Появление женского труда в управленческом аппарате
.4 Первые рационализаторские работы
. История развития документоведения в XX - н. XXI вв
. 1 Внедрение принципов НОТ в сферу управления
.2 Развертывание рационализаторских работ по делопроизводству
.3 Начало научных разработок по делопроизводству
.4 Необходимость подготовки кадров высшей квалификации
.5 Начало подготовки специалистов во многих ВУЗах страны
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Социально-экономические изменения, происходящие в российском обществе, обновление системы управления, повсеместное внедрение новейших информационных технологий предъявляют повышенные требования к качеству управленческого персонала. Кроме того, документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности.
Однако организация ДОУ на предприятии невозможна без квалифицированных работников, знания которых не ограничиваются только лишь современным состоянием дел в данной области. Для понимания сути и значения своей деятельности специалист должен обладать знаниями и по истории своего ремесла,
Поэтому целью курсовой работы является изучение документоведения, а именно его истории развития в XIX-XXI вв. с выделением временных этапов, которые тесно связаны с социально-политическими потрясениями в нашей стране. Выбор именно таких ограниченных временных рамок связан с желанием более глубокого рассмотрения истории науки, выяснением всех нюансов и предпосылок, повлиявших на развитие документоведения.
Основными источниками информации при написании курсовой работы являются статьи из журналов «Секретарское дело» и «Делопроизводство» профессора, заведующей кафедрой документоведения РГГУ Т. В. Кузнецовой, А. Ю. Коньковой, Н. В. Варадинова, В. Ф. Янковой, М. И. Додоновой, А. Л. Райхцаум.
1. История развития документоведения в XIX - н. XX вв
.1 Канцелярия в структуре министерства XIX века
XIX век приносит крупную реформу государственного аппарата - создание министерств, работу которых регулировал законодательный акт «Общее учреждение министерств» 1811 года. С точки зрения управленца и особенно документоведа, это очень интересный организационный документ, продолжавший вслед за Генеральным регламентом определять порядок работы центрального государственного аппарата. Рассмотрим его с позиции нашей профессии.
Состоит «Общее учреждение министерств» из 401 параграфа, а весь текст делится на две почти равные по количеству параграфов части:
часть первая - образование министерств (параграфы 1 - 204);
часть вторая - общий наказ министерствам (параграфы 205 - 401).
Их анализ показывает, что в первой части в главе 1, включающей § 1-3, названы министерства; в главе 2 (§ 4-15) указан предел ведения каждого министерства; в главе 3 (§ 16-47) определена структура министерства, причем среди указанных пяти главных частей министерства четвертой названа канцелярия министра, а в § 35-38 этой главы раскрыт состав канцелярии. Глава 4 касается порядка определения, увольнения и производства в чины служащих министерства всех рангов, и самая большая глава 5 (§ 61-201), занимающая большую часть текста части 1, детально расписывает порядок производства дел в министерстве, то есть делопроизводственные вопросы.
В соответствии с «Общим учреждением министерств» работа с документами начинается с «вступления дел», и далее подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах, а заканчивается глава ревизией дел. Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 года показывает, что в нем так же, как и в Генеральном регламенте, прежде всего расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы аппарата министерства.
Канцелярия XIX века - достаточно сложное структурное подразделение, и, учитывая объемы работ с документами, она делится на отделения, столы, управляется директором и состоит из начальников отделений, секретарей и нужного числа писцов.
В департаментах «для общей связи письмоводства учреждается особенная канцелярия при директоре», возглавляемая «правителем канцелярии», и в ее состав входят: журналист, экзекутор, казначей и нужное число помощников.
Часть II «Общего учреждения министерств» посвящена распределению обязанностей в министерстве. В ней очерчивается степень и пределы власти министра, его взаимоотношения с властью законодательной, Государственным советом, Сенатом, другими министерствами и лицами, им равными, и с подчиненными им управлениями путем переписки, их ответственность; степень и пределы власти департаментов и их директоров и их взаимоотношения. Отдельную главу составляют обязанности канцелярии министра и ее директора. В соответствии с § 315 «главная обязанность канцелярии министра состоит в правильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту или кои министр предоставил собственному своему усмотрению и решению». Канцелярия возглавляется директором, который имеет те же права, какие принадлежат директору любого другого департамента.
В заключительной части «общего учреждения министерств» перечислены обязанности различных типов департаментов министерства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальников, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности.
Так как составление документов в начале XIX века также проходит этап жесткого регламентирования, как по составу информации, излагаемой в документе, так и по структуре текста, не удивительно, что в конце «Общего учреждения министерств» после всех параграфов как приложение приведены «формы письмоводства»: форма сношения министров между собой и с лицами, им равными, и предписания лицам подчиненным; форма отношения и представления к министрам; форма предписания министров их департаментам; форма представления докладной записки от департамента к министру.
Таким образом, в этом важнейшем документе, определяющем порядок и стиль работы центрального аппарата России XIX века, вопросам делопроизводства отводится важнейшее место. Анализ законодательного акта показывает, что делопроизводство понимается как технология принятия и выработки решений, и канцелярия занимает подобающее ей место в структуре министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любого функционального департамента.
Как указывает А. Ю. Конькова [25, с. 128], говоря о статусе секретарей в XIX веке, «нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии, а именно с 1-го по 5-й класс Табеля о рангах. С образованием Государственного совета в 1810 году в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретари. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов-меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствуют высказывания министра внутренних дел П. А. Валуева, который писал: «Члены Государственного совета - ничто, председатель - кое-что, государственный секретарь - все».
