Автоматизация документооборота агентства недвижимости

Автоматизация документооборота агентства недвижимости

Введение

Одним из крупных и активно развивающихся направлений современного бизнеса является риэлтерская деятельность. Данное направление характеризуется привлечением крупных капиталовложений и высокой организационной и информационной сложностью операций. Риэлтерская деятельность заключается в исполнении либо поддержке различных сделок с недвижимостью, в качестве которых могут выступать покупка, продажа, обмен, аренда, залог и т.д. Наиболее распространенной организационной формой экономического субъекта, реализующего риэлтерские услуги, является агентство. Для эффективной работы агентства его сотрудникам необходимо обрабатывать большой поток информации о клиентах, сделках и недвижимости, анализировать большой объем оперативной и статистической информации для принятия управленческих решений. В условиях современного бизнеса при осуществлении деятельности, характеризующейся подобной сложностью обработки информации, невозможно достичь конкурентных преимуществ без эффективного использования информационных систем, предназначенных для автоматизации операций обработки данных и поддержки принятия решений.

Деятельность риэлтерского агентства "Новые квартиры", входящего в состав ООО"МИТОС", характеризуется следующими особенностями:

-    основным направлением деятельности является реализация недвижимости, представленной собственными новостройками;

-       использование широкого спектра форм расчетов, применение программ ипотеки и кредитования;

-       малочисленный штатный состав сотрудников, требующий качественной информационной поддержки.

Высокая популярность риэлтерской деятельности стала причиной наличия в настоящее время на рынке большого числа систем, реализующих функциональность информационной поддержки данного вида бизнеса. Основными недостатками представленных систем являются:

-    интегрированность систем в состав крупных корпоративных программных комплексов, требующая для обеспечения необходимой функциональности внедрения либо всего комплекса, либо его базовой части, что в любом случае связано в материальными и временными затратами

-       высокая стоимость отдельных систем, связанная с непродолжительным периодом позиционирования на рынке и актуальностью проблематики;

-       интерфейсная закрытость отдельных программных продуктов данного направления, не позволяющая произвести полноценное встраивание новой системы в состав существующего на предприятии программного комплекса.

Перечисленные особенности готовых систем в совокупности с особенностями риэлтерского агентства "Новые квартиры" и требованиями существующего программно-аппаратного комплекса автоматизации ООО"МИТОС" обеспечивают востребованность и актуальность разработки новой системы автоматизации и информационной поддержки деятельности риэлтерского агентства, проектирование представлено в данном курсовом проекте.

1. Системный анализ объекта автоматизации

1.1 Описание деятельности агентства недвижимости "Новые квартиры" как подразделения компании ОАО "МИТОС СТРОЙ"

Объектом автоматизации в рамках данного дипломного проекта является агентство "Новые квартиры". Профилирующим направлением деятельности агентства является риэлтерская деятельность, включающая:

-    операции по покупке, продаже, обмену недвижимости;

-       аренду недвижимости;

-       ведение юридического и финансового документооборота операций.

Основной уникальной особенностью объекта автоматизации является вхождение его в качестве структурного подразделения в строительную компанию ОАО "МИТОС СТРОЙ". Данная особенность определяет выделение в качестве основной задачи деятельности агентства реализацию на рынке недвижимости новостроек, возводимых компанией, тесную связь всех процессов, протекающих в объекте автоматизации с процессами ОАО "МИТОС СТРОЙ" а также безусловную ориентацию при организации деятельности агентства на существующие в рамках компании корпоративные стандарты, традиции и тенденции. Исходя из этого, при проведении системного анализа объекта автоматизации необходимо изучить деятельность компании.

ОАО "МИТОС СТРОЙ" является многопрофильным предприятием. Одной из причин успешного развития предприятия является широкий спектр видов его деятельности:

-    капитальное строительство, евроремонт, реконструкция;

-       производство строительных материалов (железобетонные изделия, силикатный кирпич, металлопластиковые конструкции и др.);

-       ремонт и строительство дорог;

-       производство противопожарного оборудования;

-       розничная торговля;

-       архитектурные и дизайн-проекты;

Головной офис компании находится в Ростовской области в городе Новочеркасск. Юридический адрес общества: 346421, г. Новочеркасск, пер. Одесский, 41.

Широкий спектр видов деятельности предприятия определяет его сложную организационную структуру.

Общее руководство деятельностью предприятия осуществляет совет директоров, которому подчиняются директора подразделений. Руководит работой совета директоров председатель. Совет директоров представляет собой орган управления предприятием, принимающий стратегические решения и проводящий долгосрочное планирование деятельности предприятия. Функции непосредственного контроля исполнения поставленных производственных задач выполняет генеральный директор и подчиненные ему начальники отделов и директора подразделений.

Организационная структура ОАО "МИТОС СТРОЙ" представлена на рисунке 1.1. Он отражает разветвленную структуру предприятия. В составе ОАО "МИТОС СТРОЙ" находятся следующие подразделения:

-    Новочеркасский завод строительных материалов (НЗСМ);

-       Новочеркасский завод силикатного кирпича (НЗСК);

-       Дорожно-строительный комбинат (ДСК);

-       Завод железобетонных изделий (ЖБИ);

-       Торговый дом "Митос";

-       МИТОС-ПЛАМ;

-       Ателье архитектуры и дизайна (ААиД). В состав подразделения входят отделы:

1)   ПТО;

2)      проектный отдел;

)        «Евроремонт»;

)        столярный цех;

Рисунок 1.1 - Организационная структура предприятия ОАО «МИТОС СТРОЙ»

-    отдел розничной торговли. В состав отдела входит сеть розничных магазинов, включающая:

1)   Магазин "МИТОС";

2)      Магазин "Орхидея";

)        Магазин "Черемушки";

)        Магазин "Торговый центр";

)        Магазин "Выставочный салон МИТОС";

)        Магазин "Дизайн-центр";

-    Отдел капитального строительства (ОКС). В состав подразделения входят:

1)   производствнно-технический отдел (ПТО);

2)      гараж;

)        сварочный цех;

)        агентство недвижимости "Новые квартиры";

)        отдел снабжения;

)        отдел главного энергетика;

)        крановое хозяйство;

-    офис, включающий:

1)   юридический отдел;

2)      бухгалтерию;

)        отдел АСУ;

)        отдел промышленной безопасности;

)        эколога;

Одним из наиболее крупных и перспективных направлений деятельности компании является строительство.

За период своей деятельности, компанией ОАО "МИТОС СТРОЙ" возведено и сдано в эксплуатацию значительное количество строительных объектов на территории Южного Федерального Округа, в том числе семь многоэтажных жилых домов в городах Новочеркасск и Ростов.

В связи с быстрыми темпами развития строительного направления, и в частности многоэтажного жилищного строительства, появилась необходимость в профессиональном отделе по реализации квартир в новостройках. Было принято решение о создании собственного агентства по работе с недвижимостью - риэлтерское агентство "Новые квартиры".

На начальном этапе работы агентство решало вопросы, связанные с реализацией квартир в новостройках, возведенных компанией ОАО "МИТОС СТРОЙ". Со временем спектр деятельности агентства был расширен. В него вошли следующие виды услуг:

-    продажа жилья в рассрочку;

-       аренда помещений;

-       продажа вторичного жилья.

Одним из факторов, обуславливающих бурное развитие деятельности агентства и увеличение потока клиентов, связано с тем, что агентство входит в состав организации, занимающейся строительством. Это обстоятельство обеспечивает для клиентов:

-    более низкую стоимость квартир за счет того, что в стоимость жилья не включается оплата за услуги сторонних агентств;

-       возможность получения оперативной и точной информации об объектах недвижимости.

Для компании ОАО "МИТОС СТРОЙ":

-    возможность быстрого и контролируемого процесса возврата инвестиций в строительство;

-       широкие возможности анализа рынка недвижимости и базы покупателей;

-       оперативный контроль процесса реализации квартир;

-       контроль денежных потоков.

Рост и развитие риэлтерского агентства обуславливают увеличение информационной нагрузки на его работников. Это вызвано тем, что обязательным в процессе деятельности агентства является хранение досье каждого клиента, хранение подробного описания каждого объекта недвижимости, а также анализ и формирование отчетности для администрации предприятия.

1.2 Описание специфики деятельности риэлтерских агентств

Риэлтерская деятельность, заключающаяся в возмездном совершении операций на рынке недвижимости, на данный момент является постоянно развивающейся сферой услуг, которые оказываются специализированными риэлтерскими фирмами (то есть юридические лицами различных форм собственности), а также риэлтерами-гражданами, работающими в частном порядке либо в статусе индивидуального предпринимателя. Риэлтерская деятельность в современном российском бизнесе является относительно новым явлением, хотя необходимо заметить, что профессиональная посредническая деятельность не является новшеством для РФ, так как уже долгое время существуют и успешно работают агенты и брокеры в страховании, брокеры на рынке ценных бумаг. Так как в начале 90-х гг. объекты недвижимости были вовлечены в рыночный оборот, то появилась необходимость в профессиональных рыночных субъектах, обладающих необходимыми знаниями и умениями, позволяющими эффективно осуществлять рыночные операции с недвижимостью. Такими субъектами являются риэлтеры.

Риэлтерская деятельность осуществляется юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями на основе соглашения с заинтересованным лицом, либо по доверенности и заключается в совершении от его имени и за его счет либо от своего имени, но за счет и в интересах заинтересованного лица гражданско-правовых сделок с объектами недвижимости и правами на них.

В настоящее время правовое регулирование риэлтерской деятельности осуществляется актами правительства РФ, а также нормативными актами исполнительной власти субъектов РФ. Риэлтерскую деятельность регулируют следующие документы:

-    "Положение о лицензировании риэлтерской деятельности", постановление Правительства РФ от 23.11.1996 г. № 1407. Этим документом определяется суть и субъекты риэлтерской деятельности, порядок лицензирования и др.

