Управление запасами
1. Управление запасами в системе распределения
Потребности фирмы в запасах определяются инфраструктурой логистики и заданным уровнем сервиса. Теоретически компания может хранить запасы произведенных товаров на складских помещениях, предназначенных для обслуживания каждого клиента. Но лишь немногие деловые предприятия могут позволить себе такую роскошь, т.к. это влечет за собой высокий риск и большие общие издержки. Обычно задача состоит в том, чтобы обеспечить желательный уровень сервиса при минимальном обьеме запасов, с которым связаны наименьшие общие издержки. Избыточные запасы порой компенсируют отсутствие продуманного плана при формировании логистической инфраструктуры, а также недостатки в управлении, и в конце концов оборачиваются более высокими, чем требуется, общими издержками логистики.
Любая стратегия логистики призвана удерживать величину финансовых активов, «связанных» в запасах, на минимально возможном уровне. Основная цель управления запасами - добиться скорейшей оборачиваемости запасов в процессе удовлетворения запросов потребителей.
Толковая политика управления запасами строится на избирательном распределении ресурсов по пяти признакам, к которым относятся: сегментация потребительского рынка (состава потребителей), требуемый ассортимент продуктов, интеграция грузоперевозок, временные потребности, требования конкуренции. Коротко рассмотрим каждый из признаков, лежащих в основе такой избирательности.
Каждое деловое предприятие, продающее продукцию широкому кругу потребителей, сталкивается с тем, что разные сделки обладают для него разной прибыльностью. Некоторые группы потребителей приносят фирме больше прибыли и к тому же имеют потенциал роста, тогда как другие - нет. Прибыльность потребителя зависит от типа приобретаемых им продуктов: объема продаж; цены; требуемых услуг, при оказании которых создается добавленная стоимость; дополнительных действий, необходимых для поддержания устойчивых деловых связей. Высокоприбыльные группы потребителей образуют основной рынок для компании. Стратегия управления запасами должна быть нацелена на удовлетворение запросов каждой из таких ключевых групп потребителей. Секрет эффективной сегментации логистических операций кроется в правильной расстановке приоритетов при управлении запасами, смысл которой в полном обеспечении ключевых потребителей.
Опыт большинства фирм свидетельствует о том, что типы производимых ими продуктов тоже различаются между собой по объему продаж и прибыльности. В отсутствие каких-либо привходящих факторов компания может обнаружить, что на долю менее чем 20% всей реализуемой ею продукции выпадает свыше 80% совокупных прибылей. Поскольку это «правило 80/20», или правило Парето, носит всеобщий характер, менеджеры могут попытаться избежать излишних затрат, проводя стратегию управления запасами, основанную на классификации производимых продуктов и установлении приоритетов. Так, ключом к устранению ненужных расходов может послужить реалистичная оценка того, какие малоприбыльные продукты иди продукты с небольшим обьемом продаж все же следует поставлять на рынок. Разумеется, любая компания хотела бы обеспечивать доступность и бесперебойность поставок только самых прибыльных своих продуктов. Однако для полного удовлетворения запросов ключевых потребителей поставщику иногда приходится снабжать их малоприбыльными продуктами в значительных объемах. Ловушка, которой в данном случае надо опасаться. - высокий уровень сервиса при реализации таких малоприбыльных продуктов, если их приобретают непостоянные иди неключевые потребители. Таким образом, при разработке избирательной политики управления запасами следует принимать во внимание прибыльность тех иди иных категорий продуктов. Многие фирмы предпочитают хранить малоприбыльные или плохо расходящиеся виды продукции на центральных распределительных складах. При получении заказа на такие товары компания может соотнести реальный уровень сервиса, который она готова предоставить при поставке, с относительной значимостью для нее конкретного потребителя. Ключевых потребителей можно обслужить, прибегнув к быстрому и надежному воздушному транспорту, тогда как для выполнения остальных заказов менее важных клиентов достаточно воспользоваться более дешевыми наземными средствами грузоперевозки.
Выбор ассортимента продуктов, который должен храниться на том или ином складе, непосредственно сказывается на условиях транспортировки. Большинство транспортных тарифов устанавливается исходя из обьема и размера конкретного груза, предназначенною для перевозки. Следовательно, разумной стратегией было бы держать на складе достаточное количество товаров, чтобы иметь возможность комплектовать крупные партии грузов, адресованных конкретному клиенту или в конкретную географическую зону. Связанная с такой стратегией экономия на транспортных расходах может существенно перекрыть рост затрат на хранение запасов.
