Специфика документооборота в акционерном обществе

Специфика документооборота в акционерном обществе

ВВЕДЕНИЕ

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, который отражает деятельность предприятия и позволяет оперативно управлять им. При неэффективной организации документооборота возникает ряд проблем. Например, длительный поиск нужного документа, потери, задержки отправки и получения, ошибки персонала и т.д. Все это может сильно замедлить, а в некоторых случаях полностью остановить работу организации. Эффективный документооборот является обязательной составляющей успешного управления предприятием.

Целью курсовой работы является выделение особенностей документооборота в акционерном обществе.

Задачи:

1.       Охарактеризовать документооборот как особый процесс

2.       Рассмотреть, изучить принципы и особенности документооборота на предприятии

.        Раскрыть понятие «Акционерное общество»

.        Определить структуру акционерного общества

.        Выявить особенности документооборота в акционерном обществе

Объект: документооборот на предприятии

Предмет: особенности документооборота в акционерном обществе

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы и списка приложений.

.       
ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТООБОРОТ»

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Эти два процесса непосредственно связаны друг с другом.

По мнению В.А. Кудряева, документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации, структурные подразделения, специалисты) и пунктами технической обработки документов: копировально-множительная служба, секретарь и др. Формирующиеся в разных подразделениях организации документопотоки сливаются в единый поток корреспонденции.

Проектирование рациональной системы документооборота происходит на самых ранних стадиях становления предприятия. Таким образом, для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения. При правильно поставленном документообороте они не должны без необходимости «перескакивать» с одного пути на другой или возвращаться на то же место, с которого только что были отправлены. Однако это не означает, что при выпадении какого- либо звена (болезнь руководителя, командировка, отпуск и т.д.) работа должна остановиться. Для этого создаются альтернативные (дублирующие) маршруты движения документов, т.к. каждого руководителя в его отсутствие обязательно заменяет другое должностное лицо, временно выполняющее его функции.

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов внутри организаций должны обязательно оформляться в виде схем. Они разрабатываются службой делопроизводства, утверждаются руководителем организаций и включают все пункты обработки документной информации, в том числе и компьютерные. Рекомендуется разрабатывать отдельные схемы для каждой категории документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности, финансовые документы и т. д.

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия, прежде всего, преследует цель: исключение возвратности движения документов. Пребывание документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя, в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Документ должен попадать только к тому руководителю, в компетенцию которого входит его решение.

Существует несколько этапов документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством, работа с исходящими документами, анализ документооборота и методы его совершенствования.

Прием и обработка входящих документов

Корреспонденция, поступающая в организацию с курьерами, по почте, факсом или иным путем считается входящей и принимается централизованно службой ДОУ (канцелярией) или специально выделенным для этого лицом. При поступлении документа в организацию на нем проставляется входящий номер, фиксирующий факт его поступления. Он вносится в регистрационный журнал (компьютер). При поступлении срочных сообщений и корреспонденции (телеграмма, телефонограмма и т. д.) указывают время поступления документа (часы и минуты).

Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Для этих целей служат адресные данные в реквизите «Адресат», их сверяют с адресом на конверте или упаковке и определяют, не произошла ли ошибка вложения. Ошибочно отправленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо. Все поступившие документы проходят стадию предварительной обработки, когда секретарь или специально выделенное для этих целей должностное лицо распределяет поступившую корреспонденцию по отдельным руководителям, направляя к ним только те, которые непосредственно относится к их компетенции. Обработка документов должна проводиться в течение суток с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции допускается передавать ее руководителю, минуя этапы предварительной обработки.

Рассмотрение документов руководством (резолюция)

После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.).

Руководитель рассматривает поступивший документ, как правило, в день его получения. Решение руководителя по документу оформляется в виде резолюции и после этого документ передается секретарем в структурные подразделения или конкретным должностным лицам для исполнения.

Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.

Работа с исходящими документами

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов следующие:

составление проекта документа;

согласование проекта;

проверка правильности оформления документа, печать;

подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

регистрация;

тиражирование;

отправка первого экземпляра документа адресату;

подшивка второго экземпляра в дело.

Важный момент в делопроизводственном процессе - текущее хранение и использование в справочно-информационных целях внутренней, поступившей и исходящей документации. Для быстрого поиска документов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации. Номенклатура включает в себя перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.

Анализ документооборота и методы его совершенствования

Документооборот предприятия или учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности предприятия, т. к. рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов. Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом. Анализ документооборота предполагает тщательное изучение организационной стороны управления: положения об организации, регламента, штатного расписания, должностных инструкций работников и руководителей. Это позволит определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между руководителями, четко очертить их права и компетенцию, изучить взаимосвязь разных уровней управления и производства.

Структурная организация предприятия определяет тип его делопроизводства: централизованное или смешанное. Как правило, небольшая фирма использует централизованную форму ДОУ, когда за создание, хранение, регистрацию, контроль документов отвечает конкретное должностное лицо или отдел (канцелярия). Предприятия со сложной структурой управления прибегают к смешанному типу делопроизводства, когда часть документов создается, регистрируется и хранится в подразделениях, а другая часть подлежит централизованной обработке. Структурная часть исследования для наглядности и удобства восприятия обычно оформляется в виде схем, рисунков, диаграмм. Следующий этап исследования - изучение качественного состава документопотока. При этом учитываются все виды документов, существующие в организации. В качестве объекта исследования можно рассматривать как отдельные виды документов, так и группы документов. Но основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией считается документопоток, управляющими параметрами которого являются: содержание или функциональная принадлежность; структура потока; направление потока и его объем.

Документопоток предприятия характеризуется составом документов, входящих в него, и содержанием информации, закрепленной в них. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Т.В. Сиганова считает, что документопотоки можно изучать с разных позиций: входящие, исходящие, регистрируемые и нерегистрируемые документы, осуществляется контроль исполнения или нет и т. д.

Входящие документы чаще всего классифицируется по корреспондентам - авторам полученных документов: от вышестоящих, подведомственных и неподведомственных организаций или частных лиц. Такой анализ позволяет определить пути рационализации документооборота входящих документов и существенно сократить промежуточные этапы их обработки. Эти сведения используются для создания базы данных о постоянных корреспондентах.

Можно рассматривать документопоток по признакам идентичности

технологического процесса обработки, когда в самостоятельную группу

объединяются различные по содержанию документы, проходящие одинаковые этапы обработки: согласования, визирования, подписания, утверждения, регистрации и контроля. Для них составляются конкретные маршруты движения.

На основании анализа делается вывод о рациональности движения

документов, степени загруженности должностных лиц и структурных подразделений, разрабатываются альтернативные варианты движения документов. Все это позволяет ускорить процесс обработки документов.

Цель анализа документооборота состоит в том, чтобы исключить возвратность и задержку, а значит, повысить скорость и качество исполнения конкретного задания.

В статье «Документооборот организации» журнала Секретарь - референт» В.Ф. Янковая раскрыла принципы документооборота на предприятии. Понятие документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления, включающую в себя движение информационных потоков организации - их получение, обработку, переработку, использование. Организация документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени.

К таким принципам организации документооборота можно отнести следующие:

централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);

максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку);

маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);

однократность регистрации документов;

организация предварительного рассмотрения документов;

вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения;

исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам);

снижение уровня подписания документов.

