Разработка системы управления рекламной деятельностью фирмы на примере ООО 'Амбер-групп'

ВВЕДЕНИЕ

Разработка системы управления деятельностью фирмы является актуальной темой в наше время. Правильно управлять организацией - значит оказывать необходимое влияние на производительность работы сотрудника или организации в целом для достижения поставленной цели. Система управления организации разработана для того, чтобы все происходящие в ней процессы реализовывались своевременно и качественно.

Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации.[27]

Система управления организации - ключевое понятие Теории организации, оно тесно связанно с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей.[23, с.17]

Задачей системы управления является организация профессиональной управленческой деятельности, которую анализируют как процесс (совокупность действий, которые ведут к образованию взаимосвязей между частями целого), либо как явление (объединение элементов для реализации миссии организации).

Коротков Э.М. считает, что эффективность организации следует определять через оптимальное взаимодействие между различными аспектами организации (документооборот, связь между отделами).[19]

Анализ, разработка и совершенствование системы управления организации способствует дальнейшему достижению поставленных целей и задач.

Актуальность дипломной работы состоит в том, что любая современная компания нуждается в качественной системе управления. Чем эффективней система управления, тем выше работоспособность компании в целом. В дальнейшем повышается имидж компании, конкурентоспособность на рынке услуг, значительно сокращается время на обработку информации.

Системы управления разработаны людьми для реализации их целей. Они разработаны с учетом всех необходимых требований для определенной сферы бизнеса. Необходимо внедрить в компанию такую систему управления, чтобы она удовлетворяла все потребности компании.

Проблемами разработки системы управления, разработки теоретических основ управленческого процесса, а также практических рекомендаций для разработки системы управления деятельности занимаются многие исследователи. Например, Граждан В.Д., Коротков Э.М., Меняев М.Ф., Смирнов Э.А., Щербина В.В., Дорф <#"555412.files/image001.gif">

Рис 2.1 Организационная структура ООО «Амбер-групп»

2.3 Анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «Амбер-групп»

.3.1 Коэффициенты финансовой устойчивости

В данном разделе рассчитываются коэффициенты, характеризующие финансовую деятельность компании ООО «Амбер-групп» за 2009 - 2011 гг.

Для расчета данных коэффициентов необходимо воспользоваться данными Бухгалтерского баланса (за 2009 - 2011 гг.) и Отчетом о прибылях и убытках (за 2009 - 2011 гг.)

. Коэффициент независимости (собственности) показывает долю собственных средств в стоимости имущества предприятия (норма не ниже 0,7, если ниже неустойчиво). По данным таблицы №1 можно увидеть, что положение компании растет с каждым годом. Но даже в 2011г. показатель ниже нормы, это говорит о том, что положение компании неустойчиво. Возможно в 2012 году показатель будет выше, чем в предыдущих годах.

. Удельный вес заемных средств в стоимости имущества (норма не выше 0,3). Показывает, какая доля активов финансируется за счет заемных средств. Показатель превышает нормы, но не значительно. К концу 2011 года показатель стремится к норме.

. Соотношение собственных и заемных средств (чем меньше, тем лучше, не больше 1). Показывает эффективность использования собственного капитала. Показатель уменьшается к 2011 году, можно сделать вывод, что заемные средства уменьшаются.

. Удельный вес дебиторской задолженности в стоимости имущества (критическая величина равна 1). Показывает объем имеющейся дебиторской задолженности в общей стоимости имущества. Чем меньше, тем лучше. В данной компании показатель с каждым годом уменьшается.

. Удельный вес собственных и долгосрочных заемных средств в стоимости имущества. Показатель с каждым годом увеличивается, собственные средства занимают большую часть стоимости имущества.

Данные расчета представлены в Таблице 2.3.1

Таблица 2.3.1 Коэффициенты финансовой устойчивости

По данным расчетам можно сделать вывод, что компания финансово неустойчиво, имеет заемные средства, но не так много. Стоит обратить большое внимание на долю заемных средств в компании. Положение с каждым годом намного лучше, чем в предшествующих годах. Это говорит о том, что в дальнейшем возможны улучшения положения.

2.3.2 Коэффициенты платежеспособности или ликвидности

Коэффициенты платежеспособности (ликвидности) отражают способности компании погашать текущую задолженность за счёт имеющихся текущих (оборотных) активов.[4, с. 45]

1.  Коэффициент абсолютной ликвидности (норма не ниже 0,2 - 0,25).

Чем выше его величина, тем больше гарантия погашения долгов, так как для этой группы активов практически нет опасности потери стоимости в случае ликвидации предприятия и не существует никакого временного лага для превращения их в платежные средства. Положение компании нестабильно и варьируется с каждым годом.

.  Коэффициент покрытия краткосрочных обязательств (норма не ниже 0,7 - 0,8).            Коэффициент покрытия дает возможность установить, достаточно ли ликвидных активов для погашения краткосрочных обязательств. В этом случае компания без проблем может покрывать краткосрочные обязательства.

. Общий коэффициент покрытия (норма не ниже 1).

Если общий коэффициент покрытия на уровне, это означает, что ему хватит для продолжения стабильной финансовой деятельности после погашения долгов.[4, с. 49]

В данной компании положение выше нормы и это говорит о том, что в компании не возникнет проблем после погашения долгов.

. Удельный вес запасов и затрат в сумме краткосрочных обязательств.

Показатель показывает, какую часть краткосрочных обязательств предприятие может погасить, реализовав материальные и товарные ценности.

Данные расчета представлены в Таблице 2.3.2

Таблица 2.3.2 Коэффициенты платежеспособности или ликвидности

Компания способна погасить кредиторскую задолженность собственными силами. С каждым годом ее положение становится более устойчивым.

2.3.3 Показатели деловой активности

Показатели деловой активности позволяют проанализировать, насколько эффективно предприятие использует свои средства. Анализ деловой активности заключается в исследовании уровней и динамики финансовых коэффициентов оборачиваемости.[34, с. 83]

. Общий коэффициент оборачиваемости отражает эффективность использования всех имеющихся в распоряжении предприятия средств, вне зависимости от их источников. Показатель ниже нормы, компания не эффективно использует средства предприятия.

