Информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Информационное, техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Оглавление

Введение

Глава 1. Теоретические основы кадровой работы в организации      

.1 Организация кадровой работы на предприятии

.2 Функциональное разделение труда в кадровой работе на предприятии

.3 Информационное и техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

.4 Организация деятельности службы управления персоналом

.5 Основы кадрового делопроизводства и трудового законодательства

.6 Алгоритм проверки кадровой работы в организации 

.7 Совершенствование кадровой работы на предприятии        

Глава 2. Анализ кадровой работы в ООО «Южноуральск-Лада»     

.1 Общая характеристика и анализ внутренней среды ООО «Южноуральск - Лада»

.2 Анализ кадровой работы в ООО «Южноуральск - Лада»

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Введение

Кадровая работа - это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации. Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности компании.

Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность.

Во-первых, эта потребность тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины.

Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами.

Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.

Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом.

Проблемы формирования кадровой работы в настоящее время актуальны и для ООО «Южноуральск-Лада».

Объект курсовой работы - ООО «Южноуральск-Лада»

Предмет курсовой работы - организация кадровой работы в ООО «Южноруальск-Лада»

Цель курсовой работы - разработка программы совершенствования кадровой работы в организации на примере ООО «Южноуральск Лада».

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

. Проанализировать понятие и виды кадровой политики

. Исследовать организацию деятельности службы управления персоналом

. Выделить основы кадрового делопроизводства и трудового законодательства.

. Проанализировать объект исследования

. Проанализировать кадровую работу в ООО «Южноуральск-Лада»

. Разработать программу по совершенствованию кадровой работы в ООО «Южнорульск-Лада».

В процессе исследования были использованы следующие методы:

-    сравнительный анализ;

-       обобщение;

-       системный анализ;

-       синтез;

-       социологический опрос.

В ходе исследования использовались труды следующих авторов: Армстронг М., Базаров Т.Ю., Блинов А.В., Василевская О.П., Бутурлин М. А., Журавлев П. В., Карташов С.А., Исаенко А., Кибанов А.Я., Комисарова Т.А., Кузнецова Н. В., Маренков Н. Л., Свистунов В., Шекшня В.Е и другие.

Работа состоит из 2 глав. В первой рассмотрены теоретические аспекты кадровой работы на предприятии, во второй главе представлена практическая работа, а именно проведен анализ работы предприятия и кадровой работы.

Глава 1. Теоретические основы кадровой работы в организации

 

.1 Организация кадровой работы на предприятии

Кадровая работа - неотъемлемая составляющая организационной деятельности любого предприятия. Сущность кадровой работы заключается в поддержании оптимального кадрового состава предприятия, наилучшим образом соответствующего экономическим интересам, целям и задачам деятельности последнего. Ведение кадровой работы на предприятии организуется и осуществляется исходя из реальных организационных и материальных возможностей предприятия, а также с учетом особенностей складывающейся на данный момент экономико-финансовой и социально-демографической ситуации в отрасли, а также экономике в стране в целом. Коротко определение понятия «кадровая работа предприятия» можно сформулировать следующим образом: Кадровая работа на предприятии - это комплекс организационных, экономических, финансовых, технических и иных мероприятий, согласованных между собой по срокам и способам проведения и направленных на поддержание оптимального кадрового состава предприятия.

Своеобразие кадровой работы заключается в том, чтобы, по меткому выражению одного из отечественных кадровых «гуру», осуществлять не экстренное, «хирургическое» решение кадровых проблем предприятия, а их своевременную и эффективную «санацию». Разумность подобного подхода к организации и ведению кадровой работы трудно оспаривать - в конце концов, используя медицинскую терминологию, лечение всегда обходится дороже профилактики.

Следовательно, руководству предприятия в рамках кадровой политики предстоит сосредоточить свои усилия на достижении двух взаимосвязанных целей:

Реализация заранее спланированных мероприятий, направленных на решение текущих, повседневных потребностей предприятия в персонале (так называемая «текучка»).

Организаторская работа по формированию кадрового резерва предприятия.

Таким образом, конечная цель кадровой работы - обеспечение наивысшей экономической эффективности деятельности предприятия - при ближайшем рассмотрении «распадается» на две взаимодополняющих друг друга составляющих

Основные принципы кадровой работы на предприятии. Под принципами обычно понимают базовые фундаментальные положения, исходя из которых вырабатываются теоретические и практические основы деятельности К ним относят:

Принцип реалистичности в кадровой работе заключается в объективной, взвешенной и всесторонней оценке ситуации как за пределами организации так и внутри него ( оценка внутренних преимуществ и недостатков в работе предприятия). Именно на этом принципе основывается и практика проведения периодического SWOT-анализа деятельности предприятия.

Принцип эффективности в кадровой работе на предприятии означает, что организация и выполнение кадровой работы целиком и полностью подчинены ее конечной цели - обеспечению наивысшей экономической эффективности деятельности предприятия.

Принцип последовательности в кадровой работе на предприятии предполагает планомерное, «пошаговое» выполнение организационных и иных мероприятий, предусмотренных программой развития предприятия (в части, касающейся вопросов обеспечения персоналом) и кадровым бизнес-планом.

Принцип гибкости в кадровой работе на предприятии подразумевает своевременное и адекватное реагирование уполномоченных органов и должностных лиц предприятия на возможные или же реальные изменения в условиях функционирования предприятия (корректировка планов кадровой работы, смена кадровой стратегии, пересмотр приоритетов кадровой политики и т. п.).

Принцип открытости в кадровой работе на предприятии заключается в восприимчивости уполномоченных органов и должностных лиц предприятия к передовым технологиям, средствам, методам, а также практике ведения кадровой работы, их заимствованию, адаптации к условиям предприятия и последующему высокоэффективному использованию.

Таковы в общих чертах основополагающие принципы кадровой работы на предприятии. А теперь рассмотрим главные направления кадровой работы и ее основные задачи.

1.2 Функциональное разделение труда в кадровой работе на предприятии

Среди важнейших направлений кадровой работы на предприятии следует выделить:

Учетно - контрольное направление кадровой работы нацелено на обеспечение учета и контроля при работе с персоналом;

Планово регулятивное направление кадровой работы нацелено на привлечение персонала и его рациональное использование;

Отчетно - аналитическое направление кадровой работы нацелено на изучение кадровых процессов предприятия;

Координационно - информационное направление кадровой работы нацелено на организацию работы с персоналом по вопросам, связанным с устным и письменным обращением работников;

Организационно-методическое направление кадровой работы нацелено на обеспечение надежного и эффективного управления кадровыми процессами внутри предприятия.

Организация и ведение кадровой работы по каждому из перечисленных направлений предполагает последовательное решение ряда задач.

Целесообразно рассмотреть основные задачи кадровой работы на предприятии по направлениям.

Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

прием работников на предприятие;

учет работников;

увольнение работников;

работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т.- п.).

Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;

расстановка работников предприятия;

перемещение работников предприятия;

становление в должности и адаптация работников. Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

изучение работников; оценка работы работников;

Отчетно - аналитическое направление работы предполагает решение следующих задач:

изучение работников;

оценка работы работников;

аналитическая работа;

подготовка отчетов.

Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

профессиональная подготовка (доподготовка и переподготовка) работников;

организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);

работа с письменными обращениями работников предприятия;

архивная и справочная работа.

Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

документирование деятельности работников предприятия;

кадровая работа в подразделениях предприятия;

планирование кадровой работы;

руководство кадровой работой.

1.3 Информационное и техническое и правовое обеспечение системы управления персоналом

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления как информационную систему.

Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему. размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного
обеспечения (ИО) системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления.

Правовое обеспечение

Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эфой деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом - это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на руководителя и других должностных лиц (в пределах представленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно - распорядительных, административно - хозяйственных, трудовых и и других функций, а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.

Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и т.п. - все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.

Это достигается путем установления правовых норм централизованного или локального характера. В трудовом законодательстве преобладающее место занимают акты централизованного регулирования - Кодекс законов о труде РФ, постановления Правительства РФ, акты Минтруда РФ. Вместе с тем есть вопросы труда, которые могут решаться при помощи локальных правовых норм, принятых в каждой организации.

В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования неуклонно расширяется. К таким актам относятся: приказы руководителя организации по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, стандарты организации и др.

Основные задачи юридического отдела в этой области таковы:

-  разработка проектов нормативных актов организации;

-       правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их;

-       организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею;

-       информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде;

-       разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.

В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные) соглашения, коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.

Правовые акты ненормативного характера - это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и все ее подразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т.п. Основными законодательными актами, регулирующие трудовые отношения являются: Гражданский кодекс РФ; Кодекс законов о труде; Закон РФ «О коллективных договорах и соглашениях»; Закон РФ «О занятости населения в РФ»; Закон «О порядке разрешения коллективных трудовых споров»; Указ Президента РФ «О социальном партнерстве и разрешении трудовых споров (конфликтов)» и др.

