Международные переписки
МИНОБРАЗОВАНИЕ
РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
государственное
бюджетное профессиональное
образовательное
учреждение Ростовской области
«Ростовский-на-Дону
колледж радиоэлектроники,
информационных
и промышленных технологий»
(ГБПОУ РО
«РКРИПТ»)
КУРСОВАЯ
РАБОТА
МЕЖДУНАРОДНЫЕ
ПЕРЕПИСКИ
Ростов-на-Дону
- 2016
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава
1. Теоретические основы международной переписки
.1
Обязательные атрибуты международного делового письма
.2
Характерные типы международных деловых писем
Глава
2. Современное состояние международных переписок и рекомендации по его
совершенствованию
.1
Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление
переписки
.2
Рекомендации для успешной международной деловой переписки
Заключение
Список
источников и литературы
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы курсовой работы обусловлена
тем, что в современных рыночных условиях международной переписке придается
особо важное значение, так как посредством нее формируются и развиваются
стабильные деловые связи.
Деловые отношения Российской Федерации с
зарубежными странами на сегодняшний день стали уже привычными, поэтому
большинство российских организаций при приеме на работу требуют от своих
будущих сотрудников знания иностранных языков.
Самым распространенным языком международного
общения остается английский, и большинство людей в состоянии прочитать деловое
письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена
импорту и экспорту, покупкам и продажам.
При создании международных деловых писем
необходимо придерживаться общих правил оформления и обработки деловой
документации, выработанных национальными службами стандартизации в рамках
Международной организации по стандартизации ИСО.
Требования этикета международных переписок не
носят абсолютного характера. Они меняются под влиянием множества разнообразных
факторов с течением времени.
Современному деловому человеку можно
порекомендовать не безоговорочно и слепо исполнять все требования формирования
системы эффективных международных переписок и этикета, но и также постараться
понять их содержание и внутренний смысл, которые придают им особую роль в
деловом общении.
Как следствие всемирного процесса усиления и
объединения экономических связей происходит активный рост рынков, большое
количество компаний приобретают многонациональный характер. В связи с этим,
деловой успех стал определяться соблюдением и знанием бизнесменами особенностей
тех стран, с которыми они непосредственно сотрудничают.
Также не менее важно знать об особенностях
традиций, культуры и правил хорошего тона государств, из которых в организацию
приезжают деловые партнеры.
Предметом исследования в курсовой работе
является международное деловое общение в форме переписки, а объектом -
рекомендации, разработанные в целях успешной международной переписки.
Целью исследования в курсовой работе является
изучение явления международных переписок. В соответствии с поставленной целью
бвл предложен ряд задач, а именно:
рассмотреть обязательные атрибуты делового
письма;
осветить характерные типы международных деловых
писем;
проанализировать стандарты международной
организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки;
предложить рекомендации для успешной
международной деловой переписки.
Нормативной базой для написания курсовой работы
послужили ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» и ГОСТ Р
6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».
Теоретической базой для написания курсовой
работы послужили труды таких авторов, как Еремина Н.Л., Индина Т.А., Карпович
О.Г., Лукашенко Г.П., Пшенко А.В., Корнеева И.И., Санкина Л.В., Вялова Л.М.,
Шамрай Ю.А. и другие.
Курсовая работа по структуре состоит введения,
двух глав, заключения и списка источников и литературы.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ
МЕЖДУНАРОДНОЙ ПЕРЕПИСКИ
.1 Обязательные атрибуты делового
международного письма
На сегодняшний день существуют международные
стандарты на основную деловую корреспонденцию, в том числе и на обязательные
атрибуты делового международного письма. Так, деловое письмо международного
образца имеет четко определенную структуру, конкретный набор реквизитов и
фиксированное расположение каждого из них.
Деловое международное письмо всегда начинается
со слов «Dear…».
Заголовок письма указывается непосредственно
после вступительного обращения и обозначается следующими способами,
представленными на рисунке 1.1:
Рисунок 1.1 - Способы оформления заголовка
международного делового письма
Кроме представленных на рисунке 1.1 способов
оформления, заголовок делового международного письма может быть обозначен
подчеркиванием.