Во второй половине XIX века Государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат Государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного совета. Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и, подавая в отставку, увольнялись «с мундиром и пенсионом».
1.2 Первые теоретические работы по делопроизводству
В середине XIX века появляются работы не только обобщающие практику делопроизводства, но и начинающие разрабатывать его теорию. К этим работам прежде всего относятся работы Н. В. Варадинова, В. Вельбрехта и И. И. Рихтера. Н. В. Варадинов делопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает.
Основную группу делопроизводственной документации - «канцелярские дела и бумаги» - он определяет как «по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица» [26]. К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги.
Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, Н.В. Варадинов подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места на внешний контур через систему сношений, он, естественно, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги. Эти документы, если они поступают в учреждение, составляют совокупность документов, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, то являются совокупностью документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений). [27, с. 79]
В. Вельбрехт делопроизводство определяет как «правила, которыми канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще и исполнительных бумаг», иначе говоря, правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дел. Излагая эти правила, В. Вельбрехт выделяет разделы: докладные записки, последствия доклада, исполнительные бумаги, понятие о деле и книгах вообще. Он отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах (коллегиальный способ принятия решения) и в канцеляриях «начальствующих лиц» (принятие единоличных решений). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и формы документов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, решения и исполнения дела, даются В. Вельбрехтом в соответствии с выделенными этапами.
Задача канцелярии - «доложить дело», что осуществляется посредством составления докладной записки - пространной или краткой. Это этап сбора и анализа информации и подготовки дела к рассмотрению и решению. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и определениях, а в канцеляриях «начальствующих лиц» в письменном мнении, составляемом по резолюции начальника. Эта стадия соответствует этапу принятия решения и его документирования. Последний этап - исполнение принятого решения. Кроме того, В. Вельбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению властей, - указы, рапорты, предписания, сношения и другие установленные законом документы. Описание совокупности этих документов имеет смысл для формирования представлений о системе документов, которые использовались в процессе производства дела, а в некоторых случаях инициировали рассмотрение дела.
Последние разделы работы В. Вельбрехта затрагивают правила ведения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения делопроизводства - это раздел, касающийся организации документооборота, точнее, его документирования - письменной фиксации движения документов в определенных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматривается и понятие дела «как составленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотрении учреждения и заключающих в себе выражение его решений».
Ф. Наливкин в «Руководстве к сочинению писем и бумаг», вышедшем в 1847 году, пишет: «Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию точно так же, как и всякое искусство».
В конце XIX века И.И. Рихтер предпринимает первую попытку применения десятичной системы классификации документов казенных железных дорог.
Со второй половины XIX века активно развиваются новые структуры управления (в банках, трестах, синдикатах, специальных органах надзора, многочисленных комитетах, комиссиях, советах и т.д.). Они требовали большого числа секретарей и других канцелярских работников для ведения их дел. Подготовка канцелярских работников в начале XIX века проходила в самих министерствах. Согласно § 47 «Общего учреждения министерств» «министерския канцелярии и департаменты могут иметь некоторое число молодых людей сверх штата для приобучения их делам по разным частям ведения министерств и департаментов». В середине XIX века появляются школы стенографистов, в 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей [28, С. 125], в конце века открываются курсы машинописи.
В конце XIX века появляются специальные периодические издания для работников служб делопроизводства. Так, с 1884 года выходили специальные журналы «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика», «Машинопись», «Стенография».
1.3 Появление женского труда в управленческом аппарате
Во второй половине XIX века в сфере управления начинает использоваться труд женщин, что было связано с появлением новых средств связи - телеграфа и телефона.
В 1865 году были утверждены «Временные правила о порядке определения лиц женского пола на должности телеграфистов», а в 1874 году установлены нормы численности женщин, которые могли занимать должности телеграфистов 3-го разряда. Успешность работы женщин в телеграфной системе способствовала расширению сферы применения женского труда, и «Именным указом» от 29 ноября 1869 года женщины, из числа окончивших курс в педагогических классах или высших женских заведениях ведомства Императрицы Марии, стали допускаться на должности секретарей и бухгалтеров, но только в данном ведомстве. [29, с. 66-71]
В начале XX века в свете общих преобразований права женщин на государственную службу были значительно расширены, и в 1905 году женщинам разрешили работать в канцелярии Государственной думы «по письмоводству и счетоводству». Но главным образом в Думе женщины работали как стенографистки.
1.4 Первые рационализаторские работы
Научно-технический прогресс в XIX веке вторгается и в сферу управления, меняя стиль работы канцелярии. Появление новых средств связи (телеграфа и в конце века телефона), аппаратов для размножения документов и особенно активное внедрение пишущих машин меняют состав канцелярий. К работе управленческого аппарата предъявляются требования большей оперативности, которая может быть достигнута только за счет более быстрой обработки и доставки документов, более тщательного их анализа и сбора информации, необходимой для решения вопросов, и более качественного и быстрого составления документов. Ведомства расписывают работу с документами уже в своих конкретных должностных инструкциях и начинают предпринимать попытки улучшить работу с документами в рамках ведомства (например, военное ведомство, Министерство путей сообщения). Можно сказать, что с последней четверти XIX века начинается поиск путей рационализации делопроизводства на базе внедрения средств механизации. Однако эту работу прерывает начавшаяся первая мировая война, а затем Октябрьская революция.