Необходимость быстрой доставки товаров для полного выполнения запросов потребителей является важной движущей силой логистики. Порожденные этой необходимостью модели снабжения в реальном времени призваны сокращать общий объем запасов за счет создания таких условий, которые позволяют своевременно и точно реагировать на возникающие потребности производства или розничной торговли. Если продукты и материалы поставляются быстро, то необязательно держать запасы на производственных предприятии. Точно так же при быстром пополнении товарных запасов в розничных магазинах требуется меньше страховых, или буферных, резервов в конечных звеньях логистической цепочки. На смену практике накопления и хранения таких страховых запасов (на случай непредвиденных сбоев в снабжении) приходит поставка точно определенного количества товаров в нужное время. Поскольку подобные временные модели сводят запасы у потребителей к абсолютному минимуму, возникающая вследствие этого экономия должна компенсировать издержки, связанные с чувствительностью логистическою процесса к фактору времени. Например, применение временных моделей, как правило, ведет к сокращению обьема единоразовой грузовой отправки, что увеличивает количество и частоту необходимых перевозок, а также цену перевозки. Это, в свою очередь, может повлечь за собой рост транспортных расходов. Для того, чтобы логистические модели работали плодотворно и эффективно, необходимо соблюдать баланс между желательным уровнем обслуживания потребителей и минимальными общими издержками.
И наконец, нужно помнить, что стратегии управления запасами разрабатываются не в вакууме, а в конкурентной среде. Обычно партнеры предпочитают иметь дело с теми фирмами, которые могут пообещать своевременность и бесперебойность поставок и в состоянии выполнить свое обещание. Это порой требует размещения и хранения на конкретом складе такого обьема запасов, который обеспечивал бы заданный уровень сервиса даже тогда, когда соблюдение этого условия увеличивает общие издержки. Надежная политика управлении запасами чрезвычайно важна для обретения конкурентных преимуществ в обслуживании потребителей или, по крайней мере, для частичного ослабления соперников в этой сфере. Нужно понимать, что в интегрированной логистической системе все решения но поводу размещения инфраструктурной сети, транспортировки и управления запасами тесно взаимосвязаны и именно эта взаимосвязь составляет основу интеграции.
Существует несколько систем управления запасами.
Реактивный подход к управлению запасами, или концепция «вытягивания», заключается в том, что потребительский спрос буквально вытягивает соответствующий продукт через канал распределения от производителя к конечному потребителю. Альтернативу составляет плановый подход, который предполагает продвижение продукта и его распределение внутри маркетингового канала по определенному графику в соответствии с прогнозом спроса на продукт и его наличием на рынке. Третий, комбинированный, подход соединяет в себе черты первых двух и проявляется в такой политике управления, которая приспосабливается к изменению рыночных условий и позиций продукта.
Реактивная система управления запасами
Контроль за состоянием запасов - это техническое средство реализации политики управления запасами. Для проведения избранной политики управления запасами необходимо выработать четкий порядок контроля. Нужно установить периодичность переучета и сопоставления текущего уровня запасов с намеченными нормативами, определяющими - когда, сколько и чего заказывать.
Непрерывный контроль. Процесс непрерывного контроля означает ежедневное определение потребности в пополнении запасов. Применение системы контроля такого типа предполагает точный учет движения всех выделенных единиц хранения. Процесс непрерывного контроля опирается на два определяющих параметра - точку заказа и раз- мер заказа и основывается на двух принципах: заказ на продукт, являющийся объектом контроля, размещают по достижении точки заказа; используемый метод контроля обеспечивает непрерывное отслеживание уровня запасов.
Периодический контроль. Процесс периодического контроля означает регулярный (раз в неделю или в месяц) пересмотр состояния запасов. В системе периодического контроля точку заказа следует корректировать с учетом промежутков времени между процедурами контроля. Поскольку контроль осуществляется со значительными интервалами, к моменту проведения очередной контрольной процедуры запас любого продукта может оказаться меньше точки заказа. Поэтому следует исходить из допущения, что уровень запасов окажется ниже точки заказа приблизительно посредине интервала между двумя процедурами контроля. Из-за периодичности проведения контроля в такой системе обычно требуется более крупный средний запас, чем в системе непрерывного контроля.
Смешанные системы контроля. Для приспособления к особым ситуациям разработаны смешанные системы контроля, совмещающие особенности непрерывного и периодического подходов. Наибольшее распространение получили система с нормативным уровнем пополнения запасов (нормативная система) и вариантная (двухуровневая) система пополнения запасов. Нормативная система пополнения запасов - это система с фиксированным интервалом между смежными заказами и довольно короткой периодичностью контроля. В целом она схожа с системой непрерывного контроля, но есть отличие: в нормативной системе точка заказа для пополнения запасов устанавливается на более высоком уровне. Периодичность контроля прибавляется к сроку исполнения заказа.
