Разработка информационного обеспечения электронного документооборота

  • Вид работы:
    Дипломная (ВКР)
  • Предмет:
    Информационное обеспечение, программирование
  • Язык:
    Русский
    ,
    Формат файла:
    MS Word
    3,38 Mb
  • Опубликовано:
    2011-12-19
Вы можете узнать стоимость помощи в написании студенческой работы.
Помощь в написании работы, которую точно примут!

Разработка информационного обеспечения электронного документооборота

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Всероссийская государственная налоговая академия

КАФЕДРА «Прикладная информатика в экономике»







Выпускная квалификационная дипломная работа

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ

«Прикладная информатика в экономике»

Разработка информационного обеспечения

электронного документооборота

Дипломник

Косинов Дмитрий Николаевич

Руководитель

ст. пр. Семянистый Алексей Владимирович

Консультанты по разделам:

Аналитическому ст. пр. Семянистый Алексей Владимирович

Специальному ст. пр. Семянистый Алексей Владимирович

Программному ст. пр. Семянистый Алексей Владимирович

Москва 2008г.

ВВЕДЕНИЕ

В современной рыночной конъюнктуре не найдется, пожалуй, ни одной компании, которая не работает с документами. Документы используются везде: начиная от устава компании и заканчивая накладными и ордерами. При этом используются преимущественно бумажные носители, несмотря на то, что все тексты и формы предварительно набираются на персональном компьютере. Это вводит организации в дополнительные затраты на бумагу, оргтехнику и разнообразные канцелярские принадлежности. В нашей стране малый бизнес, в основном, и пользуется традиционным бумажным документооборотом, не прибегая к использованию средств автоматизации. Это и понятно, так как при малом количестве издаваемых и обращающихся документов фирме не требуется автоматизировать такой простой процесс, да и покупка специализированной информационной системы может обойтись дорого.

С ростом размера компании система ее документооборота усложняется, и уже становится непросто довести до своих сотрудников какой-нибудь приказ, инструкцию или постановление. Накапливание бумажных документов может привести к их утере, повреждению, затруднить их передачу. Естественным образом перед руководством встает вопрос о систематизации, создании механизма распространения и архивации документов. Учитывая современное техническое развитие, эти проблемы наиболее оптимальным образом может решить компьютерная экономическая информационная система. Это объясняется еще и тем, что растет уровень общей компьютерной грамотности населения, и в большинстве компаний почти всем сотрудникам приходиться работать за персональным компьютером.

Нельзя не учесть и тот факт, что при территориальной удаленности офисов и филиалов организации нормальный документооборот невозможен без применения электронных средств связи. Многие российские компании для разных этапов документооборота используют ряд небольших программных средств, способных решать конкретные задачи. И лишь часть из них способна себе позволить автоматизированные информационные системы документооборота масштаба предприятия.

Для крупных компаний покупка такой системы выльется не только в приобретение системы, так как зачастую продают не просто продукт, а лицензию на определенное количество пользователей, но и в работу аналитиков для построения модели бизнес-процессов предприятия, а также и затраты на адаптацию программы к конкретной организации. Поэтому на рынке начинают появляться универсальные программы, способные удовлетворить потребности основной массы покупателей.

Целью работы является создание информационной системы электронного документооборота масштаба организации. Данная система должна упростить документооборот, и убрать недостатки, присущие использованию документов на бумажных носителях. Конечно, идея о полностью безбумажном документообороте утопична, но ее реализация возможна в будущем. Поэтому необходимо стремиться к сокращению использования бумажных документов, хотя бы с экологической точки зрения.

Компьютеризация общества привела к тому, что электронные документы начинают заменять бумажные. Но такой переход не должен ограничиваться лишь экономией бумаги и картриджей для принтеров. Необходима система, которая могла бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией. Поэтому необходимо сделать универсальную недорогую программу, которая могла бы максимально подходить для большинства средних и малых предприятий нашей страны.

1.    
АНАЛИТИЧЕСКИЙ РАЗДЕЛ

1.1 Характеристика организации

1.1.1 Организационно-правовая форма и вид деятельности

29 июня 2005 года на внеочередном общем собрании акционеров дочернего банка Внешторгбанка было принято решение о преобразовании ЗАО «КБ ГУТА-БАНК" в ЗАО «Внешторгбанк Розничные услуги». Торговое название было определено как «Внешторгбанк 24», а позднее «ВТБ 24». Цель такого преобразования заключалась в расширении сферы деятельности банка-основателя, занятия на рынке новых позиций. Основным направлением развития стало оказание банковских услуг физическим лицам, малому и среднему бизнесу.

Организация быстро развивалась, постоянно расширяясь. Открывались новые дополнительные офисы в Москве, а также начался процесс преобразования филиалов Внешторгбанка по всей России в дополнительные офисы дочерней организации: ВТБ 24. За год с небольшим банк показал хорошие результаты в различных рейтингах. Так, например, по состоянию на август 2006 года в рейтинге основных финансовых показателей деятельности крупнейших банков Москвы ВТБ 24 занимает 14 место (см. прил. 1), а по динамике развития в первом полугодии 2006 года - 2 место со средним баллом развития 1.138, уступая лишь Россельхозбанку (см. прил. 2).

На 1 июля 2007 года в показателях российских банков ВТБ 24 занимает уже 13 место по работающим активам. По динамике развития он стал уступать Россельхозбанку и Газпромбанку, снизив темпы своего развития из-за большого расширения в первом квартале 2007 года (см. прил. 4). Банк продолжает развиваться, вышел на рынок публичных акций (IPO), продав на него около 30% своих капиталов.

«Основной целью проведения IPO является получение так называемой учредительской прибыли - прибыли, получаемой учредителями акционерных обществ в виде разницы между суммой от продажи выпущенных акций и капиталом, действительно вложенным ими в акционерное предприятие.

Возможность получения учредительской прибыли связана с тем, что цена акций представляет собой капитализированный (по ставке процента) дивиденд, в то время как реально вложенный капитал приносит прибыль по более высокой, чем ставка процента, средней норме прибыли.

Однако появление публичных компаний в определенной отрасли производства в дальнейшем приводит к тому, что капитал в этой отрасли приносит не среднюю прибыль, а только процент. Данный процесс вынуждает частные компании либо также становиться публичными, либо применять свой капитал в другой отрасли»[41].

По организационно-правовой форме «Внешторгбанк Розничные услуги» является закрытым акционерным обществом. «Закрытое акционерное общество - акционерное общество <#"512964.files/image001.gif">

Во главе находится президент-председатель правления со своим аппаратом руководства. Ему непосредственно подчиняются 3 заместителя, главный бухгалтер и 6 департаментов: корпоративный, инвестиционный, департамент обслуживания клиентов малого бизнеса, департамент ипотечного кредитования, департамент сети и департамент информационных технологий. В свою очередь, заместителям и руководителям департаментов подчиняются управления и нижестоящие отделы.

«Основным акционером ВТБ 24 является ОАО Банк ВТБ (98,19% акций). Уставный капитал ВТБ 24 составляет 30 млрд. рублей, размер собственных средств (капитала) - 45,6 млрд. рублей. Деятельность ВТБ 24 осуществляется в соответствии с генеральной лицензией Банка России № 1623 от 13.07.2000 г.»

Основные финансово-экономические показатели

Основные экономические показатели деятельности предприятия на 1 января 2006 года представлены в табл. 1.

Таблица 1

Публикуемый бухгалтерский баланс ЗАО «ВТБ 24»

I

Активы



1

Денежные средства

2313517

1158820

2

Средства кредитных организаций в Центральном банке Российской Федерации

2 030 203

2 533 076

2.1

Обязательные резервы

321 456

257 390

3

Средства в кредитных организациях

2 340 551

3 384 151

4

Чистые вложения в торговые ценные бумаги

1 803 092

511 716

5

Чистая ссудная задолженность

33 081 771

22 759 130

6

Чистые вложения в инвестиционные ценные бумаги, удерживаемые до погашения

0

0

7

Чистые вложения в ценные бумаги, имеющиеся в наличии для продажи

389 293

724 589

8

Основные средства, нематериальные активы и материальные запасы

515 042

555 489

9

Требования по получению процентов

55 006

2 859

10

Прочие активы

861 908

405 198

11

Всего активов

43 390 383

32 035 028

II

Пассивы



12

Кредиты Центрального банка Российской Федерации

0

0

13

Средства кредитных организаций

17 771 543

16 194 038

14

Средства клиентов (некредитных организаций)

17513 100

8101 720

14.1

Вклады физических лиц

7 694 817

3 421 738

15

Выпущенные долговые обязательства

1 838 948

3 167 996

16

Обязательства по уплате процентов

128 968

95 725

17

Прочие обязательства

180 606

150 989

18

Резервы на возможные потери по условным обязательствам кредитного характера, прочим возможным потерям и по операциям с резидентами оффшорных зон

120 333

57 345

19

Всего обязательств

37 553 498

27 767 813

III

Источники собственных средств



20

Средства акционеров (участников)

6 098 150

3 357 590

20.1

Зарегистрированные обыкновенные акции и доли

6 098 150

3 357 590

20.2

Зарегистрированные привилегированные акции

0

0

20.3

Незарегистрированный уставный капитал неакционерных кредитных организаций

0

0

21

Собственные акции, выкупленные у акционеров

0

0

22

Эмиссионный доход

6 274 180

14741

23

Переоценка основных средств

31 846

31 846

24

Расходы будущих периодов и предстоящие выплаты, влияющие на собственные средства (капитал)

205 543

313 892

25

Фонды и неиспользованная прибыль прошлых лет в распоряжении кредитной организации (непогашенные убытки прошлых лет)

1 115916

510312

26

Прибыль (убыток) за отчетный период

-7 477 664

666 618

27

Всего источников собственных средств

5 836 885

4267215

28

Всего пассивов

43 390 383

32 035 028

IV

Внебалансовые обязательства



29

Безотзывные обязательства кредитной организации

14 956 885

4 209 199

30

Гарантии, выданные кредитной организацией

1 934 199

1 855 234


Исходя из сведений, полученных по приложениям, в которых банк занимает лидирующие позиции в показателях темпов развития можно сказать, что в целом ситуация складывается не такая уж и плохая. При развитии организации на рынке и занятии все большей его доли бывают периоды с отрицательной прибылью. ВТБ 24 сейчас находится именно на этом этапе, поэтому окончательных выводов сделать нельзя.

1.2 Предмет исследования. Цели и причины развития электронного документооборота на предприятии

По статистическим данным ежедневно по всему миру подшивается порядка 200 млн. бумаг. Поэтому возникает необходимость эффективной автоматизации документооборота, которая позволит получить быстрый и полный доступ к информации, и как следствие увеличить прибыль организации.

Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом.

Задачи и уровень автоматизации документооборота

Под документооборотом понимается комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа. А электронный документооборот (ЭДО) - это единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Существует также такое понятие, как электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т.д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Таблица 2 Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота

Форма документа

Документопоток


входящей информации

внутренних документов

исходящей информации

Электронные документы

Сообщения электронной почты, факсимильная информация

Сообщения в корпоративной сети, факсы

Ответы и письма по электронной почте, факсимильная информация

Бумажные документы

Письма, договоры и контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания, Книги, реклама

Приказы, инструкции,  отчеты, служебные записки, командировочные документы, бухгалтерские документы

Письма, договоры и контракты, пресс - релизы


Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль и учет их исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль состояния самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны: потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов); большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

В результате выше описанного положения дел управление организацией не может осуществляться в полном объеме. И выражается это в том, что руководитель организации (равно как и руководители всех ее уровней) самостоятельно (без помощи секретарей и помощников, ответственных за те или иные направления деятельности) не владеют информацией в режиме реального времени и в случае необходимости не смогут оперативно ответить даже на такие вопросы: какие документы и по каким проблема находятся в работе; какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов и т.п.; а следовательно, оперативно среагировать на изменившуюся конъюнктуру рынка и принять верное решение.

«Источник причин большинства проблем документооборота - изначальное противоречие между требованием централизованного управления документацией и децентрализованной технологией учета»[3]. Традиционный (каталожно-карточный, либо журнальный) учет работы с документами на бумажных носителях ведется автономно в каждом подразделении. При этом процедура выяснения состояния исполнения конкретного документа состоит в последовательном сборе данных о нем на всех этапах, требует существенных трудозатрат и времени, а также зависит от квалификации сотрудников служб управления. Для обеспечения эффективного централизованного учета и контроля исполнения всех документов организации, службе документооборота необходимо оперативно отслеживать и дублировать информацию об исполнении и движении каждого документа в отдельности, получая ее из соответствующих подразделений и централизованно фиксировать (регистрировать) ее в своей службе. Это требует огромных накладных расходов, строгой регламентации работы всех структурных подразделений и ее сотрудников, наличия квалифицированного персонала, больших трудовых и временных затрат на проведение рутинных технологических операций по поиску, сбору, обобщению и анализу распределенной информации. На сегодняшний день, практически ни одна организация не может позволить себе проведение вышеперечисленных работ в полном объеме.

