Автоматизация учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

Автоматизация учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

Содержание

Введение

Глава 1. Экономическая сущность рассматриваемой в дипломном проекте задачи

1.1 Виды учета на предприятиях. Вид учета, применяемый при приеме оплаты за коммунальные услуги

1.2   Муниципальные предприятия

1.3    Сущность объекта управления - юридическое лицо

1.4 Порядок расчета и внесения платы за коммунальные услуги

Глава 2. Постановка задачи и обоснование необходимости использования средств вычислительной техники и программного обеспечения, а также выбора информационного обеспечения для решения задачи автоматизации учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

2.1   Постановка задачи

2.2 Обоснование необходимости использования вычислительной техники и программного обеспечения для решения поставленной задачи

.3 Обоснование выбораинформационного обеспечения комплекса задач

.4 Общая характеристика организации машинной обработки информации и формализация расчетов

Глава 3. Практическая разработка. Описание инфологической модели данных и разработка базы данных, используемой для автоматизации учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

3.1 Понятие инфологической модели. Описание инфологической модели рассматриваемой в дипломном проекте предметной области

3.2    Разработка базы данных «Прием оплаты

3.2.1 Характеристика входной информации

.2.2   Характеристика результатной информации

3.3 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации, ее описание

Заключение

Введение

В настоящее время приемом оплаты за коммунальные услуги занимаются предприятия, аналогичные МУП «ГЕРЦ» г.Махачкалы. Все эти предприятия широко распространены. Сказать, что все предприятия имеют сходную структуру, полномочия и обязанности, значит не знать реальную ситуацию в жилищно-коммунальном хозяйстве в настоящее время.

Основной задачей предприятий данного типа является централизованный сбор средств за потребляемые услуги, коими являются:

1. газ;

2. холодная вода;

3. канализация;

4. горячая вода;

5. отопление;

6. электричество;

7. вывоз мусора;

8. т/о лифта

9. тех. обслуживание;

10.радио;

11.и др.

В ситуации с юридическими лицами, которых рассматривает данный дипломный проект, выше перечисленный список уменьшается до:

1. газ;

2. холодная вода;

3. канализация;

4. тепло (горячая вода + отопление);

5. электричество;

6. вывоз мусора;

7. и прочие услуги.

В отличие от физических лиц (население), которые оплачивают в среднем 60% от экономически обоснованного тарифа, имеют льготы, субсидии, юридические лица оплачивают 100% сумму без льгот и субсидий. Исключением являются различные благотворительные организации, фонды (ветеранов войн, матерей погибших солдат и т.п.), которым могут предоставляться льготы в потреблении услуг.

Темой данного дипломного проекта является автоматизация учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги. В настоящее время во многих организациях данного типа данной работой занимаются:

1.  непосредственно

·   экономист (для слежения сумм оплат);

·   бухгалтер-специалист (для сверки и составления бухгалтерской отчетности и документов);

·   кассир-оператор;

2.  косвенно

- отдел инвентаризации;

·   отдел по работе с юридическими лицами.

Результатом автоматизации является замена трех работников группы 1 и одного работника группы 2 в одного работника, что влечет за собой экономию средств на заработную плату, рабочих мест и прочего, что, в свою очередь, для хозрасчетной организации является немаловажным фактором в работе. Уже давно начался переход к безбумажной технологии. Электронный носитель имеет ряд преимуществ перед бумагой или другим аналогичным носителем. Так, например, реестры в бухгалтериях имеют большой объем (в случае с предприятиями типа МУП «ГЕРЦ» реестры накопляются мгновенно), в связи, с чем каждую неделю их приходится сшивать, переплетать и т.п. Также гораздо проще осуществить поиск абонента, его оплаты, просто набрав в окне поиска один из ключей, а при ручной работе с реестрами, не зная даты оплаты или какого-нибудь параметра юридического лица, работа с абонентом превращается в каторгу по работе с кипами подшитых реестров. Использование персональных компьютеров для автоматизации методов планирования является важной составной частью системы информационного обеспечения всей деятельности предприятия.

Чем может помочь российским предприятиям компьютер? Безусловно, компьютерная программа не может заменить грамотного работника, но она позволит сэкономить его время и силы за счет автоматизации рутинных операций, найти арифметические ошибки в учете и отчетности, оценить финансовое положение предприятия и его перспективы.

Непрерывно увеличивающийся поток информационного материала вызывает острую необходимость применения эффективных методов выполнения счетных, группировочных и регистрационных операций, основанных на широкой механизации труда работников учета.

Необходимо разработать автоматизированный прием оплаты за весь набор коммунальных услуг, предоставляемым юридическим абонентам. Объектом управления является Муниципальное унитарное предприятие с полномочиями приема оплаты и заключения договоров с абонентами от лица поставщиков услуг. Целью дипломного проекта является автоматизация рабочего места кассира, бухгалтера-специалиста, экономиста по приему оплаты за услуги у юридических лиц.

Для достижения этой цели мною были решены следующие задачи:

1)   изучение объекта управления и структуры его работы;

2)   изучение совокупности бухгалтерской и оперативной отчетности и определение документооборота, связанного с приемом оплаты за коммунальные услуги;

3)   сбор информации о классификации параметров инвентаризации юридического лица;

4)   рассмотрение инструментальных средств, с помощью которых можно разработать программный пакет и выбор наиболее подходящего из них;

5)   разработка структуры файлов и алгоритма программного продукта;

6)   отладка разработанного программного обеспечения;

7)   ввод данных и контроль за правильным функционированием программного комплекса;

В первой главе была рассмотрена экономическая сущность рассматриваемой в дипломной проекте задачи, а то есть определен вид учета, применяемый в данной области, рассмотрена работа муниципальных предприятий и специфика приема оплаты за коммунальные услуги с юридических лиц и т.п.

Во второй главе раскрывается постановка задачи и обосновывается выбор модели базы данных и программного обеспечения с помощью которого реализуется автоматизация учета приема оплаты за коммунальные услуги с юридических лиц. Так же во второй главе описываются возможности СУБД Access 2007, так как именно эту систему управления базами данных была мною использована для реализации поставленной задачи.

В третьей главе описана разработка база данных, которая в дальнейшем будет применяться для автоматизации учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги. Дается характеристика выходной, входной, промежуточной и результатной информации.

Глава 1. Экономическая сущность рассматриваемой в дипломном проекте задачи

.1 Виды учета на предприятиях. Вид учета, применяемый при приеме оплаты за коммунальные услуги

Независимо от отраслевой специфики, в любой организации в том или ином объеме присутствуют три вида учета:

         Оперативный учет

         Управленческий учет

         Регламентированный (бухгалтерский) учет.

Применительно к автоматизированным системам можно говорить о наличии в них соответствующих подсистем оперативного, управленческого и регламентированного учета. Физически подсистемы могут быть реализованы

Как единая информационная система или несколько информационных баз, зачастую интегрированных на уровне обмена данными.

Каждый вид учета имеет определенное целевое назначение, что определяет состав данных и функциональность подсистемы.

Под оперативным учетом понимается учет основных хозяйственных операций компании в режиме реального времени. В рамках подсистемы оперативного учета обеспечивается автоматизация основных бизнес-процессов:

ü  Торгово-закупочные операции, реализация услуг, регистрация входящих услуг

ü  Складской учет ТМЦ

ü  Производственный учет

ü  Учет взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами

ü  Учет денежных средств

ü  Другие разделы учета в зависимости от специфики деятельности той или иной организации.

Основными пользователями подсистемы оперативного учета, как с точки зрения ввода данных, так и сточки зрения получения необходимой информации, являются подразделения, обеспечивающие выполнение основных бизнес-процессов компании: отдел закупок, отдел продаж, склады, отдел работы с клиентами, производственные подразделения и т.п.

В части предоставления аналитических отчетов и детализированных данных по какому-либо аспекту деятельности организации подсистема оперативного учета может быть интересна руководству.

Задачей подсистемы оперативного учета является сделать работу основных подразделений организации максимально эффективной, создать единую информационную среду, обеспечив централизованное хранение, обработку и получение в удобном виде любой информации, необходимой для выполнения сотрудниками своих функций.

Очень важна коммуникативная роль подсистемы оперативного учета. Она обеспечивает взаимодействие между сотрудниками различных подразделений, находящихся во взаимосвязи при выполнении своих функций. При этом в отличие от общения по телефону или с помощью бумажных носителей, взаимодействие через информационную систему более формализовано, более оперативно и исключает потерю данных.

Подсистема управленческого учета базируется на информации подсистемы оперативного учета, дополняя ее хозяйственными операциями, относящимися к обеспечивающим процессам с целью получения полной «картины» деятельности организации.

Регламентированный (бухгалтерский) учет предназначен, в первую очередь, для расчета налогов, формирования отчетности в фискальные органы. Правила и принципы ведения регламентированного учета определяются действующим законодательством.

Подсистема бухгалтерского учета характеризуется отсутствием оперативности. Ее связь с другими подсистемами заключается в том, что большинство операций, проведенных в рамках ведения оперативного и управленческого учета, находят отражение в бухгалтерском учете.

.2 Муниципальные предприятия

Объектами муниципальной собственности в городах становятся, прежде всего, системы их жизнеобеспечения: водопроводная и канализационная сети, газовое хозяйство, электроснабжение, транспорт, жилой фонд и т.д. Сосредоточение указанных служб введении городских властей дает немало преимуществ, как самим городам, так и населению. Прежде всего, это экономическая выгода - объединенное городское хозяйство и предоставляемые им населению услуги оказываются, как правило, значительно дешевле, нежели в случае рассредоточения этих служб по отдельным частным собственникам (или как это нередко случалось в нашей стране - по ведомствам), благодаря упорядочению финансов содержание муниципальной собственности и городского хозяйства обходится дешевле государственному бюджету: муниципализация способствует уменьшению дотаций из последнего.

