было получено 60,6% и 25,35 выручки соответственно. К тому же молоко и мясопродукция являются основной продукцией, позволяющей ежедневно иметь денежные поступления. Поэтому система ведения молочного и мясного скотоводства должна обеспечить стабилизацию поголовья коров, повышение продуктивности. Для улучшения этих показателей в хозяйстве необходимо разработать мероприятия по увеличению производства молока и мясопродукции.
Кооператив является юридическим лицом, имеет расчетный, валютный и другие счета в учреждениях банков, самостоятельный баланс, печать со своим наименованием. В своей деятельности кооператив руководствуется настоящим Уставом и действующим законодательством. Имущество кооператива составляют его основные фонды и оборотные средства, также акции, ценные и приравненные к ним бумаги. Уставный фонд кооператива составляет 1000 млн. рублей.
Для занятия данной деятельностью лицензий или другого разрешения государственных органов не требуется. Слабым местом сельскохозяйственного производства является, прежде всего, изменчивость погодных условий, которые во многом определяют результаты деятельности хозяйств и их финансовое состояние. Еще одно слабое место - сезонный характер производства и сбыта продукции. Реализовывается продукция по установленным государственным закупочным ценам.
Производственную деятельность кооператив осуществляет через имеющиеся структурные подразделения:
4 производственных участка;
3 фермы по выращиванию и откорму крупного рогатого скота
Таблица 1. Результаты производственной и финансовой деятельности СПК « Климушинский»
Вид продукцииДен. выручка, тыс. руб.Полная себест-ть реализ. прод-ции, тыс. руб.Прибыль(+), убыток (-), тыс. руб.Уровень рентабельности (убыточности) ,%20062007200820092010200620072008200920102006200720082009201020062007200820092010Зерновые и з/б:2147166413272040305324481598152522661807-30166-198-2261246-12,34,13-12,98-9,9769В т. ч: пшеница1811136211851928305321621336134721641807-35126-162-2361246-16,21,95-12,03-10,969Рожь24230222--21326221--29401--13,615,274,76--Овес94-120112-73-157102-21--3710-29--23,579,8-Пр. прод-я растениев-ва821312445491313163033--1-121567,3--7,69-7550Итого прод-я растен-ва2333280017152464386625862285194126652260-253515-226-2011606-1022,54-11,64-7,5471КРС2040377619626522633716627432462362-1331-2851-236-197-136-39,5-43,02-54,63-42,64-37,6Молоко цельное94681096711871160772075496739069107641436916641-2051898110717084113-2,120,9310,2811,8924,7Мясо и мясопрод-я( в расчете на ж. м.)-всего:120911211610565932386551186911685108691033210944222431-304-1009-22891,93,69-2,8-9,76-21В т. ч: КРС120911211610565932386551186911685108691033210944222431-304-1009-22891.93.69-2,8-9.76-21Итого прод-я животнов-ва23632299262266225713296682493924417221012519427977-1307-4915615191691-5,2-1,792,542,066,0Работа и услуги1665516032217241752465671342598-93053687-1874-5,1123,986,3564,82-72,1Всего по хозяйству26131302772498028398342582770029948246092799330575-15693293714053683-5,71,11,511,4512
Анализируя хозяйственно-финансовую деятельность предприятия, можно сделать следующие выводы: хозяйство работает с прибылью (в отчетном году она равна 3683 тыс. руб.), рентабельна как в отрасли растениеводства, так и животноводства, несмотря на высокие цены на удобрения, горюче-смазочные материалы, среднюю урожайность (24,9ц/га) и другие факторы.
.2 Экономическая характеристика объекта исследования
Отрасль сельскохозяйственного производства является стратегически важной и социально значимой, так как здесь производятся продукты питания и сырье для многих отраслей промышленности.
