ОСОБЕННОСТИ АРХИВНОГО АУТСОРСИНГА В РОССИИ

Министерство науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное автономное образовательное учреждение  высшего образования «Уральский федеральный университет  имени первого Президента России Б.Н.Ельцина»

Уральский гуманитарный институт

Департамент «Исторический факультет»

Кафедра документоведения, архивоведения и истории государственного управления

ДОПУСТИТЬ К ЗАЩИТЕ

Зав. кафедрой __________Л. Н. Мазур

  (подпись)

«______»________________2020г.

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА ОСОБЕННОСТИ АРХИВНОГО АУТСОРСИНГА В РОССИИ

Руководитель: доктор исторических наук, профессор

Виктор  Владимирович  Шибаев

Нормоконтролер:Татьяна  ВладимировнаСкулкина

Студентка группы УГИЗ 553209

 СаматоваАлиса Футовна

Екатеринбург  2020

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ .......................................................................................................... 4

ГЛАВА 1 АРХИВНЫЙ АУТСОРСИНГ: ПОНЯТИЕ, ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ

И НОРМАТИВНАЯ БАЗА ................................................................................ 10

1.1 История возникновения архивного аутсорсинга ..................................... 10

1.2 Сущность и содержание «внеофисного хранения документов» в современных организациях ............................................................................ 13

1.3 Нормативно–правовая база регулирования архивного аутсорсинга в

Российской Федерации ................................................................................... 18

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ПРАКТИЧЕСКИХ АСПЕКТОВ ПЕРЕДАЧИ ФУНКЦИИ

АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА АУТСОРСИНГ ................. 23

2.1 Анализ развития рынка аутсорсинга на территории Российской

Федерации ....................................................................................................... 23

2.2 Опыт использования архивного аутсорсинга российскими компаниями

 .......................................................................................................................... 26

2.3 Оценка возможностей и рисков аутсорсинга хранения документов ...... 32

ГЛАВА 3 ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ АУТСОРСИНГОВЫХ КОМПАНИЯХ 36

3.1. Сбор, хранение и учет документов в аутсорсинговой компании на примере компании «Телос» ............................................................................ 36

3.2. Услуги, оказываемые аутсорсинговыми компаниями на примере

«Делис Архив» ................................................................................................ 41

3.3. Сравнение плюсов и минусов аутсорсинговых технологий в архивном деле на примере компаний «Телос» и Делис Архив» ................................... 46

ЗАКЛЮЧЕНИЕ .................................................................................................. 55

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ .................................................. 60

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы исследования связана с тем, что с недавних пор как крупные, так и небольшие фирмы стали задумываться об оптимизации своего рабочего процесса, как следствие уменьшение трудозатрат. Именно с тех самых пор, появились идеи передачи выполнения функций на сторонние организации. Чуть позже, появилось полноценное название данной деятельности, а именно – аутсорсинг. Анализ американских словарей показал, что датой появления аутсорсинга считается начало 1980-х годов. С этого момента этот термин стал появляться все чаще в бизнес-лексиконе большей части европейских языков. В русском языке этот термин появился только со второй половины 1990–х.

Как известно многим, очень большое влияние на эффективность использования рабочего времени, а также принятия стратегически важных решений влияет общее состояние документов. Именно поэтому, ни для кого не является секретом, что документ содержит в себе ценную информацию, и вследствие именно «бумага» является причиной неудач в бизнесе. Средством, от обозначенных выше проблем является такая услуга, как внеофисное хранение документов. 

Внеофисное хранение документов – передача полномочий, функций по

хранению и   обслуживанию документов вашей   организации,

специализированной архивной компании. Хранение документов ведется в специально оснащенных архивных хранилищах. 

Степень изученности.Основу настоящего исследования составили научные труды отечественных документоведов, историков, архивоведов; публикации об архивоведении, а также информация, представленная на сайтах аутсорсинговых компаний. 

Обзор литературы по вопросам архивного аутсорсинга показал, что теоретические аспекты этой темы не очень изучены, т.к. в настоящее время не очень много литературы. Это определяет необходимость научного осмысления и комплексной методической проработки вопросов организации и регулирования архивного аутсорсинга. 

При небольшом количестве научных трудов и недостаточной теоретической разработанности вопросов по теме исследования можно встретить представляющие интерес публикации как по вопросам аутсорсинга в целом, так и архивного аутсорсинга.

В современных условиях под термином аутсорсинг как правило понимается использование внешних ресурсов для решения задач и достижения необходимых результатов. То есть можно сказать, что аутсорсинг – это передача отдельных функций или бизнес–процессов на выполнение внешней организации, располагающей требуемыми ресурсами, на основе долгосрочного соглашения. Активы предприятия, могут временно передаваться сторонней организации при заключении соглашения. Руденко О.Н. в статье «Актуальные вопросы определения аутсорсинга»^[1]обозначает такие плюсы аутсорсинга как сокращение издержек, повышение качества продукции/товаров/услуг, снижение рисков, увеличение скорости адаптации к рыночным условиям. Согласно мнению О.Н. Руденко аутсорсинг позволяет компании сосредоточиться на основных бизнес–процессах в результате использования аутсорсинга, то есть передачи второстепенных для конкретного предприятия функций на выполнение другой компании.

В этой же статье Руденко О.Н.определяет аутсорсинг как перевод внутреннего подразделения предприятия и связанных с ним активов на выполнение организацией поставщиком услуг, которая предлагает оказать такие услуги в течение определенного времени по оговоренной цене»². 

Юрьев С.В. считает, что благодаря использованию аутсорсинга возможно эффективно распределить внутренние и внешние ресурсы, а также имеющиеся в распоряжении организации средства  для успешного достижения бизнес–целей^[2]. 

Некоторые авторы рассматривают аутсорсинг в качестве инструмента сокращения затрат и способа повышения эффективности функционирования предприятия в результате передачи непрофильных функций на аутсорсинг и концентрации усилий только на основных задачах. Такое мнение, например, можно увидеть в статье Д.В. Ланской «Методологические основания аутсорсинга»⁴. 

Наиболее важными работами, которые послужили базой при проведении исследования по теме ВКР, стали трудытаких отечественных авторов: И. Златопольская, Д.М. Михайлов, С.О. Коледжян.

  Особый   интерес представляет,   например, статья И.

Златопольской«Архивы: аутсорсинг или структурное подразделение?»⁵, в которой автор раскрывает вопросы применения аутсорсинга в архивном деле. Кроме того, в статье автором раскрываются новые тенденции архивного аутсорсинга, определяются плюсы и минусы привлечения сторонней компании на аутсорсинг архивной деятельности.

Однако, речь в их трудах идет не об архивном аутсорсинге, а об аутсорсинге как методе оптимизации бизнес–процессов. Они предлагают свои определения термину аутсорсинг, и говорят о ценности данного метода для руководителей предприятий. А Ю. Гордиенко в своей статье «Перспективы аутсорсингового бизнеса»^[5] анализирует работу двух самых крупных аутсорсинговых компаний: «ОСГ Рекордз Менеджмент» и «Айрон Маунтин». Автор рассматривает историю их создания и развития, описывает основные аспекты экономической эффективности и обнаруживает

преимущества аутсорсинга как бизнес-направления для потребителей. 

В статье Н.А. Храмцовской«Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга»^[6][7] отмечается, что «аутсорсинг в данное время – это одно из интересных и стремительно развивающихся подходов к ведению бизнеса».

В большинстве научных публикаций в большей степени речь идет о преимуществах аутсорсинга, но очень мало рассматриваются недостатки и тем более так называемые «подводные камни». Например, Д. В. Авдюшин с своей статье «Опыт внеофисного хранения документов»¹⁰ расписывает  преимущества аутсорсинга, но при этом совершенно ничего не говорит о недостатках.

ХрамцовскаяН. А. в своих статьях, посвященных архивному аутсорсингу освятила экономические, социальные и юридические аспекты. Согласно мнению данного автора, основанного на анализе опыта использования аутсорсинга зарубежными компаниями, у отрасли архивного аутсорсинга есть хорошие перспективы для стабильного развития «как вширь, так и вглубь»^[8][9]. «Аутсорсинг в данное время – это одно из интересных и стремительно развивающихся подходов к ведению бизнеса», – отмечает Храмцовская Н.А. в своей статье «Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга»^[10].

В статье Е. М. Буровой«Архивное законодательство и его применение в практической деятельности архивов организаций»^[11]автор делает попытку освятить вопросы нормативно-правового регулирования механизмов архивного аутсорсинга, но, в итоге, в статье рассматривается только правовая возможность передавать документы на внеофисное хранение. 

Таким образом, актуальность темы настоящего исследования дополнительно определяется недостаточной теоретической и

методологической разработанностью вопросов организации и регулирования архивного аутсорсинга.

Объект настоящего исследования - архивный аутсорсинг. 

Предметом исследования выступили аутсорсинговые технологии в архивном деле. 

Цель выпускной квалификационной работызаключается в исследовании особенностей использования технологий архивного аутсорсинга в России на примере компаний «Телос» и «Делис Архив».

