Класиификация документов-история создания и современное состояние
Тема:
«Классификация документов:
история
создания и современное состояние»
Содержание:
С.
Введение 3
Глава
1. Понятие и свойства документа. Классификация документов 4
1.1.
Понятие о документе 4
1.2. Функции документов 5
1.3. Свойства документа 8
1.4. Классификация документов по различным признакам 12
Выводы 14
Глава
2. Возникновение и развитие отечественного
делопроизводства. Современные системы документации 16
2.1. История делопроизводства в дореволюционной
России 16
2.2.
Государственное делопроизводство в советскую эпоху 21
2.3.
Современные системы документации 29
Выводы 31
Заключение 33
Список используемой литературы 35
Приложения 36
Введение
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество
переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в
отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних
экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и
законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они
вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет
информацией, тот владеет ситуацией.
Носителем информации выступает документ.
Документ самым тесным образом связан со всеми формами управленческой
деятельности, является средством реализации возложенных на управленческий
аппарат функций. Он выступает как главный инструмент деловых взаимоотношений,
закрепляет договоренность, согласие сторон. Кроме того, документирование во
многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами
государственного управления.
Организации работы с информацией и документами в экономически развитых
странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о
документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите
информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки,
накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.
Создание законодательной основы использования информации является фактом
существенного изменения отношения общества к организации информационных
ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая
все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в
конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Все это свидетельствует о высокой значимости и актуальности
рассматриваемой в данной работе темы.
Глава 1. Понятие и свойства документа. Классификация документов
1.1. Понятие о документе
В процессе деятельности человека, любого учреждения, организации,
предприятия возникают документы, отражающие эту деятельность, показывающие
информационные связи человека и организации. «Материальный объект с
информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во
времени и пространстве» - так определяет документ ГОСТ 16487-83
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документы
используются во всех областях человеческой деятельности, отражают факты,
события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности
человека.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»,
принятый Государственной Думой 25 января 1995 г., дает нам следующее
определение термина «документ»: документированная информация (документ) –
зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими
ее идентифицировать».[1]
Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах,
событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Реквизит – «обязательный элемент оформления официального документа»
(«дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.)
Документ создается в результате документирования – записи информации на
различных носителях по установленным правилам. Носитель – это материальный
объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой,
звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой
документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам
происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их
оформлению.
В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально
имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая
бумага», «служебный документ», «акт» и подчеркивается значение документа в
управлении. Выделяются «счетные документы», «исторические документы».
Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности.
Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до
настоящего времени среди специалистов в области документоведения,
библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия
«документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных
определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение,
преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и
само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его
сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение
включает: 1) документ – материальный объект, 2) документ – носитель информации,
3) документ – документированная информация.
Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в
определении «документа» с материальной составляющей на информационную.
1.2. Функции документов
Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях.
Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того
осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными
функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для
его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической
системе. Автор документа, фиксируя информацию не всегда программирует
какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е.
содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое
доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – то
информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные –
управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении
информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения
документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать
информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной
деятельности.
Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на: 1)
ретроспективную (относящуюся к прошлому); 2) оперативную (текущую); 3)
перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и другие классификации
информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам;
носителям и проч.
Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для
удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его
членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в
зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только
стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и
пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена
сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно
выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная
функция:
1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы,
распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка,
договорные документы и т.д.).
Культурная функция – способность документа сохранять и передавать
культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм,
фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые
специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения,
уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую
роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают
различные уровни принятия решений.
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения
правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов,
наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на
время.
В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие,
изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а
также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда
относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы,
постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты,
все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения
и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера,
счетно-платежные требования и т.п.)
Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту
функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и
прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть
доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует
две точки зрения: первая – документ становится историческим источником с
момента передачи его на архивное хранение; вторая – документ наделяется этой
функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь
когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает
доминировать в документе, если он выступает как источник информации для
историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику
информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными
процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический,
бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и
финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией,
объективно же этот документ несет и иные функции и с течением времени удельный
вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно подразделить
на функции оперативного характера, время действия которых ограничено
(управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие
(информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат
зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию
исторического источника, др. примеры.
1.3. Свойства документа
Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных
качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые
характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность,
подлинность, копийность.
Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать
юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов,
событий и действий, которые отражены в документе.
Что влияет на приобретение документом юридической силы?
1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ,
положений действующего законодательства.
2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи
информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и
регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой
разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов
оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись,
дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.
Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова
«originalis», что означает – первоначальный, самобытный. Признаком оригинала
является его уникальность.
Нередки «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составляемые в нескольких
экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен
составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся
сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и
черновиками.
Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ:
рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора
над его текстом.
Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция
документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст
которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный
должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.
Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.
Различают автографы – документы, переписанные или правленные (после перепечатки
или переписки) рукою автора.
Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется
подлинник, что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный
документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого,
содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают
достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной
редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется
подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный
экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр
подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения)
является копией. Само понятие копия (лат. сopia – множество) связано с
размножением оригинала любого вида.
Среди копий различаются:
Выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение
полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка
приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.
Особый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное
воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных, автоматических
копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных
автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копия
с копии.
Юридическая сила копий:
1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на
котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.
2) свидетельство юридической силы копии документа – отметка о ее
заверении.
Заверение копий должно производится самой организацией или, по
необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий
учредительных документов организации, которые представляются в различные
государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты
по управлению имуществом и т.д.) Но в принципе любая копия документа, не
противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена
нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается
нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных
удостоверений.
Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих
организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на
работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.)
Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным
лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные
копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.
1.4. Классификация документов по различным признакам
Документ, который создан в обществе входит в соответствующую систему
документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов
составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не
существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей
документов.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.
Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам;
материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности;
бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и
внешнеторговым вопросам и т.д.
Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по
следующим признакам.
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем
лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы,
договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки,
служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные
требования и поручения, доверенности и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные,
машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах,
напечатанные на персональных компьютерах), графические и
фотофоно-кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные.
Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных
освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и
документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают
разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для
служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные.
Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным
документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим
документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные.
Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и
соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с
грифом «срочно».
По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на
предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб,
предложений, просьб).
По срокам хранения документы делятся на документы временного и
постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь
подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие
сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и
директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или
технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые,
трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.
Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для
внутреннего пользования.
Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для
организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.
Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами,
которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от
конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на
подготовку.
Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для
составления и оформления документов по аналогии.
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором
постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится
в документ в процессе его составления в правую часть листа.
Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в
заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или
словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.
Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной
емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко
суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное
расписание, план, график отпусков и другие документы.
Выводы
Таким образом, документ – это зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято
выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими
признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством
соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных
распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных
планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской,
оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в
письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии
с их назначением. До настоящего времени в документоведении не существует
непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
Глава 2. Возникновение и развитие отечественного делопроизводства. Современные
системы документации
2.1. История делопроизводства в дореволюционной России
Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они
неузнаваемо изменились.
С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью
которых мы узнаем историю всей нашей страны, особенности быта и различных
отношений, складывающихся в те далекие времена.
В древности документы составлялись на самых различных материалах. В
Ассирии – на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне – на пальмовых листьях, в
Египте – на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде – на бересте.
Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни
документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом
для оформления.
Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только
несколько десятилетий назад с появлением компьютера.
Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет
глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства:
1) приказное (столбцовое) – ХV-XVII вв.
2) коллежское (коллегиальное) – XVII-XIX вв.
3) министерское (исполнительное) – XIX-XX вв.
Приказы – административно-судебные учреждения центрального и местного
управления в Московском государстве. Становление приказов произошло в конце ХV
– начале ХVI вв.
Становление русского централизованного государства сопровождалось
внедрением приказного делопроизводства, порядок которого последовательно
закреплялся в Судебнике 1497, 1550 годов, Соборном уложении 1649 года.
Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий: 1) приказа как
разового поручения; 2) приказа как постоянного поручения; 3)приказа – «избы»
(канцелярии); 4) приказа как государственного органа с самостоятельными
структурными подразделениями.
Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач
государственного числа приказов росло. На местах были такие органы, как земская
изба, губная изба, которые возглавлялись старостами, городничими. В приказах
постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых
людей – знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение
государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с
момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного
документа по указанию боярина или царя. Документы, относящиеся к одному делу,
подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с оборотной
стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, необходимо было развернуть
столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро
ветшали. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была
весьма значительной.