1.4 Организация деятельности службы управления персоналом

Служба управления персоналом - относительно самостоятельная совокупность структурных подразделений и других организационных и opгaнизaциoннo-экoнoмичecкиx образований (цехов, отделов, бюро, комплексных коллективов и бригад, временных рабочих групп и т.п.), а также отдельных работников, входящая в состав линейно-функционального блока организации и обеспечивающая в пределах своей компетенции управление, технико-экономическое развитие и обслуживание производства. Служба возглавляется главным специалистом, подчиненным главному инженеру или заместителю руководителя предприятия Они являются одновременно и средством, и инструментом реализации кадровой политики организации. Сегодня любая успешно действующая крупная организация тщательно формулирует свою кадровую политику, охватывающую все сферы работы с персоналом внутри организации (в редких случаях и только в крупнейших компаниях возможна некоторая децентрализация в вопросах формирования такой политики) и жестко проводимую в жизнь. В крупных и средних компаниях повсеместно существуют не только сформулированные на бумаге, но и активно «работающие» правила, «меморандумы», управленческие процедуры по всем важным направлениям работы с персоналом (по политике найма и продвижения работников в компании, а также по вопросам оплаты, пенсий и т.п.). Следование единой кадровой политике позволяет организации не только избегать многих рудовых конфликтов и экономить значительные средства, но и, самое главное, добиваться более высокой отдачи от персонала.

Главной целью службы управления персоналом является обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие. Причем кадрами, способными эффективно решать задачи организации в рыночных условиях.

Современной практике управления персоналом существует несколько вариантов роли и места службы управления персоналом в структуре менеджмента организации, которые зависят от степени развития и особенностей организации. Рассмотрим эти варианты.

Первый вариант структурного положения кадровой службы заключается в том, что служба управления персоналом подчинена руководителю по администрированию. Основная идея такого варианта заключается в сосредоточении всех центральных координирующих служб в одной функциональной подсистеме.

Данный вариант схематически представлен на рисунке 2.

Рис. 2. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю по администрированию

Второй вариант структурного положения кадровой службы заключается в том, что служба управления персоналом непосредственно подчинена руководителю организации (рис. 3). Преимуществом такого положения кадровой службы является то, что при этом варианте исключена множественность подчинения кадровой службы, а также то, что все сферы кадровой политики контролируются руководителем организации. Такая структура используется небольшими организациями в начале их развития, когда недостаточно ясно определен статус кадровой службы.

Рис. 3. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю организации на третьем уровне управления

Третий вариант структурного положения службы управления персоналом также связан с непосредственным подчинением ее руководителю организации, но на втором уровне руководства (рис. 4). Данный вариант наиболее приемлем на том этапе развития организации, когда руководитель пытается таким образом поднять статус службы, хотя иерархический уровень заместителей еще не готов к ее восприятию как подразделения второго уровня управления.

Рис. 4. Местоположение службы УП в организационной структуре: подчинение руководителю организации на втором уровне управления

Четвертый вариант структурного положения службу УП - служба УП организационно включена в руководство организацией (рис. 5). Этот вариант типичен для развитых компаний и является наиболее распространенным в современной практике. При таком варианте подсистема управления персоналом приобретает равнозначный статус относительно других подсистем управления организацией.

Рис. 5. Местоположение службы УП в организационной структуре: включение в руководство организацией

Организационная структура, представленная на рисунках 3-6, называется функциональной и построена по принципу разделения обязанностей между функциональными подразделениями, отвечающими за одно из направлений деятельности (финансы, оборудование, производство, продажа, персонал и т.д.). На примере функциональной организационной структуры можно наиболее наглядно проследить развитие функций и полномочий, а также возрастание значимости службы УП в соответствии с развитием самой организации. Эти функции и полномочия также свойственны службам УП организаций с дивизионной организационной структурой, при этом область ответственности службы УП определяется спецификой организационной структуры, а функции - уровнем развития организации. Рассмотрим две разновидности дивизионной структуры - продуктовую и географическую.

При продуктовом типе организационной структуры, когда в основу разделения труда положена производимая продукция или оказываемые услуги, а производства отдельных видов товаров (услуг) отделены друг от друга, для каждого направления производства существует своя кадровая служба. Организация службы УП для такого типа организаций представлена на рисунке 6.

Рис. 6. Организационная структура системы управления персоналом при продуктовой структуре управления организацией

Для многонациональных корпораций наиболее распространенным типом оргструктуры является географический (или региональный) тип, в основу которого положен географический принцип разделения производства товаров или услуг в различных государствах или на различных географических территориях.

Другой распространенной формой организационной структуры является матричная структура. При такой структуре происходит наложение проектной структуры на постоянную функциональную структуру управления организацией. При этом под проектной структурой подразумевается временная структура, создаваемая в целях реализации конкретного проекта, для чего происходит объединение персонала в проектные группы. В матричной организации члены проектной группы подчиняются руководителю проекта и руководителям функциональных подразделений, где работают постоянно. Руководители проектов устанавливают содержание и очередность работ, а руководители подразделений несут ответственность за их выполнение. Структура системы управления персоналом для матричной организации представлена на рис. 7.

Рис.7. Служба УП в организации с матричной структурой управления

Итак, организационная структура системы управления персоналом варьируется в зависимости от специфики ее деятельности. Кроме того, структура служба УП зависит от размеров организации, а также от уровня кадрового и методического потенциала в области управления персоналом, который определяет степень привлечения сторонних консультационных услуг.

Если кадровый состав организации немногочисленен, то выполнением некоторых задач в области управления персоналом может заниматься один специалист, а не подразделение в рамках службы УП. Также ряд функций системы управления персоналом может быть передан другим подразделениям организации (например, функция информационного и технического обеспечения системы управления персоналом может быть передана директору по информационным технологиям).

Таким образом, службы управления персоналам на сегодняшний день являются функциональными и не участвуют напрямую в управлении основной деятельностью сотрудников организации, а помогают руководителям всех уровней решать вопросы, связанные с наймом, перемещением, увольнением, обучением, социальным обеспечением персонала и ряд других вопросов. Поэтому оптимальным является сочетание полномочий линейных руководителей организации и специалистов по персоналу на основе их совместной ответственности.

1.5 Основы кадрового делопроизводства и трудового законодательства

Кадровое делопроизводство - отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Документы, регулирующие деятельность кадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения.

Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом кадровик вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

В блоке «Документы по трудовому праву и охране труда» можно отметить пять нормативных правовых актов.

Первый - Трудовой кодекс РФ. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе кадровый специалист любой организации. Нормы ТК регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций.

Второй - Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от сотрудника при его поступлении на работу.

Третий - Закон РФ от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Он устанавливает перечень сведений, которые могут составлять коммерческую тайну организации, список сотрудников, имеющих к ней доступ, процедуру ознакомления с секретными данными, а также ответственность за распространение конфиденциальной информации.

Четвертый - Закон РФ от 17 июля 1999 г. № 181-ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации». Положения этого документа позволяют грамотно построить в организации систему охраны труда. А это очень важно. Ведь здоровые и безопасные условия работы - это одно из главных условий, которое гарантирует работодатель, заключая трудовой договор с сотрудниками. При выявлении нарушения правил охраны труда и техники безопасности трудовой инспектор привлекает виновных должностных лиц к административной ответственности.

Еще к одной группе нормативных актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами.

Во-первых, это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Во-вторых, это Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

В-третьих, это унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку, о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Причем, ведение этих унифицированных форм согласно п.2 названного постановления обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности.

В-четвертых, это постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти документы понадобятся кадровику при работе с трудовыми книжками сотрудников. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут сотруднику кадровой службы правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

В-пятых, это межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров и межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г.№72.

Надо следовать рекомендациям, содержащимся в нормативно-методических документах, хотя они и не носят обязательного характера. Дело в том, что в большинстве случаев они упрощают работу с документами. Кроме того, инспекция труда придает большое значение этим инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организацию.

Важно знать, какие документы обязательны для фирмы (приложение 1), какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Сроки хранения определяются в соответствии с Перечнем <garantF1://79639.0> типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Глав. архивом СССР 15.08.1988 (ред. от 31.07.2007 <garantF1://91871.2>) либо с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом <garantF1://99315.0> Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 7 <garantF1://99315.1700> Перечня 2010 г. включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда.

Среди рекомендуемых локальных нормативных актов, которые нужны в организации деятельности по управлению персоналом, следует назвать Положение о персонале.

