Обеспечение снабжения при снижении уровня накладных расходов. Надежность снабжения - гарантированность обеспечения потребителя необходимой ему продукцией в течение запланированного промежутка времени.
В процессе снабжения предприятие обеспечивает себя хозяйственными средствами, необходимыми для осуществления своей деятельности. Предприятия приобретают нематериальные активы, основные средства, материалы и прочие активы.
Значительный удельный вес в процессе снабжения имеют операции по закупкам материалов, так как они постоянно требуются для осуществления производственного процесса и составляют материальную основу готовой продукции. Материалы входят в состав так называемых материально-производственных запасов [7, с.212].
Материально-производственные запасы представляют собой оборотные средства предприятия, которые можно разделить на две основные группы.
В первую группу входят материалы, предназначенные для изготовления продукции, выполнения работ, оказания услуг, а также материалы, необходимые для хозяйственных нужд предприятия.
Ко второй группе относятся материалы, предназначенные для продажи, а именно: готовая продукция, выпускаемая предприятиями, и товары, используемые в организациях торговли.
Таким образом, понятия снабжения не представляется определения понятия закупки. Под закупками понимается совокупность действий, связанных с покупкой товаров и услуг. Снабжением является деятельность по доведению продукции до потребителей, включающая в себя процедуры закупки, доставки, приемки, хранения, предпродажной подготовки и продажи продукции.
1.2 Виды закупок
Закупки в логистике снабжения можно объединить в две следующие большие группы [3, с.140]:
традиционные закупки;
нетрадиционные закупки.
Традиционными видами закупок являются следующие [3, с.140]:
сырье - так называемые "подвижные товары", такие как медь, пшеница, цемент и т. д.;
особые товары - товары и сырье, которые нужны для конкретного производства;
стандартные товары включают в себя болты и гайки, многочисленные профили стали, трубы, цены на которые относительно стабильны и определяются на основе "прайс-листа со скидкой";
малоценные предметы - товары относительно небольшой стоимости, приобретаемые для содержания и ремонта.
Нетрадиционными видами закупок являются [3, с.141]:
основные товары относятся к группе основных активов (основных средств) предприятия;
услуги - эта категория закупок довольно широка и включает многие виды услуг, такие как, например, реклама, аудиторские услуги, архитектурный дизайн, юридические услуги, услуги по страхованию, туристические услуги и т. д.
Главным отличием приобретения услуг от приобретения товаров является [6, с.78]:
) невозможность хранения - это означает, что время оказания услуги должно совпадать со специфическими потребностями покупателя и что последствия несвоевременности могут быть очень серьезными и дорогими;
) трудность в оценке качества;
товары для перепродажи - эта категория подразделяется на две группы:
) комплектующие изделия, которые ранее изготовлялись на предприятии, а теперь заказываются у внешних источников (например, крупный производитель бытовой техники, который продает микроволновые печи, но уже не производит данную продукцию, покупает микроволновые печи в сборке под своей маркой);
) товары, реализуемые через розничную сеть, такие как одежда, продаваемая в крупных универмагах, продукты питания, продаваемые через супермаркеты, и т.п.
Такие закупки обычно осуществляются мерчендайзерами, которые предварительно должны спрогнозировать дальнейший спрос на данную продукцию, на основании чего принимаются решения о закупке.
Отдельно выделяют международные и государственные закупки.
В отношении каждого конкретного товара существует много причин для закупки его за рубежом. Тем не менее общей причиной использования международных поставщиков является более приемлемая цена, чем при закупке у внутренних поставщиков.
Основными причинами предпочтения при выборе иностранного поставщика в качестве источника снабжения являются [6, с.78]:
способность иностранного поставщика осуществлять поставку с меньшим объемом общих затрат, чем местные поставщики, например из-за значительно низкой доли трудовых затрат, благоприятного курса обмена валюты, высокой производительности оборудования и т. д.; - обеспечение высокого постоянного качества продукции в мотивации поддержания деловых долгосрочных отношений;
отсутствие товаров на внутреннем рынке, например таких, как принтеры и видеооборудование, некоторые виды сырья и т.п.;
более короткие сроки международных поставок по причине ограниченного количества оборудования и сужения возможностей внутренних поставщиков;
наличие у иностранных поставщиков хорошо организованной сети дистрибьюции и возможности предоставлять улучшенное снабжение запчастями, гарантийное обслуживание и техническое содействие;
в силу специализации национальных и зарубежных компаний иностранные поставщики могут намного опережать отечественных в технологическом плане;
бартерная торговля, т. е. для продажи собственной продукции в каких-либо странах приходится соглашаться на закупку товаров в этих странах;
использование внешних закупок (импорта) в качестве оказания давления на отечественных поставщиков с целью получения уступок.