. Оборачиваемость запасов и длительность 1 оборота (365/К3.2.).

Чем меньше показатель оборачиваемости запасов в днях, тем меньше затоваривание, быстрее можно реализовать товарно-материальные ценности и, в случае необходимости, погасить долги. С каждым годом показатель увеличивается.

. Оборачиваемость собственных средств. Отражает скорость оборота собственного капитала предприятия.

Данные расчета представлены в Таблице 2.3.3

Таблица 2.3.3 Показатели деловой активности

Компания использует свои средства не достаточно. Положение компании варьируется с каждым годом.

2.3.4 Коэффициенты рентабельности

Коэффициенты рентабельности - финансовые показатели, характеризующие прибыльность работы компании.[4, с.51]

1. Коэффициент рентабельности капитала, показывает сколько балансовой или чистой прибыли получено с 1 рубля стоимости имущества.

. Рентабельность собственного капитала, показывает сколько прибыли получено с каждого рубля, вложенного в собственный капитал.

3. Рентабельность продаж. Рентабельность продаж более правильно называть прибыльностью, обычно она обозначается термином маржа, т.е. разница между продажной ценой и себестоимостью (Margin), который понимается как коэффициент прибыльности, доходности продаж, но допустим также и вариант рентабельность продаж.[34, с. 107]

Данные расчета представлены в Таблице 2.3.4

Таблица 2.3.4 Коэффициенты рентабельности

Показатели рентабельности не большие, но с каждым годом они растут. Можно сделать вывод, что у компании низкий уровень рентабельности, но в дальнейшем он будет намного выше.

2.3.5 Показатели рейтинговой оценки

1. Показатель характеризует наличие собственных оборотных средств (коэффициент обеспеченности собственными средствами) (норма 0,1). Показатели выше нормы. Собственные средства компании в хорошем состоянии.

. Показатель характеризует степень общего покрытия всеми оборотными средствами срочных обязательств (коэффициент покрытия) (норма 2). Дает общую оценку платежеспособности предприятия. Платежеспособности предприятия в норме.

. Коэффициент интенсивности оборота авансированного капитала, характеризует объем реализованной продукции, приходится на рубль вложенных средств деятельности предприятия (норма 2,5). Показатель очень низкий.

4. Коэффициент эффективности управления предприятия характеризуется отношением величины выручки и прибыли от реализации (норма 0,48). Показатель с каждым годом растет и находится рядом с нормой.

5. Рентабельности предприятия (норма 0,2). Показатель эффективности использования основных средств предприятия, производственных ресурсов. Основные средства компания используются неэффективно.

Данные расчета представлены в Таблице 2.3.5

Таблица 2.3.5 Показатели рейтинговой оценки

Рейтинговое число (норма 1,27):

R(2009)=1,02

R(2010)=1,12

R(2011)=1,08

Следует сказать, что положение компании нестабильно. 2010г. более благоприятный, чем 2009г. и 2011г. Возможно, в следующие года компания улучшит свои результаты. Компания имеет большой объем собственных оборотных средств, высокую степень общего покрытия всеми оборотными средствами срочных обязательств, низкий объем реализованной продукции, а уровень рентабельности не соответствует нормативному значению.

В итоге следует сделать вывод о том, что финансовое состояние компании «Амбер-групп» положительное и имеет стабильный характер. Деятельность компании эффективна. Компания способна погасить кредиторскую задолженность.

2.4 Анализ внешней и внутренней среды компании ООО «Амбер-групп»

.4.1 Характеристика внешней среды деятельности ООО «Амбер-групп»

Существует множество внешних факторов, влияющих на организацию: экономические, социо-культурные, конкурентные, политические, демографические, географические, финансовые, мировые, технико-технологические, предпринимательского порядка, «шоковые» и др.[38, с. 46]

Рассмотрим влияние некоторых из них:

1.  Социальные изменения:

· переход специалиста к конкурентам, это может повлиять уход постоянного клиента к конкурентам;

·        разочарование в работе персонала, в итоге сокращение персонала, потеря квалифицированных работников;

·        переход клиентов к конкурентам, следовательно уменьшение прибыли и позиций на рынке;

·        изменение стиля жизни, привычки и ценности персонала могут повлиять на общую массу доступно рабочей силы и поведение клиентов.

. Демографические тенденции

· высокие темпы роста населения выгодны для бизнеса, т.к. обозначают растущий потенциальный рынок;

·        низкие темпы роста уменьшают и рынок потребителей, и рынок труда.

. Государственные изменения:

· изменения в законодательстве, необходимо следить за этим, чтобы не нарушать права;

·        создание новых законов, следует следить за этим, чтобы предоставлять правильные услуги;

·        изменение налогообложения, возможно повышение процентных ставок, что влияет на расходы.

4. Экономические изменения:

· повышение цен на программное обеспечение, следует иметь денежные средства на данные расходы;

·        повышение цен на коммунальные услуги. В собственности фирмы находятся 3 здания, которые необходимо обслуживать;

·        инфляция влияет на излишек спроса в условиях полной занятости и на избыточный денежный спрос;

·        возможный кризис может повлиять на сокращение сотрудников, уменьшение прибыли и уменьшение клиентов.

5. Конкурентные изменения:

· появление новых конкурентов, переход клиентов к ним;

·        одновременное освоение новых программных продуктов, в итоге это повлияет на ценовые позиции;

·        изменение цен на услуги влияет на долю рынка.

6. Изменения на рынке:

· появление новых способов подхода к решению проблем, сокращает время работы;

·        устаревание программных продуктов приведет к уменьшению спроса.

Угрозы и возможности:

· Повышение стоимости программных продуктов

·        Увеличение стоимости оборудования и программного обеспечения

·        У конкурентов стоимость услуг на 15% дешевле

2.4.2 Характеристика внутренней среды деятельности

ООО «Амбер-групп»

Силы и слабости:

· Обновление знаний у сотрудников

Отличительные возможности:

· Поддержание сайта компании

·        Обновление услуг

·        Скидки постоянным клиентам

Социальная ответственность:

· Соблюдение законодательства

Ценности менеджмента:

· Проведение мероприятий с целью поддержки благоприятной атмосферы в коллективе

·        Соблюдение норм безопасности

·        Качественная работа с клиентами

·        Соблюдение своих обязанностей

. Маркетинг.