Для установления системы и порядка работы с документами, а также для защиты интересов работодателя в судебных спорах, все существующие в компании документы должны быть письменно зарегистрированы.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести внутри компании, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Ниже представлен список журналов, которые должны существовать в любой организации независимо от сферы ее деятельности и ее размеров.

И внутренний вид которых регламентирован нормативными актами (табл. 1), и внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами (табл. 2).

Таблица 1 Журналы, обязательные для оформления и ведения в кадровых службах организаций, внутренний вид которых регламентирован нормативными актами

Наименование журнала

Комментарии

Ссылка на нормативный акт и срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения

Книга <garantF1://86478.3000> учета движения трудовых книжек и вкладышей к нимДолжны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью1. Трудовой кодекс РФ, ст. 66 <garantF1://12025268.66>

. Постановление <garantF1://86478.0> Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек», далее - Инструкция по заполнению трудовых книжек (определяет разлиновку (внутренний вид) данного журнала)

3. Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695 <garantF1://99315.695> Перечня

Журнал учета мероприятий по контролю Должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица  1. Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 21.04.2011 <garantF1://12085061.8>), п. 9 ст. 16 <garantF1://12064247.169>

2. Со сроком хранения 5 лет, п. 176 <garantF1://99315.176>, 177 <garantF1://99315.177> Перечня

Таблица 2 Журналы, обязательные для оформления и ведения в кадровых службах организаций, внутренний вид которых не регламентирован нормативными актами

Наименование журнала	Ссылка на нормативный акт и срок хранения, согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения
Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним	Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 695 <garantF1://99315.695> Перечня
Журнал учета приказов по личному составу	Со сроком хранения 75 лет, согласно п. 258 <garantF1://99315.2582> Перечня
Журнал учета документов по основной деятельности организации	С постоянным сроком хранения, согласно п. 258 <garantF1://99315.2581> Перечня
Журнал учета отпусков	Со сроком хранения 3 года, согласно п. 695 <garantF1://99315.69507> Перечня

Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву          1. Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ред. от 28.12.2010 <garantF1://12081540.14>), ст. 8 <garantF1://78405.8>

Постановление <garantF1://90272.0> Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении положения о воинском учете»

2. Со сроком хранения 3 года (после увольнения), согласно п. 695 <garantF1://99315.69506> Перечня

Журналы учета прибытия/выбытия при командировании сотрудников        Со сроком хранения 5 лет, согласно 695 <garantF1://99315.69508> Перечня

Со сроком хранения 10 лет - для зарубежных командировок, согласно 695 <garantF1://99315.695> Перечня
Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда	Со сроком хранения 10 лет, согласно п. 626 <garantF1://99315.62602> Перечня

Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли служить доказательством в случае конфликта того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов:

. Должны иметь твердую обложку (для соблюдения срока хранения).

. Должны иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал).

. Все страницы должны быть пронумерованы от начала до конца.

. Журнал должен быть прошит.

. Должен содержать за верительную запись, которая состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала.

6. Должен быть удостоверен печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг <garantF1://86478.3000> учета трудовых книжек (табл. 3), которые должны быть удостоверены сургучной печатью, согласно Постановлению № 225, п. 41 <garantF1://12030601.3041>).

Таким образом, современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

1.6 Алгоритм проверки кадровой работы в организации

Кадровая работа является одной из составляющих финансово-хозяйственной деятельности любой организации, поэтому оказывает непосредственное влияние на ее результаты. Правильно организованная работа по подбору кадров, сбору и хранению информации о кадровом составе организации позволяет использовать ресурсы организации в полном объеме с привлечением к труду высококвалифицированных специалистов. Это, в свою очередь, повышает эффективность использования финансов.

Однако, как и в любом ином направлении деятельности организации, при ведении кадрового учета могут быть допущены ошибки и нарушения.

Рассмотрим алгоритм проведения проверки кадровой работы, осуществляемой в организации.

. Законодательные и нормативные акты:

- Бюджетный кодекс <garantF1://12012604.0>;

Кодекс <garantF1://12025267.0> об административных правонарушениях;

Трудовой кодекс <garantF1://12025268.0>;

Постановление <garantF1://12030601.0> Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление N 225);

Приказ <garantF1://12033695.0> Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках»;

Постановление <garantF1://12034807.0> Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление Госкомстата N 1);

. Задачи проверки кадровой работы:

соблюдение требований законодательных и нормативных актов о труде при осуществлении кадровой работы;

наличие системных документов, связанных с оплатой труда (положение по оплате труда, положение по премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их соответствие установленным требованиям;

соответствие штатного расписания утвержденной вышестоящим органом предельной численности работников и соответствие фактической численности работников штатному расписанию;

своевременность и полнота внесения изменений и дополнений в штатное расписание;

правильность определения разрядов, коэффициентов, ставок, установления окладов;

правильность установления различных доплат и выплат (за работу в ночное время, праздничные дни, сверхурочно, за простой и т.д.) и соответствие их законодательным и нормативным актам, а также системным документам;

ведение учета по каждому работнику;

оформление и хранение трудовых книжек в соответствии с требованиями законодательства РФ;

ведение кадровой работы с работниками (формирование кадрового резерва, повышение квалификации работников и т.д.).

. Источники информации при проверке кадровой работы:

штатные расписания;

учредительные документы;

коллективный договор, положения о премировании, об установлении надбавок и доплаты, о материальном стимулировании и т.д.;

табели учета использования рабочего времени и расчета заработной платы;

трудовые договоры, трудовые контракты;

трудовые книжки;

приказы о приеме на работу, переводе, предоставлении отпуска, присвоении разрядов, увольнении и т.д.;

личные карточки;

личные дела;

иные системные документы.

. Процедуры, которые могут быть использованы при проверке кадровой работы: анализ, просмотр документов, сравнение документов, опрос.

. Основные моменты проведения проверки кадровой работы.

Прежде всего, кадровую работу в организации осуществляет кадровая служба. Вследствие этого в начале проверки следует ознакомиться с положением о подразделении по вопросам кадров (отделе кадров, кадровой службе и др.), которое утверждается руководителем бюджетного учреждения, и определиться с теми функциями, которые возложены на данный отдел.

Для определения состояния кадрового учета в организации рекомендуется составлять подробный план проверки, в котором отражать ее основные вопросы, период их рассмотрения и основные документы, подлежащие проверке. Примерный план приведен в приложении 3.

В случае если кадровый учет в организации ведется с помощью программных комплексов, необходимо рассмотреть следующие вопросы:

концентрация функций и знаний: имеет ли персонал, занятый обработкой данных, детальные знания о взаимосвязи источников данных, процесса их получения, распределения и использования;

концентрация программ и данных: существует ли возможность доступа посторонних лиц к компьютерным программам и угроза изменения самих программ или данных;

отсутствие ввода документов: выдается ли письменное подтверждение на ввод данных.

Проверка кадровой работы предполагает просмотр документов на предмет правильности их оформления. Формы <garantF1://12034807.1> первичных учетных документов по учету кадров утверждены Постановлением <garantF1://12034807.0> Госкомстата № 1, которым определен и порядок <garantF1://12034807.31000> их заполнения. В случае автоматизированного учета кадров выходные формы также должны соответствовать стандартам, однако можно добавлять необходимые реквизиты, не ухудшающие положения работников, при условии утверждения таких форм в учетной политике учреждения.

Первичными документами по учету численности рабочих и служащих и их движения являются приказы о приеме, увольнении или переводе на другую работу, о предоставлении отпусков.

Первичные документы о приеме на работу, увольнении, перемещениях внутри организации, переводе с одной должности на другую, предоставлении отпуска, использовании рабочего времени приведены в приложении 4.

В ходе проверки ревизор должен ознакомиться с личными делами работников учреждения. Личные дела рассматриваются не только с точки зрения их оформления и своевременности внесения и подшивки документов в личные дела, а также правильности их хранения, но и с учетом содержащейся в них информации, которая позволяет оценить уровень работников и соответствие их занимаемой должности. Конечно, сведения о работниках учреждения ревизор не вправе раскрывать и использовать в своих личных целях, данная проверка направлена на определение правильности установления должностей работникам и соблюдение законодательства РФ о труде.

При проверке личных дел следует руководствоваться документами, регламентирующими порядок их ведения и оформления. Так, в отношении государственных служащих Указом <garantF1://88234.0> Президента РФ N 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела.

Таким образом, при проведении проверки кадровой работы организации ревизору следует ознакомиться с документами, регламентирующими трудовой распорядок в организации, прежде всего на предмет соответствия их требованиям законодательства РФ: положение работников не должно быть хуже, чем это предусмотрено нормативными актами о труде.