В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жалованные
грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры.
Характерной чертой данного периода делопроизводства было то, что оно в
основном регулировалось не законодательным порядком, а основывалось на нормах
обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение
служивыми людьми.
Приказная систем с ее централизацией, бумажным делопроизводством и
бесконтрольностью порождала волокиту, злоупотребления и взяточничество. К концу
века приказная система пришла в упадок.
Коллегии – в России центральные отраслевые органы управления, созданные в
первой четверти XVIII в.
Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят
с реформами Петра. Именно он создал российскую бюрократическую систему,
определившую работу с документами.
В начале XVIII века в России, в период царствования Петра, происходит
реформа приказного делопроизводства. Складывается новый тип государства –
абсолютная монархия, которая подразумевает сосредоточивание в одних руках
законодательной и исполнительной власти. Монарх – осуществляет управление через
центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления
сводится к его централизации.
Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 было создано 12 коллегий,
каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и
подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром 1 «Генеральный
регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы
коллегий – основного звена высших органов государственного управления. В этом
документе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также выделяется
отдельная глава о секретарском чине.
В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила составления
документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов.
Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан
формуляр – правила расположения реквизитов на листе бумаги.
Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись
тетрадями. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись
документы для высших органов управления. В «Генеральном регламенте» были
подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было
указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был
установлен порядок пользования печатями.
Коллежское делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с
приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации
учета и хранения документов, именно в этот период появилось название «архив».
«Генеральный регламент» установил иметь два архива – общий для всех коллегий и
специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.
Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в
России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных
учреждениях. Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и
решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по
документированию деятельности коллегий. Таким образом, «Генеральный регламент»
закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до
архивного хранения.
Министерства (от лат. мinistro – служу, управляю) – в России центральные
отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные после октября 1917 г.
и восстановленные в 1946 г. Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были
созданы первые восемь министерств, в замен существовавших Петровских коллегий.
25 июня 1811 года был принят закон «Общее учреждение министерств». Закон
установил функции, структуру и сферы деятельности министерств, а также единую
систему делопроизводства в них. Так же было установлено уже 13 министерств.
Возглавлял министерство министр, назначавшийся императором и
ответственный только перед ним, а во время его отсутствия – товарищ министра.
Строгая регламентация делопроизводства привела к созданию канцелярий –
структурных частей учреждений, где было сосредоточено все «письмоводство».
Согласно Закона весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:
1) порядок вступления дел; 2) движение (производство) дел; 3) отправление дел
4) ревизия; отчеты (о крайнем бюрократизме в делопроизводстве свидетельствовал
тот факт, что документ только в одном департаменте министерства подвергался 34
последовательным операциям).
Согласно Закону – по своему назначению, способу составления и характеру
исполнения служебные документы учреждений XIX в. можно разделить на четыре
группы: а) внутренние документы; б) переписка присутственных мест и властей; в)
просительские документы; г) акты, договоры, обязательства.
Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида
документа в переписке зависело от степени подчинения учреждения и должностных
лиц.
Инструкциями было установлено, на какой бумаге какие документы писать.
Так, все документы канцелярского делопроизводства составлялись на простой
бумаге. Прошения, жалобы, отзывы писались на гербовой бумаге. Чиновники должны
были строго соблюдать правила использования бумаги для составления того или
иного документа.
По срокам исполнения документы делились на три категории: «текущие»,
«чрезвычайные» и «не терпящие времени».
Кроме того, законом были определены полномочия и обязанности должностных
лиц разных рангов по работе с документами на всех стадиях их прохождения.
«Общее учреждение министерств» продолжал оставаться основным
законодательным актом, определяющим существование министерств вплоть до октября
1917 года.
2.2. Государственное делопроизводство в советскую эпоху
В результате Октябрьских событий 1917 года наряду с разрушением государственной
машины Российской империи было формально ликвидировано и прежнее
делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого
аппарата. Действительно, форма государственного аппарата претерпела
существенное изменение. Высшим органом государственной власти стал
Всероссийский съезд Советов, в период между его съездами избирался
Всероссийский Центральный Исполнительный комитет (ВЦИК) – орган, выполняющий
функции законодательной и исполнительной власти. Для управления страной было
сформировано правительство – Совет Народных Комиссаров. Для руководства
отраслями государственного управления были созданы 13 Народных комиссариатов
(наркоматов).