2. ПОНЯТИЕ «АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО»

Акционерным обществом признается общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций; участники акционерного общества (акционеры) не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им акций.

Согласно российскому законодательству акционерные общества могут быть открытыми и закрытыми. Юридические определения этих обществ следующие:

ü  открытое акционерное общество - это акционерное общество, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров;

ü  закрытое акционерное общество - это акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц.

Юридические признаки закрытого акционерного общества.

Имеющиеся в Законе основные признаки закрытого акционерного общества сводятся к следующим:

• оно может распределять свои акции только среди учредителей или иного заранее известного круга лиц, общее число которых не превышает 50;

• оно не вправе проводить открытую подписку на свои акции;

• акционеры имеют преимущественное право приобретения акций, продаваемых другими акционерами данного общества;

• структура его управления более простая по сравнению со структурой открытого акционерного общества, например, в составе органов управления закрытого общества может отсутствовать совет директоров (наблюдательный совет).

Юридические признаки открытого акционерного общества.

Приведенные в Законе основные признаки открытого акционерного общества таковы:

• число акционеров не ограничено;

• акционеры могут отчуждать свои акции без согласия других его акционеров;

• оно вправе проводить как открытую, так и закрытую подписку на свои акции;

• оно обязано предоставлять рынку информацию о своей деятельности в объемах и в сроки, установленные законодательными и иными нормативными актами данной страны, в частности, обязано, по крайней мере, ежегодно публиковать для всеобщего сведения годовой отчет, бухгалтерский баланс, счет прибылей и убытков.

О сроках хранения документов

Законодатель в лице ФКЦБ России и издал Постановление от 16 июля 2003 № 0333/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (далее - Положение), которое призвано расширить нормы 89 статьи закона «Об АО» в части порядка хранения документов.

Требования Положения распространяются как на открытые, так и на закрытые акционерные общества. Теперь все они постоянно, то есть без ограничения сроков, должны хранить:

·        учредительные документы, изменения и дополнения к ним;

·        документы по ценным бумагам акционерного общества: решения о выпуске, проспекты эмиссии, отчеты об итогах их размещения;

·        положения о филиалах и представительствах;

·        материалы, представляемые акционерам к годовому собранию: годовые отчеты, балансы, заключения ревизионной комиссии и проч.;

·        разного рода протоколы: общих собраний акционеров, заседаний ревизионной комиссии, совета директоров, правления;

·        бюллетени для голосования и доверенности, выданные акционерами своим представителям на участие в общем собрании акционеров;

·        разного рода списки: аффинированных лиц, лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, на получение дивидендов и иные (например, лиц, имеющих право требовать выкупа принадлежащих им акций, имеющих приоритетное право участвовать в подписке и др.);

·        ежеквартальные отчеты эмитента за первый квартал каждого года;

·        описи документов, передаваемых в архив и акты о выделении документов к уничтожению.

Особые сроки хранения применяются к внутренним документам общества, к которым можно отнести разного рода положения, а именно:

·        положение об общем собрании;

·        положение о совете директоров общества;

·        положение о генеральном директоре;

·        положение о ревизионной комиссии;

·        положение о счетной комиссии;

·        положение об информационной политике;

·        положение о корпоративном секретаре;

·        кодекс корпоративного поведения;

·        положение о дивидендной политике;

·        об управлении рисками;

·        о стимулировании менеджеров.

К внутренним также относятся документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе. К документам, подтверждающим права общества на имущество, находящееся на его балансе, можно отнести (в скобках указывается срок хранения):

·        протокол торгов (аукциона, конкурса) по куплепродаже земельных участков, зданий (постоянно до ликвидации);

·        договоры о куплепродаже земельных участков, зданий (постоянно);

·        документы об учете владения (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.), пользования, распоряжения имуществом, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации (постоянно);

·        паспорта зданий, сооружений (5 лет);

·        документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом).

2.1 Анализ правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров

Нами было изучено шесть вариантов Правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров и контроля различных акционерных обществ:

·        ЗАО Инвестиционно-финансовая компания "ЭКС"

·        ОАО «ИнтехпромЭнерго»

·        ОАО "Назаровоагропромхимия"

·        ОАО "Мосремстрой"

·        ЗАО «Трест 36»

·        ОАО «НОРФЕС»

Одной из особенностей документооборота является использование следующих терминов и определений:

.        Акции общества - именные обыкновенные бездокументарные акции Общества, закрепляющие права ее владельца, установленные законодательством.

.        Реестр владельцев именных ценных бумаг Общества - совокупность данных, зафиксированных на бумажном носителе и (или) с использованием электронной базы данных, которая обеспечивает идентификацию зарегистрированных лиц, удостоверение прав на акции Общества, учитываемые на лицевых счетах зарегистрированных лиц, а также позволяет получать и направлять информацию зарегистрированным лицам.

.        Держатель реестра или Регистратор - Общество, осуществляющее самостоятельно ведение реестра владельцев именных ценных бумаг в соответствии с законодательством Российской Федерации.

.        Лицо, ответственное за ведение реестра - сотрудник Общества, на которого приказом лица, осуществляющего функции единоличного исполнительного органа Общества, возложено исполнение функций по ведению реестра, непосредственно осуществляющее от имени держателя реестра сбор, фиксацию, обработку, хранение и предоставление сведений и документов, составляющих реестр владельцев именных ценных бумаг Общества.

.        Зарегистрированное лицо - физическое или юридическое лицо, информация о котором внесена в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества.

Следует отметить, что внутренний документооборот в системе ведения реестра акционеров ведется от общего документооборота Общества лицом, назначенным генеральным директором.

К основным документам, используемым для ведения реестра владельцев именных ценных бумаг Общества, относятся:

ü  Журнал учета входящих документов

ü  Регистрационный журнал

ü  Лицевой счет зарегистрированного лица

ü  Анкета зарегистрированного лица

ü  Передаточное распоряжение

ü  Залоговое распоряжение

ü  Выписка из реестра владельцев именных ценных бумаг Общества

ü  Справка об операциях по лицевому счету за период времени

Прием, регистрация, обработка и хранение документов происходит следующим образом:

.        При приеме документов (лично от зарегистрированных лиц и их уполномоченных представителей) сотрудник Общества устанавливает личность обратившегося (путем проверки документа, удостоверяющего личность).

.        Проверяет наличие лицевого счета зарегистрированного в реестре

.        Проверяет наличие анкеты зарегистрированного лица с образцом подписи зарегистрированного лица.

.        Определяет вид предоставляемых документов, тип операции или запроса обратившегося лица.

.        Регистрирует полученные документы в журнале учета входящих документов в соответствии с порядком регистрации документов, установленным Правилами документооборота.

.        Осуществляет экспертизу документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра (по составу правильности заполнения, полноте информации, соответствии документов состоянию лицевого счета).

.        В случае обнаружения при предварительной экспертизе несоответствия документов Правилам ведения реестра обратившееся лицо вправе забрать передаваемые Обществу документы или зарегистрировать их с последующим оформлением отказа во внесении записи в реестр или предоставлении информации.

.        В журнале учета входящих документов регистрируются как запросы документы, являющиеся запросами на получение информации из реестра, и письменные запросы от зарегистрированных лиц о правах, закрепленных ценными бумагами и о способах и порядке осуществления этих прав. В журнал входящих документов вносится отметка об исполнении запроса в соответствии с порядком обработки запросов, установленным Правилами документооборота.