-       "Методические рекомендации по аттестации специалистов, осуществляющих риэлтерскую деятельность в Российской Федерации", распоряжение Государственного комитета РФ по управлению государственным имуществом от 27.02.1997 г. № 88-Р.

-       "Федеральный закон о лицензировании отдельных видов деятельности" от 25.09.1998 г. № 158-ФЗ.

Наряду с государственным регулированием риэлтерской деятельности, имеет место и общественное регулирование. Оно возникает в том случае, если представители той или иной специальности создают саморегулируемые профессиональные общественные объединения (СПОО). Именно такого рода организации имеют достаточно жесткие права и обязанности. Для членов СПОО являются обязательными к применению стандарты и правила профессиональной деятельности, подготовленные и принятые в таком объединении. Существуют различные объединения риэлтеров: гильдии, ассоциации, союзы, палаты.

Основные направления деятельности риэлтеров:

Риэлтер выступает в качестве агента. Реализацию данного статуса он осуществляет на основе агентского договора, который он заключает с потребителем услуг. Этим договором определяются обязательства риэлтера-агента осуществить в отношении указанного в договоре объекта недвижимости определенные юридические действия (например, заключить одну или несколько сделок с ним) от своего имени и за счет потребителя либо от имени и за счет потребителя. Также агентским договором может быть предусмотрено возложение на риэлтера-агента обязательства осуществить юридические действия в отношении лично потребителя услуг (приобретение или отчуждение, принятие или передача во временное пользование объекта недвижимости). Именную лицензионную карточку- агента обязаны иметь все сотрудники юридического лица, непосредственно работающие с заказчиками и участвующие в подготовке к заключению договоров по осуществлению гражданско-правовых сделок с объектами недвижимости.

Риэлтер выступает в качестве поверенного. При этом заключается договор поручения, который возлагает на риэлтера обязательства осуществить от имени и за счет доверителя определенные юридические действия в отношении принадлежащего ему или используемого им объекта недвижимости.

Риэлтер выступает в качестве брокера. Между потребителем услуг и риэлтером заключается договор комиссии. В соответствии с ним риэлтер принимает на себя обязательства от своего собственного имени и за счет комитента совершить одну или несколько сделок с объектом недвижимости. Брокер выполняет следующие функции:

-    выступление доверенным лицом одной или обеих сторон по сделке с объектом недвижимости;

-       анализ негативных и позитивных факторов, сопутствующих сделке;

-       разработка оптимальной программы проведения соответствующей операции с объектом недвижимости с наименьшими издержками и риском.

Лицензионная карточка брокера выдается только специалистам или индивидуальным предпринимателям, имеющим стаж работы в качестве агента или осуществляющим брокерскую деятельность не менее двух лет.

Риэлтерская фирма выступает как дилер. Дилерская деятельность осуществляется в случае, когда объект недвижимости находится в собственности самого риэлтера (был приобретен ранее с целью последующей продажи).

Посредническая деятельность риэлтера. Деятельность по оказанию услуг по поиску контрагентов для лиц, изъявивших желание приобрести или продать какой-либо объект недвижимости с целью последующего заключения соответствующих сделок. При этом риэлтер не является непосредственной стороной.

Торговая деятельность риэлтера. При таком статусе риэлтер выполняет следующие функции:

-    предоставляет услуги по информационному обеспечению участников сделки;

-       предоставляет консультационные услуги и услуги по оформлению документов;

-       предоставляет услуги по надлежащему и безопасному проведению расчетов по сделкам.

Деятельность риэлтерской фирмы по созданию новых объектов недвижимости с целью последующей их продажи. Эта деятельность осуществляется на основе партнерства с инвестиционно-строительными компаниями.

Деятельность риэлтерской фирмы по созданию с целью последующей продажи отдельного объекта недвижимости путем изменения правового режима ранее существовавшего объекта (имущественного комплекса). Приватизированные предприятия часто не имеют правоустанавливающих документов на объекты недвижимости, полученные в процессе акционирования предприятий. В таком случае специалисты агентства проводят полный комплекс работ от консалтинга до оформления прав собственности на землю.

Работа риэлтерской фирмы с производственной недвижимостью. Эта деятельность риэлтера направлена, как правило, на аренду и продажу офисных, торговых и складских площадей.

Работа риэлтерской фирмы с производственной недвижимостью по программе реструктуризации производства. Эта деятельность осуществляется на основе аккредитации Комитета по экономической политике.

Деятельность риэлтерской фирмы по управлению недвижимостью может осуществляться на основании:

-    агентских договоров и договоров подряда;

-       договора аренды с правом субаренды для клиентов;

-       доверительного управления объектов недвижимости.

Эффективная работа риэлтерского агентства невозможна без четкого представления о составе и текущем состоянии рынка недвижимости. Одной из основных задач риэлтеров является анализ и прогнозирование рынка недвижимости.

Рынок недвижимости имеет сложную, разветвленную структуру и разделять его можно по различным признакам:

Исходя из понятия сущности недвижимости как товара на рынке недвижимости, можно выделить три сектора:

-    развития (создания) недвижимости;

-       оборота недвижимости;

-       управления и эксплуатации недвижимости.

Риэлтерские агентства действуют в секторе оборота недвижимости. В связи с тем, что сектор управления и эксплуатации недвижимости на данном этапе экономического развития развит слабо, то роль сектора оборота недвижимости резко возрастает.

В связи с этим, риэлтерские агентства не только задают рыночную стоимость недвижимости, но и определяют для застройщиков основные направления строительства.

По способу совершения сделок рынок недвижимости можно разделить на первичный и вторичный.

Под первичным рынком недвижимости принято понимать совокупность сделок, совершаемых с вновь созданными, а также приватизированными объектами. Он обеспечивает передачу недвижимости в экономический оборот.

Под вторичным рынком недвижимости - сделки, совершаемые с уже созданными объектами, находящимися в эксплуатации и связанные с перепродажей или с другими формами перехода поступивших на рынок объектов от одного владельца к другому.

Первичный и вторичный рынки, выступая двумя частями единого рынка недвижимости, взаимно влияют друг на друга.

Например, цены вторичного рынка представляют собой особый ориентир, который показывает, насколько рентабельным является новое строительство при существующем уровне затрат.

Взаимное влияние спроса и предложения на первичном и вторичном рынках недвижимости выступает фактором, существенно осложняющим анализ сферы обращения и выбор правильных решений относительно инвестирования в недвижимость. Особенно сложной эта задача является еще и потому, что сделки на рынке недвижимости носят, как известно, частный и зачастую конфиденциальный характер, что серьезно затрудняет сбор необходимой информации.

Рынок недвижимости испытывает на себе влияние экономической ситуации в целом как на национальном, так и на региональном уровнях. Возможности реагирования на изменение этой ситуации на первичном и вторичном рынках недвижимости различны.

Так, при снижении спроса вторичный рынок недвижимости может достаточно гибко реагировать на него уменьшением предложения и падением цен, нижняя граница которых определяется, по сути, тремя факторами: ценой приобретения объекта, финансовым положением продавца и соответствием его уровня доходов уровню текущих затрат по содержанию недвижимости. Диапазон снижения цен или предложения может быть довольно широк.

На первичном рынке недвижимости ситуация иная. Нижняя граница цены определяется уровнем затрат на строительство: при его переходе застройщик несет прямые убытки. Вместе с тем здесь сложнее как уменьшить, так и увеличить предложение. В строительном процессе задействован ряд организаций, каждая из которых заинтересована в использовании своих мощностей и ресурсов (что особенно относится к подрядчикам), и прекратить строительный процесс мгновенно невозможно. Столь же невозможно и быстро увеличить предложение - процесс -создания объектов недвижимости занимает месяцы и даже годы.

На рынке недвижимости сформировались и активно действуют различные рыночные структуры, способствующие эффективности его оборота. Взаимосвязи и взаимоотношения между субъектами первичного и вторичного рынка имеют сложную функциональную структуру, цель которой - удовлетворение потребительского спроса на объекты недвижимости.

Покупатель является главным субъектом рынка недвижимости. Им может быть физическое или юридическое лицо.

Под инвестором в структуре рынка недвижимости понимается юридическое или физические лицо, принимающее инвестиционные решения. Он осуществляет вложение собственных или заемных денежных, а также иных привлеченных имущественных или интеллектуальных ценностей в инвестиционный проект и обеспечивает их целевое использование.

Ключевой фигурой в развитии рынка недвижимости является профессиональный застройщик. В данном случае компания ОАО "МИТОС СТРОЙ".

Как субъект первичного рынка недвижимости компания выполняет многие организационные и экономические функции, объединяемые понятием "управление инвестициями".

К ним относятся:

-    выбор экономически эффективного проекта;

-       создание или преобразование объекта недвижимости (застройка неосвоенного участка земли, реконструкция здания и др.);

-       получение всей необходимой и предусмотренной законодательством документации и разрешений на реализацию проекта;

-       поиск инвесторов;

-       определение условий привлечения инвестиций и заемных средств;

-       разработка механизмов оборота средств и форм их возврата;

-       отбор и привлечение подрядчиков;

-       контроль над осуществлением работ.

Продажа государственного и муниципального жилья на коммерческой основе осуществляется по ценам за 1 кв. м общей жилой площади, устанавливаемым межведомственной комиссией на основе анализа состояния рынка.

Применяются следующие формы продаж недвижимости на коммерческой основе:

-    Оптовая продажа жилой площади юридическим лицам. Под оптовой продажей понимается приобретение юридическими лицами квартир, общая жилая площадь которых составляет не менее 1000 кв. м. Снижение цены 1 кв. м общей жилой площади при оптовой сделке осуществляется в зависимости от качественных и количественных характеристик реализуемого жилья. Сроки оплаты по оптовым сделкам определяются с учетом объема приобретаемого жилья и размера предоставляемой скидки.

