Организационные коммуникации в Санкт-Петербургском государственном электротехническом университете 'ЛЭТИ'
Курсовая работа на тему
«Организационные коммуникации в Санкт-Петербургском государственном электротехническом университете «ЛЭТИ»»
Оглавление
Введение. Коммуникация: понятие, сущность, виды. Анализ организационных коммуникаций Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ»
.1 Анализ студенческой газеты «Проф.com ЭТУ»
.2 Анализ студенческой газеты «Электрик»
.3 Анализ газеты «Вести ЛЭТИ»
.4 Анализ альманаха «Метроном Аптекарского острова»
.5 Анализ внутренних документов СПбГЭТУ «ЛЭТИ» (Устава Университета и Правил Внутреннего Распорядка).
.6. Анализ электронного сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ» и его сравнение с сайтом Tоwson University
Заключение
Введение
Коммуникация - это обмен сведениями, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы. Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут
обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.
Поэтому целью данной работы является с помощью прикладного исследования проанализировать коммуникационную деятельность и каналы коммуникации выбранной организации. Таким образом:
Объект исследования - Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ».
Предмет исследования - основные направления его коммуникативной деятельности и каналы коммуникации.
Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет "ЛЭТИ", основанный в 1886 году, является одним из крупнейших центров подготовки кадров и проведения фундаментальных и прикладных научных исследований в области радиотехники, электротехники, электроники, вычислительной техники и информатики.
За годы существования в вузе получили образование свыше 70 тысяч человек, в том числе более 3 тысяч иностранных граждан. В 1992 году институт получил статус университета.
В СПбГЭТУ работает около 1100 научно-педагогических сотрудников, в том числе 130 профессоров, 170 докторов наук, более 700 кандидатов наук.
В университете трудятся 17 лауреатов национальных и международных премий, среди выпускников и преподавателей, работавших в вузе, - более 30 академиков и членов-корреспондентов Российской Академии наук.
На базе университета создано Учебно-методическое объединение по образованию в области автоматики, электроники, микроэлектроники и радиотехники, являющееся одним из крупнейших УМО в России.
Подготовка кадров высшей квалификации осуществляется в аспирантуре по 49 научным специальностям и докторантуре по 31 специальности.
СПбГЭТУ сотрудничает с более чем тридцатью университетами Европы, Азии и Америки; традиционно является организатором международных научных конференций; принимает участие в работе международных ассоциаций.
Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
·Провести анализ внутренних печатных СМИ СПбГЭТУ «ЛЭТИ»;
·Провести анализ внутренних документов СПбГЭТУ «ЛЭТИ», в частности Устава Университета и Правил Внутреннего Распорядка;
·Провести анализ Интернет-сайта Университета и его сравнение с аналогичным сайтом другого Университета;
·Сделать выводы на основе результатов исследования;
·На основе выводов выработать практические рекомендации для исследуемой организации.
Эмпирической базой исследования послужили материалы по коммуникационной деятельности объекта исследования (корпоративные издания, внутренние документы, материалы сайтов и др.).
В заключении данной работы представлены основные выводы по проведенному исследованию каналов коммуникации Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ».
коммуникация организационная документ учебное заведение
I. Коммуникация: понятие, сущность, виды
Согласно исследованиям, руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации называют связующим процессом.
Понятие "коммуникация" происходит от латинского communicatio, что обозначает - делаю общим, связываю, общаюсь, таким образом для руководителя и сотрудника организации коммуникация выступает как средство их объединения, их общее дело.
Коммуникационный процесс - это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, то есть сообщений.
В процессе обмена информацией выделяют четыре базовых элемента:
·отправитель - лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
·сообщение - собственно информация, закодированная с помощью символов;
·канал - средство передачи информации;
·получатель - лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Указанные этапы таковы :
·зарождение идеи;
·кодирование и выбор канала. Отправитель должен с помощью символов закодировать информацию, используя слова, интонации и жесты. Кодирование превращает идею в сообщение. К общеизвестным каналам относятся: передача речи и письменных материалов, электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Часто для достижения эффективности сообщения используют два или большее число средств коммуникаций;
·передача сообщений;
·декодирование - перевод символов отправителя в мысли получателя.
При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю. Обратная связь может способствовать значительному повышению эффективности обмена управленческой информацией.