Организация международных закупок сопряжена с рядом трудностей, а именно [6, с.79]:
поиск и оценка поставщиков являются трудоемкими и дорогостоящими процедурами. К тому же ситуация усложняется, когда потенциальные поставщики находятся за рубежом;
цикл поставки международных закупок длиннее, несмотря на то что усовершенствования транспортной системы и системы связи сократили сроки осуществления международных закупок;
из-за расстояния экспедирование производства, либо отгрузки товара иностранной компании затруднено;
способ оплаты при осуществлении международных закупок существенно отличается от способа оплаты закупок внутри страны. Как правило, право собственности на товар возникает в момент оплаты, т. е. из-за риска неуплаты за продукцию отсутствует система оплаты в кредит;
затруднено достижение соглашения между покупателем и продавцом по вопросу использования процедуры контроля качества / приема товара, так как в разных странах могут быть разные стандарты качества;
высокие затраты на оформление документов при осуществлении международных закупок.
Система государственных закупок включают [6, с.80]:
гарантию снабжения для удовлетворения потребностей в обслуживании;
уменьшение дублирования и потерь путем стандартизации товаров;
поддержание и улучшение стандартов качества закупаемых товаров и услуг;
максимальную экономию путем применения передовых технологий и методов закупки;
организацию высокоэффективных систем снабжения. Основными отличиями государственных закупок от закупок промышленных предприятий являются;
осуществление закупок в более жестких законодательных рамках, наличие бюджетных ограничений;
лоббирование размещения заказов на государственные закупки, что вынуждает служащих, ответственных за закупки, предоставлять дополнительные обоснования по принятым решениям о размещении заказов;
целевое размещение заказов, направленных на поддержку предприятий в слаборазвитых регионах, в соответствии с государственными целевыми программами;
отсутствие конфиденциальности;
конкурс на контракты на закупку осуществляется по большей части на основе открытого тендера;
регламентация государственных закупок законодательно утвержденными процедурами по видам и объемам закупок.
Таким образом, существуют два основных вида закупок: традиционные и нетрадиционные. Традиционными закупками являются сырье и товары цены на которые относительно стабильны и определяются на основе прайс-листа. К нетрадиционным закупкам относятся товары группы основных активов предприятия, услуги как категория закупок, товары для перепродажи и другие.
1.3 Стратегии снабжения и планирование закупок
Одной из функциональных стратегий, разрабатываемых в рамках общей стратегии предприятия, является стратегия снабжения. Именно в ней уточняются стратегические цели снабжения и определяются принципы его организации, что имеет особо важное значение для многономенклатурных предприятий, регулярно обновляющих ассортимент выпускаемой продукции. Для таких предприятий важно не только знать перспективную потребность в сырье и материалах, но и организовать эффективно функционирующую систему снабжения. С этой целью в составе стратегических задач должна быть поставлена и решена задача выбора поставщиков.
Отдел снабжения (закупок) предприятия должен владеть информацией о поставщиках и постоянно работать над вопросом: с какими поставщиками сотрудничать в будущем, ─ то есть у предприятия должен быть план работы с поставщиками, который обозначит параметры деятельности службы снабжения (закупок) на долгосрочный период [7, с.213].
Перспективный план работы с поставщиками должен содержать информацию о количестве и составе поставщиков, их региональном распределении, о доле поставщиков, имеющих сертификат качества, о рисках, связанных с рассматриваемыми поставщиками и мерах по их предотвращению. В рамках данного плана предприятие должно прогнозировать свои долгосрочные потребности в сырье и материалах и вытекающие из них цели формирования отношений с будущими партнерами[3, с.138].
Наличие плана перспективной работы с поставщиками необходимо в ситуациях существенного изменения ассортиментной потребности в сырье и материалах при разработке нового изделия или применения новых технологий. Такой план должен формироваться работниками службы снабжения (закупок), ими контролироваться и корректироваться, т.к. изменения, происходящие на рынках и у поставщиков, потребуют периодической актуализации его. Разработка и актуализация плана должны иметь непрерывный характер.
Для эффективного взаимодействия с наиболее важными поставщиками следует разрабатывать индивидуальные планы перспективной работы. При этом следует иметь в виду, что важность поставщика определяется не только объемами поставок, но и стратегическим значением, которое имеет данный поставщик для предприятия.
На основе плана перспективной работы с поставщиками должны формироваться деловые связи, заключающиеся в установлении и поддержании в каждом отдельном случае двухсторонних отношений, которые способствуют [7, с.213]:
формированию партнерской ответственности;
координации партнерских интересов и целей;
повышению эффективности хозяйственных связей.
Именно деловая надежность и стабильность партнеров, взаимовыгодность хозяйственных связей делают сотрудничество между ними долговременным и эффективным.
Разработка стратегии снабжения (закупок) является составной частью планирования материально-технического обеспечения производства. Эта стратегия нужна для рациональной закупки материальных ресурсов, чтобы производство получало их по мере необходимости.
Рационально закупить материальные ресурсы - значит приобрести их нужного качества, в нужном количестве, в требуемое время, у надежного поставщика и по приемлемой цене.