Рубежом в развитии специальности в России можно считать резолюцию 1917 года, приведшую к кардинальной смене власти и соответственно всей системы государственного аппарата управления.
2 История развития документоведения в XX - н. XXI вв
.1 Внедрение принципов НОТ в сферу управления
Рубежом в развитии специальности по документационному обеспечению деятельности управленческого аппарата (делопроизводству) в России можно считать революцию 1917 года, приведшую к кардинальной смене власти и соответственно всей системы государственного аппарата управления.
Министерства сменили комиссариаты (наркоматы), Совет Министров - Совет Народных комиссаров (Совнарком). Аналогично изменились органы власти и управления на местах. На место квалифицированного и обученного управленческого аппарата были призваны наиболее грамотные рабочие и солдаты, не знающие работы управленческой, и чаще всего недостаточно грамотные для ее выполнения. В результате общий уровень работы управленческого аппарата резко падает. В то же время начинает постепенно складываться командная система управления, где абсолютно все права и ответственность сосредотачиваются у руководителя. Канцелярия теряет положение одного из главных структурных подразделений в аппарате, и соответственно все ее работники начинают рассматриваться только как технический персонал, к работе в ней привлекаются лица, не имеющие достаточного образования. Эта тенденция сохраняется в течение многих десятилетий.
Вместе с тем очень скоро обнаруживается, что сбои в работе с документами влекут за собой крупные просчеты в управлении в целом, и вопросами организации работы управленческого аппарата и делопроизводства с начала 1920-х годов начинают заниматься на высоком государственном уровне.
Эти же годы характерны для Америки и Европы широким внедрением принципов научной организации труда (НОТ), которые предполагают изучение трудовых процессов, раскладывание их на части до простейших операций, отработки каждой из них и расчета норм выработки на каждую операцию.
В начале 1920-х годов по инициативе председателя правительства (Совнаркома) В. И. Ленина принципы научной организации труда начинают внедряться в России и в сферу управления, для чего в 1922 году при Наркомате рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) создается Отдел нормализации счетоводства, делопроизводства и складского дела в составе общего управления этого наркомата. Его деятельность можно считать началом государственной разработки проблемы совершенствования стиля работы государственного аппарата и, в первую очередь, постановки делопроизводства, так как в этот период делопроизводство рассматривается как техника управления. [30, С. 86-88]
Следя за первыми шагами НК РКИ в области совершенствования работы государственного аппарата, правительство летом 1922 года ставит вопрос о коренном изменении методов его деятельности. 1 сентября 1922 года В. И. Ленин пишет письмо заместителю наркома РКИ В. А. Аванесову, находящемуся в это время в Германии:
«Достать литературу надо и немецкую, и американскую. Собрать все сколько-нибудь ценное, особенно по части нормализации работы бюрократической (порядок обмена бумажек; формы; контроль; переписка на машинке; запросы и ответы и т.д. и т.п.)… Я считаю, что нормализацию бумажной работы мы должны выработать, и ее потом применять всюду. Это самое важное. Если Вас пустят посмотреть одно из лучших учреждений в Германии или Норвегии, стоит остаться на недельку.
Главное: нормы (т.е. сколько человек на такую-то сумму работы)». [31, С. 277-278]
21-23 сентября 1922 года отделом нормализации была проведена Первая московская инициативная конференция по нормализации техники управления. На конференции с основным теоретическим докладом выступил заведующий отделом нормализации Н. А. Витке, обосновавший роль и перспективы развития отдела как опорного центра изысканий самих учреждений в области совершенствования делопроизводства. Отдел нормализации представил на конференции первую большую методическую работу - две инструкции: по обследованию делопроизводства и ревизии складского хозяйства.
Надо сразу же указать, что, совершенствуя работу госаппарата, упор всегда делался и делается сегодня, прежде всего, на информационно-документационное обеспечение его деятельности, то есть делопроизводство, поэтому и отдел нормализации в первую очередь занимался контролем исполнения бумаг и ускорением их прохождения по инстанциям, то есть документооборотом.
Однако один отдел был не в состоянии решать все задачи по совершенствованию работы госаппарата, и председатель СНК В. И. Ленин, считая работу по совершенствованию госаппарата важнейшей для советского правительства, в статьях «Как нам реорганизовать Рабкрин» и «Лучше меньше, да лучше» развивает идеи реорганизации Рабкрина, слияния его с Центральной контрольной комиссией (ЦКК РКП (б)) с целью возложения на этот орган, как его основной задачи - совершенствование госаппарата.
XII съезд РКП (б) в 1923 году реализует эти предложения В. И. Ленина, создав объединенный партийно-государственный орган ЦКК-НК РКИ с главной функцией - постоянное совершенствование государственного аппарата методами НОТ.
В объединенном ЦКК-НК РКИ было образовано Управление по улучшению госаппарата, которому было поручено руководство всем движением НОТ в стране. [32, С. 19-23]
Таким образом, с начала 1920-х годов появляется новое рационализаторское направление работ в постановке делопроизводства.
