Дата поступлення і
реєстраційний номер
|
Корреспондент, дата і
номер документа
|
Короткий зміст
|
Розпроділення і
перерозпроділення
|
Хід виконання,
відмітка про зберігання
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
Реєстраційним
номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1
відповідають реквізиту 28 документа, що поступив.
Відомості
в графу 2 переносяться з бланка (06, 09,10 реквізитів кореспондента).
У
графу 3 переноситься заголовок (17) документа, що поступив. Якщо необхідно,
відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність
додатків і так далі).
У
графу 4 послідовно вноситься результат розподілу (наприклад: 30.09.99
директорові) і перерозподілу, тобто резолюція керівника (16). Записи графи 4
датуються.
У
графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для
вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер
справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5
відповідають реквізиту 27.
Журнал
реєстрації витікаючої кореспонденції
Дата і реєстраційний
номер
|
Кореспондент
|
Короткий зміст
|
Відмітка про
зберігання
|
1
|
2
|
3
|
4
|
Реєстраційним
номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1
відповідають реквізитам 09 і 10 документа.
Відомості
в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування
організації.
У
графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого документа. Якщо необхідно,
відомості можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність
додатків і так далі).
У
графі 4 указується номер справи, куди поміщається копія відправленого документа
і, якщо необхідно, робиться відмітка про відповідь кореспондента. Записи графи
4 датуються.
Журнал
реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)
Дата і реєстраційний
номер
|
Короткий зміст
|
Виконавці
|
Термін виконання
|
Хід виконання,
відмітка про зберігання
|
1
|
3
|
4
|
5
|
Реєстраційним
номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості графи 1
відповідають реквізитам 09 і 10 документа.
У
графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно, відомості можна
доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так
далі).
У
графі 3 указують прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація
з тексту документа).
У
графу 4 вноситься термін (терміни) виконання. (Інформація з тексту документа).
У
графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив для
вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і номер
справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5
відповідають реквізиту 27.
Заголовки
граф інакше називаються реквізитами реєстраційної форми або пошуковими
ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими ознаками є
тільки порядковий реєстраційний номер і дата (відомості графи 1), що серйозно
утрудняє довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно використовувати, якщо
протягом року в кожному з них робиться не більше двохсот записів.
Зручнішою
є карткова система реєстрації, оскільки вона дозволяє подолати два принципові
недоліки журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка дозволяє детальніше
фіксувати етапи перерозподілу і ходу виконання документа і оптимізувати
оперативний пошук документа або інформації про нього.
2. Карткова система реєстрації документів
Єдина
реєстраційно-контрольна картка оформляється на папері формату А5 або А6 (мал.
3)
Мал.
3. Форма реєстраційно-контрольної картки
У
поля картки заносять наступну інформацію. Кореспондент. Для вхідних документів
в цій позиції указують реквізит 06 документа, що поступив, для витікаючих -
відомості переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування
організації. Для внутрішніх - указують вид документа (08).
Дата
надходження і реєстраційний номер. Заповнюється тільки при реєстрації вхідних
документів.
Дата
і номер документа. Відомості переносяться з бланка (09,10 реквізитів).
Короткий
зміст - заголовок документа (17); Якщо необхідно, відомості можна доповнити
(наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).
При
реєстрації вхідних документів в позицію 5 послідовно вноситься результат
розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція
керівника (16). Записи датуються. При реєстрації внутрішніх документів указують
прізвища тих посадових осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту
документа).
У
позиції 6 указують термін (терміни) виконання на підставі резолюції, аналізу
змісту (для вхідних документів) або тексту (для внутрішніх документів).
У
позиції 7 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він робив
для вирішення питання (як оформлених документально, так і бездокументних), і
номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості
відповідають реквізиту 27.
Фонд
№, Опис №, Справа № - позиції для фіксації відміток про зберігання виконаного
документа. Як варіант, може використовуватися інша форма запису відомостей про
зберігання виконаного документа:
У
позиції «Примітка» указується фактичне місцезнаходження документа в тому
випадку, якщо виконаний документ в справу не поміщений або витягує із справи.
Записи датуються. При картковій системі реєстрації для привласнення
реєстраційних номерів використовується нумераційний бланк - лист паперу формату
А4 з проставленими на нім порядковими номерами. Нумераційні бланки оформляють
для кожного реєстраційного масиву (окремо для тих, що входять, витікаючих і
кожному різновиду внутрішніх документів). Привласнений документу порядковий
номер викреслюється з нумераційного бланка.
3. Індексація
Індексація
- проставляння при реєстрації порядкових номерів і необхідних умовних позначень,
вказуючих місце складання або зберігання документа. Як умовні позначення можуть
використовуватися порядкові номери (коди) з класифікатора постійних
кореспондентів, структурних підрозділів або посадових осіб, питань діяльності і
так далі Наприклад: 02-12/156, де:
02 -
належна особа - адресат;
12 -
кореспондент;
156
- порядковий реєстраційний номер.