.        При регистрации документов в журнале учета входящих документов сотрудник, принявший и зарегистрировавший документы, вносит свою фамилию, имя, отчество. На каждом документе ставится дата приема документов, входящий номер документа по журналу входящих документов, и подпись сотрудника, осуществившего регистрацию.

.        Сотрудник после регистрации принятых документов в журнале входящих документов составляет акт приема-передачи документов в двух экземплярах.

.        Обработанные (исполненные) документы передаются на хранение.

.        При внесении записи в реестр сотрудник осуществляет следующие действия:

.1.      Вносит соответствующие записи в регистрационный журнал и по лицевым счетам зарегистрированных лиц в соответствии с требованиями Правил ведения реестра.

.2.      Вносит в журнал учета входящих документов по соответствующему номеру исполненных документов отметку «Исполнено», дату внесения записи в реестр.

.3.      На обработанных распоряжениях ставит отметку об исполнении, дату операции по регистрационному журналу, подпись лица, осуществившего операцию.

.4.      В случае неисполнения операции направляет отказ почтой.

.        При предоставлении информации из реестра сотрудник осуществляет следующие действия:

.1.      Выдает требуемую информацию из реестра в письменном виде, заверяет ее подписью генерального директора и печатью Общества.

.2.      Направляет ответ на запрос лицу, предоставившему запрос, по почте, или передает лично в руки, в соответствии со способом доставки, указанным в анкете зарегистрированного лица или в предоставленном запросе.

.3.      В случае направления ответа лицу, представившему запрос, по почте отправляет исходящую корреспонденцию заказным письмом, регистрирует в журнале исходящей корреспонденции в общей канцелярии.

.        Ведет учет запросов, полученных от зарегистрированных лиц, и ответов по ним, включая отказы от предоставления информации, в журнале учета входящих документов.

.        Хранению подлежат подлинники документов, полученных от зарегистрированных и других уполномоченных лиц. Хранение документов осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. В архив передаются сшитые и заверенные генеральным директором Общества журналы учета входящих документов, регистрационные журналы, акты сверок. Папки с документами, передаваемыми в архив, снабжаются описью документов по произвольной форме с указанием количества передаваемых в архив документов и периода дат регистрации документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

входящий исходящий документ резолюция

Таким образом, документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документооборот любой организации состоит из потоков документов.

Для каждого вида документа складываются свои индивидуальные маршруты движения. Существует несколько этапов документооборота: прием и обработка входящих документов, рассмотрение документов руководством, работа с исходящими документами, анализ документооборота и методы его совершенствования.

Акционерное общество - общество, уставный капитал которого разделен на определенное число акций. Выделяют следующие виды акционерных обществ:

ü  открытое акционерное общество - это акционерное общество, участники которого могут отчуждать принадлежащие им акции без согласия других акционеров;

ü  закрытое акционерное общество - это акционерное общество, акции которого распределяются только среди его учредителей или иного заранее определенного круга лиц

Нами был проведен анализ шести вариантов Правил внутреннего документооборота в системе ведения реестра акционеров и контроля различных акционерных обществ. В следствие мы выделили следующие особенности:

.        Особенные термины и определения, такие как: акции общества, реестр владельцев ценных бумаг, держатель реестра и т.д.

.        Внутренний документооборот в системе ведения реестра акционеров ведется от общего документооборота Общества лицом, назначенным генеральным директором.

.        В документообороте участвуют такие документы как: журнал учета входящих документов, регистрационный журнал, лицевой счет зарегистрированного лица, анкета зарегистрированного лица, передаточное распоряжение, залоговое распоряжение, выписка из реестра владельцев именных ценных бумаг Общества, справка об операциях по лицевому счету за период времени

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.    Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 [Электронный ресурс] / Информационно-правовой портал Гарант. - М.: ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2011. - Режим доступа на 25.04.2011: #"537521.files/image001.jpg">

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля (далее - Правила)

Открытого акционерного общества «ИнтехпромЭнерго» (далее - Общество, и/или Эмитент и/или Держатель реестра) разработаны исходя из требований законодательства РФ, нормативными правовыми актами по рынку ценных бумаг.

.2. Правила определяют порядок приема и исполнения документов, поступивших в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества (далее - Реестр), а также определяет требования их по учету, хранению и внутреннему контролю.

2. ОБЩИЙ ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Документы, поступающие в Реестр, в том числе по средствам связи (почтой, телеграфом, факсом и т.п.), регистрируются должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов в журнале учета входящих документов, на документах проставляется входящий номер, дата поступления.

.2. Журнал учета входящих документов включает следующие данные:

• порядковый номер записи;

• входящий номер документа;

• сведения о лице, предоставившем документы, а именно:

для юридического лица - наименование организации, предоставившей

документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией (если еть), должность, ФИО лица, подписавшего сопроводительное письмо;

для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя (при получении документов по почте), данные доверенности лица, предоставившего документы;

• дата получения документа Обществом;

• наименование документа (перечень документов);

• наименование операции или совершения действия по поступившему документу;

• данные об исполнении документа (указывается номер по регистрационному журналу учета операций или комментарии по исполнению документа);

• дата исполнения документа;

• дата отправки ответа (внесения записи в реестр, выдачи документа) или направления отказа от проведения операции, исходящий номер ответа на документы, фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

.3. На документ, требующий ответа, готовится ответ в двух экземплярах, один из которых направляется (выдается) лицу, обратившемуся в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества, второй экземпляр остается у Общества.

.4. Исходящий документ регистрируется в журнале учета исходящих документов, на документе ставится исходящий номер и дата.

.5. Исходящая корреспонденция, в том числе мотивированные отказы, сформированная информация из Реестра, ответы на запросы регистрируются в журнале учета исходящих документов.

.6. Журнал учета исходящих документов включает следующие данные:

• порядковый номер записи;

• исходящий номер документа;

• дата регистрации исходящего документа;

• сведения о лице, кому направлены документы, а именно:

ФИО или наименование организации, почтовый адрес получателя (при отправлении документов по почте);

если документ получен без использования средств связи - ФИО, должность, данные доверенности лица, получившего документы;

• наименование документа, краткое содержание, дата и входящий номер документа (запроса), на который направлен ответ (документ) или направлен мотивированный отказ;

• ФИО исполнителя;

• отметка об отправлении ответа (отказа в исполнении) или выдачи документа.

.7. Внесение информации (изменений) в Реестр отражаются в регистрационном журнале учета операций (за исключением операций, предусмотренных Правилами ведения реестра).

.8. Регистрационный журнал ведется на бумажных носителях и в электронном виде и включает следующие данные:

• порядковый номер записи;

• дата получения документов, их входящие номера;

• дата исполнения операции;

• тип операции (операция);

• количество ценных бумаг;

• Данные по проведенной операции:

• номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся корреспондентами в операции;

• вид, количество, категория (тип или серия), государственный регистрационный номер выпуска ценных бумаг;

• Комментарий (в случае необходимости).

3. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ, ЯВЛЯЮЩИХСЯ ОСНОВАНИЕМ ДЛЯ ВНЕСЕНИЯ ЗАПИСИ В РЕЕСТР И/ИЛИ ВЫДАЧИ ИНФОРМАЦИИ

3.1. Требования к предоставляемым документам.