В нормативной системе размер заказа служит не для определения объема поставки. Задача заключается в том, чтобы поддерживать уровень запасов ниже максимального, который и является нормативным уровнем пополнения запасов. Максимальный уровень может быть достигнут только в том случае, если в период между размещением заказа на пополнение запасов и следующей процедурой контроля не продано ни одной единицы продукта.
Разновидностью нормативной системы является вариантная система пополнения запасов, известная также как минимаксная система контроля. Ее отличие от нормативной системы состоит в том, что здесь вместо переменного размера заказа используют определенный (заданный) размер заказа/поставки. При этом вариантная система ограничивает нижний предел переменного размера заказа. В результате уровень запасов поддерживается в интервале между верхним и нижним пределами. Верхний предел устанавливает максимальный уровень запасов, а нижний гарантирует, что размер заказа будет не меньше, чем разность между верхним и нижним уровнями.
Реактивная система управления запасами строится на следующих предпосылках.
во-первых, все потребители, рынки и продукты в равной мере уча- ствуют в формировании прибыли. Для определения стратегически желательной структуры запасов, соответствующей «емкости» разных потребителей и рынков, а также расходимости продуктов, можно воспользоваться классификацией по приоритетности, или так называемой классификацией ABC. Однако реактивная система в чистом виде сводит к минимуму любое движение запасов в преддверии выраженного спроса и тем самым подрывает логику, диктующую необходимость такого движения для продуктов, вносящих основной вклад в продажи.
в-третьих, логика реактивного управления запасами предполагает неограниченное наличие продукции у поставщиков. Иными словами, не существует никаких ограничений, связанных с действующими мощностями и доступностью запасов. Вторая и третья предпосылки вместе означают полную определенность сроков поставок в пополнение запасов и совершенную невозможность возникновения дефицита или задержки (срыва) исполнения заказа.
в-четвертых, предполагается, что продолжительность каждого функционального цикла предсказуема и не зависит от других циклов. Функциональный цикл рассматривается как случайное событие, а значит, задержки исполнения заказа хоть и возможны, но не становятся обычным признаком в последовательности циклов. Логика реактивного управления запасами предполагает, что менеджеры не в состоянии влиять на продолжительность функционального цикла, однако на деле они могут ускорять поставки за счет привлечения дополнительных источников или использования альтернативных стратегий снабжения.
в-пятых, реактивная система управления запасами лучше всего работает в условиях стабильного и неизменного по структуре потребительского спроса. В идеале для нормальной работы системы спрос должен оставаться стабильным в течение всего планового периода, иначе, статистическая логика управления запасами будет давать сбои.
в-шестых, реактивная система управления запасами определяет временные и количественные параметры пополнения запасов (включая и источники поставок) для каждого распределительного центра отдельно, независимо от других. По этой причине в такую систему заложена лишь минимальная возможность эффективно координировать потребности в запасах разных распределительных центров.
в-седьмых, реактивное управление запасами исходит из предпосылки, что не существует корреляции между спросом и продолжительностью функционального цикла. Но на практике довольно часто бывает, когда в результате повышения спроса на продукт увеличивается продолжительность функциональных циклов, поскольку одновременно возрастает потребность в запасах и транспортных ресурсах. Отсюда следует, что периоды повышенного спроса могут быть связаны с удлинением функциональною цикла не только из-за возникновения дефицита или ограниченной доступности продукта.
Т.о., при классической логике реактивного управления запасами возникают проблемы, которые заключаются в чрезмерно упрощенном представлении о структуре и динамике спроса, ориентации на «неограниченную» доступность продуктов и производственных мощностей, отсутствии сегментации рынков и продуктов по критерию прибыльности, отсутствии координации данных о потребности в запасах во всей распределительной сети.
Плановая система управления запасами
Плановые методы управления запасами опираются на общую информационную базу для координации потребности в запасах в рамках всего канала распределения и в разных звеньях стоимостной цепочки. Плановые методы могут найти применение на уровне заводского склада, и тогда они будут решать задачу координации размещения и доставки запасов среди распределительных центров. Но к планированию прибегают также и для более обшей цели - координированного распределения запа- сов между разными участниками логистической цепочки, в частности между производителями и розничными торговцами.