Учитывая существующую тенденцию увеличения объема документооборота вопрос об автоматизации документационного обеспечения управления, внедрения в работу новых информационных технологий встает весьма остро.

При принятии решения об автоматизации документооборота пред руководителем неизбежно встанут вопросы:

·    Какие цели преследуются при автомтизиации и какие задачи должны быть решены?

·        Где проходит граница документооборота организации и что должно быть автоматизировано?

Цели автоматизации документооборота всех организаций, вне зависимости от их организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

·    повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

·        объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

·        обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

·        снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

·        заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

·    Подготовка и оформление документов.

o  повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;

o   унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;

·    Организация документооборота и исполнения документов.

o  исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)

o   исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);

o   упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов - маршрутизация);

o   повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;

o   сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

o   своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом);

·    Организация контроля исполнения документов.

o  объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);

o   оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

o   обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения);

·    Организация хранения документов, поисковая система.

o  обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;

o   обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

o   обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;

Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от ее организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.

Особенности выбора автоматизированной системы документооборота

Успешность автоматизации документооборота организации во многом будет зависеть от правильного выбора, профессионального внедрения и обеспечения эксплуатации автоматизированной системы.

При этом выбор программного продукта для автоматизации документооборота становится насущной задачей для многих организаций вне зависимости от их организационно-правовых форм.

Потребности автоматизации документооборота и достижения в области новых информационных технологий приводят к постоянному росту предложений на рынке программных продуктов.

В настоящее время различными фирмами разрабатываются, внедряются и проходят опытную эксплуатацию большое количество автоматизированных систем управления документацией (АС ДОУ), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. Однако «в этом секторе информационной индустрии, несмотря на очевидную необходимость, не отлажена система мониторинга разработок, появляющихся на рынке, нет также и четко функционирующих системы их лицензирования и сертификации»[16]. Данное положение дел создает дополнительные сложности для потребителей при выборе АС ДОУ.

Потребителями являются компании всех организационно-правовых форм, которые могут быть классифицированы на основе различных принципов: сферам деятельности, форме собственности, правовому положению и др. Тем не менее, несмотря на внешние различия в деятельности организаций просматриваются общие черты, сходные формы, методы и технологии работы.

Всех потребителей можно условно разделить на следующие категории:

·        крупные иерархические структуры

·        территориальные органы управления

·        коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит условный характер, однако она в основном поглащает основные типы потребителей автоматизированных систем управления документооборотом. Для каждой из названных групп потребителей существует целый ряд предложений.

Подготовка и принятие управленческого решения по вопросу автоматизации документооборота является достаточно сложным процессом, требующим от руководства организации учета многих технических, экономических, организационных и социально-психологических особенностей ее развития.

Вместе с этим, автоматизация управления документооборотом требует определенных финансовых вложений, ввиду чего руководству организации необходимо определится - насколько это мероприятие финансово обосновано и в каком объеме необходимо.

Прежде всего, необходимо определиться с тем - где проходит граница документооборота организации; какие именно структурные подразделения (их состав) включены в документооборот, и, исходя из полученных данных, определить необходимый уровень автоматизации. Несмотря на то, что, как правило, документооборот организации пронизывает все сферы ее деятельности, а с документированной информацией, так или иначе, работают практически все подразделения; потребность в автоматизации процесса в каждой организации может быть индивидуальна (отлична даже от аналогичной организации). Поэтому каждая организация должна определить сама для себя, на каком уровне она намерена провести автоматизацию документооборота.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизаци документоборота применительно к каждой конкретной организации следует определиться с тем, что должен охватить сам процесс:

·  всю ли организацию, включая ее территориально-удаленный подразделения;

·        головной офис организации целиком;

·        ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (напрмер, служба кадров, служба управления, бухгалтерия и др.)

·        структуры отвечающие за организацию документоборота (управление делами, серетариат, канцелярия и т.п.)

·        специальные структуры (бухгалтерия, каталог и т.п.)

Функциональный анализ деятельности организации, ее подразделений, зон и конкретных рабочих мест позволяет построить реальную, свойственную данной организации в целом, и каждому рабочему месту в отдельности, структуру информационных связей. Определив необходимый уровень автоматизации, компания должна подбирать систему, которая удовлетворяла бы потребности организации в автоматизации, решала бы поставленные задачи.

С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документации в организации, автоматизированные системы документооборота подразделяются на следующие типы:

·    автономные (локальные) системы по обработке документов (например, рабочее место секркетаря руководителя)

·        системы комплексного документационного и информатизационного менеджмента.

·        системы для решения прикладных информационных задач (например, текстообработчики)

При выборе необходимой системы следует учесть и то обстоятельство, для какого типа управленческой структуры подбирается система, ибо от этого зависит и тип выбора самой программы. Учитывая разнообразие организаций, необходимо заметить, что модель управления информацией должна разрабатываться для конкретной организации и отражать ее специфическую внутреннюю и внешнюю информационную среду в процессе функционирования. А при выборе методологии построения автоматизированной системы документооборота в конкретной организации, следует учесть, насколько она соответствует принятому в ней стилю управления и системе менеджмента.

Поскольку системы электронного документооборота уже достаточно широко применяются на самых различных предприятиях всех сфер деятельности, то при выборе конкретной системы весьма важно ознакомиться с опытом реализации подобных проектов на аналогичном предприятии.

Таким образом, при определении необходимого уровня автоматизации документооборота необходимо решить, что именно организация намерена автоматизировать. Выбирая для себя систему автоматизации работы с документами, организация рассматривает один из двух вариантов:

·        автоматизация делопроизводства;

·        автоматизация документооборота.

Системы автоматизированной обработки документов, как мининмум, должны выполнять четыре основные функции: регистрацию (индексирование), хранение и поиск, контроль исполнения и подготову документов.

Автоматизированная система управления документацией должна создать в организации единое документированное информационное пространство, дающее пользователям средства для повышения эффективности управления и совместной работы над документами сотрудниками организации на любом рабочем месте (в рамках их компетенции), в режиме реального времени. Система предназначена для автоматизации всего комплекса работ с документами и объединяет в себе три составаляющие этой работы:

·        документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение, и выпуск документа)

·        документооборот (движение, поиск, оперативное хранение и использование документов)

·        хранение (хранение информации (документов), при необходимости ее поиск для использование в работе).

В настоящее время эффективность управленческой деятельности, в значительной мере зависит от автоматизации всех управленческих процессов; таким образом, вопросы автоматизации документооборота встают на повестку дня весьма остро.

Важное значение для потребителя имеет стоимость системы, тип и масштабы организации, в которых ее можно применить, объем документооборрота.

Очевидно, что эффективным является эволюционный подход к автоматизации управления документооборотом, который предусматривает на первом этапе автоматизацию специализированных служб (канцелярии, бухгалтерии, кадров и т.п.); в рамках развития системы автоматизации масштаб ее внедрения расширяется до уровня организации в целом; а в дальнейшем обеспечивает переход к преимуществено безбумажному делопроизводству.

электронный документ программа информационный

Постановка задачи

Задачей данного диплома является разработка информационной системы электронного документооборота. Несмотря на широкое разнообразие готовых продуктов данной области на рынке необходимо сделать универсальную, недорогую систему для перевода организации с бумажного документооборота на электронный. К тому же, немногие из перечисленных выше компаний собираются разрабатывать в ближайшем будущем кросс-платформенные проекты, а использование средств «C#» позволяет запускать программу на любой платформе, поддерживающей .Net Framework без повторной компиляции программы. Также эта программа будет использовать бесплатную базу данных MySQL, что избавит организацию от дополнительных затрат на коммерческие программы.

2.      
СПЕЦИАЛНЫЙ РАЗДЕЛ

2.1 Анализ и классификация существующих автоматизированных систем документооборота

В настоящее время в России используется небольшое количество отечественных информационных систем для автоматизации документооборота в организации. Изначально такое программное обеспечение было заимствовано у иностранных производителей, но его приходилось постоянно адаптировать под российскую действительность. Исходя из этого, и начали появляться программы, написанные специально для российского бизнеса. Основные информационные системы, использующиеся для автоматизации документооборота, представлены в приложении 3.

Основной рынок систем электронного документооборота

Вопрос классификации автоматизированных систем документооборота достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В настоящее время используется несколько видов классификаций. Например, «существующие автоматизированные системы документооборота (при этом некоторые из указанных систем могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями) можно классифицировать на следующие типы:

. Системы, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. EDMS-системы обеспечивают хранение и поиск 2-D документов в оригинальных форматах (изображений, CAD-файлов, электронных таблиц и др.) с возможностью их группировки в папки. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark и др. Компании сфокусировали свою деятельность на реализации в своих системах таких функций, как управление шаблонами, управление динамическими презентациями и публикация Web-содержимого. Следует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области.

2. Корпоративные системы (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных систем аналогичны функциям систем, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные автоматизированные системы не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных систем занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др.

. Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Доступность информации не в виде документов, а в виде объектов меньшего размера облегчает процесс обмена информацией между приложениями. Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech.

. Системы управления информацией (information management systems) порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции. Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

. Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

. Системы управления потоками работ (workflow management systems).

Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др»[34].

Классификация по определенным характеристикам

Возможна классификация автоматизированных систем документооборота «по месту разработки и используемой платформе:

·    системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД («Дело», «LanDocs», «OPTIMA-WorkFlow», «Кодекс», «AquaDoc» и др.);

·        русифицированные версии популярных западных систем (“Documentum 4i”, “DOCS Open”, “Lotus Domino/Notes”, “DocuLive”);

·        системы, разработанные российскими компаниями с использованием технологий Lotus Notes («Company Media», «БОСС-Референт», «Эскадо»)»[29].

«При использовании технологического подхода при классификации систем выделяются:

·    системы обработки изображений документов, которые предназначены для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов. Как правило, такие системы включают в себя программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) и распознавания текстов (FineReader, CuneiForm и др.);

·        системы управления документами (СУД), предназначенные для автоматизации хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов. СУД базируются на технологии клиент-сервер;

·        системы автоматизации деловых процедур, предназначенные для создания сложных систем коллективной обработки документов в процессе осуществления конкретных бизнес проектов;

·        системы регистрации и учета документов;

·        системы обеспечения групповой работы»[12].

«Используя в качестве основы систематизации функциональный признак, выделяют:

·    специализированные системы, которые являются готовыми решениями, ориентированными на автоматизацию делопроизводственных процессов в соответствии с нормами и правилами, принятыми в конкретных учреждениях, и для конкретных видов деятельности.

·        системы общего назначения, которые включают более или менее широкий набор инструментальных средств для реализации специфических задач, либо автоматизируют лишь отдельные делопроизводственные функции, общие для различных организаций»[2].

«При проектном подходе к классификации автоматизированной системы документооборота выделяются:

·    тиражируемые системы, которые представляют собой законченные продукты и не требуют доработки со стороны разработчика;

·        заказные системы, разрабатываемые для индивидуального потребителя и имеющие уникальные характеристики;

·        полузаказные системы, представляющие собой модульную конструкцию из готовых элементов»[15].

«При использовании иерархического признака возможна следующая классификация:

·    корпоративные информационные системы (КИС) которые предназначены для автоматизации всего комплекса управленческих задач организации: сбора и анализа информации; планирования, организации и координации действий; контроля над исполнением; внутренней и внешней коммуникации и т.п. Они строятся на базе разветвленной компьютерной сети, имеют, как правило, иерархическую структуру типа "клиент-сервер" и включают в себя следующие компоненты: специализированное программное обеспечение (серверы баз данных, геоинформационные системы, мультимедиа-приложения и т.п.); системы разработки и управления проектами (например, SAP R/3); аналитические системы (по поиску и обобщению информации, ее классификации, удалению избыточных данных и информационного шума); средства коммуникации (факс-модемы, Internet-технологии); средства массовой обработки бумажных документов (сканеры, программы оптического распознавания образов).

·        системы управления документооборотом (СУД) являются составной частью, ядром корпоративных информационных систем»[27].