На техническом вооружении кооператива имеется 70 тракторов, 11 зерноуборочных комбайнов (КЗС-I0К, КЗР-I0 - 3, Лида-1300 - 4, Лексион, Джон-Дир), 2 кормоуборочных комплекса (КСК-I00А, Ягуар).В СПК «Климушинский» применяются передовые технологии земледелия.
Что касается отрасли растениеводства хозяйства, то среди зерновых культур наибольшее количество площади отведено под пшеницу, ячмень. Это обусловлено как потребностью в кормах, так и тем, что это наиболее урожайные культуры в условиях хозяйства.
Специалистами и работниками цеха растениеводства постоянно проводится работа по повышению культуры земледелия. На l га сельхозугодий планируется в 2011 году внести 2,6 ц минеральных удобрений в действующем веществе, на 1 га пашни - 3,3 ц. Проводится известкование кислых почв, внедряются перспективные сорта сельскохозяйственных культур. Данные мероприятия способствуют получению стабильных урожаев.
Из экономической оценки сельскохозяйственных культур видно, что наиболее продуктивными кормовыми культурами по урожайности являются многолетние травы на сено, а также овес, рожь, пшеница.
Удой на 1 корову за 2007 год составил 5125 кг, план на 2008 год - 5280 кг; среднесуточный привес КРС - 620 грамм, план - 650 грамм.
Крупный рогатый скот СПК «Климушинский» содержится в типовых коровниках. Организована работа на ферме односменная двух цикличная. Кормление животных двухразовое. Обычно суточный объем кормов делится на две части.
Основная часть рациона распределяется в настоящее время по кормушкам тракторными раздатчиками «Хозяин». Поят животных из автопоилок ПА -1, одна поилка на двоих животных.
Содержание животных в зимний период - стойловое, в летний стойлово-пастбищное. В зимний период в хозяйстве организованы длительные прогулки коров с целью укрепления здоровья, повышения продуктивности и воспроизводительной способности. Интенсивное ведение скотоводства возможно только при наличии в хозяйстве прочной кормовой базы, которая способна обеспечить животных необходимым количеством полноценных кормов. Рациональное полноценное кормление способствует увеличению продуктивности скота и повышению качества продукции. В скотоводстве применяют разнообразные виды кормов, отличающиеся как вкусовыми, так и физическими свойствами, химическим составом, содержанием аминокислот, витаминов.
Хозяйство имеет возможность обеспечивать кормами все поголовье содержащихся животных.
Основными направлениями инвестиций являются: приобретение техники, реконструкция молочно-товарной фермы в д.Сеготь, а также строительство трех одноквартирных жилых домов в д. Климушино. Реконструкция молочно-товарной фермы д.Сеготь СПК «Климушинский» Пучежского района обеспечит применение интенсивных технологий производства продукции при одновременном снижении экологической нагрузки на окружающую среду, а также уменьшение затрат в расчете на единицу продукции и высокий уровень конкурентоспособности.
Основными каналами реализации продукции СПК «Климушинский» являются:
реализация Пучежскому Сыродельному заводу
реализация населению;
реализация прочим предприятиям.
.3 Делопроизводство в системе управления хозяйством
В хозяйстве практически вся входящая и исходящая информация документируется. Главный экономист хозяйства имеет отдельный кабинет, в котором находятся огромные стеллажи для учета и хранения входящей и исходящей документации (различного рода договора, справки, постановления, должностные инструкции, годовые отчеты и т.д.)
Специалист по кадрам оформляет и документирует личные дела каждого работника хозяйства. Ведет учет руководителей хозяйства, специалистов и работников (постоянных и сезонных).