.1.1. Операции в Реестре производятся должностным лицом ответственным за проведение операций в Реестре на основании форм установленного им образца или на иных формах, соответствующих требованиям действующего законодательства РФ.

.1.2.Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально, за исключением случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра.

.1.3. Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.

.4. Документы, поступившие в реестр владельцев именных ценных бумаг Общества и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи письменного отказа во внесении записей в Реестр или выдачи информации из Реестра по запросу клиента Общество может выдать копии предоставленных клиентом документов.

.2. Способы предоставления документов Держателю реестра.

.2.1. Документы для внесения записи в Реестр, а также запросы (распоряжения) на получение информации из Реестра, принимаются должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов.

.2.2. Документы, предоставленные с целью внесения записей в Реестр и получения информации из Реестра, должны быть предоставлены:

• лично зарегистрированным лицом или его уполномоченным представителем;

• лично уполномоченным представителем эмитента;

• лично уполномоченным представителем государственного органа.

.3. Прием и регистрация документов

.3.1.Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого производится идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц.

.3.2. При каждом обращении зарегистрированного лица, должностное лицо ответственное за прием и выдачу документов обязано проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом. Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии ответственного лица за прием и выдачу документов. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

.3.3. Должностное лицо, ответственное за прием и выдачу документов обязан удостовериться в полномочиях лиц, подписывающих документы, сравнить их подписи с образцами подписей, содержащихся в системе ведения Реестра.

.3.4. Должностное лицо, ответственное за прием документов не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных Правилами ведения реестра.

.3.5.Прием и регистрация входящих документов осуществляется в следующей последовательности:

• Определение сути поручения клиента, проверка состава и содержания поступивших документов;

• Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица, предоставившего документы, на основании документа, удостоверяющего личность;

• Проверка полномочий лица, предоставившего документы;

• Проверка правильности оформления документов и их соответствие требованиям, установленным действующим законодательством Российской Федерации и Правилами ведения Реестра;

• Проверка комплектности предоставленных документов;

• Регистрация документов в журнале учета входящих документов;

• Внесение в документ входящего номера и даты получения.

.4. Экспертиза документов.

.4.1. Экспертиза документов осуществляется с целью определения соответствия поступивших в Реестр документов и информации, содержащейся в документах, требованиям действующего законодательства Российской Федерации и Правилам ведения реестра, утвержденных в Обществе.

.4.2. Экспертиза документов проводится должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов и осуществляется в следующей последовательности:

• Проверка полномочий лица, подписавшего документ;

• Сверка подлинности подписи лица, подписавшего документ;

• Сверка данных, содержащихся в документе, с данными Реестра;

.4.3. Документы, прошедшие экспертизу предаются должностному лицу, ответственному за проведение операций в Реестре для внесения записей в систему ведения Реестра или выдачи информации из системы ведения Реестра. При отрицательном результате экспертизы документов готовится мотивированный отказ.

.5. Внесение записей в Реестр и формирование информации из Реестра.

.5.1. Должностное лицо, ответственное за проведение операций вносит записи в Реестр, формирует информацию из Реестра в сроки, установленные действующим законодательством Российской Федерации и Правилами ведения Реестра.

.5.2. Внесение записей в Реестр и формирование информации из Реестра производится после положительного результата экспертизы и осуществляется лицом, ответственным за проведение операций в следующей последовательности:

• Внесение записей в Реестр или формирование информации из Реестра;

• Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в базу данных системы ведения реестра);

• При обнаружении невозможности корректного проведения операции готовится информация для мотивированного отказа;

• Обработанные документы помещаются на хранение;

• Подготовленный мотивированный отказ и/или сформированная информация передается лицу ответственному за прием и выдачу документов для выдачи клиенту.

.5.3. На обработанных документах должностное лицо, ответственное за проведение операций, ставит номер и дату проведения операции или отметку об отказе в исполнении.

.5.4. Сформированная информация из Реестра подписывается двумя уполномоченными лицами Общества:

. Лицом ответственным за проведение операций;

. Генеральным директором Общества или другим уполномоченным лицом, назначенным Генеральным директором Общества, и скрепляется печатью Общества.

.6. Подготовка мотивированных отказов.

.6.1. В случае отказа от внесения записей в Реестр или выдачи информации из Реестра по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации и Правилами ведения реестра, Общество готовит и направляет обратившемуся лицу мотивированное уведомление об отказе от внесения записей в Реестр или выдачи информации из Реестра.

.6.2. Мотивированный отказ оформляется в двух экземплярах, один из которых, в установленные сроки, выдается (направляется) клиенту, второй приобщается к документам Реестра, на исполнение которых дан отказ.

.6.3. Мотивированный отказ готовится должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов, или должностным лицом, ответственным за проведение операций и подписывается Генеральным директором Общества или другим уполномоченным лицом, назначенным Генеральным директором Общества.

Мотивированный отказ должен содержать причины отказа и действия, которые необходимо предпринять для устранения причин, препятствующих внесению записи в Реестр или выдачи информации из Реестра.

.7. Выдача сформированной информации из Реестра и мотивированных отказов.

.7.1. Сформированная информация из Реестра и мотивированные отказы регистрируются в журнале учета исходящих документов, на выдаваемых документах ставится исходящий номер и дата. Если составляется сопроводительное письмо, исходящий номер и дата проставляется на сопроводительном письме.

.7.2. Выдача сформированной информации из Реестра осуществляется под роспись или по требованию Клиента отправляется последнему по почте заказным письмом.

.7.3. Выдача сформированной информации и мотивированных отказов из Реестра осуществляется должностным лицом, ответственным за прием и выдачу документов в следующей последовательности:

• Регистрация сформированной информации из Реестра и мотивированных отказов в журнале учета исходящих документов;

• Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица, получающего документы, на основании документа, удостоверяющего личность (при личной явке);

• Проверка полномочий лица, получающего документы (при личной явке);

• Подготовка сопроводительного письма (при необходимости);

• Выдача (направление) сформированной информации из Реестра и мотивированного отказа Клиенту;

• Внесение данных о выдаче сформированной информации из Реестра и мотивированного отказа в журнале учета исходящих документов.

4. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Ответственным лицом за хранение документов Реестра назначается должностное лицо, ответственное за проведение операций. При помещении обработанных документов на хранение должностное лицо, ответственное за проведение операций осуществляет следующие действия:

• Внутренний контроль исполнения документов;

• Проверка наличия служебных отметок на документах

.2. Хранение документов осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа.

.3. Хранение всех журналов, папок с документами осуществляется в помещении в несгораемых шкафах (сейфах), исключающих доступ к документам посторонних лиц.

.4. Должностное лицо, ответственное за хранение документов, несет персональную ответственность за сохранность документов, ведение учета документов, находящихся на хранении.

.5. Общество обеспечивает хранение документов-оснований не менее трех лет с момента их поступления (анкету зарегистрированного лица - не менее трех лет с момента списания с лицевого счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг).

.6. По истечению срока хранения документов они могут быть уничтожены Обществом.

.7. Документы подлежат уничтожению по письменному приказу Генерального директора Общества. Приказом назначается ликвидационная комиссия, определяется место и способ уничтожения документов. При подготовке к уничтожению производится опись уничтожаемых документов, а факт уничтожения подтверждается соответствующим актом.

5. ПОРЯДОК ДОСТУПА К АРХИВУ

5.1. В своей деятельности Общество использует отдельные помещения (в случае необходимости), в том числе и архив.