-       Продажа квартир в строящихся домах с рассрочкой платежа на весь период строительства объекта осуществляется на условиях внесения покупателем первоначального взноса в размере 30% от стоимости квартиры. Оставшаяся сумма в размере 70% фиксируется в условных денежных единицах, выплачивается покупателем в рублевом эквиваленте ежемесячно равномерными платежами в течение срока предоставленной рассрочки.

-       Продажа квартир в домах, оконченных строительством и принятых актом Государственной комиссии, осуществляется на условиях первичной оплаты 50% от стоимости квартиры. Оставшиеся 50% стоимости жилья фиксируются в условных единицах, учитываются в рублевом эквиваленте ежемесячно равномерными платежами в течение срока предоставляемой рассрочки. На время рассрочки покупатель пользуется жилым помещением на условиях, установленных договором.

Основной формой продажи жилья на данном этапе, применяемой в агентстве "Новые квартиры" является продажа квартир в строящихся домах с рассрочкой платежа.

Заключение договора купли-продажи с рассрочкой платежа жилого помещения не влечет передачу права собственности на него до внесения всей обусловленной договором купли-продажи суммы и оформления права собственности на него в установленном законом порядке.

Договор купли-продажи с рассрочкой платежа заключается, как правило, на 5 лет. Изменение срока договора купли-продажи с рассрочкой платежа допускается по соглашению сторон. По истечении срока договора и внесении всей выкупной стоимости жилое помещение оформляется в собственность.

Выкупная стоимость жилого помещения указывается в конкретной сумме, выраженной в иностранной валюте или условных денежных единицах. Сумма, подлежащая уплате в счет выкупа, вносится, в рублях и определяется по официальному курсу соответствующей валюты на день оплаты.

Выкупная стоимость жилого помещения с рассрочкой платежа рассчитывается по методике определения выкупной стоимости жилых помещений, предоставляемых по договорам аренды с правом выкупа. При этом указывается срок квартального платежа в счет выкупа и его величина. Предполагается, что выкупная стоимость жилого помещения может быть оплачена до окончания срока действия договора купли-продажи с рассрочкой платежа.

Оплата жилых помещений, предоставляемых по договору купли-продажи с рассрочкой платежа, осуществляется следующим образом. Размер платежей в счет выкупа определяется ежеквартально, исходя из стоимости жилого помещения. Не подлежат зачету в счет выкупа плата за коммунальные услуги и плата за услуги по эксплуатации, содержанию и ремонту жилищного фонда, а также стоимость произведенных покупателем улучшений, составляющих принадлежность жилого помещения. Это также увеличивает реальную стоимость недвижимости.

При неуплате покупателем в срок платежей должна начисляться пеня в размере 0,1% с просроченной суммы за каждый день просрочки.

Покупатель жилого помещения, являющийся юридическим лицом, оплачивает по договору с организацией, осуществляющей управление строением услуги по эксплуатации, содержанию и ремонту дома и придомовой территории - исходя из фактической стоимости услуг, коммунальные услуги - по действующим для данной группы потребителей тарифам и исходя из объема потребленных ресурсов. Покупатель жилого помещения, являющийся физическим лицом, оплачивает коммунальные услуги и услуги по эксплуатации, содержанию и ремонту дома и придомовой территории по ставкам в соответствии с установленным порядком.

Риск случайной гибели или случайного повреждения жилого помещения, предоставленного по договору купли-продажи с рассрочкой платежа, лежит на продавце до внесения полной выкупной стоимости жилого помещения. После внесения покупателем полной выкупной стоимости жилого помещения риск случайной гибели лежит на покупателе.

При повреждении жилого помещения ответственность виновной стороны (продавца или покупателя) определяется, исходя из суммы, на которую понизилась стоимость, независимо от стоимости жилого помещения на момент передачи его покупателю по договору купли-продажи с рассрочкой платежа.

Выше приведено описание специфики деятельности риэлтерских агентств. Агентство "Новые квартиры" имеет ряд особенностей, отличающих его от других риэлтерских агентств. В связи с этим, для дальнейшего проектирования необходимо более подробно описать бизнес-процессы агентства.

1.3 Анализ бизнес-процессов

Анализ предметной области является одним из важнейших этапов проектирования информационной системы. На данном этапе необходимо понять и описать бизнес-логику предметной области. Известно, что исправление ошибок, допущенных на данной стадии, обходится примерно в десять раз дороже, чем на следующих, откуда следует, что начальные стадии проекта являются одними из наиболее критических и требуют применения эффективных средства автоматизации.

В качестве средства автоматизации описания бизнес-процессов предметной области было решено использовать CASE-средство BPWin версии 4.0 со встроенным пакетом обновлений Service Pack 1, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3 (WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram). Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени детализации. После каждого сеанса декомпозиции проводится сеанс экспертизы: каждая диаграмма проверяется экспертами предметной области, представителями заказчика, людьми, непосредственно участвующими в бизнес-процессе. Такая технология создания модели позволяет построить модель, адекватную предметной области на всех уровнях абстрагирования. Если в процессе моделирования нужно осветить специфические стороны технологии предприятия, BPwin позволяет переключиться на любой ветви модели на нотацию IDEF3 или DFD и создать смешанную модель. Нотация DFD включает такие понятия, как внешняя сущность и хранилище данных, что делает ее более удобной (по сравнению с IDEF0) для моделирования документооборота. Методология IDEF3 включает элемент "перекресток", что позволяет описать логику взаимодействия компонентов системы.

Процесс моделирования информационной системы в IDEF0 начинается с определения контекста, то есть наиболее абстрактного уровня описания системы в целом. В контекст входят определение субъекта моделирования, цели и точки зрения на модель.

В качестве субъекта выступает деятельность риэлтерского агентства. Цель моделирования - анализ бизнес-процессов деятельности риэлтерского агентства "Новые квартиры". В качестве точки зрения модели выбрана точка зрения "Начальник отдела недвижимости".

При описании бизнес-процессов выбран уровень детализации, при котором по экспертной оценке работников агентств подробно описываются потоки основные потоки информации, связанные с деятельностью агентов.

При моделировании согласно нотации IDEF0 используются следующие понятия:

-    Работы. Обозначают именованные процессы, функции или задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют распознаваемые результаты. Работы изображаются в виде прямоугольников. Все работы должны быть названы и определены.

-       Взаимодействие работ с внешним миром и между собой описывается в виде стрелок. Стрелки представляют собой некую информацию и именуются существительными. В IDEF0 различают пять типов стрелок:

1)   вход (input) - материал или информация, которые используются или преобразуется работой для получения результата (выхода);

2)      управление (Control) - правила, стратегии, процедуры или стандарты, которыми руководствуется работа;

)        выход (Output) - материал или информация, которые производятся работой;

)        механизм (Mechanism) - ресурсы, которые выполняют работу;

)        вызов (Call) - специальная стрелка, указывающая на другую модель работы.

На рисунке 1.2 приведена контекстная диаграмма для модели бизнес-процессов деятельности риэлтерского агентства "Новые квартиры".

Контекстная диаграмма представляет собой самое общее описание системы и ее взаимодействия с внешней средой.

Основной функцией отражающей систему в целом является продажа недвижимости. На вход функции подаются:

-    Запрос от покупателя (заявка на приобретение жилья);

-       Жилой фонд (имеющаяся в продаже недвижимость).

В качестве управления на систему в целом действуют:

-    Правовые нормы (правовые нормы, регулирующие отношения в области операций с недвижимостью);

-       Администрация компании. Осуществляет общее руководство деятельностью агентства и координацию действий агентов;

-       Утвержденные шаблоны официальных документов (шаблоны договоров и дополнительных соглашений).

Механизмами являются:

-    Администрация компании. Заверяет официальные документы.

-       Покупатели. Принимают решение о заключения договора, вносят дополнения и изменения в условия договора, влияют на денежные потоки.

-       Агенты. Выполняют основную работу по сбору и анализу информации, подготовке и оформлению документов, формированию отчетной документации.

-       Юридический отдел. Выполняет проверку документации на соответствие правовым нормам.

После преобразования входной информации, при воздействии управления с помощью описанных выше механизмов получаем:

-    Калькуляцию по сделкам. Расчет суммарных затрат на заключение договора и суммарной прибыли;

-       Статистические отчеты. Результаты анализа информации о клиентах, темпах продаж, работе агентов и эффективности рекламы;

-       Документация по сделке. Набор документов, касающихся совершенной сделки.

Рисунок 1.2 - Диаграмма бизнес-процесса «Продажа недвижимости»

В процессе выполнения основной функции может выполняться обращение к внешним объектам (объектам не входящим в описываемую систему). К таким объектам относятся:

-    Дополнительные услуги. Услуги предоставляемые компанией клиентам, в целях рекламы и привлечения большего числа покупателей (установка домофонов, услуги по ремонту недвижимости, конкурсы для клиентов агентства);

-       Реклама. Подразумевает заказ баннеров и рекламы на местном телевидении и средствах массовой печати.

Далее выполняется разбиение (детализация) контекстной диаграммы на диаграммы декомпозиции.

На рисунке 1.3 приведена диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы.

Рисунок 1.3 - Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Продажа недвижимости»

Основная функция разбивается на следующие работы:

-    "Бронирование" квартиры;

-       Заключение договора;

-       Исполнение договора;

-       Завершение сделки.

Вход первой работы, выход последней, механизмы выполнения работ и управления описаны выше.

У каждой работы на выходе есть информация, которая поступает на вход следующего блока и так далее, до получения результирующей информации (выход контекстной диаграммы).

Выходом работы "Бронирование квартиры" является информация о заказе, которая включает в себя информацию о клиенте, недвижимости и характере сделки.