В ходе проверки ревизор сопоставляет оправдательные документы, являющиеся основанием для начисления заработной платы, и анализирует их содержание. Кроме того, проверяются документы, оформляемые при отклонении фактически отработанного времени от нормативного, работе в ночное время, увеличении объема работ и др. Для этого используются табели учета рабочего времени, графики сменности, листки временной нетрудоспособности, приказы по организации. Как правило, такие документы составляются кадровой службой организации и хранятся в ней.

Так, при оплате работы в праздничные или выходные дни, сверхурочной работы необходимо проверить наличие приказов руководителя учреждения о привлечении к таким работам с указанием причин, сроков начала и окончания работы, сопоставить данные приказа с табелем и графиком сменности, проверить правильность расчета с учетом общего количества часов, отработанных конкретным работником. Одновременно проверяется правильность определения продолжительности оплачиваемых отпусков персонала. При этом используются личные карточки работников (форма N Т-2 <garantF1://12034807.3000>), документы, подтверждающие право на дополнительные и удлиненные отпуска, приказы по организации.

В обязательном порядке в период проверки кадровой работы ревизор должен просмотреть трудовые книжки работников, чтобы выявить так называемых «подставных» лиц. Используя штатные расстановки, платежные ведомости, личные дела и другие документы, в которых определено фактическое количество и поименный состав работников организации, ревизор проводит их сверку с трудовыми книжками. В случае выявления лиц, не работающих в организации, но получающих при этом заработную плату, ревизор документально фиксирует все факты, делает копии всех документов, подтверждающих данный факт, и передает полученную информацию в правоохранительные органы.

Кроме того, при просмотре трудовых книжек проверяется правильность их заполнения, оформления и внесения изменений в них. Правила ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в них, а также их форма определены Правительством РФ. В данный момент порядок <garantF1://12030601.3000> оформления, ведения, хранения и форма <garantF1://12030601.1000> трудовых книжек установлены Постановлением <garantF1://12030601.0> N 225.

При проверке кадровой работы необходимо проверить, все ли трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь, регистрируются в книге учета <garantF1://86478.3000> движения трудовых книжек и вкладышей в них. При этом получение трудовой книжки в связи с увольнением должно быть заверено подписью работника не только в данной книге учета <garantF1://86478.3000>, но и в личной карточке <garantF1://12034807.3000>.

Основные допускаемые нарушения при осуществлении кадровой работы

Среди основных допускаемых нарушений можно назвать следующие:

отсутствие системных документов, связанных с оплатой труда (положения по оплате труда и премированию, трудовые договоры, штатное расписание, приказы, личные карточки, табели учета рабочего времени и т.д.), и их несоответствие требованиям, установленным законодательством РФ;

отклонение фактической численности работников от численности, утвержденной штатным расписанием;

отсутствие учета по каждому работнику, отсутствие личных дел и личных карточек или ведение их с нарушениями требований законодательства РФ;

оформление и хранение трудовых книжек <garantF1://12030601.1000> с нарушениями требований законодательства РФ;

некорректное оформление первичных документов по учету кадров (отсутствие реквизитов, неполное заполнение форм и др.);

отсутствие работы с персоналом учреждения по повышению квалификации, профессионального и образовательного уровня и т.д.

В заключение отметим, что объем проверки (сплошной или выборочный) определяется, как правило, ревизором самостоятельно, в зависимости от масштаба выполняемых операций и периода проверки.

Кроме того, следует помнить, что проверка проводится с обязательным использованием нормативных документов, регламентирующих порядок ведения кадровой работы, при этом необходимо учитывать ведомственные документы, уточняющие порядок применения тех или иных нормативных актов с учетом специфики деятельности бюджетного учреждения. На основании проведенной проверки кадровой работы ревизор делает выводы, которые обязательно должны содержать ссылки на нормативные документы с указанием названия документа, его номера и даты его утверждения, а также статьи, пункта, подпункта, которые были нарушены. При этом субъективная оценка ревизора по каким-либо вопросам в акте или справке проверки не должна быть освещена.

 

.7 Совершенствование кадровой работы на предприятии

С развитием и усложнением производства, ускорением научно-технического прогресса меняются требования к кадрам. Повышаются требования к общеобразовательной, экономической, технической, технологической подготовки рабочих и служащих, до уровня их квалификации. Возникают вопросы рационального использования трудовых ресурсов, оптимальной оценки деятельности кадров. А поскольку указанные направления управленческой деятельности относятся к области кадровой работы, одновременно расширяются функции кадровых служб предприятий.

Значительную часть кадровой работы на предприятии ведут непосредственно руководители. Именно руководитель обязан организовать работу кадровых служб по подбору и расстановке кадров так, чтобы обеспечить выполнение задач, стоящих перед предприятием. Кроме того, необходимо иметь в виду, что в вопросах назначения или перемещения работника, оценки его деловых качеств всегда активное участие принимает его непосредственный руководитель, что предполагает компетентность последнего в вопросах кадровой работы. В обязанность руководителя также входит забота о расширении компетенции отделов кадров, повышении роли кадровых служб, совершенствовании их работы, повышении квалификации кадровых работников.

Одной из задач кадровой работы предприятия является организация подготовки и переподготовки кадров, обеспечение роста квалификации рабочих непосредственно на производстве в учебных заведениях. Любое предприятие с этой целью должно развивать учебно-материальную базу, создавать учебные комбинаты, курсы и центры, школы по изучению передовых методов труда.

Повысить эффективность аттестации работников управления, а также обеспечить объективность ее оценок и выводов можно путем применения экспертных оценок специалистови особенно руководителей, осуществляемых с учетом мнений экспертов одного уровня с оцениваемым и подчиненными.

Важной проблемой предприятия является умелое использование резерва. Необходимо вовремя определить момент, когда резервист должен быть выдвинут на ту должность, на которой он принесет наибольшую пользу. Речь идет об укреплении отстающих участков производства способными инициативными руководителями.

В составе резерва кадров на выдвижение целесообразно предусматривать два направления: оперативный и перспективный резерв (на более высокие должности руководителей с долгосрочной подготовкой).

Выдвижение кандидатов в резерв должно быть публичным в целях достижения большой объективности в оценке кандидатов, включаемых в списки резерва. Информация, используемая при отборе кандидатов в резерв, это разнообразные и по возможности наиболее полные сведения, которыми руководствуются отделы кадров, администрация предприятия. Целесообразно выдвижения кандидатов в резерв кадров обсуждать на собраниях коллектива, что сокращает ошибки при формировании резерва и самрезерв становится более надежным, потому что общественное мнение - самое важное и надежный источник информации о личности.

Глава 2. Анализ кадровой работы в ООО «Южноуральск-Лада»

.1 Общая характеристика и анализ внутренней среды ООО «Южноуральск-Лада»

ООО «Южноуральск-Лада» - один из крупнейших дилеров в Челябинской области. Автосалон и технический центр «Южноуральск-лада» располагается в городе Южноуральске. ООО «Южноуральск-лада» (Челябинская область; ИНН 7424021046) зарегистрировано 16 сентября 2003 года регистрирующим органом Инспекция Министерства Российской Федерации по налогам и сборам по г.Южноуральску Челябинской области.

Уставный капитал компании по состоянию на 1 июля 2012 года - 10000 руб. Тип собственности ООО «Южноуральск-лада» - Общества с ограниченной ответственностью. Форма собственности ООО «Южноуральск-лада» - Частная собственность.

Основные виды деятельности ООО «Южноуральск-лада»: розничная торговля автотранспортными средствами (50.10.2), оптовая торговля моторным топливом, включая авиационный бензин (51.51.2), оптовая торговля прочим жидким и газообразным топливом (51.51.3).

Предприятие имеет статус дилера ОАО «АВТОВАЗ» 2-й категории, является участником государственной программы утилизации автомобилей. В дилерском центре представлен полный модельный ряд а/м LADA.

ООО «Южноуральск-Лада» является официальным дилером LADA и выполняет все виды услуг по ремонту автомобилей LADA в гарантийный и послегарантийный период эксплуатации, а также оказывает полный спектр услуг автосервиса, ремонта и окраски кузова.

Техническое обслуживание: послегарантийное обслуживание, ремонт узлов и агрегатов, в том числе, замена масел и технических жидкостей. Компьютерная диагностика и ремонт электрооборудования и электронных систем автомобиля, промывка инжекторов, диагностика и ремонт трансмиссии, ходовой, контроль и регулировка углов установки колёс, диагностика автомобиля на стенде проверки системы тормозов, ремонт двигателей автомобилей LADA, в том числе капитальный ремонт, регулировка приборов освещения, предпродажная подготовка, мойка автомобилей, узлов и агрегатов.

Кузовной ремонт: все виды кузовного ремонта любой сложности с применением современного оборудования, антикоррозионная обработка автомобиля средствами марки «Merсasol» (Швеция), частичная, наружная и полная окраска кузова

Шинный сервис - монтажные работы, балансировка.