Наиболее многоаспектная классификация электронного документооборота дается А.А. Пестрецовым, классифицирующий автоматизированные системы документооборота «по следующим характеристикам:

·    по используемым технологиям делопроизводства (российская, западная);

·        по соответствию основным задачам делопроизводства (специализированные системы автоматизации делопроизводства и документооборота; системы автоматизации документооборота; системы управления потоком работ; электронные архивы документов; системы коллективной обработки документов);

·        по функциональным характеристикам систем (количество выполняемых функций);

·        по программной реализации (платформы информационных технологий, тип СУБД, тип программного обеспечения и т.п.);

·        по стоимостным показателям»[22].

При сочетании классификации способов реализации и классификации инструментальных средств, используемых для автоматизации, «можно выделить следующие классификационные группировки автоматизированных систем документооборота:

·    оригинальные системы автоматизации делопроизводства;

·        типовые системы автоматизации делопроизводства;

·        системы автоматизации делопроизводства, построенные на основе ПО класса groupware;

·        системы автоматизации делопроизводства, построенные на основе программного обеспечения класса систем управления документами;

·        системы автоматизации делопроизводства, построенные на программном обеспечении класса workflow;

·        системы автоматизации делопроизводства, построенные на программном обеспечении класса workflow и программного обеспечения класса систем управления документами;

·        другие системы автоматизации делопроизводства»[12].

Возможно применение комплексного подхода при классификации автоматизированных систем управления документооборотом, в таком случае можно выделить:

. Системы высшего уровня (корпоративные). Они обладают наибольшими функциональными возможностями, включают все стандартные процедуры документирования и обработки документации в организациях, реализуя функции ввода документа в систему, создания документа, организацию процессов движения документов, оперативное хранение и архивирование документов, поиск и просмотр документов, контроль исполнения документов, разграничение доступа к содержанию и способам обработки документа, администрирование системы, в том числе анализ, оптимизацию и разработку стратегии совершенствования СУД организации. Системы высшего уровня включают все типовые компьютерные технологии и способны управлять документами на различных платформах клиента и сервера. Эти системы могут быть применены в сложных иерархических структурах (министерствах, ведомствах, банках, корпорациях, администрациях крупных городов и т.п.).

. Системы среднего класса. Эти системы предназначены для реализации нескольких / некоторых функций высокого уровня в области управления текстами документов, в первую очередь связанных с поиском и извлечением данных из информационных массивов. Такие системы предназначены для использования в качестве офисных систем организаций.

. Системы низшего уровня. Они обеспечивают лишь основные функции поиска и получения документов (так называемые справочные системы). Эти системы, как правило, "коробочного" изготовления, рассчитанные на реализацию некоторых однотипных поисковых операций (например, в режиме текстового редактора).

Таким образом, при разработке системы электронного документооборота необходимо определить тип и уровень автоматизированных систем, отвечающих требованиям организации, исходя из предложенных классификационных группировок. Скорее всего, это будет гибридная система, так как в условиях российской действительности организациям требуется часто использовать специфические функции в делопроизводстве. Разрабатываемое программное средство базируется на кросс-платформенной основе и удовлетворяет основные потребности среднего и малого бизнеса. Это позволяет использовать ее на различных операционных системах, в том числе и на системах с открытым кодом, что значительно может снизить затраты на оборудование рабочего места программным обеспечением.

2.2 Обоснование экономической эффективности проекта

Оценка экономической эффективности проекта является неотъемлемой частью процесса разработки программного средства. Развитие средств автоматизации должно осуществляться в тесной привязке к потребностям в области управления компанией. При этом их никогда не следует определять только необходимостью внедрения технологических новшеств. Разработчику нужно понять реальные потребности бизнес-подразделений, а заказчики должны трезво оценивать возможности разработчиков. Для принятия окончательного решения о разработке новой системы также необходимо сравнить существующий метод обработки данных и внедряемый. Но также экономическая эффективность внедрения информационной системы определяется степенью достижения поставленной цели вне зависимости от ее характера.

Затраты на разработку и использование системы документооборота

При определении экономической эффективности данного проекта будут использоваться следующие показатели:

«Абсолютные показатели:

·  показатели трудоемкости обработки по базовому (Т0) и предлагаемому (Тp) варианту, оцениваемые по году эксплуатации ЭИС;

·  показатели эксплуатационных стоимостных затрат за год по базовому (Сэ) и предлагаемому варианту (Сp);

·  показатель снижения стоимостных затрат за год ΔС = С0- Сp.

Относительные показатели:

·  коэффициент снижения трудовых затрат Km = ΔT / T0;

·  коэффициент снижения стоимостных затрат Kc = ΔC / Co»[17].

Показатели трудоемкости по базовому и предлагаемому методам обработки информации рассчитывались из статистических наблюдений над наиболее трудоемкими операциями. Далее в таблице показаны основные операции и их время выполнения.

Таблица 3 Время выполнения основных бизнес-процессов

Процесс

Время выполнения по базовому варианту, мин.

Время выполнения по предлагаемому варианту, мин.

Ввод готового документа

6

3

Обмен сообщениями

3

2

Подписывание документа

8

1

Согласование документа

10

2

Поиск документа

15

2

Добавление новых пользователей

5

2

Итого

47

12


Таким образом, трудозатраты Т0 = 47/60 чел.-час., а Тp= 12/60 чел.-час. Уже здесь налицо существенное снижение трудозатрат, так как показатель снижения трудовых затрат ΔT = 35/60. Далее рассчитаем средние эксплуатационные стоимостные затраты () по формуле

, где

·  Сз/пл - затраты на заработную плату оператора, рассчитанные из трудоемкости конкретной операции технологического процесса и тарифа данного оператора ( для упрощения расчетов тариф положим равным 1);

·        Снр - затраты на накладные расходы, рассчитанные как величина, производная от затрат на зарплату: Снр = Сз/пл×Кнр, где Кнр примем равным 0,7.

·        Са - величина амортизационных отчислений на используемую технику, рассчитываемая по формуле: Са = t × a, где a - норма амортизационных отчислений (t примем равным 1).

Сначала вычислим затраты по базовому варианту:

Сз/пл = 47/60, Снр = 47*0,7/60 = 0,55, Са = 0,15.

Со = 47/60+0,55+0,15 = 1,48.

Затраты по предлагаемому варианту будут следующими:

Сз/пл = 12/60, Снр = 12*0,7/60 = 0,14, Са = 0,15.

Ср = 12/60+0,14+0,15 = 0,49.

Исходя из полученных результатов вычисляется показатель снижения стоимостных затрат за год: ΔС = 1,48 - 0,49 =0,99. Также можно рассчитать и относительные показатели

·    Km = 35/47 = 0,75;

·        Kc = 0,99/1,48 = 0,67

Таким образом, наблюдается явное снижение трудовых затрат (на 75%) и стоимостных затрат (на 67%) при использовании предлагаемой информационной системы.

Далее необходимо определить затраты на разработку информационной системы. К ним относится:

·    заработная плата разработчика;

·        затраты на расходные материалы;

·        затраты на оборудование;

·        затраты на программное обеспечение;

·        затраты на полное или частичное восстановление персонального компьютера при отладке программы.

Далее нужно рассчитать базовые показатели для вычисления затрат на разработку и отладку программы.

Таблица 4 Основные показатели для вычисления затрат на разработку и отладку программы

Показатель

Значение показателя

Время разработки и отладки программы, ч.

160

Месячная заработная плата программиста за месяц, руб. (с учетом отчислений государству)

17000

Рабочих часов в месяц

176

Стоимость ПК, руб.

18000

Установленное время работы ПК, час.

17500

Размер отчислений на частичное восстановление компьютера отамортизационных отчислений, %

14


Основываясь на этих базовых показателях мы можем рассчитать стоимость работы разработчика. Она определяется как время разработки, умноженное на зарплату в месяц и деленное на число рабочих часов в месяц

 руб

Аналогично вычисляется стоимость работы компьютера

 руб

Затраты на расходные материалы можно вычислить как сумму затрат на материалы, умноженную на процент затрат (к расходным материалам относится бумага, тонер, CD-диски

руб.

Так как для разработки данного проекта использовалось бесплатное программное обеспечение с открытым кодом, то стоимость программного обеспечения следует включить в стоимость оборудования. Подразумевается, что персональный компьютер поставляется с предустановленной операционной системой.

Итак, общие затраты на разработку автоматизированной системы документооборота составляют:

 руб.

Программу предполагается использовать в компаниях, где число сотрудников превышает 100 человек. По рыночным ценам аналогичное программное средство без адаптации под конкретное предприятие и лицензией на 100-200 пользователей будет стоить в среднем 90000 руб.

Теперь сравним затраты при использовании нового программного средства с текущими издержками. Для этого нам понадобится размер трудозатрат, вычисленный ранее, средняя месячная заработная плата сотрудника, работающего с системой документооборота (положим ее равную 20000 руб.), число рабочих часов в месяц (также 176 часов), ту же стоимость ПК, его установленное время работы и размер отчислений на частичное восстановление компьютера.

Всех этих показателей достаточно, чтобы рассчитать затраты на проведение наиболее трудоемких операций с использованием существующих программных средств и разрабатываемой информационной системы:


где Ti - трудозатраты по базовому или предполагаемому варианту в человеко-часах, W - средняя месячная заработная плата сотрудника, работающего с системой документооборота, D - число рабочих дней, S - стоимость ПК, R - размер отчислений на восстановление компьютера, Pt - установленное время работы ПК.

Затраты на совершение операций в существующей системе составляют:

 руб.

Затраты на выполнение операций в разрабатываемой системе составят:

 руб

Технико-экономическое обоснование

Экономический эффект можно рассчитать как разность Ep и Eo. Он составит 101 - 26 = 75 рублей. Один пользователь в день может совершить до 40 таких операций. Таким образом, внедрение данной системы окупится минимум за


дней ее максимального использования одним сотрудником.

Соответственно годовой экономический эффект при 240 рабочих днях будет равен:

руб.

Экономическая эффективность за год составит:

Исходя из полученных результатов видно, что экономическая эффективность и эффект довольно высоки, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота. Это является основным поводом для увеличения стоимости разрабатываемого продукта в несколько раз.

3.      
ПРОГРАММНЫЙ РАЗДЕЛ

3.1 Функциональное обеспечение

Описание программного продукта

Система предназначена для автоматизации процессов прохождения документов в организации и предоставляет следующие возможности:

·   регистрацию документов;

·        распределение электронных документов между сотрудниками;

·        контроль прохождения документов, и исполнения связанных с ними поручений;

·        создание отчетов и журналов;

·        обмен электронными сообщениями между сотрудниками.

Разрабатываемая система является многопользовательской, обеспечивает координированную совместную работу коллектива сотрудников. Этим обусловлено как устройство системы, так и требования к ее настройке: идентификация пользователей системы, управление правами доступа к обрабатываемой информации, обеспечение целостности и сохранности информации.

Система имеет клиент-серверную архитектуру и должна эксплуатироваться в локальной сети организации. Такое устройство системы позволяет обеспечить следующие ключевые характеристики:

·   организацию произвольного, легко изменяемого количества рабочих мест, определяемого объемом работ, характером решаемых в организации задач и числом необходимых для этого работников;

·        эффективную защиту целостности информации в режиме многопользовательского доступа;

·        обеспечение сохранности информации за счет ее централизованного архивирования и восстановления;

·        обеспечение конфиденциальности информации на основе управления правами доступа к ней.

Учет документов и отслеживание их прохождения в организации базируются на следующих основных понятиях:

·   регистрация документа - процедура создания нового документа в системе, выполняемая пользователем, имеющим право на изменение документов, - регистратором;

·        регистрационная форма документа - набор признаков, определяющих ключевые сведения о документе, позволяющие найти его в базе данных и отслеживать его прохождение;

·        поручение - задание, связанное с исполнением документа, выдаваемое сотруднику руководством организации;

·        исполнение документа - последовательность действий сотрудника (ответственного исполнителя) или группы сотрудников (соисполнителей), выполняющих поручения по обработке документа и дальнейшей передаче последующим исполнителям;

·        контроль исполнения документа - отслеживание реального прохождения документа и сроков его исполнения в организации, выполняемое специально назначенным пользователем - контролером.

Компоненты ЭИС

Серверная программа. Функционирование системы документооборота основано на использовании специальной программы - сервера документооборота. Сервер документооборота осуществляет основные функции, обеспечивающие работу пользователей: получение запросов, обращение к базе данных, обработку информации, выдачу результатов. До тех пор, пока основная программа не будет запущена, взаимодействие пользователей с системой документооборота и работа с документами невозможна.