.2. Доступ к архиву ограничен, а помещение, где хранится архив, защищено от повреждения водой и других причин, которые могут повлечь утрату или повреждение подлинных документов.

6. СПОСОБЫ ХРАНЕНИЯ ДАННЫХ

6.1. В своей деятельности Общество использует архив для хранения документов, являющихся основанием для внесения записей в реестр и (или) выдачи информации из реестра владельцев именных ценных бумаг, в том числе и архив.

.2. При использовании электронной версии документов для ведения реестра владельцев именных ценных бумаг должностное лицо, ответственное за проведение операций в реестре и (или) выдачи информации из реестра проводит резервное копирование электронных файлов на магнитный носитель.

.3. Копирование производится с системного блока компьютера на магнитный носитель.

.4. Копирование файлов на магнитный носитель проводится не реже 1 раза в месяц, если в течение данного месяца проводились операции по Реестру в 1 экземпляре, который хранится в сейфе Общества.

7. СИСТЕМА ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ И ПОРЯДОК ПРОВЕРКИ ДАННЫХ, ВВОДИМЫХ В СИСТЕМУ ВЕДЕНИЯ РЕЕСТРА

7.1. Должностными лицами, ответственными за ведение и хранение Реестра проводится контрольная сверка на каждом этапе обработки документов.

.2. Должностное лицо, ответственное за прием и выдачу документов, производит контрольную сверку:

• правильности заполнения поступающих от клиентов документов и их комплектность;

• соответствия данных, указанных в документах, с данными, указанными в анкете зарегистрированного лица;

• соответствия подписи на документах с образцом в анкете зарегистрированного лица;

• полномочий лица, предоставившего документы;

• данных, указанных в журналах, с данными в документах;

• количества переданных документов в обработку с количеством возвращенных;

• сроков исполнения документов;

• наличия на документах и в журналах соответствующих отметок о приеме, обработке и выдаче документов.

.3. Должностное лицо, ответственное за проведение операций в Реестр, производит контрольную сверку:

• соответствия данных, указанных в документах, с данными, указанными в Реестре;

• общего количества введенных в Реестр распоряжений с количеством принятых;

• количества ценных бумаг на лицевом счете зарегистрированного лица, с количеством, указанным в передаточном распоряжении;

• данных каждого распоряжения с данными Реестра;

• соответствия данных, указанных в распоряжениях, с данными документов, подтверждающих операцию;

• количества полученных, обработанных и переданных документов;

• сроков исполнения распоряжений;

• наличия на документах соответствующих отметок о приеме и обработке документов.

• принятых, обработанных, выданных и направленных на хранение документов.

.4. По окончанию каждого операционного дня (в случае, если проводились операции по Реестру) производится контрольная сверка количества (вида, категории, типа) размещенных ценных бумаг Эмитента с количеством (видом, категорией, типом) учитываемых на счетах зарегистрированных лиц.

На основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска проводится сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемых на счетах зарегистрированных лиц. Такая сверка также осуществляется при составлении списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам.

В случае выявления расхождений устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

.5. Контроль расчета дивидендов производится суммированием начисленных каждому владельцу ценных бумаг дивидендов с общей суммой дивидендов, приведенной в документе эмитента, на основании которого производится выплата. Контроль исчисления налогов и сумм к выдаче производится выборочной проверкой части расчета.

8. ПОРЯДОК И СПОСОБЫ ВОССТАНОВЛЕНИЯ ДАННЫХ РЕЕСТРА В СЛУЧАЕ ИХ УТРАТЫ

8.1. В случае утраты данных, составляющих систему ведения реестра, Обществом осуществляются следующие мероприятия по восстановлению утраченных данных:

.1.1. В случае утраты регистрационного журнала учета операций, ведущегося в бумажной форме, его восстановление производится в течение одного дня с момента утраты по данным документов, являющимся основанием для проведения операций в реестре.

.1.2. В случае утраты документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре, на следующий день с момента утраты Общество направляет заказным письмом зарегистрированным в реестре лицам, чьи документы были утрачены, уведомление с просьбой предоставить документы взамен утраченных. По мере получения документов, утраченные данные восстанавливаются.

.2. В случае утраты регистрационного журнала учета операций, данных лицевых счетов зарегистрированных лиц, а также документов, являющихся основанием для проведения операций в реестре, Общество осуществляет следующие действия:

• уведомить об этом РО ФСФР России по СЗФО в письменной форме в срок не позднее следующего дня с даты утраты;

• на следующий день с момента утраты направляет зарегистрированным лицам заказными письмами или с помощью телефонной или факсимильной связи, а при необходимости и в средствах массовой информации сообщение о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных;

• в 10-ти дневный срок принимает все меры к восстановлению утраченных данных.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Утверждены

Советом директоров

ОАО «НОРФЕС»

Протокол от 18.12.2009 № 7

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ (ДОКУМЕНТОВ РЕЕСТРА) ОАО «НОРФЕС»

г. Владивосток 2009 г.

Оглавление

. Общие положения

. Термины и определения

. Обязанности регистратора

. Хранение документов

. Способы сохранения электронных данных

. Порядок ведения журналов Реестра

. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных системы ведения Реестра

. Способы восстановления данных в случае их утраты

. Общие положения

.1. Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО «НОРФЕС» (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом "О рынке ценных бумаг" от 22 апреля 1996г. No 39-ФЗ, Федеральным законом "Об акционерных обществах" от 26 декабря 1995г. No 208-ФЗ, "Положением о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг", утвержденным Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 2 октября 1997г. No 27 (далее - Положение о ведении реестра) и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.

.2. При внесении изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, в Правила вносятся соответствующие изменения и дополнения.

.3. Правила определяют порядок обработки и хранения документов реестра, обязанности регистратора, а также порядок осуществления внутреннего контроля.

.4. Регистратор обязан по требованию зарегистрированных лиц, эмитента и любых других заинтересованных лиц представить им для ознакомления Правила, а также изменения и дополнения к ним.

.5. Правила Внутреннего документооборота и контроля ОАО «НОРФЕС», утвержденные приказом Генерального директора Общества от 8 апреля 2009 года, считать утратившими силу.

. Термины и определения

.1. В настоящих Правилах используются термины, определенные в Положении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденном постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27 (далее - Положение о ведении реестра) и в Правилах ведения реестра владельцев именных ценных бумаг ОАО «НОРФЕС».

. Обязанности регистратора

.1. Система документов Реестра представляет собой:

.1.1. Информацию об эмитенте и о ценных бумагах эмитента.

.1.2. Внутренние документы ОАО «НОРФЕС» по ведению Реестра владельцев именных ценных бумаг.

.1.4.Журнал учета входящих документов.

.1.5. Регистрационный журнал.

.1.6. Информация о зарегистрированных лицах (лицевые счета) и об операциях по лицевым счетам.

Все документы системы ведения Реестра хранятся на бумажных и электронных носителях.

.2. Требования к документам, предоставляемым зарегистрированным лицом.

.2.1. Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально. Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.

.2.2. Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица, Регистратор может выдать копии представленных документов.

.3. Прием и регистрация запросов и документов для внесения (изменения) информации в Реестр.

.3.1. Документы для внесения (изменения) информации в Реестр, полученные от зарегистрированных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра, принимаются лицом, уполномоченным осуществлять ведение Реестра (далее - Регистратор).