Практическая рационализаторская работа проводилась Отделом административной техники. Эта работа требовала больших усилий и большого количества работников. Для удовлетворения широкого спроса со стороны государственных учреждений, организаций, предприятий на рационализаторские работы при НК РКИ СССР в 1925 году создается акционерное общество - Государственное бюро организационного строительства «Оргстрой», деятельность которого была построена на началах хозрасчета и самоокупаемости. В качестве пайщиков привлекались государственные учреждения, предприятия и организации. [33, С. 90-93]
В задачи «Оргстроя» входило: реорганизация и постановка в учреждениях и на предприятиях делопроизводства и архива; разработка проектов административных структур учреждений и их частей; конструирование и издание бланков, форм документов, инструкций, руководств; снабжение учреждений и предприятий канцелярским оборудованием, мебелью, пишущими и счетными машинками; организация курсов по подготовке практических работников для всех видов административной и конторской работы. «Оргстрой» быстро развернул свою деятельность и уже к 15 июня 1925 года провел 79 работ в 61 учреждении.
Однако скоро выяснилось, что в работе «Оргстроя» недостает серьезной научной базы. Необходимо было учреждение, которое обобщало бы накопленный в учреждениях опыт, вело бы методические и научные разработки. Таким учреждением стал организованный в 1926 году при НК РКИ Институт техники управления (ИТУ). [34, С. 71-86]
На первом Всесоюзном совещании «Оргстроя» в 1929 году сотрудничество НК РКИ, ИТУ и «Оргстроя» было охарактеризовано следующим образом: «Наркомат является политическим руководителем, вырабатывающим основные директивы по организации госаппарата на основе всестороннего анализа, а Институт должен своей научной работой питать постановочную работу «Оргстроя», а последний, в свою очередь, обогащает исследовательские работы Института своим богатым экспериментальным материалом».
В задачи Института входили: научная разработка вопросов техники управления, изучение техники работы учреждений и выработка систем и практических мероприятий по рационализации техники управления; консультация и популяризация достижений в области техники управления.
Эти задачи института придали ему значение общесоюзного, научно-методического центра.
Особенно тесно была связана деятельность ИТУ с «Оргстроем». «Оргстрой» вел обследование учреждений и предприятий, разработку для них рациональной структуры и делопроизводства на основе методических указаний и инструкций ИТУ.
Под делопроизводством работники ИТУ понимали в первую очередь документооборот. Поэтому и проекты ИТУ по делопроизводству касаются, главным образом, рационализации документооборота. Методика проведения обследования и оргпроектирования отражена в опубликованных работах инструкторов ИТУ - Вл. Мейльмана «Руководство по делопроизводству учреждений и предприятий» и С. Н. Голубова «Структура и документация».
Работа по рационализации делопроизводства складывалась из следующих этапов: ориентировочного обследования, детального обследования, анализа собранных материалов, разработки проекта, прогноза его эффективности, практического внедрения (постановки).
Институтом были разработаны и применялись разнообразные научно-обоснованные методы обследования постановки делопроизводства: непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии и самофотографии рабочего дня, хронометраж. При обследовании делопроизводственного процесса часто применялся метод изучения операций в натуре.
Работники ИТУ на составляемых ими графиках показывали не только существовавший порядок прохождения документов, но и предлагаемый ими вариант. Графики помогали наглядно увидеть, какие операции и инстанции выпадают при рациональной организации работы с документами. [35, С. 75-83]
Большие работы ИТУ провел по изучению систем регистрации документов. Изучая исполнение документов, институт обращал внимание на вопросы составления документов, порядок их подписания, изготовления сопроводительных писем, установление сроков исполнения и контроля за исполнением документов; изучался порядок организации хранения документов в структурных подразделениях (отдельно законченных документов и незаконченных переписок), составление номенклатуры дел, разработки признаков классификации документов.
Вопросам классификации Институт придавал особенно большое значение. В готовые проекты часто входили составной частью разработанные классификаторы.
Занимаясь архивом, разработчики выясняли, централизовано ли хранение законченных дел или они хранятся у исполнителей, каков способ хранения папок (вертикальный или горизонтальный), есть ли классификатор дел и описи.
В результате обследования создавался «проект реорганизации общего делопроизводства».
Все обнаруженные недостатки ИТУ предлагал устранить путем внедрения в практику «Новой системы делопроизводства». Каждый проект начинался с изложения общих принципов построения системы делопроизводства, которые сводились к следующему: организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения; количество инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума; справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой энергии и времени; контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, а не носить формальный характер; наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.
Интересную работу провел ИТУ совместно с управлением Центрархива РСФСР по разработке нового порядка хранения и ликвидации архивных документов, который нашел свое отражение в «Правилах постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях РСФСР» (1928 год) ИТУ предлагал всем наркоматам и другим учреждениям с помощью Центрархива составить перечни категорий дел и документов, обращающихся в делопроизводстве данного ведомства, в том числе и подлежащих передаче органам Центрархива, с указанием сроков хранения и способов ликвидации для каждой категории дел.
Институт внес также ряд приложений о порядке передачи дел из архивов действующих учреждений в Государственные архивы.
Попыткой обобщения норм и требований ИТУ к рациональной организации делопроизводства явились «Общие правила документации и документооборота», проект которых был опубликован в 1931 году. «Общие правила…» с позиций сегодняшнего дня являются наиболее крупной, удачной и обобщающей работой института. Их предлагалось сделать практическим руководством для постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях СССР. Поэтому они охватили все стадии обработки документов, давали детальные указания по постановке общего делопроизводства и приводили приблизительные нормы выработки.