Двусторонний обмен информацией хотя и протекает медленнее, но более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации сообщений. Обратная связь „повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам устранять помехи. Источники помех, создающие преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении), различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным.
Важное значение для предприятия имеют внешние коммуникации, которые представляют собой обмен информацией, происходящий между предприятием и внешней средой, позволяющий предприятию быть в курсе потребностей реальных и потенциальных покупателей, работы контрагентов и конкурентов, а также отслеживать новые тенденции в науке (изобретения, технологии).
Коммуникации внутри предприятия можно разделить на два вида: вертикальные и горизонтальные:
·Вертикальные осуществляются между руководителем и подчиненными. Пepeмeщeниe инфopмaции в paмкax вepтикaльнoй кoммyникaции мoжет пpoиcxoдить пo ниcxoдящeй (cooбщeниe пoдчинeнным ypoвням o пpинятoм yпpaвлeнчecкoм peшeнии) и пo вocxoдящeй (oтчeты, пpeдлoжeния, oбъяcнитeльныe зaпиcки);
·Горизонтальные - между сотрудниками одного уровня. Оpгaнизaция cocтoит из мнoжecтвa пoдpaздeлeний, пoэтoмy oбмeн инфopмaциeй мeждy ними нyжeн для кoopдинaции зaдaч и дeйcтвий. Рyкoвoдcтвo дoлжнo дoбивaтьcя, чтoбы пoдpaздeлeния paбoтaли coвмecтнo, пpoдвигaя opгaнизaцию в нyжнoм нaпpaвлeнии;
Помимо этого, коммуникации могут быть вербальными и невербальными, и менеджер должен владеть ими обеими в совершенстве.
·Вербальные коммуникации представляют собой словесное общение, как устное, так и письменное, тогда как невербальное происходит посредством жестов и мимики.
· Невербальное общение является гораздо более сложным, чем вербальное, так как зачастую оно происходит на подсознательном уровне и менеджер должен уметь адекватно воспринять посылаемые ему сигналы.
Кроме того, следует выделить формальные и нeфopмaльныe кoммyникaции:
·Формальные коммуникации стандартизируют взаимоотношения между коммуникатором и реципиентом. Эти связи обладают высокой устойчивостью и надежностью и направлены на достижение организационных целей. Обычно средством осуществления формальных коммуникаций является письменная и устная речь.
·Неформальные коммуникации возникают в том случае и там, где формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп и отдельных личностей: для информационного обеспечения взаимодействия между подразделениями, для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами.
В России и во всем мире уделяется огромное внимание коммуникационным технологиям, так как их развитие происходит с огромной скоростью. Это связано еще и с тем, что в современных условиях ценится как оперативная, так и точная информация.
II. Анализ организационных коммуникаций Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ»
.1 Анализ студенческой газеты «Проф.com ЭТУ»
Общие характеристикиГазета «Проф.com ЭТУ» издается с марта 2000 года территориальной профсоюзной организацией студентов и аспирантов Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета «ЛЭТИ». Выходит 1 раз в месяц и распространяется бесплатно, ее можно найти в фойе пятого корпуса, в редакции газеты или профкоме. Черно-белое издание (цветной вариант можно увидеть только на стенде около профкома студентов и аспирантов СПбГЭТУ «ЛЭТИ»).Содержательные характеристики и целевая аудитория изданияИздание состоит из следующих рубрик: «Информация», «События», «Стройотряды», «Оратория для клуба», «Крик души», «Проверено на себе», «Креатив», «Глас народа», «На досуге», «Личное дело» и др. Большая часть материалов написана самими студентами и для студентов, которые, по моему мнению, являются целевой аудиторией данного печатного издания. Кроме того, газета позиционирует себя именно как студенческую. Это, на мой взгляд, и задает тематику издания. Темы публикаций затрагивают проблемы, интересующие большинство студентов (я, как одна из них, могу смело это подтвердить), например, трудоустройство, успеваемость, отдых, мероприятия университета и т.д. Я могу охарактеризовать данное издание скорее как развлекательное, нежели как информативное. Тем не менее, это не делает его менее привлекательным для целевой аудитории. Кроме того, наличие обратной связи является, как мне кажется, неоспоримым плюсом этого печатного издания. На последней полосе указаны вся необходимая контактная информация (телефон и факс редакции, а также адреса сайта, электронной почты профкома и редакции газеты)