В Российском законодательстве выделено в качестве самостоятельных два вида предприятий: государственное и муниципальное. Строго говоря, - это деление не совсем логично. Если употреблять понятие "муниципальное предприятие" как разновидность предприятий, создаваемых местными муниципальными органами государственного управления, то обоснованным было бы назвать предприятия, организуемые федеральными властями - федеральными предприятиями. При этом и те и другие предприятия находятся в государственной собственности.

Среди муниципальных предприятий выделяются достаточно отчетливо две основные группы:

. предприятия прямого управления, жестко контролируемые местными органами власти;

. предприятия с делегированным управлением, часть контроля над которыми передана местными властями другим юридическим или физическим лицам.

Вторая группа предприятий по признакам управления и функционирования близка к предприятиям частного сектора. Предприятия этой группы ориентируются на рыночные критерии, стремятся повысить свою эффективность и прибыль, имеют определенную степень автономии, но относятся к местным органам управления. Именно такие предприятия в последние годы получают все большее распространение, а их роль как производителей муниципальных услуг возрастает.

Муниципальное предприятие прямого управления является наиболее старой и традиционной формой управления муниципальных услуг. Их значение остается важным в целом ряде административных услуг. В сфере промышленной и торговой инфраструктуры (газо-, водо- и электроснабжение, отопление, транспорт, рынки и т.д.) предприятия прямого управления встречаются значительно реже.

Муниципальные предприятия прямого управления практически не имеют административной и финансовой автономии, не является юридическим лицом, не могут самостоятельно решать вопросы найма, увольнения рабочих. Обычно они не имеют своего бюджета, их текущие расходы фиксируются в бюджете местных органов власти. В отдельных случаях такие предприятия, выполняющие услуги промышленного или торгового характера, составляют свою финансовую систему или бюджет, который утверждается в качестве приложения к бюджету местных органов власти.

Сосредоточение в единых руках всех технических служб города (водопроводного, газового, электрического и транспортного хозяйств) позволяет, упорядочив их эксплуатацию предоставлять населению дополнительные удобства. Можно регулировать электроснабжение и электропотребности, снабжать электроэнергией в дневные часы трамвайный и троллейбусный парк, а в ночные часы обеспечивать освещение. Обладая всеми трубопроводами можно сделать так, чтобы одновременно проводились прокладка, либо ремонт газовых, водопроводных и канализационных труб. Как известно подобные работы нередко портят жизнь горожанам. То же относится и к проведению других уличных работ, связанных со строительством и благоустройством территории. И еще одно преимущество муниципальной собственности - возможность видеть и обеспечивать перспективы развития городов и их хозяйство, строить и развивать городские службы с расчетом на будущее.

Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть «бумажной информатикой».

Принципиально новый шаг был совершен, когда от применения ЭВМ для решения отдельных задач перешли к их использованию для комплексной автоматизации тех или иных законченных участков деятельности человека по переработке информации.

Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные Системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.

При решении очередной задачи система нуждается во вводе только небольшой порции дополнительной информации, - все остальное берется из информационной базы. Каждая порция вновь вводимой информации изменяет информационную базу системы. Эта база находится, таким образом, в состоянии непрерывного обновления, отражая все изменения, происходящие в реальном объекте, с которым имеет дело система.

Хранение информации в памяти ЭВМ придает этой информации принципиально новое качество динамичности, т.е. способности к быстрой перестройке и непосредственному ее использованию в решаемых на ЭВМ задачах. Устройства автоматической печати, которыми снабжены современные ЭВМ, позволяют в случае необходимости быстро представить любую выборку из этой информации в форме представления на бумаге.

По мере своего дальнейшего развития административные системы обработки данных перерастают в автоматизированные системы управления (АСУ) соответствующими объектами, в которых, как правило, не ограничиваются одной ЭВМ, а в составе двух и более ЭВМ объединяют в вычислительный комплекс (ВК).

.3 Сущность объекта управления - юридическое лицо

Прежде чем рассматривать непосредственно оплату за услуги необходимо рассмотреть объект управления, коим является юридическое лицо.

Гражданский кодекс, давая определение юридического лица, указывает на некоторые обязательные для его существования признаки. Одним из таких признаков является наличие обособленного имущества и, соответственно иметь самостоятельный баланс или смету. В статье 48 ГК РФ говорится о том, что учредители юридического лица - коммерческой организации могут иметь либо обязательственные права в отношении этого юридического лица, либо вещные права на его имущество. Это означает, что учредители хозяйственных товариществ и обществ, а также производственных кооперативов, участвуя своим вкладом в имуществе таких юридических лиц, передают им право собственности на имущество, являющееся их вкладом, и приобретают взамен определённый набор прав как имущественного характера (например, права акционера на дивиденды), так и прав, связанных с управлением и контролем (например, право голоса на собрании акционеров). В отношении имущества государственных и муниципальных унитарных предприятий их учредитель, передавая им имущество, тем не менее, сохраняет за собой право собственности - мощный рычаг контроля за юридическим лицом.

Правоспособность юридического лица - коммерческой организации возникает в момент его создания и прекращается в момент завершения его ликвидации.

Если деятельность, которой предполагает заниматься юридическое лицо, является лицензируемой, то право осуществлять такую деятельность возникает у него только с момента получения соответствующей лицензии или в указанный в ней срок и прекращается по истечении срока её действия.

Инвентаризация юридического лица

Важными атрибутами юридического лица являются его наименование и место нахождения. Наименование любого юридического лица должно содержать указание на его организационно-правовую форму. Так, например, фирменное наименование любого полного товарищества должно содержать слова "полное товарищество". Помимо этого Гражданский кодекс в ряде случаев предусматривает дополнительные требования к наименованиям отдельных форм коммерческих организаций: наименование унитарного предприятия должно содержать указание на собственника его имущества и характер деятельности предприятия. Зарегистрированное в установленном порядке фирменное наименование юридического лица признаётся объектом права собственности, и всякое лицо, неправомерно использующее чужое зарегистрированное фирменное наименование обязано прекратить его использование и возместить причинённые убытки.

Местом нахождения юридического лица признаётся место его государственной регистрации, если в соответствии с законом в учредительных документах юридического лица не будет установлено иного. На данный момент отсутствуют нормы закона, устанавливающие случаи, когда место нахождения юридического лица отличное от места его государственной регистрации, может или должно быть определено учредительными документами.

Большое значение имеет вопрос о регистрации юридического лица. В настоящий момент сложились следующие системы регистрации юридических лиц:

явочная, при которой зарегистрированное в органах государственной власти только становятся на учет после прихода в МУП «ГЕРЦ», где на него заводится инвентарная карточка с указанием адреса, всех номеров договоров за потребляемые услуг, типа юридического лица(магазин, ларек, мастерская и т.д.), ИНН, банковских реквизитов, после чего вносят в справочник (реестр) «Юридические лица»;

нормативно - явочная, при которой контролер ГЕРЦа или одного из МУПов (поставщиков) сам непосредственно заполняет инвентарную карточку с указанием всех перечисленных выше параметров, после чего передает ее в «Отдел по работе с юридическими лицами» для последующего внесения в реестр «Юридические лица (абоненты)»

В настоящее время зарегистрировано более 5000 абонентов. В последствии, по расчетам экономического и юридического отделов, список должен увеличится до 10000-12000 предприятий любых форм собственности, куда входят как непосредственно юридические лица, так и физические лица, занимающиеся коммерческой деятельностью.         

В отличие от населения, которое платит за услуги, в среднем, 60% от экономически обоснованного тарифа, имеют различные льготы и субсидии, и которому нет необходимости устанавливать приборы учета (счетчики) по всем видам потребляемых ими услуг, юридические лица оплачивают 100% от экономически обоснованного тарифа без льгот и субсидий.

Начисления по услугам на юридические лица проводится двумя способами:

.        По показаниям приборов учета (счетчиков), которые они обязаны предоставить в период от 25 числа до конца месяца по тарифной сетке, установленной на данный период;

.        По договору с поставщиком, в котором по необходимости указывается площадь, количество работников и др. необходимые для начисления параметров, на определенную сумму.

Передача юридических лиц по оплате, а, в дальнейшем, и по начислениям приведут к более централизованной схеме управления и организации работы, что позволит в ходе работы выявить «новые» предприятия, «злостных» неплательщиков и упростить систему начисления и оплаты, необходимые для плодотворной работы.

.4 Порядок расчета и внесения платы за коммунальные услуги

Расчетный период для оплаты коммунальных услуг устанавливается равным календарному месяцу.

Размер оплаты за холодное, горячее водоснабжение, водоотведение, электроснабжение, газоснабжение и отопление рассчитывается по тарифам, установленным для ресурсоснабжающих организаций в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В случае если исполнителем является товарищество собственников жилья, жилищно-строительный, жилищный или иной специализированный потребительский кооператив либо управляющая организация, то расчет размера платы за коммунальные услуги, а также приобретение исполнителем холодной воды, горячей воды, услуг водоотведения, электрической энергии, газа и тепловой энергии осуществляются по тарифам, установленным в соответствии с законодательством РФ и используемым для расчета размера платы за коммунальные услуги гражданам.

При наличии в помещениях индивидуальных, общих приборов учета и при отсутствии коллективных приборов учета размер платы за коммунальные услуги определяется исходя из показаний индивидуальных, общих приборов учета.

Плата за коммунальные услуги вносится ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за истекшим месяцем, за который производится оплата, если договором управления не установлен иной срок внесения платы за коммунальные услуги.

Плата за коммунальные услуги вносится на основании платежных документов представляемых исполнителем не позднее 1-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем, за который производится оплата, если в договоре не установлен иной срок предоставления платежных документов.

В платежном документе указываются:

)        Почтовый адрес помещения, сведения о собственнике помещения (с указанием наименования юридического лица или фамилии, имени и отчества индивидуального предпринимателя), номер его банковского счета и банковские реквизиты, адрес, номера контактных телефонов, номера факсов и (при наличии) адреса электронной почты, адрес сайта в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования;

)        Указание на оплачиваемый месяц, наименование оплачиваемых коммунальных услуг, значения тарифов (цен) на коммунальные услуги, социальной нормы потребления, если такая норма установлена, единицы измерения объемов (количества) коммунальных ресурсов или отведенных сточных вод.

