Контроль и контроллинг
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И
ТУРИЗМА УКРАИНЫ
ХАРЬКОВСКАЯ
ГОСУДАРСВЕННАЯ АКАДЕМИЯ КУЛЬТУРЫ
Кафедра менеджмента
организаций
Контроль и контроллинг
Подготовила
студентка 4 курса
4 группы МО
ф-та Менеджмент
Климайте Анжелика
ХАРЬКОВ 2009
Контроль — важная функция менеджмента. По своему содержанию
контроль является управленческой деятельностью, задачами которой служат
количественная и качественная оценка и учет результатов работы не только всей
организации, но и ее отдельных структурных единиц. Главные инструменты
выполнения этой деятельности — наблюдение, проверка всех сторон деятельности,
учет и анализ. В процессе управления контроль выступает как элемент обратной
связи, так как по его данным корректируются ранее принятые решения и планы.
Эффективно поставленный контроль призван быть стратегически направленным,
своевременным и достаточно несложным.
Деятельность любой фирмы всегда направлена на достижение
конкретных целей. Чтобы не сбиться с намеченного курса, необходим постоянный
контроль за тем, как реализуются разработанные программы. Решению этой задачи
способствовало использование схемы управления.
Эта простая система явилась в свое время важным этапом в развитии
формализованного аспекта управления. Введено объективное измерение
эффективности работы, дан инструмент для определения характера и места
имеющихся слабостей, а также метод сравнения эффективности работы различных
подразделений фирмы. Сегодня традиционная система контроля является одним из
существенных (хотя и устаревших) инструментом управления.
В нашей стране значительные изменения происходят в содержании,
формах и методах контроля по мере углубления и расширения экономических реформ,
перехода к рыночной экономике, упразднения запретов на негосударственные формы
собственности, изменения порядка владения производимыми материальными благами и
услугами, их потребления, распределения и использования. Ключевое значение
здесь имеет организация многопланового, последовательного и тщательного внутреннего
контроля, без которого трудно выстоять на рынке в борьбе с конкурентами.
В той или
иной мере в каждой российской компании проводится внутренний контроль,
выступающий как система мер, обеспечивающих ее нормальную работу прежде всего в
финансовой области, в частности сохранность активов, достижение плановых
показателей, в том числе по прибыли и т.д. Такого рода контроль осуществляется
обычно администрацией предприятия. Кроме того, имеет место внутренний бухгалтерский
контроль и внешний контроль за результатами деятельности фирмы со стороны
аудиторских организаций.
Для текущего внутреннего контроля, проводимого руководящими органами
фирмы, используются данные анализа, в том числе статистического, материалы
оценки качества выполнения планов и т.д. Бухгалтерия, оценивает строгое соблюдение
сотрудниками решений руководства, правил отчетности, в частности точное
отражение в ней хозяйственных операций. Проверка же итогов работы компании
аудиторской фирмой нацелена на определение уровня достоверности показателей,
содержащихся в бухгалтерских документах и отчетах. Задача контроля состоит в
квалифицированном определении предела допустимых отклонений, все остальные
отклонения требуется зафиксировать и принять меры к устранению недостатков.
Контроль выступает как неотъемлемая составная часть всего процесса
рационализации хозяйственной деятельности фирмы. В его задачу входят
предвидение возможных ошибок, нарушений, отклонений и предотвращение их, а
также в случае их совершения обеспечение неотвратимости воздействия и
пресечения соразмерно выявленному характеру отклонения. В рыночной экономике
проблема рационализации контроля решается прежде всего в интересах бизнеса.
Основное внимание уделяется ликвидации дублирующих функций, сокращению
накладных расходов, рационализации документации и учета, внедрению технических
средств и повышению профессионализма работников.
Контроль как способ обратной связи может быть эффективным только в
случае получения и использования достоверной и своевременной информации о
состоянии всей управляемой системы, определения того, все ли в этой системе
осуществляется в соответствии с намеченными целями и принципами, полученными
распоряжениями и указаниями руководства, действующими законами. Контроль дает
возможность не только выявить отклонения от принятых и утвержденных правил,
процедур, законоположений, но и дать оценку причин этих отклонений,
конкретизировать их по степени участия, в них должностных лиц, деятельность
которых подвержена проверке.
Приоритетное значение имеет организация постоянного контроля со
стороны руководства за качеством достижения намеченных в плане показателей (прежде
всего по прибыли), за обеспечением запланированного уровня рентабельности в
целом по компании и по работе ее отдельных подразделений. Развернутый анализ
рентабельности фирмы, выявление резервов и неиспользуемых возможностей производятся
на основе анализа рентабельности отдельных сегментов рынка, различных товаров и
услуг, конкретных деловых акций предприятия.
