Кассир в бухгалтерии: оформляем трудовые отношения
Кассир в бухгалтерии: оформляем трудовые отношения
Кассир должен быть внимательным и ответственным. Согласно требованиям законодательства он должен, в частности, нести полную материальную ответственность (договор о которой с ним заключает наниматель). В связи с этим у нанимателей порой возникает вопрос: кому доверить выполнение такой работы? В статье речь идет о том, кто в организации может быть кассиром, как правильно оформить трудовые отношения с кассиром или работником, выполняющим его обязанности.
Об особенностях приема на работу кассира
Согласно Единому квалификационному справочнику должностей служащих, утвержденному Постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 №159 (далее - ЕКСД), кассир относится к категории "другие служащие". Поскольку он не является руководителем или специалистом, по общему правилу на него не заводится личное дело (ч. 2 п. 2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 №2 (далее - Инструкция №2)). При этом нанимателю не запрещается оформлять личные дела в отношении работников, не перечисленных в ч. 2 п. 2 Инструкции №2.
В отдельных отраслях экономики могут быть установлены некоторые особенности. Так, для организаций торговли и общепита должность "главный кассир предприятий торговли и общественного питания" относится к категории руководителей. На такого работника необходимо обязательно завести личное дело.
При поступлении на работу кассир, как и бухгалтер, допускается к ней только после проведения предварительного профилактического наркологического осмотра (п. 11 Перечня категорий (профессий и должностей) работников, допуск к работе которых осуществляется после проведения предварительного профилактического наркологического осмотра при поступлении на работу, утвержденного Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь, Министерства внутренних дел Республики Беларусь, Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 08.08.2005 №23/243/104).
Для исполнения своих обязанностей кассир должен знать нормативные акты по ведению кассовых операций, правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг, порядок оформления приходных и расходных документов и т.п. (разд. III ЕКСД).
Руководитель организации (подразделения) при приеме кассира на работу обязан под расписку ознакомить его с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4 (далее - Инструкция №4). После этого с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (п. 65 Инструкции №4).
В Трудовом кодексе Республики Беларусь (далее - ТК) предусмотрены ограничения в отношении совместной работы кассира с его близкими родственниками / свояками. Совместная работа таких лиц в одной организации (обособленном подразделении) на должности руководителя, главного бухгалтера (его заместителей) и кассира запрещена, если она связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного из них другому (например, главный бухгалтер и кассир являются супругами) (ст. 27 ТК). Данный запрет распространяется лишь на государственные организации, в иных субъектах хозяйствования он может быть установлен по решению собственника.
Если нецелесообразно вводить штатную единицу кассира
В малых и средних организациях из-за небольшого объема соответствующей работы может отсутствовать необходимость в кассире, работающем на условиях полной занятости. В связи с этим возникает вопрос: кому можно поручить выполнять обязанности кассира?
Предусмотрено, что юридическое лицо самостоятельно определяет возможность возложения обязанностей кассира на отдельных работников (ч. 3 ст. 67 Инструкции №4).
Руководителям, бухгалтерам, работникам организации, подразделения, пользующимся правом подписи кассовых документов, запрещено исполнять обязанности кассира, за исключением случаев, когда в штате нет другого лица, на которое можно возложить эти обязанности.
Кассовые документы (т.е. документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств) подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные ими на то лица (ч. 5 ст. 9 Закона Республики Беларусь от 18.10.1994 №3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности")
Для принятия решения о том, кому поручить обязанности кассира, руководителю необходимо проанализировать штатное расписание. Исходя из вышеизложенного, их может выполнять работник, которому не предоставлено право подписи кассовых документов, однако, на наш взгляд, следует учитывать наличие у него соответствующих знаний. Так, полагаем, нельзя возложить функции кассира на лиц, которые в силу образования и трудовых обязанностей не могут их осуществлять (например, водитель, рабочие и др.).
Чаще всего работу кассира выполняет один из бухгалтеров организации. Рассмотрим несколько вариантов оформления отношений с ним.
Вариант 1. Совмещение
Совмещать обязанности кассира может бухгалтер, т.е. он наряду с основной работой, обусловленной трудовым договором, выполняет работу кассира.
При этом поручение работнику дополнительных обязанностей по другой должности по сравнению с предусмотренной трудовым договором изменяет его существенные условия труда. В таких случаях наниматель письменно за один месяц должен предупредить работника, указав в уведомлении обоснованные производственные, организационные или экономические причины (ч. 2, 3 ст. 32 ТК). При согласии работника по истечении этого срока заключается дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ. При отказе от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор с работником может быть прекращен по п. 5 ст. 35 ТК. Если бухгалтер сам инициирует совмещение (т.е. подает заявление с соответствующей просьбой), нет необходимости предупреждать его об изменении существенных условий труда.