)        Количество потребленных в течение расчетного периода коммунальных ресурсов и отведенных сточных вод, который:)       при расчетах с использованием показаний индивидуальных приборов учета - указывается потребителем самостоятельно в специальных графах платежного документа (за исключением тепловой энергии на отопление);)        при расчетах с использованием показаний коллективных приборов учета - указывается исполнителем исходя из объемов потребления соответствующих коммунальных ресурсов (за исключением тепловой энергии на отопление) и объемов отведенных сточных вод, рассчитанных в соответствии с установленными правилами;)         при расчетах за отопление с использованием показаний коллективных и индивидуальных приборов учета указывается исполнителем исходя из установленных правил;)     при отсутствии коллективных и индивидуальных приборов учета - указывается исполнителем исходя из норматива потребления коммунальных услуг, общей площади помещения или числа граждан зарегистрированных в жилом помещении.

)        Сведения об изменениях размера платы за коммунальные услуги с указанием оснований, в том числе и в связи:) с проживанием временных жильцов; со снижением качества коммунальных услуг4)   с уплатой исполнителем потребителю неустоек (штрафов и пеней), установленных федеральными законами и договором;

)        Сведения о размере задолженности перед исполнителем за предыдущие периоды;

)        Сведения о предоставлении субсидий и льгот на оплату коммунальных услуг в виде скидок

)        Другие сведения, предусмотренные законодательством РФ и договором.

Размер неустоек (штрафов, пеней) за нарушение потребителем условий договора указывается исполнителем в отдельном документе, направляемым потребителю в течении 5 рабочих дней.

Если иное не установлено договором потребители вправе по своему выбору:

)        Оплачивать коммунальные услуги наличными денежными средствами, в безналичной форме с использованием счетов в ыбранных ими банках или переводом денежных средств без открытия банковского счета, а также почтовыми переводами;

)        Поручать другим лицам внесение оплаты за коммунальные услуги вместо них любыми способами, не противоречащими требованиям законодательства РФ и договору.

)        Вносить плату за коммунальные услуги за прошедший месяц частями, не нарушая установленный срок окончания ее внесения;

)        Осуществлять предварительную оплату коммунальных услуг в счет будущих месяцев.

Условия отсрочки или рассрочки оплаты коммунальных услуг (в том числе погашение задолженности по оплате коммунальных услуг) согласовываются с исполнителем.

Информация об изменении размера платы за коммунальные услуги, тарифов и нормативов потребления коммунальных услуг направляется исполнителем потребителю (в письменной форме) не позднее чем за 30 дней до даты выставления платежных документов, на основании которых будет вноситься плата за коммунальные услуги по новым тарифам и нормативам (если иной срок не установлен договором).

оплата учёт задача

Глава 2. Постановка задачи и обоснование необходимости использования средств вычислительной техники и программного обеспечения, а также выбора информационного обеспечения для решения задачи автоматизации учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

.1 Постановка задачи

Необходимо разработать автоматизированный прием оплаты за весь набор коммунальных услуг, предоставляемым юридическим абонентам. Объектом управления является Муниципальное унитарное предприятие с полномочиями приема оплаты и заключения договоров с абонентами от лица поставщиков услуг. Целью дипломного проекта является автоматизация рабочего места кассира, бухгалтера-специалиста, экономиста по приему оплаты за услуги у юридических лиц.

Для достижения этой цели мною были решены следующие задачи:

1)   сбор информации о МУП «ГЕРЦ» и о структуре его работы;

2)   сбор информации о классификации параметров инвентаризации юридического лица;

3)   рассмотрение инструментальных средств, с помощью которых можно разработать программный пакет и выбор наиболее подходящего из них;

4)   разработка структуры файлов и алгоритма программного продукта;

5)   разработка программных модулей согласно разработанного алгоритма;

6)   отладка разработанного программного обеспечения;

7)   ввод данных и контроль за правильным функционированием программного комплекса;

Входная информация: Сальдо начальное по начислениям (долг), начисления за текущий период по каждому поставщику услуг с письмами о суммах по всему перечню в начале текущего периода.

Промежуточная информация: оплата юридических лиц по конкретным услугам (квитанции, ежедневные реестры).

Выходная информация: отчеты и письма с оплаченными за услуги суммами каждому поставщику в начале следующего периода.

Основные БД: справочники (абоненты, улицы, банки, поставщики, услуги), долги+начисления, оплата.

Программа должна обеспечивать удобный ввод информации об оплате и основана на объединенной базе по услугам. Обязательным условием является проведение инвентаризации юридических лиц, занимающихся профессиональной деятельностью на территории города и прилегающих к нему поселках. Взаимодействие пользователя с программой осуществляется через систему «Меню». Программа должна формировать формы выходных документов в заполненном виде.

В качестве среды разработки используется СУБД MicrosoftAccess 2007.

.2 Обоснование необходимости использования вычислительной техники и программного обеспечения для решения поставленной задачи

Программное обеспечение - это совокупность программ и программных комплексов, посредством которых происходит преобразование алгоритмов программы пользователя в последовательность команд, принимаемых ЭВМ, организует автоматическое прохождение задач пользователей на ЭВМ, обеспечивает эффективное использование оборудования ЭВМ.

Программное обеспечение, в широком смысле этого понятия, является той наиболее гибкой, изменчивой и легко поддающейся в любой своей части реализации и изменениям, наиболее быстро развивающимся компонентом систем обработки с помощью ЭВМ, которая делает вычислительную аппаратуру конкретно применимой, отвечающей своему назначению. Оно служит интерфейсом между проблемной средой и аппаратурой, определяет логические способности и полезность ЭВМ, является основным средством адаптации систем обработки данных при всех резких изменениях как в плане развития технических средств и проблемной среды, так и в общем, плане исторического развития вычислительного дела в целом.

Широкое распространение вычислительных машин снизило актуальность максимальной загрузки ЭВМ и выдвинуло на первый план повышение эффективности работы пользователя, главным образом, не являющимся разработчиком или программистом. С решением этой задачи связанно появление и развитие диалогового режима работы на ЭВМ.

В процессе обработки задачи пользователь имеет возможность:

ü  непосредственно и оперативно контролировать работу программы;

ü  менять решения;

ü  разнообразить действия при общении с ЭВМ.

Возможности диалоговой системы и удобство работы с ней во многом зависят от гибкости пользования, определяемом числом различных процессоров, которые могут выполняться с помощью системы.

Организация работы с машиной в диалоговом режиме предполагает общение с ней на языках, приближенных к естественному, со скоростью, близкой к темпу диалога с человеком, причем в некоторых случаях на уровне операционной сложности, адаптируемой в процессе общения к опыту и квалификации пользователя. Операционная сложность означает сложности действий (операций), которые должен выполнить пользователь для решения поставленной задачи.

Диалоговый режим лучше приспособлен к работе начинающих и непрофессиональных пользователей, чем пакетный. Время освоения ЭВМ в диалоговом режиме, как правило, меньше, чем в пакетном.

Типы диалога.

В прикладной диалоговой системе можно выделить два функциональных компонента:

·   собственно прикладную систему, с которой работает пользователь;

·   диалоговый компонент, управляющий диалогом между пользователем и прикладной системой.

Примерами прикладных программ являются все системы, с которыми работает пользователи ЭВМ в сфере своих профессиональных интересов, - различного рода автоматизированные системы управления, системы автоматизированного проектирования, пакеты прикладных программ и другие. Эти системы характеризуются тем, что диалог ведется в терминах проблемной области и на выходе пользователь получает конечный результат, являющийся целью его общения с вычислительной машиной. Некоторые системы могут работать не только в диалоговом, но и пакетном режиме.

Диалоговый компонент является надстройкой над прикладной системой и помогает пользователю уточнить постановку проблемной задачи, представляя для этого соответствующие лингвистические формы и набор сервисных функций. Диалог в этом случае ведется в терминах диалоговой системы и называется метадиалогом. Используемая терминология практически не зависит от проблемной области. Наличие в прикладной системе развитого метадиалога дает возможность пользователю, знакомому только с проблемной областью, получать требуемые результаты без предварительного, детального изучения диалоговой системы. Поэтому доступность и распространенность прикладной системы во многом зависят от качества построения диалоговой надстройки.

Наиболее известны в человеко-машинной среде следующие типы диалога:

ü  меню;

ü  вопросы, требующие ответа ДА/НЕТ;

ü  шаблон;

ü  простой запрос;

ü  команда;

ü  взаимодействие на естественном языке.

Меню - наиболее распространенный тип диалога. При обращении система инициирует диалог. Диалог начинается с выдачи системой входного сообщения. Возможно несколько форм машинной реализации данного типа диалога. Во всех случаях в качестве входного сообщения на экране дисплея высвечивается подмножество функций системы, реализация которых возможна в текущем состоянии диалога. Такое входное сообщение будем называть меню. Пользователь может выбрать требуемую функцию одним из следующих основных способов:

1.  набором требуемой директивы или ее аббревиатуры;

2.  набором номера выбранной директивы;

3.  подведением курсора в строку экрана с требуемой директивой;

4.  нажатием фотоселектора в соответствующей строке экрана;

Наиболее экономичным по затратам времени пользователя является последний способ, затем второй и третий способы. Однако иногда применяется первый способ, так как при его использовании происходит подтверждение директивы и возможность случайного набора соседней директивы меньше, чем при других способах.

Шаблон - это инициированный системой диалог, на каждом шаге которого система воспринимает только синтаксически ограниченное входное сообщение пользователя в соответствии с заданным форматом. Данный тип диалога называется также параметрической системой. Возможные варианты ответа пользователя ограничиваются форматами, предъявляемыми ему на дисплее. Поэтому гибкость пользования системой с диалогом такого типа относительно невысока, однако достаточно низка ее операционная сложность.

Из нескольких возможных вариантов реализации такого типа диалога назовем два:

ü  указание системой на экране дисплея формата вводимого пользователем сообщения;

ü  резервирование места для сообщения пользователя в тексте сообщения системы на экране дисплея.