Достижение поставленной цели потребовало решения следующих задач:

–изучить предпосылки и историческое возникновение архивного аутсорсинга;

– определить особенности «внеофисного хранения документов» в современных организациях;

– исследовать нормативно–правовое обеспечения архивного аутсорсинга в Российской Федерации;

– провести анализ развития рынка аутсорсинга на территории Российской Федерации;

– изучить опыт использования архивного аутсорсинга российскими компаниями;

– оценить возможности и риски аутсорсинга хранения документов;

– проанализировать особенности оказания услуг архивного аутсорсинга компаниями «Телос» и «Делис Архив», а также на основе анализа сравнить плюсы и минусы применяемых технологий в этих компаниях.

Хронологические рамки ограничены периодом с 1991 года по настоящее время.

Структура работы определена целью и задачами: работа состоит из введения, трех глав, разделенных на параграфы, заключения и списка использованных источников.

ГЛАВА 1 АРХИВНЫЙ АУТСОРСИНГ: ПОНЯТИЕ, ИСТОРИЯ

РАЗВИТИЯ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА

1.1 Историявозникновения архивного аутсорсинга

Термин «аутсорсинг»– англоязычный неологизм, который появился в  американских толковых словарях в начале1980–х годов, а затем стал все чаще использовать в бизнес–лексиконе европейских языков. Появление этого термина в русском языке в англо-русских словарях датируется второй половиной1990–х годов. 

  Англоязычный   термин «аутсорсинг»   определяется   как

передачаорганизацией какого–либо процесса (функции, работы) или его части сторонней организации (субподрядчику).Рассматривая данную деятельность как интеллектуальные деловые услуги в управлении и бизнесе корпораций, следует остановиться на такой ее разновидности как архивный аутсорсинг.

История архивного аутсорсинга началась в США в 1940 году во время президента Рузвельта у власти, при котором значительно расширился и усилился государственный аппарат, что повлекло рост документооборота. 

Развитие аутсорсинга как отрасли связано с именем Эммета Лихи, который одним из первых задумался о том, что рост объемов государственных документов вызывает значительные экономические затраты, значительная доля которых приходится именно на архивирование. Исходя из этого Лихи пришел к мысли о необходимости поиска оптимальных способов управления всем жизненным циклом документов. Предпринимать попытки проверить свои предположения на практике Лихи начал во время работы в Национальных Архивах США. В результате им была предложена концепция высокоплотного хранения документов в специализированных центрах хранения. Такому хранению подлежала документация неактивная, но которую нельзя было просто уничтожить. Такое хранение в результате сокращения площадей позволяло экономить финансы, то есть этот способ хранения документации стал считаться экономически эффективным. Итак, первые попытки организации эффективного хранения документации стали предпосылкой создания архивных хранилищ в США. Как следствие стал развиваться интерес к внеофисному хранению документов. А в 1948 году Лихи открыл компанию, которая оказывала услуги внеофисного хранения документов, а также оказывала и консультационные услуги по обработка и хранению документации с целью предотвращения неконтролируемого роста документации. Клиентами компании стало даже правительство Нью–Йорка. А уже в 1949 году у компании, основанной Лихи, появился первый корпоративный клиент (авиационная компания).В 1951 году Лихи основал компанию по хранению документов «Деловые архивы Лихи», которой он управлял вплоть до смерти в возрасте 54 лет (1964 года).

В память о Лихи была учреждена престижная премия, которая в настоящее время вручается ежегодно за выдающийся вклад в развитие управления документами и информацией. 

В 1980 году была образована Ассоциация коммерческих центров хранения, в которой первоначально были представлены компании из США и Канады. Американцы считают 1990–е годы одним из самых феноменальных десятилетий в своей экономической истории. Рост отрасли внеофисного хранения отражал происходящий экономический бум. В 1991 году Ассоциация коммерческих центров хранения документации насчитывала 380 компаний. К концу 1990–х годах число членов ассоциации достигло 500. По состоянию на март 2018 года в ассоциации состояло 580 членов.Стоит сказать о мировых гигантах по предоставлению услуг внеофисного хранения документов (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 – Мировые тенденции архивного аутсорсинга¹⁴

В XXI веке наблюдается тенденция активного освоения новых технологий в сфере архивного аутсорсинга, а также расширение спектра оказываемых услуг при сохранении традиционного хранения бумажных документов. 

В настоящее время все чаще организации доверяют поставщикам услуг внеофисного хранения не только хранение бумажных документов, но и их первичную обработку (сканирование и/ввод данных в базы данных). По желанию клиента управление документов и контроль над ними могут осуществляться не только традиционным образом – на уровне коробов, но и на уровне дел и отдельных документов. 

Постепенно в практику взаимодействия клиента с компанией вошли

¹⁴Храмцовская Н. А. Вне офисное хранение документов: опыт аутсорсинга в делопроизводстве // Электронные офисные системы. 2017. URL: #"287" src="/wimg/18/file:///C:\Users\it\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\01\clip_image003.gif">

Рисунок 1.2 – Порядок анализа рынка архивного аутсорсинга^[14]

Таким образом, в случае возникновения потребностей архивирования документов в любой организации есть только два варианта решения этого вопроса: создание собственного архива и архивного подразделения для обслуживания документации или передача этих функций на аутсорсинг в архивную компанию. В первом варианте несомненными плюсами станет постоянная доступность документови возможность быстро найти требуемую информацию.

Минусы в данном случае также есть и сводятся они к следующему:

-   необходимо помещение под архив. Оплачивается стоимость аренды или коммунальных услуг, если оно в собственности;

-   необходимо оборудование помещения – стеллажи, мебель, компьютер, система пожаротушения, сигнализация;

-   приобретение расходных материалов (короба, папки, шпагат и

пр.);

-   сотрудник архива (зарплата).

Как видно, минусов больше. Если компания небольшая, имеет смысл озаботиться именно собственным архивом, не потребуется даже отдельный сотрудник – можно совместить обязанности, например, бухгалтера и архивариуса. Иногда за архив в небольшой компании отвечают сотрудники кадровых служб.

Плюсы и минусы второго варианта, то есть передачи функции хранения документации на аутсорсинг представлены на рисунке 1.3.

Рисунок 1.3 – Плюсы и минусы архивного аутсорсинга^[15]

Итак, внеофисное хранение документов в наибольшей степени популярно среди крупных компаний с большим документооборотом. В таких организациях требуются значительные площади и расходные материалы для организации архива, а также дополнительные штатные единицы на обслуживание документов. Именно в таких случаях архивный аутсорсинг выгоднее чем организация собственного архива.

1.3 Нормативно–правовая база регулирования архивного аутсорсинга в

Российской Федерации

Любая сфера деятельности в Российской Федерации для успешного существования в своих действиях должна опираться на нормативную базу. И архивный аутсорсинг не может быть исключением. 

К числу актов фундаментального характера следует отнести в первую очередь принятый 22 октября 2004 года Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» и «Положение о Федеральном архивном агентстве». Второй из этих документов регламентирует деятельность федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, а первый является основным правовым актом, который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (АФ РФ) и архивных документов государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий Помимо ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в России действует ряд других законодательных актов, в которых рассматриваются вопросы хранения документов. Налоговым кодексом РФ, ФЗ «О бухгалтерском учете», ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»^[16] установлены сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов. 

Закон «Об обязательном экземпляре документов» предполагает обязательную поставку в федеральные архивы любого аудиовизуального произведения. Данный закон фактически не выполняется, так как совершается столкновение авторских прав на данный продукт и названного закона^[17]. 

Приказом Федерального архивного агентства от 2 декабря 2011 года № 104 была утверждена «Программа информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011–2020 гг.», в рамках которой к 2020 году предполагается создать нормативно–правовую базу для создания и функционирования электронных архивов. Одна их основных функций, возложенных на архивы всех видов – это обеспечение сохранности архивных документов, поэтому данным вопросам уделяется немало внимания в правовых и нормативно–методических актах. 

ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» запрещает уничтожение документов АФ РФ. Более того, в статье 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях названы конкретные суммы штрафов за нарушение требований законодательства о хранении документов организациями разных форм собственности. 

Проведенный анализ нормативно–правовой базы с точки зрения передачи функций хранения документов и ведения архивов на аутсорсинг, можно отметить, что основным документом регулирующим такие отношения является договор, отвечающий нормам  Гражданского кодекса РФ. Имеется ввиду договор аутсорсинга о предоставлении услуг по хранению документов. Срок на который данный договор может быть заключен определяется в индивидуальном порядке, но чаще всего это календарный год, то есть 12 месяцев. Также как правило такой договор подразумевает автоматическую пролонгацию в случае отсутствия возражения одной из сторон.

В данное время в России нет нормативно–правового акта, который бы регулировал отношения по договору аутсорсинга. Так как этот акт не закончен, и поэтому считается, что договор аутсорсинга используется в целях уклонения от уплаты налогов. Преимущественное количество решений об оспаривании договора аутсорсинга, рассматриваемых в арбитражных судах и подаваемых по инициативе налоговых органов, выносятся в пользу предпринимателей. При этом договор аутсорсинга существует в России уже более десяти лет, и практика показывает положительные результаты судов по отношению к данному договору и аутсорсинговым отношениям в общем. В настоящее время передача тех или иных функций/работ на аутсорсинг регулируется на основе договора, но на законодательном уровне они не закреплены, что в условиях роста и востребованности аутсорсинговых услуг представляется необходимым.