Сама программа-сервер документооборота выполняется на компьютере, подключенном к сети организации, который также называют сервером. Для сервера документооборота возможно выделить отдельный компьютер или использовать одну из рабочих станций сети, зависит от объема работ с документами. В качестве приблизительной оценки можно сказать, что при малых, до сотни в день, потоках документов вполне допустимо запускать сервер документооборота на среднего класса рабочей станции, при этом она одновременно может использоваться для обычной офисной работы без серьезного снижения скорости. Необходимо отметить, однако, что регистрация вновь поступающих документов и создание связанных с документами заданий и сообщений приводят к росту размера базы данных и увеличению занимаемого ею дискового пространства, поэтому следует обеспечить достаточную емкость жестких дисков с учетом перспектив роста потока документов.

Административная часть программы. Система, с которой работает много пользователей, должна иметь централизованное управление. Эту функцию выполняет специально выделенный сотрудник или сотрудники, осуществляющие единую согласованную политику настройки и управления системой, которых называют администраторами системы.

В обязанности администратора системы входит, в частности, следующее:

·   отражение в системе текущей структуры организации;

·        регистрация пользователей;

·        просмотр системных сообщений и сообщений об ошибках;

·        актуализация таблиц базы данных.

Кроме указанных функций, администратор системы также обеспечивает запуск и остановку сервера документооборота, настройку и обслуживание системы, создание резервных копий баз данных системы и восстановление работоспособности системы в случае сбоев.

Клиентская часть. Сотрудники организации, зарегистрированные в системе и использующие ее для обработки документов, определяемой их служебными обязанностями, называются пользователями системы. В зависимости от рода деятельности пользователю системы присваиваются администратором права на выполнение определенных действий и доступ к определенным документам.

Пользователям системы можно присвоить следующие права:

·   контроль исполнения заданий и поручений. Пользователь, наделенный такими правами, может выполнять функции контролера и осуществлять контроль исполнения документов и поручений сотрудникам;

·        администрирование системы. Пользователь, наделенный такими правами, может выполнять функции администратора системы, в частности, создавать учетные записи пользователей, назначать пользователям права, изменять настройки системы.

Пользователю можно также назначить уровень доступа к каждому из имеющихся потоков документов, включив в соответствующий список:

·   просмотр документа - список пользователей, имеющих право чтения документов потока;

·        редактирование документа (права регистратора) - список пользователей, наделенных правом регистрировать новые документы в данном потоке.

При создании новых документов пользователи, включенные в один из списков, по умолчанию получают соответствующие права - просмотра или редактирования документа. Пользователям, не включенным в списки, право доступа может быть назначено другим пользователем, который имеет право редактирования документа. Все остальные пользователи не имеют доступа к документам данного потока.

К документам при регистрации добавляется несколько смысловых частей, которые в свою очередь, занимают соответствующие места в различных таблицах базы данных.

Концептуальная модель Схема потоков данных после внедрения системы электронного документооборота

3.2 Выбор языка программирования

Создание проекта проходило на языке программирования «C#» в среде «Sharp Develop», использующей «.Net Framework» второй версии. Это обусловлено тем, что данная среда программирования распространяется абсолютно бесплатно по лицензии GNU GPL и позволяет создавать легальные программы с любыми другими лицензиями. На мой взгляд, она мало чем уступает Microsoft Visual studio 2005 для создания небольших программ, поэтому и была выбрана в качестве среды разработки. «Сам язык «C#» является гибким и удобным, позволяя создавать в кратчайшие сроки приличные программные продукты. Встроенные в язык средства работы с памятью также облегчают труд программиста»[20]. Но имеются и недостатки у этого языка, выражающиеся в замедленной работе приложений на слабых компьютерах. Проблема связана с тем, что Just-in-time компилятор, применяющийся в «C#», запускается в момент выполнения программы и компилирует ее из Intermediate Language в командный код частями. Эта проблема упирается в саму концепцию использования промежуточного кода. Однако такой подход позволяет использовать программу, написанную на «C#» в разных операционных системах, поддерживающих .Net Framework, как-то: Windows, Linux, FreeBSD и прочие. Программисту не нужно заботиться о переносимости и доработке кода для разных платформ. Достаточно только откомпилировать программу однажды и использовать в совместимых системах.

Итак, программа состоит из двух основных частей: клиента и сервера. Сервер соединяется с базой данных, а клиенты, в свою очередь, подключаются к данному серверу для обмена информацией, произведением централизованных расчетов, получением и записью данных. В качестве базы данных выбрана система MySQL.

Соединение клиентов с сервером осуществляется по протоколу TCP/IP, чтобы избежать потерь важных данных. К тому же нынешние сетевые технологии позволяют использовать высокоскоростные каналы связи за относительно небольшие финансовые вложения. Падение цен на телекоммуникационное оборудование повсеместно связано с научно-техническим прогрессом.

При данной схеме база данных и серверная часть программы электронного документооборота могут находиться физически на разных серверах. Это позволяет снизить требования к оборудованию и снизить нагрузку на отдельные узлы сетевой инфраструктуры.

База данных состоит из ряда необходимых таблиц, таких как таблица пользователей системы (Users), таблица текстовых сообщений (Messages), таблица структуры документа (Documents) и других таблиц, не говоря уже о более детальном разделении указанной структуры.

Самим документам при регистрации присваивается несколько реквизитов, позволяющих быстро найти их с помощью поиска в базе данных. Также при регистрации отделяется сам текст от документа, и это дает возможность производить поиск по содержимому документа.

3.3 Проектирование системы

Так как система представляет собой клиент-серверный вариант, то проектирование программы велось параллельно в двух формах. Начнем с серверной части.

Проектирование программы-сервера

Программа-сервер документооборота выполняет несколько функций:

·    обработка запросов клиентов;

·        вывод служебной информации (логов);

·        служит посредником между клиентом и базой данных;

·        осуществляет процедуру регистрации пользователей.

Схема функционирования сервера документооборота


Запросы к серверной программе должны поступать по протоколу TCP/IP, так как данные не должны теряться по пути следования. В качестве программных средств передачи данных было решено использовать набор низкоуровневых классов Net Sockets, позволяющих работать с управляемыми соединениями. Так как клиентов в данной системе может быть несколько (программно не должно быть ограничений в количестве клиентов; их число ограничивается пропускной способностью сети и производительностью оборудования), то программа-сервер должна работать с ними по отдельности. Таким образом, планируется выделять клиентов в самостоятельные потоки, которые будут рождаться при получении сигнала о новом подключении и закрываться при отсоединении пользователя. Необходимо создать несколько возможных типов сетевых запросов, позволяющих работать в разных режимах передачи данных: отправка, получение, отправка и получение одновременно.

Для соблюдения принципов объектно-ориентированного программирования требуется разделить код по смысловым признакам в отдельные классы. Исходя из функций, выполняемых программой-сервером, можно выделить три основных класса:

·  класс интерфейса для взаимодействия с пользователем;

·        класс сетевого взаимодействия с клиентами;

·        класс связи с базой данных.

Все эти классы взаимосвязаны и служат для обработки команд клиентов. Сначала инициализируется сама программа, затем включаются указанные основные классы. Сетевой класс получает команды от клиента, для их выполнения использует вспомогательный класс взаимодействия с базой данных, при необходимости отправляет ответ клиенту и отражает результаты своей работы на пользовательский интерфейс. Также могут использоваться дополнительные структурные звенья. С помощью такого деления на классы реализуется инкапсуляция - это механизм программирования, объединяющий данные и код в одном блоке, предохраняющий их от вмешательства извне и неправильного использования. «Инкапсуляция позволяет объединить данные и код в объект и скрыть реализацию объекта от пользователя. При этом пользователю предоставляется только спецификация (интерфейс <#"512964.files/image016.gif">

Рассмотрим поподробнее эти необходимые возможности программы. Одной из основных задач введения электронного документооборота является переход от бумажных документов к документам, хранящимся в единой базе данных в электронном виде. Для этого и служит процедура регистрации документов. Регистрация должна быть построена таким образом, чтобы пользователь интуитивно мог понять, какие поля обязательны для заполнения, а какие нет. Следовательно, необходимо сделать программную проверку заполнения полей. К необходимым полям ввода при регистрации документа стоит отнести:

·    вид документа (акт, доверенность, договор, жалоба, заявление, инструкция, письмо, поручение, приказ, распоряжение, постановление и др.);

·        внутренний номер документа в организации (необходимо, если переводится в электронный вид существующая база документов организации, имеющая собственные регистрационные номера);

·        контролеров по документу и поручению;

·        исполнителей документа и поручения;

·        само поручение (название и содержание);

·        сроки исполнения документа и поручения;

·        процедуру импортирования готовых документов, находящихся на различных носителях.

После заполнения требуемых полей и подтверждения регистрации документа эти данные должны быть сохранены в таблицы базы данных, а также документу должен присвоиться порядковый номер в системе. После этого продолжается дальнейшая работа с программой.

Также необходим механизм электронных цифровых подписей для согласования документов, а также для подтверждения исполнителями их согласия с текстами документов или поручений.

Для быстрого доступа к информации, хранимой в единой базе данных документов, необходима процедура поиска по различным параметрам. К основным параметрам поиска в системе документооборота можно отнести:

·  порядковый номер документа, присвоенный системой;

·        внутренний номер документа в организации;

·        период даты регистрации;

·        лицо, регистрировавшее документ;

·        вид, поток, а также немаловажный параметр - текст документа.

Эти основные критерии позволяют получить исчерпывающую информацию по документам, хранимым в базе данных и быстро найти нужный документ.

К следующей необходимой функции стоит отнести возможность обмена текстовыми сообщениями внутри организации. В процессе подготовки документов, а также при их согласовании требуется производить достаточно большой обмен информацией между различными подразделениями. Для того чтобы ускорить данный процесс (а он может быть действительно длительным, особенно если подразделения территориально удалены друг от друга), в систему документооборота нужно внедрить возможность обмена сообщениями между ее пользователями. Это позволит, не пользуясь сторонними программами, организовать почтовую переписку внутри компании. Каждый сотрудник, используя адресную книгу (которая берет данные о зарегистрированных пользователях в системе), может отправить письмо своему коллеге в организации и получить от него ответ.

Для своевременного исполнения документов и поручений, а также контроля их исполнения, пользователям, указанным при регистрации документа в качестве контролеров и исполнителей должно приходить уведомление об их назначении на эти роли. Эти уведомления также должны быть вынесены в главное окно программы и разделены на разные категории, чтобы пользователи могли быстро заметить предназначенные для них задания и приступить к выполнению.

В качестве связи с сервером предполагается выполнять различные поименованные запросы, которые он сможет распознать и обработать. Так же, как и в программе-сервере, предполагается разработать отдельный класс для сетевого взаимодействия между клиентом и сервером. Здесь требуется учесть все те же варианты запросов, как и на сервере (отправка, получение, отправка и получение), чтобы организовать логическую связь этих двух программ.

Для хранения данных программы необходимо использовать реляционную базу данных. «В реляционных базах данных все данные представлены в виде простых таблиц, разбитых на строки и столбцы, на пересечении которых расположены данные. Запросы к таким таблицам возвращают таблицы, которые сами могут становиться предметом дальнейших запросов. Каждая база данных может включать несколько таблиц»[39]. Ссылающиеся друг на друга таблицы должны иметь хотя бы один столбец, называемый первичным ключом. Строки в этом столбце уникальны. Они не могут повторяться, не могут быть пустыми и эти значения позволяют отделить одну строку таблицы от любой другой. Использование реляционной базы данных обусловлено тем, что это позволяет экономить место на диске, снизить затраты на запись данных, легко манипулировать отдельными данными и логически разбить на части все множество информации. Для разбиения данных логически из вышесказанного следует поделить базу на эти основные таблицы:

·  таблица документов (хранит номера, даты регистрации, исполнения, а также сами тексты документов);

·        таблица текстовых сообщений (содержит отправителя, получателя, временные отметки, реквизиты электронного письма);

·        таблица пользователей (данные по пользователям, внесенные через сервер документооборота);

·        таблицы исполнителей, контролеров, а также прочие служебные таблицы.

Перед первым запуском системы нужно воссоздать в базе данных указанную структуру таблиц и заполнить ее начальными значениями, необходимыми для нормальной работы программы. Этот процесс должен быть автоматизирован и выполняться через сервер документооборота администратором.

3.4 Результаты разработки

Серверная часть ИС

Свою информационную систему я назвал «Apriori документооборот». Соответственно многие сущности данной системы будут содержать слово «Apriori». «От лат. Apriori - из предшествующего - понятие логики и теории познания, характеризующее знание, предшествующее опыту и независимое от него»[33].

Прежде чем переходить к описанию серверной части программы, я хотел бы показать, как выглядит главное окно самой программы, с которой будут работать клиенты.