Ликвидация института помешала претворению «Правил» в жизнь.
Помимо «Общих правил», ИТУ был создан ряд типовых, и индивидуальных инструкций по делопроизводству.
В рационализаторской работе института техники управления большое место занимали вопросы стандартизации.
Работа по разработке стандартов шла в четырех направлениях: форм документации; материалов, применяемых в делопроизводстве (бумага, ленты для пишущих машин, чернила и т.д.); средств конторского труда (ручки, перья, механические приспособления); предметов конторского оборудования, главным образом мебели.
Одной из центральных работ Кабинета стандартизации явилась стандартизация форматов бумаги.
Был разработан и утвержден ряд стандартов писчебумажных изделий: писчая бумага в листах, счетоводная бумага, почтовая бумага, тетради школьные и общие, правила упаковки и маркировки и т.д.
Особо следует отметить популяризаторскую деятельность «Оргстроя» и ИТУ, открывающих для этой цели в апреле 1928 года специальную выставку-музей. Основная цель выставки-музея состояла в наглядном ознакомлении специалистов-рационализаторов и сотрудников учреждений с достижениями в области рационализации госаппарата. [36, С. 51-53]
Институт вел значительную публикаторскую работу. Были изданы отчеты о его деятельности, выходил журнал «Техника управления», на страницах которого отражались результаты научной, методической и практической работы института. Институтом был подготовлен ряд крупных работ. Например, книга Вл. Мейльмана «Руководство по делопроизводству учреждений и предприятий», монография Т. Попова «Новая система делопроизводства центральных государственных учреждений», курс лекций С. Голубова «Структура и документация», брошюра Л. Мануйлова «Специальные делопроизводства. Распорядительство. Контроль исполнения» и др.
Однако попытки Института применить в своей работе буржуазные теории построения госаппарата, пропаганда функционального его построения, осужденного в последствии XVII съездом партии, привели к ликвидации института в апреле 1932 года.
После ликвидации Института техники управления проблемы рационализации делопроизводства были переданы ведомствам, каждое из которых решало их применительно к своей системе.
Таким образом, с позиции сегодняшнего дня можно сделать достаточно обоснованный вывод о том, что в 1920-е годы в области документационного обеспечения управления закладываются новые виды профессиональной деятельности - развивается научная и появляется оргпроектная работа. Уже опыт ИТУ и «Оргстроя» показывает, что сфера научных изысканий в этой области обширна: от унификации отдельных форм документов до разработки унифицированных систем документации, классификации документов, установления критериев и принципов определения ценности документов и соответственно сроков их хранения, организации документооборота - и все это с учетом внедрения новейших для каждого этапа средств механизации, создания и обработки документов.
делопроизводство управленческий рационализаторский развертывание
2.3 Начало научных разработок по делопроизводству
«Оргстрой» и ИТУ начинают систематическую оргпроектную работу по заказу конкретных организаций. Для такой работы нужен специалист очень высокой квалификации. Он должен быть в курсе всех новейших достижений рациональной постановки управленческого труда и делопроизводства, уметь изучить и проанализировать состояние делопроизводства в организации-заказчике и спроектировать, учитывая особенности и возможности этой организации, рациональную систему документационного обеспечения управленческой деятельности в ней. С начала 1930-х годов, с закрытием ИТУ и «Оргстроя» почти на два десятилетия эти работы прерываются.
В 1930-е годы в общегосударственном масштабе вопросами постановки делопроизводства в ведомствах интересуется лишь архивная служба. Это было связано с тем, что к 1930-м годам в советских учреждениях уже отложилось значительное количество документов, созданных в процессе их деятельности. Государственные архивы начинают работу по приему этих документов на постоянное хранение. Естественно, встает проблема установления сроков хранения документов. Архивные органы активно помогают ведомствам в разработке отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения. Кроме того, в процессе приема дел от учреждений на архивное хранение отчетливо выявляется плохое состояние делопроизводства в учреждениях, что напрямую сказывается на сохранности документов и на порядке их формирования и оформления.
Архивные органы оказывают ведомствам помощь в составлении инструкций по делопроизводству. Составление перечней и инструкций по делопроизводству в 1930-е годы было основным направлением работ по упорядочению делопроизводства.
Интенсивное развитие экономики и всех сфер жизни общества вызывает постоянное увеличение объемов информации в сфере управления и все острее ставит проблему механизации управленческого труда. Весной 1941 года состоялось Первое межотраслевое совещание по оргтехнике, созванное Всесоюзным научным инженерно-техническим обществом машиностроителей (ВНИТОМАШ) для обсуждения вопросов механизации управленческого труда. Так как в сфере управления можно механизировать прежде всего работу с документами, на совещании были затронуты вопросы состояния делопроизводства в стране. Разнобой в составлении и оформлении документов и работе с ними не позволяли внедрять средства механизации.