Дополнительный сервис: установка охранных комплексов, противоугонных устройств, сигнализаций, установка аудиосистем, установка локеров.

Независимая авто экспертиза: оценка ущерба, нанесенного автотранспорту (ДТП; действий третьих лиц и др.), расчет утраты товарной стоимости (УТС). Повторная независимая экспертиза (в случае разногласий с оценкой, сделанной в другой организации, например, в страховой компании). Пересчет калькуляций других экспертных организаций, расчет утери товарной стоимости (УТС). Представительство интересов при проведении независимой экспертизы (например, если Вы сомневаетесь в компетентности и непредвзятости «независимого» эксперта, предложенного в страховой компании), выезд эксперта для проведения работ, осмотр автомобиля на подъемнике в условиях автосервиса (в том числе с замерами геометрии кузова), возможность осмотра автомобиля на подъемнике или эстакаде (у нас в офисе или с выездом к месту нахождения аварийного автомобиля).

Помимо предоставляемых услуг, на сегодняшний день компания ООО «Южноуральск-лада» - это огромная инфраструктура площадью свыше 40000 кв.м. Она включает в себя крытую трехуровневую парковку для двухсот новых автомобилей, шесть выставочных залов, четыре большие ремонтные зоны на 18 подъемников каждая, учебный центр, мойку, рассчитанную на 10 автомобилей одновременно. Большие площади занимают склады запчастей и «Шинный отель». Отдельной зоной является офисное здание, зона отдыха и столовая для сотрудников. Такие площади явились следствием необходимости в условиях повышенного спроса, и соответствующего притока покупателей.

Штатное расписание организации насчитывает более 500 сотрудников.

Проведем SWOT-анализ ООО «Южноуральск-Лада». Данные для анализа были собраны путем подбора информации внутри компании и из внешних источников: Интернет, статистика, аналитические статьи, в том числе специалистов по маркетингу в ООО «Южноуральск-Лада».

Таблица 3 SWOT анализ ООО «Южноуральск-Лада»

Наименование	Подробное описание
Сильные стороны
Существенные ресурсы компании	Компания обладает большим запасом прочности и существенными ресурсами
Инвестирование в маркетинг	Постоянное инвестирование в маркетинг: реклама, коммуникации
Дополнительные удобства комплекса	Грамотно организованный комплекс: наличие кафе, столовой, детской площадки, большой парковки - все это создает чувство комфорта при посещении центра.
Дополнительные услуги	ООО «Планета Авто» предлагает ряд дополнительных услуг: автосервис, автозапчасти
Слабые стороны
Неопытный коллектив	Молодой состав команды - нет опыта и достаточных знаний. Результат: не работают маркетинговые программы, несмотря на существенные затраты на продвижение.
Рост арендной платы	Арендная плата уменьшает финансовые ресурсы компании, а, следовательно, уменьшает конкурентоспособность компании
Дополнительные издержки	В связи со строительством компания несет дополнительные затраты
Возможности
Экономический рост	Стабилизация экономической ситуации за последние 3 года повлекла за собой увеличение уровня жизни населения.
Рост спроса	Происходит увеличение спроса на автомобили
Высокие цены на новые авто	Цены на новые автомобили достаточно велики, это относится ко всем салонам г. Челябинска
Высокие барьеры для начала бизнеса	Строительство торговых площадей - дорогостоящий бизнес, потому вход новых компаний на рынок затруднен
Угрозы
Влияние законодательства	Высокая подверженность влиянию изменения законодательства и регулятивных мер.
Конкуренция	Высокий уровень конкуренции
Высокая себестоимость автобизнеса	Высокая себестоимость автобизнеса (производство, содержание автосалона)
Отложенный покупательский спрос	В связи с ростом жилищного строительства и вкладыванием населением денег в жилье спрос на другие товары может быть отложенным.

Результаты базового SWOT-анализа заносим в матрицу (Таблица 4)

Таблица 4 Матрица SWOT анализа ООО «Южноуральск-Лада»

Сильные стороны	Возможности
1. Существенные ресурсы компании. 2. Инвестирование в маркетинг. 3. Дополнительные удобства комплекса. 4. Дополнительные услуги	1. Экономический рост. 2. Рост спроса на авто. 3. Высокие цены на новые авто. 4. Высокие барьеры для начала бизнеса
Слабые стороны	Угрозы
1. Неопытный коллектив. 2. Рост арендной платы. 3. Дополнительные издержки	1. Влияние законодательства. 2. Конкуренция. 3. Высокая себестоимость автобизнеса. 4. Отложенный покупательский спрос

По результатам SWOT-анализа делаем выводы:

рыночная ситуация характеризуется высоким уровнем конкуренции;

- цены на автомобили достаточно высокие, что сдерживает рост объемов продаж;

причины высоких цен - в высокой себестоимости автобизнеса (производство + реализация)

необходимо повышение кадрового потенциала компании.

Таким образом, ООО «Южнорульск-Лада» является стабильно развивающейся организацией в условиях высококонкурентной среды. Организационная структура кмпании сформирована по линейно-функциональному принципу.

Кадровой работой в компании занимается Отдела кадров.

Макроокружение одинаково воздействует на все организации, но каждая организация принимает это воздействие по - своему. Макроокружение создает общие условия нахождения организации во внешней среде. Поэтому для организации важно проводить анализ макроокружения. Анализ факторов внешней среды ООО «Южноуральск-Лада» будет проведено с помощью STEP - анализа. STEP - анализ является аббревиатурой названия следующих факторов:

·   Социальных

·   Технологических

·   Экономических

·   Политических

·   Экологические

Социальная компонента. Изучение социальных факторов направлено на то, чтобы уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как отношение людей к работе и качеству жизни, какие существуют в обществе обычаи и верования, как разделяемые людьми ценности, как демографическая структура общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей и т.д. Социальная компонента не только влияет на другие факторы внешней среды, но и на внутреннюю среду организации. Социальная компонента проявляется очень медленно, но приводят к значительным изменениям, поэтому очень важно отслеживать их изменение.

Рис. 1. Число учащихся в высших и средних профессиональных учреждений в 2010/2011 году

В настоящее время уровень образование значительно растет. По сведениям Федеральной Службы Государственной статистики:

·   численность студентов в средних специальных учебных заведениях по сравнению с 2009/2010 учебном годом к 2010/2011году увеличилась на 124 тыс. чел.

·   Численность студентов в высших заведениях увеличилась на 94,4 тыс. человек.

Но можно сказать, что в высших учебных заведениях учится больше населения, чем в средних профессиональных, что означает рост качества жизни населения, увеличения числа высококвалифицированных сотрудников. Таким образом, данный фактор можно считать возможностью для предприятия.

Также можно сказать, что отношение населения к жизни непрерывно изменяется, что сказывается на том, что люди стали хотеть работать и зарабатывать деньги, жить в достатке, вкладывать деньги в транспортные средства. Уровень жизни населения вырос, несмотря на сложную экономическую ситуацию в стране.

Рис. 2 Среднедушевой доход за 2009-2011 гг

Это, несомненно, говорит о том, что качество жизни населения растет, что положительно влияет на нашу организацию. И это является возможностью для нашей организации.

Занятость населения также выросла в январе с 98, 2 в 2010 году до 98, 7 в 2011 году в %, и 66, 6 в 2010г. до 66,7 в млн. чел.

В связи с ростом занятых людей и повышение качества жизни населения растет и мобильность населения, перемещения людей из одного социального статуса в другой. Это говорит о том, что все больше людей хотят работать в офисах, и пропадает желание работать на сложных и опасных производствах. ВООО «Южноуральск-Лада» большая доля должностей связана с офисом, таким образом, данный фактор является положительным для нашей организации.

год - 142 млн. чел

год - 141, 9 млн. чел.

год- 132, 4 млн. чел.

Можно сказать, что такая динамика численности населения негативно скажется на развитии предприятии, так как снижение численности населения неизбежно приведет к снижению притока потребителей, персонала.

Технологическая компонента. Технология - совокупность средств, процессов, операций, с помощью которых входящие в производство элементы преобразуются в выходящие. В качестве внешнего факторы технология выражает уровень научно - технического развития. Анализ технологической компоненты позволяет современно увидеть те возможности, которые развитие науки и техники открывает для производства новой продукции, для усовершенствования производимой продукции и для модернизации технологии изготовления и сбыта продукции. Прогресс науки и техники несет в себе огромные возможности и не менее огромные угрозы для фирм. Анализ технологической компоненты можно на несколько пунктов:

1.      Модернизация новой продукции

2.      Возможность использовать новых технологий

.        Выпуск новой продукции.