Итак, не смотря на отсутствие законодательного закрепления понятие «аутсорсинга»в РФ, сделки аутсорсинга имеют место быть, т.к. их сущность не противоречит нормамГК РФ (п. 2 ст. 421), и, следовательно, «стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами»^[18]. 

На рисунке 1.4 представлены варианты, в которых может быть заключен договор аутсорсинга.

Рисунок 1.4 – Варианты заключения договора аутсорсинга^[19]

Выбор формы договора при оказании услуг определяется содержанием условий договора в каждом конкретном случае. Например, если в договоре определены условия подряда, то будут применяться нормы п.1 ст. 702 ГК РФ. Если в договоре содержаться условия принципиально новые, то речь будет идти о смешанном договоре.

Немаловажным нормативно–правовым актом при регулировании деятельности аутсорсинговых компаний является Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»^[20]

который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от их форм собственности (статья 1). 

Проведенный анализ показал, что нормативно–правовая база архивного аутсорсинга слабо развита, отсутствуют  профильные нормативно–правовые акты, но, в условиях роста числа архивных компаний, предлагающих свои услуги, можно ожидать, что данный институт будет развиваться и на законодательном уровне.

  За   отсутствием   профильных нормативно–правовых   актов

аутсорсинговые компании в своей деятельности опираются на следующие законы: Гражданский кодекс, Федеральный закон 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, которые компании могут использовать как рекомендации.

ГЛАВА 2 АНАЛИЗ ПРАКТИЧЕСКИХ АСПЕКТОВ ПЕРЕДАЧИ ФУНКЦИИ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА АУТСОРСИНГ

2.1 Анализ развития рынка аутсорсинга на территории Российской

Федерации

В настоящее время в нашей стране назрела проблема развития конкурентоспособного технологического потенциала страны. Рациональное использование интеллектуальных ресурсов и динамичное развитие технологической базы российских промышленных и научных предприятий являются важнейшими общенациональными задачами, требующими активной реализации принятых решений, дальнейшего развития государственных приоритетов научно–технологического и инновационного развития страны. Решению данной проблемы может способствоватьразвитие и применение применять современные технологии в области управления. 

В настоящее время в России одним из инструментов менеджмента является аутсорсинг, способный повысить статус–кво промышленной организации, за счет использования новейших мировых инновационных методов управления бизнес–процессами, увеличения инвестиционной привлекательности, снижения финансовых рисков и многих других факторов. 

Между тем, аутсорсинг как способ передачи непрофильных процессов в организации сторонним специализированным предприятиям и возможность сосредоточиться на основном виде деятельности, позволяет (рисунок 2.1): 

Рисунок 2.1 – Возможности аутсорсинга^[21]

Рынок услуг аутсорсинга в России постоянно развивается в связи с существованием поставщиков мирового уровня, предлагающих свои услуги. Например, активно развивают экономические связи с российскими предприятиями такие компании как EDS, PricewaterhouseCoopers, ErNst&YouNg, ICG (INterNatioNalComputer Group)^[22]. 

По данным компании БДО Юникон Бизнес Сервис аутсорсинг как инструмент и стратегия управления предприятием еще не имеет достаточного развития в России. Основные проблемы применения аутсорсинга российскими организациями представлены на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Основные проблемы применения аутсорсинга российскими

организациями^[23]

Ведущие международные и российские эксперты рынков маркетинга, финансов, информационных технологий и кадрового менеджмента, выделяя основные на сегодня аутсорсинговые направления, обозначили три массовых блока – бухгалтерский, IT и кадровый аутсорсинг. 

В нашей стране существует также российская ассоциация стратегического аутсорсинга (АСТРА), основным направлением деятельности которой является анализ тенденций развития российского рынка услуг аутсорсинга. Большая часть эмпирического материала сводится к рынку ИТ–аутсорсинга. Наиболее популярными в России видами услуг ИТ–аутсорсинга являются поддержка ИТ–инфраструктуры и аутсорсинг услуг помощи. 

По мнению российской ассоциации стратегического аутсорсинга, в российской экономике существует потенциал для дальнейшего развития аутсорсинга^[24].

2.2 Опыт использования архивного аутсорсинга российскими компаниями

В России архивный аутсорсинг появился сравнительно недавно. Первая компания появилась около 20 лет назад.  В России аутсорсинг в сфере архивных услуг представляет собой внеофисное хранение архивных документов на традиционных носителях, а также видео, фоно, фотодокументов, исполнение запросов от граждан и сотрудников. 

Можно выделить несколько популярных компаний, которые предоставляют услуги архивного аутсорсинга в России в полной мере и имеют определенную популярность. 

Одной из крупнейших и наиболее прогрессивных компаний в России, предлагающая услуги по архивному хранению документов, сканированию больших объемов документов, организации электронного документооборота, является «ОСГ Рекордс Менеджмент». Компания имеет филиалы в Москве, Санкт–Петербурге, Екатеринбурге – а также еще 35 городах России, Украины, Казахстана, Республики Беларусь, Армении и других стран СНГ. 

«ОСГ Рекордс Менеджмент» имеет полный набор инструментов по эффективному управлению документооборотом компании. Эти инструменты обеспечивают быструю работу с документами на всех этапах их движения: создания, контроля состояния документов, поиска нужных документов, согласования и утверждения документов^[25]. 

Внедрение электронного документооборота стимулирует рост прибыли компании. Центры хранения документов в «ОСГ Рекордс Менеджмент» имеют специально спроектированы для безопасного хранения и эффективной сортировки документов. Центры хранения данных созданы для хранения бумажных, электронных документов, пленок, фоно и фотодокументов. 

Существуют также центры резервного копирования данных, которые осуществляют резервное он–лайн копирование данных, и оснащены современными технологиями хранения данных и бумажным документов, например, имеют непрерывное видеонаблюдение, интеллектуальные системы сигнализации, аварийные генераторы электроэнергии, климат–контроль, защиту от наводнений и многое другое. 

Также «ОСГ Рекордс Менеджмент» является современным хранителем электронных документов. Компания постоянно создает и совершенствует информационные технологии для получения надежных методов и способов хранения документов. Совместные проекты с ведущими мировыми технологическими компаниями позволяют клиентам получать уникальные преимущества, которые не может предложить ни одна компания. 

«ОСГ Рекордс Менеджмент» предоставляет широкийспектр услуг по внеофисномухранению документов и управлению данными:

1)   I–Архив (интеллектуальный архив). Клиенты передают бумажные копии документов на хранение в «ОСГ Рекордс Менеджмент». В специализированном хранилище квалифицированные сотрудники ОСГ заботятся обо всем: об укомплектовании, индексации, транспортировке и, непосредственно, конфиденциальном хранении документов. 

2)   Е–Архив (электронный архив). Технические специалисты «ОСГ Рекордс Менеджмент» хранят документы в Центре Управления Данными, который создан специально для создания цифровых копий любых документов высокоскоростными потоковыми сканерами. Данные индексируются и помещаются в новые электронные базы данных, созданные индивидуально для каждого клиента, с незамедлительным доступом к ним. 

3)   IT–Архив создан для хранения электронных данных клиентов, например, таких как электронные сообщения, счета, отчеты и договоры. Адаптивная технология быстрого сканирования DeltaPro проверяет файлы на наличие изменений небольших блоков данных. Благодаря IT–Архиву данные клиентов защищены от дубликатов уже имеющихся данных, что позволяет уменьшать занимаемые области хранения. 

Программное обеспечение функционирует на любом количестве компьютеров, совместимо с любыми операционными системами Wi№dows, U№ix, Li№ux и A№droid. Система позволяет устанавливать частоту создания резервных копий и сроков хранения. Файлы в IT– Архивах кодируются.

Кодировка не позволяет прочитать файлы в процессе передачи и хранения. 

Резервное копирование осуществляется только после того, как клиент выберет алгоритм кодировки на свое усмотрение. Таким образом, клиент может не только копировать, но и восстановить данные при помощи уникального кода безопасности, который создается в процессе настройки. Благодаря данной системе исключается возможность повторения уже имеющейся информации. 

Таким образом, «ОСГ Рекордс Менеджмент» предоставляет не только хранение документов с помощью информационных технологий, но и резервное копирование, кодировку информации в online. 

4) Архивная опись и индексирование документов. Архивная опись файлов проводится с помощью технологии штрихового кодирования, и вносится во вновь созданную электронную базу данных. Таким образом, архивная опись позволяет осуществлять быстрый поиск и восстановление данных. Также компания предоставляет услуги по созданию и оптимизации электронного документооборота на предприятии, услуги архивного хранения, сканирования и уничтожения документов, а также разработку и ведение делопроизводства. 

