Теоретические аспекты электронного документооборота
Дефицит рабочего времени руководителей в настоящее время является одной из важных проблем управления. Управленческая деятельность на рассматриваемом предприятии осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником и результатом деятельности организации.
Традиционный документооборот в бумажной форме обладает рядом недостатков и существенно затрачивает рабочее время. Данную проблему в 2002 году определило Правительство Российской Федерации, запустив федеральную программу «Электронная Россия», цель которой заключалась в обеспечении кардинального ускорения процессов информационного обмена. Процесс перехода всех государственных органов власти на электронный документооборот продолжается и по настоящее время (программа «Информационное общество», срок окончания 2020 год).
На первый взгляд, работа по составлению документов, их оформлению, учету, по контролю за исполнением представляется достаточно рутинной. Однако история развития документоведения и практики делопроизводства, наблюдения за эволюцией форм документооборота показывают, что среда создания и обращения документированной информации является зеркалом, отражающим важнейшие социальные процессы, жизнь общества и каждого человека во всем их многообразии.
Новые условия научно-технического прогресса и изменения в экономике, политике, культуре ставят и новые задачи в документальном сохранении истории ХХI века, в информационном обеспечении всех форм деятельности современного общества. Как «чувствует» себя документ в условиях информационного, компьютерного общества, в киберпространстве новых технологий - эти и иные вопросы задаются в научном сообществе. Постановка некоторых назревших проблем, прежде всего нормативно-правового регулирования электронного документа и его включения в системы обращения документированной информации, находятся в центре внимания специалистов в области информационного права.
Формирование «информационного общества» связано с факторами, которые затрагивают сферу обращения документированной информации. Во-первых, изменяются состав и структура ресурсов документальной информации, способов фиксации деятельности людей. Во-вторых, расширяется документальное поле информационного пространства; имеются ввиду, в первую очередь, процессы глобализации всех, и прежде всего экономических отношений, формирования глобальной системы знаний. В-третьих, документооборот обогащается традициями каждой отдельно взятой страны. В-четвертых, человек становится участником не только отношений в пределах территории своего государства, но может активно общаться с различными участниками большого информационного пространства.
В обиход управленческой деятельности прочно входят новые, современные технологии, в том числе и электронный документ. Организация работы предприятия все больше становится связана с такими явлениями, как база и банк данных, сервер, сайт, портал, с необходимостью сочетать привычные бумажные документы и документы, получаемые с помощью ЭВМ.
Далее рассмотрим более подробно понятие электронного документооборота. В научной литературе отмечается, что применение элементов электронного документооборота стало эффективным управленческим инструментом, который создает принципиально новые возможности повышения оперативности в работе с документами, улучшения качества информационного обеспечения руководителей и специалистов. Анализируя источники определения понятия «электронный документооборот», хочется выделить самые важные.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения и его хранения. Электронный документооборот имеет свою специфику и организован с использованием автоматизированной многопользовательской системы, в которой документы организации обрабатываются централизовано в электронном виде.
Иными словами, электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий, при этом не отрицается использование бумажных документов, но приоритетным признается электронный документ.
В частности, в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 7 сентября 2011г. № 751, предложено следующее толкование актуальных терминов: система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним; электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
В настоящее время большая часть управленческих документов в большинстве организаций создается с помощью компьютера, так как электронные документы легко создавать, редактировать, размножать и пересылать. Неоспоримым преимуществом применения информационных технологий в делопроизводстве является то, что они обеспечивают оперативный поиск необходимой информации, ее резервирование, создание страховых фондов и т.д.
Электронные документы при грамотном их использовании дают возможность ускорить процесс принятия решений и повысить их качество, осуществлять оперативный контроль исполнения. Широкое распространение электронных систем подготовки и управления документами постепенно должно привести к стиранию грани между электронными и неэлектронными документами, формированию так называемого смешанного, а затем безбумажного документооборота.