.3.2. Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Регистратор производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц.

.3.3. При каждом обращении зарегистрированного лица Регистратор обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом.

Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Регистратора. В этом случае Регистратор ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

.3.4. Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами. Все документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале учета входящих документов. На каждом документе ставится дата регистрации, входящий номер пакета документов, принимаемых от клиента.

.4. Внесение записей в систему ведения Реестра производится Регистратором в следующем порядке:

.4.1. Идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц на основании паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий.

.4.2. Регистрация запроса в журнале учета входящих документов.

.4.3. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется.

.4.4. Исходящие документы подписываются Регистратором, на документе проставляются дата и исходящий номер.

.4.5. Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется сопроводительным письмом, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в электронном журнале входящих (исходящих) документов Общества.

.4.6. По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи.

. Хранение документов

.1. Хранение документов осуществляется в специальных пронумерованных папках в месте, недоступном для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкаф под ключ. Общую ответственность за организацию хранения и сохранность документов несет Регистратор.

.2. Регистратором хранятся следующие документы:

информация об эмитенте;

внутренние документы ОАО «НОРФЕС» по ведению реестра владельцев именных ценных бумаг;

документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами;

копии учредительных и других документов зарегистрированного в Реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами;

письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов;

журнал учета входящих документов;

регистрационный журнал;

лицевые счета зарегистрированных лиц.

.3. Регистратор обеспечивает хранение всех документов, связанных с ведением Реестра, в течение трех лет.

. Способы сохранения электронных данных

.1. Программное обеспечение должно гарантировать сохранение введенной информации в электронный Реестр (журнал учета входящих документов, регистрационный журнал, лицевые счета) как при бесперебойной работе оборудования, так и при аварийных отключениях.

.2. Регистратор предпринимает следующие меры по защите от последствий сбоя оборудования:

централизованное хранение информации на сервере;

ежедневное резервное копирование информации на гибкий магнитный диск;

использование источников бесперебойного питания для подключения основных узлов ЛВС;

регулярная распечатка данных из системы ведения Реестра.

.3. Регистратор осуществляет копирование информации электронного Реестра на гибкий магнитный диск и обеспечивает хранение диска в месте, недоступном для несанкционированного доступа.

. Порядок ведения журналов Реестра

.1. Регистратор ведет следующие журналы:

.1.1. Журнал учета входящих документов. Журнал ведется на бумажном и электронном носителе и содержит следующие данные:

порядковый номер записи;

входящий номер документа;

наименование документа;

дата получения документа Регистратором;

сведения о лице, представившем документы, а именно: для юридического лица - наименование организации, представившей документы, дата и исходящий номер, присвоенный организацией, фамилия лица, подписавшего сопроводительное письмо; для физического лица (если указаны) - фамилия, имя, отчество, дата, почтовый адрес отправителя.

дата отправки ответа (внесения записи в Реестр) или направления отказа о внесении записи в Реестр;

исходящий номер ответа на документы;

фамилия должностного лица, подписавшего ответ.

.1.2. Регистрационный журнал. Журнал ведется на бумажном и электронном носителе и содержит следующие данные:

порядковый номер записи;

дата получения документов и их входящие номера;

дата исполнения операции;

тип операции в соответствии с запросом;

номера лицевых счетов зарегистрированных лиц, являющихся сторонами в сделке;

вид ценной бумаги;

количество ценных бумаг;

категория (тип) ценных бумаг;

государственный регистрационный номер выпуска.

. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных системы ведения Реестра

.1. Внутренний контроль при обслуживании владельцев ценных бумаг.

.1.1. Общий контроль за исполнением поручений и документооборотом осуществляется Генеральным директором Общества. Текущий внутренний контроль осуществляется Регистратором.

.1.2. При приеме документов производится:

проверка наличия лицевого счета (при передаче прав собственности - у обеих сторон по сделке), отсутствия обременений ценных бумаг, блокирования счета;

сверка поданных документов с анкетой владельца счета;

сверка соответствия количества (наличия достаточного количества) ценных бумаг;

сверка полноты представления документов и правильности их заполнения;

проверка полномочий представителя зарегистрированного лица.

.1.3. При регистрации документов в журнале учета входящих документов производится:

.1.3.1. Ввод документов в журнал учета входящих документов.

.1.3.2. Сверка соответствия бумажных и электронных поручений последующим позициям:

стороны по сделке (сторона по запросу);

количество ценных бумаг;

основание для поручения;

состав и количество поданных документов.

.1.4. При выдаче выписок и справок из Реестра, ответов на запросы зарегистрированных лиц и государственных органов производится:

проверка соответствия выписки, справки состоянию лицевого счета;

сверка соответствия реквизитов зарегистрированного лица в выдаваемом документе с его удостоверением личности;

проверка соответствия содержания и полноты ответа запросу клиента по журналу учета входящих документов

.2. Внутренний контроль при размещении ценных бумаг.

.2.1. При размещении ценных бумаг производится сверка информации о типе, количестве, форме выпуска ценных бумаг, правах частично оплаченных ценных бумаг на дивиденды с данными устава и проспекта эмиссии, осуществляется контроль за количеством размещенных ценных бумаг для предупреждения перевыпуска.

.2.2. Осуществляется проверка на полноту и точность введенных данных. На основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска проводится сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц. Такая сверка также осуществляется при составлении списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам. В случае выявления расхождений устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц. По всем сверкам составляются протоколы проверок, которые подписываются лицом, проводившим проверку и Генеральным директором.

. Способы восстановления данных в случае их утраты

.1. В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях, Регистратор выполняет следующие действия:

.1.1. Не позднее следующего дня с даты утраты уведомляет об этом региональное представительство Федеральной Службы по Финансовым Рынкам РФ в письменной форме.

.1.2. Опубликовывает сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных Реестра.

.1.3. Принимает меры к восстановлению утраченных данных в Реестре в десятидневный срок с момента утраты, используя при этом копии электронных документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Утверждено советом директоров акционерного общества

ОАО Назаровоагропромхимия

"12"февраля 2010_г.

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Назаровоагропромхимия"

. Общие положения

Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля открытое акционерного общества "Назаровоагропромхимия" (далее - Правила) составлены в соответствии с законами РФ "Об акционерных обществах" и "О рынке ценных бумаг", действующим законодательством Российской Федерации и на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27, а также Устава ОАО "Назаровоагропромхимия" и Правил ведения реестра владельцев именных ценных бумаг (далее - Правила ведения реестра), утвержденных ОАО "Назаровоагропромхимия" (далее - Регистратор).

Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра владельцев именных ценных бумаг.

В настоящих Правилах используются термины, определенные в Положении о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденном постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27 (далее - Положение о ведении реестра) и в Правилах ведения реестра.

. Правила (способы) регистрации, обработки, хранения и архивирования документов

.1. Система документов Реестра представляет собой:

. два журнала Реестра с присвоенными номерами:

журнал учета входящих документов;

регистрационный журнал.

. лицевые счета зарегистрированных лиц;

. эмиссионный счет Эмитента с присвоенным номером;

. лицевой счет Эмитента с присвоенным номером;

. Документы Регистратора, являющиеся основанием для внесения записей в Реестр;

. Документы Регистратора, необходимые для предоставления зарегистрированным лицам. Все документы системы Реестра хранятся на бумажных носителях.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Утверждено

Советом директоров

ОАО «Мосремстрой» 18 декабря 2006 г.