Компания находится на высоких позициях среди рекламных компаний по Тюменской области. В 2011 году компания победила в профессиональном конкурсе «Дни выбора BTL-агентств».[2]

Профессиональные, креативные решения в области рекламы, маркетинга и паблик рилейшнз, в совокупности с индивидуальным подходом к каждому Клиенту, и, как результат долгосрочное и эффективное сотрудничество.

. Исследования и разработки.

Постоянное повышение квалификации сотрудников в областях своей специализации, наличие методологических разработок по каждой заявленной услуге, соблюдение единых стандартов оказания услуг обеспечивает высокое качество рекламных услуг в деятельности. Ежегодно сотрудники компаний участвуют в различных конкурсах и борются за проведение того или иного проекта.

. Управленческая команда.

В составе компании энергичная команда специалистов, имеющих опыт работы в рекламном бизнесе. Понимание этого позволяет качественно и оперативно разрабатывать и реализовывать проекты различной сложности.

Результат нелегкого труда это постоянные Клиенты и Партнеры, перед которыми компания ощущает глубокое чувство ответственности за результативность и эффективность выполненной работы.

. Операции.

Клиенты компании из разных сфер деятельности:

Nokia, Garnier, Coca-Cola, Nivea, Royal Canin, Lindor, Samsung, Philips, Дарио, Агенство недвижимости «МИАН», Красавчик, Золотые луга и многие другие.

. Человеческие ресурсы.

Коллектив компании это квалифицированный персонал, обладающий высокопрофессиональными качествами в области предоставления рекламных услуг. Персонал ежегодно проходит повышение квалификации на тренингах и семинарах.

Проведем SWOT - анализ ООО «Амбер-групп».

Для того чтобы получить ясную оценку сил вашего предприятия и ситуации на рынке, существует SWOT-анализ.анализ - это определение сильных и слабых сторон вашего предприятия, а также возможностей и угроз, исходящих из его ближайшего окружения (внешней среды).

·  Сильные стороны (Strengths) - преимущества вашей организации;

·              Слабости (Weaknesses) - недостатки вашей организации;

·              Возможности (Opportunities) - факторы внешней среды, использование которых создаст преимущества Вашей организации на рынке;

·              Угрозы (Threats) - факторы, которые могут потенциально ухудшить положение вашей организации на рынке.

Применение SWOT-анализа позволит систематизировать всю имеющуюся информацию и, видя ясную картину «поля боя», принимать взвешенные решения, касающиеся развития бизнеса.[32]

Матрица SWOT-анализа представлена в Таблице 2.4.1

Таблица 2.4.1 Матрица SWOT-анализа

По итогам SWOT - анализа можно сделать вывод о том, что в компании много сильных сторон. Все угрозы и слабые стороны - разрешимы. Компании занимает высокое место на рынке услуг.

Для большего сохранения уверенности на рынке можно предложить несколько стратегий:

· Освоение новых программных продуктов;

·        Повышение качества услуг;

·        Постоянна поддержка рекламы;

·        Сокращение издержек;

·        Повышение квалификации персонала;

·        Расширение спектра услуг.

Компания должна быть готова к возможным изменениям во внешней и внутренней среде. Необходимо разрабатывать краткосрочные и долгосрочные планы.

2.4.3 Анализ конкурентов

Любая компания стaлкивaется с мнoжествoм рaзнooбрaзных кoнкурентoв. На рынке компания работает в окружении подобных же фирм - фирм конкурентов. Для эффективного бизнеса необходимо не только обнаруживать, но и постоянно изучать конкурентов.

Рассмотрим несколько Тюменских фирм в области рекламных услуг.

. Агентство A One Publicity. Компания проводит презентации, лотереи, мероприятия, дегустации.

. Рекламно-информационное агентство «Дива». Специализация компании: дегустации, промо-акции, проведение праздников, наружная реклама, раздача листовок.

. Рекламное агентство «Energy». Компания проводит промо-акции под ключ, распространяет информацию по информационным стойкам, занимается расклейкой объявлений, афиш, рекламы и также вручает подарки за совершение покупки.

. Агентство коммуникаций «Маркетинг сервис». Компания занимается проведением мероприятий, маркетинговыми исследованиями, проводит акции для потребителей.

. Маркетинговая компания «Арт-Бомонд». Компания провидит мероприятия с розыгрышем призов, консультирование посетителей, проведение промоакций, проведение акций «подарок за покупку».

Все эти компании пересекаются друг с другом и предоставляют такие же услуги, как и данная компания «Амбер-групп».

Для того, чтобы компания являлась лидером и занимала высокие позиции необходимо: совершенствовать свои услуги, иметь в штате высоко специализированных работников и повышать их квалификацию, быть готовым к изменениям ситуации на рынке, выполнять свою работу качественно и эффективно.

Глава 3. Разработка системы управления деятельностью организации ООО «Амбер-групп»

.1 Анализ существующей системы управления

Как уже писалось ранее, для того чтобы разработать систему управления необходимо провести несколько шагов. Первый из них это анализ существующей системы управления.

Как таковой системы управления предприятием у компании нет. Компания пользуется сервисом «Менеджер-Онлайн». Он позволяет ввести список контактов, а также сохранять история общения с ним. Для данной рекламной компании это программа необходима, т.к. в ней работает большое количество промоутеров и супервайзеров. В программе содержится информация, а именно: ф.и.о., телефоны, дата рождения, данные паспорта.

Плюсы такой программы ведение единой базы данных и безопасность, что очень важно для рекламной компании. Минусы данной программы - это наличие выхода в Интернет, что не всегда возможно и платное пользование услугой (2100 тыс. рублей в месяц).

Распоряжения и задания для сотрудников назначаются лично, либо через корпоративную почту. Проследить за выполнением задания невозможно, необходимо учесть это в разработке новой системе управления.

Все документы компании хранятся в локальной сети. С одной стороны это очень удобно, любой сотрудник может получить, отправить тот или иной документ, а с другой стороны нет никакой гарантии, что этот документ не удалится с компьютера.