Выходом работы "Заключение договора" является график оплат, который определяет сроки и размер выплат за приобретенную недвижимость.

Выходом работы "Исполнение договора" является документ - "Квитанция" об оплате всей стоимости приобретенной недвижимости. В течение исполнения обязательств могут произойти события, нарушающие утвержденный в договоре график оплат (нарушение сроков, задолженность, расторжение сделки и так далее). В связи с этим необходимо вновь пройти процедуру заключения договора с внесением в него дополнительных изменений или пересчетом графика оплат.

Выходом работы "Завершение сделки" являются документы и отчеты, описанные в контекстной диаграмме.

В свою очередь каждый блок-работа диаграммы декомпозиции может быть декомпозирован.

На рисунке 1.4 приведена диаграмма декомпозиции для работы "Бронирование квартиры".

Рисунок 1.4 - Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Бронирование квартиры»

Она состоит из следующих блоков:

-    Заполнение карточки покупателя. Внесение информации о клиенте (имя, адрес проживания, телефоны, информация о представленных документах). Выходом этой работы является карточка клиента. В дальнейшем информация из карточки будет использована для установления контакта с клиентом, оформления документации;

-       Бронирование квартиры за покупателем. При оформлении заявки на покупку недвижимости выполняется ее бронирование за клиентом. В случае успешного заключения договора о покупке недвижимость переходит во владение клиентом. Если же сделка не будет завершена, и клиент не заявит о себе в течение 2-х недель бронирование с квартиры снимается и она может быть приобретена другим клиентом. Выходом этой работы является информация, выходящая из блока "Бронирование квартиры".

-       Составление договора. Внесение первоначальной информации о клиенте и недвижимости в выбранный шаблон договора. На этом этапе выполнятся проверка юристами на соответствие договора правовым нормам. Выходом этого блока является договор формы 1;

-       Составление графика оплат. Расчет и включение в договор графика оплаты. При этом учитывается срок ссуды. Выходом этого блока является договор формы 2, включающий в себя рассчитанный график оплат;

Рисунок 1.5 - Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Заключение договора»

Согласование с покупателем. Это процедура внесения корректив в шаблон договора и утверждения его покупателем. Выходом этого блока является договор, утвержденный покупателем;

-    Оформление договора. Утверждение договора администрацией предприятия. Выходом этого блока является утвержденный сторонами график оплат.

На рисунке 1.6 приведена диаграмма декомпозиции блока "Исполнение договора". Она включает в себя следующие блоки:

-    Оплата в кассу. Описывает процесс внесения оплаты в кассу организации согласно графику. Выходом блока является квитанция о внесении оплаты;

-       Контроль взаиморасчетов с покупателями. Отражает процесс учета регулярности и размеров оплаты, вносимой клиентами. В случае неуплаты в срок, выполняется уведомление клиента и начисление штрафа;

На рисунке 1.7 приведена диаграмма декомпозиции блока "Завершение сделки". Она включает в себя следующие блоки:

-    Выполнение операций по завершению сделки. Подготовка официальной документации, оповещение клиентов. Подготовка отчетности для администрации компании. Выходом этого блока является формы документов о завершении сделки.

-       Оформление и подписание официальных документов. Утверждение официальных документов. Выходной информацией этого блока является информация о завершении сделки, сроках и суммах платежей.

-       Расчет прибыли. Калькуляция прибыли от сделки. Расчет затрат.

Рисунок 1.6 - Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Исполнение договора»

Рисунок 1.7 Диаграмма декомпозиции бизнес-процесса «Завершение сделки»

1.4 Анализ информационных потоков

Необходимость построения и анализа схемы информационных потоков предметной области определяется сложностью и разнообразием существующего информационного обмена. Основной целью данного этапа проектирования является выделение внешних сущностей, осуществляющих информационный обмен с предметной областью, определение маршрутов и содержания информационных потоков, выделение и описание существующих хранилищ данных. Дополнительной целью этапа является более глубокое и системное изучение предметной области.

Для построения и анализа схемы информационных потоков было использовано CASE-средство BPWin версии 4.0 и, в частности, блок моделирования, поддерживающий нотацию Data Flow Diagram (DFD). Указанный блок позволяет реализовать задачу данного этапа проектирования посредством использования следующих объектов:

-    Работы. Обозначают именованные процессы, функции или задачи, которые происходят в течение определенного времени и имеют распознаваемые результаты. Работы изображаются в виде скругленных прямоугольников.

-       Информационные потоки. Отображают потоки информации как между работами в рамках предметной области, так и между работами и внешними сущностями или хранилищами данных.

-       Внешние сущности. Представляют внешние объекты по отношению к предметной области, осуществляющие информационный обмен с внутренними объектами.

-       Хранилища данных. Символизируют некоторые абстрактные объекты, предназначенные для аккумулирования информации. Каждому хранилищу на схеме соответствуют реальные объекты предметной области различной природы.

Схема, полученная на данном этапе проектирования, представлена на рисунке 1.8, её более детальная декомпозиция на рисунке 1.9.

На схеме информационных потоков выделены следующие внешние сущности:

-    ОКС. Представляет отдел капитального строительства компании. Является поставщиком данных о недвижимости для работ "Бронирование квартиры" и "Заключение договора".

-       Бухгалтерия. Представляет бухгалтерскую службу компании. Является поставщиком данных о расчетах с клиентом для работы "Исполнение договора".

-       Клиент. Представляет клиента агентства. Информационный обмен с данной сущностью включает получение контактной и личной информации, заявок и утвержденного договора от клиента и предоставление информации о недвижимости, проекта договора а также напоминаний клиенту.

-       Риэлтерское агентство. Представляет сторонние риэлтерские агентства, с которыми заключены партнерские соглашения. Информационный обмен включает предоставление информации о недвижимости и получение информации о клиентах. Механизм партнерских отношений со сторонними риэлтерскими агентствами в настоящее время находится в стадии разработки, поэтому не представлен на детальной диаграмме информационных потоков и, соответственно, не реализован в системе.

-       Руководство. Представляет руководство компании. Информационный обмен включает получение инструкций от руководства для всех работ и предоставление отчетности.

-       Юридический отдел. Представляет юридический отдел компании. Информационный обмен состоит в разработке и утверждении проекта договора.

-       Данные о клиентах. Содержат полную информацию о клиентской базе агентства.

-       Данные о недвижимости. Содержат полную информацию о коммерческой базе недвижимости.

-       Данные о расчетах. Содержат документально подтвержденную информацию о расчетах с клиентами.

-       Документация. Содержит документацию по взаимоотношениям с клиентами: договоры, дополнительные соглашения к договорам, акты и т.п.

Рисунок 1.8 - Схема потоков данных

Рисунок 1.9 - Диаграмма декомпозиции схемы потоков данных

1.5 Анализ уровня автоматизации

На момент проектирования системы в риэлтерском агентстве "Новые квартиры" используются следующие средства автоматизации деятельности:

-    Персональные компьютеры (ПК). На ПК установлены операционная система Windows и пакет прикладных офисных программ (Microsoft Office), позволяющий осуществлять процесс подготовки и оформления документов;

-       Рабочие места работников агентства оснащены оргтехникой (принтерами и копировальными аппаратами), для обеспечения связи бумажного и электронного документооборота агентства;

-       Формирование различного рода отчетности выполнятся работниками агентства с помощью прикладной программы Microsoft Office Excel;

-       Информирование клиентах о имеющейся в продаже недвижимости и других событиях, связанных с работой агентства выполняется с помощью регулярной публикации на сайте компании: www.mitosstroy.ru <#"510262.files/image010.gif"> 

Рисунок 2.1 - Функциональная структура системы «1С: Предприятие 8.2»

В качестве СУБД допускается использовать MS SQL Server, либо файл-серверный механизм с использованием dbf файлов. Система "1С:Предприятие" построена таким образом, что ни пользователь, ни разработчик не имеют прямого доступа к таблицам базы данных и работают с ними через объекты конфигурации. Базу данных 1С можно условно разделить на три составляющих:

-    Служебные данные. Содержат данные, необходимые для функционирования самой системы "1С:Предприятие".

-       Константы, справочники и документы. Содержат данные перечисленных объектов и формируют информационную базу конфигурации.

-       Аналитические объекты. К ним относятся планы счетов, регистры и расчеты. Предназначены для реализации аналитических функций "1С:Предприятия".

Вся бизнес-логика системы содержится в конфигурации и реализуется посредством следующих типов объектов:

-    Константы. Предназначены для хранения информации, общей для всех пользователей и относительно неизменной во времени.

-       Справочники. Содержат различную справочную информацию, например, информацию о номенклатуре, контрагентах, сотрудниках и т.п. Имеют экранную форму элемента и несколько форм списка, отображающих некоторое множество элементов справочника. Каждая форма имеет модуль, в котором на встроенном языке "1С:Предприятия" описана логика работы формы.

-       Документы. Являются основным функциональным элементом конфигурации. При помощи документов в систему вводится информация о выполнении этапов бизнес-процессов, автоматизированных конкретной конфигурацией. Документы являются единственными объектами, формирующими движения в аналитических объектах 1С. Каждый документ содержит форму документа, реализующую его интерфейс, модуль документа, в котором реализована логика формирования движений документа, а также может содержать одну либо несколько экранных форм.

-       Обработки. Представляют собой программные модули на встроенном языке, предназначенные для реализации любых действий с базой данных, за исключением формирования движений в аналитических объектах. Обеспечивают значительное повышение функциональных возможностей конфигурации. Имеют интерфейсную часть и могут иметь печатные формы.

-       Отчеты. Предназначены для формирования отчетов по базе данных конфигурации.