Главное окно программы-клиента


Теперь перейдем к программе-серверу, которая должна быть установлена и настроена до начала работы пользователей. Сервер документооборота содержит 6 логически разделенных функциональных классов. Для взаимодействия с базой данных в этой программе используется специальная библиотека MySQL Connector Net версии 5.0.8.1. Эта библиотека содержит необходимые ADO.NET интерфейсы, позволяющие получить полную поддержку работы с последними версиями указанной базы данных. Ее использование обусловлено тем, что в самом «C#» нет встроенных средств для работы с MySQL. Объем кода программы-сервера в сумме составляет 3040 строк, 28204 слов с учетом комментариев, 1264 символа точки с запятой (фактически количество операторов), 62 оператор «if», 28 оператора «while».

Графически основное окно программы-сервера выглядит следующим образом:


По умолчанию при запуске сервер подключается к базе данных «Apriori», находящейся на том же компьютере, что и сама программа. Следовательно, необходимо сначала создать эту базу данных. Для этого написан специальный модуль, находящийся на закладке «БД», вызываемый по нажатию кнопки «Начальный импорт базы». Это отдельная самостоятельная программа, которая должна находиться в той же директории, что и сервер документооборота.

Модуль импорта начальных таблиц в базу данных


После успешного импорта таблиц и начальных данных можно приступать к настройке соединения с сервером БД.

Закладка настроек соединения с базой данных


Здесь необходимо указать параметры соединения с базой данных. А именно: IP адрес сервера, содержащего базу MySQL с импортированной эталонной начальной структурой таблиц «Apriori», имя базы, логин и пароль для доступа к манипуляции таблицами. При нажатии на кнопку «Применить» в данном окне срабатывает функция, меняющая глобальную строку инициализации соединения для всей программы, что позволяет переключаться между боевой и резервной базой «на лету» в случае отказа одной из них.

Затем на человека, сопровождающего сервер документооборота, ложатся обязанности по заведению пользователей в систему. Для этого служит специальная закладка в программе-сервере, называемая «Пользователи».

Закладка «Пользователи»


На этой закладке жирным цветом выделены поля обязательные для заполнения и обычным шрифтом - дополнительные. «Имя пользователя в системе» будет служить логином при подключении клиента к серверу, а пароль соответственно личным паролем. Фамилия, имя и отчество необходимы для определения личных данных клиента в адресной книге. При нажатии кнопки «Добавить» на данной закладке срабатывает функция занесения пользователя в базу данных в специальном классе. При этом пароль не записывается в открытом виде, а преобразуется в md5-хэш с помощью встроенных в язык «C#» средств.

Следует добавить, что при занесении пользователя в БД, ему присваивается пара ключей для возможности подписывать документы в электронном виде. Это, так называемая, электронная цифровая подпись. Она служит для того, чтобы можно было удостовериться, что данные получены от соответствующего лица. Для этого применяются методы хеширования и шифрования с открытым ключом. То есть, один ключ у пользователя открытый и доступен всем остальным для проверки его подписи, а другой - секретный. С помощью секретного ключа и подписывается документ. Такой способ позволяет включить механизм согласования и подтверждения исполнения документов.

Итак, как только занесен первый пользователь, становится возможным начать работу со стороны программы-клиента. За подключение клиента к программе-серверу отвечает класс «SServerNetwork». В нем реализован бесконечный цикл, ожидающий сигнала от клиента. Как только получена специальная команда в этот цикл, базирующаяся на принципах вышеописанной технологии TCP Sockets, создается отдельный поток для работы с клиентом в его собственном пространстве. «Поток - это независимый путь исполнения, способный выполняться одновременно с другими потоками»[36]. Таким образом, сервер ведет работу со своими клиентами параллельно, и возможные ошибки, вызванные при работе с одним клиентом, не повлияют на остальную работу в целом.

Далее, внутри потока ведется, так называемый, диалог программ клиента и сервера. Клиент посылает команды, а сервер обрабатывает их во внутреннем бесконечном цикле и посылает ответ клиенту. Сами команды созданы в XML формате, а на клиенте и сервере опознаются при помощи специальных разборщиков этого кода, встроенных в классы языка «C#».

«XML (англ. <#"512964.files/image022.gif">

Здесь пользователь вводит свой логин, присвоенный администратором проргаммы-сервера и пароль. IP-адрес сервера, а также порт, должен сообщить администратор сети. Все эти роли (администраторов и пользователей) могут быть совмещены в одном человеке, так как данный программный продукт не требует особых навыков и знаний в компьютерных науках. Как только нажата кнопка «Подключиться», происходит соединение с сервером документооборота и проверка верности логина и пароля. В данном случае пароль так же, как и при записи в базу данных хэшируется при помощи алгоритма md5, а затем уже отправляется в сеть. Это позволяет исключить возможность перехвата пароля в чистом виде на канале связи. В случае если пользователь ввел неверно пароль, то система оповестит его об этом и предложит ввести пароль еще раз.

После удачной авторизации появляется главное окно программы, через которое и осуществляется взаимодействие пользователя с системой документооборота.

Значения полей диалога входа пользователя в программу сохраняются (за исключением пароля) в текстовый файл в XML-формате при помощи процесса сериализации, а при повторном входе в систему значения полей восстанавливаются (десериализуются). Это сделано для удобства пользователя, избавляя его от повторного ввода одних и тех же данных.

Рассмотрим подробнее основное окно клиентской программы.

Главное окно программы


Это окно логически разделено на 5 частей: 1) горизонтальная панель меню, 2) панель инструментов, 3) вертикальная панель категорий или закладок, 4) горизонтальная таблица данных и, наконец, 5) поле отображения данных

По умолчанию открывается 3-я категория, называемая «Входящие сообщения». Она относится к системе передачи оповещений и сообщений между сотрудниками. При этом в таблице данных отображаются строки со всеми полученными сообщениями, адресованными пользователю, а в поле отображения данных показывается форматированная развернутая информация по сообщению.

Перейдем непосредственно к функции обмена сообщениями. Многие организации для обмена сообщениями используют такие системы, как ICQ, Jabber, электронную почту, но их сервера находятся в коммерческом пользовании и нельзя ручаться за конфиденциальность передаваемой по ним информации. Еще одним минусом такого общения является использование трафика компании, а зачастую он получается очень большим. Для решения данной проблемы я встроил в свою программу функцию обмена сообщениями. Она представляет собой почтовую систему внутри организации. Сообщения хранятся в базе данных и доступны для чтения с любого рабочего места при вводе аутентификационных данных пользователя. Естественно, пользователи могут читать только сообщения, предназначающиеся непосредственно им, а также свои отправленные послания.

Процесс создания сообщения начинается с выбора пункта на панели меню «Документ -> создать сообщение» или щелчка по второй слева иконке в панели инструментов. После этого появится окно ввода текста.

Окно создания сообщения

Пользователь набирает текст сообщения в область ввода, обозначенную пунктом 3), вводит по желанию тему в область 2), а затем выбирает получателя сообщения по нажатию кнопки 1). При выполнении последнего пункта (1) появляется модальное диалоговое окно, в котором отображаются все пользователи системы. Это, так называемая, «Адресная книга».


Адресная книга


В этом окне показаны краткие сведения о пользователях системы, а именно: фамилия, имя, отчество, введенные администратором системы, телефон и адрес. Для получения полных сведений необходимо совершить двойной щелчок левой кнопки мыши на строке с пользователем.

Детализированная информация по пользователю

После выбора пользователя и нажатия кнопки «Ок» адресная книга закрывается, фокус падает вновь на окно создания сообщения. Теперь все необходимые реквизиты заполнены, так как получатель добавляется в текстовое поле «Кому». В данный момент остается только нажать кнопку «Отправить». При наступлении такого события сработает «проверка на дурака» и выдаст ошибку, если не все необходимые поля были заполнены, в противном случае сформируется XML-строка из трех полей и отправится по сети в программу-сервер, а затем произойдет запись в базу данных.

Когда получатель сообщения зайдет в данную клиентскую программу и выберет в вертикальной панели категорий пункт меню «Входящие сообщения», то увидит предназначающееся ему письмо:


В момент нажатия на данный пункт происходит обращение к программе-серверу через класс SNetwork, сервер формирует выборку из базы данных, укладывает ее в XML-строку, затем отправляет клиенту, а клиент уже развертывает эти сведения на таблицу, которую и видит пользователь. В свою очередь, отправитель может посмотреть все свои отправленные письма в пункте категорий «Отправленные», который находится сразу под пунктом «Входящие сообщения».

Рассмотрим основную функцию данной программы: процедуру регистрации документов. Для входа в диалог регистрации документа необходимо нажать на пункт меню «Документ -> Зарегистрировать новый документ». На экране появится диалоговое окно выбора потока документа.

Окно выбора потока документа


Здесь предлагается выбрать один из трех основных видов потоков документов. Это нужно для группировки документов по потокам в дальнейшем поиске и работе с системой. После нажатия кнопки «Выбор» и появляется диалоговое окно для регистрации документов и поручений.

Окно регистрации документов и поручений


В данном окне присутствует две закладки. Первая - закладка для заполнения реквизитов и импорта самого документа (1). Вторая закладка (2) Служит для регистрации поручения к документу.

Рассмотрим процесс регистрации документа и поручения. Пользователь создает документ в программе MS Word, форматирует его, сохраняет. Затем, зайдя в данное диалоговое окно, он выбирает «Вид документа» (данное поле содержит основные виды документов, которые загружаются из базы данных и могут быть легко изменены), вводит срок исполнения, контролеров и исполнителей по документу, а также внутренний номер документа, если он присутствует в организации, в соответствующие одноименные поля. Выбор контролеров и исполнителей осуществляется нажатием по кнопкам «---» и вызывает следующее диалоговое окно.

Окно выбора исполнителей и контролеров


Здесь также по двойному щелчку левой кнопки мыши на пользователе можно посмотреть все подробные данные о нем.

После заполнения этих данных (или в любой другой момент) нужно загрузить необходимый документ в нашу программу. Для этого пользователь нажимает кнопку «Импортировать документ Word» и выбирает свой сохраненный документ в файловой системе. Теперь программа готова записать документ в базу данных, и диалог регистрации имеет следующий вид:

Заполненный диалог регистрации документа


После импорта документа появляется поле редактирования, содержащее в себе компонент MS Word. Оно позволяет просмотреть и внести последние корректировки в документ.

Затем для выполнения документа или проведения по нему каких-либо мероприятий возможно добавить к нему поручение. Эта возможность находится на одноименной закладке «Поручение».

Закладка поручение


Здесь вводится название поручения, его текст и срок исполнения. Срок можно выбирать в часах, днях и месяцах.

По окончании заполнения требуемых данных документ следует сохранить. Это делается либо нажатием на единственной иконке в панели инструментов, либо по выбору пункта меню «Документ -> Сохранить». В этот момент запускается два сетевых запроса: отправка реквизитов документа в XML-строке и отправка бинарного файла документа. Перед сохранением бинарного файла в базу данных из него копируется весь текст и записывается в отдельный столбец таблицы с документами. Это сделано для возможности быстрого поиска по содержимому.

Последний этап сохранения - это присвоение документу порядкового номера в системе.

Зарегистрировав документ, мы тем самым порождаем сообщения контролерам и исполнителям документа. Контролеры документа получают сообщение следующего вида на закладке «Контроль» в меню категорий.

Сообщения контролерам документа


Контролерам доступны все сведения по документу, в том числе и имена исполнителей. Этих сведений вполне достаточно для того, чтобы проконтролировать исполнение документа. Вернемся к цифровой подписи. В поле кратких сведений по документу доступно 3 дополнительных функции: 1) просмотр самого документа, 2) цифровая подпись документа, 3) проверка существующих подписей. Пользователю предоставляется весь необходимый спектр возможностей с документом на данном этапе. Он может подписать документ, используя свой секретный ключ, который генерируется в момент создания этого пользователя. Поставив свою подпись, пользователь уже не сможет ее «стереть», а остальным сотрудникам станет доступна информация о том, что документ подписан. При нажатии кнопки 3) они смогут проверить достоверность подписи и данные по подписчику.

Сообщение о проверке подписи


Исполнителям же в свою очередь приходит сообщение в закладке «Поручения», которая находится выше.

Сообщения исполнителям документа


При выборе функции просмотра документа происходит его выборка из базы данных, перенос по сети бинарным потоком, сохранение во временную папку и отображение на стороне клиента. Вот и все основные моменты процесса сохранения и просмотра документов.

При долговременной работе системы электронного документооборота накапливается большое число разнообразных документов, которые трудно будет заметить даже самим исполнителям и контролерам, особенно если это старые документы. Для быстрого поиска таких документов был разработан специальный диалог. Вызвать его можно, нажав на пункт меню «Поиск -> поиск документов» или на четвертую слева иконку на панели инструментов.