Совещание наметило программу мероприятий по улучшению постановки делопроизводства. Она включала: а) создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства в учреждениях, организациях, предприятиях; б) разработку положения о делопроизводстве для всех учреждений, организаций и предприятий СССР в качестве общеобязательных норм; в) разработку положения о кадрах канцелярских работников, определяющего их права, обязанности, должностные характеристики; г) широкую механизацию труда работников, развертывание производства документационной техники; д) проведение унификации и трафаретизации служебной документации; е) установление единой системы подготовки и переподготовки канцелярских кадров всех звеньев путем создания для этого единого руководящего учебного центра, который обеспечил бы разработку единых типовых программ, учебников и учебных пособий по делопроизводству; ж) введение в программу средних школ по русскому языку изучения правил составления служебных документов; з) создание Всесоюзного научно-исследовательского института для научной разработки вопросов постановки делопроизводства в советских учреждениях, организациях и предприятиях. [37, С. 117]
Как показывает программа, совещание намечает продолжить на новой основе работы, начатые Институтом техники управления и «Оргстроем», и, что следует особо отметить, ставит вопрос о подготовке квалифицированных кадров для служб делопроизводства. Начавшаяся Великая Отечественная война не позволяет реализовать эту программу.
Однако в эти годы Главное архивное управление завершает серьезную работу, проводившуюся в течение длительного времени, и создает проект «Инструкция по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий Союза ССР» (1943 г.). В основу проекта инструкции были положены требования: создание единых норм по постановке делопроизводства, обязательных для всех учреждений, организаций и предприятий Союза ССР; создание на основе этих норм ведомственных инструкций по делопроизводству, в которых должна быть отражена специфика постановки делопроизводства в данном ведомстве.
Вновь активно к вопросам совершенствования постановки делопроизводства в стране возвращаются лишь в середине 1950-х годов после постановления ЦК КПСС и решений ХХ съезда КПСС о перестройке работы госаппарата.
В «Положении о Государственном архивном фонде Союза ССР», утвержденном постановлением Совета Министров СССР от 13.08.1958 контроль за постановкой документальной части текущего делопроизводства возлагается на Главное архивное управление МВД СССР и соответствующие республиканские и местные архивные органы. С этого периода архивные органы возглавляют в стране методические работы по постановке делопроизводства.
Резкое отставание в повышении производительности управленческого труда и, следовательно, в оперативности работы госаппарата можно было ликвидировать, прежде всего, за счет внедрения средств механизации в работу с документами, так как управленческий труд весь пронизан информационными потоками, базируется на получении, распределении, переработке и хранении информации, носителем которой в середине ХХ века выступали только документы на бумажной основе.
декабря 1959 года Совет Министров СССР принимает постановление о механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата, в котором была намечена обширная программа выпуска средств механизации делопроизводства. Но механизировать возможно только унифицированные процессы и с помощью машин обрабатывать унифицированные предметы, детали и т.д. В связи с этим, прежде чем механизировать работу с документами, необходимо было привести в определенное единообразие как сами документы, так и операции по их обработке. Постановлением Совета Министров от 10 декабря 1959 года было положено начало разработке в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), призванной унифицировать организацию делопроизводственных процессов, и тем самым подвести их под механизацию.
2.4 Необходимость подготовки кадров высшей квалификации (МГИАИ)
Для реализации задач, поставленных постановлением Совета Министров 20-25 июня 1960 года в Москве проводится Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. На совещании представителями общесоюзных и республиканских комитетов и министерств был поставлен вопрос о необходимости подготовки кадров высшей квалификации по организации делопроизводства в государственном аппарате. На совещании с докладом о «Перестройке учебной работы в Московском государственном историко-архивном институте» выступила директор института А. С. Рослова.
В своем докладе А. С. Рослова указывала, что институт готов взять на себя подготовку специалистов по организации делопроизводства, так как институт имел не только большой опыт в преподавании источниковедческого анализа документов, обработке и организации ретроспективных документов в архивах (фондирование, формирование дел, экспертиза ценности документов и т.п.), но и сделал определенные успехи по систематическому изучению организации делопроизводства.
В 1936 году в курсе профессора М. В. Вишневского «Теория и техника архивного дела» был введен раздел «Общее делопроизводство». Вопрос преподавания делопроизводства как самостоятельной дисциплины был составлен в 1938 году. В 1940 году читался курс «Письмоводство и делопроизводство в советских учреждениях». С 1942 года организация делопроизводства разрабатывается профессором К. Г. Митяевым как раздел курса «Теория и практика архивного дела». В учебном пособии К. Г. Митяева «Теория и практика архивного дела» (1946 год) вопросы делопроизводства рассматривались в первом разделе «Общее документоведение». В 1952 году в МГИАИ создана кафедра «Истории государственных учреждений и делопроизводства», на которой создается самостоятельный курс «Истории и организации делопроизводства». В 1959 году по этому курсу профессором К. Г. Митяевым издано первое учебное пособие. [37, С. 117]
Институт проводит месячную производственную практику студентов по делопроизводству в учреждениях и организациях. А. С. Рослова отметила, что с 1960/61 учебного года институт может приступить к подготовке специалистов по организации делопроизводства, и у него разработан проект нового учебного плана по этой специальности. В учебном плане значительное место уделяется вопросам документоведения и делопроизводства, которые представлены учебными дисциплинами: История и организация делопроизводства в СССР, Общее документоведение (теория и практика документирования), техническое и фотофонодокументирование.
Для преподавания этих дисциплин 19 сентября 1960 года приказом министра высшего и среднего специального образования (15 сентября 1960 года № 654) и приказом директора института (17 сентября 1960 года № 151) была создана первая в стране кафедра «Советского делопроизводства».
По новой специальности с 1 октября 1960 года в Московском государственном историко-архивном институте из набора студентов историков-архивистов была выделена группа студентов в 25 человек (соответственно первый выпуск по новой специальности состоялся в 1965 году). В 1961/62 учебном году по новой специальности был начат отдельный набор студентов на дневное и вечернее отделения.