Взаимодействие пользователей с системой происходит посредством механизма интерфейсов. Интерфейс назначается каждому пользователю и содержит элементы главного меню и панелей инструментов. Каждый элемент связан с каким-либо объектом конфигурации либо служебным объектом. Кроме механизма интерфейсов при взаимодействии пользователя с системой задействуется механизм прав доступа, определяющий для каждого пользователя разрешения на использование объектов конфигурации.

                1.9 Проектирование функциональной структуры информационной системы

На этапе проектирования информационной системы, на основе анализа предметной области и бизнес-процессов деятельности риэлтерского агентства «Новые квартиры» можно выделить следующие функциональные подсистемы, графическое изображение которых приведено на рисунке 2.5:

-    Организация справочной информации:

1)   о клиентах. Хранение карточки клиента, которая включает в себя: личные данные (фамилия, имя, отчество, дата рождения, домашний телефон), паспортные данные (номер, серия, адрес прописки), данные с места работы (наименование организации, рабочий телефон);

2)      о заявках. Хранение параметров поступивших заявок: клиент подавший заявку, востребованная недвижимость, дата регистрации заявки, условия бронирования недвижимости за клиентом;

)        о сделках. Хранение информации о структуре сделки, цепочки официальных документов по сделке, напоминаний, даты заключения, состояния сделки (завершена/ не завершена).;

)        о недвижимости. Хранение и поддержка в актуальном состоянии информации недвижимости в продаже, включающей в себя: адрес, общая площадь, этаж, количество комнат, планировка, стоимость одного м2, общая стоимость недвижимости. Обеспечивает в системе наличие классификаторов типов помещений, типов недвижимости, валют, типов цен на недвижимость;

-    Информационная поддержка взаимоотношений с клиентами:

1)   хранение досье клиента. Предполагает хранение структурированной информации о различных событиях, связанных с клиентом. К таким событиям относятся: совершение сделок, заключение договоров и дополнительных соглашений, поданных заявках и напоминаниях;

2)      регистрация контактов с клиентами. Эта функция обеспечивает возможность удобной регистрации контактов с клиентами посредствам различных диалоговых форм ввода данных;

)        ведение плана событий по клиенту. Обеспечивает возможность хранения и поддержания различных алгоритмов развития взаимоотношений с клиентом, поддержка планирования и прогнозирования последующих событий;

)        система напоминаний. Позволяет создавать напоминания различных типов и содержания, в том числе периодически повторяющихся напоминаний;

-    Функции доступа к информации:

1)   поиск и подбор недвижимости по параметрам. Обеспечивает быстрый поиск и подбор необходимой недвижимости. При этом поиск осуществляется по ключевым параметрам: характеризующим недвижимость: тип недвижимости (первичное жилье, вторичное жилье, промышленные помещения и т.д.), географическое расположение, верхний и нижний пределы стоимости и размеров недвижимости, номер этажа, количество комнат;

-    Анализ информации и построение статистических отчетов:

1)   анализ информации базы данных в различных разрезах деятельности отдела недвижимости. Эта функция обеспечивает агрегирование накопленной информации о заключенных сделках, полученных заявках, поступивших оплатах от клиентов и т.д. и анализ информации в различных разделах аналитики, определяемых пользователем;

2)      построение отчетов и диаграмм, наглядно отражающих тенденции в работе отдела недвижимости. Предполагает визуализацию и наглядную демонстрацию результатов анализа информации;

-    Организация электронного документооборота:

1)   ведение базы заявок. Накопление и структурированное хранение базы заявок;

2)      ведение базы договоров. Предполагает хранение в актуальном состоянии информации о сформированных в системе договорах;

)        организация потоков документов. Обеспечивает механизм ввода на основании, например, введение документа «Договор» на основании заявки;

)        формирование официальных документов. Генерация форм официальных документов, не требующих значительной ручной редакции;

)        поддержка базы типовых документов и автоматическая генерация проекта. Обеспечивает механизм хранения взаимосвязей между документами различных видов, входящий в стандартный пакет документации;

)        контроль последовательности и целостности пакета документов. Поддержка функций контроля последовательности генерации документации, система предупреждений и напоминаний в случае нарушения порядка формирования пакета документов;

)        печать документов. Предоставление пользователю возможности вывода документов на печать, настройки параметров печати документов;

-    Функции мониторинга объектов:

1)   отслеживание состояния недвижимости. Реализация функций систем класса SCM (управление цепочками поставок). Обеспечивает предоставление актуальной информации о состоянии объекта недвижимости на всех этапах заключения сделки;

2)      выделение этапов для документов (договор, заявка) и отслеживание выполнения этапов. Предполагает логическое разбиение процесса совершения сделки на последовательность этапов, контроль завершения каждого этапа и ввод следующего на основания результатов завершения предыдущего;

-    Автоматический расчет графика оплат и контроль его исполнения:

1)   поддержка различных схем кредитования для заполнения графика оплат. Позволяет регистрировать в системе сделки о покупке недвижимости с рассрочкой платежа;

2)      расчет графика внесения оплат клиентом на основе заданных ограничений. Поддержка механизма расчета графика оплат в зависимости от периода рассрочки, общей суммы и процента за предоставления услуг рассрочки платежа;

)        контроль внесения оплат. Организация системы напоминаний о несоблюдении графика оплат, начисление штрафных санкций, регистрация оплат клиентов;

)        автоматический пересчет графика оплат. Обеспечение автоматического пересчета графика оплат в связи с изменением условий договора, подписанием дополнительного соглашения, с учетом уже внесенных оплат;

)        поддержка различных форм расчетов. Возможность регистрации сделки с формами расчета: бартер, нал., безнал., вексель;

)        ведение виртуального счета клиента. Функции учета всех поступлений от клиента и суммы его задолженности;

-    Отслеживание финансовых операций по сделке:

1)   учет доходов и расходов по сделке. Учет поступлений от клиента, затрат на рекламу и других сопутствующих затрат в разрезе конкретной сделки;

2)      формирование и печать подробного отчета по результатам калькуляции;

-    Обмен данными с другими информационными системами:

1)   обмен с системой бухгалтерского учета для формирования баланса по сделке. Обеспечение загрузки данных об оплате из информационной системы автоматизации бухгалтерского учета предприятия;

-    Интерфейсные функции системы:

1)   организация интерфейсов для различных типов пользователей системы. Предоставление различных интерфейсов для обеспечения эффективной работы с системой различных пользователей;

2)      разграничение прав доступа. Обеспечение разграничения прав доступа к информации пользователям различных категорий;

)        организация интерфейса системы для клиента.

Перечисленные выше подсистемы относятся к группе функциональных.

Для работы системы необходимо наличие обеспечивающих подсистем. В их состав входят функции операционной системы Windows и платформы «1С: Предприятие 8.2».

К функциям операционной системы Windows относятся:

-    обеспечение общего функционирования программ и библиотек;

-       обеспечение сохранности данных;

-       обеспечение безопасности данных;

-       реализация клиентской части ЛВС;

К функциям платформы «1С: Предприятие 8.2» относятся:

-    обеспечение функционирования интерфейсной части разрабатываемых систем;

-       предоставление внутреннего механизма реализации диалоговых форм;

-       предоставление внутреннего языка для реализации бизнес логики;

-       обеспечение хранения и манипулирования данными;

-       предоставление инструмент ария экспорта и импорта данных.

1.10 Проектирование концептуальной схемы конфигурации

Проектируемая система будет реализована в виде конфигурации на платформе 1С: Предприятие 8.2. В связи с этим проектирование целесообразно выполнять в терминах данной платформы.

На концептуальном уровне моделирования для представления конфигурации можно использовать следующие обозначения объектов, которые представляют объекты метаданных системы «1С: Предприятие»:

Справочник. Объект, который является накопителем однотипной информации об объектах информационной системы. Кроме того справочник обеспечивает доступ к информации и является носителем разрезов аналитики, необходимой для построения отчетов. Например, справочник «Клиенты» - содержит базу данных о клиентах.

Документ. Объект, регистрирующий различные типы операций, выполняемых в системе. Например, заключение сделки, заключение договора.

Печатная форма документа. Объект обеспечивающий формирование и вывод на печать различных форм официальных документов.

Журнал документов. Представляет собой объект, хранящий информацию о введенных в системе документах. Обеспечивает структурирование документов и упорядочивание по различным параметрам.

Регистр. Объект, накапливающий и агрегирующий информацию об объектах системы в различных разрезах или измерениях. Аналогом регистра в теории информационных систем может служить понятие многомерного инкуба. Применение объектов такого типа позволяет быстро вычислять агрегаты в узлах куба, значение параметров на пересечении нескольких измерений. Например, регистр Заявки регистрирует появление заявки в системе на определенную сумму в разрезе измерений: клиент, недвижимость, агент, документ - заявка.

Отчет. Это объект, выполняющий формирование печатной формы результатов анализа накопленной информации.

Обработка. Объект, выполняющий преобразование информации на основе заданных параметров.

Взаимосвязь объектов на схеме отображается с помощью стрелок. Перечень видов связей и их обозначений приведен в таблице 1.

Таблица 1 - Виды связей между объектами концептуальной схемы конфигурации

Концептуальная схема конфигурации приведена на рисунке 2.10.

Рисунок 2.10 - Концептуальная схема конфигурации

База недвижимости включает в себя справочники:

-    Недвижимость. Обеспечивает хранение и оперативный доступ к справочной информации о недвижимости. Содержит информацию о географическом положении объекта недвижимости и его параметрах, к которым относятся: общая площадь, жилая площадь, этаж, количество комнат.

-       Помещения. Обеспечивает доступ к детальной информации о помещениях, которые входят в объект недвижимости, и их характеристикам (площадь, краткое описание). Например, для объекта недвижимости квартира, в справочнике помещений хранится описание комнат, которые входят в ее состав. Справочник «Недвижимость» связан со справочником «Помещения» отношением типа «один ко многим». Так как одному объекту недвижимости (квартира) могут относится несколько помещений (комнаты).