Окно поиска документов


В этом окне возможен поиск по всевозможным параметрам, которые хранятся в базе данных и связаны с процессом документооборота. Например, для того чтобы найти все внутренние документы, выбираем в группе «Поток документов» «Внутренние документы», нажимаем «Ок» и попадаем в закладку «Результаты поиска», где и видим все внутренние документы, зарегистрированные в системе.

Закладка результатов поиска


Здесь также можно посмотреть сам документ, его регистратора, исполнителей, контролеров и прочее.

Стоит обратить внимание еще на две возможности этой программы:

·    печать поля отображения данных;

·        очистка временных файлов.

Печать производится путем нажатия пунктов меню «Документ -> Настройки печати; Предпросмотр; Печать».

Таблица 5 Диалоги печати


Чтобы узнать, сколько занимают временные файлы и удалить их, если они больше не требуются, нужно зайти в пункт меню «Сервис -> настройки».

Появится окно, отражающее размер на диске, занимаемый этими файлами. В центре окна расположена кнопка «Очистить временные файлы», нажав на которую, и произойдет очистка.

Диалог системных опций


На этом можно закончить обзор основных функций, реализованных в данной программе.

Системные требования

Данный программный продукт использует Just-in-time компилятор для исполнения кода программы. Это и накладывает ограничения на системные требования, так как значительно нагружает процессор дополнительной обработкой кода.

Для работы программы необходима операционная система семейства Windows (программа тестировалась на Windows 2000, Windows XP, Windows Vista) или любая другая, поддерживающая .Net Framework 2.0, а также нужен пакет MS Office 2003 для работы с Word.

Минимальные системные требования: процессор с тактовой частотой 300 MHz, 64 МБ оперативной памяти, а также 2 МБ свободного места на жестком диске для хранения установленной программы. Рекомендуемые системные требования: отдельный сервер для хранения базы данных, сервер приложений, на котором будет храниться серверная часть программы, клиентские компьютеры с тактовой частотой процессора 1000 MHz, 512 МБ оперативной памяти, 500 МБ свободного места на жестком диске для хранения временных документов.

Информационная безопасность

Защита информации в проекте реализована на программном уровне. Здесь ведена система учетных записей пользователей с паролями. Шифрования во время соединения программ клиента и сервера не осуществляется. Но пароль не передается в открытом виде, а хэшируется при помощи алгоритма md5.

«Md5 - 128-битный алгоритм хэширования <http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%A5%D1%8D%D1%88-%D1%84%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D1%8F>, разработанный профессором Рональдом Л. Ривестом <http://ru.wikipedia.org/w/index.php?title=%D0%A0%D0%B8%D0%B2%D0%B5%D1%81%D1%82%2C_%D0%A0%D0%BE%D0%BD%D0%B0%D0%BB%D1%8C%D0%B4&action=edit> в 1991 <http://ru.wikipedia.org/wiki/1991> году. Этот алгоритм предназначен для создания «отпечатков» сообщений произвольной длины. Под хэшированием понимается преобразование входного массива данных произвольной длины в выходную битовую строку фиксированной длины таким образом, чтобы изменение входных данных приводило к непредсказуемому изменению выходных данных».

Функция получения md5-хэша

public string getMD5Hash(string input)

                   {

//Создание объекта для хэширования.Security.Cryptography.MD5CryptoServiceProvider x = new System.Security.Cryptography.MD5CryptoServiceProvider();

//получение строки в массив байт

                            byte[] bs = System.Text.Encoding.UTF8.GetBytes(input);

                            bs = x.ComputeHash(bs); //получение хэша строки

                            System.Text.StringBuilder s = new System.Text.StringBuilder();

//преобразование массива байт в хэш-строку

                            foreach (byte b in bs)

                            {

                                      s.Append(b.ToString("x2").ToLower());

                            }

                            string password = s.ToString();

                            //вывод результата

                            return password;

         }

При аутентификации клиента на сервере пароль сначала преобразуется в хэш. В таком виде он передается по сети, сверяется на сервере с записанным в базу, а затем ответ с результатом проверки возвращается клиенту. Это позволяет скрыть от посторонних глаз и злоумышленников сам пароль пользователя.

Таким образом, на администратора сети ложится ответственность за безопасность каналов связи, так как это единственное уязвимое место в системе. Сохранность паролей для входа ложится на пользователей программы и является их необходимой задачей.

Вторым важным аспектом информационной безопасности в этом проекте является механизм электронных цифровых подписей. Цифровые подписи позволяют убедиться в достоверности отправителя. Данный механизм в моей программе организован на основе алгоритма DSA (Digital Signature Algorithm). «Это алгоритм с использованием открытого ключа для создания электронной подписи, но не для шифрования. Базируется на секретном создании хэш-значения и его публичной проверке - только один человек может создать хэш-значение сообщения, но любой может проверить его корректность. Основан на вычислительной сложности взятия логарифмов в конечных полях»[40].

Так как алгоритм использует открытый ключ, то он относится к группе асимметричных методов шифрования. Итак, действие начинается при заведении пользователя. В этот момент ему присваивается 2 ключа: открытый и секретный.

«Оба эти ключа математически взаимосвязаны, а то, какой из них будет секретным, а какой открытым определяется пользователем. При этом нет никакой разницы между тем, кому из них достанется та или иная роль. Отличия появляются на практике, и выражены они полной противоположностью действий, иными словами, текст, зашифрованный открытым ключом, может быть расшифрован только секретным, и наоборот: зашифровав секретным ключом, расшифровать удастся только открытым»[37]. Оба они хранятся в базе данных, но доступ к секретному ключу имеет только его владелец (только что заведенный пользователь). Открытый же ключ доступен всем пользователям системы и служит для проверки правильности цифровой подписи.

При поступлении документа на подпись пользователь читает текст и либо отправляет документ на доработку, либо его подписывает. Для этого пользователю предоставляется его секретный ключ из базы данных, с помощью которого подписывается документ. Цифровая подпись прикрепляется к документу и отправляется в базу данных.

Теперь пользователи, получив такой подписанный документ, выполняют проверку корректности прикрепленной к нему подписи. Они берут из базы открытый ключ пользователя, значение цифровой подписи и документ. Производится повторное шифрование документа с открытым ключом, и если полученное значение цифровой подписи совпадает со значением подписи в базе данных, то подпись верна, и документ не подвергался правке. В случае если злоумышленник вносил изменения в документ или в подпись, то описанная выше проверка позволит определить этот факт и применить соответствующие меры.

Тестирование

Тестирование проводилось группой сотрудников ВТБ 24, а также сторонними специалистами в области компьютерных технологий. Было проведено несколько типовых задач для тестирования работы программы.

К проверке работоспособности программы-сервера относится ее запуск на различных операционных система семейства MS Windows 98 - Windows Vista с предустановленной средой Framework версии 2. Также программа запускалась на *nix-системах, поддерживающих технологию .Net. Успешно опробованы различные варианты работы основных компонентов системы (программы-сервера, программы- клиента и базы данных) на одном компьютере, а также на разных машинах во всех возможных комбинациях.

Программа-клиент также успешно проходила процедуру запуска на указанных выше платформах. Для проверки корректности процесса документооборота в программе было разработано несколько тестов:

·    множественное подключение клиентов к серверу (подключалось 50 клиентов в разных узлах сети, при этом серьезного замедления обмена запросами не замечалось);

·        обмен сообщениями между пользователями (производилась отправка сообщений от всех пользователей одному, от одного всем, а также обмен сообщениями друг другу. Все письма были записаны в базу данных и доставлялись получателям);

·        регистрация документа без поручения и с поручением одному и нескольким контролерам с исполнителями (все документы попадали нужным контролерам, а поручения исполнителям);

·        поиск по всем возможным реквизитам (выдавались все требуемые документы, отвечающие критериям запроса);

·        очистка временных файлов на компьютере-клиенте, встроенными в программу-клиент средствами (файлы удалялись в штатном режиме, удаление занятых системой файлов откладывалось);

·        печать документов (все требуемые документы печатались в соответствии с требованиями на всех установленных принтерах в системе);

·        проверка механизма цифровых подписей (производилось подписывание документа, затем проверка корректности подписи, а потом внесение изменений в подпись или текст документа, и выявление корректности (некорректности) электронной цифровой подписи).

В процессе тестирования серьезных ошибок выявлено не было. Замечены возможные внутренние сбои программы MS Word в процессе регистрации документа, не зависящие от программы-клиента, основанные на недостатках COM-интерфейса. А также зарегистрированы возможные сбои записи документов большого объема в базу данных. Это связано с внутренними настройками сервера баз данных и устраняется увеличением размера максимального пакета для записи.

4.      
БЕЗОПАСНОСТЬ ЖИЗНЕДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Работа с автоматизированной системой документооборота неизбежно должна проводиться на персональном компьютере, поэтому пользователь сталкивается с рядом факторов, которые могут быть опасны и вредны для его здоровья. В данном разделе проводится анализ условий труда, обеспечение мер безопасности и снижение вредного влияния на экологию при работе с информационной системой.

4.1 Анализ опасных и вредных факторов при работе на персональном компьютере

Требования к ПЭВМ

ПЭВМ (персональная электронная вычислительная машина) обладает бесконечным рядом функций, полезных для жизни современного общества. Тем не менее, до сих пор не устранены все негативные факторы, которые содержит электронно-вычислительная техника.

К негативным факторам, исходящим от ПК и периферийного офисного оборудования относятся:

·    высокий уровень излучаемого электромагнитного поля;

·        акустический шум;

·        концентрация вредных веществ в воздухе;

·        мягкое рентгеновское излучение;

·        опасные визуальные показатели видеодисплеев.

«Для дисплеев на электронно-лучевых трубках частота обновления изображения должна быть не менее 75 Гц при всех режимах разрешения экрана, гарантируемых нормативной документацией на конкретный тип дисплея и не менее 60 Гц для дисплеев на плоских дискретных экранах (жидкокристаллических, плазменных и т.п.)»[25].

Измерение уровней звукового давления проводится на расстоянии 50 см от поверхности оборудования и на высоте расположения источника звука. Этот уровень не должен превышать 86 децибел при частоте 31,5 герц. Шумящее оборудование (печатающие устройства, серверы и т.п.), уровни шума которого превышают нормативные, должно размещаться вне помещений с ПЭВМ.

Также важно учесть достаточную яркость и контрастность видеодисплея, необходимую для комфортной работы пользователя с возможностью ее изменения. Измерение вредных излучений, исходящих от офисной техники должно проводиться при помощи специальных приборов. Мощность дозы мягкого рентгеновского излучения в любой точке на расстоянии 0,05 м. от экрана и корпуса видеодисплея (на электроннолучевой трубке) при любых положениях регулировочных устройств не должна превышать 100 мкР/час.

Конструкция ПК должна предусматривать поворот системного блока в горизонтальной и вертикальной плоскости с фиксацией в заданном положении для обеспечения фронтальной установки видеодисплея.

Корпус ПК и другие блоки устройства (клавиатура, мышь, периферийное оборудование) должны иметь матовую поверхность с коэффициентом отражения 0,4 - 0,6 и не иметь блестящих деталей, способных создавать блики. К числу вредных факторов, оказываемых на человека персональным компьютером, относится ухудшение зрения, вызываемое нарушением норм освещения, неверной настройкой видеодисплея или его неудовлетворительными характеристиками, а также неправильной установкой самого видеодисплея на далекое или слишком близкое расстояние от глаз пользователя.

Требования к помещениям для работы с ПЭВМ

К числу вредных факторов при работе на ПК также относится и внешнее воздействие на человека, образующееся при неправильной расстановке рабочих мест, плохом освещении и несоблюдении противопожарных норм.

«Эксплуатация ПЭВМ в помещениях без естественного освещения допускается только при наличии расчетов, обосновывающих соответствие нормам естественного освещения и безопасность их деятельности для здоровья работающих.

Рабочие столы следует размещать таким образом, чтобы видеодисплейные терминалы были ориентированы боковой стороной к световым проемам, чтобы естественный свет падал преимущественно слева. Искусственное освещение в помещениях для эксплуатации ПЭВМ должно осуществляться системой общего равномерного освещения. В производственных и административно-общественных помещениях, в случаях преимущественной работы с документами, следует применять системы комбинированного освещения (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов). Освещение не должно создавать бликов на поверхности экрана. Светильники местного освещения должны иметь не просвечивающий отражатель с защитным углом не менее 40 градусов. В качестве источников света при искусственном освещении следует применять преимущественно люминесцентные лампы. Следует применять светильники с зеркальными параболическими решетками. Общее освещение при использовании люминесцентных светильников следует выполнять в виде сплошных или прерывистых линий светильников, расположенных сбоку от рабочих мест, параллельно линии зрения пользователя при рядном расположении видеодисплейных терминалов. При периметральном расположении компьютеров линии светильников должны располагаться локализовано над рабочим столом ближе к его переднему краю, обращенному к оператору.