В настоящее время наука не стоит на месте, идет постоянное усовершенствование существующих технологий. Автомобильный рынок также не стоит на месте. Появляются новые технологии, которые помогают осуществить эти технологии. Таким образом, развитие научно - технического прогресса является, плюсом для развития нашей компании.

Вследствие всего вышеперечисленного компании требуются постоянные исследования, но в этом случае сейчас в связи со сложной экономической ситуацией в стране, крупные компании могут надеяться только на самих себя, так как со стороны государства отсутствует какое - либо финансирование. Поэтому уменьшение бюджетов на НИОКР будет являться угрозой для предприятия.

Экономическая компонента. Экономическая компонента позволяет понять, как формируются и распределяются ресурсы. Руководств должно уметь оценивать, как скажутся на операциях организации общие изменения состояния экономики. Анализ экономической компоненты должен быть направлен на комплексную оценку ее состояния. В первую очередь, это фиксация уровня риска, степень напряженности конкуренции и уровень деловой привлекательности.

При анализе экономической компоненты выделяются следующие подпункты:

. ВВП, который приходит на душу населения.

. темпы инфляции и ставка Центробанка, стоимость привлеченных денег

. уровень безработицы

. действующие нормы налогообложения

. курс валюты

. уровень доходов населения.

ВВП - валовой внутренний продукт, рыночная стоимость всех конечных товаров и услуг, произведенных за год в стране. ВВП показывает общую экономическую ситуацию в стране, что влияет на любое предприятие. ВВП в 2009 году составлял - 38797,2 млрд. руб. , в 2010 - 44491,4. долл. Это говорит о том, что уровень экономического развития значительно увеличился, что позитивно скажется на развитии предприятия. Что касается автомобильного рынка, то удельный вес его по России в ВВП снизился на 0,8 %, а валовая добавленная стоимость автомобильного производства на 326,2 млрд. руб. Это говорит о том, что в стране стали меньше производить автомобилей, что негативно скажется на нашем предприятии.

труд кадровый делопроизводство законодательство

Рис. 3. Динамика объемов производства автомобилей в России

Таким образом, из рисунка 3 видно, что в 2010 году объемы снизились на 6,7 % по сравнению с 2009 годом, а в 2011 году на 3 % по сравнению с 2010 годом. Данный фактор будет являться угрозой для ООО «Южноуральск-Лада».

Инфляция - это процесс уменьшения стоимости денег, в результате которого на одинаковую сумму денег можно будет купить меньше товаров, чем ранее. Таким образом, можно сказать, что темпы инфляции также влияют на наше предприятие, если темп инфляции будут и расти, то и потребности в автомобилях также снизятся. Если говорить о полном годе, то темп инфляции по сравнению 2010 с 2011 годом не изменился, она составила 8, 8 %, но если говорить о начале 2010 года, то можно сказать, что темп инфляции за 1 месяц увеличился на 1 %, а на некоторые товары и на 2 %. Таким образом, такой резкий рост инфляции будет являться угрозой для предприятия.

Ставка рефинансирования Центрального банка снижается, с 8,5 в 2010 году до 8,25 в 2011 году. Это говорит о том, что в банках снизится проценты по кредиту, что является возможностью для ООО «Южноуральск-Лада».

Уровень безработицы вырос на 600 тыс.чел. Если в январе 2010 года она составляла 6, 5 млн. чел., то в январе 2011 года она составила уже 6, 8 млн. чел.

Что касается системы налогообложения то можно сказать, что усилился контроль, усложнилась система проверок, заполнения и предоставления налоговых документов, повышение государственных пошлин в 2 раза, увеличился налог на прибыль.

Политико - правовой фактор. Данный фактор разделяется на политическую компоненту и правовую компоненту.

Политическая. Большое значение для компаний имеет политическая стабильность или нестабильность. Политические факторы необходимо изучать для того, чтобы иметь ясное представление о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества.

В настоящее время государство все больше поддерживает малый и средний бизнес. Например, областная целевая программа развития малого и среднего бизнеса. Но государство в меньшей степени поддерживает крупные предприятия.

В целом можно сказать, что на сегодняшний день наблюдается стабилизация политической ситуации как в регионе, так и в стране в целом.

Правовая. Предполагает изучение законов и других нормативных актов, дает организации возможность определить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы отстаивания своих интересов.

Правовая среда постоянно изменяется, меняется очень быстро, регулярно принимаются новые законы и изменяются существующие, поэтому любой организации с изменением законов и принятием новых необходимо и изменять свою деятельность. И, как правило, с принятием нового закона или изменения существующего, нормы все больше ужесточаются. Также изменился федеральный закон «о персональных данных», ужесточились меры антимонопольной политики, произошли изменения в законодательстве, касающиеся акционерных обществ и др.

Таким образом, такая динамика сменяемости существующих законов и повышение требований со стороны государственных учреждений, отрицательно скажется на нашей организации, так усложнятся многие процедуры на предприятии.

Экологический фактор оказывает незначительное влияние на работу предприятия, так как особо вредных отходов производства нет, а те отходы которые имеет организация в процессе производства вывозятся предприятием ИП Безносов, с которым заключен договор на вывоз КГО.

Возможности и Угрозы ООО«Южноуральск-Лада»

Возможности:

·   Поддержка государства

·   Увеличение ВВП

·   Увеличение курса валюты

·   Рост уровня образования, учащихся в учебных заведениях.

·   Увеличение высококвалифицированных кадров

·   Повышение уровня жизни населения

·   Рост уровня занятых.

·   Рост среднегодового, среднедушевых доходов населения

·   Развитие НТП.

·   Совершенствование и производство новых товаров.

·   Снижение ставки Центробанка

·   Стабилизация политической ситуации.

·   Снижение техногенных катастроф

Угрозы:

·   Снижение удельного веса автомобильного производства в ВВП (снижение валовой добавленной стоимости на автомобилестроение)

·   Поддержка малого и среднего бизнеса, но не крупных предприятий.

·   Динамичное принятие новых законов и изменение существующих, что приводит к ужесточению старых законов и усложнению процедур в организации.

·   Увеличение уровня безработицы

·   Увеличение темпов инфляции на потребительском рынке в начале года.

·   Усиление контроля со стороны налоговых органов

·   Повышение требований со стороны государственных учреждений

·   Рост социальной мобильности людей.

·   Снижение численности населения

·   Ослабление роли профсоюзов

·   Уменьшение Бюджетов со стороны государства на НИОКР

Таблица 2 - STEP - анализ ООО «Южноуральск-Лада»

Политико - правовая компонента	Экономическая компонента
Поддержка государства Отсутствие государственной поддержки крупного бизнеса. Динамичное принятие новых законов и изменение существующих, что приводит к ужесточению старых законов и усложнению процедур в организации. Стабилизация политической ситуации. Ослабление роли профсоюзов. Повышение требований со стороны государственных учреждений.	Увеличение ВВП Снижение удельного веса автомобилей в ВВП (снижение валовой добавленной стоимости на автомобилестроение) Снижение ставки рефинансирования Центробанка Увеличение уровня безработицы Увеличение темпов инфляции на потребительском рынке в начале года. Усиление контроля со стороны налоговых органов Увеличение курса валюты Снижение объемов производства и релизации Увеличение доходов населения
Социальная компонента	Технологическая компонента.
Рост уровня образования, учащихся в учебных заведениях. Увеличение высококвалифицированных кадров Повышение уровня жизни населения Рост уровня занятых. Рост среднедушевого дохода населения. Снижение численности населения Рост социальной мобильности людей.	Развитие НТП. Совершенствование и производство новых товаров. Снижение техногенных катастроф Уменьшение бюджетов на НИОКР со стороны государства.

На основе проведенного анализа макроокружения было выявлено, что число угроз и возможностей примерно равно. Таким образом, макросреда оказывает на предприятие как положительное влияние, так и отрицательное. Но на предприятие оказывают не только макроокружение, но и непосредственное окружение.

.2 Анализ кадровой работы в ООО «Южноуральск - Лада»

Анализ кадровой работы в ООО «Южноуральск-Лада» включает несколько аспектов и должен проводиться в несколько этапов.

На первом этапе выявим и охарактеризуем управляющую подсистему (субъектов) систем управления персоналом и кадровой работы.

Управление персоналом и всю кадровую работу в ООО «Южноуральск-Лада» осуществляет Отдел кадров, который был сформирован при организации предприятия в составе трех человек: Руководитель Отдела кадров, Специалист по кадровому делопроизводству, Специалист по отбору, найму и обучению персонала. Все сотрудники Отдела кадров имеют высшее образование, однако только руководитель Отдела продаж имеет профильное образование. В Отделе нет ни одного сотрудника прошедшего за последние 5 лет какие либо курсы переподготовки.