-       Типы помещений. Хранит информацию о типах помещений. Например, кухня, санузел, комната, прихожая и т.д. Этот справочник связан со справочником «Помещения» отношением «один ко многим», так как в справочнике «Помещения» может хранится информация о нескольких различных помещениях с одним и тем же типом. Например, в квартире № 1 есть кухня с площадью - 20 м2, а в квартире №2 есть кухня с площадью 15 м2.

-       Цены на недвижимость. Предназначен для хранения информации о стоимости недвижимости. В нее входит стоимость 1 м2 площади, стоимость общей площади. Справочник «Недвижимость» связан с данным справочником отношением «один ко многим», так как один объект недвижимости может иметь несколько расценок за 1 м2. Например, существует цена продажи от застройщика (себестоимость), цена продажи агентства и т.д.. Такая возможность хранения нескольких расценок чрезвычайна важна для коммерческих организаций.

-       Валюты. Хранит информацию о типах валют и коэффициенты пересчета. Этот справочник связан со справочником «Цены на недвижимость» отношением «один ко многим», так как одной записи в справочнике «Валюты» (рубль) может соответствовать несколько записей в справочнике «Цены на недвижимость».

-       Типы цен. Обеспечивает хранение и доступ к информации о типах цен. Например, цена продажи, цена от застройщика и т.д.. Связан со справочником «Цены на недвижимость» отношением «один ко многим», так как одной записи в справочнике «Типы цен» (цена продажи) может соответствовать несколько записей в справочнике «Цены на недвижимость».

На основе анализа информационной базы недвижимости формируются следующие отчеты:

-    Подбор недвижимости. Отчет о наличии в базе недвижимости с заданными параметрами. При формировании отчета пользователь может задать площадь, этаж, количество комнат в квартире и т.д.

-       Состояние недвижимости. Этот отчет позволяет осуществлять мониторинг текущего состояния объектов недвижимости.

В состав базы клиентов входят следующие справочники:

-    Клиенты. Справочник предназначен для хранения информации о клиентах, когда-либо зарегистрированных в системе.

-       Адреса. Хранит информацию об адресах клиента. Справочник «Клиенты» связан с данным справочником отношением «один ко многим», так как у одного и того же клиента может быть несколько адресов (место прописки, фактический адрес, адрес регистрации).

-       Телефоны. Справочник предназначен для хранения информации о телефонах клиента. Справочник «Недвижимость» связан со справочником «Телефоны» отношением «один ко многим», так как у одного клиента может быть несколько телефонов: домашний, мобильный, рабочий и т.д.

-       Документы. Справочник обеспечивает хранение информации о документах, предоставленных клиентом для удостоверения его личности и регистрации. Справочник «Недвижимость» связан со справочником «Документы» отношением «один ко многим», так как у одного клиента может быть несколько документов: паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о рождении и т.д.

В результате анализа накопленной информации о клиентах формируются следующие отчеты:

-    Состояние счета клиента. Отчет содержит информацию о текущем состоянии счета клиента, его задолженности, внесенных оплатах.

-       Досье клиента. Обобщает информацию о событиях, связанных с клиентом, заключенных сделок, напоминаниях с заданным пользователем уровнем детализации.

-       План событий по клиенту. Представляет собой план сотрудничества с клиентом на основе уже пройденных этапов сделки и определенного алгоритма работы с клиентом.

Документ заявка осуществляет регистрацию в системе клиента. Он связан со справочником «Клиенты» отношением «один к одному» и со справочником «Недвижимость» отношением «один ко многим», так как в системе можно зарегистрировать заявку от одного клиента на несколько объектов недвижимости. При введении документ заявка в системе выполнятся приход по регистру «Заявки» на сумму заявленной недвижимости. Кроме того, при регистрации этого документа может быть выполнено изменение статуса заявленной недвижимости, бронирование. При регистрации заявки в системе на определенную недвижимость выполнятся проверка на бронирование. Если недвижимость забронирована ранее другим клиентом, в зависимости от решения агента, может быть отменена регистрация одной из заявок.

На основании документа «Заявка» может быть введен документ «Договор». Данные из заявки автоматически переносятся в документ договор. При таком способе регистрации договора выполняется расход по регистру «Заявки», что означает снятие с учета заявки и обеспечивает контроль последовательности формирования пакета документов. В любом случае документ «Договор» выполняет запись прихода средств по регистру «Продажи». Система поддерживает механизм передачи договора в текстовый редактор «Word» для дальнейшего редактирования. Кроме того, имеется возможность непосредственной печати различных форм договора.

При регистрации договора агент определяет вид расчета клиента с агентством и вид договора.

В связи с этим целесообразно организовать справочники «Виды расчетов» и «Виды договоров».

В справочнике «Виды расчетов» хранится информация о видах расчетов с клиентами: наличный расчет, безналичный расчет, бартер и т.д. Данный справочник связан с договором отношением «одни к одному», так как в договоре может быть указан только один вид расчета.

Справочник «Виды договоров» обеспечивает доступ и хранение информации о видах договорах: договор купли - продажи, договор авансирования, договор инвестирования и т.д. Он связан с договором отношением «один к одному», так как договор может быть связан только с одной записью в справочнике «Виды договоров».

Договор является основным документов в пакете документации, формируемом по сделке с клиентом. Кроме договора в пакет входят «Дополнительное соглашение», «Напоминание», «График оплат», «Затраты».

Документ «Сделка» является контейнером, который объединяет все документы, относящиеся к конкретной сделке с клиентом. Данный документ обеспечивает автоматическое формирование пакета документации и контроль соблюдения порядка их формирования.

«График оплат» вводится на основании «Договора» в случае, если клиент приобретает квартиру с рассрочкой платежа. Оператор вводит дополнительные условия формирования графика: уточняет процент за рассрочку, период рассрочки и т.д. Затем выполняется автоматический расчет дат внесения платежа и сумм платежа. Документ «График оплат» формирует движение приход по регистру «Графики оплат», что позволяет в дальнейшем выполнять оперативный контроль его исполнения. «График оплат» связан отношением «один к одному» с договором, так как одному договору соответствует один график оплат. Система обеспечивает автоматическое формирование печатной формы графика оплат для ознакомления и согласования с клиентом и руководством организации.

Документ «Дополнительное соглашение» регистрирует в системе внесение изменений и дополнений в «Договор». Например, в дополнение к договору на приобретение квартиры может быть заключено дополнительное соглашение на ремонт и установку домофона.

Введение «Дополнительного соглашения» может повлиять на график оплат. При этом оператор может запустить функцию пересчета графика оплат, который будет выполняться с учетом уже внесенных оплат. «Дополнительное соглашение» выполняет движение прихода по регистру «Продажи».

Документ «Напоминание» регистрирует в системе напоминания и обеспечивает механизм их периодического повторения.

Документ «Затраты» фиксирует выделение финансов на проведение рекламных акций, регистрацию документов в государственных учреждениях и т.д. При введении «Затрат» выполняется движение расход по регистру «Продажи», что обеспечивает контроль расходов по сделке. Документ «Затраты» связан со справочником «Виды затрат» отношением «один ко многим», так как в документе может быть указаны несколько статей расходов, с разными видами затрат: затраты на рекламу, затраты на регистрацию документов и т.д. Справочник «Виды затрат» обеспечивает механизм учета расходов в разрезе видов затрат.

Документ «Договор» связан отношением «один к одному» с документом «Сделка». Так как к одной сделке может соответствовать только один «Договор».

Документ «Сделка» связан отношением «один ко многим» с документами: «Дополнительное соглашение», «Затраты» и «Напоминание». К одной сделке могут относиться несколько затрат, дополнительных соглашений и напоминаний.

Ведение базы заявок обеспечивается объектом «Журнал заявок». Один журнал заявок содержит в себе ссылки на все зарегистрированные в системе заявки.

Ведение базы договоров обеспечивается «Журналом договоров». «Журнал напоминаний» содержит все созданные в системе напоминания. А введение любой сделки регистрируется в «Журнале сделок».

На основе анализа информации, накопленной в регистре «Продаж» формируется отчет «Статистика продаж». Который демонстрирует темпы продаж, уровень затрат на сделку в разрезе аналитик по клиентам, видам затрат, недвижимости и т.д. заданных оператором.

На основании информации о зарегистрированных при ведении сделки документах и алгоритма создания пакета документации формируется отчет «Состояние сделки». Отражающий текущий этап сделки и рекомендации по дальнейшему планированию взаимоотношений с клиентом.

По результатам анализа завершенных сделок формируется отчет «Калькуляция сделки», который наглядно с заданным уровнем детализации отображает все события по сделке, суммирует финансовые потоки денежных средств полученных и затраченных на сделку.

Оплаты от клиентов регистрируются в информационной системе автоматизации бухгалтерского учета на предприятии. По средствам механизма XML они переносятся в проектируемую информационную систему. В результате переноса формируются документы «Оплата». Эти документы выполняют движения расхода по регистру «Графики оплат». Таким образом, погашается задолженность клиента по графику.

На основе анализа информации об оплатах, зарегистрированной в «Журнале оплат» и информации о задолженности клиента формируется отчет «Взаиморасчеты с клиентом». Этот отчет позволяет определять наиболее крупных задолжников.

Справочники «Сотрудники» и «Должности» хранят информацию о сотрудниках агентства. Каждое выполняемое в системе действие: регистрация заявки, формирование отчета, загрузка данных из бухгалтерии выполняется определенным сотрудником. При этом каждый из сотрудников имеет определенный набор прав, ограничивающий их возможности в системе.

2. Проектирование логической схемы конфигурации

На основе описанной выше концептуальной схемы конфигурации можно выполнить логическое проектирование системы.

Проектирование логической структуры системы предполагает использование определение структур данных платформы «1С: Предприятие 8.2», которые будут использованы на этапе разработки системы.