Окна в помещениях, где эксплуатируется вычислительная техника, преимущественно должны быть ориентированы на север и северо-восток. Оконные проемы должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавесей, внешних козырьков и др.

Площадь на одно рабочее место пользователей ПЭВМ с видеодисплеем на базе электроннолучевой трубки (ЭЛТ) должна составлять не менее 6 м2, а на базе плоских дискретных экранов (жидкокристаллические, плазменные) - 4,5 м2.

Помещения, где размещаются рабочие места с ПЭВМ, должны быть оборудованы защитным заземлением (занулением) в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации.

Не следует размещать рабочие места с ПЭВМ вблизи силовых кабелей и вводов, высоковольтных трансформаторов, технологического оборудования, создающего помехи в работе ПЭВМ»[25].

Микроклимат на рабочем месте обеспечивается отоплением и системой вентиляции, а так же ежедневным проведением влажной уборки помещения. Температура в помещении поддерживается в пределах 21-25 °C; относительная влажность воздуха 40-70 %; концентрация пыли в воздухе не более 0,5 мг/см³.

4.2 Мероприятия по уменьшению влияния опасных и вредных факторов

Организация рабочего места

«При размещении рабочих мест с ПЭВМ расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора), должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов - не менее 1,2 м. Рабочие места с ПЭВМ в помещениях с источниками вредных производственных факторов должны размещаться в изолированных кабинах с организованным воздухообменом. При выполнении творческой работы, требующей значительного умственного напряжения или высокой концентрации внимания, рабочие места рекомендуется изолировать друг от друга перегородками высотой 1,5 - 2,0 м.

Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на расстоянии 600 - 700 мм, но не ближе 500 мм с учетом размеров алфавитно-цифровых знаков и символов.

Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы. При этом допускается использование рабочих столов различных конструкций, отвечающих современным требованиям эргономики.

Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПЭВМ позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Тип рабочего стула (кресла) следует выбирать с учетом роста пользователя, характера и продолжительности работы с ПЭВМ. Рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным, регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья, при этом регулировка каждого параметра должна быть независимой, легко осуществляемой и иметь надежную фиксацию. Поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой, с нескользящим, слабо электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легкую очистку от загрязнений»[25].

Научная организация рабочего пространства базируется на данных о средней зоне охвата рук человека: 35-40 см. Ближней зоне соответствует область, охватываемая рукой с прижатым к туловищу локтем, дальней зоне - область вытянутой руки.

Неправильное положение рук при печати на клавиатуре приводит к хроническим растяжениям кисти. Важно не столько отодвинуть клавиатуру от края стола и опереть кисти о специальную площадку, сколько держать локти параллельно поверхности стола и под прямым углом к плечу. Поэтому клавиатура должна располагаться в 10-15 см (в зависимости от длины локтя) от края стола. В этом случае нагрузка приходится не на кисть, в которой вены и сухожилия находятся близко к поверхности кожи, а на более "мясистую" часть локтя. Современные, эргономичные модели имеют оптимальную площадь для клавиатуры за счет расположения монитора в самой широкой части стола. Глубина стола должна позволяет полностью положить локти на стол, отодвинув клавиатуру к монитору.

Монитор, как правило, располагается чрезмерно близко. Существует несколько научных теорий, по-разному определяющих значимые факторы и оптимальные расстояния от глаза до монитора. Например, рекомендуется держать монитор на расстоянии вытянутой руки. Но при этом человек должен иметь возможность сам решать, насколько далеко будет стоять монитор.

Именно поэтому конструкция современных столов позволяет менять глубину положения монитора в широком диапазоне. Верхняя граница на уровне глаз или не меньше 15 см. ниже уровня глаз.

Значимым фактором является пространство под столешницей. Высота наших столов соответствует общепринятым стандартам, и составляет 74 см. Также необходимо учесть, что пространства под креслом и столом должно быть достаточно, чтобы было удобно сгибать и разгибать колени.

Профилактика зрительного утомления

«Психофизиологические исследования показали, что при напряженной работе с компьютером оператор отмечает утомление в среднем через четыре часа. Объективные же изменения физиологических показателей появляются уже после двух часов работы. Чтобы их не допускать, по крайней мере, после двух часов непрерывной работы с дисплеем нужно делать перерывы. Во время перерывов необходимо проводить гимнастику для глаз, самомассаж и физические упражнения»[35].

Для профилактики зрительного утомления во время работы предлагается перед началом работы установить регуляторы яркости и контрастности изображения в наименьшее положение, при котором еще можно комфортно считывать информацию. В дальнейшем (по мере наступления зрительного утомления) нужно увеличивать яркость (контрастность) для достижения оптимальных условий зрительного восприятия. Нельзя смотреть подолгу пристально на экран. Глаза должны постоянно перемещаться по экрану, а не фиксироваться на какой-либо его части. Периодически (через каждые 3-5 мин) нужно переводить взгляд (на 3-5 с) с экрана монитора на самый дальний предмет в комнате или на отдаленный объект за окном.

Для снижения нагрузки на глаза и предотвращения ухудшения зрения приводится комплекс упражнений:

·    частое перемещение взгляда из угла в угол дисплея;

·        периодическая фокусировка взгляда на самый дальний объект в комнате 2-3 с., затем перевести взгляд на кончик носа на 3-5 с. Упражнение повторить 6-8 раз;

·        быстрое моргание в течение 1-2 мин;

·        закрыть веки, затем массировать круговым движением пальца: верхнее веко - от носа, к наружному краю глаза, нижнее веко - от наружного края к носу, затем наоборот. Продолжительность 1 мин;

·        тремя пальцами каждой руки легко нажать на верхнее веко соответствующего глаза, спустя 1-2 с. снять пальцы с век. Повторить 3--4 раза;

·    поднять глаза кверху, сделать ими круговые движения по часовой стрелке, сделать круговые движения против часовой стрелки. Повторить 3-5 раз;

·        при закрытых веках поднять глаза, опустить глаза, повернуть глаза вправо, повернуть глаза влево. Повторить 6-8 раз.

При 8-ми часовой рабочей смене и работе на ПЭВМ следует устанавливать регламентированные перерывы через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый. Во время этих перерывов и следует выполнять комплекс мер по снижению зрительного и физического утомления.

Для активных пользователей ПК рекомендуется 2 раза в год проходить обследование глаз у врача-окулиста.

Организация пожарной профилактики

Противопожарные мероприятия проводятся на основании единых правительственных постановлений, правил и норм, в частности ППБ 01-03 «Правила пожарной безопасности Российской Федерации». В соответствии с ними помещения, в которых проводятся работы с использованием персональных компьютеров, а также сами компьютеры содержат большое количество горючих и легковоспламеняющихся материалов, и для того, чтобы не допустить непреднамеренного возгорания, необходимо строго их соблюдать.

Источником возгорания на рабочем месте могут быть провода, электронные схемы ПК, устройства электропитания, сильно нагревающиеся узлы устройств. Поэтому на 100 м2 площади таких помещений, оборудованных компьютерной техникой должен располагаться минимум 1 огнетушитель углекислого типа.

«Все работники организаций должны допускаться к работе только после прохождения противопожарного инструктажа, а при изменении специфики работы проходить дополнительное обучение по предупреждению и тушению возможных пожаров. Руководители организаций или индивидуальные предприниматели имеют право назначать лиц, которые по занимаемой должности или по характеру выполняемых работ должны выполнять соответствующие правила пожарной безопасности.

Государственные органы в пределах своей компетенции реализуют меры пожарной безопасности в подведомственных организациях и на соответствующих территориях, оказывают необходимую помощь пожарной охране.

Во всех производственных, административных, складских и вспомогательных помещениях на видных местах должны быть вывешены таблички с указанием номера телефона вызова пожарной охраны.

В каждой организации распорядительным документом должны быть определены и оборудованы места для курения, определен порядок обесточивания электрооборудования в случае пожара и по окончании рабочего дня, действия работников при обнаружении пожара»[25].

В случае пожара для тушения компьютерной техники необходимо использовать газовые и углекислотные огнетушители. Их достоинством является высокая эффективность тушения пожара и сохранность электронного оборудования.

4.3 Мероприятия для снижения вредных воздействий на окружающую среду

В настоящее время в нашей стране используется все больше и больше персональных компьютеров, оргтехники и комплектующих. Это вызвано научно-техническим прогрессом, постоянным совершенствованием техники и снижением себестоимости компьютеров. Все больше и больше российские компании начинают внедрять в свои бизнес-процессы компьютеры для автоматизации деятельности. В связи с этим возникает обратный эффект воздействия на экологию при производстве компьютерной техники, а главное, при ее утилизации.

Также следует учесть и такой аспект, как использование бумаги для принтеров в офисах. Для обеспечения старой схемы документооборота требуется колоссальное количество бумажных носителей. Причем, очень часто эта бумага подлежит не архивированию, а уничтожению. Мой проект позволяет частично, а в некоторых ситуациях и полностью избежать использования бумажных носителей во внутреннем документообороте организации.

«В настоящее время очень остро стоит вопрос об утилизации устаревшей компьютерной техники. По мнению экологов, в течение ближайших лет устаревшее компьютерное оборудование станет основным твердым мусором, загрязняющим планету.

В принципе, любой компьютер или телефон можно переработать и пустить во вторичное использование. При грамотной утилизации около 70-80% отходов техники способны вернуться к нам в том или ином виде. Сам процесс несложен. Сначала прибор разбирают, насколько это возможно, сортируют металлы (черные, цветные, драгоценные), пластмассу и т. д. То, что разобрать уже нельзя, загружают в дробильный станок. Мелкая крошка попадает на движущийся транспортер. Воздухоотсосы заглатывают пластмассовую пыль и таким образом отделяют ее от металла. А металлическую смесь в дальнейшем подвергают плавке. При определенной температуре из нее выплавляется тот или иной металл - алюминий, медь, цинк, а также золото, серебро, металлы платиновой группы»[45].

Соответственно колоссальный ущерб наносится экологии при загрязнении ее деталями от компьютерной техники, утилизированными ненадлежащим образом. Сейчас появляется много организаций по такой специализированной утилизации. И я считаю, что крупные компании обязаны заключать договора по утилизации своей техники через такие специализированные центры. Некоторые предлагают даже услуги возврата драгоценных металлов, содержащихся в компьютерах путем выделения их по специальной технологии.

Еще одним важным негативным фактором является чрезмерное потребление электроэнергии. Оно особо присуще старому оборудованию. На технике должна присутствовать специальная маркировка, свидетельствующая о принадлежности изделия к группе энергосберегающих устройств. Для мониторов это эмблема «Energy star». Также для освещения рекомендуется использовать энергосберегающие лампы. При простое техники ее следует выключать или настраивать профили частичного отключения оборудования. Это снизит энергопотребление, а также будет полезно для противопожарной профилактики.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате проведения анализа и разработки системы информационного обеспечения электронного документооборота была создана программа, отвечающая основным заявленным требованиям, а именно: создание, регистрация, распределение, согласование и поиск документов. Реализован эргономичный пользовательский интерфейс, интегрированная система обмена сообщениями. Эта система может успешно применяться как на малых предприятиях для централизованного хранения всего комплекса документов, так и в средних компаниях, используя весь функционал программы, необходимый для быстрого и качественного документооборота.

Одним из преимуществ этой системы является высокая экономическая эффективность и эффект, позволяя организации значительно снизить затраты на систему документооборота, а также быстрая окупаемость. Это достигается за счет значительного снижения времени выполнения трудоемких операций. Сотрудники компании смогут тратить меньше времени на рутинные операции и больше уделять внимания своим задачам.

При создании программы использовались новейшие средства разработки и современные технологии. Использована последняя, пятая версия бесплатной базы данных MySQL, для обмена данными взят язык XML. Разработка проводилась с соблюдением принципов объектно-ориентированного программирования. А новый язык «C#», выбранный для написания экономической информационной системы, отвечает стандартам Европейской ассоциации производителей компьютеров (ECMA) и Международной организации стандартизации (ISO). Он реализует механизмы оптимизации использования памяти, стандартные подходы к решению многих задач, а также делает программу, написанную на этом языке, мультиплатформенной. Таким образом, данную систему автоматизации документооборота можно использовать на всех операционных системах, поддерживающих открытую концепцию «.Net».