В итоге в компании существует обычные средства управления: почта, телефоны, локальная сеть.

Компания нуждается в хранение сведений об информационных, технических, материальных ресурсов в одной программе.

3.2 Обозначение и постановка проблемы

В имеющейся системе управления не хватает:

. возможности проводить конференцию. В реализации проектов необходима взаимосвязь нескольких сотрудников, что особенно важно для данной рекламной компании. Если сотрудника нет на рабочем месте, это еще более усложняет работу;

. возможности поиска документов. В куче разных программ очень не просто найти необходимый документ. Возможно, он был удален или находится только в письменном варианте;

. ведения табеля рабочего времени. Необходимо вести учет рабочего времени персонала для отслеживания его работы;

. контроля за выполнением задания. Проводить анализ выполненных заданий и быть удостоверенным в том, что сотрудник занимается работой, а не проводит рабочее время впустую.

Вся информация оказывается разбросанной по различным компьютерным программам. Необходимо внедрить такую программу, которая объединит все эти составляющие в одну и будет обслуживаться бесплатно.

3.3 Проектирование

Учитывая все вышеперечисленные недостатки, в компанию предлагается внедрить систему групповой работы для управления предприятием TeamWox.

.3.1 Краткая характеристика системы управления предприятием TeamWox

Компания MetaQuotes Software Corp. начала свою деятельность в 2000-м году как разработчик программного обеспечения для финансовых рынков. За это время компания разработала пять информационно-торговых платформ для организации брокерского обслуживания на рынке Форекс: FX Charts, MetaQuotes, MetaTrader 3, MetaTrader 4 и MetaTrader 5.

Кроме торговых платформ, в 2005 году компания начала разработку систем управления компанией или, по-другому, систем групповой работы (Groupware). Со временем компания пришла к выводу, что проблема роста свойственна всем компаниям и подобные системы могут быть полезны для них. Так началась разработка новой, коммерческой системы - TeamWox. Она вобрала в себя все наши наработки и опыт в области создания и использования систем групповой работы. Эта система представляет собой простой, удобный, но функциональный инструмент управления современной компанией. Именно эти качества системы вызвали большой интерес у представителей самых разных компаний.- система управления предприятием, предназначенная для оптимизации производственных процессов компании. С ее помощью можно выстроить эффективную систему управления и ускорить принятие решений на основе полной и достоверной информации.[26]повышает эффективность работы всех сотрудников и их производительность, а также снижает затраты всего предприятия.

Программа TeamWox разработана для эффективной организации совместной работы в компании. Для того чтобы он давала результаты всю работу организации необходимо выполнять в ней. Она поможет обмениваться заданиями между сотрудниками, принимать и отправлять почту, принимать совместное участие в работе с документами. Также в ней можно ввести базу данных, в которой будут указаны все клиенты, заказчики, поставщики. В программе также есть чат и форум, они используются для внутреннего общения и защищены от посторонних людей.

Система управления TeamWox представлена в виде веб-серверного приложения. Для работы системы необходимо установить только сервер, а его клиенты (рабочие места) не нуждаются в установке специального программного обеспечения. Для работы в системе TeamWox достаточно иметь лишь обычный интернет-браузер. Разработчик системы рекомендует использовать Mozilla Firefox 2, Opera 9.64, Chrome 1, Safari 3, Internet Explorer 7 или выше.

Для входа в систему необходимо ввести адрес сервера в браузере и указать логин и пароль. Вход в программу представлен на Рис. 3.1.

Рис. 3.1 Вход в программу Teamwox

После этого можно работать в системе без каких-либо ограничений. Система построена таким образом, что зная логин и пароль, можно войти в нее с любого компьютера. Это очень удобно и позволяет вести работу удаленно. Например, находясь в командировке, можно будет зайти в программу и вести полноценную рабочую деятельность из любой точки мира. Также можно настроить систему безопасности таким образом, что войти в систему можно будет только с рабочего компьютера в офисе.[26]

Логин представляет собой аналог имени пользователя, по которому система будет однозначно идентифицировать его. Пароль нужен для защиты имени и выступает в качестве гарантии того, что от этого имени никто не сможет совершать различные действия в системе. Поэтому, никогда никому не следует сообщать свой логин и пароль, это большая опасность, особенно если данными воспользуются конкуренты. Логин и пароль по отдельности бесполезны, они будут работать только в связке друг с другом.

Стоимость программы зависит от количества пользователей. Стоимость программы представлена в Таблице 3.3.1

Таблица 3.3.1 Стоимость программы Teamwox

В стоимость системы входит один год подписки, по которой можно получать все обновления и есть возможность обращаться за техническими консультациями. Продление подписки на еще один год составляет 20% от стоимости продукта, но является опциональным. То есть можно не продлевать подписку и продолжать работать в системе без каких-либо ограничений. В этом случае нет возможности получения обновления и можно пользоваться только ограниченной технической поддержкой через официальный форум.

При необходимости есть возможность расширить количество пользователей. Необходимо отправить запрос на сайт с указанием домена, контактных данных и типа лицензии и доплатить только разницу в стоимости версий. Например, при переходе с 25-пользовательской лицензии на неограниченную стоимость доплаты составит 200 000 рублей, а не 300 000 как при покупке новой системы.

Преимущества данной программы:

. замена нескольких баз одной - единственной, т.е. единое информационное пространство;

. объединение нескольких средств связи, административных и финансовых функций

. постановка задач нескольким сотрудникам одновременно;

. работа с программой из любой точки мира;

. получение отчетов о работе;

. история о работе в программе;

. групповая работа с документами;

. передача и хранение документов;

. удобный и простой интерфейс;

. простота в обучении;

. бесплатная версия;

. скорость работы;

. функциональность;

14. может использоваться в качестве замены нескольким корпоративным приложениям;

15. обратная связь с клиентами.

Недостатки данной программы:

. работа возможна только при наличии выхода в Интернет;

. если количество пользователей превышает 11 человек работа, в программе является платной;

. без выхода в Интернет не возможно обновление программы

. высокая стоимость покупки.