.2 Анализ студенческой газеты «Электрик»
Содержательные характеристики и целевая аудитория изданияНа мой взгляд, газета ориентирована как на внутреннюю, так и на внешнюю аудитории (прежде всего, на студентов, преподавателей, сотрудников университета, абитуриентов и их родителей т.д.) Несмотря на то, что большинство материалов подготовлено корреспондентами, которые являются студентами СПбГЭТУ «ЛЭТИ», ее содержание интересует, на мой взгляд, как студентов, так и преподавателей. Темы, освещаемые в «Электрике» всегда актуальны. В центре описываемых событий почти всегда находится Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ», либо люди, которые непосредственно с ним связаны. В газете отсутствуют четко выраженные рубрики, что, как мне кажется, очень неудобно. Однако каждому материалу присваивается краткая пометка, отражающая суть публикации («Актуальная информация», «Юбилей студенческих отрядов», «В порядке обсуждения», «Поздравляем юбиляра», «Международное сотрудничество и др.) На мой взгляд, газета «Электрик» качественно выполняет свою работу, наиболее полно освещая жизнь университета. Кроме того, для издания характерно наличие обратной связи. На первую полосу газеты «Электрик» вынесен адрес электронной почты, на который читателю предлагается отправлять свои отзывы и мнения
.3 Анализ газеты «Вести ЛЭТИ»
Общие характеристикиГазета «Вести ЛЭТИ» издается с 1999 года отделом по связям с общественностью СПбГЭТУ «ЛЭТИ». Выходит в свет по мере прохождения заметных, с точки зрения учредителей, событий и распространяется бесплатно. Взять экземпляр газеты можно около отдела по связям с общественностью СПбГЭТУ «ЛЭТИ». Электронная версия газеты доступна на сайте: <#"justify">Содержательные характеристики и целевая аудитория изданияНа мой взгляд, издание ориентировано, прежде всего, на преподавателей и сотрудников университета. Материалы готовятся не студентами, а уже специалистами в области PR, поэтому и язык повествования и акценты в публикациях совершенно иные. Первая полоса каждого номера посвящена Заседанию ученого совета, его решениям и постановлениям, остальные полосы - праздникам, результатам Олимпиад, интервью с деканами и профессорами. Лично мне совсем не интересно читать данную газету из-за сухости изложения информации и ограниченного выбора рубрик. Хотя вполне возможно найдется достаточное количество студентов, которым это издание нравится. Так же как «Электрик» и «Проф.com ЭТУ» газета «Вести ЛЭТИ» осуществляет обратную связь со своими читателями. На последней полосе указаны телефон и адрес электронной почты издания.
2.4 Анализ альманаха «Метроном Аптекарского острова».
Общие характеристикиАльманах «Метроном Аптекарского острова» учрежден Государственным образовательным учреждением высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ» им. В.И.Ульянова (Ленина)». Выходит 4 раза в год. Часть тиража направляется в библиотеки Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета, часть остается в издательстве. Данное издание является наименее доступным для читательской аудитории.Содержательные характеристики и целевая аудитория издания На мой взгляд, «Метроном Аптекарского острова» ориентирован на внутреннюю аудиторию СПбГЭТУ «ЛЭТИ». Несмотря на то, что альманах практически не отражает сегодняшнюю жизнь университета, а скорее наоборот - погружает нас в его прошлое, мне безумно понравился язык повествования, содержание и стиль издания. Исторические очерки и монографии, поздравления воспоминания, научные исследования, поэзия и другие материалы, представленные в издании, являются результатом творчества работников СПбГЭТУ «ЛЭТИ» или его выпускников. По моему мнению, одни названия рубрик не могут освятить кого-то равнодушным и не заинтересованным: «Купель поэзии», «Исповедь публициста», «Шипы и розы прозы», «Магический электротехнический», «Дискуссии мятежный дух», «Калейдоскоп нашей памяти», «Мы на острове живем - на Аптекарском», «Горячечный и триумфальный город», «Предместья Северной Пальмиры», «Петербургская муза», «Смехотерапия» и др. Но существует весьма существенный, на мой взгляд, недостаток: практически никто из студентов не знает о существовании данного издания, а те, кто знает о существовании, понятия не имеют где его можно взять.