(протокол №3)

Правила внутреннего документооборота и контроля ОАО "Мосремстрой"

1. Общие положения

Настоящие Правила внутреннего документооборота и контроля Открытого акционерного общества " Мосремстрой" составлены в соответствии с законами РФ "Об акционерных обществах" и "О рынке ценных бумаг", действующим законодательством Российской Федерации и на основании Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 2 октября 1997 N 27, а также Устава ОАО «Мосремстрой» и Правил ведения реестра владельцев именных ценных ОАО «Мосремстрой».

Настоящие Правила регламентируют действия Регистратора по обработке, контролю и хранению получаемых документов в связи с ведением реестра владельцев именных ценных бумаг.

. Правила регистрации, обработки, хранения и архивирования документов

.1. Система документов Реестра представляет собой:

. два журнала Реестра:

журнал учета входящих документов;

регистрационный журнал.

. лицевые счета зарегистрированных лиц;

. эмиссионный счет Эмитента с присвоенным номером;

. лицевой счет Эмитента с присвоенным номером;

. документы Регистратора, являющиеся основанием для внесения записей в Реестр;

. документы Регистратора, необходимые для предоставления зарегистрированным лицам.

Все документы системы Реестра хранятся на электронных и бумажных носителях.

.2. Требования к документам, предоставляемым зарегистрированным лицом.

Операции производятся Регистратором на основании форм установленного им образца.

Операции в Реестре производятся на основании подлинников документов или копий, удостоверенных нотариально.

Документы должны быть заполнены разборчиво. Не допускаются исправления и помарки при заполнении документов.

Документы, поступившие Регистратору и зарегистрированные в журнале учета входящих документов, не возвращаются. В случае выдачи Регистратором письменного отказа во внесении записей в Реестр по запросу зарегистрированного лица Регистратор может выдать копии представленных клиентом документов.

.3. Прием и регистрация запросов и документов для внесения информации в Реестр.

Документы для внесения информации в Реестр, полученные от зарегистрированных лиц, а также запросы зарегистрированных лиц на получение информации из Реестра, принимаются лицом, уполномоченным приказом ОАО «Мосремстрой», осуществлять ведение Реестра (далее - Специалист Регистратора).

Прием документов осуществляется с обязательным предъявлением документа, удостоверяющего личность, на основании которого Специалист Регистратора производит идентификацию личности физических лиц или представителей юридических лиц.

При каждом обращении зарегистрированного лица Специалист Регистратора обязан проверить наличие анкеты данного лица в системе ведения Реестра. В случае отсутствия анкеты или несоответствия анкетных данных сведениям, предоставляемым зарегистрированным лицом, производится заполнение анкеты зарегистрированным лицом.

Зарегистрированное лицо может подписаться на анкете лично в присутствии Специалиста Регистратора. В этом случае Специалист Регистратора ставит свою подпись на анкете, чем гарантирует подлинность подписи и соответствие паспортных данных зарегистрированного лица. Подлинность подписи зарегистрированного лица может быть также удостоверена нотариально.

Регистратор не может отказать в приеме документов, кроме случаев, предусмотренных настоящими Правилами.

документы и запросы, которые поступают Регистратору, регистрируются в журнале входящих документов.

Прием и регистрация входящих документов и запросов осуществляется в следующей последовательности:

определение сути поручения клиента,проверка состава и содержания поступивших документов;

регистрация документов в журнале учета входящих документов.

подписание акта приема документов обеими сторонами (Специалистом Регистратора и зарегистрированным лицом).

.4. Внесение записей в систему ведения Реестра. Внесение записей производится Специалистом Регистратора в следующем порядке:

. Экспертиза документов и сверка с данными регистрации в журнале входящих документов.

. Экспертиза документов на соответствие требованиям Правил ведения реестра и состоянию лицевого счета. В случае соответствия информация вносится в Реестр. В противном случае оформляются 2 экземпляра извещения об отказе во внесении записей в Реестр, один экземпляр извещения передается зарегистрированному лицу.

. Контроль проведенных операций (проверяется соответствие информации в документах и информации, введенной в журнал регистрации операций, в Реестр владельцев ценных бумаг).

При обнаружении некорректности проведения операции или определении невозможности ее корректного проведения и выяснения причин составляется акт ошибки Регистратора или отказ в проведении операции.

Ошибка исправляется внесением дополнительных записей в Реестр по акту Регистратора или выполняются действия по оформлению извещения об отказе. В соответствующей строке сопроводительного листа делается пометка "Исправлено” или “Отказ” соответственно.

.5. Выдача информации из Реестра зарегистрированным лицам.

Исполнение запроса зарегистрированного лица осуществляется в течение 10 дней со дня получения письменного запроса. Письменный запрос может быть получен лично от зарегистрированного лица или доставлен по почте.

Исполнение запроса зарегистрированного лица производится в следующем порядке:

. Идентификация личности физического лица или представителя юридического лица на основании паспорта или другого удостоверения личности, проверка их полномочий. При выявлении отсутствия полномочий для получения информации из Реестра у лица, представившего запрос, оформляется письменный отказ с указанием лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа, Ф.И.О. сотрудника и его подписи.

. Регистрация запроса в журнале учета входящих документов.

. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе.

. Исходящие документы подписываются Генеральным директором ОАО «Мосремстрой»,на документе проставляются дата и исходящий номер.

. Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляются дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).

. Передача обработанной информации (ответа) по запросу клиенту либо отправка по почте заказным письмом.

.6. Исполнение запросов и поручений государственных органов.

Исполнение запроса или поручения государственных органов производится в следующем порядке:

. Идентификация личности физических лиц или представителей юридических лиц на основании паспорта или другого удостоверения личности и проверка их полномочий.

. Регистрация запроса в журнале входящих документов.

. Сверка данных Реестра с требуемой информацией в запросе. В случае положительного прохождения дела запрос исполняется.

. Исходящие документы подписываются Генеральным директором  ОАО «Мосремстрой»,на документе проставляются дата и исходящий номер.

. Передача обработанной информации (ответа) по запросу осуществляется по акту приема-передачи, либо она отправляется по почте заказным письмом, при этом исходящая информация регистрируется в общем журнале учета исходящей корреспонденции по ОАО «Мосремстрой».

. Отметка в журнале учета входящих документов об исполнении запроса (проставляется дата отправки ответа, исходящий номер ответа на запрос, фамилия должностного лица, подписавшего ответ).

. Передача исполненного запроса (поручения) на хранение в архив.

. По документам (запросам, поручениям), не содержащим всей необходимой информации, составленным ненадлежащим образом, или при отсутствии у лица, представившего документы (запрос, поручение), необходимых для получения информации из Реестра полномочий, оформляется письменный отказ с указанием Ф.И.О. лица, которому выдается отказ, даты, причины отказа.

.7. Хранение документов, находящихся в работе. Хранение документов, находящихся в работе, осуществляется в специальных папках в местах, недоступных для несанкционированного доступа. При перерывах в работе документы помещаются в шкафы под ключ, либо рабочие помещения после удаления всех посетителей и выхода сотрудников закрываются на ключ. Общую ответственность за организацию хранения и сохранность документов несет Специалист Регистратора - ОАО «Мосремстрой», уполномоченный приказом по ОАО «Мосремстрой».