Таким образом, вопросы управления в современном мире управления на предприятиях невозможны без организации электронного документооборота всех видов и форматов документов. Увеличение объема документов и увеличение спроса на информацию предъявляют требования к новым формам организации информационно-документационного обеспечения. Использование автоматизированных систем управления позволяет организовать более совершенные формы информационно-документационного обеспечения, что способствует повышению качества подготовки всех видов и форматов документов и своевременного проведения изменений по всем имеющимся документам. Основными направлениями совершенствования процессов в организации является использование систем электронного документооборота.
Рассмотрим основные преимущества электронного документооборота перед бумажным.
Одним из основных принципов электронного документооборота является однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ. Зарегистрированный документ в электронном виде может направляться на рассмотрение нескольким исполнителям одновременно, в результате отсутствует необходимость в передаче сотрудникам бумажных документов, что значительно ускоряет процесс принятия решений руководителями и доведения информации до исполнителей.
Кроме того, документы не распечатываются, что существенно снижает издержки на их доставку, затраты на содержание копировально-множительного оборудования и приобретение бумаги. Хранение документов в единой базе данных позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации.
Также использование современных технологий позволит обращаться к электронной базе документов дистанционно, что весьма удобно использовать в период командировки.
С точки зрения руководителей работу с документами можно разделить на две основные категории - принятие решений и контроль их исполнения. При принятии решений главная проблема руководителя заключается в недостатке времени для сбора необходимой информации и ее дальнейшего анализа. Система электронного документооборота (далее по тексту - СЭД) построена на автоматизированных процессах, с помощью которых время на поиск документов составляет всего несколько секунд. Система поиска позволяет находить документ, обладая минимальной информацией о нем.
Системы электронного документооборота невозможны без применения компьютерной и телекоммуникационной техники, лицензионного программного обеспечения, а также информационно-управленческих технологий. Сфера применения информационно-управленческих технологий в современной организации затрагивает широкий спектр возможностей: от обеспечения простейших функций управления до системного анализа и поддержки принятия решений. Поэтому ключевым фактором, влияющим на создание электронного документооборота, является применение информационно-управленческих технологий в системе электронного документооборота. Информационно-управленческие технологии в СЭД - это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением документации, позволяющие решать имеющиеся у организации экономические, социальные, управленческие и коммуникативные проблемы.
Такого класса технологии направлены на снижение трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышение их надежности и оперативности управления процессами. Системы электронного документооборота современной организации в современном мире включают в себя: новейшие технологии коммуникации на основе локальных и распределительных сетей, Internet; технологии обработки информации на основе ПЭВМ, специализированных рабочих мест, а также пакетов программного обеспечения; технологии обработки документации, исключающие бумагу, как основной носитель информации.
Автоматизированный поиск также может стать хорошим помощником в формировании актуальных организационно-распорядительных документов, которые являются неотъемлемой частью документооборота. Учитывая масштабы организации, количество этих документов может достигать несколько тысяч в год. С целью своевременного их исполнения возлагается контроль на должностных лиц. Однако, в деятельности организации нередко происходят изменения в штатном расписании (перевод на другую должность, увольнение) и тем самым может возникать риск неисполнения приказов, поставленных задач.
Для отслеживания таких изменений возможно предусмотреть поисковые запросы, которые позволят оперативно находить приказы, в которых участвовал работник и производить актуальные изменения.
Помимо поиска, система автоматизации документооборота дает возможность создавать связки с ранее поступившей, исходящей корреспонденцией, отмененными и действующими нормативными, организационно-распорядительными документами, что обеспечивает доступ к актуальной информации и способствует принятию верных решений. Контроль исполнения документов и поручений - один из важнейших инструментов управления, и от того, как он будет организован, зависит успех компании. СЭД упрощает процедуру контроля, автоматизируя данный процесс: возможно устанавливать напоминания о приближении срока исполнения или извещения, если срок просрочен, идентифицировать ответственного на каждом этапе исполнения документа (процесса), составлять отчеты о состоянии исполнительской дисциплины.