Еще одним лидером на рынке компаний, предоставляющих услуги хранения и ведения документации, является компания «Седьмая печать». Компания «Седьмая печать» осуществляет свою деятельность с 1997 года, главный офис компании находится в Москве, но осуществляет свою деятельность по всем регионам страны. 

Главной своей деятельностью компания считает предоставление услуг по хранению, обработке и уничтожения документов. Но также предоставляет свои услуги по следующим видам деятельности: консультации по архивному делу и делопроизводству, сдача документов в архив, переплет документов, сканирование документов, создание и ведение электронного архива, списание документов, конфиденциальное уничтожение документов, перевозка архива, внеофисное хранение документов, разработка номенклатуры дел. 

Еще одним лидером среди компаний по предоставлению услуг в сфере ДОУ и архивного дела является компания Тэлос Архив. 

Тэлос является участником профессиональной ассоциации PRISM и

ARMA International и имеет свои представительства в крупных городах

России – Воронеж, Екатеринбург, Самара, Владивосток, Ростов–на–Дону.

Партнерами   компании являются: международные компании   ARMA

International, ICA (International Council onArchives), PRISM International, российские предприятия Портар Архивы России, Главное архивное управление города Москвы, Государственный университет управления, Вестник Архивиста, и Российский государственный гуманитарный университет. 

Компания Тэлос Архив предлагает следующий перечень услуг: 

1)   Архивное хранение документов. Компания Тэлос – единственная компания на рынке, которая обладает хранилищем класса А++ для хранения документов, это хранилище обладает высокой степенью надежности, они обладают круглосуточной охраной, системами видеонаблюдения и контроля доступа, и т.д. Документы здесь хранятся в специализированных коробах и на стеллажах, которые соответствуют всем нормам и требованиям по архивному хранению документов. Помимо хранения компания обеспечивает еще и поиск и доставку необходимых документов за короткие сроки. 

2)   Архивная обработка документов. Тэлос предоставляет услуги и по архивной обработке документов. Высококвалифицированные специалисты проведут комплексную обработку документов по личному составу и основной деятельности, отберут документы на уничтожение, и разработают номенклатуры дел и нормативные документы по делопроизводству и архивному делу, а также экспертизу ценности документов. Архивная обработка осуществляется и с поврежденными документами. Компания Тэлос выполняет работы по восстановлению и реставрации документов. Эксперты выполнят комплексный составной архивный переплет документов постоянного срока хранения, документов по личному составу (75 лет хранения) и документов временного срока хранения. 

3)   Консалтинг в сфере ДОУ и архивного дела. Эксперты компании Тэлос обладают высокой квалификацией и учеными степенями российских и зарубежных школ бизнеса, и осуществляют услуги по аудиту и консультированию компанийклиентов в архивного дела. По результатам исследования и аудита формируется экспертное аудиторное заключение и конкретный план рекомендаций по устранению недостатков и замечаний. 

4)   Создание и ведение электронного архива. Тэлос осуществляет создание и ведение электронного архива через автоматизированное комплексное решение «TELOSDIGITAL». Специалисты компании проведут сканирование документов любых форматов, введут данные в электронный архив, организуют удаленный доступ к документам с рабочего места сотрудников заказчика, и предоставляют технический контроль и сопровождение электронного архива. 

Клиентами компании являются такие корпорации как Роснефть,

Московский областной суд, Россельхозбанк, Национальное бюро кредитных историй, Арбитражный суд города Санкт–Петербург, Goodma№, Tikkurila, информационный портал SuperJob. 

Компания «Iro№Mou№tai№» использует в своей работе облачные технологии и цифровой архив «IM eVault». Цифровой архив «IM eVault» способен хранить документацию любого типа и оптимизируется под управление большими наборами малоформатных документов. Также фирма– аутсорсер осуществляет сканирование документов, присваивает атрибуты к электронному документу. 

Как видно из выше приведенных компаний услуги по аутсорсингу делопроизводства пользуется огромным успехом. Современные компании, как большие, так и малые, осознали необходимость передачи делопроизводства и архивного хранения на внешние организации, т.к. это сопровождается снижением затрат и потерь на персонал, площади хранения и оборудование. 

В будущем аутсорсинг будет только набирать популярность среди российских компаний.Особенность отечественной архивной деятельности заключается в том, что качественные интеллектуальные услуги с привлечением внешних ресурсов оказывают наряду с государственными архивами и несколько столичных компаний. Рекомендуется расширять возможности на уровне регионов и крупных городов субъектов, поскольку, как показывает прошлое и настоящее американского архивного аутсорсинга, этот бизнес жизнеспособный и прибыльный. 

  Обобщая опыт отечественных компаний, можно сказать,   что

аутсорсинг в сфере делопроизводства сегодня востребован, но, к сожалению, особенность отечественной архивной деятельности заключается в том, что качественные интеллектуальные услуги с привлечением внешних ресурсов оказывают наряду с государственными архивами лишь несколько столичных компаний. В связи с этим, рекомендуется расширять возможности на уровне регионов и крупных городов субъектов, поскольку, как показывает прошлое и настоящее американского архивного аутсорсинга, этот бизнес жизнеспособный и прибыльный.

Все большую популярность у государственных, муниципальных, ведомственных архивов и организаций набирает услуга перевода  бумажных документов в электронный вид, поскольку этот процесс связан с рядом трудностей: от трудностей в распознавании текста до структурирования данных для обработки. 

В настоящее время на российском рынке растет количество компаний, предоставляющих услуги архивного аутсорсинга, что говорит об актуальности и востребованности данного вида бизнес-услуг.

2.3 Оценка возможностей и рисков аутсорсинга хранения документов

В пользу аутсорсинга говорит многолетняя зарубежная практика, но поскольку в России тема аутсорсинга стала развиваться позднее, поэтому  только сейчас наблюдается тенденция к повышению зрелости рынка, менеджеры стали более лояльно рассматривать аутсорсинг как альтернативу внутренним службам. Как известно многим, очень большое влияние на эффективность использования рабочего времени, а также принятия стратегически важных решений влияет общее состояние документов. Именно поэтому, ни для кого не является секретом, что документ содержит в себе ценную информацию, и вследствие именно «бумага» является причиной неудач в бизнесе. Средством, от обозначенных выше проблем является такая услуга, предлагаемая на российском рынке, как внеофисное хранение документов. 

Для того, чтобы оценить минусы и плюсы архивного аутсорсинга следует рассмотреть порядок осуществления архивного аутсорсинга в нашей стране. Хранение документов ведется в специально оснащенных архивных хранилищах. 

Существует несколько видов услуг по хранению документов: хранение документов в архивных коробах, хранение документов в архивном сейфе, предоставление в аренду офисных помещений. Рассмотрим их подробнее.

Хранение документов в архивных коробах. Хранение документов осуществляется в специальных обезличенных архивных коробах, которые предоставляются архивной компанией. Средняя рыночная стоимость хранения 1 короба за месяц составляет от 14,5 до 34 рублей, чем больше коробов, тем меньше стоимость за хранение. 

Хранение документов в архивном сейфе. В данном случае клиенту в пользование (аренду) предоставляется обособленный архивный бокс, оснащенный всеми необходимыми системами безопасности, доступ к которому имеет только он сам. Клиент самостоятельно также выбирает способ хранения  документации в сейфе: короба, связки, россыпь и т.п. Средняя цена аренды архивного бокса в месяц при расчетной вместительности 500 и более папок около 9000 рублей. 

Предоставление в аренду офисных помещений. Данная услуга подразумевает предоставление клиенту требуемогоколичества квадратных метров архивного хранилища, включая необходимое оборудование. Предоставляемая площадь должна быть обособлена, оснащена контролируемыми, независимыми запираемыми точками входа/выхода. Хранение документов осуществляется на стеллажах в виде, который клиент определяет самостоятельно. Минимальная стоимость аренды и обслуживания 1 квадратного метра архивного хранилища составляет около 520 рублей в месяц. На стоимость аренды влияет территориальная расположенность архивного хранилища, потребность дооснащения арендуемой площади по требованиям клиента, а также занимаемой площади. 

Кроме того, архивные компании предоставляют услуги по подбору и доставке документов переданных на хранение до клиента. 

В пользу выбора аутсорсинга вне офисного хранения говорит ряд выявленных в ходе исследования рисков и недостатков:

1. Неэффективность бизнес–процессов, связана с тем, что очень часто, в результате деятельности организации скапливается огромное количество документов, офисное пространство становится захламленным, что затрудняет быстрый поиск необходимых документов.

3. Несанкционированный доступ, следует исключить любой несанкционированный доступ к документам, позаботиться об охранном режиме. 

4. Порча документов, условия хранения в стандартных офисных помещениях не соответствуют условиям хранения в специализированных хранилищах. Для того, чтобы минимизировать риски, можно воспользоваться услугами хранения документов сторонних компаний, которые имеют специальные хранилища для всех видов бумаг. 

По сравнению с офисным, внеофисное хранение документов обладает рядом достоинств: 

1. Оперативный поиск документа. После поступления документов на хранение, они проходят тщательную обработку и вводятся в систему, в последствии облегчая поиск нужного документа. 