Проведенный анализ печатных изданий показал, что:
·Большинство печатных изданий СПбГЭТУ «ЛЭТИ» вполне доступны. Все они распространяются бесплатно и могут быть легко найдены на территории института. Исключение составляет, пожалуй, только альманах «Метроном Аптекарского острова», тираж которого очень невелик и который может быть получен только в библиотеке института;
·Ни одна из возможных целевых аудиторий не осталась без внимания, для каждой есть свое печатное издание;
·Очень важно, что для всех изданий характерно наличие обратной связи с читателями, что делает данные каналы связи более эффективными.
·Газета «Проф.com ЭТУ», на мой взгляд, является наилучшим изданием для чтения на досуге, когда хочется отдохнуть, почитать анекдоты, развлечься, читая интересные, но не заставляющие много думать, статьи.
·Газета «Вести ЛЭТИ», на мой взгляд, является ничем не примечательным изданием. Поговорив с некоторыми студентами гуманитарного факультета, я выяснила, что многие со мной полностью согласны.
·Альманах «Метроном Аптекарского острова» весьма интересное и привлекательное издание, тем не менее, мне кажется, что читательская аудитория данного издания очень мала из-за того, что многие просто не знают о его существовании.
.5 Анализ внутренних документов СПбГЭТУ «ЛЭТИ» (Устава Университета и Правил Внутреннего Распорядка)
Устав УниверситетаПравила Внутреннего РаспорядкаКем и когда принятПринят конференцией научно-педагогических работников, представителей других категорий работников и обучающихся 25 апреля 2002 года и утвержден Министерством образования Российской Федерации 20 июня 2002 года.Утвержден приказом ректора СПбГЭТУ 27 июня 2002 годаПредмет регулированияРегулирует отношения между должностными лицами, студентами и абитуриентами СПбГЭТУ. Документ закрепляет общие положения и принципы образовательной и научной деятельности, управления и экономики, подготовки и повышении квалификации научно-педагогических кадров, международной и внешнеэкономической деятельности, порядок ликвидации, приостановления деятельности и реорганизации Санкт-Петербургского государственного электротехнического университета, содержит перечень видов локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность университетаРегулирует правовые и обязательственные аспекты отношений, возникающих в процессе работы или обучения в Санкт-Петербургском государственном электротехническом университете «ЛЭТИ», состоит из восьми глав (общие положения, порядок приема и увольнения, основные права и обязанности работника, основные права и обязанности обучающихся, основные права и обязанности работодателя, рабочее время и его использование и др.)Целевая аудиторияОриентирован на внутреннюю аудиторию, доступен аудитории на официальном сайте университета по адресу #"justify">Проведенный анализ документов показал, что внутренние документы СПбГЭТУ «ЛЭТИ»:
·регулируют отношения между должностными лицами, студентами и абитуриентами;
·закрепляют общие положения и принципы образовательной и научной деятельности, управления и экономики и т.д.;
·регулируют правовые и обязательственные аспекты отношений, возникающих в процессе работы или обучения;
·несмотря на то, что оба документа ориентированы на внутреннюю аудиторию, они, с моей точки зрения, могут заинтересовать и внешнюю аудиторию, например, абитуриентов, которые наверняка хотят узнать больше о структуре ВУЗа, принципах его работы, правах и обязанностях студентов и преподавателей и т.д.
·Важно отметить, что хотя данные документы и доступны в электронном виде, подавляющая часть студентов института ни разу не видели и не читали этих документов, а многие и вовсе о них не слышали.
2.6 Анализ электронного сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ» и его сравнение с сайтом Tоwson University
Сайт СПбГЭТУ «ЛЭТИ» имеет следующие разделы: Главная страница, Новости, Информация, Обучение, Наука, Пресса, УМО, Форумы ЭТУ. Каждый из этих разделов имеет свои подразделы.