Заголовок не является обязательным реквизитом
международного делового письма. Однако, его указание является правилом хорошего
тона. Заголовок встречается наиболее часто в официальной международной
переписке по юридическим вопросам.
В качестве заключения международного делового
письма могут быть использованы следующие словосочетания:
«Best wishes» (с наилучшими пожеланиями);
«Yours truly» (искренне Ваш(а).
После заключительной формулы в письме делается
пять межстрочных интервалов для подписи автора письма.
Ниже подписи располагается ее расшифровка (имя,
фамилия, а также должность подписавшего документ лица).
Должность не указывается в том случае, если
письмо подписано лично руководителем организации.
Деловое международное письмо состоит из
следующих основных частей, представленных на рисунке 1.2:
Рисунок 1.2- Основные части делового
международного письма
Основные части делового международного письма,
представленные на рисунке 1.2, располагаются в следующей последовательности:
) сведения об отправителе (заголовок);
) дата отправления и внутренний адрес;
) вступительное обращение;
) текст письма;
) заключительная формула вежливости;
) подпись с расшифровкой;
) ссылка на документы в приложениях.
Номера для ссылки отправителя или адресата
используются только в том случае, если ранее проводилась переписка между ними
по данному вопросу. Иначе, данные атрибуты в деловой корреспонденции к
международным партнерам указывать не обязательно.
Заголовок или сведения об отправителе может быть
напечатан на русском и английском языках типографским способом.
Внутренний адрес включает в себя:
фамилию адресата;
занимаемую адресатом должность;
полное название организации;
адрес организации (город, дом, улица, город,
графство - в Великобритании, штат - в США;
В том случае, если деловая международная
переписка осуществляется при помощи телефаксов и (или) телексов, то в
обязательном порядке указывают их номера.
Если к письму имеются приложения, то они
указываются следующим способом:
«Enclosure:..);
«Encl:..»
Также при направлении копий письма нескольким
адресатам необходимо указать фамилии лиц или организации, которым они
отправлены:
«carbon copy»;
«cc».
Приведем примеры написания внутренних адресов,
представленные на рисунке 1.3:
Рисунок 1.3 - Примеры написания внутренних
адресов в международной деловой переписке
Первый пример, представленный на рисунке,
употребляется в том случае, если письмо адресуется должностному лицу в
конкретную организацию, а его фамилия неизвестна.
Второй пример включает в себя обращение «Messrs»
(от фр. «messieurs» - «господа»), так как деловое письмо адресовано организации
без указания определенного должностного лица, а в названии организации
содержатся фамилии конкретных лиц.
В третьем примере деловое письмо адресовано
замужней женщине. Так, после обращения «Mrs.» зачастую пишут имя мужа-адресата
- «Tony Brown».
И, наконец, в четвертом примере письмо
адресовано незамужней женщине с указанием фамилии и имени («Miss Mary Smith»).
Дата отправки делового письма, как правило,
располагается в верхнем правом углу одним из следующих способов, представленных
ниже:
24th April, 201624th, 201624, 2016
Следует обращать особое внимание на грамотное
написание порядкового числительного с помощью цифр и их окончаний.
Месяц рекомендуется записывать словами, так как
его цифровое обозначение может быть по-разному понято.
Для ведения грамотной деловой международного
переписке необходимо запомнить следующую основную схему:
в США: 08.12.16 - месяц, день, год
В Великобритании: 23.09.16 - день, месяц, год
Вступительное обращение помещается примерно на
два-три интервала ниже внутреннего адреса на левой стороне письма. При этом оно
согласуется с адресатом.
Заключительная формула вежливости располагается
после основного текста на правой стороне письма, которая согласуется с тоном и
характером обращения.
Вступительная и заключительная формулы
записываются с отдельной строки.
Перед подписью, расположенной на правой стороне
листа, сразу под заключительной формулой вежливости ставится запятая.
В том случае, если необходимо указать должность
конкретного лица, который подписал письмо, то название должности располагается
ниже подписи.
Женщина, ставит фамилию и имя полностью,
подписывая письмо.
Если к деловому международному письму
прилагаются какие-либо материалы, то ниже подписи в левом углу письма
записывается слово «Encl.», а также указывается точное количество приложений.