Найбільш
оптимальною прийнято рахувати індексацію з використанням номера справи по
номенклатурі справ, оскільки номер справи одночасно указує і на місце зберігання,
і на авторство, і на зміст документа. Наприклад: 01-20/156, де:
01-20
- номер справи по номенклатурі справ;
156
- порядковий реєстраційний номер.
При
індексації вхідних, витікаючих і внутрішніх документів слід використовувати
одноманітну систему умовних позначень (індексів), в основі якої лежать наступні
правила:
розташування
складових частин індексу має бути постійним;
система
індексів, вживана в організації, повинна залишатися незмінною протягом
тривалого проміжку часу.
Якщо
в конкретній організації при невеликому об'ємі документообігу для оперативного
пошуку документа або інформації про нього необхідним достатнім є використання
тільки порядкового реєстраційного номера, система індексів може не
розроблятися.
4. Систематизація реєстраційно-контрольних карток (РКК)
Масив
реєстраційно-контрольних карток утворює довідково-контрольну картотеку. Картки
в картотеці мають бути розставлені в певному порядку, тобто систематизовані
відповідно до вибраних ознак систематизації. Ознаки систематизації (пошукові ознаки)
РКК:
алфавітний;
географічний
(регіональний);
кореспондентський;
номінальний
(по видах і різновидах документів);
наочно-питальний
(по заголовку, змісту);
структурний
(по структурі організації, по відділах);
хронологічний
(по даті) і так далі
При
розстановці РКК, як правило, вдається активізувати декілька пошукових ознак
(зазвичай 3 - 5). Наприклад, картки документів, що поступили і відправлених,
можна розставити за змістом, питання розташувати за абеткою, усередині наочної
рубрики картки систематизувати по назвах регіонів, розташованих за абеткою, в
кожному регіоні розподілити картки по кореспондентах, а найменування
організацій-кореспондентів розташувати в алфавітному порядку і так далі.
5. Контроль виконання документів
Контроль
- невід'ємна (основна) функція управління і необхідний елемент управлінської
діяльності. Мета контролю - своєчасного і якісного виконання кожного доручення.
У контрольній діяльності розрізняють дві групи операцій: контроль виконання по
суті поставлених завдань; сроковий контроль.
Контроль
виконання по суті поставлених завдань здійснюють керівники всіх рангів.
Контроль за дотриманням термінів виконання доручень завжди покладається на
апарат керівника (службу ДОУУ). У контрольній діяльності служби ДОУУ виділяють
декілька етапів:
1.
Постановка документа на контроль, оформлення відмітки про контроль в документі
(18) і в реєстраційній формі. Підставою для цього може бути: резолюція
керівника (16); аналіз змісту тексту (19). Документ ставиться на контроль в
тому випадку, якщо в тексті вказані або передбачаються конкретні терміни
виконання.
2.
Систематизація реєстраційних форм по термінах виконання. Систематизація
проводиться з метою виявлення документів, термін виконання яких закінчується
«сьогодні», «завтра», «післязавтра».
При
журнальній формі реєстрації передбачається щоденна вибірка і повторна фіксація
журнальних записів. При використанні РКК необхідно вибрати картки з відміткою
До або КОНТРОЛЬ і розставити їх в окремій рубриці в порядку прямої хронології
(... 01.09.99, 02.09.99...) по термінах виконання.
Комп'ютерні
програми реєстрації і контролю виконання документів повинні робити вибірку по
термінах виконання автоматично.
3.
Повідомлення і нагадування виконавцеві про терміни виконання (під час передачі
документа на виконання, за три дні до закінчення контрольного терміну, в день
виконання).
4.
Повідомлення керівника (контролерові) про терміни виконання доручення (за один
день до закінчення терміну виконання, в день виконання).
5.
Зняття документа з контролю або перенесення контрольних термінів. Підставою для
цього має бути тільки думка керівника, виражена в письмовій (підпис, гриф
твердження, резолюція) або усній формі.
6.
Складання періодичної довідки або зведення про виконавську дисципліну.
Передбачуваний склад інформації: кількість документів, узятих на контроль,
кількість виконаних (в строк, з порушенням контрольного терміну) документів і
що знаходяться на виконання (в строк, з порушенням контрольного терміну).
Довідка може містити зведення про виконавську дисципліну кожного структурного
підрозділу, кожного виконавця або організації в цілому.
Усередині
кожної рубрики картки розставляють по хронології або у валовому порядку
реєстраційних номерів. Традиційно застосовується зворотний (... 5, 4, 3, 2,1)
порядок реєстраційних номерів і дат.
Довідкова
картотека ділиться на дві частини: картки документів, що знаходяться на
виконання, і виконаних.
Класифікатори,
вживані при індексації, реєстраційні форми і самі документи утворюють
інформаційно-пошукову систему (ІПС) організації, тобто систему, що забезпечує
здійснення оперативної довідкової роботи і контролю виконання документів.
Список використаних джерел інформації
1.
Наказ Міністерства юстиції
України від 26.11.2003 N 143/5 ’’Про затвердження Інструкції з діловодства у
відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських
(міст обласного значення) управлінь юстиції’’
2.
Інтернет ресурс
http://www.minjust.gov.ua/
3.
Посібник з діловодства Хоменко
М.Ф., Грабарь О.В., 2003 г., 104 стр.