Для работы в госучреждениях были привлечены профессиональные
революционеры, рабочие, солдаты, а также другие, не имеющие специального
образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился. Все
дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые
не созданы. Немногочисленные практические руководства по составлению и оформлению
документов типа дореволюционных письмовников не смогли оказать существенного
влияния на упорядочение документообразования в административном аппарате т.к.
касались главным образом документов по урегулированию гражданско-правовых
отношений.
Необходимо было законодательно отрегулировать деятельность властных
структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 года
правительство издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов».
Для улучшения качества оформления документов было принято Постановление
от 02 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений». В этом
документе перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. Уделялось
внимание упрощению и рационализации делопроизводства. 08 декабря 1918 года было
издано Постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной
власти и устранении канцелярской волокиты».
Политика привлечения в аппарат управления советских учреждений чиновников
с дореволюционным опытом работы неизбежно приводила к возрождению прежних
бюрократических процедур работы с документами. Так при создании «Положения о
письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по
наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 года. Изменения в
проекте были незначительными: исключены устаревшие канцелярские шаблоны при
составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению формата бумаги и
т.д., работа не была доведена до конца.
В этих условиях по инициативе В.И. Ленина был создан специальный орган –
Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), который
контролировал работу государственного аппарата и осуществлял его
рационализацию.
В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный
партийно-советский орган ЦККРКИ, который в числе других должен был осуществлять
мероприятия по рационализации техники управления, делопроизводства. Основную
нагрузку в этой работе выполнял отдел административной техники ЦККРКИ.
В 20-е годы большой вклад в развитие научной организации управленческого
труда внес Государственный институт техники управления (ИТУ), созданный в 1926
году. Согласно положению об институте, на него возлагались следующие задачи: 1)
научная разработка вопросов техники управления; 2) изучение и обобщение работы
в советских учреждениях по упрощению и механизации вопросов техники управления
и организации работы с документами; 3) осуществление консультационной и
популяризаторской деятельности и т.д.
Исходя, из этого, мы можем сказать, что деятельность института включала
два основных направления: теоретическое и практическое.
Большими тиражами выходила научно-техническая литература, в том числе и
по делопроизводству. Учеными и специалистами была развернута острая, но
сохраняющая этические нормы научная полемика. Институт вел активную консультационную
деятельность.
В 1928 году ИТУ совместно с архивной службой были изданы «Правила
постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных
и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались
рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в
учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками
хранения).
В 1931 году издан проект «Общих правил документации и документооборота»,
который был тиражирован и разослан на согласование во все учреждения и
организации. В данном документе обобщен передовой практический опыт, который к
тому времени был уже накоплен различными ведомствами и организациями. Также
обобщались исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось
ввести «Общие правила…» в качестве типовых и единых для всех организаций и
учреждений.
Во введении указывалось, на что необходимо обращать внимание при работе с
документами, но также и разъяснялось, что и как надо делать и кто должен это
делать.
Содержание материала в проекте данного документа было изложено в
последовательности, которая характерна современным обучающим инструкциям.
Проект «Общих правил …» можно считать результатом широкомасштабной
научно-практической деятельности по рационализации техники управления
рассматриваемого периода. Этому проекту не суждено было реализоваться; уже к
моменту его издания (начало 1930-х гг.) в новых политических и
социально-экономических условиях, движение НОТ стремительно шло на убыль.
Партийно-государственное руководство указало увлекшимся рационализаторам на их
место. Государственный институт техники управления (ИТУ) был ликвидирован в
апреле 1932 года.
Значительное сокращение масштабов централизованной
научно-исследовательской деятельности в области управления и делопроизводства,
в связи с ликвидацией института, не означает что в 1930-е гг. развитие в этой
сфере прекратилось. Новые технологии реализовывались в деятельности отдельных
крупных ведомств. В них разрабатывались отдельные нормативно-методические материалы,
инструкции по ведению делопроизводства, правила.
В последующие годы, вплоть до 60-х годов, деятельность по созданию общей
научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не
предпринималась.
В 1958 году архивная служба наделяется полномочиями по осуществлению
контроля за организацией делопроизводства.
В 1963 году архивная служба выпустила «Основные правила постановки
документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций,
предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом
(единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и
архивов. Практическая работа по созданию единой системы делопроизводства
началась в 1966 году, когда эта проблема была включена в пятилетний план
развития народного хозяйства СССР на 1966-1970 гг.