Развитие специальности активизировало постановление Совета Министров СССР от 25 июля 1963 года «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» (№ 829), в котором разработка единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) была поручена Государственному Комитету Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, ЦСУ СССР, Главному архивному управлению при Совете Министров СССР, Министерству приборостроения, средств автоматизации и систем управления СССР.
Главное архивное управление являлось головной организацией, координирующей всю работу по разработке ЕГСД.
Единая государственная система делопроизводства должна была охватить все основные виды делопроизводства, соответствующие отдельным сторонам управленческой деятельности, она была призвана регламентировать общие для всех ведомств вопросы организации делопроизводства.
Единая государственная система делопроизводства основывалась на общих принципах рациональной организации управленческого труда и исходила из современных для того времени потребностей и реальных возможностей аппарата управления. Ее задача - научно обобщить и распространить на все учреждения прогрессивные формы и методы работы с документами, оправдавшие себя на практике. ЕГСД была призвана установит унифицированный порядок подготовки, оформления и прохождения служебных документов, их регистрации, справочно-информационного поиска и контроля за исполнением, а также группировку исполненных документов в дела и подготовку документальных материалов к последующему хранению и использованию.
Разработка единой государственной системы делопроизводства была предусмотрена Государственным планом развития народного хозяйства СССР.
Однако разработка, а затем внедрение ЕГСД требовали, прежде всего, достаточного количества специалистов высокой квалификации. Эту задачу решало постановление Совета Министров РСФСР от 8 мая 1964 года № 560 «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству», п.5 которого гласил: «Обязать министерство высшего и среднего специального образования РСФСР организовать в 1964 году в Московском государственном историко-архивном институте факультет государственного делопроизводства».
Во исполнение этого постановления приказом Минвуза РСФСР от 20.051964 был создан факультет государственного делопроизводства.
С 1966 года при Библиотечном техникуме Мосгорисполкома начата подготовка кадров средней квалификации по делопроизводству.
Таким образом, на государственном уровне была решена проблема подготовки кадров документоведов высшей и средней квалификации.
Факультет государственного делопроизводства МГИАИ долгие годы оставался единственным вузом страны, готовящим кадры по документоведению и документационному обеспечению управления на дневном, вечернем и заочном отделениях.
2.5 Начало подготовки специалистов во многих ВУЗах страны
В 1987 году вопрос о совершенствовании подготовки кадров по документационному обеспечению управления стал предметом обсуждения на заседаниях Комиссии по совершенствованию управления, планирования и хозяйственного механизма Госплана СССР (10 марта 1987 года, протокол № 55 и 10 ноября 1987 года, протокол № 91) и коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР. Коллегия в своем решении от 9 июля 1987 года № 23/3 отмечала: «свыше 17 млн. человек, занятых в сфере управления, связано в своей деятельности с документной информацией. Однако отсутствие рационально организованных служб документационного обеспечения управления с одной стороны, и специальных навыков и знаний работы с документами у сотрудников аппарата с другой, приводит к существенному снижению эффективности управления, бюрократическим издержкам и другим негативным явлениям.
Сложившаяся ситуация во многом объясняется недостаточным выпуском квалифицированных специалистов по организации работы с документами, слабой изученностью потребности народного хозяйства в подготовке и повышении квалификации руководителей и специалистов по документационному обеспечению управления.
Подготовку специалистов высшей квалификации по организации работы с документами в органах управления по специальности 2037 - «Документоведение и организация управленческого труда в государственных учреждениях» осуществляют в настоящее время только два вуза - Московский государственный историко-архивный институт и Донецкий государственный университет. Со времени начала обучения (с 1960 года) было подготовлено и выпущено около 4 тысяч специалистов».
Обсудив вопрос, коллегия постановила: «Для улучшения координации деятельности вузов и техникумов, совершенствования учебной, учебно-воспитательной и научной работы, создания современных технологий работы с документами, в том числе безбумажной, организовать на базе Московского государственного историко-архивного института Учебно-методическое объединение по специальности - «Документоведение и документационное обеспечение управления в составе соответствующих факультетов и кафедр».
С начала 1990-х годов в соответствии с решением Минвуза подготовка специалистов по документационному обеспечению управления была открыта в Московском институте управления им. С. Орджоникидзе (сегодня - Государственный университет управления) и Уральском государственном университете.
С середины 1990-х годов в стране произошла резкая переоценка специалистов по документационному обеспечению управления. Руководители все чаще стали осознавать, что доверить информационно-документационное и организационное обслуживание своей деятельности или деятельности фирмы в целом можно только профессионально обученному специалисту. Такое понимание роли службы документационного обеспечения управления пришло с развитием новых форм экономических отношений, когда неправильно оформленный документ не признается имеющим юридическую силу, информация не вовремя обработанного и доложенного документа не была учтена при принятии решения, и все это в результате привело к экономическим потерям.
Кроме того, повсеместное внедрение компьютерных технологий в сферу управления также потребовало совсем другого уровня подготовки работников служб документационного обеспечения управления.
Сегодня таких специалистов готовит более 40 вузов в разных городах страны: в Москве, Санкт-Петербурге, Астрахани, Биробиджане, Волгограде, Екатеринбурге, Ижевске, Иркутске, Йошкар-Оле, Краснодаре, Нижнем Новгороде, Оренбурге, Орле, Перми, Ростове, Самаре, Таганроге, Твери, Томске, Тюмени, Челябинске, и других.