Простой запрос является частным случаем шаблона. Обычно используется вразличного рода автоматизированных системах при сборе данных. Пользователю предоставляется возможность вводить массив данных по формату, заданному системой.

Команда - это инициированный пользователем тип диалога, при котором выполняется одна из допустимых на данном шаге диалога директив (команд пользователя). Набор допустимых команд, как правило, отсутствует на экране, однако с помощью специальных директив его можно вывести для ознакомления. В случае задания недопустимой директивы выдается предупредительное сообщение об ошибке, и система остается в самом начале текущего шага диалога.

Взаимодействие на естественном языке возникает по инициативе пользователя. Этот тип диалога налагает наименьшие ограничения на форму ведения сообщения со стороны пользователя, которому предоставляется возможность свободно выбирать формулировку задачи, используя естественный язык. В связи с неоднозначностью естественного языка со стороны системы возможны вопросы, уточняющие формулировки пользователя и предметную область рассматриваемой проблемы.

Разрабатываемый в данном дипломном проекте пакет прикладных программ предназначен для автоматизации работы кассира, бухгалтера, экономиста по приему оплат с юридических лиц.

Пакет может функционировать на персональной ЭВМ типа IBMPC- класса Pentium4c1Гб оперативной памяти. Установка более мощного процессора, а также увеличение размера оперативной памяти резко повышает быстродействие системы управления базами данных Access 2007, которая выбрана в качестве ППО для реализации поставленной задачи.

.3 Обоснование выбораинформационного обеспечения комплекса задач

Под информационным обеспечением принято понимать, представление и хранение в системе всей информации, необходимой для эффективной работы пользователей.

Современные технические средства позволили перейти к «безбумажной» технологии обработки информации. При обработке данных основной акцент сделан на данные, представленные в электронном виде.

Однако переход на безбумажную технологию работы связан с определенными проблемами. В первую очередь, это проблема авторизации данных, доказательства их подлинности. Вторая проблема связана с оптимальным распределением информации между бумажными и электронными носителями. Третья проблема связана с безопасностью хранения данных.

Информация внутри компьютерной системы хранится в виде баз данных, при этом предполагается, что расчеты, выполняемые на отдельных рабочих местах, связаны между собой информационно.

Под базой данных понимают хранилище структурированных данных, при этом данные должны быть непротиворечивы, минимально избыточны и целостны.

База данных используется для хранения и доступа к данным, содержащим сведения о некоторой предметной области, то есть некоторой области человеческой деятельности или области реального мира. Всякая база данных должна представлять собой систему данных о предметной области. Базы данных, относящиеся к одной и той же предметной области, в различных случаях содержат более или менее детализированную информацию о ней. Степень детализации определяется рядом факторов, прежде всего целью использования информации из базы данных и сложностью производственных (деловых) процессов, существующих в пределах предметной области в конкретных условиях.БД хранится и обрабатывается в вычислительной системе.Таким образом, любые внекомпьютерные хранилища информации (архивы, библиотеки, картотеки и т. п.) базами данных не являются.

БД классифицируются по моделям представления данных.

Различают следующие модели данных:

ü  иерархические,

ü  сетевые,

ü  реляционные,

ü  объектные и объектно-ориентированные,

ü  объектно-реляционные.

Рассмотрим подробнее реляционные базы данных, так как она является наиболее подходящей для построения базы данных в моем дипломном проекте.

На реляционной модели данных строятся реляционные базы данных.

Реляционная модель данных включает следующие компоненты:

.        Структурный аспект (составляющая) - данные в базе данных представляют собой набор отношений.

.        Аспект (составляющая) целостности - отношения (таблицы) отвечают определенным условиям целостности.реляционной модели данных, поддерживает декларативные ограничения целостности уровня домена (типа данных), уровня отношения и уровня базы данных.

.        Аспект (составляющая) обработки (манипулирования) -реляционная модель данных поддерживает операторы манипулирования отношениями (реляционная алгебра, реляционное исчисление).

Кроме того, в состав реляционной модели данных включают теорию нормализации.

Термин «реляционный» означает, что теория основана на математическом понятии отношение (relation). В качестве неформального синонима термину «отношение» часто встречается слово таблица. Необходимо помнить, что «таблица» есть понятие нестрогое и неформальное и часто означает не «отношение» как абстрактное понятие, а визуальное представление отношения на бумаге или экране. Некорректное и нестрогое использование термина «таблица» вместо термина «отношение» нередко приводит к недопониманию. Наиболее частая ошибка состоит в рассуждениях о том, что реляционная модель данных имеет дело с «плоскими», или «двумерными» таблицами, тогда как таковыми могут быть только визуальные представления таблиц. Отношения же являются абстракциями, и не могут быть ни «плоскими», ни «неплоскими».

Для лучшего понимания реляционной модели данных следует отметить три важных обстоятельства:

ü  модель является логической, то есть отношения являются логическими (абстрактными), а не физическими (хранимыми) структурами;

ü  для реляционных баз данных верен информационный принцип: всё информационное наполнение базы данных представлено одним и только одним способом, а именно - явным заданием значений атрибутов в кортежах отношений; в частности, нет никаких указателей (адресов), связывающих одно значение с другим;

ü  наличие реляционной алгебры позволяет реализовать декларативное программирование и декларативное описание ограничений целостности, в дополнение к навигационному (процедурному) программированию и процедурной проверке условий.

Реляционные базы данных представляет связанную между собой совокупность таблиц баз данных. Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре базы данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне.

Каждая таблица базы данных представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствует экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам параметрам) объекта, события, явления. В терминологии теории реляционных баз данных таблицам соответствуют отношения, столбцам - атрибуты, строкам - кортежи.

При практической разработке базы данных таблицы так и зовутся таблицами, строки - записями, столбцы - полями или столбцами таблицы базы данных.

Реляционные базы данных имеют мощный теоретический фундамент, основанный на математической теории отношений. Он был разработан доктором Эдгаром Коддом. Для построения запросов к реляционным базам данных был также разработан язык SQL (StructuredQueryLanguage, язык структурированных запросов). Он приобрёл характер промышленного стандарта в реляционных системах управления базами данных. Поэтому, переходя с одной реляционной базы данных на другую, пользователь и разработчик имеют дело с одним и тем же языком. Другим важным плюсом StructuredQueryLanguage является то что, этот язык ориентирован на высокоуровневые операции с данными. Выдавая запрос, можно не беспокоиться о низкоуровневых проблемах доступа к данным, специфичных для каждой базы данных, поскольку интерпретация запросов в команды низкого уровня лежит в ведении конкретной системы управления базами данных.

Большинство разработчиков баз данных, не будучи знакомы с теорией реляционных баз данных, тем не менее, эффективно выполняют свою работу, поскольку табличная форма организации данных является интуитивно понятной и подчиняется здравому смыслу. Поэтому, при наличии минимальной практики и следуя нескольким правилам, разработчик может проектировать структуры данных, не противоречащие реляционной модели.

Принятие в 1986 г. в США стандарта на язык запросов к базам данных SQL (StructureQueryLanguage) американским институтом стандартов (ANSI) способствовало взаимодействию баз данных, реализованных на разных СУБД. Основные производители СУБД обеспечивают в своих системах внешний интерфейс через SQL.

СУБД Access (фирма Microsoft) обладает более высокими скоростными характеристиками и в этом отношении заметно выделяется среди других СУБД, представленных на рынке программного обеспечения для работы с базами данных. Сравнительно с Foxpro скорость данного программного продукта в несколько раз выше. По всем показателям приложения, созданные на Access работают быстрее Fox-программ. Набор команд, функций, мастеров предлагаемых разработчикам программных продуктов в среде MsAccess, по мощи и гибкости отвечает любым современным требованиям к представлению и обработке данных. Здесь может быть реализован максимально удобный, гибкий и эффектный пользовательский интерфейс. В Access поддерживаются разнообразные многоуровневые меню, работа с окнами и мышью, управление цветами, настройка принтера. Данные могут быть представлены в виде, похожем на электронные таблицы, и т.п. Система также обладает средствами быстрой генерации форм, отчетов, меню, поддерживает язык SQL, прекрасно работает в сети, не требуя дополнительной настройки. Также Access работает в связи со всеми приложениями, входящими с состав пакета Office, что позволяет осуществлять импорт/экспорт таблиц (баз данных) практически любого формата.

Как уже упоминалось выше для реализации, поставленной задачи в своем дипломном проекте я использовала версию СУБД Access 2007.

По отношению к предыдущим версиям Access 2007 располагает рядом новых возможностей.2007 предоставляет эффективный набор средств, которые позволяют быстро организовать учет данных, отчетность и совместный доступ к данным. Не обладая специализированными знаниями баз данных, пользователи могут быстро создавать удобные приложения учета данных посредством настройки одного из нескольких готовых шаблонов, преобразования существующих баз данных или создания новой базы данных. С помощью OfficeAccess 2007 можно легко адаптировать приложения базы данных и отчеты к меняющимся потребностям бизнеса. Расширенная поддержка компонента «MicrosoftWindowsSharePointServices 3.0» в OfficeAccess 2007 обеспечивает совместное использование, проверку и резервное копирование данных, а также управление ими.Access является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства.

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Особенности MS Access, отличающиеся от представления об «идеальной» реляционной СУБД.

Создание многопользовательской БД Access2007 и получение одновременного доступа нескольких пользователей к общей базе данных возможно в локальной одноранговой сети или в сети с файловым сервером. Сеть обеспечивает аппаратную и программную поддержку обмена данными между компьютерами. Access2007 следит за разграничением доступа разных пользователей к БД и обеспечивает защиту данных. При одновременной работе. Так как Access не является клиент серверной СУБД, возможности его по обеспечению многопользовательской работы несколько ограничены. Обычно для доступа к данным по сети с нескольких рабочих станций, файл БД Access (с расширением *.mdb) выкладывается на файловый сервер. При этом обработка данных ведется в основном на клиенте - там, где запущено приложение, в силу принципов организации файловых СУБД. Этот фактор ограничивает использование Access для обеспечения работы множества пользователей (более 15-20) и при большом количестве данных в таблицах, так как многократно возрастает нагрузка не сеть[2].