Для того чтобы предприятие имело возможность добиться крупных
успехов и признания на рынке, необходимо внедрять в практику наиболее
передовые, прогрессивные методы работы. К числу таких инноваций относится
практика внедрения контроллинга, В настоящее время система контроля все чаще
дополняется системой контроллинга, обеспечивающего более эффективное управление
фирмой в целях долговременного существования ее на рынке, представляющего инструмент
управления достижением высоких конечных результатов деятельности предприятия.
Таким образом, смысл контроля, проводимого контроллингом, заключается
в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности
управленческого процесса.
В функции
контроллинга включается финансовый контроль. Финансовый контроль включает три
основных направления своей деятельности:
·
оценку
планов на реализуемость;
·
корректировку
планов;
·
повышение
качества планов.
В результате можно дать такое определение контроллинга: «Контроллинг
— управление будущим для обеспечения длительного и эффективного
функционирования предприятия и его структурных единиц».
Контроль, проводимый контроллингом, в отличие от традиционного
контроля не является основной задачей администрации. Он заключается в
сопоставлении оценок «план — факт», в объяснении причин, обусловивших появление
отклонений, в определении их влияния на перспективные цели, а также в
разработке корректирующих мероприятий по устранению отклонений.
Отсюда главные задачи контроллера — разработка материалов для
принятия управленческих решений и представление их руководству. Он должен также
консультировать администрацию по всем вопросам выбора наиболее эффективных вариантов
действий и тем самым оказывать влияние на использование всех возможностей
достижения предприятием запланированных показателей.
Если сравнивать контроллинг и контроль, то в принципе контроллинг
ближе к предварительному контролю. Как известно, основными целями любого
предприятия являются успешное развитие и высокая прибыль. Поэтому одна из
ключевых задач контроллинга заблаговременная подготовка соответствующей основы
для процветания в будущем. Контроллинг силен тем, что позволяет установить контроль
за достижением как стратегических, так и тактических целей деятельности фирмы.
Важнейшие виды деятельности и сферы компетенции службы
контроллинга заключаются обычно в следующем:
1. Построении системы планирования:
ü
содействие
разработчикам при определении общего плана развития фирмы и ее целей;
ü
руководство
и координация работами по планированию и составлению бюджета;
ü
согласование
промежуточных целей и планов и их сведение в единый общий план;
2. Составлении отчетности:
ü
введение
современной системы информационного обеспечения и отчетности;
ü
учет
специфических потребностей менеджеров в информации и отчетности;
ü
своевременное
представление периодической информации об отклонениях между фактическими и
плановыми значениями показателей, характеризующих оборот, затраты, прибыль,
состояние финансовых средств и инвестиций;
ü
информация
руководства фирмы о своих соображениях, связанных с выявленным превышением
сметы по определенным, уже введенным в план позициям, контрольным точкам,
ориентирам;
ü
анализ
отклонений и обсуждение его результатов с ответственными руководителями
подразделений фирмы, а также разработка альтернативных решений и рекомендаций
по выходу из сложившейся ситуации в качестве контр-управления;
ü
расчет
эффективности новых проектов;
ü
реакция
в виде согласия по определенным в плане позициям и контрольным точкам при
осуществлении так называемого менеджмента по отклонениям.
Очевидно, что прежде чем контролировать достижение какой-либо
цели, необходимо проверять обоснованность ее выбора и реальность достижения. В
зависимости от результатов проверки переходят либо к разработке системы
контроля за выполнением данных планов, либо к разработке альтернативных
стратегий.
Выбранные подконтрольные показатели и системы показателей должны
соответствовать определенным требованиям: ограниченный объем показателей;
многофункциональное изложение; динамизация и перспективность; характер раннего
предупреждения; сравнимый характер по отраслям и предприятиям.
Система управления подконтрольными показателями включает в себя
два блока: сравнение плановых (нормативных) и фактических значений показателей
с целью выявления причин и виновников отклонений, а также определение взаимосвязи
между отклонениями по подконтрольным показателям и конечными результатами
деятельности фирмы на основе системного анализа. Последнее является одной из
самых сложных задач контроллинга, при решении которой чаще всего возникают
ошибки.
По фирме в целом на основании прогнозируемых оборотов, расходов и
доходов планируются следующие экономические показатели: объем и структура
оборота; структура и величина расходов; отношение прибыли к капиталу; отношение
прибыли к нетто-активам; дивиденды; структура и объем программы инвестиций
(вложений) и финансирования; объем и структура активов; объем и структура
заемных средств, обеспечивающих ликвидность; отношение собственных средств к
чистым активам; соотношение сроков активов и пассивов; платежеспособность;
налоговые отчисления; отчисления в резервные фонды.