3.3.2 Интерфейс программы TeamWox

Окно программы делится на несколько функциональных блоков. Верхняя часть называется шапкой (3) в ней расположены:

. в левой части (1) - название и логотип компании;

. в правой части (2) - панель инструментов.

Здесь выводятся уведомления о заданиях, письмах, беседах в чате и сообщениях в Чате. Уведомления всегда проинформируют о новом событии и, кликнув по нему, можно сразу попасть на требуемый элемент. Например, если появляется значок нового задания, то по клику оно загрузится, и его можно увидеть. Кнопка включения звуковых уведомлений также находится здесь. Если она включена, то каждое новое уведомление будет также сопровождаться звуковым сигналом. Кроме того, здесь же расположена ссылка на профиль (это имя пользователя) и кнопка выхода из системы.

Чуть ниже, расположена панель модулей (4), которая позволяет переключаться между ними. Эта панель - настраиваемая и количество вкладок может изменяться в зависимости от наличия тех или иных прав. Например, сотруднику отдела кадров не будет виден модуль "Расчеты". Зато его увидит сотрудник бухгалтерии.

Сразу под панелью модулей находится панель быстрых команд (5), которые относятся к конкретному модулю. Например, в модуле заданий находятся кнопки "Новое задание" и "Отчет". Это наиболее часто вызываемые команды, и поэтому они всегда расположены на видном месте.

Далее идет рабочая область (6), в которой отображаются все элементы данного модуля. Например, в Заданиях выводятся все задания, в Почте - все сообщения и так далее. В некоторых модулях слева от рабочей области также появляется дополнительная область. Она используется в роли навигатора, облегчающего работу с информацией.[26]

И шапку, и панель модулей можно увидеть на своем экране. В панели инструментов всегда будут появляться уведомления о новых событиях. В любой момент есть возможность просмотреть свой профиль или выбрать нужный модуль. Рабочая область и панель навигации будут изменяться в зависимости от выбранного модуля. Главная страница программы представлена на Рис. 3.2.

Рис. 3.2. Главная страница программы Teamwox

3.3.3 Краткое описание работы в TeamWox

В состав программы TeamWox входят следующие модули:

. Задания. В этом модуле можно планировать оперативные и долгосрочные задачи сотрудников компании и производить быстрый обмен информацией между ними.[18]

В отличие от привычных средств связи, которые работают в компании «Амбер-групп» (электронной почты, телефона), у заданий в TeamWox есть еще одно преимущество при решении производственных проблем. Поговорив с коллегой по телефону и решив какую-либо проблему, для восстановления всех деталей беседы необходимо полагаться лишь на свою память. Электронная почта и интернет-мессенджеры хранят историю обсуждения, но она очень разрозненная, и ее поиски занимают много времени.

Поговорив с коллегой по телефону и решив какую-либо проблему, для восстановления всех деталей беседы необходимо полагаться лишь на свою память. Электронная почта и интернет-мессенджеры хранят историю обсуждения, но она очень разрозненная, и ее поиски занимают много времени.

Задания в TeamWox лишены этого недостатка. Закрыв задание, сотрудники всегда смогут найти его в архиве и просмотреть все подробности: кто участвовал в дискуссии, как она проходила, какое решение было принято. А при необходимости они смогут заново поднять этот вопрос.

Автоматическая система отчетов по заданиям позволит оценить производительность сотрудников. Директор всегда будет знать, кто больше всех старается, и чья работа вносит наибольший вклад в общее дело компании. С отчетом по заданиям анализ производительности сотрудников станет намного проще и быстрее. Теперь директор будет точно знать, кого стоит премировать, а кого - стимулировать.

Модуль задания представлен на Рис. 3.3.

Рис. 3.2 Модуль задания

. Документы. Здесь расположены вся документация компании, которой можно обмениваться, вести контроль электронного документооборота, видеть прочитанность документа сотрудником, а также есть возможность подписания документов.[18]

Автоматизация документооборота с TeamWox - это возможность избавиться от кипы бумаг, кучи различных версий документов на различных компьютерах и бюрократии в компании.

Модуль документы представлен на Рис. 3.4.

Рис. 3.4 Модуль документы программы Teamwox

. Почта. В этом модуле можно вести как внутреннею почту, так и внешнюю. Данный модуль обладает рядом преимуществ по сравнению с обычной почтой в компании «Амбер-групп».

В TeamWox у каждого пользователя системы имеется служебный ящик, который называется «Назначенные». В нем он получает письма, которые на него назначили другие сотрудники. К примеру, для решения проблемы клиента необходима консультация конкретного сотрудника. Теперь коллега не пересылает ему письмо, а просто назначает его, как Задание. И у начальника появляется возможность видеть, что и в какой форме специалист ответил клиенту. Также появляется возможность подискутировать с специалистом и лишь потом отправить письмо клиенту. По мере необходимости можно назначить это письмо и на других сотрудников или даже отделы компании. Но все это будет храниться не на разных компьютерах, а в одном месте - в TeamWox.

Важно то, что вся переписка с клиентом автоматически попадает в разделы "Клиенты" и "Контакты". Руководитель может проследить всю историю переписки. Модуль почта представлен на Рис. 3.5.

Рис. 3.5 Модуль почта программы Teamwox

. Организации. В нем сосредоточена работа с клиентами.

Все организации отображаются в виде таблицы. На одной странице может быть расположено до 20 организаций. Если количество превысило лимит, то в конце списка появляется переключение по страницам.

Можно сделать фильтрацию в списке, что очень удобно при поиске. При нажатии электронного адреса происходит переход в модуль Почта, что очень ускорят процесс работы.

Все необходимые данные по организациям находятся в едином модуле, их просмотр возможен прямо из профиля организации. В профиле расположены вкладки: "Документы", "Почта", "Контакты", "Чат". Следовательно, открыв, например, вкладку "Почта", есть возможность увидеть всю историю переписки с этой организацией. Модуль организации представлен на Рис. 3.6.

Рис. 3.6 Модуль организации программы Teamwox

. Чат. Этот модуль предназначен для организации онлайн-общения с клиентами. Организация общения происходит посредством связи данного модуля с сайтом, размещенным в Интернете. На сайте должна быть помещена специальная страница, инициализирующая работу модуля.