2. Сокращение издержек. Снижение расходов, отказа от аренды офисных помещений. 

3. Конфиденциальность документов. Обеспечивается за счет хранения документов в обезличенных коробках. В данном случае доступ к таким документам будут иметь только сотрудники компании^[26].

Российский опыт акцентирует внимание обеих сторон на участии на обязательных условиях взаимодействия аутсорсинговой компании и компании–заказчика, которая должна заключить гражданско–правовой договор, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг.

Таким образом, рассмотренные аспекты позволяют сделать следующий вывод: аутсорсинг позволяет руководству сосредоточиться на ключевых бизнес–процессах, снизить эксплуатационные расходы или перевести их из категории постоянных в переменные, существует возможность перераспределения ресурсов, и возможность использования передового мирового опыта в обеспечении непрофильных процессов. Можно также сказать, что аутсорсинг позволяет нам решить ряд проблем: снизить накладные расходы при ведении бизнеса и повысить эффективность и качество выполнения вспомогательных работ.

Любые документы, срок действия которых не истек, переносятся в хранилище внеофиса. Однако если по какой–либо причине документы не могут быть приняты на постоянное хранение в государственном архиве, а архив организации признан непригодным для хранения документов, государственное учреждение может дать согласие на их размещение в архиве другого юридического лица.

Анализ архивной практики показывает, что документы с высокой степенью тиражирования как правилоподлежат передаче на хранение внеофиса. К таким документам относятся бухгалтерские, банковские, кадровые, медицинские документы, истории болезни и другие документы периода временного хранения. Если в договоре с архивной компанией не указан пункт выдачи архивных сертификатов, то передача документов для персонала на складские помещения может вызвать определенные трудности при выполнении социальных и юридических запросов.

Кроме того, внеофисное хранение наиболее популярно в случаях необходимости обеспечения безопасности информации и исключения утечки или несанкционированного доступа. Оптимальным решением для передачи функции хранения документов на аутсорсинг будет для компании в том случае, когда она своими силами не может обеспечить необходимые условия для хранения и безопасности документации, не подлежащей на данный момент утилизации в соответствии с нормативными требованиями законодательства.

ГЛАВА 3 ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ АУТСОРСИНГОВЫХ КОМПАНИЯХ

3.1. Сбор, хранение и учет документов в аутсорсинговой компании на

примере компании «Телос»

Компания ТЭЛОС АРХИВ на данный момент считается одной из ведущих компаний РФ, специализирующейся на решении проблем оптимизации документационного обеспечения и хранения. Уже на протяжении значительного времени компании удается удерживать статус лидера в отрасли внеофисного хранения документов.

Гарантией безопасности документов для клиентов компании выступают следующие условия³⁰:

ТЭЛОС АРХИВ единственная в России компания, получившая лицензию ФСБ России за № 6322 от 18.08.2004 года. на работу с документами и информацией, составляющие государственную тайну;

Деятельность ТЭЛОС АРХИВ застрахована в одной из ведущих страховых компаний России ОАО «АльфаСтрахование»;

Архивные хранилища ТЭЛОС АРХИВ полностью соответствуют установленным государственным стандартам и оборудованы системами пожарной безопасности,поддержания температурно–влажностного режима;

Многоуровневая система охраны и разработанный регламент правил доступа вархивохранилища компании – это гарантии безопасности и конфиденциальногохранения документов.

Тэлос является участником профессиональной ассоциации PRISM и ARMA International и имеет свои представительства в крупных городах

России – Воронеж, Екатеринбург, Самара, Владивосток, Ростов–на–Дону.

Партнерами компании являются: международные компании ARMA

International, ICA (International Council onArchives), PRISM International, российские предприятия Портар Архивы России, Главное архивное

30

управление города Москвы, Государственный университет управления, Вестник Архивиста, и Российский государственный гуманитарный университет. 

Компания Тэлос Архив предлагает следующий перечень услуг³¹: 

1)   Архивное хранение документов. Компания Тэлос – единственная компания на рынке, которая обладает хранилищем класса А++ для хранения документов, это хранилище обладает высокой степенью надежности, они обладают круглосуточной охраной, системами видеонаблюдения и контроля доступа, и т.д. Документы здесь хранятся в специализированных коробах и на стеллажах, которые соответствуют всем нормам и требованиям по архивному хранению документов. Помимо хранения компания обеспечивает еще и поиск и доставку необходимых документов за короткие сроки. 

2)   Архивная обработка документов. Тэлос предоставляет услуги и по архивной обработке документов. Высококвалифицированные специалисты проведут комплексную обработку документов по личному составу и основной деятельности, отберут документы на уничтожение, и разработают номенклатуры дел и нормативные документы по делопроизводству и архивному делу, а также экспертизу ценности документов. Архивная обработка осуществляется и с поврежденными документами. Компания

Тэлос выполняет работы по восстановлению и реставрации документов. Эксперты выполнят комплексный составной архивный переплет документов постоянного срока хранения, документов по личному составу (75 лет хранения) и документов временного срока хранения. Для «активных документов» применяется система штрих–кодов, которая позволяет оптимизировать и ускорить процесс поиска необходимых документов и предоставления их в офис заказчика в кратчайшие сроки.

3)   Консалтинг в сфере ДОУ и архивного дела. Эксперты компании Тэлос обладают высокой квалификацией и учеными степенями российских и зарубежных школ бизнеса, и осуществляют услуги по аудиту и

31

консультированию компанийклиентов в архивного дела. По результатам исследования и аудита формируется экспертное аудиторное заключение и конкретный план рекомендаций по устранению недостатков и замечаний. 

4)   Создание и ведение электронного архива. Тэлос осуществляет создание и ведение электронного архива через автоматизированное комплексное решение «TELOSDIGITAL». Специалисты компании проведут сканирование документов любых форматов, введут данные в электронный архив, организуют удаленный доступ к документам с рабочего места сотрудников заказчика, и предоставляют технический контроль и сопровождение электронного архива. 

В рамках программы ТЭЛОС АРХИВ обеспечивает³²: 

  Внеофисное   хранение   документов   на   закрытой   территории

архивохранилища; 

Подготовка документов к хранению; 

Перевод документов на технотронные носители (диски, дискеты и пр.); 

Массовый перевод документов в электронно–цифровую форму; Обслуживание архивов: 

Обработка запросов от клиентов; 

Служба доставки; 

Конфиденциальное уничтожение документов с предоставлением Акта. 

Клиентами компании являются такие корпорации как Роснефть, Московский областной суд, Россельхозбанк, Национальное бюро кредитных историй, Арбитражный суд города Санкт–Петербург, Goodma№, Tikkurila, информационный портал SuperJob. 

Схема работы компании «Телос» представлена на рисунке 3.1.

32

Рисунок 3.1 – Схема работы компании «Телос»^[27]

До того, как короба с документами попадут на стеллажи архивохранилища ТЭЛОС АРХИВ, в компании проводится процедура регистрации документации. Каждому коробу, подлежащему отправится на хранение, присваивается уникальный номер (штрих–код), при помощи которого его можно будет в дальнейшем без проблем идентифицировать и найти среди тысяч других коробов. Для ускорения эти процессы в компании автоматизированы и используется специальное оборудование. В

депозитарном хранении, ка правило, используется несколько типов коробов. В компании Телов Архив используется несколько типов, представленных на рисунке 3.2.

Рисунок 3.2 – Основные типы коробов, используемых компаниями, работающими в сфере архивного делопроизводства³⁴

ТЭЛОС АРХИВ использует короба 440х360х300,5мм с вместимостью 48,3 дм?. Использование коробов большого объема позволяет существенно сократить расходы на само хранение документов. Это одно из главных преимуществ компании. В качестве дополнительных элементов защиты информации внутри короба можно выделить наиболее часто используемые, это:

1.  Особенности конструкции.

2.  Пломбировка короба.

3.  Упаковка в полиэтилен.

За счет уникальной конструкции крышки короба она надежно фиксируется и становится элементом дополнительной защиты информации. В этом случае крышка используется разово. Защита при помощи упаковки короба в полиэтилен в компании не очень часто применяется, т.к. не рекомендована в целях сохранности документов. Полиэтилен не позволяет обеспечить необходимый воздухообмен в коробе, что может привести к порче документов.

Итак, среди основных преимуществ хранения архивов документов с помощью компании Телос Архив можно выделить:

-   полное сопровождение архивации документов;

-   четкое формирование номенклатуры дел переданной в архив документации;

-   своевременное контролирование временных сроков архивного хранения;

-   полную конфиденциальность переданной информации;

-   оперативный доступ к документам представителям заказчика.

Хранение архивной документации в компании Телос Архив позволяет не только снизить риски неправильного оформления и обработки бумаг при их фондировании и систематизации, но и оптимизировать финансовые затраты предприятия, связанные с необходимостью создания специализированных хранилищ.