Планируемые величины данных показателей очень часто взаимосвязаны
и взаимозависимы, поэтому их планирование необходимо с целью превентивной
корректировки политики фирмы, ее целей и задач в целом и отдельных
подразделений в частности. После такого предварительного контроля в рамках системы
контроллинга наряду с текущим контролем выполнения целей и задач по намеченным
показателям также осуществляется непрерывная корректировка целей и самой
деятельности фирмы, направленной на их достижение.
В российских условиях контроллинг все чаще выступает как система
обеспечения выживаемости фирмы в краткосрочном плане, нацеленная на оптимизацию
прибыли, в долгосрочном – на поддержание гармоничных отношений с окружающей средой.
Появление контроллинга было связано с усложнением ориентации предприятия на
рынке, усилением конкуренции, необходимостью учета многих социальных и
экономических факторов. Уже стало очевидным, что контроллинг имеет огромный
потенциал как совокупность методов оперативного, стратегического и финансового
менеджментов, учета, планирования, анализа и контроля на качественно новом
этапе развития рынка, как единая система, направленная на достижение
стратегических целей компании. Для внедрения и обеспечения надежного функционирования
системы контроллинга, руководству компании особенно нужна постоянная
оперативная информация о реальных затратах на производство и реализацию
продукции, каждого конкретного ее вида, точные калькуляции товаров, в которые
внесены все непосредственные затраты на их производство. Отметим, что
традиционное ценообразование, опирающееся на калькуляцию полной фактической
себестоимости продукта, сейчас все более отходит на второй план, а преобладает
оценка того, сколько клиент может и хочет заплатить за него.
Поскольку контроллинг основывается на данных бухгалтерского и
финансового учета, обычно именно сотрудники бухгалтерских служб или служб
внутреннего аудита становятся сотрудниками служб контроллинга. Взаимосвязи
между различными составными частями бухгалтерского учета весьма многогранны и
управление ими нередко имеет важное значение для качества принимаемых решений,
для успешного функционирования контроллинга.
Человеческий фактор играет немаловажную роль в контроллинге.
Вследствие этого важная часть контроллинга, как и всего менеджмента,
распространяется на управление персоналом. Можно утверждать, что в области
управления персоналом контроллинг – это управление через согласование целей.
Каждый работник предприятия выполняет определенный круг задач (то,
чем он занимается) и достигает поставленной цели, т.е. того, к чему он стремится.
Фирма в целом также имеет свои задачи (описание функций должностей по штатному
расписанию), установленные виды деятельности (сформированные в единую картину)
и цели (финансовые результаты, размер собственного капитала и т.п.). Все это
разбивается на составляющие и отражается при описании функций отдельных менеджеров
в сферах производства, оказания услуг привлечения и размещения капитала, технического
и материально-технического обеспечения, центрального регулирования. Каждый сотрудник
призван знать свои обязанности и сознавать цель работы. Контрольная функция
руководства наиболее результативно осуществляется менеджером путем совместного
с сотрудником анализа результатов его работы. Тем самым требования контроллинга
реализуются каждым работником самостоятельно и дополняются коллективным
контроллингом.
В данном разрезе контроллинг может быть представлен и как
обучающая система, направленная на выявление внутреннего потенциала, на
использование резервов и способностей персонала.
В связи с этим следует различать понятия «контроллинг» и
«контроллер».
Контроллинг — это предмет деятельности соответствующего менеджера независимо
от занимаемой им должности или иерархической ступени в управлении предприятием.
Контроллер — специалист, выполняющий функции и задачи контроллинга. В
зависимости от размеров предприятия и принятого варианта организации службы
контроллинга в качестве контроллера может быть и руководитель предприятия, и
руководитель отдела (группы), и отдельный работник. При этом каждый из них выполняет
определенный круг задач (то, чем он занимается) и достигает поставленную цель
(то, к чему он стремится). Поскольку предприятие в целом также имеет свои задачи
(описание функций должностей по штатному расписанию), установленные виды
деятельности и цели (финансовые результаты, размер собственного капитала и т.
д.), то и перед каждым отдельным работником ставятся определенные задачи. Тем
самым контроллинг выполняется каждым работником самостоятельно. Ответственность
за организацию и эффективное функционирование системы контроллинга возлагается
на контроллера.
Служба контроллинга предоставляет инструментарий для такой работы
и обеспечивает консультации по его применению, регулирует процесс управления,
следит за ходом менеджмента. Подобный контроль позволяет систематически уточнять,
корректировать функции и должностные обязанности каждого работника.