Программный комплекс также позволяет устанавливать несколько контрольных дат по одному документу: промежуточные - для исполнителей и плановую - для контроля руководством. Кроме того, систему контроля можно использовать в планировании деятельности организации: организовать контроль хода исполнения протоколов заседаний коллегиальных органов, перспективного, годового и квартальных планов работы.
Руководитель в любое время может быть информирован о статусе исполнения документа, обратившись к отчету исполнителя документа, и оценить результат проделанной работы, внести соответствующие корректировки.
Зачастую в исполнении документа участвуют несколько структурных подразделений (работников) и по результатам исполнения руководителю требуются их визы. На то, чтобы собрать необходимые визы на одном традиционном бумажном носителе потребуется значительное время, в случае правок, согласование может значительно затянуться. Преимущество СЭД состоит в том, что, создавая проект в электронном виде, его можно направить нескольким исполнителям и установить срок его рассмотрения. Если один из визирующих находится на удаленном расстоянии, он сможет рассмотреть документ дистанционно, при наличии замечаний, отразить их в программном комплексе.
Кроме того, удобство использования СЭД состоит в том, что при рассмотрении проекта в следующей редакции, исполнители видят документ в режиме рецензирования (изменения в тексте документа в цвете). Все это дает возможность существенно сократить время на исполнение документа, аруководителю принять окончательное решение, ознакомившись с доводами (замечаниями) структурных подразделений.
Таким образом, документооборот является порядком и путем прохождения документации по всем инстанциям с момента их создания и до архивации. Внедрение документооборота или движение первичных документов регламентировано графиком (положением) документооборота, утвержденным руководителем организации, как хозяйствующего субъекта. Электронный документооборот является единым механизмом по работе с документацией, представленной в электронном виде.
Основные принципы электронного документооборота заключаются в следующем: однократная регистрация документа; возможность одновременного выполнения операций, что способствует сохранению времени передвижения документов и значительному повышению оперативности их выполнения; непрерывность передвижения документации, позволяющая производить идентификацию ответственного за исполнение задачи на каждом процессе жизнедеятельности документа; единая база документальной информации, позволяющая полностью исключить возможность дублирования документов; эффективность организованной системы поиска документа, при помощи которой можно находить необходимый документ, используя минимальную информацию о нем; развитие системы отчетности, что в свою очередь способствует полному контролю над движением документов в процессе документооборота и принятию управленческих решений, основанных на данных отчетных документов.
Основой электронного документооборота является электронный документ. Понятия электронного документооборота различные. В частности: информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования; форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе; документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
Таким образом, электронный документ можно определить как документированную информацию, представленную в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Юридическую значимость электронному документу придает электронная цифровая подпись, которая на территории Российской Федерации равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа; при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
В Российской Федерации Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ наименование «электронная цифровая подпись» заменено словами «электронная подпись».
Таким образом, можно сделать следующие выводы.
Удобство безбумажных технологий, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество СЭД для руководителя состоит не только в экономии времени и средств, а в построении новой, более четкой организации бизнес-процессов компании. От внедрения СЭД получают выигрыш не только отдельные службы, но и вся организация в целом.
Организация электронного документооборота позволяет поднять на высокий уровень управление процессами в современной организации, поддержать актуальность информации за счет проведения изменений (обновлений) для всех участников организации на всех стадиях жизненного цикла документа.
1.2 Нормативно-методическое обеспечение создания электронного документооборота в организации
Регулирование использования СЭД и электронных документов осуществляется на государственном и локальном уровнях.
Нормативно-правовое регулирование основывается на Конституции Российской Федерации, Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и защите информации», данные нормативно-правовые акты содержат важнейшие основополагающие положения для системы делопроизводства.