Перед вступительным обращением помещается
надпись, например, «Вниманию г-на…» в том случае, если отправитель письма
хочет, чтобы оно было прочитано конкретным лицом.
Зачастую в деловых международных письмах
предоставляется лаконичное содержания письма (указание), которое располагается
между основным текстом и вступительным обращением, а также всегда
подчеркивается.
Все слова в данном указании, кроме предлогов,
артиклей и союзов, записываются с прописной буквы, например:
-«Re: Letter of...»;
«Dear Sirs»;
«We Have Received Your Letter of...»
Сокращение латинского выражения «Re»
(«in re» - «по делу») применяется в значении «относительно», «касательно».
В официальных пригласительных письмах справа,
после основного текста письма располагается сокращение «R.S.V.Р.» (от франц.
«Repondez s'il vous plait» - «Пожалуйста, пришлите ответ»).
Адрес на конверте записывается по аналогии с
внутренним адресом. Так, над адресом печатаются крупным шрифтом слова, которые
определяют способ отправки (авиа, заказное, до востребования, со срочной
доставкой и др.) Обратный адрес пишется лицевой стороне конверта снизу, а
иногда на оборотной стороне конверта.
В том случае, если нужно, чтобы письмо передали
конкретному лицу в нераспечатанном виде, то записывается фраза: «Для передачи».
Таким образом, соответствие формальным
требованиям международной переписки представляет собой первоначальный этап
создания эффективного письма, однако, наиболее важную. Содержание плохо
оформленной деловой корреспонденции вряд ли удостоится дальнейшего внимания.
Так, проведенное в США современное исследование
среди HR-менеджеров показало, что 80 % из них отложат резюме кандидата как
только найдут в нем одну или две ошибки.
В англоязычном мире существует принцип «AIDA»,
который помогает повысить эффективность международной переписки («Attention -
Interest - Desire - Action» - «Внимание-Интерес-Страсть-Действие»).
Следовательно, в первую очередь необходимо привлечь внимание читателя, на
следующем этапе заинтересовать его, вызвать в нем чувство страсти и желания
сотрудничать, а затем сообщить ему о том, что он должен непосредственно
сделать.
.2 Типы международных деловых писем
Деловые письма по своему функциональному
признаку можно разделить на:
требующие обязательного письма-ответа
(письмо-приглашение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-запрос);
не требующие обязательного ответа:
письмо-извещение, письмо-предупреждение, письмо-подтверждение,
письмо-декларация (заявление), письмо-распоряжение, письмо-напоминание.
По своему содержанию и назначению деловые письма
могут быть информационными, инструкционными, коммерческими, рекламными,
гарантийными и т.д.
Среди наиболее распространенных характерных
типов международных деловых писем можно выделить следующие типы, представленные
на рисунке 1.4:
Рисунок 1.4 - Характерные типы международных
деловых писем
Рассмотрим более подробно характерные типы
международных деловых писем, представленные на рисунке.
Письмо-презентация организации представляет
собой представление о ней. Оно должно включать возможный максимум всех важных
данных об организации, в том числе ее историю развития, а также идею того, что
именно организация хочет от контакта с адресатом:
обменяться делегациями;
установить деловые связи экспорта или импорта;
организовать совместную выставку или принять в
ней участие и т.п.
Данное представление рекомендуется сопроводить
приложением соответствующей документации: например, каталог ассортиментной
продукции, буклет организации и т.д.)
Письмо-оферта или, иначе говоря, предложение
товара должно включать в себя все необходимые условия данного предложения для
того, чтобы иметь правовое воздействие на ход переговоров, преследующих
закономерную цель заключения контракта купли-продажи.
Данные условия выступают в последствии
необходимым условием контракта, а именно:
качество товара;
количество товара;
базисные условия места поставки;
сроки поставки;
условия платежа;
срок действия оферты и др.
Письмо-оферта бывает двух видов, представленных
на рисунке 1.5:
Рисунок 1.5 - Виды письма-оферты
Письмо-запрос включает в свой состав практически
все данные письма-оферта. В данном письме следует упомянуть, почему автор
письма обращается с запросом конкретно к этой фирме.
В письме-запросе информации о фирме, кроме
просьбы выслать конкретные материалы должны быть представлены краткие сведения
об организации, запрашивающей информацию, а также цель запроса данной
информации.