3.2. Услуги, оказываемые аутсорсинговыми компаниями на примере

«Делис Архив»

«Делис Архив» – одна из крупнейших российских архивных компаний полного цикла. Более 20 лет компания помогает клиентам сокращать затраты и внедрять эффективные подходы к управлению документами. «Делис Архив» реализовала тысячи серьезных проектов для российских и зарубежных компаний и знает, что повышает эффективность, а что приводит к фиаско. 

Компания «Делис Архив» оказывает услуги по внеофисному хранению документов коммерческих и государственных организаций, а также физических лиц. Передача документов на ответственное хранение позволит^[28]:

Сократить затраты на хранение и обслуживание документов

Повысить эффективность собственных сотрудников и снизить непрофильную нагрузку

Высвободить офисное пространство под решение ключевых бизнес– задач

Предотвратить риски разглашения конфиденциальной информации, порчи и утраты документов

Применяемый в «Делис Архив» регламент оказания услуг позволяет обеспечить безопасность и конфиденциальность документов на всех этапах работы с ними. 

Специалисты компании «Делис Архив» работают с документами разного типа – от кадровых до бухгалтерских. Именно от характера бумаг зависят сроки хранения и условия ликвидации³⁶. В большинстве случаев сроки варьируются от 1 года до 75 лет.

Архивирование документов в «Делис Архив» осуществляется в трех основных направлениях, представленных на рисунке 3.3:

Рисунок 3.3 - Архивирование документов в «Делис Архив»³⁷

Процесс архивирования бухгалтерских документов, личных дел и другой документации, подлежащей хранению в архиве, в «Делис Архив»состоит из следующих шагов, представленных на рисунке 3.4³⁸:

³⁷ Составлено автором по данным Делис архив  2020. URL: https://www.archiv.ru (дата обращения:

01.02.2020).³⁸ Там же.

Рисунок 3.4 – Процесс архивированияв «Делис Архив»³⁹

³⁹Составлено автором по данным Делис архив  2020. URL: https://www.archiv.ru (дата обращения:

01.02.2020).

Архивная обработка документов – процесс трудоемкий и требующий владения определенной базой знаний. Содержать в штате сотрудника, обслуживающего архив в большинстве случаев нецелесообразно. Кроме того, для сохранения дел в надлежащем виде, необходимо иметь специальное помещение, отвечающее определенным санитарным нормам. Сегодня многие компании предпочитают вариант аутсорсинга. Услуга архивирования бухгалтерских документов позволит сэкономить не только время на длительный процесс обработки документов, но и финансовые средства. Архивную обработку документов в Москве, дальнейшее хранение дел и другие услуги, касающиеся архивации документации, осуществляет компания ««Делис Архив». Стоимость архивации документов зависит от объемов, сложности (состояния и комплектности документации) и срочности работ.

Таблица 3.1 –Цены на архивные услуги^[29]

Архивирование документов

Наименование Ед. измерения Цена

Экспресс–оценка архивного фонда организации, фонд бесплатн формирование рекомендации по улучшению и о

совершенствованию деятельности

  Архивная обработка документов дело/папка   1 425 ?

Составление описи дел на управленческие документы   дело/папка   51 ? постоянного и долговременного сроков хранения

Составление исторической справки организации. Фонд справка 7 400 ?

до 10 лет

Нумерация листов в деле, оформление листа– папка/дело   210 ?

заверителя. Дело толщиной в корешке до 4 сантиметров и до 250 листов

Составной архивный переплет (документы формата А4,   дело/папка   167 ?

А5). Дело толщиной в корешке до 4 сантиметров и до

250 листов Работа в делопроизводстве или архиве заказчика   сотрудник/рабочи   4 500 ? й

Архивация документации должна выполняться всеми организациями, независимо от сферы деятельности. Услуги по архивированию документов в организации могут понадобиться государственным и коммерческим учреждениям^[30]:

-   не имеющим в штате архивного работника;

-   желающим сэкономить рабочее время, финансовые вложения на обслуживание архива, а также свободное пространство в офисе;

-   соблюдающим архивное законодательство   об   учете,

комплектации и сохранности документов;

-   желающим повысить эффективность деятельности компании.

Понимая важность оперативного доступа к документации, компания позаботилась о различных способах предоставления оригиналов и копий документов и дел⁴²:

– Доставка оригиналов документов прямо в офис осуществляется в день запроса или на следующий день

– Отправка скан–копий выполняется по электронной почте в течение 30 минут

– Для оперативного управления и контроля документов, переданных на хранение, предоставляется доступ в персональный веб–кабинет

– Для работы с документами на территории хранилища можно воспользоваться аудит–комнатой, оснащенной оргтехникой, офисной мебелью, интернетом и телефонной связью

Компания ««Делис Архив» предоставляет полный комплекс работ по хранению документов в архиве. Все проекты по учету и хранению документов реализуются индивидуально и могут включать в себя следующие виды работ^[31]:

– Подготовка к хранению. Систематизация, маркировка, упаковка в короба «Делис Архив» и транспортировка в хранилище;

– Прием документов. Опись   документации   и   размещение в

архивохранилище; 

– Топография места хранения. Каждой единице учета присваивается

место хранения в архивном хранилище; 

– Предоставление описи. Предоставление описи документов согласно требованиям клиента и загрузка в веб–кабинет;

– Ответственное хранение документов. Документы хранятся в современном и безопасном архивохранилище в обезличенных коробах;

– Доступ к документам. Удобный и быстрый доступ к документам для авторизованных лиц;

– Расходные материалы. Всегда в наличии боксы для уничтожения документов (картонные и металлические), архивные короба.

Таким образом, для компании  «Делис Архив» очень важно отвечать требованиям клиентов в сфере архивирования. Для чего в штате трудятся квалифицированные сотрудники и используются современные технологии. Компания предоставляет не только услуги хранения, но и достаточно широкий перечень востребованных услуг по обработке документации.

3.3. Сравнение плюсов и минусов аутсорсинговых технологий в

архивном деле на примере компаний «Телос» и Делис Архив»

Руководство компании приближается к решению возникающих проблем, взвешивая возможности использования ресурсов других организаций. Чтобы не использовать аутсорсинг, должны возникать следующие факторы:

1.   Требования к качеству знаний и опыта сотрудников компании настолько редки, что требуются специальные методы обработки, которых нет у поставщиков.

2.   Отсутствие необходимой достоверной информации о возможных поставщиках аутсорсинговых услуг.

3.   Отсутствие надежного и экономически эффективного механизма реализации аутсорсинга на конкретном предприятии.

4.   Возможный поставщик – это монополист, и существует реальная угроза того, что он использует свое положение для повышения цен и снижения качества обслуживания.

5.   Качество услуг, предоставляемых поставщиком, падает ниже необходимого уровня.

6.   Стоимость использования аутсорсинга превышает стоимость экономически эффективного хранения документации.

Решение об использовании аутсорсинга может быть принято по следующим причинам:

1.   Сбор по основным видам деятельности.

2.   Необходимо срочно сократить расходы.

3.   Отсутствие или отсутствие собственных специалистов.

4.   Использование услуг высококвалифицированных специалистов в определенных областях, которые не относятся к основной деятельности компании.

5.   Невозможно обеспечить надлежащее хранение документов самостоятельно.

6.   Освободить дефицитное пространство, оборудование и персонал за счет хранения документов за пределами площадки.

8.   Наличие большого количества документов временного хранения, которые не требуются для оперативной работы.

9.   Использование чрезмерного количества персонала для ведения архива в организации.

10. Постоянный мониторинг перемещения и местонахождения каждого документа.

11. Надежная защита от несанкционированного доступа.

12. Быстрый доступ к информации.

13. Безопасность хранения. Аутсорсинг требует сбалансированного подхода с обязательным анализом потенциальных возможностей и рисков (рисунок 3.6).

Приемлемые проблемы, которые могут возникнуть при использовании аутсорсинга^[32]:

1.   в результате реализации аутсорсингового проекта компания теряет свои преимущества перед конкурентами по основному виду деятельности;

2.   снижает мотивацию персонала;

3.   на самом деле, затраты на аутсорсинг были выше, чем стоимость хранения документов на месте;

4.   Деловая репутация компании была повреждена.

Есть также проблемы, связанные с деятельностью возможного поставщика услуг аутсорсинга, которые увеличивают риск:

5.   поставщик услуг (аутсорсер) нестабилен в финансовом отношении;

6.   уровень эффективности работы аутсорсера при выполнении условий соглашения значительно снижается, если он одновременно заключил более выгодные с профессиональной точки зрения соглашения с другими клиентами;

7.   качество услуг падает до самого низкого уровня из–за проблем фирмы, предоставляющей услуги. 

Чтобы сделать экономическое обоснование для проекта аутсорсинга, который сочетается с оценкой стоимости выполнения услуг самостоятельно с использованием аутсорсинга, необходимо рассчитать затраты, которых можно избежать, если проект аутсорсинга будет успешно выполнен. Затем мы сравниваем затраты, которые были использованы в результате выполнения этих функций аутсорсером, и затраты на личное производство⁴⁵. Это сравнение затрат будет предварительным, поскольку все уведомления о фактических затратах будут получены в результате анализа предложений вероятных аутсорсеров.