.1 Описание структуры метаданных системы «1С: Предприятие 8.2»

При проектировании системы на базе платформы 1С: Предприятие используются следующие объекты метаданных:

-    Константы;

-       Справочники;

-       Документы;

-       Журналы документов;

-       Перечисления;

-       Отчеты;

-       Обработки;

-       Регистры;

Константы предназначены для хранения постоянной или условно-постоянной информации. Такая информация либо совсем не изменяется в процессе деятельности предприятия, либо изменяется достаточно редко. Например, константа «Наименование организации» содержит в себе название организации. Константы используется при формировании документов, в расчетах, при построении отчетных форм.

Справочник - объект метаданных, обеспечивающий работу со списками однородных элементов данных. Название и структура каждого конкретного справочника определяется при его создании в конфигураторе. Примером справочника может быть справочник «Клиенты». Элементы справочников, используются при регистрации документов, при формировании отчетов в качестве разрезов аналитики.

Перечисление - объект метаданных, предназначенный для работы с элементами данных, список возможных значений которых жестко задан в конфигурации. При работе с перечислениями необходимо учитывать ряд особенностей:

-    не может пополняться в процессе работы с ним: список его значений задается при настройке перечисления в Конфигураторе;

-       не имеет вложенности - все его значения находятся на одном уровне;

-       список значений перечисления известен и доступен в Конфигураторе - сама конфигурация использует конкретные значения перечисления;

Документ - объект метаданных, с помощью которого организуется ввод в систему информации о совершаемых хозяйственных операциях, а также ее просмотр и, если необходимо, корректировка.

В документах выделяются две основные структурные части: шапка документа и многострочная табличная часть. В шапке содержатся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Реквизиты шапки принадлежат всему документу в целом и принимают только одно значение. Многострочная (табличная) часть документа представляет собой список однотипных строк. Реквизиты табличной части принадлежат строке документа, т. е. каждая строка содержит свои собственные значения этих реквизитов.

Журнал документов - средство для работы со списком документов. С журналом в системе связана форма отображения списка документов.

Объект метаданных типа «Отчет» или «Обработка» представляет собой алгоритм обработки информации на внутреннем языке системы «1С: Предприятие». В состав такого объекта входит диалог, при помощи которого, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход его алгоритма. Результаты обработки информации выводятся на экран в форме, описанной при создании объекта.

Объект метаданных «Отчет» используется для получения разнообразных отчетных документов. В этом случае информация, накопленная в системе, используется для обобщения и формирования итоговых результатов в различных разрезах.

Объект метаданных «Обработка» обеспечивает выполнение различных действий над информацией. Например, с их помощью можно выполнять удаление из системы устаревших данных, импорт информации из других систем и многое другое.

Регистры - это специфический инструмент системы «1С: Предприятие», средство накопления сводной информации. Регистры являются внутренним инструментом конфигурации, к которым нет непосредственного доступа через интерфейс пользователя. Информация о результатах хозяйственных операций, которая появляется при регистрации документов, накапливается в регистрах, а отображение информации, содержащейся в регистрах, осуществляется при помощи формирования отчетов. Информация из регистров используется для анализа хозяйственной деятельности за прошедший период.

При создании регистра определяется, как будет обрабатываться, группироваться и сохраняться сводная информация. Регистры могут быть двух видов: оборотные регистры и регистры остатков.

Регистр остатков - это объект, предназначенный для ведения остатков «ресурсов» на момент времени с привязкой к некоторому набору «измерений».

Оборотный регистр - это объект, предназначенный для подсчета оборота «ресурсов» за заданный интервал времени с привязкой к некоторому набору «измерений».

Ресурсами регистра могут являться любые категории учета, которые могут быть представлены в числовом виде, такие как: «долг клиента», «сумма наличных» и т. п. Измерения регистра - это оси координат, на пересечении которых в регистре хранятся конкретные значения ресурсов. Кроме того, при записи движения регистра можно задавать «реквизиты» регистра. Значения реквизитов регистра просто сопровождают запись о движении регистра (подобно комментарию) для возможности в дальнейшем производить фильтрацию движений при выборке.

Используя описанные выше типы объектов метаданных можно описать логическую структуру проектируемой информационной системы.

Логическая схема конфигурации приведена на рисунке 2.14

.2 Описание логической схемы проектируемой информационной системы

При проектировании логической структуры информационной системы будем использовать описанные выше типы метаданных платформы «1С: Предприятие».

При разработке схемы информационной системы используются следующие условные обозначения:

В заголовке указывается название справочника, например «Справочник Клиенты». Под заголовком располагается описание данных - реквизитов, имеющих ключевое значение на схеме. Справочник имеет три формы и соответственно три модуля. Каждый модуль изображен как отдельный прямоугольник внутри объекта «Справочник» и включает процедуры и функции логики обработки данных.

В разделе «Описание данных» могут содержаться следующие реквизиты:

-    атрибут справочника (АС), в большинстве случаев ими являются «Код» и «Наименование»;

-       реквизит элемента (РЭ), например, в справочнике «Клиенты» им могут быть ИНН или дата рождения;

-       периодический реквизит элемента (ПРЭ) - реквизит, для которого хранится история значений. При изменении значения периодического реквизита старое значение сохраняется, при этом новое значение действует с указанной даты, а старое - до указанной даты. Например, в справочнике «Цены на недвижимость» периодическим реквизитом является цена одного квадратного метра.

Справочник имеет следующие программные модули:

-    модуль формы элемента. Запускается при открытии формы элемента справочника и содержит процедуры поддержки интерфейсной формы элемента справочника;

-       модуль формы группы. Запускается при открытии формы группы справочника и включает процедуры поддержки интерфейсной формы группы справочника;

-       модуль формы списка. Запускается при вызове формы списка справочника и состоит из процедур поддержки интерфейсной формы представления справочника в виде списка.

Заголовок содержит название документа, например «Документ Договор». В разделе «Описание данных», как и у справочника, расположены реквизиты документа. Документ имеет форму и программный модуль к ней, и модуль документа. Каждый из них изображен как отдельный прямоугольник внутри объекта и включает процедуры и функции.

Раздел «Описание данных» содержит следующие реквизиты:

-    атрибут документа (АД), это «Номер» и «Дата»;

-       общий реквизит документа (ОРД), например «Ответственный» или «Агент»;

-       реквизит шапки документа (РШД) - реквизиты, которые являются общими для всего документа. Они принадлежат всему документу в целом и принимают только одно значение. Например, документ «Договор» может содержать РШД «Клиент» или «Вид договора»;

-       реквизит таблицы документа (РТД). Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк, каждая из которых содержит свои собственные значения этих реквизитов. Например, документ «Договор» содержит РТД «Недвижимость»;

Документ имеет два программных модуля:

-    модуль формы документа. Запускается при открытии формы документа. Основное назначение - это управление интерфейсной логикой документа;

-       модуль документа. Компоненты модуля выполняются при проведении, при удалении проведенного документа, при снятии проведения, при выполнении архивации записей журнала расчетов, порожденных документом. Функция этого модуля - управление бизнес-логикой документа.

Пример изображения объекта «Обработка» на логической схеме системы приведен на рисунке 2.17. Обработка имеет форму, реализующую интерфейс с пользователем и модуль формы и модуль формы, функциями которого являются управление интерфейсной логикой и данными системы.

На рисунке 2.15 приведен пример изображения объекта «Регистр». Внутри прямоугольника расположены три ключевых понятия данного объекта: измерения, ресурсы, реквизиты.

Объекты метаданных соединены между собой связями. В таблице 2 представлены три возможных типа связей.

Таблица 2 - Типы связей между объектами метаданных

Логическая схема конфигурации приведена на рисунке 2.16.

Рисунок 2.16 - Логическая схема конфигурации

3. Разработка информационной системы риэлтерского агентства «новые квартиры»

Разработка информационной системы выполняется на основе результатов выполненного ранее проектирования.

Программирование выполняется на встроенном языке системы «1С: Предприятие 8.2» в режиме конфигуратора.

Разработка выполняется без использования типовых конфигурации, в связи с отсутствием в них необходимых функций и объектов.

3.1 Разработка модуля организации справочной информации

Модуль организации справочной информации основан на объектах метаданных типа «Справочник».

Разработка данного модуля включает в себя:

-    Создание и описание структуры объектов типа «Справочник». Создание базы справочников, описание взаимосвязей между справочниками: настройка механизма подчинения.

-       Проектирование диалоговых форм для ввода и просмотра справочной информации. Описание форм списков справочников, форм элементов для ввода информации о новом элементе справочника. Разработка механизма отображения содержимого подчиненного справочника при работе с элементом родительского. Например, отображение содержимого подчиненного справочника «Цены на недвижимость» при выборе элемента справочника «Недвижимость».

-       Разработка механизма заполнения реквизитов элементов справочника при вводе нового элемента. Это обеспечивает уменьшение времени на ввод информации и избавляет пользователя от рутинной работы.

Организация справочной информации о клиенте выполнена с помощью системы справочников: «Клиенты», «Адреса», «Телефоны», «Документы» - и взаимосвязей между ними.

Доступ к справочной информации о «Недвижимости» осуществляется по средствам справочников: «Недвижимость», «Виды недвижимости», «Помещения», «Типы помещений» - и настройки механизма подчинения между ними.

Справочная информация по сделкам и заявкам обеспечивает хранение информации о типах расчета, видах договоров.

3.2 Разработка модуля поддержки взаимоотношений с клиентом

Хранение досье клиента обеспечивается базой справочной информации о клиенте и журналами регистрации операций с клиентом (Журналами документов). В журналах регистрируются все события системы, связанные с клиентом, включая поступившие от него заявки, заключенное договоры и утвержденные им графики оплат.