В плане поддержки целостности данных Access отвечает только моделям БД небольшой и средней сложности. В нем отсутствуют такие средства как триггеры и хранимые процедуры, что заставляет разработчиков возлагать поддержание бизнес логики БД на клиентскую программу.

В отношении защиты информации и разграничения доступа Access не имеет надежных стандартных средств. В стандартные способы защиты входит защита с использованием пароля БД и защита с использованием пароля пользователя. Снятие такой защиты не представляет сложности для специалиста.

Однако, при известных недостатках MS Access обладает большим количеством преимуществ по сравнению с системами подобного класса.

В первую очередь можно отметить распространенность, которая обусловлена тем, что Access является продуктом компании Microsoft, программное обеспечение и операционные системы которой использует большая часть пользователей персональных компьютеров. MS Access полностью совместим с операционной системой Windows, постоянно обновляется производителем, поддерживает множество языков.

В целом MS Access предоставляет большое количество возможностей за сравнительно небольшую стоимость. Также необходимо отметить ориентированность на пользователя с разной профессиональной подготовкой, что выражается в наличии большого количества вспомогательных средств (Мастеров, как уже отмечалось), развитую систему справки и понятный интерфейс. Эти средства облегчают проектирование, создание БД и выборку данных из нее.Access предоставляет в распоряжение непрограммирующему пользователю разнообразные диалоговые средства, которые позволяют ему создавать приложения не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке VBA [4].обладает широкими возможностями по импорту / экспорту данных в различные форматы, от таблиц Excel и текстовых файлов, до практически любой серверной СУБД через механизм ODBC.

Еще одно немаловажное преимущество MS Access заключается в развитых встроенных средствах разработки приложений. Большинство приложений, распространяемых среди пользователей, содержит тот или иной объем кода VBA (VisualBasicforApplications). Поскольку VBA является единственным средством для выполнения многих стандартных задач в Access (работа с переменными, построение команд SQL во время работы программы, обработка ошибок, использование Windows API ит. д.), для создания более-менее сложных приложений необходимо его знание и знание объектной модели MS Access.

Одним из средств программирования в Access является язык макрокоманд. Программы, созданные на этом языке, называются макросами и позволяют легко связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов. Макросы управляются событиями, которые вызываются действиями пользователями при диалоговой работе с данными через формы или системными событиями.

Получается что Access, обладая всеми чертами СУБД, предоставляет и дополнительные возможности. Это не только гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений.

Рассмотрим подробнее основные функции MS Access, чтобы иметь более ясное представление о его возможностях.

В Access база данных обозначает файл, содержащий набор информации. База данных в Access 2007 может содержать следующие типы объектов: таблица, запрос, форма, отчёт, страница, макрос, модуль.может работать одновременно только с одной базой данных. Но одна БД Access может включать множество таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mdb.

Таблица - это объект, соответствующий понятию «таблица» в теории реляционных баз данных. Для каждой таблицы в Access можно определить первичный ключ и один или несколько индексов с целью увеличения скорости доступа к данным.позволяет создавать структуру таблицы в трех режимах - в режиме конструктора, с помощью мастера и путем ввода данных. Разница предполагает использование этих средств пользователями с разным уровнем подготовки, разными целями и перспективами использования данных. Естественно имеется возможность просматривать, редактировать, удалять и добавлять записи, осуществлять поиск, замену, сортировку данных, изменять вид таблицы. Связи между таблицами определяются специальным средством, которое называется «Схема данных».

Это удобный графический инструмент, позволяющий создавать связи между определенными полями таблиц, задавать различные типы отношений, устанавливать ограничения ссылочной целостности. При этом изменения сразу применяются в базе данных (естественно, если содержащиеся данные удовлетворяют всем условиям) Полученную диаграмму таблиц и связей можно распечатать, что, несомненно, удобно для разработчика.

Запрос - объект, содержащий текст SQL запроса, имеющий уникальное имя в определенной базе данных. Создать запрос можно с помощью мастера и в режиме конструктора. В первом случае пользователю в интерактивном режиме предлагается выбрать имя таблицы и поля для выборки. Во втором случае можно выбрать несколько таблиц или запросов, связать их графическим способом и определить поля выборки. Также можно задать дополнительные условия для каждого поля и параметры сортировки.

Есть еще один способ создания запроса, который встроен вконструктор, - это написание запроса вручную на языке SQL. Однако текстовый редактор, предназначенный для этого имеет явно скудные возможности в плане удобства и наглядности оформления кода. Видимо этот способ не позиционировался разработчиками как основной

Форма - это специальный объект-контейнер для других интерфейсных компонентов, таких как поля ввода и отображения данных, кнопки и др. На форме разработчик располагает компоненты для ввода, корректировки, просмотра и группировки данных, в зависимости от специфики приложения. Форму также можно создать двумя способами - в режиме конструктора и с помощью мастера. В первом случае разработчик располагает набором компонентов (при необходимости можно зарегистрировать свои ActiveX), которые свободно размещает на форме и задает их параметры. В режиме мастера пользователь просто выбирает таблицу, поля и стиль оформления, а форма генерируется автоматически.

Отчёт - объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан либо включён в документ другого приложения. Этот документ содержит результаты выборки из базы данных в виде структурированной информации (например в виде таблицы или списка). MS Access обладает богатыми возможностями по оформлению и форматированию отчетов. Те же два режима создания есть и у отчета. В режиме мастера у пользователя имеется возможность задать множество параметров, практически полностью определяющих желаемый внешний вид отчета. Для создания нестандартных отчетов лучше пользоваться конструктором.

Страницы - средство публикации данных в локальной сети или Internet. Создаваемая страница проектируется подобно форме (с некоторыми отличиями в используемых компонентах), при работе с ней можно не только просматривать, но и изменять данные в базе. После сохранения страницы как объекта в БД ее можно экспортировать в виде файла в формате HTML и использовать для доступа к данным через интернет-браузер.

Макрос - это объект, представляющий собой последовательность макрокоманд для автоматизации наиболее часто выполняемых действий при работе с базой. Макрокоманды выбираются из имеющего списка, а параметры задаются разработчиком. Выполнить макрос можно по нажатию на кнопку и программным методом в коде.

Модуль - контейнер программного кода на VBA. Для их редактирования и просмотра используется оболочка Редактора VisualBasic. Весь программный код приложения содержится в наборе модулей. Здесь он имеет то же смысловое значение, как и в любом языке программирования.

Это полный список объектов, которые можно хранить в базе данных MS Access, который, впрочем, похож и в других настольных СУБД подобного класса, например Paradox.

Какие возможности предоставляет Access в функциональном плане.

Ввод данных. Ввод данных может осуществляться следующими способами: вручную прямо в таблицу (сюда же относится вставка содержимого буфера обмена); вручную в поля формы; прямой импорт данных из других источников (базы Access, текстовые файлы, формат DBF, электронные таблицы, источники данных ODBC); программным методом, который может сочетать в себе любые средства, которые возможно реализовать на VBA.

Последний способ обладает наибольшей гибкостью и представляет практически неограниченные возможности, однако он самый сложный в реализации и требует определенного уровня знаний программирования.

Изменение данных. Редактирование возможно следующими способами: вручную прямо в таблице; в полях форм; в окне браузера, в котором загружена web-страница из БД; программным методом.

Вывод данных. Здесь Access предоставляет такие возможности: вывод на экран монитора в табличном виде, полях форм или отчетов; экспорт в другие форматы данных (те же, что при импорте); вывод на печать, в основном в виде отчетов; вывод данных в интернет-браузер с помощью объекта Страница в пределах определенной сети; программный экспорт и вывод информации.

Взаимодействие с другими источниками и потребителями информации. В этом плане Access может выступать как сервер или клиент автоматизации. Особенно прозрачно настраиваются связи с другими продуктами пакета Microsoft Office. Например вы можете иметь документ Microsoft Word, в котором будут присутствовать поля из БД Access, изменение данных в базе автоматически отображается в документе. Это позволяет создавать гибкие решения, интегрирующие данные в офисных средствах. 5. Использование базы данных MS Access другими приложениями. Такой вариант использует файл MDB как хранилище данных. Программа, которая обращается к данным, может быть написана на любом языке высокого уровня. В данном случае используются таблицы и запросы. О поддержании ссылочной целостности и актуальности данных следит ядро БД. Взаимодействие происходит через ODBC-драйвер MicrosoftJetEngine.

Средства создания приложений. Создание приложений на Access во многом подобно всем остальным средствам автоматизации Microsoft Office. Здесь используется интерпретируемый язык VisualBasicforApplications, что приводит, как и при использовании любого интерпретируемого языка, к определенному увеличению затрат процессорного времени и уменьшению скорости работы программ и обработки данных. Для успешной разработки необходимо знать объектную модель самого Access и особенности ее использования.

Особенности управления данными. При работе с Базами Данных в многопользовательском режиме возникают ситуации, когда необходимо ограничить число обращающихся пользователей к данным. Это делается для того, чтобы предотвратить одновременное обновление одной и той же записи, при глобальном обновлении данных или при техническом обслуживания самой Базы Данных.

Ядро БД Access обеспечивает три уровня блокировок:

Блокировка базы данных. На этом уровне блокировки к БД может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется для глобального изменения или обновления данных или при техническом обслуживании Базы Данных - сжатии.

Блокировка таблицы. На этом уровне блокировки к таблице может обращаться только один пользователь. Такой уровень блокировки применяется в тех случаях, когда необходимо обработать сразу несколько записей таблицы.

Блокировка страницы. На этом уровне к заблокированной странице может обращаться только один пользователь. Это самый нижний уровень блокировки. Процессор MicrosoftJet автоматически устанавливает блокировку страницы и не может контролироваться вашей программой. Страница данных может содержать несколько записей, размер его равен 26 кб. Блокировка страницы означает блокировку всех записей, находящейся на этой странице. Если длина записи - 512 байтов, то будет заблокированной 4 записи, а если 50 байтов то 40 записей. Точное число записей нельзя заранее ни определить, ни задать, т.к. таблица может содержать удаленные записи (которые удаляются только во время уплотнения).

