Имя поля
|
Тип данных
|
Размер поля
|
Код клиента
|
Счётчик
|
Длинное целое
|
ФИО
|
Текстовый
|
50
|
Телефон
|
50
|
Адрес
|
Текстовый
|
50
|
№ паспорта
|
Числовой
|
Длинное целое
|
После распределения данных по таблицам и определения ключевых
полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого
нужно определить связи между таблицами.
Для этого выберем пункт меню сервис - схема данных. Добавим
все созданные таблицы. Для связи двух таблиц перетащим, удерживая левую кнопку
мыши, поле из одной таблицы в другую. В появившемся запросе связи отметим
пункты меню: обеспечение целостности данных, каскадное обновления связанных
полей и каскадное удаление связанных полей. После этого нажимаем кнопку создать
и у нас появиться связь между таблицами "один ко многим" (рис.6).
Рисунок 6 - Схема данных
Свяжем таблицы "Кассета" и "Выдача и
возврат" по полю "Код кассеты", появится связь между таблицами
"один ко многим", так как одна кассета может выдаваться много раз.
Затем свяжем таблицы "Жанр" и "Фильм" по
полю "Код жанра", появится связь между таблицами "один ко
многим", так как может быть много фильмов одного жанра.
Затем свяжем таблицы "Фильм" и "Кассета"
по полю "Код фильма", появится связь между таблицами "один ко
многим", так как один фильм может быть на многих кассетах.
Затем свяжем таблицы "Клиент" и "Выдача и
возврат" по полю "Код клиента", появится связь между таблицами
"один ко многим", так как один клиент может взять много кассет.
Запросы являются основным средством извлечения информации из
базы данных. С помощью запроса можно выбрать определенную информацию и
рассортировать ее по значениям полей и даже добавлять описания в презентации.
Запросы часто используются в качестве основы при создании форм и отчетов.
Другие запросы могут создавать новые таблицы, присоединять данные к
существующим таблицам, удалять записи и осуществлять поиск дублирующихся
записей.
Чтобы создать запрос перейдем на вкладку Запросы, нажмем
кнопку Создание запроса с помощью конструктора.
Создадим запрос "Вычисление количества просроченных
дней".
В качестве источника запроса выберем таблицы "Выдача и
возврат" и "Клиент" и переместим необходимые поля на рабочее
поле (см. - Рисунок 7).
Рисунок 7 - Запрос "Вычисление количества просроченных
дней"
Результат выполнения показан на рисунке 8.
Рисунок 8 - Результат выполнения запроса "Вычисление
количества просроченных дней"
Создадим запрос "Итоговый: общая сумма клиентов".
В качестве источника запроса выберем таблицы "Выдача и
возврат" и "Клиент" и переместим необходимые поля на рабочее
поле (см. - Рисунок 9).
Рисунок 9 - Запрос "Итоговый: общая сумма клиентов"
Результат выполнения показан на рисунке 10.
Рисунок 10 - Результат выполнения запроса "Итоговый:
общая сумма клиентов"
Создадим запрос "Перекрестный: кол-во фильмов по жанрам
в разные годы".
В качестве источника запроса выберем таблицы
"Фильм" и "Жанр" и переместим необходимые поля на рабочее
поле.
Заполним поля как показано на рисунке 11.
Рисунок 11 - Запрос "Перекрестный: кол-во фильмов по
жанрам в разные годы"
Результат выполнения показан на рисунке 12.
Рисунок 12 - Результат выполнения запроса "Перекрестный:
кол-во фильмов по жанрам в разные годы"
Создадим запрос "Поиск фильма по названию".
В качестве источника запроса выберем таблицу
"Фильм" и переместим необходимые поля на рабочее поле.
Заполним поля как показано на рисунке 13.
Рисунок 13 - Запрос "Поиск фильма по названию"
Результат выполнения показан на рисунке 14.
Рисунок 14 - Результат выполнения запроса "Поиск фильма
по названию"
Создадим запрос "Удаление кассеты из базы".
В качестве источника запроса выберем таблицу
"Кассета" и переместим поля на рабочее поле.
Затем щелкнем правой кнопкой мыши по свободному месту и
выберем пункт Удаление из меню Тип запроса.