Модуль "Чат" также позволят общаться сотрудникам внутри компании, используя персональные диалоги. Модуль чат представлен на Рис. 3.7.

Рис. 3.7 Модуль чат программы Teamwox

. Контакты.

В этом разделе можно вести детальную базу данных по всем клиентам и поставщикам: адреса, телефоны, контактные лица. Также хранить здесь все документы, электронные письма и обсуждения, связанные с конкретным клиентом. В TeamWox можно в любой момент найти всю историю взаимоотношений с клиентом. Модуль контакты представлен на Рис. 3.8.

Рис. 3.8 Модуль документы программы Teamwox

. Сотрудники.

В этом модуле отображается вся информация о сотрудниках. Здесь находятся личные данные, адреса, контакты (мессенджеры, электронные адреса, телефоны) и информацию о работе человека в компании. Для каждого сотрудника можно прямо в системе сохранять все документы, связанные с ним: договор о трудоустройстве, отсканированные копии паспортов, медицинские книжки и прочее. Здесь же ведется учет рабочего времени сотрудников. Можно быстро определить, кто из работников компании работает больше, а кто - меньше всех. Модуль сотрудники представлен на Рис. 3.9.

Рис. 3.9 Модуль сотрудники программы Teamwox

. Расчеты. Этот модуль предназначен для ведения информации по денежным операциям компании. Распределение денежных операций происходит по книгам, обозначающим тот или иной проект. Внутри книг проводятся контракты, заключенные с различными организациями. [28.]

Модуль расчеты представлен на Рис. 3.9.

Рис. 3.9 Модуль расчеты программы Teamwox

. Календарь. Он необходим для планирования личного времени, а также для планирования общекорпоративных мероприятий.

Для каждого сотрудника предусмотрен личный календарь, где он может планировать собственные мероприятия, а также видеть мероприятия, на которые он приглашен другими пользователями. Для планирования общекорпоративных мероприятий в модуле может быть создано неограниченное количество общих календарей (например, "Встречи", "Совещания" и т.д.) с разграничением прав доступа между пользователями.

Модуль календарь представлен на Рис. 3.10.

Рис. 3.10 Модуль календарь программы Teamwox

. Телефония. Данный модуль позволяет вести общение со своими коллегами. Для этого необходимо скачать и установить TeamWox Communicator. Для звонков на внешние номера необходимо заключить договор с провайдером телефонии.

В модуле есть интересная особенность - голосовое приветствие. Можно записать собственное корпоративное приветствие.[18]

. Управление. Здесь расположены настройки программы, безопасность, статистика работы, также можно редактировать необходимые модули программы. Добавление, редактирование, удаление групп и пользователей также находятся в этом модуле. Модуль упраление представлен на Рис. 3.11.

Рис. 3.11 Модуль управление программы Teamwox

.4 Внедрение программы TeamWox

Программу TeamWox можно приобрести на официальном сайте или у партнеров.

Покупая программу на сайте, компания оплачивает лишь программное обеспечение. Внедрение, настройка и обучение сотрудников в стоимость пакета не входит. Компания сама обеспечивает эти услуги. Если в компании существует свой программист, это не составит особого труда. Все что касается внедрения, настройки и обучения описано на официальном сайте. Это сократит дополнительные расходу, к тому же это не сложная программа, зачем переплачивать, если можно сократить расходы.

При покупке программы у партнеров можно заказать любые дополнительные услуги. Они окажут помощь в установке, настройке и обучении персонала. Это потребует дополнительных расходов, но значительно сократит время и избавит от лишних проблем.

Установка TeamWox.

Скачать программу можно совершенно бесплатно на официальном сайте компании. Размер файла 112 Мб. После запуска установочного файла открывается мастер установки.

Процесс установки понятен любому пользователю и не вызывает затруднений:

1.  Выбирается бесплатная версия на 10 пользователей, либо на неограниченное число пользователей на 2 месяца, или уже приобретён ключ;

2.       Необходимо принять условия лицензионного соглашения;

.        Указать доменное имя третьего уровня, на котором планируется развернуть систему, например, teamwox.example.com. Если домена нет, то можно получить бесплатный поддомен в домене tmwox.ru. Для тестирования будет использован локальный домен megatest.example.com;

.        Заполнить анкету компании. После заполнения установщик свяжется с сервером лицензий в интернете для получения ключа для бесплатного использования TeamWox;

.        Выбрать папку для установки, указать IP адрес, который будет прослушивать служба и ввести имя службы TeamWox;

.        Если доменное имя не было найдено запросом к DNS, то мастер установки предложит автоматически добавить в файл hosts строку для разрешения выбранного доменного имени в IP адрес. Если с этим согласиться, то доступ к серверу будет возможен только с тех компьютеров, где будет аналогичным образом исправлен этот файл.

.        Более правильный путь - создать запись в локальном DNS, который указан в сетевых настройках пользователей локальной сети. На Рис. 3.12 представлено окно установки программы Teamwox;

Рис. 3.12 Окно установки программы Teamwox

8.  Необходимо заполнить поля для создания учётной записи администратора системы;

9.       Будут скопированы файлы и установлен сервер, после чего в браузере автоматически будет открыта страница авторизации TeamWox. На Рис. 3.13 представлена страница авторизации программы Teamwox.

Рис. 3.13 Страница авторизации программы Teamwox

Для компании ООО «Амбер-групп» можно приобрести бесплатную версию программы. Число сотрудников не превышает количества 10 человек, поэтому программой можно пользоваться бесплатно. Установка программы займет не более 15 минут.

С официального сайта необходимо приобрести установочный файл и установить на все компьютеры компании. Установку, внедрение и обучение должен провести программист, который периодически приглашается в компанию. Все это займет буквально один рабочий день. Сотрудники прослушают краткий курс обучения. Затраты на установку и обучение будут небольшими - около 2 тыс. рублей, только необходимо заранее договорится с программистом чтобы он успел познакомиться с программой и был хорошо проинформирован.

Для сокращения убытков сотрудники компании могут самостоятельно

установить и обучиться программе. Краткий курс обучения и пользования программой доступен совершенно бесплатно, который можно получить с официального сайта компании.