Данное письмо отправляется адресату
заблаговременно. Важным моментов при написании письма-запроса информации о
фирме выступает чтобы упоминание удобных и альтернативных сроков приезда для
контрагента организации.
Письмо-рекламация отправляется заказным письмом
с обязательным приложением к нему всех важных доказательных документов, таких
как рекламационные акты, спецификации, акты экспертизы, сертификаты о качестве
и т.д. В перечисленных документах обязательно наличие ссылок на номер
транспортного документа и контракта.
Общие правила письма-презентации, письма-оферты,
письма-запроса и письма-рекламации в равной степени можно отнести к правилам
телеграфно-телексной переписки, с учетом особенностей и краткости телеграфного
стиля письма.
Пример международного пригласительного письма
для партнера представлен на рисунке 1.6:
Рисунок 1.6 - Международное пригласительное
письмо для партнера
Письмо, уведомляющее о том, что приглашение
принято, выглядит следующим образом (рисунок 1.7):
Рисунок 1.7 - Письмо, уведомляющее о том, что
приглашение принято
Таким образом, все типы деловых писем
представляют собой особые типы документов, которые не жестко регламентированы,
но имеют юридическую значимость.
Деловые письма выступают в качестве инструмента,
регулирующего социальные, правовые и экономические отношения между
контрагентами (участниками социальных отношений, партнерами).
Все деловые письма можно разделить на два вида,
в свою очередь, различающихся между собой по квалификационным признакам:
поступающие (входящие) письма в организацию;
отправленные (исходящие) письма из организации.
Типы международных деловых писем практически не
отличатся от деловых писем, составляющим переписку с национальными компаниями,
за исключением применения некоторых элементов оформления и терминов.
международный деловой переписка
стандартизация
ГЛАВА 2. СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ
МЕЖДУНАРОДНЫХ ПЕРЕПИСОК И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
.1 Стандарты международной
организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки
Серия стандартов ISO 9000 была разработана
Техническим комитетом 176 Международной организации по стандартизации (ТК 176).
В основу данных стандартов положена теория всеобщего менеджмента качества.
При разработке международных служебных писем в
обязательном порядке необходимо придерживаться единых правил оформления и
обработки деловой документации, которые выработаны всемирными национальными
службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации -
ИСО (International Organization for Standardization, ISO). Последняя пятая
версия ISO 9001 была выпущена 23 сентября 2015 года. [8, с. 72]
В настоящее время в этой организации
представлены национальные органы 161 государства.
Терминологию в сфере документации на всемирном
уровне определяют и регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и
информация», которыми официально определены единые правила подготовки и
оформления документов. Действующими стандартами ИСО установлены следующие
параметры, представленные на рисунке 2.1 [11, с. 139]:
Рисунок 2.1 - Параметры делового письма,
определяемые ИСО
Следует отметить, что оформление писем,
посылаемых по территории Российской Федерации, отличается от оформления
международных деловых писем.
В отечественном ГОСТе Р 6.30-2003 и в
международных стандартах по-разному определены правила оформления полей
документа. Так, в приложении «А» ИСО 3535: 1977 указаны следующие размеры
текстовой области и полей:
верхнее поле - 10 мм;
левое поле - 20 мм;
текстовая область для формата А4 - 183 мм х 280
мм;
текстовая область для формата A5 L - 183 х 131
мм.
Согласно стандарту, принятому в РФ:
правое поле - 10 мм;
левое поле - 20 мм;
верхнее поле - 20 мм;
нижнее поле - 20 мм. [8, с. 153]
При формировании бланков международных деловых
писем между строками исходный интервал рекомендуется ставить равным 4, 23 мм, а
горизонтальный исходный шаг письма - 2, 54 мм.
Текстовая область по вертикали делится на графы,
а по горизонтали - на колонки.
Текстовая область документа формата А4 содержит
72 исходных горизонтальных шага, разделенных на 9 шагов по 8 колонок.
Текстовая область письма в международной деловой
переписке содержит следующие зоны (поля):
поле адреса (address
field).
поле сведений об отправителе документа (issuer
field),
поле ссылок (reference
field)