За время деятельности Отдел не претерпел изменений. И несмотря на то, что численность персонала увеличилась почти втрое (с 186 человек в 2003 до 489 в 2012 году), состав и структура Отдела кадров остались прежними. Это сказывается на эффективности работы, как самого Отдела, так и всего персонала предприятия.

Так, если в 2005 году по результатам комплексной аудиторской проверки в деятельности Отдела кадров было выявлено 3 нарушения (неправильное заполнение трудовой книжки, ошибки в заполнении личной карточке сотрудника), то в 2011 году - 27 подобных нарушений.

То есть можно сделать вывод о том, что на сегодняшний день, управляющая подсистема кадровой работы в ООО «Южнуральск-Лада сформирована и функционирует не совсем эффективно, что связано как с высоким ростом уровня нагрузки, так и отсутствием специальной подготовки сотрудников Отдела кадров.

Далее проанализируем организацию кадрового делопроизводства в ООО «Южнорульск-Лада». (табл. 6).

За ведение кадрового делопроизводства в ООО «Южноуральск-Лада отвечает специалист Отдела кадров по кадровому делопроизводству. Кадровая документация ведется в полном объеме, но из-за большого объема работ количество ошибок в документах растет с каждым годом (таблица 6).

Таблица 6. Анализ наличия и правильнсти основных кадровых документов в ООО «Южноуральск-Лада»

Обязательные документы	Наличие	Правильность заполнения и ведения, своевременность
Трудовые договоры	+
Штатное расписание (Т-3)	+
Табель учета рабочего времени (Т-13) или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (Т-12)	+
Правила внутреннего трудового распорядка	-
График отпусков (Т-7)	+	Составляется с несоблюдением положенных сроков уже третий год подряд.
Личные карточки (Т-2)	+	Имеется ряд нарушений при заполнении карточек, не все заполнены в полном объеме.
Приказы. Например, о приеме работника (Т-1), о приеме работников (Т-1а), о предоставлении отпуска (Т-6), о предоставлении отпусков (Т-ба), о поощрении работника (Т-11), о поощрении работников (Т-11а) , о командировке работника (Т-9), о командировке работников (Т-9а), о переводе работника (Т-5), о переводе работников (Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (Т-8), о прекращении трудовых договоров с работниками (Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, об аттестации и др.	+/-	Составлены с нарушениями сроков и оформления данных документов
Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры)	+/-	По отдельным приказам отсутствуют докладные записки и акты составлены с нарушениями
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.	+
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	+
Трудовые книжки	+

Кроме того, специалист выражает недовольство распределением нагрузки в Отделе. По выявленным недоработкам специалист поясняет, что просто не успевает справляться с высокими нагрузками.

Таким образом, система кадровой работы в ООО «Южноуральск-Лада» сформирована не в полном объеме, часть элементов кадровой работы предприятия отсутствует полностью (адаптация новых сотрудников, аттестация персонала, кадровое планирование), часть элементов требует практических мероприятий о формализации и совершенствованию (оценка персонала, мотивация, подсистема информирования персонала). Система ведения кадрового делопроизводства имеет множество пробелов и нарушений.

Заключение

По итогам проведенного исследования были сделаны следующие выводы.

Основными задачами и функциями кадровой работы являются:

формирование кадрового состава для замещения должностей;

организация подготовки проектов приказов учреждения, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта или трудового договора, назначением на должность, освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом работника на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений;

ведение трудовых книжек работников;

ведение личных дел работников;

обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;

организация и обеспечение подбора кадров, в том числе в случае необходимости проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, и включение работников в кадровый резерв;

организация и обеспечение проведения аттестации работников;

организация профессиональной переподготовки, повышения квалификации и стажировки работников;

формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

обеспечение должностного роста работников;

организация проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на работу;

консультирование работников по правовым и кадровым вопросам.

На основании результатов оценки кадровой работы ООО «Южноуральск-Лада» были сделаны следующие выводы.

ООО «Южноуральск-Лада» является динамично развивающимся предприятием, функционирующем на высококонкурентом рынке. Организационная структура организации сформирована по линейно-функциональному принципу. Кадровую работу в организации выполняет Отдел кадров.

В управлении персоналом преобладает традиционный подход, не учитывающий сложность объекта управления. Кроме того, управляющая подсистема - Отдел кадров, сформированный при основании предприятии, уже не справляется с возложенными обязанностями и требует реорганизации.

В целях совершенствования кадровой работы ООО «Южноуральск-Лада» был предложен ряд мероприятий:

Во-первых, определены цели и задачи разработки системы управления персоналом предприятия.

Во-вторых, разработан проект новой организационной структуры, позволяющий оптимизировать работу по управлению персоналом.

В-третьих, определены основные направления формирования и совершенствования системы кадрового делопроизводства компании.

Список использованных источников и литературы

1.     Армстронг М. Практика управления человеческими ресурсами СПб.: Питер, 2004. 831 с.

2.      Базаров Т.Ю. Управление персоналом развивающейся организации, м., 1996, 234с.

.        Варданян И. Исследование системы управления мотивацией персонала. Управление персоналом. 2009. № 15. С. 58-66.

.        Варданян И. Новые тенденции к мотивации персонала. // Управление персоналом. 2005. № 9. С. 93-95.

.        Еремин Б., Базаров Т. Управление персоналом. - М.: ЮНИТИ -Дана, 2001.

.        Жариков Е. С. (Д. п. н., проф.). Психология управления: Книга для руководителя и менеджера по персоналу М.: МЦФЭР, 2002. 512 с

.        Зайцев Г., Файбушевич С. Управление кадрами на предприятии: персональный менеджмент. - СПб: Питер, 2005.,248с.

.        Исаенко А. Новое в теории и практике управления персоналом.- М.: Дело, 2008., 425с.

.        Кабаченко Т.С. Управленческая деятельность. М.: Б. и., 1996. 146 с.

.        Кадровый резерв и оценка результативности труда управленческих кадров. М.: Дело ЛТЛ, 2010. 342с.

.        Кафидов В.В. Управление персоналом: учеб. пособие М.: Академический Проект, 2004. 139с.

.        Кибанов А., Разработка кадровой политики организации // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2009. № 1. С. 7-11.

.        Кибанов А., Ушакова, М. Концепции стратегии кадровой политики организации // Кадровик. Кадровый менеджмент. 2008. №4. С. 23-27.

.        Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. - М.: ИНФРА -М, 2005.

.        Комисарова Т.А. Управление человеческими ресурсами: Учеб. Пособие, М.: Дело, 2002, 312с,

16.    Кондратьева Л. Кадровое делопроизводство ведет секретарь-референт <garantF1://58005575.0> // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2011. № 8. С. 23-28.

.        Митрофанова В.В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. - М.: Альфа-Пресс, 2011. 234с.

.        Погодина Г. , Кадровая политика, или Делаем ставку на «человеческий фактор» в компании // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2011. № 7. С. 22-27.

.        Пугачев В.П. Руководство персоналом организации. М.: Аспект-Пресс, 2000.

.        Сурков С. А. Групповые и индивидуальные аспекты развития персонала Кадры предприятия. 2011. №12. С. 50-56

.        Сухотина К.А. Секреты эффективной кадровой политики // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2011. № 4. С. 12-16.

.        Травин В.В., Дятлов В. А. Основы кадрового менеджмента. - М.: Дело, 2009., 279с.

.        Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. - 5-е изд., перераб. - М.: Дело и Сервис, 2010. 213с.

.        Шекшня В.Е Управление персоналом современной организации. М.: ЮНИТИ. 2000. 251 с.

Приложения

Приложение 1

Перечень кадровых документов, обязательный для ведения в организациях всех форм собственности

Наименование документа	Комментарии	Ссылка на нормативный акт и номер унифицированной формы в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты	Срок хранения, согласно Перечню <garantF1://99315.1000> типовых документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения
Трудовые книжки <garantF1://12030601.1000>На всех сотрудников (за исключением совместителей)Трудовой кодекс РФ, ст. 66 <garantF1://12025268.66>Хранятся до востребования, согласно п. 664 <garantF1://99315.664> Перечня. Невостребованные - 75 л
Трудовые договоры	Со всеми сотрудниками организации (включая совместителей, временных работников и т.д.)	Трудовой кодекс РФ, ст. 68 <garantF1://12025268.68>Со сроком хранения 75 лет (ЭПК*(1)), согласно п. 657 <garantF1://99315.657> Перечня
Штатное расписание	Утверждается приказом по основной деятельности. Изменения вносятся также при помощи таких приказов	Унифицированная форма Т-3 <garantF1://12034807.5000>С постоянным сроком хранения, согласно п. 71 <garantF1://99315.110012> Перечня

Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, долгосрочные российские и зарубежные командировки)                 1. Трудовой кодекс РФ, ст. 68 <garantF1://12025268.68>, 62 <garantF1://12025268.62>

2. Унифицированные формы Т-1 <garantF1://12034807.1000>, Т-1а <garantF1://12034807.2000>, Т-5 <garantF1://12034807.7000>, Т-5а <garantF1://12034807.8000>, Т-8 <garantF1://12034807.12000>, Т-8а <garantF1://12034807.13000>Со сроком хранения 75 лет (ЭПК), согласно п. 19 (2) <garantF1://99315.11193> Перечня

Заявления сотрудников (прием, перевод, увольнение), включаемые в состав личных дел       Оформляются в случаях, предусмотренных трудовым законодательством для документирования инициативы или просьбы работника           Трудовой кодекс РФ, ст. 80 <garantF1://12025268.80>, ст. 128 <garantF1://12025268.128>, 127 <garantF1://12025268.127>, 122 <garantF1://12025268.122>С постоянным сроком хранения - для руководителей организации, согласно п. 656 <garantF1://99315.65601> Перечня.