Можно надеяться, что в ближайшие пять лет российские учреждения, организации, предприятия, фирмы будут иметь возможность пригласить для управления своими информационными ресурсами специалистов высшей квалификации, которые обеспечат их информационно-документационное обслуживание на уровне сегодняшнего дня с учетом новейших компьютерных технологий.
Современное информационное общество в процессе своей жизнедеятельности порождает огромное количество разнообразных документов. Учитывая важность и неоднозначность, а подчас и непредсказуемость экономических, политических, административных и других преобразований, происходящих в стране, документационное наследие эпохи трудно переоценить.
Изучив историю развития документоведения, науки, достижения которой чрезвычайно важны в век информационных технологий, мы можем оценить современное состояние делопроизводства в нашей стране, выявить старые и только зарождающиеся проблемы и сделать необходимые выводы в целях наметить основные направления его дальнейшего развития.
Так, главными проблемами были и остаются: недостаточная разработанность нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующей вопросы ДОУ; вопрос кадрового обеспечения служб ДОУ сотрудниками, умеющими пользоваться всеми видами технических средств; вопрос унификации не только ОРД, но и банковской, бухгалтерской, кадровой документации; вопросы сохранности документов.
Таким образом, давая характеристику современному состоянию дел в области документоведения, следует выделить следующие моменты:
.Сегодня признается приоритет бумажного документа над электронным;
.Происходит переход на рекомендательный правовой уровень национальных стандартов;
.Ориентация на использование при стандартизации в документальной среде соответствующих международных стандартов;
.Наличие не до конца разработанной программы «Электронная Россия», как важный шаг к переходу на электронный документооборот.
Использованная литература
1. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. и доп., вступившими в силу с 01.01.2008);
. Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 18.12.2006);
. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 01.12.2007);
. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;
. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (с изм. и доп., вступившими в силу с 15.12.2007);
. Указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в ред. от 24.12.2007);
. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (в ред. от 23.09.2005);
. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006);
. Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233;
. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс;
. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176;
. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;
. Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 (в ред. от 21.02.2008);
. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536;
. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28;
. ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», утвержденный постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 № 573-ст;
. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст;
. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденный и введенный в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.07 № 28-ст;
. Сологуб, Ольга Павловна. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие / О. П. Сологуб. - 2-е изд., стер. - Москва: Издательство «Омега-Л», 2007. - 208 с.: табл. - (Библиотека высшей школы). - ISBN 978-5-370-00065-2.
. Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: Доклады и сообщения на десятой Международной научно-практической конференции 25-26 ноября 2003 г. / Федеральное архивное агентство. ВНИИДАД. - М., 2004. - 350 с. - ISBN 5-87449-106-6.
. Кузнецова, Т. В. История профессии документоведа в XIX-XX вв. / Т. В. Кузнецова // Делопроизводство. - 2003. - № 1. - С. 74-77.
. Конькова, Ю. А. Статус канцелярских служащих в пореформенной России XIX века. / Ю. А. Конькова // Секретарское дело.-1997. - № 2.- с. 128.
. Варадинов, Н. В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. / Н. В. Варадинов. - 2-е изд. - СПб, 1873. - Ч. 1-4.
. Янковая, В. Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве) / В. Ф. Янковая // Секретарское дело. - 2002.- № 1. - с. 79.
. Додонова, М. И. Исторический опыт организации секретарской службы в России. / М. И. Додонова // Секретарское дело. - 1997. - № 1. - с. 125.
. Конькова, Ю. А. Развитие средств связи и стенографии в России во второй половине XIX века и появление женского труда в государственном аппарате. / Ю. А. Конькова // Секретарское дело. - 1999. - № 2. - с. 66-71.
. Кузнецов, С. Л. Совершенствование государственного аппарата в начале 1920-х гг. (Отдел нормализации НК РКИ). / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. - 2002. - № 2. - С. 86-88.
.Ленин, В. И. Полное собрание сочинений./В. И. Ленин.-Т. 54.-С. 277-278.
. Кузнецов, С. Л. Первые шаги совершенствования советского государственного аппарата. / С. Л. Кузнецов // Советские архивы. - 1987. - № 2. - С. 19-23.
. Райхцаум, А. Л. Деятельность Оргстроя по рационализации делопроизводства в 20-30-х годах XX века. / А. Л. Райхцаум // Делопроизводство. - 2001. - № 1. - С. 90-93.
. Кузнецова, Т. В. Деятельность ИТУ по рационализации делопроизводства. / Т. В. Кузнецова, И. А. Подольская // Труды МГИАИ. - Т. 31, вып. 2. - М., 1975. - С. 71-86.
. Кузнецова, Т. В. Методические разработки Института техники управления по рационализации делопроизводства. / Т. В. Кузнецова, И. А. Подольская // Делопроизводство. - 2002. - № 2. - С 75-83.
. Райхцаум, А. Л. Первая в стране выставка-музей Оргстроя и ИТУ НК РКИ СССР по рационализации управленческого труда. / А. Л. Райхцаум // Секретарское дело. - 2002. - № 4. - С. 51-53.
. Митяев, К. Г. История и организация делопроизводства в СССР. - М.: МГИАИ, 1959. - С. 117.