Метод пропорционального распределения. Это упрощенный вариант планового управления запасами, при котором каждому распределительному центру выделяется пропорциональная его сбытовым возможностям доля запасов из общего источника - например, заводского склада. Хотя метод пропорционального распределения позволяет координировать размещение запасов среди разных складских мощностей, он не учитывает такие специфичные для каждого предприятия факторы, как продолжительность функционального цикла, экономичный размер заказа и потребность в страховых запасах. Это ограничивает возможности данного метода в управлении многоуровневыми запасами.
Планирование потребностей распределения (ППР). Это более сложный подход к планированию, учитывающий множественность уровней распределения и специфику каждого уровня. Система ППР является логическим развитием системы планирования производственных потребностей в материальных ресурсах (ППП), хотя между ними есть одно принципиальное различие. Определяющим фактором системы ППП (manufacturing requirements planning, MRP) служит календарный план производства (производственный график), который составляет и контролирует само предприятие, тогда как система ППР (distribution requirements planning, DRP) подчинена требованиям неподвластного предприятию потребительского спроса. Т.е., система ППП действует преимущественно в условиях зависимого спроса, а система ППР - в неуправляемой среде, в которой потребности в запасах определяются изменчивым спросом конечных потребителей. Система ППП координирует производственный график и график поставок материальных ресурсов, требуемых для выпуска готовой продукции и распоряжается запасами лишь до тех пор, пока не завершен процесс производства или сборки конечного продукта, то есть пока он не отправлен на заводской склад. Ответственность за скоординированное размещение запасов с заводского склада переходит уже к системе ППР.
Интегрированная система планирования запасов, каковой по сути является система ППР, создает для руководителей компаний ряд преимуществ:
. Повышение качества обслуживания: увеличение доли своевременных поставок и сокращение потока жалоб от потребителей.
. Повышение эффективности продвижения и внедрения на рынок новых продуктов.
. Возможность предвидеть возникновение дефицита, что позволяет не тратить маркетинговые усилия на продукты, запасы которых недостаточны.
. Совершенствование координации управления запасами с другими функциями предприятия благодаря тому, что система ППР обеспечивает единый набор плановых показателей для всех служб.
. Возможность предложить потребителям скоординированные услуги по управлению запасами.
В той мере, в какой подобная точность прогнозов вообще возможна, система работает хорошо. Однако, для равномерного и бесперебойного движения товарных потоков нужно составлять прогнозы на каждый распределительный центр и на каждую единицу хранения, а также верно прогнозировать продолжительность функциональною цикла (срока поставок). С учетом этих строгих требований к системе можно назвать три потенциальных источника возможных ошибок:
во-первых,погрешности прогноза, выбор неверного объекта прогнозирования спроса (не того распределительного центра, склада или другого места хранения запасов), неверная оценка времени прогнозирования спроса. В любом случае точность прогноза должна составлять основной предмет заботы при планировании размещения запасов и при использовании этих планов.
во-вторых, система ППР надежно работает только в условиях равномерных и бесперебойных функциональных циклов, обеспечивающих движение товарных потоков между распределительными центрами. Конечно, с изменчивостью функциональных циклов можно справиться, заложив в параметры поставок «страховочное» время, однако подобная неопределенность существенно ограничивает эффективность системы планирования.
в-третьих, необходимость интеграции плановых процессов создает напряжение в системе, т.к. требует постоянного пересмотра плановых графиков для преодоления «узких мест» в производстве или предотвращения срыва намеченных сроков поставок. Подобная неустойчивость ведет к колебаниям в загрузке мощностей, бюджетных расходах и графиках поставок. Причем эти колебания еще усиливаются под воздействием подвижной хозяйственной среды в сфере распределения. Например, из-за неопределенности функционального цикла транспортировки заказов или надежности источника поставок система ППР может оказаться чрезвычайно нестабильной.
Комбинированная система управления запасами позволяет отчасти преодолеть недостатки, присущие как реактивным, так и плановым методам. В реальной жизни условия, которым лучше всего отвечает, скажем, реактивная система, со временем меняются - и вот уже сложилась ситуация, благоприятствующая использованию плановой системы. Понятно, что в подобных обстоятельствах идеальный метод управления запасами должен соединять в себе черты обеих систем и давать возможность проводить разные стратегии применительно к разным потребителям, рыночным сегментам и продуктам.