Рисунок 3.5 – Риски и возможности при аутсорсинге^[33]

При изучении рынка архивных услуг необходимо иметь необходимую информацию о каждом возможном поставщике услуг. Факторы,

определяющие выбор поставщика услуг аутсорсинга:

1.   Доверие (есть ли у поставщика опыт предоставления услуг и есть ли у него клиенты).

2.   Надежность (соответствует ли данный поставщик услуг требованиям своих клиентов).

3.   Гибкость (поставщик предоставляет услуги на основе одной модели или имеет другие модели для корректировки своей работы, что позволяет быстро удовлетворить потребности клиентов).

4.   Вариант сбережений (предоставляет ли поставщик такую услугу, как экономия затрат).

5.   Сервис (уровень обслуживания клиентов поставщиком услуг).

6.   Опыт (опыт реализации этих проектов). Характерные факторы, связанные с внедрением системы безопасности хранения документов:

7.   Подбор нового   персонала провайдером, какие проверки безопасности для новых сотрудников.

8.   Контроль доступа к хранилищам документов и компьютерным базам данных и что такое информационная безопасность.

9.   Системы слежения и контроля, которые оборудованы складским помещением внутри и снаружи.

10. Как проходит обучение персонала поставщика?

11. У вас должна быть информация о том, что компания–поставщик должна быть членом PRISM International;

12. Как организована пожарная безопасность, поскольку пожар представляет серьезную угрозу для бумажных документов.

Самое главное – это взаимодействие с клиентами, навыки общения и адекватное понимание взаимных требований. Необходимо обеспечить финансовую стабильность партнера, чтобы иметь гарантии того, что в рамках долгосрочного аутсорсингового соглашения компания сохранит свои позиции на рынке и сможет выполнить свои обязательства.

На основании результатов анализа можно выбрать нескольких поставщиков услуг, которые наилучшим образом соответствуют требованиям организации–клиента. Среди них может быть проведен конкурс для создания конкурса.

По результатам такого конкурса может быть выбран один или несколько аутсорсеров, с которыми впоследствии будет заключено соглашение об аутсорсинге. На первом месте среди факторов, влияющих на выбор поставщика услуг располагаются опыт аутсорсера и рекомендации коллег (рисунок 3.6).

Рисунок 3.6– Критерии выбора поставщика услуг^[34]

На основе критериев оценки организация–клиент может создать список потенциальных поставщиков услуг аутсорсинга (рисунок 3.5)^[35].

Получая информацию от потенциальных поставщиков услуг аутсорсинга и обобщая ее вместе с информацией из других источников, организация–клиент может выбрать нескольких партнеров для реализации проекта аутсорсинга, с которыми будут проводиться дальнейшие переговоры.

Рисунок 3. 5 – Информация, которая должна быть получена от поставщиков

аутсорсинговых услуг^[36]

Доказательством важности информации, получаемой от потенциальных поставщиков услуг, является анализ факторов риска, лежащих в основе неудач существующих аутсорсинговых проектов (рисунок

3.6).

Рисунок 3.6 – Основные факторы риска – причины неуспеха аутсорсинг– проектов^[37]

Таким образом, для совместных проектов по разработке электронных копий документов требуется разработка внутреннего стандарта, который служит для стандартизации маркировки для всех будущих поколений разработчиков, работающих над одним и тем же проектом. Стандарт предприятия позволит утвердить основные правила коллективной работы авторов над проектом, установить требования к типу и форматам электронных архивных документов, а также унифицировать маркировку электронных копий архивных документов⁵¹.

Подводя итог, можно сделать следующие основные выводы.

Передача функции хранения документов на аутсорсинг целесообразна для компании в том случае, когда у нее нет возможностей и ресурсов создать требуемые для оптимального хранения документации, требуется освободить площади, занимаемые архивами документов, необходимо оптимизировать нагрузку специалистов компании и используемой техники, нерациональное расходование финансов на хранение при высокой стоимости аренды площадей, раздувание штата персонала для обеспечения работы архива, большой объем документов, которые не требуются для оперативной работы.Аутсорсинг позволяет не только снизить стоимость хранения документов, но и хранить их в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Важно отметить, что максимальная выгода от внеофисногохранения документов возможна только в случае создания и функционирования хорошо отлаженной системе учета в организации-клиенте и при грамотной организации взаимодействия службы ДОУ и компании-аутсорсера, предоставляющего услуги внеофисного хранения. Основные рекомендации можно сформулировать следующим образом:

Необходимо экспортировать документы, которые почти не используются, для хранения внеофиса. Те документы, которые часто используются, должны оставаться в офисе.

Учет сторонних документов должен быть настроен таким образом, чтобы при необходимости местоположение требуемого документа можно было точно определить для ящика, что уменьшает количество ящиков возврата.

Эффективность аутсорсинга будет выше, если организация использует систему электронного документооборота или создаст электронный архив. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время термин аутсорсинг обозначает использование внешних ресурсов, привлечение ресурсов извне. Суть понятия заключается в передаче на выполнение отдельных функций или бизнес–процессов внешней организации, которая располагает для этого нужными ресурсами, на основе долгосрочного соглашения.

Любая сфера деятельности в Российской Федерации для успешного существования в своих действиях должна опираться на нормативную базу. И архивный аутсорсинг не может быть исключением. В данное время в России нет нормативно–правового акта, который бы регулировал отношения по договору аутсорсинга. Так как этот акт не закончен, и поэтому считается, что договор аутсорсинга используется в целях уклонения от уплаты налогов. Преимущественное количество решений об оспаривании договора аутсорсинга, рассматриваемых в арбитражных судах и подаваемых по инициативе налоговых органов, выносятся в пользу предпринимателей. Договор аутсорсинга существует в России уже более десяти лет, и практика показывает положительные результаты судов по отношению к данному договору и аутсорсинговым отношениям в общем. Аутсорсинговые отношения фиксируются в договорных правоотношениях в России, но нужно законодательное закрепление, которое чётко регулирует данные отношения

Законодательная база, регулирующая вопросы организации архивного хранения документов, является обязательной для всех организаций вне зависимости от их организационно – правовой формы. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» были утверждены приказом Минкультуры от 31 марта 2015 года № 526. Правила являются основным нормативным документом, регламентирующим порядок архивного хранения, и вступили в силу с 21 сентября 2015 года. 

Таким образом, нормативно–правовая база внеофисного хранения существует, но развита слабо и отсутствуют профильные нормативно– правовые акты, скорее всего это связано с тем что услуга относительно новая и возможно в будущем будут разработаны документы, регулирующие деятельность аутсорсинговых компаний.

 На данном же этапе аутсорсинговые компании руководствуются не профильными нормативно–правовыми актами. Например, Гражданский кодекс регулирует правоотношения между продавцом и потребителем услуг по архивному аутсорсингу. Вопросы собственности архивных документов регулирует Федеральный закон 125–ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». А вот, например, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти носят для аутсорсинговых компаний лишь рекомендательный характер. Конечно же их соблюдение даёт преимущество, но обязать недобросовестные аутсорсинговые компании выполнять нормы, прописанные в них, правоохранительные органы к сожалению, не имеют права. 

Однако, опираясь на проанализированные нормативно–правовые акты можно утверждать, что правоотношения, при оказании услуги аутсорсинга, имеют законные основания, а это значит, что дальнейшему развитию данного бизнеса с правовой стороны ничего не мешает.

В настоящее время организации все больше доверяют поставщикам услуг внеофисного хранилища не только для хранения бумажных документов, но и для их первой обработки (сканирования и / или ввода

данных в базы данных). По желанию клиента управление документооборотом и контроль могут осуществляться не только традиционным способом – на уровне отделов, но и на уровне дел и отдельных документов. Постепенно в практику взаимодействия клиента и компании вошли интернет–технологии. Однако оно не ограничивается размещением заказов на доставку, выставлением и оплатой счетов или предоставлением доступа к информации учетной записи. Сканирование документов по запросу и изготовление их электронных копий через Интернет стало обычной услугой.

Архивный аутсорсинг в рамках данного исследования понимается как хранение архивных документов внеофиса на традиционных носителях, а также видео, фото, фотодокументов и выполнение запросов от граждан и сотрудников.

Подводя итог опыту отечественных компаний, можно сказать, что аутсорсинг в сфере офисного менеджмента сегодня востребован, но, к сожалению, особенность отечественной архивной деятельности заключается в том, что лишь несколько столичных компаний предоставляют качественные интеллектуальные услуги с привлечением внешних ресурсов. вместе с государственными архивами. В связи с этим рекомендуется расширять возможности на уровне регионов и крупных городов субъектов, поскольку, как показывает прошлое и настоящее американского архивного аутсорсинга, этот бизнес является жизнеспособным и прибыльным.

Наиболее популярным среди государственных, муниципальных, ведомственных архивов и организаций является перевод бумажных документов в электронном виде. Основная проблема – это процесс изучения текста, извлечения определенного набора структурированных данных для их последующей обработки и составления сводных отчетов. Процесс распознавания осуществляется с помощью так называемого потокового сканирования.