Сама программа состоит из двух частей: программы-клиента и программы-сервера, что позволяет использовать единое хранилище данных несколькими пользователями системы. Важным является тот факт, что программа может выполняться на бесплатных операционных системах с открытым кодом, причем базу данных даже рекомендуется хранить в таких операционных системах. В программе реализованы некоторые аспекты информационной безопасности, а именно: передача и хранение в базе данных хэшированных паролей, и механизм электронных подписей.

К направлениям дальнейшего совершенствования можно отнести внедрение в созданную систему структуры детального разделения пользователей на группы по функциональному признаку или должностному, а также создание дизайнера маршрутов прохождения документов для их автоматического перенаправления и контроля исполнения. Но даже существующий вариант, прошедший тестирования, можно назвать завершенным продуктом и использовать для автоматизации документооборота.

Список используемой литературы

1.     Акопянц А.Х. И снова о Lotus Notes // Компьютерра. 2002. - №27.

.       Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Мир связи. 2002. - №12.

3.       Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления для повышения эффективности управления. - М.: Документация в информационном обществе, 2003. - с.70.

.        Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. - СПб: Питер, 2001. - 128 с.

.        Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации // Делопроизводство. 2003. - №2. - с. 14 - 18.

.        Бобылева М.П. Некоторые вопросы использования элементов электронного документооборота между организациями // Делопроизводство. 2003. - №3. -с. 36-40.

.        Грабер М. SQL. Справочное руководство. - М.: Лори, 2007. - 644 с.

.        Доронина Л.А., Черников Б.В. Новые информационные технологии хранения документов организации: К постановке проблемы Делопроизводство. 2002. - №1. - с. 33-39.

.        Емельянов Н.Е. Где и когда оправдан электронный архив? Директор ИС. 1999. - №23.

.        Емельянов Н.Е. Электронные документы и БД Директор информационной службы. 1999. - № 18.

.        Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства: Попытка анализа и классификации Секретарское дело. 2000. - №4. - с. 37-42.

.        Ефремова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства: попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2000. - № 4 - с. 41.

.        Карминский А.М., Нестеров В.П. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 1997. - 416 с.

.        Кузнецов С.Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива Секретарское дело. - 2001. - №3

.        Кузьмин Ю.В. Золотой век // Мир ПК. 1998. - ноябрь. - с. 76-81.

.        Ларин М.В. Управление документацией в организациях. - М., 2002. - с.191.

.        Методические указания по подготовке ВКР для специальности «Прикладная информатика в экономике». / И.А. Меркулина, Е.Н. Каширская, Л.Б. Никандров, А.П. Никитин. М.: ВГНА, 2007. - 78 с.

.        Милославская Н.Г., Толстой А. И. Интрасети: доступ в Internet, защита: Учеб. пособие для вузов. - М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2000. - 527 с.

.        Максимович В.И., Берестова Г.Ю. Принципы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2003. - №4. - с. 24-26.

.        Нейгел К., Ивьен Б. C# для профессионалов. Пер. с англ. М.: Издательский дом «Вильямс», 2006. - 1376 с.

.        Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. 2001. - №2.

.        Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие. - М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. - 38 с.

.        ППБ 01-03 «Правила пожарной безопасности в Российской Федерации» от 18.06.2003.

.        Сакун Ю. Документы - в оборот // CIO. 2003. - №1.

25.     СанПиН 2.2.2/2.4.2198-07 <http://www.niiot.ru/doc/doc162/doc.htm> "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы" от 25.04.2007.

.        Совершенствование организационного, нормативно-методического и информационного обеспечения электронного документооборота МНС России. / Н.Н. Куняев, М.В. Ларин, В.С. Мингалев, О.К. Риттер. М.: Документация в информационном обществе, 2003. - c. 268-283.

.        Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отеч. архивы. 1999. -№2. - с. 20-26.

.        Чернов В.Н. О методе анализа автоматизированных информационных систем документооборота управления // Вестник архивиста. 2003. - №2. - с.210-217.

.        Чернов В.Н. Проблемы перевода на новые информационные технологии автоматизированной информационной системы документооборота управления аппарата Правительства РФ // Делопроизводство. 2002. - №2. - с. 16-20.

.        Якушин С.Б. Корпоративная система документооборота на примере Банка России Справочник секретаря и офис-менеджера. 2002. - № 2. - с. 58

.        www.buhgalteria.ru/dict/304 <http://www.buhgalteria.ru/dict/304> - Экономический словарь. Закрытое акционерное общество.

.        www.document-circulation.org.ru <http://www.document-circulation.org.ru> - Организация документооборота.

.        www.galactic.org.ua/Biblio/3kibernet.htm - Временные ряды, информация и связь.

.        www.jetinfo.ru/2002/8/1/article1.8.2002.html - Мировой рынок систем электронного документооборота К.Т. Глинских.

.        www.ocular.ru/eyestrain/index.php?rash=eye4 - Профилактика зрительного и общего утомления.

36.     http://rsdn.ru/article/dotnet/CSThreading1.xml - Работа с потоками в C# J. Albahari - 2007.

37.     http://rsdn.ru/article/inet/aspnet3.xml - Средства безопасности. Криптография. С. Бакланов. - 2005.

38.     www.ru.wikipedia.org/wiki/Инкапсуляция_(программирование)

39.     www.ru.wikipedia.org/wiki/Реляционные_базы_данных

40.     http://ru.wikipedia.org/wiki/DSA - Алгоритм с использованием открытого ключа для создания электронной подписи.

41.     www.ru.wikipedia.org/wiki/IPO - Первое публичное предложение.

42.     www.ru.wikipedia.org/wiki/MD5 - Алгоритм хэширования MD5.

43.     www.ru.wikipedia.org/wiki/XML - Расширяемый язык разметки.

.        uchcom.botik.ru/educ/clerk/index.ru.html - ИТ в делопроизводстве Г.В. Гузилова.

45.     www.utilization.svt-stroy.ru/12.htm - Утилизация компьютеров и компьютерного оборудования

.        www.vtb24.ru/about/ - Информация о банке ВТБ 24.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Основные финансовые показатели деятельности крупнейших банков Москвы на 1 августа 2006 года

Наименование кредитной организации

Собственный капитал, в тыс. рублей

Коммерческие кредиты, в тыс. рублей

Портфель ценных бумаг, в тыс. рублей

Средства клиентов, в тыс. рублей

Средства банков, в тыс. рублей

1

СБЕРБАНК РОССИИ

296 256 990

2227605310

521603293

2412954577

123306194

2

ВНЕШТОРГБАНК

61 352 520

333 836 175

171225480

340 159 352

199599824

3

ГАЗПРОМБАНК

43 628 596

259 174 057

108487955

314 986 520

86 552 034

4

УРАЛСИБ

38 747 102

137 274 318

74748807

157 977 128

38 865 791

5

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ПРОМЫШЛЕННЫЙ БАНК

27 059 731

74 910 778

3673494

32 281 151

7 399 827

6

АЛЬФА-БАНК

23 277 608

229 460 087

879847

170 483 742

47 137 252

7

БАНК МОСКВЫ

22 811 454

210 202 160

43 855 127

232 235 180

21 599 111

8

МДМ-БАНК

19 278 090

111 084 236

27 741 816

67 681 803

49 913 872

9

РОСБАНК

17 157 660

137 901 294

15 398 209

153 511 217

8 708 435

10

МЕЖДУНАРОДНЫЙ МОСКОВСКИЙ БАНК

16 254 935

106 952 333

35 432 519

93 879 745

40 690 110

11

РОССЕЛЬХОЗБАНК

16 215 778

102 615 067

4 123 754

53 327 255

54 079 224

12

НАЦИОНАЛЬНЫЙ РЕЗЕРВНЫЙ БАНК

15 934 972

7 792 379

13 741 668

7 659 189

1 322 066

13

РАЙФФАЙЗЕНБАНК АВСТРИЯ

14 592 109

113 192 545

15 769 163

106 416 607

60 276 949

14

ВТБ24 (ЗАО)

13 371 648

59 816 155

2 141 775

50 624 842

27 110 440

15

ПЕТРОКОММЕРЦ

12 256 468

54 039 125

16 472 243

59 726 879

8 058 288

16

ГЛОБЭКС

12 151 662

40 263 456

896 879

28 470 900

4 489 908

17

РУССКИЙ СТАНДАРТ

12 007 968

139 986 355

0

51 313 410

52 080 489


              Приложение 2

Банки - лидеры по динамике развития в первом полугодии 2006 года (газета «Известия», приложение «Банк», 24.10.2006)

Место

Банк

Средний балл развития

Значения показателей на 1 июля 2006 года в тысячах рублей




Капитал

Активы

Средства клиентов

Коммерческие кредиты

Прибыль

Первая группа

1

РОССЕЛЬХОЗБАНК

1.437

15 999 188

149033432

53 326 364

91 015 649

1 289 605


ВНЕШТОРГБАНК РОЗНИЧНЫЕ УСЛУГИ

1.138

13 251 867

82 538 881

42 017 746

51 537 065

51 5 37 06

3

ПРОМСВЯЗЬБАНК

1.005

9 875 353

124359815

70 946 498

84 670 704

3 278 507

4

СОБИНБАНК

0.571

4 908 017

47580 354

29 985 243

34 922 295

899 719

5

ИНГ БАНК(ЕВРАЗИЯ)

0.560

3 465 820

59521 658

44 051 471

15 208 067

499 372

6

ТРАНСКРЕДИТБАНК

0.553

4 488 564

63651 404

48 798 912

40 509 296

1 335 918

7

АБСОЛЮТ БАНК

0.537

4 928 236

45497 422

18 588 316

31 3554

327 117

8

ИНВЕСТСБЕРБАНК

0.523

2 534 456

28242 105

20 789 893

15 051 739

367 796

9

СУДОСТРОИТЕЛЬНЫЙ БАНК

0.512

3 826 126

28302 953

8 278 649

11 771 008

461 579

10

РОСЕВРОБАНК

0.506

2 721 613

25054 166

15 626 689

13 833 100

532 459



              Приложение 3

Основные разработчики автоматизированных систем документооборота


Компания

Система

Сайт

1.

Cognitive Technologies Ltd (ЗАО «Интеллектуальные Технологии»)

Евфрат-документооборот «Евфрат Office» - система управления документами

http://www.euphrat.ru

2.

Digital Design

DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство»

http://www.digdes.ru

3.

HBS

Hummingbird Enterprise

http://www.hbsltd.biz

4.

IBM

Lotus Notes

http://www.lotus.ru http://www.lotus.com

5.

SoftIntegro

"КАДО" - система корпоративного документооборота

http://www.softintegro.ru/

6.

1:С

1:С-Архив

http://www.1c.ru

7.

Аиси-интеллект

Система автоматизации управления организацией средствами делопроизводства на базе технологического комплекса «Аиси»

http://www.aisi.ru

8.

АиТ Софт 

«АиТ: \ Управление персоналом» - готовое решение по автоматизации процессов управления персоналом

http://www.aitsoft.ru

9.

Анкей

СУД «КРОН»



              Приложение 4

Показатели российских банков на 1 июля 2007 г. - Финанс №32 (218) 27 августа - 2 сентября 2007

Место

Банк

Работающие активы, млн. руб.

Динамика с 01.01.07, %

Пассивы, млн. руб.

Динамика с 01.01.07, %

Собственный капитал, млн. руб.

Динамика с 01.01.07, %

Прибыль, млн. руб.

1

Сбербанк

4155366

25

4401735

23

626603

76

65644

2

Газпромбанк

1170378

63

1213357

65

95141

11

17962

3

ВТБ

1000995

35

1056837

35

349670

160

7941

4

Банк Москвы

421140

19

432621

19

40526

32

4634

5

Альфа-банк

416607

15

426445

15

41099

0

1232

6

Россельхозбанк

355331

51

364504

50

26120

11

2925

7

Уралсиб

309610

10

329311

10

37677

-9

472

8

Райффайзенбанк

279820

28

287981

27

30600

71

4159

9

ММБ

259165

10

267753

11

24440

16

4293

10

МДМ-банк

246444

23

252911

22

29092

28

6849

11

Росбанк

235299

-15

244309

-15

27732

5

1938

12

Русский стандарт

232035

10

242001

11

26398

38

9838

13

ВТБ 24

200617

42

231612

38

17590

-2

118

14

Промсвязьбанк

200326

22

218965

22

18210

22

2770

15

ВТБ-Северо-Запад

166073

20

179477

21

22267

36

4132

16

Ситибанк

151140

24

156985

23

13112

11

1350

17

Номос-банк

139125

34

145624

35

14097

22

3403


Похожие работы на - Разработка информационного обеспечения электронного документооборота

 

Не нашел материал для своей работы?
Поможем написать качественную работу
Без плагиата!