На федеральном уровне также среди документов, составляющих правовую основу делопроизводства необходимо также отметить: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»; Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». ГОСТ Р ИСО 22310-2009. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами; ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации; ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования; ГОСТ Р 50922-2006. Национальный стандарт Российской Федерации. Защита информации. Основные термины и определения; ГОСТ 6.10.4-84. Государственный стандарт Союза ССР. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения и др.
Важно подчеркнуть, что длительное время в России вопросы организации документированной информации как в государственном управлении, так и в другой деловой сфере регламентировались ведомственными актами, в лучшем случае государственными стандартами. Развитие информационных технологий и их использование в сетевых системах обмена информацией кардинально изменили отношение к документированной информации.
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 применяется для оформления кадровой документации. При внедрении электронного документооборота создан системный справочник, содержащий данные формы.
ГЛАВА 2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «АКВАМИР-К»
2.1 Характеристика системы электронного документооборота на предприятии ООО «Аквамир-К»
Охарактеризуем СЭД в ООО «Аквамир-К», которая состоит из следующих модулей:
Модуль «Канцелярия», обеспечивающий полный цикл работы организации с входящими и исходящими документами на основе сформированных и настраиваемых типовых маршрутов обработки документов. Позволяет осуществлять контроль, учет и регистрацию корреспонденции.
Общесистемные словари и справочники: справочник организации; внешние адресаты; словари.
В настоящее время в ООО «Аквамир-К» как таковой не существует инструкции по делопроизводству. Номенклатура в ООО «Аквамир-К» находится на стадии разработки, но уже сейчас можно выделить ряд недостатков: не описывает весь перечень имеющихся на предприятии документов; содержит документы, которые отсутствуют на предприятии; не везде указан срок хранения.
Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для их оперативного поиска. В компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номер по ней в индекс документа не входит. Работу по сбору информации для составления номенклатуры дел ведет начальник организационного отдела.
При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.
Таким образом, подводя итоги, можно сделать следующие выводы: регулирование использования СЭД и электронных документов осуществляется на государственном и локальном уровнях. В соответствии с уставом ООО «Аквамир-К» на предприятии функционирует СЭД, которая состоит из модуля «Канцелярия», который, в свою очередь, обеспечивает полный цикл работы организации с входящими и исходящими документами на основе сформированных и настраиваемых типовых маршрутов обработки документов, а также позволяет осуществлять контроль, учет и регистрацию корреспонденции. Важно отметить, что в ООО «Аквамир-К» не существует инструкции пользователя системы электронного документооборота. Но в связи с активным процессом внедрения электронного документооборота возникла необходимость ее разработки и внедрения. Кроме того, имеющаяся номенклатура в ООО «Аквамир-К» обладает определенными недостатками, требующими корректировки.
.2 Направления совершенствования системы электронного документооборота за счет использования новых, современных технологий в документировании на предприятии ООО «Аквамир-К»
Важно отметить, что в ООО «Аквамир-К» в настоящий момент система электронного документооборота внедрена в недостаточном объеме, в связи с этим необходимо осуществлять более глубокое и повсеместное внедрение системы электронного документооборота на предприятии, что дает следующие возможности, которых ранее не существовало, в частности: ускорение поиска необходимого документа (за счет опции поиска по признаку); облегчение контроля исполнения документа (например, приказа по предприятию); улучшение сохранности документов (документы хранятся на сервере); возможность привлечения к созданию документа нескольких соавторов (например, при написании регламентирующих приказов по предприятию, когда требуются согласования нескольких структурных подразделений).
В ООО «Аквамир-К» работа по созданию систем электронного документооборота должна осуществляется по двум основным направлениям:
Первое направление должно быть связано с созданием корпоративной системы электронного документооборота, обслуживающего основные структурные подразделения предприятия.
Второе направление работы должно быть связано с администрированием систем, связывающих предприятие с партнерами и различными государственными органами и учреждениями, например, Управление Федерального казначейства по РО, Сбербанк России, Пенсионный фонд РФ.
Таким образом, в ООО «Аквамир-К» будет образована смешанная (объединение централизованной и децентрализованной) форма организации документационного обслуживания, что является следствием сложной структуры управления предприятием.