В 1966 году в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный
научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД),
которому была поручена разработка Единой государственной системы
делопроизводства. В подготовке проекта ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ
оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ
стандартизации.
В 1973 году основные положения «Единой государственной системы
делопроизводства (ЕГСД)» были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР
по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования
их в практической работе. ЕГСД представлял собой научно-методический,
упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению
делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до
передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам
делопроизводства в учреждениях и их порядок работы. Положения ЕГСД дополнялись
Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и
подкреплялись ГОСТами, перечень которых был указан в приложении. На базе ЕГСД
практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции
по делопроизводству. Необходимо также отметить, что ЕГСД была рассчитана на
ручные методы работы с документами, кроме того, основные положение ЕГСД
касались только организационно-распорядительной документации, оставляя за
пределами своего влияния остальные системы документации. Формально, основные положения
ЕГСД не являлись юридически обязательными для применения, не имели статуса
общегосударственного норматива, так как система не была утверждена, а лишь была
рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и
технике.
Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих
документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты
(ГОСТы). Первые стандарты на организационно-распорядительную документацию были
разработаны в 1972 году – ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной
документации. Основные положения» и ГОСТ 6.39-72 «Система
организационно-распорядительной документации. Формуляр – образец». Стандарты на
ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования
к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью
печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел
«Подготовка служебных документов» в ЕГСД. В 1990 г. они были переработаны и
объединены в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированная система документации. Система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов». В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в
делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением
ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был
переработан в 1983 году.
Появившиеся на практике в 80-е гг. проблемы с внедрением ЕГСД были, в
первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением
электронно-вычислительных машин различного класса.
В 80-х гг. с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая
редакция, получившая название «Единая государственная система документационного
обеспечения управления (ЕГСДОУ)». Разработка этого документа была вызвана
следующими причинами:
внедрением в практику управления, в процессы подготовки и обработки
документов вычислительной техники, а затем и персональных компьютеров, что и
повлекло за собой изменение ряда традиционных (ручных) делопроизводственных
операций, а также необходимость упорядочения работы с машинограммами и т.д.
идей распространения основных положений ЕГСДОУ на документы всех систем
документации, создаваемых и используемых в управленческой деятельности.
ЕГСДОУ – это документ, развивающий, уточняющий и дополняющий Основные
положения Единой государственной системы делопроизводства в связи с
изменениями, которые претерпело делопроизводство к этому периоду времени. На
основе ЕГСДОУ был подготовлен новый нормативный документ «Государственная
система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие
требования к документам и службам документационного обеспечения», который
одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвержден приказом Главархива СССР
от 25.05.88 № 33. До настоящего времени он остается основным нормативным
документом по организации делопроизводства в нашей стране.
ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые
требования к документированию управленческой деятельности и организации работы
с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в
учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования
в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые
условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм
собственности.
Утвержденный 1989 году «Перечень типовых документов, образующихся в
деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и
предприятий с указанием сроков хранения документов», состоящий из двух частей,
предназначался для использования в качестве основного нормативного документа
при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых
документов.
В 1992 году по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 №1118-р
руководителем Государственной архивной службы утверждена и зарегистрирована в
Министерстве юстиции РФ «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах
и ведомствах РФ». Данная инструкция устанавливала общие требования к
документированию управленческой деятельности и организации работы с документами
в государственном аппарате с целью совершенствования документационного
обеспечения управления на единой основе. В данном документе впервые нормативно
были закреплены требования не только к оформлению реквизитов, но и к текстам
конкретных видов документов. В ней была расписана процедура регистрации
документов, построения поисковых систем для справочной работы, организация
контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел,
формирования дел, составления описей, оперативного хранения дел и передачи их
на архивное хранение.
Данная инструкция отменена в 2000 году в связи с введением «Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
С 70-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники,
в связи с этим возникли планы создания автоматизированных систем управления
(АСУ) и Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки
информации для учета, планирования и управления хозяйством (ОГАС). Для
реализации этих планов необходимо было разработать унифицированные системы
документации, представляющие собой комплексы взаимосвязанных правил и
требований, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере
деятельности.
Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в
Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Каждая УСД,
включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов,
кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную
обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД
действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного
обеспечения в области экономики, финансов и т.д. Например, Общесоюзный
классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор
продукции (ОКП) и др. Концепция ОГАС была в 1980-х гг. была реализована в
народном хозяйстве лишь частично.