На основании проведенного анализа технологий, используемых при оказании услуг архивного аутсорсинга компаниями «Телос» и Делис Архив» были сформулированы следующие выводы:

Передача функции хранения документов на аутсорсинг целесообразна для компании в том случае, когда у нее нет возможностей и ресурсов создать требуемые для оптимального хранения документации, требуется освободить площади, занимаемые архивами документов, необходимо оптимизировать нагрузку специалистов компании и используемой техники, нерациональное расходование финансов на хранение при высокой стоимости аренды площадей, раздувание штата персонала для обеспечения работы архива, большой объем документов, которые не требуются для оперативной работы.

Передача функции хранения документов на аутсорсинг целесообразна для компании в том случае, когда у нее нет возможностей и ресурсов создать требуемые для оптимального хранения документации, требуется освободить площади, занимаемые архивами документов, необходимо оптимизировать нагрузку специалистов компании и используемой техники, нерациональное расходование финансов на хранение при высокой стоимости аренды площадей, раздувание штата персонала для обеспечения работы архива, большой объем документов, которые не требуются для оперативной работы.Аутсорсинг позволяет не только снизить стоимость хранения документов, но и хранить их в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Важно отметить, что максимальная выгода от внеофисногохранения документов возможна только в случае создания и функционирования хорошо отлаженной системе учета в организации-клиенте и при грамотной организации взаимодействия службы ДОУ и компании-аутсорсера, предоставляющего услуги внеофисного хранения. Основные рекомендации можно сформулировать следующим образом:

Необходимо экспортировать документы, которые почти не используются, для хранения внеофиса. Те документы, которые часто используются, должны оставаться в офисе.

Учет сторонних документов должен быть настроен таким образом, чтобы при необходимости местоположение требуемого документа можно было точно определить для ящика, что уменьшает количество ящиков возврата.

Эффективность аутсорсинга будет выше, если организация использует систему электронного документооборота или создаст электронный архив. 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1.   Источники

1.1.   Гражданский кодекс Российской Федерации от 30 ноября 1994 года № 51ФЗ. URL: #"all">

[1]Руденко О. Н. Актуальные вопросы определения аутсорсинга //Экономические науки. 2013. №4. С.17. ² Там же.

[2] Юрьев С. В. Аутсорсинг как элемент современных экономических отношений в РФ. СПб., 2012. 297 c. ⁴Ланская Д. В. Методологические основания аутсорсинга // Научный журнал КубГАУ. 2014. №101. С. 23612375. ⁵Златопольская И. И. Архивы: аутсорсинг или структурное подразделение? // Бухгалтерская газета. 2012. №13. С.25-27.

[3]Михайлов Д. М. Аутсорсинг. Новая система организации бизнеса. М., 2016. 256c.

[4] Календжян С. О. Аутсорсинг и делегирование полномочий в деятельности компаний. М., 2013. 94c.

[5] Гордиенко Ю. Ю. Перспективы аутсорсингового бизнеса // Деловой мир. 2018. URL: http://delovoymir.biz/ru/articles/view/?did=12345 (дата обращения: 19.01.2020).

[6] Храмцовская Н. А. Вне офисное хранение документов: опыт аутсорсинга в делопроизводстве  // Электронные офисные системы. 2017. URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics (дата обращения:

[7] .01.2020). ¹⁰ Авдюшин Д. В.В. Опыт вне офисного хранения документов // Делопроизводство. 2019. № 2. URL: http://www.toppersonal.ru/officeworkissue.html?286 (дата обращения: 19.01.2020).

[8] Храмцовская Н. А. Вне офисное хранение документов: опыт аутсорсинга в делопроизводстве // Электронные офисные системы. 2017. URL: http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_a№alitics (дата обращения:

[9] .01.2020).

[10] Там же.

[11] Бурова Е. М. Архивное законодательство и его применение в практической деятельности архивов организаций  // Делопроизводство. 2019. № 1. URL: http://www.topperso№al.ru/officeworkissue.html?265 (дата обращения: 19.01.2020).

[12] Шаров А. А. Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов. 2013. URL: http://rod№ayaistoriya.ru/i№dex.php/arxivirf/arxivirf/prime№e№ieautsorsi№gavorga№izaciiarxiv№ogoxra№e№iy adokume№tov.html (дата обращения: 19.01.2020).

[13] Авдюшин Д. В. Опыт вне офисного хранения документов  // Делопроизводство. 2019. № 2. URL: http://www.topperso№al.ru/officeworkissue.html?286 (дата обращения: 19.01.2020).

[14] Составлено автором по: Авдюшин Д. В. Опыт вне офисного хранения документов  // Делопроизводство. 2019. № 2. URL: http://www.topperso№al.ru/officeworkissue.html?286 (дата обращения: 19.01.2020).

[15] Составлено автором по: Авдюшин Д. В. Опыт вне офисного хранения документов  // Делопроизводство. 2019. № 2. URL: http://www.topperso№al.ru/officeworkissue.html?286 (дата обращения: 19.01.2020).

[16] О валютном регулировании и валютном контроле: федеральный закон от 10.12.2003 № 173ФЗ. URL:

http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_45458/ (дата обращения: 19.01.2020).

[17] Об обязательном экземпляре документов: федеральный закон от 23.11.1994: по состоянию на 19.12.2013 г. URL: http://www.co№sulta№t.ru/docume№t/co№s_doc_LAW_45458 (дата обращения: 19.01.2020).

[18] Гражданский кодекс Российской Федерации. М. 2018. С. 25.

[19] Составлено автором по: Гражданский кодекс Российской Федерации. М. 2018. С. 26.

[20]Об архивном деле в Российской Федерации: федеральный закон от 22.10.2004 № 125ФЗ // Российская газета 2004. 28 октября. С.6.

[21] Составлено автором

[22]Шевченко А. В. Аутсорсинг в России: реальное значение и перспективы развития // Россия в глобальной экономике и политике. 2019. С.51.

[23] Составлено автором по: Шевченко А. В. Аутсорсинг в России: реальное значение и перспективы развития // Россия в глобальной экономике и политике. 2019. С.54.

[24] Шевченко А. В. Аутсорсинг в России: реальное значение и перспективы развития // Россия в глобальной экономике и политике. 2019. С.70.

[25] Скворцова М. С. Аутсорсинговые технологии в архивном деле. Екатеринбург: Российский государственный профессионально-педагогический университет. 2017. С.25.

[26] Шаров А. А. Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов. 2013. URL: http://rod№ayaistoriya.ru/i№dex.php/arxivirf/arxivirf/prime№e№ieautsorsi№gavorga№izaciiarxiv№ogoxra№e№iy adokume№tov.html (дата обращения: 01.02.2020).

[27] ТЭЛОС  2020. URL: Архив http://www.arhivural.ru/ (дата обращения: 01.02.2020). ³⁴Там же.

[28] Делис архив  2020. URL: https://www.archiv.ru (дата обращения: 01.02.2020). ³⁶Там же.

[29] Делис архив  2020. URL: https://www.archiv.ru (дата обращения: 01.02.2020).

[30] Делис архив  2020. URL: https://www.archiv.ru (дата обращения: 01.02.2020). ⁴² Там же.

[31] Делис архив  2020. URL: https://www.archiv.ru (дата обращения: 01.02.2020).

[32] Шаров А. А. Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов. 2013. URL: http://rod№ayaistoriya.ru/i№dex.php/arxivirf/arxivirf/prime№e№ieautsorsi№gavorga№izaciiarxiv№ogoxra№e№iy adokume№tov.html (дата обращения: 11.02.2020). ⁴⁵ Там же.

[33] Шаров А. А. Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов. 2013. URL: http://rod№ayaistoriya.ru/i№dex.php/arxivirf/arxivirf/prime№e№ieautsorsi№gavorga№izaciiarxiv№ogoxra№e№iy adokume№tov.html (дата обращения: 11.02.2020).

[34]Шаров А. А. Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов. 2013. URL: http://rod№ayaistoriya.ru/i№dex.php/arxivirf/arxivirf/prime№e№ieautsorsi№gavorga№izaciiarxiv№ogoxra№e№iy adokume№tov.html (дата обращения: 11.02.2020).

[35] Шаров А. А. Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов. 2013. URL: http://rod№ayaistoriya.ru/i№dex.php/arxivirf/arxivirf/prime№e№ieautsorsi№gavorga№izaciiarxiv№ogoxra№e№iy adokume№tov.html.

[36] Составлено автором по: Шаров А. А. Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов. 2013. URL:

http://rod№ayaistoriya.ru/i№dex.php/arxivirf/arxivirf/prime№e№ieautsorsi№gavorga№izaciiarxiv№ogoxra№e№iy adokume№tov.html (дата обращения: 11.02.2020).

[37] Шаров А. А. Применение аутсорсинга в организации архивного хранения документов. 2013. URL: http://rod№ayaistoriya.ru/i№dex.php/arxivirf/arxivirf/prime№e№ieautsorsi№gavorga№izaciiarxiv№ogoxra№e№iy adokume№tov.html (дата обращения: 11.02.2020). ⁵¹ Там же.