Одна из особенностей заключается в том, что структурные подразделения компании территориально удалены друг от друга. Данный фактор и большой поток документов требуют решения задачи автоматизации делопроизводства.
Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов, регистрацию и учет поступающих документов, прохождение внутренних документов, а также контроль над их исполнением. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого времени на обработку документов.
Кроме того, повсеместное внедрение системы электронного документооборота в ООО «Аквамир-К» предоставит следующие преимущества: документы не теряются: все документы (входящие и исходящие) регистрируются в системе и хранятся в ней в электронных версиях; создается единое хранилище документов: найти нужный документ может любой (при наличии соответствующих прав) сотрудник организации за считанные минуты - для этого достаточно воспользоваться поиском по системе; даже находясь вне офиса можно через систему найти все необходимые документы; документы согласуются быстро - процессы согласования документов, сбора рецензий происходят почти автоматически - запущенный в системе документ оперативно попадет ко всем согласующим и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии; обеспечивается быстрое и гарантированное ознакомление сотрудников с документами: при этом автоматически сформируется список ознакомившихся с документом; соблюдаются сроки исполнения и рассмотрения документов: можно получить информацию о том, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок работы с документом ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензию.
Кроме того, в ООО «Аквамир-К» сегодня в системе электронного документооборота используется только модуль «Канцелярия», в связи с чем необходимо также внедрение следующие модулей: принятие решений; совещания; поручения; оперативное хранение; архивное хранение; нормативные документы.
Для ООО «Аквамир-К» модуль «Принятие решений» будет предназначен для автоматизации бизнес-процессов, которые реализуются в системе в виде «процессов принятия решений», формирующихся из двух обязательных элементов: карточки документа и маршрута движения документа. В поставку системы входят преднастроенные «процессы принятия решения» для типовых документов (договоров, организационно-распорядительных документов, служебных записок, заявок, произвольных документов). Процессы для специализированных документов (например, кредитных заявок) можно быстро настроить дополнительно.
Внедрение данного модуля предоставит для ООО «Аквамир-К» следующие функциональные возможности: создание и хранение документов/проектов документов. При этом могут использоваться шаблоны, готовые документы, созданные в других приложениях (Microsoft Word, Excel, PowerPoint и т.д.), отсканированные образы бумажных оригиналов; обработка документов в соответствии с предопределенными процессами, которые могут включать такие стадии, как подготовка, согласование (в том числе экспертиза), подписание, утверждение, регистрация документов; контроль движения документов; регистрация документов с использованием автоматической нумерации; ручная регистрация организационно-распорядительных документов и договоров с возможностью использования освобожденных регистрационных номеров документов; резервирование номеров для договоров и организационно-распорядительных документов (ОРД); отправка ОРД по спискам рассылки, как для сведения, так и с подтверждением ознакомления; контроль исполнения договоров и дополнительных соглашений по созданным этапам, контроль планируемых платежей по финансовым документам; аннулирование проектов договоров, расторжение, приостановление и возобновление исполнения договоров и дополнительных соглашений; передача договоров и договорных документов в модуль «Канцелярия», а также отправка договоров и договорных документов внешним контрагентам по электронной почте; потоковый ввод документов в систему («ретроконверсия»); создание поручений по документам с использованием шаблонов резолюций/поручений; помещение оригиналов документов в дело на любой стадии обработки документа (после их регистрации) как с участием ответственного за ведение делопроизводства сотрудника, так и автоматически; помещение копий документов в дело на любой стадии обработки документа (после их отправки по маршруту); печать контрольных карточек в других печатных формах (в том числе по шаблонам, подготовленным в Microsoft Word); печать штрих-кодов как на принтере наклеек, так и на самом документе, а также настройка автоматической печати штрих-кода на ОРД и договорах при их регистрации; автоматическое формирование вложений документов на основании заполненных полей регистрационной карточки; поиск документов; создание отдельных модулей для каждого типа документов (например, модуль «Принятие решений по договорам», модуль «Принятие решений по организационно распорядительным документам» и т.д.); визуализация связей между документами СЭД; организация обсуждений по документам; автоматическое помещение документов на оперативное хранение (при этом доступна гибкая настройка автоматического архивирования).