На главной странице содержится историческая справка об основании ЛЭТИ, баннер, посвященный юбилею Университета и новости. Слева - переход на подразделы: Обращение ректора, Мы из ЛЭТИ, Международное сотрудничество, ЭТУ на карте города, Абитуриентам <#"justify">Проведенный анализ электронного сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ» и его сравнение с сайтом Tоwson University показал, что:
·сайт СПбГЭТУ «ЛЭТИ» недостаточно хорошо оформлен с точки зрения яркости, креативности и привлекательности;
·сайт СПбГЭТУ «ЛЭТИ» недостаточно информативен в рамках данного сравнения, например, отсутствует какая-либо информация о студенческой жизни вне занятий;
·кроме того, структура сайта Tоwson University гораздо удобнее и облегчает поиск необходимой информации, в то время как на сайте СПбГЭТУ «ЛЭТИ» весьма затруднительно, как мне кажется, быстро найти нужный подраздел;
·сайт Tоwson University удивил меня наличием подробных карт всех зданий университета, что несомненно помогает первокурсникам ориентироваться на территории учебного заведения;
·неоспоримым, в рамках данного сравнения, преимуществом сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ» является наличие форума студентов и абитуриентов, где в любое время суток можно обсудить волнующие и актуальные проблемы.
Заключение
Наличие четко действующих коммуникаций в организациях способствует решению многих важнейших организационных проблем, в частности координации деятельности отдельных структурных единиц в организации относительно общей цели, обеспечению устойчивых отношений с внешней средой, предоставлению подразделениям организации необходимой рабочей информации и целевых указаний и др.
Обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации.
В ходе работы были решены основные задачи, заявленные во введении, а именно:
·Проведен анализ внутренних печатных СМИ СПбГЭТУ «ЛЭТИ»;
·Проведен анализ внутренних документов СПбГЭТУ «ЛЭТИ», в частности Устава Университета и Правил Внутреннего Распорядка;
·Проведен анализ Интернет-сайта Университета и его сравнение с сайтом другого Университета;
·Были сделаны выводы на основе результатов исследования;
На основе выводов были выработаны следующие практические рекомендации для исследуемой организации:
1.Несмотря на то, что большинство печатных изданий СПбГЭТУ «ЛЭТИ» могут быть легко найдены на территории университета, альманах «Метроном аптекарского острова» все же остается труднодоступным изданием. Кроме того, как я уже говорила, большинство студентов просто не подозревают о его существовании. В связи с этим я бы посоветовала издателям и самому университету наладить систему распространения печатных изданий, что, несомненно, увеличило бы читательскую аудиторию.
2.Аналогичная ситуация складывается и в отношении внутренних документов университета. Большинство студентов не ознакомлены ни с Уставом Университета, ни с Правилами Внутреннего Распорядка, что делает существование этих документов, на мой взгляд, просто бессмысленным. Исправить сложившуюся ситуацию можно, например, выдавая всем первокурсникам брошюрки с данными документами. Хотя самым очевидным выходом было бы, как мне кажется, соблюдение прописанного в Правилах Внутреннего Распорядка положения о том, что данные правила «обязательны для исполнения всеми работниками и обучающимися университета и объявляются им под роспись», что на данный момент абсолютно не соблюдается. Могу честно сказать, что лично я ознакомилась с Уставом Университета и с Правилами Внутреннего Распорядка только при написании данной работы, до этого я, к сожалению, даже ни разу их не видела.
3.Что же касается официального сайта СПбГЭТУ «ЛЭТИ», то я бы посоветовала сделать его более структурированным, тем самым облегчить поиск нужной информации, а соответственно и увеличить число людей, посещающих данный сайт. Кроме того, я бы порекомендовала поработать над оформлением (сделать сайт более живым и ярким) и информативностью (например, о жизни студентов после окончания занятий). На мой взгляд именно этот канал коммуникации имеет наибольшее значение, ведь официальный сайт - это «лицо» университета, и он оказывает огромное влияние на внешнюю аудиторию, например, на абитуриентов и их решение о поступлении именно в данное учебное заведение.
В целом, если исключить незначительные недоработки, Санкт Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ»» обладает, на мой взгляд, хорошей системой внутренних коммуникаций.
Список источников
1) Мастенбрук В. Управление конфликтами и развитие организации. М., Инфра-М., 1997
2) Фролов С.С. Социология организаций <http://www.i-u.ru/biblio/archive/sociolorg>, Москва, 2001
) Шепель В.М. Управленческая этика. Москва. "Экономика", 1989.
) Спивак В. Современные бизнес - Коммуникации. - СПб.: Питер, 2002