Стратегия снабжения (закупки) состоит из последовательно выполняемых этапов, включающих в себя [7, с.215]:
. Определение потребности в закупках и оценка их характеристик. На данном этапе происходит определение потребности, а также базовых характеристик закупаемых материальных ресурсов, возможных от них отклонений, необходимого количества и сроков поставки. Это подход к снижению издержек производства. Работники занимаются тщательным изучением наиболее дорогих компонентов производимого товара с целью определения возможностей их конструктивной переделки, стандартизации или изготовления с использованием более дешевых технологических приемов. Кроме того, выявляются детали и узлы с излишним запасом, т. е. со сроком службы, превышающим срок службы товара в целом. Определив оптимальные характеристики товара, специалисты составят соответствующие технические требования на него.
Результатом работы на данном этапе являются разработанные спецификации на необходимые виды закупок. В спецификацию должны быть включены все характеристики и стандарты требуемого материала (расшифровка укрупненной номенклатуры по конкретным видам, маркам, профилям, сортам, типам, размерам и прочим признакам). От того, насколько правильно составлена спецификация на закупаемые ресурсы, во многом зависит материальное обеспечение производства. Если в спецификации допущена неточность, то это может привести к тому, что фактические поставки не будут соответствовать действительной потребности. Тем самым предприятие будет поставлено под угрозу невыполнения производственной программы и сбыта своей продукции.
. Составление и анализ заявок. Заявки на приобретение закупок подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество закупок требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку.
Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества закупок опережали фактические потребности в них. Время между размещением заявок и получением материалов называется временем опережения. Правильное определение времени опережения играет важную роль в процессе управления закупками и материальными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках. В то же время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту материальных запасов. Работники, ответственные за составление заявок, должны устанавливать сроки поставки материалов с минимальным опережением, учитывая возможности поставщика и потребности потребителя материалов [7, с.216].
Цель анализа - обеспечение минимальных издержек по каждому виду закупок, конкретные потребительные свойства которых предполагается использовать в производстве продукции.
В процессе анализа должны быть получены ответы на ряд вопросов. Могут ли более дешевые материалы удовлетворить потребности производства? Оправданы ли эти потребности? Могут ли другие виды материалов удовлетворить означенные потребности? В состоянии ли поставщик снизить цены на материалы?
Служба снабжения не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.
. Изучение рынка сырья и материалов. Целью исследования рынка сырья и материалов является достижение обозримости этого рынка. Развитие новых отраслей экономики, постоянно расширяющаяся номенклатура запасов, появление совершенно новых видов сырья с новыми физическими и химическими свойствами - все это делает рынок менее обозримым. В то же время условием успешного материального обеспечения любого предприятия является полная информация о рынке. Изучение рынка сырья и материалов предполагает [7, с.216]:
выработку четкой стратегии снабжения,
систематический сбор, обработку, анализ и оценку информации о потенциальных поставщиках, ассортименте материальных ресурсов, новых технологиях изготовления важнейших для потребителя материалов, ценах на сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты;
хранение информации.
При выработке стратегии снабжения решается основной вопрос: будет ли предприятие само производить материалы, детали или полуфабрикаты либо будет закупать их на стороне. При решении этого вопроса определяющими моментами являются: состояние рынка сырья и материалов, уровень цен, производственные возможности самого предприятия. Выработка стратегии снабжения осуществляется на основе сравнительного стоимостного анализа. В ряде случаев, даже когда предприятие имеет все необходимые производственные возможности для изготовления у себя тех или иных материалов или деталей, вопрос о производстве в каждом конкретном случае тщательно и всесторонне анализируется [7, с.217].
Закупки на стороне и отказ от производства деталей внутри предприятия объясняются теми экономическими преимуществами, которые получают предприятия, покупая материальные ресурсы у узкоспециализированных предприятий по сравнительно низким ценам.
Главный источник информации сегодня является Интернет. В дополнение к нему представляют интерес архивы, библиотеки, любые коллекции материалов, еще не переведенные на электронные носители.
При изучении рынка сырья и материалов также прорабатываются возможности закупок по импорту. При этом следует учитывать, что только крупные фирмы в состоянии защитить свои интересы за рубежом, не подключая посредника, и только они могут содержать собственные представительства в других странах. Договорные соглашения с зарубежными изготовителями предполагают знание действующих в других странах таможенных ограничений и правил международной торговли. Кроме того, нужно учитывать, что перевозка материальных ресурсов, закупленных у зарубежных фирм, сопряжена с повышенным риском и большими затратами. Поэтому наибольшую целесообразность представляет закупка за рубежом лишь тех видов сырья и материалов, которые перерабатываются в больших количествах и приобретение которых за рубежом позволяет значительно сократить затраты [7, с.217].
. Формирование списка потенциальных поставщиков, производителей, посредников.
. Отправка запроса потенциальным поставщикам в соответствии с заявкой на материал. Отделом закупок подготавливается запрос поставщику на поставку материала, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем отдела закупок, и в случае необходимости в него вносятся корректировки.
. Получение предложений от возможных поставщиков. При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков фиксируются по каждому запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки. На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих.
.