
начальник финансово-экономического отдела, если документ предусматривает расходы финансовых средств;
начальник отдела государственной службы и кадров - для приказов по личному составу;
начальник отдела правового обеспечения и судебной защиты;
заместитель руководителя Управления, курирующий работу подразделения-исполнителя;
заместители руководителя Управления, курирующие структурные подразделения, которым даются конкретные задания или поручения.
Процедура согласования осуществляется структурным подразделением - исполнителем проекта и включает в себя личную подпись (визу) согласующего, ее расшифровку с указанием инициалов, фамилии и должности, дату визирования.
Поступающие на визирование в структурное подразделение проекты должны быть рассмотрены ими не позднее следующего за поступлением в отдел дня. Отдел правового обеспечения и судебной защиты рассматривает проекты документов не более двух дней. Общий срок визирования проекта не должен превышать семь рабочих дней.
Проекты приказов и распоряжений представляются на согласование и на подпись руководителю Управления с листом рассылки и со всеми документами, необходимыми для их полного и всестороннего рассмотрения.
Проект приказа визируется на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра в верхней части листа.
Если согласующий не согласен с текстом приказа, то он излагает свои замечания на отдельном листе и делает заметку «Замечания прилагаются». Визы располагаются одна под другой по иерархии должностей. На обороте последнего листа первого экземпляра документа ниже виз указывается фамилия, инициалы, телефон исполнителя и его подпись.
В случае совпадения должностного лица, визирующего приказ, и исполнителя, его подпись ставится один раз.
РАЗДЕЛ 4. АНАЛИЗ БЛАНКОВ
В Управлении Федеральной государственной службы регистрации, кадастра и картографии присутствуют три основных вида бланков, это бланк приказа (см. приложение 2), бланк распоряжения (см. приложение 3) и общий бланк (см. приложение 4).
Бланк распоряжения оформляется, так же как и бланк приказа, имеет тот же состав реквизитов. Отличием является лишь реквизит наименование вида документа, в первом бланке указывается наименование «ПРИКАЗ», на втором виде бланка указывается вид документа «РАСПОРЯЖЕНИЕ».
Общий бланк используется организацией для переписки с вышестоящим руководящим органом, обособленными отделами Управления, органами государственной власти, органами местного самоуправления. Данный бланк имеет следующий набор реквизитов: государственный герб Российской Федерации, наименование организации, справочные данные об организации, дата документа, регистрационный номер, а так же ссылка на дату и номер документа. Расположение реквизитов угловое.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Можно сделать вывод о том, что Отдел общего обеспечения в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными требованиями Государственных стандартов Российской Федерации на организационно-распорядительную документацию, временной Инструкцией по делопроизводству в Управлении Федеральной регистрационной службы, кадастра и картографии по Белгородской области, Положением об отделе обеспечения Федеральной службы государственной регистрации и картографии по Белгородской области. В результате прохождения практики я познакомилась с документами, которые мне были интересны как будущему документоведу, это такие документы как:
нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
структуру предприятия и его подразделений;
основы организации труда;
основы законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
и другими документами.
В результате изучения служебной документации Управления можно сделать следующий вывод: оформление всех документов используемых в организации соответствует ГОСТу Р 6.30-2003 и другим нормативно-методическим документам, изданным на уровне организации по оформлению документации. Организация работы с документами в Управлении находится на очень высоком уровне.