Перечень должности руководителей, специалистов, работающих в СПК «Климушинский»:
Председатель СПК
Инженер по охране труда
Специалист по кадрам
Гл. экономист
Гл. бухгалтер
Зам. гл. бухгалтера
Кассир-бухгалтер
Бухгалтер
Зам. председателя по животноводству, гл. зоотехник
Гл. ветврач
Гл. энергетик
Зоотехник-селекционер
Бригадир производственной бригады в животноводстве
Фельдшер
Зам. председателя по растениеводству, гл. агроном
Начальник с/х участка
Агроном
Зав. столовой
Зав. мастерскими
Инженер ЖКХ
3. Анализ делопроизводства СПК «Климушинский »
.1 Номенклатура дел
Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия составляется номенклатура дел.
Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.
Номенклатура дел хозяйства разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование хозяйства; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: "Общая переписка", "Разные документы" и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дел образует следующие элементы:
название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.);
название предприятия или его структурного подразделения;
адресат или корреспондент документа;
краткое содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на количество копий документов дела.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени, на который составлены документы, вид документа (план, отчет).
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру с индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.
3.2 Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:
по номинальному признаку;
по предметно-вопросному признаку;
по корреспондентскому признаку и т.д.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).
При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (например, "Документы по вопросам повышения качества продукции").
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.
Для группировки переписки используется корреспондентский признак.
При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, "Переписка с предприятиями Ивановской области по вопросам поставки сельскохозяйственной продукции").
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, "Квартальные отчеты об основной деятельности хозяйства и квартальных вложениях").
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.
При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:
документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;
подлинники отделять от копий;
годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;
утвержденные документы - от их проектов;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии - заверительную подпись, отметку "В дело".
Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.
Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.
Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.
Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Лицевые счета сотрудников хозяйства по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.
Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности хозяйства, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.
3.3 Подготовка документов к хранению
Значение и практическая ценность документов предприятия различны.
Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.
Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.
В задачи архива входят:
прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. Экспертная комиссия является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".
. Организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в государственные архивы.
. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.
Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.
При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.
К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся, прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний и т.д.)
Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.
Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:
дела по личному составу;
дела по основной (производственной) деятельности.
На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.
На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.
Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.
Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.
Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.
4. Пути совершенствования делопроизводства в анализируемом хозяйстве
Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство в данном хозяйстве.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных целей хозяйства.
Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.
Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.
Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:
для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, то есть минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов;
для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).
Заключение
СПК «Климушинский» является многоотраслевым сельскохозяйственным предприятием с молочно-мясным животноводством, выращиванием зерновых, кормовым производством.
Для совершенствования делопроизводства в системе управления данного хозяйства необходимо четко разграничивать обязанности каждого специалиста по ведению документации.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
В исследуемом хозяйстве работе с документами отводится значительное количество времени, для того, чтобы весь документооборот занимал минимальное количество времени с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Необходимо руководителю разрабатывать текущие планы руководства и управления, где необходимо отражать текущие и длительные мероприятия развития организации: совершенствование стиля и методов работы, анализ собственных ошибок, организация труда коллектива, что в данном хозяйстве делается не всегда.
По данным планам служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.
Список литературы
. Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1997.
. Алексеев В.В., Агаев Б.В., Сагдеев М.А. Агропромышленный менеджмент.- Учеб. пособие.- М.: Издательско- Консалтинговое Предприятие «ДеКА», 2003.
. Гончаров В.И. Менеджмент: Учебник.- Мн.: «Мисанта», 2003.
. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник 3-е изд. М.: «Юнити», 2003.
. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей "Тандем". Изд.-во Экмос, 1999.
. Документы и делопроизводство: справочное пособие. М.: Экономика, 1997.
. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. 7-е изд., стереотип.- Мн.: ТетраСистемс, 2003.
. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебник.- Мн.: БГЭУ, 1996 (2003).
. Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. Менеджмент в АПК.- Учебник.- М.: Колос, 2000.
.Пиличев Н.А. Управление агропромышленным производством.- М.: Колос, 2000.
. Управление персоналом организации: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.
. Управление персоналом организации: Учеб. / Под ред. А.Я. Кибанова. М., 1997.
. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие - 2 изд. - М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭиУ, 1999.