.8. Система документооборота

После исполнения поручений (запросов) зарегистрированных лиц сопроводительный лист с приложением всех документов передается Специалистом Регистратора в архив. В случае отказа во внесении записей в Реестр в архив передается сопроводительный лист с соответствующей пометкой в передаточной записи.

При передаче документов в архив производится сверка принятых и исполненных поручений по данным сопроводительного листа, журналу регистрации входящих документов и регистрационному журналу, а также осуществляется контроль сроков исполнения поручений (запросов).

Специалист Регистратора проверяет соответствие актов указанным в сопроводительном листе и соответствие принятых документов указанным в актах. После сверки на сопроводительном листе делается запись о дате передачи в архив и ставится подпись Специалиста Регистратора.

.9. Архивирование документов.

В архиве хранятся следующие документы:

документы, являющиеся основанием для перехода прав собственности на ценные бумаги, а также заявления зарегистрированных лиц с приложенными к ним документами должны храниться в специальных папках, сдаваемых в архив по мере их заполнения. При этом на папке должен быть указан интервал номеров по журналу регистрации или журналу учета входящих документов;

копии учредительных и других документов зарегистрированного в Реестре юридического лица, необходимых для открытия счета, а также доверенности на уполномоченных представителей и запросы на изменение реквизитов с подтверждающими документами хранятся вместе с анкетой данного лица в отдельной папке в специальном месте с ограниченным правом доступа;

анкеты зарегистрированных физических лиц с образцами подписи, а также запросы на изменения реквизитов с подтверждающими эти изменения документами хранятся в папках согласно нумерации анкет;

письма, запросы и поручения зарегистрированных в Реестре лиц и запросы государственных органов;

журнал учета входящих (исходящих) документов;

регистрационный журнал проведенных операций.

Документы в архиве хранятся в нумерованных папках с описью содержимого. В описи перечисляются сопроводительные листы, количество актов приема-передачи документов и даты регистрации документов.

Документы, являющиеся основанием для внесения записей в реестр акционеров, должны храниться не менее трех лет с момента их поступления.

Анкета зарегистрированного лица должна храниться не менее трех лет после списания со счета зарегистрированного лица всех ценных бумаг.

.10. Порядок ведения журналов Реестра.

Порядок ведения журналов Реестра указан в Правилах ведения реестра владельцев именных ценных ОАО «Мосремстрой».

. Порядок доступа к архиву

Хранение всех журналов, папок с документами в архиве осуществляется в помещении с регламентированным режимом доступа, в шкафах (сейфах), исключающих несанкционированный доступ к документам посторонних лиц.

Ответственным за архивирование и хранение документов в архиве является Специалист Регистратора, уполномоченный соответствующим приказом по ОАО «Мосремстрой».

. Система внутреннего контроля и порядок проверки данных,  вводимых в систему ведения Реестра

.1. Внутренний контроль при обслуживании владельцев ценных бумаг.

Общий контроль за исполнением поручений и документооборотом осуществляется Генеральным директором ОАО «Мосремстрой» директора. Текущий внутренний контроль осуществляется Специалистом Регистратора. уполномоченным соответствующим приказом.

.1.1. Внутренний контроль при приеме документов.

При приеме документов производится:

проверка наличия лицевого счета (при передаче прав собственности - у обеих сторон по сделке), отсутствия обременений ценных бумаг, блокирования счета;

сверка поданных документов с анкетой владельца счета;

сверка соответствия количества (наличия достаточного количества) ценных бумаг;

сверка полноты представления документов и правильности их заполнения;

проверка полномочий представителя зарегистрированного лица;

.1.2. Внутренний контроль при регистрации документов в журнале учета входящих документов.

При регистрации документов в журнале учета входящих документов производится:

ввод документов в журнал учета входящих документов;

сверка соответствия бумажных и электронных поручений по следующим позициям:

а) стороны по сделке (сторона по запросу);

б) количество ценных бумаг;

в) основание для поручения;

г) состав и количество поданных документов.

.1.3. Внутренний контроль при выдаче информации из Реестра.

При выдаче выписок и справок из Реестра, ответов на запросы зарегистрированных лиц и государственных органов производится:

проверка соответствия выписки, справки состоянию лицевого счета;

сверка соответствия реквизитов зарегистрированного лица в выдаваемом документе с его удостоверением личности;

проверка соответствия содержания и полноты ответа запросу клиента по журналу учета входящих документов;

пометка об исполнении запроса клиента в журнале учета входящих документов (в журнал вносятся дата исполнения и фамилия исполнителя);

.1.4. Внутренний контроль при проведении операций в Реестре и регистрации их в журнале регистрации операций.

При проведении операций в Реестре и регистрации их в журнале регистрации операций производится:

проверка соответствия бумажного документооборота и информации, обрабатываемой на компьютере, при проведении операции в Реестре;

проверка соответствия бумажного документооборота и информации, обрабатываемой на компьютере, при регистрации операций в регистрационном журнале;

сверка реквизитов нового владельца с реквизитами зарегистрированных лиц во избежание открытия второго лицевого счета одному и тому же лицу, проверка общего количества поручений по сопроводительному листу и введенных в компьютер,

сверка количества ценных бумаг, указанных в бумажных и электронных поручениях;

проверка соответствия сторон и оснований по поручениям;

проверка наличия документов в соответствии с тем, что указано в сопроводительном листе;

программная сверка данных каждого поручения при регистрации операции в регистрационном журнале;

отметка об исполнении поручения и о результатах сверки в сопроводительном листе;

.2. Внутренний контроль при размещении ценных бумаг.

При размещении ценных бумаг производится сверка информации о типе, количестве, форме выпуска ценных бумаг, правах частично оплаченных ценных бумаг на дивиденды с данными устава и проспекта эмиссии, осуществляется контроль за количеством размещенных ценных бумаг для предупреждения перевыпуска. Осуществляется проверка на полноту и точность введенных данных.

На основании зарегистрированного отчета об итогах выпуска проводится сверка количества размещенных ценных бумаг с количеством ценных бумаг, учитываемым на счетах зарегистрированных лиц. Такая сверка также осуществляется при составлении списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров и получение доходов по ценным бумагам. В случае выявления расхождений устанавливаются причины расхождения и принимаются меры по его устранению. Данные меры не должны нарушать прав зарегистрированных лиц.

По всем сверкам составляются протоколы проверок, которые подписываются лицом, проводившим проверку, и генеральным директором.

.3. Контроль расчета дивидендов производится суммированием начисленных каждому владельцу ценных бумаг дивидендов с общей суммой дивидендов, приведенной в документе ОАО «Мосремстрой» на основании которого производится выплата.

. Способы восстановления данных в случае их утраты

В случае утраты регистрационного журнала и данных лицевых счетов, зафиксированных на бумажных носителях и (или) с использованием электронных баз данных, Регистратор выполняет следующие действия:

. Не позднее следующего дня с даты утраты уведомляет об этом региональное представительство Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг РФ в письменной форме. Обособленное подразделение информирует о случившемся головную организацию.

. Опубликовывает сообщение в средствах массовой информации о необходимости предоставления зарегистрированными лицами документов в целях восстановления утраченных данных Реестра.

. Принимает меры к восстановлению утраченных данных в Реестре в десятидневный срок с момента утраты, используя для этого копии баз данных.

Генеральный директор

ОАО «Мосремстрой» Л.Б. Дзюбенко