Со сроком хранения 75 лет (ЭПК) - для остальных работников, согласно п. 656 <garantF1://99315.65602> Перечня

Правила внутреннего трудового распорядка           Могут быть оформлены как приложение к коллективному договору, ТК РФ ст. 190 <garantF1://12025268.190>.

Содержание Правил определено ст. 189 <garantF1://12025268.189> ТК РФТрудовой кодекс РФ, ст. 189 <garantF1://12025268.189>С постоянным сроком хранения, согласно п. 27 <garantF1://99315.27> Перечня
Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данными сотрудников	ТК <garantF1://12025268.0> РФ не устанавливает четкую форму оформления данных документов, это может быть приказ, расписки, положение, инструкции, соглашение и др.Трудовой кодекс РФ, ст. 86 п. 8 <garantF1://12025268.868>С постоянным сроком хранения, согласно п. 655 <garantF1://99315.655> Перечня

График отпусков Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления следующего календарного года                1. ТК РФ, ст. 123 <garantF1://12025268.123>

2. Унифицированная форма Т-7 <garantF1://12034807.11000>Со сроком хранения 1 год, согласно п. 693 <garantF1://99315.693> Перечня
Приказы по отпускам	Должны быть оформлены не позднее 3 дней до начала отпуска, для того чтобы работодатель мог соблюсти требования ст. 135 <garantF1://12025268.135> ТК РФ об оплате отпускныхУнифицированная форма Т-6 <garantF1://12034807.9000>, Т-6а <garantF1://12034807.10000>Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 19 (2) <garantF1://99315.11193> Перечня

Личные карточки Т-2        На всех сотрудников организации, включая временных работников. Заполняются не позднее первого дня работы 1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (ред. от 19.05.2008 <garantF1://12060454.0>, далее - Постановление N 225) п. 12 <garantF1://12030601.3012>

2. Унифицированная форма Т-2 <garantF1://12034807.3000>Со сроком хранения 75 лет (ЭПК), согласно п. 658 <garantF1://99315.658> Перечня

Табель учета рабочего времени    Определяется требованием трудового законодательства вести точный учет фактически отработанного времени каждым сотрудником      1. ТК РФ, ст. 91 <garantF1://12025268.91> и 99 <garantF1://12025268.99>.

2. Унифицированная форма Т-13 <garantF1://12034807.21000>, Т-12 <garantF1://12034807.20000>Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 586 <garantF1://99315.586> Перечня
Положение об оплате труда и премировании работников	Точное наименование документа в законодательных и нормативных актах не установлено	ТК РФ, ст. 135 <garantF1://12025268.135>, 144 <garantF1://12025268.144>С постоянным сроком хранения, согласно п. 411 <garantF1://99315.411> Перечня

Приказ о направлении работника в командировку                Унифицированная форма Т-9 <garantF1://12034807.14000>, Т-9а <garantF1://12034807.15000>Со сроком хранения 75 лет (ЭПК) - для длительных внутрироссийских и зарубежных командировок, командировок для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, согласно п. 19 (2) <garantF1://99315.11193> Перечня

Со сроком хранения 5 лет - для краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировок, согласно п. 19 (2) <garantF1://99315.11194> Перечня
Командировочные удостоверения		Унифицированная форма Т-10 <garantF1://12034807.16000>Со сроком хранения 5 лет, согласно п. 668 <garantF1://99315.668> Перечня
Инструкция по охране труда		Порядок обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (постановление Минтруда и социального развития РФ от 13.01.2003 N 1, п. 2.1.3 <garantF1://85522.213>)С постоянным сроком хранения, согласно п. 27 <garantF1://99315.27> Перечня

Приложение 2

Основные нюансы оформления и ведения кадровых документов

Наименование документа

Комментарии

Трудовые книжки <garantF1://12030601.1000>Ведение трудовых книжек регламентируется «Правилами <garantF1://12030601.3000> ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (утв. Постановлением <garantF1://12030601.0> N 225)

Заполнение трудовых книжек осуществляется согласно Инструкции <garantF1://86478.1000> по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением <garantF1://86478.0> Правительства РФ от 10.10.2003 N 69)

Трудовые договоры         Согласно ст. 67 <garantF1://12025268.671> ТК РФ:

трудовой договор на нового сотрудника оформляется в письменной форме не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе

трудовой договор составляется в 2 экз., каждый из которых подписывается сторонами: один экземпляр передается работнику, другой - хранится у работодателя

Трудовые договоры желательно хранить в отдельной папке
Штатное расписание <garantF1://12034807.5000>Утверждается приказом (распоряжением) по основной деятельности руководителя организации или уполномоченного им лица. Аналогичным образом вносятся изменения в штатное расписание
Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, долгосрочные российские и зарубежные командировки)	Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован Нумеруются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности Копии приказов или выписки по ним подшиваются в личные дела сотрудников
Заявления сотрудников об увольнении по собственной инициативе, отпуске	Подшиваются в личные дела сотрудников
Правила внутреннего трудового распорядка	Текст документа должен быть доступен каждому сотруднику организации (вывешивается в организации на видном месте) Каждого принимаемого на работу в организацию сотрудника необходимо ознакомить с Правилами внутреннего трудового распорядка под роспись Организация может самостоятельно определить содержание Правил, но с учетом всех обязательных разделов и положений, указанных в ст. 189 <garantF1://12025268.1894> ТК РФ

Положение (инструкция) или другие формы оформления работы с персональными данными сотрудников   При составлении данного документа работодателю необходимо соблюсти следующие требования [2, с. 95]:

. Документов должно быть как минимум два (на основании точной формулировки п. 8 ст. 86 <garantF1://12025268.868> ТК РФ, где указано множественное число слова «документ»)

2. Под каждым документом сотрудники, допущенные к работе с персональными данными сотрудников, должны поставить собственноручную подпись

График отпусков <garantF1://12034807.11000>Чтобы избежать конфликтов по принудительному отправлению в отпуск и уменьшить кадровый документооборот, целесообразнее привлекать самих сотрудников к разработке проекта графика отпусков и согласовывать его с ними

При заполнении графика лучше отдать предпочтение указанию точной даты отпуска, поскольку в этом случае при его предоставлении уже не потребуется написание заявления об отпуске, т.к. он будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа
Приказы по отпускам	Наличие оформленного и подписанного с обеих сторон приказа об отпуске нивелирует возможность возникновения спорных и щекотливых ситуаций между работодателем и работником Копии приказов по отпускам или выписки по ним подшиваются в личные дела сотрудников
Личные карточки Т-2Кроме Инструкции <garantF1://12022905.4000> Госкомстата РФ по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, других правил по заполнению личных карточек нет. Поэтому заполняющий должен по-своему решать сложные вопросы по их заполнению

Табель учета рабочего времени  При ведении табеля учета рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами [2, с. 153]:

. Учет явок на работу и ухода с нее ведется по организации в целом или отдельно по структурным подразделениям

. Включение в табель и исключение из него работников производятся на основании первичных документов по учету кадров (приказов о приеме на работу, трудовых договоров)

3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации
Положение об оплате труда (о премировании, о надбавках, о вознаграждении за год)	Разрабатывается, чтобы избежать конфликты по вопросу справедливости оплаты труда и упорядочить работу с дополнительными выплатами
Приказ о направлении работника в командировку	Составляя приказ о направлении работника в командировку, необходимо помнить, что в унифицированной форме подлежат заполнению все строки, графы и столбцы. Забыв указать сведения в приказе, можно лишить возможности юристов и бухгалтеров организации доказать, что поездка, действительно, являлась служебной командировкой, а, следовательно, обосновать правильность исчисления отдельных налогов [1, с. 200]
Инструкция по охране труда	Текст документа должен быть доступен каждому сотруднику организации (вывешивается в организации на видном месте) Каждого принимаемого на работу в организацию сотрудника необходимо ознакомить с Инструкцией по охране труда под роспись