Блокировка на уровне таблицы имеет два режима - пессимистический и оптимистический. По умолчанию устанавливается пессимистическая блокировка.

Администрирование. Преимущество монопольного режима работы фактически привело к вырождению функций администрирования БД и в связи с этим - к отсутствию инструментальных средств администрирования в обычном понимании этого слова в MS Access. Имеющиеся же средства позволяют сделать следующее: имеется возможность разделения базы данных Microsoft Access на два файла, в одном из которых содержатся таблицы, а в другом запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Это позволяет пользователям иметь доступ к общему источнику данных и при этом создавать свои собственные формы, отчеты и другие объекты, а также сократить сетевой трафик; существует возможность связывания таблиц из других баз данных Microsoft Access или иных источников. Например, может потребоваться использование таблицы из другой базы данных Microsoft Access, открытой для совместной работы по сети. Это особенно полезно при необходимости хранить все таблицы в одной базе данных на сетевом сервере, сохраняя формы, отчеты и другие объекты в отдельной базе данных, копии которой имеются у всех пользователей общей базы данных; средства репликации Microsoft Access, доступные в базе данных (.mdb) и в проекте (.adp), позволяют создавать реплики и синхронизировать их по требованию при работе в Microsoft Access; средства защиты и разграничения доступа. Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. База данных может быть зашифрована. При шифровании базы данных ее файл сжимается и становится недоступным для чтения с помощью служебных программ или текстовых редакторов. Дешифрование базы данных отменяет результаты операции шифрования. Наиболее гибкий и распространенный способ защиты базы данных называется защитой на уровне пользователей. Этот способ защиты подобен способам, используемым в большинстве сетевых систем. Однако как уже отмечалось, подбор пароля администратора не представляет сложности для специалиста по взлому; имеется возможность преобразования БД в формат более ранней версии MS Access для обеспечения совместимости в некоторых случаях; и наконец, средство для сжатия базы данных, которое стирает информацию об удаленных строках и уменьшает размер файла MDB на диске. Это приводит к большей производительности и в некоторых случаях может восстановить базу данных (например, после неожиданного отключения питания).

Также необходимо упомянуть, что в Access 2007 изначально имеются шаблоны типовых баз данных для автоматизации наиболее распространенных задач.

Пользователь в интерактивном режиме Мастера выбирает данные, которые желает иметь в своей БД в соответствии с потребностями предприятия, а MS Access2007автоматически создает все необходимые объекты. В дальнейшем эту базу данных можно дорабатывать и расширять.

Многозначные поля для сложных данных

Можно создать поле, содержащее несколько значений, также называемых сложными данными. Предположим, что вам нужно назначить задачу одному из сотрудников или подрядчиков, но вы хотели бы назначить эту задачу нескольким людям. В большинстве систем управления базами данных и в ранних версиях Access в таком случае нужно было бы создать связь типа «многие-ко-многим», чтобы избежать ошибок.

В Office Access 2007 самая сложная часть работы делается автоматически, когда выбирается поле для ввода нескольких значений. Многозначные поля особенно удобны при использовании OfficeAccess 2007 для работы со списком SharePoint, который содержит один из типов многозначных полей, используемых в компоненте «WindowsSharePointServices». Приложение Office Access 2007 совместимо с этими типами данных.

Новый тип данных «Вложение» позволяет хранить все типы документов и двоичные файлы в базе данных, при этом не происходит ненужного увеличения размера базы данных. Office Access 2007 автоматически выполняет сжатие вложений, когда это возможно, чтобы оставить как можно больше свободного пространства. Нужно вложить документ MicrosoftOfficeWord 2007 в запись или сохранить в базе данных несколько цифровых фотографий. Использование вложений значительно облегчает выполнение таких задач. Можно даже добавлять несколько вложений к одной записи.

Поля МЕМО теперь хранят форматированный текст и поддерживают журнал исправлений.

Теперь в Office Access 2007 поддерживается форматированный текст, который можно использовать в записях наряду с обычным текстом. Текст можно форматировать с помощью различных параметров (таких как полужирное и курсивное начертание, а также применять различные шрифты, цвета и другие обычные параметры форматирования) и хранить в базе данных. Форматированный текст хранится в поле МЕМО в формате на основе HTML, который совместим с типом данных «Форматированный текст» в компоненте «WindowsSharePointServices». Задайте для свойства TextFormat значение либо RichText, либо PlainText, и данные в текстовых полях и в режиме таблицы будут отформатированы должным образом.

Поля МЕМО удобно использовать для хранения больших объемов данных. С помощью Office Access 2007 можно задать свойство Только добавление, чтобы сохранить в поле МЕМО записи обо всех изменениях. Затем можно просмотреть журнал этих изменений. Эта функция также поддерживает функцию отслеживания в компоненте «WindowsSharePointServices». Таким образом, можно также использовать Access для просмотра журнала содержимого списка SharePoint.

Характеристика сферы применения «настольных» СУБД

Достаточно часто, особенно если над определенной проблемой работает не отдельный специалист, а коллектив, возникает необходимость упорядочить, отсортировать накопленную информацию. В общем, создать условия, при которых можно было бы с наименьшими затратами найти нужные сведения, внести в них изменения и затем предоставить эту информацию для общего пользования.

Такая технология существует давно и известна под названием «база данных для рабочих групп». Создать ее можно при помощи множества инструментов, которые отличаются возможностями и степенью сложности. Но в данном случае хотелось бы остановиться на проблеме организации базы данных небольшой организации, которая потребовала бы наименьших материальных и ресурсных затрат.

Выбор системы управления баз данных (СУБД) представляет собой сложную многопараметрическую задачу и является одним из важных этапов при разработке приложений баз данных. Выбранный программный продукт должен удовлетворять как текущим, так и будущим потребностям предприятия, при этом следует учитывать финансовые затраты на приобретение необходимого оборудования, самой системы, разработку необходимого программного обеспечения на ее основе, а также обучение персонала. Кроме того, необходимо убедиться, что новая СУБД способна принести предприятию реальные выгоды.

Проанализировав характеристики области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры: применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.); при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий); в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот); в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т.п.); в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях. Например, один из лидеров среди геоинформационных систем - ArcGis, создает и использует файлы MDB в качестве «персональной геобазы», то есть хранилища данных, где не требуется одновременное многопользовательское редактирование.

Это сферы использования СУБД Microsoft Access, хотя их конкретных реализаций может быть неизмеримо много, как и областей применения информационных технологий в целом.

2.4 Общая характеристика организации машинной обработки информации и формализация расчетов

Как и многие другие подающиеся автоматизации задачи, данная задача на сегодняшний день производится в большинстве случаев без использования вычислительной техники. Работники, которые занимаются юридическими лицами чаще всего работают с ними по ежемесячным реестрам. Использование же компьютеров и создаваемого в настоящей дипломной работе пакета прикладных программ позволит работать точнее, быстрее и качественней. Таким образом, использование компьютера и программного обеспечения позволит высвободить занятых работников и перевести их на решение других необходимых задач.

Для решения любого класса задач необходима входная, внутренняя и выходная информация, которая может быть постоянной или изменяющейся (оперативная).

Источниками оперативной информации являются данные бухгалтерской отчетности и документы, предоставляемые другими, определения их финансового положения.

К источникам постоянной информации относятся:

1. нормативная;

2.      справочная;

.        формы отчетных документов.

Также ведется работа с оперативной информацией:

1. информация о банках;

2.      информация об улицах;

.        информация об услугах;

.        информация о поставщиках

Машинная обработка информации в моем дипломе сводится к:

1. анализу корректности ввода первичной информации;

2.      редактированию некорректной и удалению лишней или неверно занесенной информации;

.        фильтрации средств по запрашиваемым в диалоговых окнах критериям;

.        подсчетам сумм по услугам в квитанции;

.        расчету ежемесячной суммы по поставщику;

.        и т.п., связанное с работой с юридическими лицами.

После внедрения данного программного пакета произойдет:

1. Ускориться работа кассира-оператора (т.к. квитанция оформляется с помощью ПЭВМ, а не в ручную, как это происходит в настоящее время);

2. Ускориться передача информации внутри МУПа, т.к. при незначительной обработки по разграничению доступа, при наличии сети в профилирующих отделах возможен просмотр реестров по оплате, реестров должников и др. необходимой информации;

3. Вместо трех работников (сейчас) работу по приему, учету и разноске оплаты может осуществлять один работник;

4. и. т.д.

Для осуществления полного комплекса работы по приему оплаты необходимо вносить корректировки в «Оплата», а также сумму оплаты за период по всем услугам

Расчет показателей:

1.      Sum_kvt= Sum_usl /Вычисление суммы по квитанции

2.      Oplata=Oplata+sum_usl / Вычисление сумм оплат за период

На основе рассчитанных показателей производится разноска оплаты и последующее предоставление «долг+начислено» на будущий период.

В связи с тем, что программа не производит начисления по услугам, а является вторым звеном в приеме оплаты, данный алгоритм является универсальным для всех видов услуг независимо от суммы и способа оплаты.

Глава 3. Практическая разработка. Описание инфологической модели данных и разработка базы данных, используемой для автоматизации учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги

.1 Понятие инфологической модели. Описание инфологической модели рассматриваемой в дипломном проекте предметной области

Под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств (это по существу блок-схема алгоритма создания базы данных).

Требования к инфологической модели:

·   адекватное отображение предметной области;

·   непротиворечивость;

·   должна отражать взгляды и потребности всех пользователей системы;

·   однозначная трактовка моделей;

·   модель должна быть конечной;

·   модель должна быть легко расширяемой, то есть иметь возможность ввода новых (удаления) данных без изменения ранее определенных;

·   должна обладать свойствами композиции и декомпозиции (укреплять базу данных или расщеплять);

·   должна быть легко реализуемой на ЭВМ;

·   должна быть независимой от оборудования и языков организации базы данных на ЭВМ.

В настоящее время не существует какой-либо стандарт или общий принятый способ построения инфологической модели. Для описания инфологической модели используются как языки аналитического (описательного типа), так и графические средства (блок-схемы).