Адаптивная система управления запасами сочетает в себе свойства реактивных и плановых методов. Логическим основанием адаптивной системы является тот факт, что в обычных ситуациях с потребительским спросом следует обращаться как с независимым фактором, однако в некоторых случаях спрос в рамках канала распределения становится зависимым. В силу этого временами на отдельных участках канала распределения зависимый и независимый спрос существуют параллельно и их нужно каким-то образом согласовывать. Уникальная черта адаптивной системы управления запасами заключается в том, что она способна видоизменяться, приспосабливаясь к изменениям хозяйственных условий. Скажем, на протяжении некоторой части года наиболее эффективной политикой может быть продвижение («проталкивание») продуктов на склады вблизи местных рынков, а в другое время наилучшая тактика - придержать запасы на заводском складе, дожидаясь, пока потребительский спрос сам не начнет «вытягивать» их на рынки через канал распределения.
Т.о., в ситуациях, которым свойственны неопределенность предложения или ограничения на размещение запасов, лучше всего подходят и наиболее эффективно работают плановые методы управления. Они облегчают продвижение продуктов на рынки, обеспечивающие наивысшую прибыльность или наибольшую стабильность продаж. Плановые методы применяют также для регулирования поставок на рынки или потребителям, которые с легкостью могут без этих поставок обойтись. Проще говоря, исполнение заказа потребителя, который в состоянии какое-то время продержаться с уже имеющимся у него запасом, можно несколько отсрочить и за счет этого поставить продукт потребителям, испытывающим реальную нехватку запасов.
В условиях неопределенности функционального цикла следует применять реактивные методы управления запасами. Реактивная система позволяет поставлять продукты более мелкими партиями, что снижает риск, связанный с возможными задержками в пути крупных поставок или с неправильным размещением больших объемов запасов. Использование в подобных ситуациях плановых методов может привести к несвоевременному исполнению заказа (задержке или, наоборот, слишком раннему прибытию поставок). При выборе подходящей системы управления запасами надо принимать во внимание и неопределенность спроса отдельных распределительных центров.
В условиях относительно стабильного или предсказуемого спроса более эффективны плановые методы, поскольку, они обеспечивают экономию транспортных расходов. Если же спрос нестабилен или непредсказуем, лучше всего подходят реактивные методы, откладывающие продвижение запасов на следующие уровни канала распределения до тех пор, пока не проявится очевидная потребность в них.
И последний фактор, который нужно принимать в расчет при выборе наиболее подходящей системы управления запасами, - это емкость, или производительная способность, мощностей на различных участках канала распределения. Это относится как к производственным мощностям предприятий и сборочных линий, так и к складским мощностям распределительных центров и различных хранилищ. Поскольку реактивная логика исходит из допущения безграничности мощностей в каналах распределения, ее применение может создать проблемы в ситуациях, когда ограничения по мощности в действительности существуют. Стало быть, при наличии ограничений по мощности на уровне производственных предприятий или хранилищ плановые методы позволяют наладить более эффективное движение запасов из переполненных мощностей в менее загруженные.
Описанная иерархическая система принятия решений иллюстрирует общую логику выбора методов управления запасами, наиболее пригодных к каждой конкретной ситуации в канале распределения.
2. Факторы и принципы размещения элементов сбытовой инфраструктуры
Сбытовую политику фирмы-изготовителя продукции следует рассматривать, как целенаправленную деятельность, принципы и методы, осуществления которой призваны организовать движение потока товаров к конечному потребителю. Основной задачей является создание условий для превращения потребностей потенциального покупателя в реальный спрос на конкретный товар. К числу таких условий относятся элементы сбытовой политики, каналы распределения (сбыта, товародвижения) вместе с функциями, которыми они наделены.
Сбытовые подразделения предприятия состоят из двух элементов: сбытовой структуры и логистической.
Сбытовая структура - это отделы сбыта, отделы продаж, занимающиеся поиском потенциальных клиентов (посредников, потребителей), взаимодействием с постоянными клиентами, сбытовые региональные структуры предприятия, руководители компании различного уровня, прямо или косвенно отвечающие за результаты сбытовой деятельности (генеральный директор, коммерческий директор, директор по развитию и пр.).
Логистическая структура - это складское хозяйство, где осуществляется хранение продукции; подразделения, где производится доработка продукции - подбор, сортировка, сборка готового изделия, комплектация, консервация и прочее, что повышает степень доступности и готовности продукции к потреблению; подразделения, осуществляющие отгрузку, транспортировку продукции и экспедиторские услуги т.д.
Выбирая свое местоположение, компания совершает наиболее долговременные затраты и обеспечивает длительный доход как результат деятельности на выбранном месте. Поэтому размещение влияет на распределение (на схему распределительной сети). Строение распределительной системы начинается с размещения производства, а далее рассматриваются места размещения производственных складов, складов оптовой торговли относительно сети магазинов розничной торговли, выбирается система доставки, т.е. определяется транспортная сеть и решается целый ряд других вопросов в рамках распределительной логистики.