За совмещение должностей устанавливается доплата, размер которой наниматель определяет по соглашению с работником (ст. 67 ТК). В штатное расписание должна быть включена часть штатной единицы по должности кассира.
ПРИКАЗЫВАЮ:
. Установить бухгалтеру Поповой Елене Олеговне совмещение обязанностей кассира с 03.01.2011 без освобождения от выполнения основной работы.
2. Установить Поповой Е.О. с 03.01.2011 доплату за совмещение должностей в размере 25% от должностного оклада кассира в соответствии со ст. 67 Трудового кодекса Республики Беларусь.
. Заключить с Поповой Е.О. договор о полной индивидуальной материальной ответственности.
Основание: уведомление Поповой Е.О. об изменении существенных условий труда от 02.12.2010; письменное согласие Поповой Е.О. на изменение существенных условий труда; дополнительное соглашение к трудовому договору с Поповой Е.О. от 03.01.2011 №3
В этом случае наниматель заключает с бухгалтером отдельный трудовой договор о работе кассиром по совместительству и оформляет приказ. Напомним, что работа по совместительству выполняется в свободное от основной работы время (однако в отношении кассира обеспечить это сложно, поэтому данный вариант практически не используется).
Труд лиц, работающих по совместительству, оплачивается пропорционально отработанному времени (ст. 346 ТК). В штатное расписание должна быть включена часть штатной единицы по должности кассира.
Формулировка приказа может быть следующей:
ПРИНЯТЬ:
Попову Елену Олеговну, бухгалтера, на должность кассира с 03.01.2011 по совместительству с окладом согласно штатному расписанию, установив ей для выполнения обязанностей кассира 1/2 от полной нормы продолжительности рабочего времени (ст. 112 Трудового кодекса Республики Беларусь): 20 часов в неделю.
Основание: заявление Поповой Е.О.; трудовой договор о работе по совместительству от 03.01.2011
Вариант 3. Расширение трудовой функции
Если в штатном расписании отсутствует штатная единица кассира, в трудовом договоре и должностной инструкции бухгалтера не предусмотрено ведение кассовой работы, а необходимость в ней есть, нужно помнить о следующих правилах.
Во-первых, наниматель не вправе требовать от сотрудника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (ст. 20 ТК).
Во-вторых, чтобы включить в должностные обязанности сотрудника ведение кассовой работы, необходимо получить его письменное согласие, уведомив за месяц о расширении трудовой функции, поскольку это является изменением существенных условий труда, которое допускается только по обоснованным производственным, организационным или экономическим причинам (ст. 32 ТК).
В-третьих, наниматель вносит в должностные обязанности работника изменения и дополнения, предусматривающие выполнение обязанностей по другим должностям, близким по содержанию работ, равных по сложности, не требующих другой специальности, квалификации и изменения наименования должности (ч. 7 п. 10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.03.2004 №32 (далее - Общие положения ЕКСД)).
Формулировка приказа может быть следующей:
В связи с отсутствием в штатном расписании частного торгового унитарного предприятия "Товары" должности кассира и невозможностью возложить такие обязанности на другого работника кроме бухгалтера
ПРИКАЗЫВАЮ:
. Возложить на бухгалтера Попову Елену Олеговну следующие обязанности без освобождения от выполнения основной работы:
прием, выдача, учет и хранение денежных средств;
оформление приходных и расходных документов
. Внести изменения в штатное расписание, должностную инструкцию бухгалтера и трудовой договор с Поповой Е.О.
Основание: уведомление Поповой Е.О. об изменении существенных условий труда от 02.12.2010; письменное согласие Поповой Е.О. на изменение существенных условий труда
Если работник не согласен с изменением существенных условий труда или отказывается работать с изменившимися существенными условиями, трудовой договор с ним прекращается по п. 5 ст. 35 ТК.
Вариант 4. Перевод бухгалтерия совмещение функция кассир
Включение в должностную инструкцию бухгалтера обязанностей кассира может привести к необходимости заменить наименование должности "бухгалтер" на двойное наименование "бухгалтер-кассир" (например, когда выполнение трудовых функций, соответствующих характеристике каждой из этих должностей в ЕКСД, занимает равное количество рабочего времени).
Отметим, что по общему правилу при осуществлении работником двух или нескольких трудовых функций наименование его должности устанавливается с учетом наибольшего удельного веса работ, выполняемых в пределах той или иной функции. Вместе с тем в исключительных случаях допускаются двойные наименования должностей.