Классом объектов называют совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств.

Объекты могут быть двух типов:

ü  реальные объекты;

ü  абстрактные объекты.

Каждому объекту в классе объектов присваивается свое уникальное имя (идентификатор). Каждому классу объектов в модели присваивается уникальное имя.

Связи между объектами и характеризующими его свойствами изображаются в виде линий, соединяющих обозначение объекта и его свойств. Свойства могут быть единичными (например, год рождения) и множественными (например, один студент может знать несколько языков).

Обычно для изображения связей между объектом и его единичным свойством используется единичная стрелка, а для множественных свойств - двойная стрелка.

Свойства могут быть:

ü  статистическими (постоянные, не изменяющиеся с течением времени);

ü  динамическими (изменяющиеся с течением времени).

Некоторым объектам из класса объектов присущи свойства, которые не характерны для других объектов из этого же класса.

Такие свойства называются условными.

Кроме связей между объектом и его свойствами в инфологической модели фиксируются связи между объектами разных классов.

Различают следующие виды связей:

ü  один к одному;

ü  один ко многим;

ü  многие ко многим.

Инфологическая модель отображает классы объектов и связи между ними.

Связи между разными классами объектов могут быть:

ü  обязательные;

ü  необязательные.

Для указания этой ситуации существует понятие класс принадлежности.

Инфологическая модель (ИЛМ) должна отвечать следующим требованиям:

ü  обеспечивать адекватное отображение предметной области и, как следствие, давать возможность получить интегрированное представление о предметной области;

ü  представляться на языке, понятном как специалисту предметной области, так и администратору БД;

ü  содержать информацию о предметной области, достаточную для дальнейшего проектирования; гарантировать однозначное трактование модели;

ü  быть динамической.

Цель инфологического моделирования - создать точное и полное отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.

При автоматизированной обработке информации, содержащейся в инфологической модели, требования к ее представлению ужесточаются: модель должна быть представлена в виде, обеспечивающем возможность автоматизированного перехода к моделям следующих уровней (т. е. степень ее формализации должна быть высокой).

Для инфологической модели используются как аналитические, так и графические способы ее представления. На инфологическом уровне желательно использовать универсальные языковые средства, хотя не исключено применение и специализированных средств.

При построении информационных моделей предметной области используются математический аппарат и его понятия. Информационные переменные имеют ряд специфических особенностей. Они служат для отображения определенной предметной области и являются либо идентификаторами объектов, либо отображением их свойств. Идентификаторы объектов и информационные переменные, отображающие качественные признаки объектов (в теории экономических информационных систем они называются реквизитами-признаками), имеют дискретный характер.

Даталогическая модель должна быть проанализирована с точки зрения возможности и эффективности выполнения заданных функций. В процессе анализа даталогическая модель может перестраиваться. После получения приемлемого варианта логической структуры БД переходят к физическому моделированию. Полученный вариант физической структуры проверяют на ограничение по ресурсам. В случае несоблюдения ограничений производят перепроектирование физической структуры. Если этого оказывается недостаточно, то возвращаются к даталогическому уровню и выполняют еще одну итерацию по проектированию структуры БД.

Зная основные принципы построения даталогических моделей приведенные ниже можно составить даталогическую модель.

Глобальная даталогическая модель представляет собой отражение общего содержания баз данных, структурированное на логическом уровне и ориентированное на конкретную СУБД. Любая СУБД оперирует с допустимыми для нее типами логических структур данных, которые представляют собой базисный набор типов структур. СУБД накладывает количественные ограничения на логическую структуру базы данных. Все это оказывает влияние на проектирование даталогических моделей. Поэтому, прежде чем приступить к построению даталогическоймодели, необходимо детально изучить особенности СУБД, уточнить ограничения, определить факторы, влияющие на выбор логических структур данных, ознакомиться с существующими методиками проектирования. Если для данной СУБД имеется система автоматизации проектирования БД, то с целью оценки качества проекта и целенаправленного воздействия на создаваемую структуру базы данных желательно знать алгоритм проектирования, положенный в ее основу.

При проектировании даталогической модели используется графическая (диаграмма логической структуры) и аналитическая формы ее представления. При ручном проектировании построение даталогической модели начинают с графического представления структуры базы данных, так как оно обладает большей наглядностью. При автоматизированном проектировании, наоборот, обычно сначала получается аналитическое представление структуры, а затем по нему для удобства пользователей воссоздается графическое представление.

Графическое представление структуры БД.

Диаграммы логической структуры БД должны быть наглядными, легко читаемыми, не допускать неоднозначного их толкования; они должны нести полную информацию о логической структуре БД, давать возможность различать все типы элементов данных и структур, допустимых в данной системе, обеспечивать взаимно однозначное соответствие между ними.

Для реляционных систем не принято давать графическую интерпретацию структуры БД. В реляционных моделях связи в явном виде не задаются, а также тем, что до последнего времени не было крупных реализаций реляционных банков данных, для которых трудно было бы проанализировать их структуру, не пользуясь графической интерпретацией..

Особенности проектирования. На проектирование даталогической модели большое влияние оказывают возможности системы по физической организации данных. Часто логическое и физическое проектирование БД выполняется итеративно.

Кроме факторов, обусловленных особенностями СУБД, при проектировании структуры БД надо принимать во внимание особенности отображаемой предметной области и характеристику обращений к БД со стороны пользователей.

Алгоритм проектирования логической структуры БД зависит от вида инфологической модели, подхода к проектированию, используемой СУБД. Более того, для одной и той же СУБД могут быть предложены различные алгоритмы построения структуры БД. Тем не менее, проектирование структурированных баз данных для различных систем имеет и целый ряд общих моментов:

) минимальная логическая единица (элемент данных, поле и т. п.) семантически для всех систем практически одинакова и соответствует либо идентификатору объекта, либо свойству объекта или процесса;

) группировка элементов в структуры более высоких уровней и определение связей между ними производятся в результате совместного анализа ограничений СУБД, особенностей предметной области и потребностей пользователей с учетом ограничений на ресурсы;

) совокупность типов объектов, подлежащих отражению в БД, и совокупность свойств, фиксируемых для конкретного объекта каждого типа, должны быть заранее определены. Этапы определения состава БД и проектирования ее структуры могут выполняться итеративно. Процесс проектирования предусматривает предварительную классификацию объектов реального мира;

) при проектировании логической структуры БД присутствуют этапы преобразования исходной инфологической модели в модель, допустимую для СУБД, и проверки адекватности полученнойдаталогической модели исходной модели;

) для каждой СУБД может быть задан набор правил и приемов устранения аномальных, с точки зрения системы, ситуаций. Обычно при этом возможны альтернативные решения. Число допустимых для заданных исходных условий вариантов даталогических моделей обычно бывает сравнительно велико.

) отображение связей между элементами на уровне даталогической модели может выполняться либо путем совместного расположения взаимосвязанных элементов, либо путем объявления непосредственной связи между ними, либо путем объявления связи посредством дополнительного связующего элемента. Последняя из перечисленных возможностей часто используется, чтобы «обойти» ограничения, накладываемые СУБД;

) логическая структура БД может передавать не только связи между соответствующими сущностями в предметной области, но и связи, возникающие в процессе обработки информации в БД. Это усложняет процесс проектирования даталогической модели.

Потенциальная связанность модели, отражающей предметную область, обычно очень велика. Отражать все возможные связи в даталогической модели не представляется целесообразным (иногда это и невозможно), в связи с чем, преобразование из реляционного представления в даталогическое с явным фиксированием связей рекомендуется проводить с учетом возможных запросов к БД.

Аппарат реляционной теории можно использовать и для формальной проверки непротиворечивости локальных моделей, отражающих взгляды отдельных пользователей.

Главная цель системы, разрабатываемой в данном дипломном проекте - это автоматизация приема и разноски оплаты коммунальных услуг юридическими лицами.

Состав и функции системы:

Состав системы:

1. Таблицы (содержат данные)

2. Формы (наглядное отображение информации в таблицах)

3. Запросы

4. Отчеты (формы отчетности)

Функции системы.

Система выполняет следующие основные функции:

Ввод первичной информации (после проведения инвентаризации).

Выполнение необходимых расчетов.

Формирование отчетов.

Реализация сервисных возможностей.

Инфологическая модель данных (рис.3.1.1)

Рис. 3.1.1. Инфологическая модель.

.2 Разработка базы данных «Прием оплаты»

.2.1 Характеристика входной информации

Оперативная информация необходимая при создании дипломной работы представляет собой справочники следующих видов:

. Справочник улиц

. Справочник услуг

. Справочник поставщиков услуг

. Справочник банков, обслуживающих абонентов

1.  Справочник юридических лиц (абонентов)

Описание полей таблиц базы данных

.        Таблица: Банк (справочник банков)

Столбец

                Имя                                                                         Тип                                                                  Размер

                Код_банка                                                           Числовой (длинное целое)                                      4

                Наименование_б                                                Текстовый                                                                  15

                БИК                                                                        Текстовый                                                                    9

2.      Таблица: Справочник_поставщиков (справочник поставщиков услуг)

Столбец

                Имя                                                                         Тип                                                                  Размер

                Код_пост                                                              Числовой (длинное целое)                                      4

                Наименование_пост                                         Текстовый                                                                  20

.        Таблица: Поставщики_услуг (справочник поставщиков в связи с услугами)

Столбец

                Имя                                                                         Тип                                                                  Размер

                Код_пост                                                              Числовой (длинное целое)                                      4

                Услуга                                                                   Числовой (длинное целое)                                      4

                Наименование_услуги                                     Текстовый                                                                  20

.        Таблица: Улицы (справочник улиц)

Столбец

                Имя                                                                         Тип                                                                  Размер

                Код_ул                                                                  Числовой (длинное целое)                                      4

                Название_ул                                                       Текстовый                                                                  15

5.      Таблица: Юридические_лица (справочник зарегистрированных юр. лиц)

Столбец

                Имя                                                                         Тип                                                                  Размер

                Код_юр                                                                 Числовой (длинное целое)                                      4

                ИНН                                                                       Текстовый                                                                  10

                Наименование                                                    Текстовый                                                                  30

                Представитель                                                    Текстовый                                                                  15

                Улица                                                                    Числовой (длинное целое)                                      4

                Дом                                                                         Текстовый                                                                    6

                Корпус                                                                  Текстовый                                                                    1

                Квартира                                                              Текстовый                                                                    5

                РасчСчет                                                              Текстовый                                                                  20

                Банк                                                                       Числовой (длинное целое)                                      4

.        Таблица: Справочник_услуг (справочник услуг)

Столбец

                Имя                                                                         Тип                                                                  Размер

                Код_услуги                                                          Числовой (длинное целое)                                      4

                Наименование                                                    Текстовый                                                                  10

Приведенные выше таблицы были созданы мною в Microsoft Access 2007 (рис. 3.2.1.1, 3.2.1.2, 3.2.1.3, 3.2.1.4, 3.2.1.5, 3.2.1.6).