Предложение по внедрению программы было предложено в ООО «Амбер-групп», сотрудники заинтересованы в ведении новшеств, но на данный момент в компании происходят кадровые перестановки. Компания рассматривает будущее внедрение программы.

3.5 Новая программа - эффективная рекламная деятельность

После внедрения новой программы в компанию рекламная деятельность фирмы меняется в положительную строну, а именно:

. усовершенствуется связь с клиентами. Ключевой фигурой в рекламном бизнесе для рекламной компании является именно клиент. И чем больше компания ориентирована на удовлетворение потребностей клиента, тем больше у нее шансов на успех. От количества клиентов в компании зависит ее прибыль и статус. Обратная связь позволяет узнать все пожелания и корректировки рекламного проекта;

. происходит оценка работы коллектива. От эффективной работы координатора проекта и промо-персонала зависит успех рекламной акции. В программе учитывается рабочее время, предоставляются возможность размещать документы о рекламных акциях;

. пропадает необходимость регулярно готовить отчеты. т.к.они автоматически создаются в системе. Сотрудник не отвлекается от основной работы на их написание, а руководитель в любой момент может оценить деятельность персонала;

. появляется база данных сотрудников в одном месте. В компании очень много промо-персонала. Единая база данных позволит улучшить процесс работы с промо-персоналом, т.к. в программе содержится необходимая информация для связи с ними;

. есть возможность групповой работы над проектом, задачи могут решаться целой группой, для реализации проекта необходимо участие нескольких сотрудников;

. сохраняется история переписки с клиентами. Руководитель всегда будет в курсе всех взаимодействий с заказчиками.

3.6 Эффективность от внедрения новой системы управления

У программы довольно много положительных аспектов:

1. в программе содержатся функции, благодаря которым можно автоматизировать различные аспекты управления персоналом и компанией;

2.  функции программы затрагивают все элементы управления компанией, персоналом и корпоративной информацией;

3.       ускоряется процесс принятия решений;

4.  происходит оптимизация производственных процессов;

5.       вся необходимая информация доступна из любой точки мира;

6.  система встроенных автоматических отчетов позволит контролировать работу всей компании на новом уровне;

7.       постоянное отслеживание текущих положений дел в компании;

.        программа позволяет значительно повысить эффективность и скорость бизнес-процессов;

.        увеличение конкурентоспособности компании;

.        замена нескольких баз данных - одной единственной;

.        рост производительности каждого отдельного сотрудника и всей компании в целом;

.        снижаются затраты на выполнение различных операций.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения дипломной работы были сделаны следующие основные выводы.

Управлять предприятием - это значит обеспечить рост экономических показателей, а достигнуть этого можно с помощью важнейшее условие обеспечения роста его соответствующей системы управления организацией.

Система управления отражает совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, обеспечивающих заданное функционирование организации и поэтому правильная организация этих элементов приносит большие преимущества в компанию.[23, с.178]

Правильно созданная система управления позволяет эффективно функционировать компании и быть конкурентоспособными на рынке.

Финансовое положение компании финансово неустойчиво. Компания имеет заемные средства, но не так много. Стоит обратить большое внимание на долю заемных средств в компании. Положение с каждым годом намного лучше, чем в предшествующих годах. Это говорит о том, что в дальнейшем возможны улучшения положения.

Компания способна погасить кредиторскую задолженность собственными силами. С каждым годом ее положение становится более устойчивым.

Компания использует свои средства не достаточно. Положение компании варьируется с каждым годом.

Показатели рентабельности небольшие, но с каждым годом они растут. Можно сделать вывод, что у компании низкий уровень рентабельности, но в дальнейшем он будет намного выше.

В итоге следует сделать вывод о том, что финансовое состояние компании «Амбер-групп» положительное и имеет стабильный характер. Деятельность компании эффективна. Компания способна погасить кредиторскую задолженность.

Компания должна быть готова к возможным изменениям во внешней и внутренней среде. Необходимо разрабатывать краткосрочные и долгосрочные планы.

В сфере рекламных услуг очень много компаний конкурентов. Для того чтобы компания являлась лидером и занимала высокие позиции необходимо: совершенствовать свои услуги, иметь в штате высоко специализированных работников и повышать их квалификацию, быть готовым к изменениям ситуации на рынке, выполнять свою работу качественно и эффективно.

В компании существует обычные средства управления: почта, телефоны, локальная сеть. Компания нуждается в хранение сведений о информационных, технических, материальных ресурсов в одной программе.

Вся информация оказывается разбросанной по различным компьютерным программам. Необходимо внедрить такую программу, которая объединит все эти составляющие в одну и будет обслуживаться бесплатно.

В компанию было предложено внедрение программы Teamwox. Она предназначена для оптимизации управления в компании. С ее помощью оптимизируются производственные процессы и ускоряется процесс принятия решений. Для компании ООО «Амбер-групп» можно приобрести бесплатную версию программы. Число сотрудников не превышает количества 10 человек, поэтому программой можно пользоваться бесплатно.

Преимущества программы Teamwox:

. замена нескольких баз одной - единственной, т.е. единое информационное пространство;

. объединение нескольких средств связи, административных и финансовых функций

. постановка задач нескольким сотрудникам одновременно;

. работа с программой из любой точки мира;

. получение отчетов о работе;

. история о работе в программе;

. групповая работа с документами;

. передача и хранение документов;

. удобный и простой интерфейс;

. простота в обучении;

. бесплатная версия;

. скорость работы;

. функциональность;

. может использоваться в качестве замены нескольким корпоративным приложениям;

Недостатки данной программы:

. работа возможна только при наличии выхода в Интернет;

. если количество пользователей превышает 11 человек работа, в программе является платной;

. без выхода в Интернет не возможно обновление программы

. высокая стоимость покупки.

После внедрения новой программы в компанию рекламная деятельность фирмы меняется в положительную строну, а именно:

1. усовершенствуется связь с клиентами;

. происходит оценка работы коллектива;

. пропадает необходимость регулярно готовить отчеты. т.к.они автоматически создаются в системе;

. появляется база данных сотрудников в одном месте;

. есть возможность групповой работы над проектом, задачи могут решаться целой группой;

. сохраняется история переписки с клиентами.