Развитие делопроизводства в советский период положило основу для
дальнейшего формирования современного делопроизводства в РФ. Необходимо
отметить, что многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период,
действуют и в настоящее время.
2.3. Современные системы документации
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных
документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации,
применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации,
которые классифицируются по различным признакам (территориальному,
функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы
документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая
и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие
деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято
считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по
уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.
У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов
разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение,
состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы
различных систем должны иметь унифицированную форму. Унифицированная система
документации (УСД) –
система
документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая
информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами
и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях,
организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство
здравоохранения РФ разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет
РФ по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив РФ
– систему организационно-распорядительной документации и т.д. Унифицированные
системы документации устанавливает ОКУД.
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в
делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
1. Организационные документы.
2. Распорядительная документация.
3. Информационно-справочные документы и справочноаналитическая
документация.
4. Плановая документация.
5. Отчетно-статистическая.
6. Кадровая документация.
7. Бухгалтерская документация.
Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная
документация, протокольная документация коллегиальных органов управления,
налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций,
входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая
документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется на три
группы: 1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное
расписание и др.); 2) распорядительная документация (приказы, распоряжения,
постановления, решения, указания и др.); 3) Информационно-справочная
документация (письма, акты, протоколы, справки и др.). ОРД входит в состав других
систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.), так называемых специальных
систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы
документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами.
Выводы
Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет
глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной
России:
1) приказное (столбцовое) – ХV-XVII вв.
2) коллежское (коллегиальное) – XVII-XIX вв.
3) министерское (исполнительное) – XIX-XX вв.
В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и
прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого
аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные
правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.
Но постепенно положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со
временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период
положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в
РФ. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период,
действуют и в настоящее время.
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных
документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации,
применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации,
которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные
системы документации – организационно-распорядительная, плановая,
отчетностатистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Можно
выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между
собой тесно связаны и их трудно разграничить.
В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране
разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение,
состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.
Заключение
В заключении работы можно сделать следующие выводы:
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ обладает множеством свойств (отличительных
качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые
характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность,
подлинность, копийность.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством
соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных
распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных
планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской,
оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в
письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии
с их назначением как средства:
регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты и др.);
распорядительной деятельности (приказы, указания, решения, и др.);
накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);
передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).
Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие
деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут
выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством
накопления и обобщения информации.
Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет
глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства в дореволюционной
России:
1) приказное (столбцовое) – ХV-XVII вв.
2) коллежское (коллегиальное) – XVII-XIX вв.
3) министерское (исполнительное) – XIX-XX вв.
В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано и
прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого
аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные
правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.
Но постепенно положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со
временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период
положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в
РФ. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период,
действуют и в настоящее время.
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных
документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации,
применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации,
которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы
документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетностатистическая
и др., т.е. присущие всем органам управления. Можно выделять различные
подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и
их трудно разграничить.
В связи с развитием автоматизации управленческих процессов у нас в стране
разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение,
состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами.
Список используемой литературы
1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»
от 20 февраля 1995 г. // СЗРФ, 1995, № 8, Ст. 609.
2. Давыдова Э. Н., Рыбаков А. Е. Делопроизводство – Мн.: ТетраСистемс,
1999.
3. Делопроизводство (организация и технология документационного
обеспечения управления) / Под ред. Кузнецовой Т. В. – М.: ЮНИТИ, 2001.
4. Илюшенко М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси. //
Делопроизводство, 1998, № 2.
5. Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России – М.:
РГГУ, 1993.
6. История делопроизводства в СССР / Под ред. Лившица Я. З., Цикулина В.
А. – М.: МГИАИ, 1974.
7. Кузнецова Т. В. Документационное обеспечение
управления. – М.: Институт международного права и экономики, 1998.
8. Организация работы с документами / Кудряев В. А. и др. - М.: ИНФРА-М,
1998.
Приложения
Приложение
1
Примеры
документов эпохи Петра I
Приложение
2
Формуляр
документа 18 в. (Указ Екатерины II)
[1]
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20
февраля 1995 г . // СЗРФ, 1995, № 8, Ст. 609.