Таблицы в Microsoft Access2007 создаются с помощью команды: Вкладка «Создание» - группа «Таблицы» - команда «Конструктор таблиц».

В открывшемся окне конструктора вводятся поля таблицы, указываются типы данных и при необходимости другие дополнительные параметры.

Рис. 3.2.1.1. Таблица «Банк».

Рис. 3.2.1.2. Таблица «Справочник_поставщиков».

Рис. 3.2.1.3. Таблица «Поставщики_услуг».

Рис. 3.2.1.4. Таблица «Улица».

Рис. 3.2.1.5. Таблица «Юридические_лица».

Рис. 3.2.1.6. Таблица «Справочник_услуг».

Справочники, как это было сказано ранее, заполняются один раз и впоследствии постоянно незначительно обновляются.

Приоритет отдан справочникам в связи с тем, что некоторые переменные, названия и т.п. используются постоянно и требуют частого отслеживания значений (Примером может служить название улиц, которые могут через некоторое время иметь другое название). Благодаря справочникам легче осуществляется ввод информации, поиск, фильтрация и др. операции, необходимые для полноценной работы отдела по юридическим лицам.

Основным справочником является справочник юридических лиц (абонентов)

В качестве входной оперативной информации, при вводе данных о юридическом лице служат:

Инвентарный номер в ГЕРЦе (Счетчик; обязательный параметр)

ü  Полное наименование (Обязательный параметр)

ü  Представитель (директор)

ü  ИНН (идентификационный номер налогоплательщика; обязательный параметр)

ü  Улица (Обязательный параметр)

ü  Дом (Обязательный параметр)

ü  Корпус (цифра или буква; необязательный параметр)

ü  Квартира (необязательный параметр)

ü  Наименование банка (Необязательный параметр)

ü  Расчетный счет (Необязательный параметр)

По другим видам справочников информация представляет собой списки, которые впоследствии используются в главной форме.

.2.2 Характеристика результатной информации

Результатной информацией в данном дипломном проекте являются:

свод сумм оплат;

свод оплат по каждой услуге.

Данная информация идет в привязке с лицевым счетом предприятия, что в случае необходимости облегчает поиск, фильтрацию сумм.

Описание полей таблиц базы данных

.        Таблица: Оплата_свод (свод оплаченных сумм) (рис. 3.2.2.1)

Столбец

                Имя                                                                         Тип                                                                  Размер

                Номер_кв                                                              Числовой (длинное целое)                                      4

                Дата_оплаты                                                      Дата/время                                                                  8

                Код_юр                                                                 Числовой (длинное целое)                                      4

                Сумма                                                                    Денежный                                                                    8

.        Таблица: Оплата_по_усл (свод оплат по услугам) (рис. 3.2.2.2)

Столбец

                Имя                                                                         Тип                                                                  Размер

                Н_кв                                                                       Числовой (длинное целое)                                      4

                Код_услуги                                                          Числовой (длинное целое)                                      4

                Сумма_услуги                                                    Числовой (длинное целое)                                      4

3.   Таблица: Отч_период (отчетный период) (рис. 3.2.2.3)

Столбец

                Имя                                                                         Тип                                                                  Размер

                Дата_нач                                                              Дата/время                                                                  8

                Дата_кон                                                              Дата/время                                                                  8

Рис. 3.2.2.1. Таблица «Оплата_свод»

Рис. 3.2.2.2. Таблица «Оплата_по_усл»

Рис. 3.2.2.3. Таблица «Оплата_по_усл»

3.3 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и ее описание

Главная форма, после запуска заставки, в которой представлена информация о названии работы, формирует кнопочное меню через которое производится работа со справочниками, отчетами, основными формами заполнения и т.п. (рис. 3.3.2).

В процессе работы могут незначительно обновляться и редактироваться справочники. В дальнейшем происходит заполнение таблиц, связанных с оплатой (рис. 3.3.1).

Рис. 3.3.1. Алгоритм процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации.

Рис. 3.3.2. Главная кнопочная форма базы данных «Прием оплаты»

Как видно из рисунка 3.3.2 на главной форме расположены кнопки, с помощью которых возможно осуществлять переход по соответствующим страницам кнопочной формы:

.        Таблицы - открывает страницу кнопочной формы (рис. 3.3.3.), в которой имеется возможность открыть, просмотреть и редактировать таблицы нашей базы данных. А также имеется кнопка «На главную» для возврата в главное меню.

Рис. 3.3.3. Страница кнопочной формы «Таблицы»

С помощью команды: Вкладка «Работа с базами данных» - группа «Показать или скрыть» - команда «Схема данных» создаем связи между нашими таблицами, которые представлены на рисунке 3.3.4.

Рис. 3.3.4. Схема данных базы данных «Прием оплаты».

2.      Отчеты - открывает страницу кнопочной формы (рис. 3.3.5.), в которой имеется возможность открыть, просмотреть и вывести на печать отчеты. А также имеется кнопка «На главную» для возврата в главное меню.

Формирование отчетов

Для формирования необходимых документов необходимо первоначально ввести исходные данные в ручную (перечень данных указан в разделе «Описание входной информации») или использовать электронный вариант. После ввода исходной информации ПЭВМ автоматически выполняет все расчеты по заранее разработанным алгоритмам, в результате чего формируются выходные документы. Для просмотра необходимого отчета выбирается соответствующий пункт меню.

Отчет создается с помощью команды: Вкладка «Создание» - группа «Отчеты» - команда «Мастер отчетов».

Рис. 3.3.5. Страница кнопочной формы «Отчеты»

Отчет «Юридические лица - сортировка по улицам» содержит список юридических лиц, упорядоченных по улицам (рис. 3.3.6).

Также отчет снабжен кнопкой «Печать». Эта кнопка служит для вывода отчета на печать. В моей базе данных пока только один отчет. По мере заполнения базы данными о юридических лицах, оплате и т.д. при возникновении необходимости можно создавать различные отчеты, в том числе на основе запросов и таблиц.

Также отчеты можно использовать для распечатки квитанции, форму которой можно разработать по желанию организации.

Отчет является очень удобным средством для подведения итогов, наглядного отражения реального состояния дел по оплате юридическими лицами коммунальных услуг.

Рис. 3.3.6. Отчет «Юридические лица - сортировка по улицам».

Запросы - открывает страницу кнопочной формы (рис. 3.3.7), в которой имеется возможность открыть и просмотреть запросы. А также имеется кнопка «На главную» для возврата в главное меню.

Рис. 3.3.7. Страница кнопочной формы «Запросы»

В данный момент я создала только один запрос «Поиск данных по наименованию». Это запрос с параметром. Параметром выступает наименование юридического лица (рис. 3.3.8).

Рис. 3.3.8.

После ввода наименования программа выводит данные (в данном случае полный адрес и телефон) юридического лица (рис. 3.3.9, 3.3.10).

Рис. 3.3.9.

Рис. 3.3.10.

В дальнейшем запросы можно использовать, допустим, для поиска задолжников, для группировки данных по определенному критерию, для подведения итогов в конце отчетного периода и т.д.

.        Формы - открывает страницу кнопочной формы (рис. 3.3.11), в которой имеется возможность просмотреть формы базы данных (рис. 3.3.12, 3.3.13, 3.3.14, 3.3.15), а также добавить новые записи. А также имеется кнопка «На главную» для возврата в главное меню.

Рис. 3.3.11. Страница кнопочной формы «Формы»

Рис. 3.3.12. Форма «Юридические лица».

Рис. 3.3.13. Форма «Оплата_свод».

Используя эту форму можно вносить данные об оплате юридическим лицом за коммунальные услуги.

Рис. 3.3.14. Форма «Поставщики услуг»

Рис. 3.3.15. Форма «Оплата по услугам»

.        Кнопки «Выход» и «О приложении» служат соответственно для выхода из приложения и для справки о создателе приложения (рис. 3.3.16).

Рис. 3.3.16. О приложении.

Заключение

В дипломном проекте был разработан программный продукт для автоматизированного приема оплаты за коммунальные услуги. Программа разработана при помощи вычислительной техники и СУБД Aceess 2007. Достоинством данной программы является то, что она доступна для любого человека, который даже не имеет понятий о жилищно-коммунальном хозяйстве.

Программа не содержит ограничений по услугам, поставщикам услуг и прочим параметрам. Анализ быстродействия в Microsoft Access максимально возможный уровень скорости для программных продуктов данного уровня сложности и пользования.

Данный пакет после реконфигурации может быть использован на любом предприятии, аналогичному МУП «ГЕРЦ» г. Махачкалы. Все параметры системы могут изменяться, что предоставляет пользователям (организациям) максимальные возможности.

В данный момент приложение желательно доработать под требования конкретного пользователя. Что же касается темы цели моего дипломного проекта - «Автоматизация учета приема оплаты с юридических лиц за коммунальные услуги», то я считаю, что представленный программный продукт вполне подходит для реализации поставленной задачи. Приложение во многом облегчит работу сотрудника, занимающегося заполнением справочников, связанных с оплатой, и непосредственно самим приемом оплаты за коммунальные услуги с юридических лиц.