Заполним поля как показано на рисунке 15.
Рисунок 15 - Запрос "Удаление кассеты из базы"
Создадим запрос "Рейтинг фильмов".
В качестве источника запроса выберем таблицы
"Кассета", "Выдача и возврат", "Клиент" и
"Фильм" и переместим необходимые поля на рабочее поле.
Заполним поля как показано на рисунке 16.
Рисунок 16 - Запрос "Рейтинг фильмов"
Результат выполнения показан на рисунке 17.
Рисунок 17 - Результат выполнения запроса "Рейтинг
фильмов"
По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на
формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на
экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты
специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных
элементов оформления, характерных для печатных документов.
Создадим отчет по запросу "Вычисление количества
просроченных дней". Для этого выберем "Создание отчета с помощью
мастера", выберем запрос "Вычисление количества просроченных
дней". Выберем все поля данного запроса, макет "Табличный",
стиль "Деловой". Добавим уровни группировки. В результате будет
создан отчет, показанный на рисунке 18.
Рисунок 18 - Отчет по запросу "Получение списка
свободных мест"
Аналогичным образом формируются отчеты по остальным запросам.
Формы - одно из основных средств для работы с базами данных в
Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и
редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода
ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными
в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически
при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является
режим визуального конструирования. Выбор команды Форма в меню Вставка выводит
на экран окно Новая Форма, позволяющее задать таблицу или запрос, для которых
создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы
“вручную”, создание формы можно автоматизировать, используя Мастер форм. Кроме
того, можно создать специальные формы, в том числе с листами данных,
диаграммами и сводными таблицами в формате Excel.
Элементами управления могут быть графические примитивы,
надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при
переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое
которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут
использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и
вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые
активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы
(бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие
данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.
Для создания формы с помощью Мастера форм предполагается
следующая последовательность действий:
Выберем Формы: Создать. Укажем поля, которые необходимо
поместить на форму. Кнопки, расположенные в нижней части экрана, позволяют
возвратиться назад на один шаг или продолжить процесс формирования формы далее
(см. - Рисунок 19).
Рисунок 19 - Окно мастера форм
Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с
соответствующим подбором шрифтов и форм полей.
Таким образом, создадим формы ввода данных "Выдача и
возврат", "Жанр", "Клиент", "Фильм" и
подчиненную ей форму "Кассета" (см. Рисунок 20-23).
Рисунок 20 - Форма "Фильм"
Рисунок 21 - Форма "Жанр"
база access отчет таблица
Рисунок 22 - Форма "Выдача и возврат"
Рисунок 23 - Форма "Клиент"
Создадим макросы для обеспечения вызова запросов из
кнопочного меню. Для этого перейдем на вкладку Запросы, и нажмем кнопку
Создать. В открывшемся окне в поле Макрокоманда выберем
пункт Открыть Запрос (см. - Рисунок 24).
Рисунок 24 - Выбор макрокоманды
Ниже в поле Имя запроса выберем нужный запрос (см. - Рисунок
25).
Рисунок 25 - Выбор запроса
Таким образом создадим макросы для каждого запроса.
Представление форм и отчетов, а также выполнение макросов и
запросов, легко реализовать посредством удобной кнопочной формы, связывающей
различные элементы нашей базы данных с помощью ссылок.
Создание и редактирование кнопочной формы производится в
режиме Диспетчера кнопочных форм: меню Сервис - Служебные программы - Диспетчер
кнопочных форм.
На запрос (см. - Рисунок 26) отвечаем утвердительно и
переходим в режим редактирования (см. - Рисунок 27).
Рисунок 26 - Запрос Диспетчера кнопочных форм
Рисунок 27 - Диспетчер кнопочных форм
Далее командой Создать создаем страницы для запросов, отчетов
и форм.
Нажав Изменить определяем состав и назначение кнопок каждой
страницы.
Например, для открытия отчета "Должники" выбираем
следующие параметры (см. - Рисунок 28).
Рисунок 28 - Изменение элемента кнопочной формы
Автоматический запуск главной кнопочной формы установим в
подменю Сервис - Параметры запуска.
3.