Предложение по внедрению программы было предложено в ООО «Амбер-групп», сотрудники заинтересованы в ведении новшеств, но на данный момент в компании происходят кадровые перестановки. Компания рассматривает будущее внедрение программы.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

1.   Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы. Учебно методическое пособие - М.: Финансы и статистика, 2008. - 145 с.

2.    Амбер-групп: [Электронный ресурс] URL: http://www.ambergroup.ru. (дата обращения: 19.03.2012).

3.       Аникин Б. А. Высший менеджмент для руководителя. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 234 с.

.        Бланк И.А. Основы финансового менеджмента. В 2т. Т.2 - Киев: Ника - Центр: Эльга, 2009. - 344 с.

.        Бухгалтерский баланс ООО «Амбер-групп» (2009г., 2010г., 2011г.)

.        Васильев Ю.П. Практикум по теории управления - 2-е издание / Ю.П. Васильев, В.Н. Парахина, Л.И. Ушвицкий. - М.: Финансы и статистика, 2010. 304 с.

.        Волков О.И. Экономика предприятия / О.И. Волков, В.К. Скляренко. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 280 с.

.        Гвишиани Д. М. Предприятие и управление. - М.: Изд-во МГТУ им. Н. Э. Баумана, 2008. - 332 с.

9.       Глызина <http://bookmix.ru/index.phtml?cid=-1&kauthor=%D0%9C.%20%D0%9F.%20%D0%93%D0%BB%D1%8B%D0%B7%D0%B8%D0%BD%D0%B0=> М.П. Современный менеджмент / М.П. Глызина, Л.И. Дуброва, Е.А. Иванова. - М: Феникс <http://bookmix.ru/index.phtml?cid=-1&s_publisher=%D0%A4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%BA%D1%81>, 2009. - 321 с.

.        Граждан В.Д. Теория управления. - М: Гардарики <http://www.knigisosklada.ru/phouse/%c3%e0%f0%e4%e0%f0%e8%ea%e8/>, 2008. - 416 с.

.        Грамм А. План или прогноз? Что должно быть инструментом менеджера? // Мой бизнес. - 2010. - январь (№1). - с.40

.        Дорф <http://booksefir.ru/xfsearch/%C4%EE%F0%F4/> Р. Современные системы управления / Р.Дорф, Р. Бишоп. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2009. - 832 с.

13.   Егоров. А. И. Основы теории управления. - М.: Физико-математическая литература, 2009. - 504 с.

14.   Зотов В.В. Задачи и организационные основы менеджмента / В.В. Зотов, Е.В. Ленский. - М.: ТОО Корона-принт, 2010. - 256 с.

15.   Иванова Т.Ю. Теория организации / Т.ЮИванова, В.И. Приходько. - Спб.: Питер, 2009. - 272 с.

16.   Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: учеб. Пособие 3-е изд. - Минск: Новое знание, 2009. - 336 с.

17.     Карнаух И. Одноразовый управленец // Управление компанией. - 2009. - сентябрь (№ 10). - с.15

.        Конфигурация TeamWox: [Электронный ресурс] http://www.teamwox.com/ru/buy.URL:http://www.teamwox.com/ru/groupware. (Дата обращения: 21.04.2012)

19.   Коротков Э.М. Исследование систем управления. - М.: ДеКА, 2009. - 178 с.

20.     Реклама и рекламная деятельность: [Электронный ресурс] // Либрусек. Много книг. URL: <http://lib.rus.ec/b/203936/read#t1>. (Дата обращения: 14.04.2012)

.        Лафта Дж.К. Теория организации. - М.: Проспект, 2010. - 416 с.

.        Магура М. Организационная культура как средство успешной реализации организационных изменений // Управление персоналом. - 2009. - январь (№1). - с.36

.        Меняев М.Ф. Системы управления организацией. - СПб.: Омега-Л, 2010. 464с.

24.   Мильнер Б.З. Теория организации. 2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 321

. О Шенесси Дж. Принципы организации фирмы. - М.: Прогресс, 2009. - 438 с.

26.     Описание системы групповой работы TeamWox: [Электронный ресурс] // TeamWox. Система управления предприятием. URL:http://www.teamwox.com/ru/groupware. (Дата обращения: 21.04.2012)

27.     Организация и управление: [Электронный ресурс] //Корпоративный менеджмент.URL:<http://www.cfin.ru/management/strategy/org_n_man.shtml>. (Дата обращения: 25.04.2012)

.        Панкратов Ф. Г. Рекламная деятельность: Учебник для студентов высших учебных заведений. -3-е изд., перераб. и доп. / Ф.Г. Панкратов, Ю.К. Баженов, Т.К. Серегина. - М.: Информационно-внедренческий центр «Маркетинг», 2010. - 364 с.

.        Применение методов статистики для оценивания финансового состояния предприятия на основе балансовых данных: [Электронный ресурс] StatSoft.URL:<http://www.statsoft.ru/home/aboutus/Publications/articles/article4.htm>. (Дата обращения: 11.03.2012)

.        Реклама: [Электронный ресурс] // Википедия. Свободная энциклопедия. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/Реклама. (Дата обращения: 11.03.2012)

.        Разрабатываем план маркетинга: SWOT-анализ: [Электронный ресурс] // Энциклопедия маркетинга <../Diplomy_Informenedzh_2012/_Дипломы_Информенедж_2012/Осинцева Ирина/Энциклопедия маркетинга>. URL: <http://www.marketing.spb.ru/lib-mm/strategy/infowave/03.htm>. (Дата обращения: 18.04.2012)

.        Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учеб. пособие для вузов. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 2009. - 349 с.

.        Суша Г.З. Экономика предприятия. - М.: Новое знание, 2010. - 383с.

.        Румянцева З.П. Управление организацией З.П. Румянцева. А.Г. Поршнева. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 736 с.

.        Румянцева З.П. Менеджмент организации: учебное пособие З.П. Румянцева, Н.А. Саломатин. - М.: ИНФРА, 2009. - 432с.

.        Холт Р.Н. Основы финансового менеджмента. - М.: Дело, 2010. - 305 с.

.        Щербина В.В. Социальные теории организации. Словарь. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 411 с.