В процессе разработки выполняется настройка журналов документов. Она включает в себя диалоговые формы журналов и определение ключевых полей документов, которые будут отображены в форме журнала.

Регистрация контактов с клиентом выполняется посредствам документов: «Заявка», «Договор», «Сделка», «График оплат». Разработка системы документов для регистрации событий в системе включает в себя:

-    Описание объектов метаданных типа «Документ». Описание реквизитов шапки документа и реквизитов табличной части.

-       Описание функциональной части: алгоритмы обработки событий записи документа, печати и проведения документов.

-       Регистрация различных печатных форм документов.

-       Разработка алгоритмов ввода на основании. Заполнение реквизитов нового документа согласно документу-основанию.

Ведение плана событий по клиенту выполняется на основе зарегистрированных в системе уже произошедших событий и заложенного в системе алгоритма наступления следующего события

Учитывая сроки наступления определенных событий, система автоматически учитывает сроки проведения различных этапов сделки и напоминает оператору об окончании запланированного срока выполнения события и о необходимости наступления следующего.

Например, при вводе документа «Заявка» может быть выполнено бронирование недвижимости. При этом бронирование выполнятся на определенный срок, по истечении которого система выводит напоминание оператору об этом событии, в результате чего бронирование может быть отменено или заключен договор на основании заявки.

План событий может быть сформирован с учетом сроков и событий как выполненных, текущих так и будущих может быть получен при помощи формирования отчета «План событий по клиенту».

3.3 Разработка модуля организации доступа к информации

Доступ к информации может осуществляться как простым просмотром содержимого справочников и журналов документов, так и с помощью наложения фильтров.

Настройка фильтров выполняется при конфигурировании. При этом определяются ключевые реквизиты, по которым будет выполняться поиск и фильтрация. Система автоматически выполняет создание и настройку индексов по заданным ключевым полям.

Существуют стандартные средства упорядочивания элементов справочника по реквизитам в форме справочника.

Для журналов документов может быть выполнен поиск и фильтрация документов по реквизитам, определенным в конфигураторе как общие и по заданным в конфигураторе графам отбора.

Поиск и подбор недвижимости по параметрам выполняется с помощью следующего объекта: отчет «Побор недвижимости».

Описание данного объекта включает в себя:

-    Описание формы диалога. Создание полей для выбора оператором параметров фильтра: номер этажа, интервал размеров квартиры, интервал цен, количество комнат, жилой комплекс.

-       Программирование алгоритма поиска необходимой информации.

-       Описание печатной формы отчета с указанием параметров найденной в базе недвижимости.

3.4 Разработка модуля мониторинга объектов

Мониторинг объектов включает в себя отслеживание состояния недвижимости и выделение этапов для документов.

Возможные состояния объектов недвижимости задаются оператором и хранятся в справочнике. При вводе информации об объекте недвижимости за ним оператор определяет, в каком состоянии находится объект. С течением времени состояние может изменяться для получения своевременной и достоверной информации о состоянии определенных объектов недвижимости служит отчет «Состояние недвижимости», который выполняет поиск информации в базе о заданном пользователем объекте недвижимости.

Для обеспечения контроля за соблюдением всех правил оформления документации по сделке, выделяются этапы в процессе регистрации документов. При этом учитывается порядок регистрации документов.

В любой момент времени пользователь может получить информацию о состоянии сделки и о текущем ее этапе. Для этого разработан отчет о состоянии сделки.

Для организации механизма разбиения и контроля этапов документов создан документ «Сделка». Этот объект является контейнером для документации, регистрирующий различные события, связанные с заключением сделки.

В рамках одной сделки выполняется формирование договора, дополнительных соглашений и графика оплат, а так же контроль исполнения обязательств по договору.

3.5 Разработка модуля расчета графика оплат и контроля его исполнения

При формировании сделки может быть задана одна из определенных схем кредитования клиента. Система поддерживает несколько схем кредитования. При заключении договора с клиентом утверждается определенная схема.

Определение схемы кредитования выполнятся в документе «График оплаты». Этот документ формируется на основании документа «Договор».

При формировании графика оплат пользователь может задать параметры его расчета:

-    Общую сумму платежа;

-       Годовой процент за кредит;

-       Срок рассрочки.

Затем пользователь из формы документа может запустить механизм автоматического расчета графика оплат.

При проведении документа «График оплат» выполняются движения по регистру «Графики оплат».

Контроль внесения оплат осуществляется на основе анализа записей в регистре «Графики оплат». При этом учитываются сроки внесения оплат заданные в документе.

При наступлении запланированного срока оплаты или за некоторое время до его наступления, момент извещения определяет пользователь, система выводит напоминание о необходимости внесения оплаты.

Если оплата проведена, тогда это событие в системе регистрируется документом «Оплата». При проведении этого документа выполняются движения по регистру «График оплат» обратные движениям документа «График оплат». В результате общая задолженность клиента снижается. При этом учитывается сроки плановой оплаты и фактического ее внесения.

Если клиент нарушает сроки оплаты, система выводит напоминание оператору. После этого может быть выполнен автоматический расчет штрафа и пересчет графика оплат с учетом начисленного штрафа.

Взаиморасчеты с клиентами наглядно отражены в отчете «Взаиморасчеты с клиентом». При формировании отчета выполняется анализ информации регистра «Графики оплаты» и вывод на экран результатов анализа. При нарушении клиентом оговоренных сроков внесения оплаты на основании отчета о взаиморасчетах с клиентом может быть принято решение об отсрочке внесения оплаты, если раннее сроки клиентом не нарушались. В противном случае вводятся штрафные санкции, утвержденные в договоре.

Алгоритм контроля исполнения графика оплат приведен на рисунке 3.4.

Виртуальный счет формируется на основе учета всех поступлений от него и расходов, связанных с заключением сделки. Анализ счета клиента выполняется с помощью отчета «Состояние счета клиента». Информация, полученная с помощью этого отчета, позволяет оценить финансовые потоки, непосредственно связанные с клиентом, ценность и роль поддержки дальнейших контактов с этим клиентом.

3.6 Разработка модуля мониторинга финансовых операций по сделке

Все финансовые операции, связанные со сделкой, регистрируются в системе посредствам документов: «Сделка», «Договор», «Дополнительное соглашение», «Затраты».

Учет прихода и расхода денежных средств, в разрезе сделок и документов, выполняется по средствам регистра «Продажи».

Документы «Договор», «Дополнительное соглашение» выполняют движение приход по регистру «Продажи» с учетом вида расчета с клиентом и вида оговора.

Документ «Затраты» выполняет движение расход по регистру «Продажи» с учетом статьи затрат.

При завершении сделки выполняется полная калькуляция всех поступивших денежных средств и расходов по сделке. Калькуляция выполняется при формировании отчета «Калькуляция сделки».

Отчет выполняет запрос к регистру «Продажи» и выбирает из него движения связанные с конкретной сделкой

На основе анализа данных отчета может быть сделан вывод о прибыльности того или иного рода сделок и планирование дальнейшего направления деятельности агентства.

После формирования калькуляции по сделке она считается завершенной.

3.7 Разработка модуля электронного документооборота

Ведение базы заявок и ведение базы договоров обеспечивается посредством объектов метаданных типа Журнал документов.

В системе определены следующие журналы документов:

-    Общий журнал документов. Позволяет просматривать и осуществлять навигацию по списку всех зарегистрированных в системе документов, выполнять поиск документов по номеру, устанавливать фильтр на отображаемые документы по заданным общим реквизитам документов или графам отбора.

-       Журнал Заявок. Позволяет просматривать зарегистрированные в системе заявки, устанавливать временной интервал для отображения документов.

-       Журнал Договоров. Содержит в себе зарегистрированные в системе договоры. Позволяет осуществлять доступ для редактирования к созданному ранее договору.

В системе существует возможность дополнительной настройки журналов документов через меню «Сервис», «Параметры».

Существуют документы в системе, которые являются аналогами официальных документов. Каждый такой документ имеет печатную форму соответствующую бумажному аналогу. При этом пользователь имеет возможность редактирования документов, автоматически выполняется заполнение полей формы, что позволяет снизить необходимость внесения корректив в шаблон официального документа.

В системе существует возможность переноса печатной формы договоров в текстовый редактор Word. Это снимает необходимость в доработке имеющегося в системе текстового редактора, позволяет вносить любые коррективы в документ без затрат на заполнение полей шаблона.

Взаимодействие разрабатываемой системы и текстового редактора Word выполняется на основе механизма OLE. Этот механизм позволяет из одного приложения вызывать методы и функции другого приложения.

Контроль последовательности и целостности документов осуществляется посредством процедур описанных в модуле формы документа «Сделка». При вводе нового документа по сделке учитываются уже прикрепленные к данной сделке документы.

Механизм вывода на печать документов реализован посредствам описания печатных форм, которые представляют собой закрепленные за документами таблицы. А так же описание алгоритма заполнения печатной формы данными из реквизитов документа.

Заключение

В результате выполнения практики были реализованы следующие этапы:

-    анализ предметной области, специфики деятельности риэлтерских агентств;

-       анализ существующих систем автоматизации;

-       проектирование схем бизнес-процессов, потоков данных. Этап был реализован с использованием методологий и программных продуктов, прошедших международную стандартизацию;

-       определение функциональности информационной системы;

Список литературы

1. Асаул А.Н., Карасев А.В. Экономика недвижимости: учебное пособие. - СПб.: Питер, 2001. - 67 с.

2. Атовмян И.О. Надежность автоматизированных систем управления.- М.:Высш. Школа, 1979. - 287 с.

3. Маклаков С.В. Моделирование бизнес-процессов с Bpwin 4.0.-М.:Диалог МИФИ, 2002. - 224 с.

4. «Положение об аттестации рабочих мест по услови ям труда», Минтруда России. от 14.03.97 г. № 12. - 5 с.