Руководство пользователя
Работу с созданным программным продуктом начинаем с открытия CD-диска. Устанавливаем его
на компьютер, открываем Мой Компьютер, в появившемся перечне выбираем название
диска, открываем его. Открываем файл с названием "Видеопрокат".
Работа в программе начинается с кнопочной формы
"Видеопрокат", в которой представлены кнопки, которые ссылаются на
основные категории БД (запросы, отчеты, формы). Кнопка "Выход"
позволяет закрыть данную форму и перейти в окно базы данных.
При нажатии кнопок из категории "Запросы", мы
получаем возможность выполнить запросы, разработанные для базы данных.
Также с помощью главной кнопочной формы можно просмотреть
созданные отчеты. Для этого необходимо выбрать пункт меню "Отчеты", а
затем в открывшемся списке выбрать нужный отчет.
С помощью главной кнопочной формы можно осуществить
добавление новых данных в таблицы базы данных. Для этого необходимо выбрать
пункт меню "Формы" и в открывшемся списке выбрать нужную форму.
Также можно добавлять новые данные непосредственно в таблицы.
Для этого нужно в главном окне базы данных перейти на вкладку
"Таблицы" и открыть нужную таблицу двойным щелчком левой кнопки мыши.
Готовая кнопочная форма разработанной базы данных имеет вид,
показанный на рисунке 29.
Рисунок 29 - Главная кнопочная форма
Запросы:
Рисунок 30 - Запросы
Отчёты:
Рисунок 31 - Отчёты
Формы:
Рисунок 32 - Формы
4.
Заключение
СУБД МS Ассеss является в настоящее время одной из самых
популярных среди настольных систем. Среди причин такой популярности следует
отметить:
удобство ввода и редактирования данных таблиц, т.к.
программа создает интерфейс по выбору пользователя;
- производит поиск данных в таблицах по определенным
критериям;
контролирует ключевые поля;
создает любые формы отчетов, в которых можно менять
содержание и стиль оформления;
дает возможность пополнять базу данных новыми
таблицами и решать новые задачи, т.е. составлять новые отчеты и формы.
База данных состоит из пяти таблиц.
Разработанная база данных существенно облегчит работу
сотрудников пункта видеопроката.
В базе данных разработаны и реализованы различные запросы,
которые позволят быстро вывести все необходимые сведения, начиная от простой
сортировки и заканчивая расчетами.
Отчеты, созданные на основе запросов позволят представить всю
информацию в удобном и наглядном виде.
Формы обеспечат легкий и удобный ввод данных.
Кнопочная форма обеспечит удобную и быструю навигацию по базе
данных.
Таким образом, поставленная задача успешно решена.
Список
литературы
1. Вейскас
Д. Эффективная работа с Microsoft Access. СПб: "Питер Пресс", 2006. -
856 стр.
2. Горев
А., Макашарипов С., Ахаян Р. Эффективная работа с СУБД, СПб: "Питер",
2007. - 704с.
3. Access - для самостоятельного освоения/
А.И. Бородина, Л.И. Крошинская, Е.Н. Лядинская. - Мн.: НО ООО
"БИП-С", 2008. - 236 с.
. Гончаров
А. Access в примерах. СПБ.: Питер, 2008. - 366
с.
. Ботт
Эд. Microsoft Office 4 (Серия "Без проблем!") / Пер. с англ. М.:
БИНОМ, 2006. - 561 с.
. Алексеева
Т.И., Башин Ю.Б. Проектирование баз данных в примерах и задачах. - М: Экспресс,
2007. - 532 с.
. Биллинг
В.А., Дехтярь М.И. VBA и Office 2000. Офисное программирование. - М.: Русская
редакция, 2002. - 431 с.
. Киммел
П. Программирование для Microsoft Access 2000 за 24 часа. - Минск: Высшая школа,
2002. - 318 с.
. Пакеты
программ офисного назначения: Учебное пособие / Под ред. С.В. Назарова. - М.:
Информ-пресс, 2008. - 385 с.
. Стоцкий
Ю. Самоучитель по Office XP. - СПб.: Питер, 2008. - 427 с.
. Харитонова
И.И. Самоучитель по Microsoft Access 2000. - СПб: Питер, 2001. - 472 с.