Так, условиями установления двойных наименований являются:
наличие составляющих этих наименований в Общегосударственном классификаторе Республики Беларусь "Профессии рабочих и должности служащих" ОКРБ 006-96;
наличие квалификационных характеристик должностей в ЕКСД;
выполнение служащими в пределах этих трудовых функций работ (обязанностей), родственных по содержанию и равных по сложности, в рамках одной специальности и квалификации (ч. 9 п. 4 Общих положений ЕКСД).
Указанное изменение должности оформляется как перевод, поэтому необходимо письменное согласие работника (ч. 1, 2 ст. 30 ТК). Это может быть заявление с просьбой о переводе или соответствующая запись в приказе о переводе: "С переводом на должность бухгалтера-кассира согласен". С работником, переведенным на новую должность, заключается новый трудовой договор. При этом должность бухгалтера-кассира должна быть включена в штатное расписание.
Во всех вышеперечисленных вариантах при возложении на работника обязанностей кассира наниматель обязан ознакомить его с Инструкцией №4.
В приказе может быть сделана отметка:
С Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4, ознакомлена.
Бухгалтер подпись Е.О. Попова
Если бухучет ведет сторонняя организация
Бухгалтерская и кассовая работа связаны между собой, поэтому, передавая ведение бухгалтерского учета сторонней организации, заказчику необходимо решить, как будет поставлена кассовая работа и кто ее будет вести - сторонняя организация или работник (в том числе руководитель) организации-заказчика.
В соответствии с нормами Инструкции №4 кассир является материально ответственным лицом (п. 65 Инструкции №4). Это предполагает наличие трудовых отношений с организацией. На наш взгляд, сторонней организации (ее специалисту, непосредственно ведущему бухучет организации) нельзя передать функции кассира, особенно те, которые связаны с приемом и выдачей наличных денежных средств. Исключением могут быть ситуации, когда по условиям договора на оказание услуг сторонняя организация переводит специалиста-бухгалтера в штат организации-заказчика. В этом случае бухгалтер будет состоять в трудовых отношениях с организацией-заказчиком, следовательно, он может быть материально ответственным лицом и кассиром.
Кассиру (а также иным работникам, которые выполняют его функции) запрещено передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п. 67 Инструкции №4).
Если необходимо временно заменить кассира либо иное лицо, выполняющее его функции (например, в случае болезни, отпуска), соответствующие обязанности возлагаются на другого работника (ч. 2 п. 67 Инструкции №4). Наниматель издает приказ и устанавливает сотруднику, заменяющему кассира, доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ст. 67 ТК). Наниматель должен также заключить с ним на период выполнения обязанностей кассира договор о полной материальной ответственности и ознакомить с Инструкцией №4.
Формулировка приказа может быть такой:
В связи с болезнью кассира Петровой Т.В.│
ПРИКАЗЫВАЮ:
. Возложить на бухгалтера Попову Елену Олеговну выполнение обязанностей кассира частного торгового унитарного предприятия "Товары" на время болезни кассира Петровой Т.В. с 18.01.2011.
2. Установить Поповой Е.О. на время исполнения ею обязанностей кассира доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника в соответствии со ст. 67 Трудового кодекса Республики Беларусь в размере 20% должностного оклада кассира.
. Ознакомить Попову Е.О. с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2008 №4.
. Заключить с Поповой Е.О. договор о полной индивидуальной материальной ответственности на время исполнения ею обязанностей кассира
По решению нанимателя на период отсутствия на работе кассира может быть установлено замещение. При этом сотрудник, выполняющий обязанности кассира, освобождается от основной работы в связи с производственной необходимостью для замещения временно отсутствующего работника: оформляется временный перевод (ч. 1, 2 ст. 33 ТК).
Оплата при временном заместительстве производится на основании коллективного договора, положения об оплате труда и (или) приказа согласно ст. 68 ТК.
При замещении отсутствующего сотрудника временный перевод без согласия работника не должен превышать один месяц в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). Если такое согласие получено, срок временного перевода можно увеличить (ч. 3 ст. 33 ТК) │
Что выбрать - выполнение обязанностей временно отсутствующего работника или временный перевод - решает наниматель.
В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь, иная уважительная причина) находящиеся у него под отчетом наличные деньги в присутствии руководителя и главного бухгалтера либо назначенной комиссии немедленно пересчитываются и принимаются другим кассиром. Результаты пересчета отражаются в акте произвольной формы, в котором делается отметка об отсутствии кассира при проведении пересчета и передаче наличных денег. Если нет возможности пересчитать деньги, касса закрывается и опечатывается без пересчета (п. 68 Инструкции №4).