Модуль «Совещания» ООО «Аквамир-К» позволит осуществлять и контролировать весь бизнес-процесс подготовки и проведения совещания, формирование протоколов совещаний и контроль исполнения решений по протоколам.
Данный модуль предоставит определенные функциональные возможности для ООО «Аквамир-К» при планировании, подготовке, проведении совещания и подготовке протокола.
Планирование совещания: задание параметров совещания, выработка повестки дня совещания и определение списка участников (как внутренних - из числа сотрудников организации, так и внешних - из числа внешних адресатов); согласование и утверждение пунктов повестки совещания. Ввод материалов к совещанию к пунктам повестки, либо ко всему совещанию в целом, на этапе подготовки, согласования и утверждения повестки; утверждение пунктов повестки совещания председателем (утверждающим); отмена совещания; автоматическая регистрация карточки совещания в момент утверждения; отправка совещания по спискам рассылки как для сведения, так и с подтверждением ознакомления; рассылка уведомлений (приглашений) предполагаемым участникам совещания.
Подготовка к совещанию: получение приглашения участниками совещания; принятие решения по полученному приглашению внутренними участниками совещания: подтверждение/отклонение участия в совещании с возможностью ввода комментария, делегирование участия в совещании другому сотруднику; подготовка внутренними участниками совещания материалов по пунктам повестки, либо ко всему совещанию в целом; перенос и отмена совещания; вывод на печать автоматически сформированных печатных форм: повестка дня и список участников совещания.
Проведение совещания: регистрация присутствующих участников; протоколирование выступлений и особых мнений в ходе проведения совещания и фиксирование принятых решений; автоматическое формирование протокола совещания на основании заполненных полей карточки совещания и принятых решений; добавление решений в карточку протокола, проведение его согласования и подписания; автоматическая регистрация протокола (в момент подписания); отправка протокола по спискам рассылки как для сведения, так и с подтверждением ознакомления; контроль исполнения принятых решений; формирование поручений по принятым решениям и отправка их на исполнение; контроль исполнения поручений стандартными средствами системы; осуществление контроля по всему протоколу в целом и по пунктам протокола; формирование отчетов в БД Центр отчетов.
Формирование независимого протокола совещания: регистрация проектов документов; помещение в дело оригиналов протоколов на любой стадии обработки документа (после их регистрации) как с участием ответственного за ведение делопроизводства сотрудника, так и автоматически; помещение копий протоколов в дело на любой стадии обработки документа (после их отправки по маршруту); поиск документов; визуализация связей между документами СЭД; организация обсуждений по документам; автоматическое и принудительное помещение документов на оперативное хранение.
Модуль «Поручение» позволит ООО «Аквамир-К» в масштабах всей организации ставить задачи сотрудникам путем создания поручений по документам или независимых поручений и отслеживать их выполнение. Предоставит возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, и контролировать их исполнение. Поручения могут выдавать руководители всех уровней. Исполнители могут сохранять отчеты о проделанной работе в модуле «Поручения». Модуль тесно связан с другими базами системы («Принятие решений», «Канцелярия», «Обращения граждан», «Совещания», а также «Оперативное хранение»). Поручения могут создаваться как в самой базе данных «Поручения», так и в других модулях системы («Принятие решений», «Канцелярия», «Совещания»), при этом все поручения хранятся в модуле «Поручения».
Данный модуль для ООО «Аквамир-К» предоставляет следующие функциональные возможности: подготовка проекта поручения, в том числе на основе шаблонов; создание «мультипоручений»; отражение в системе сведений о ходе исполнения поручения; автоматическое оповещение о созданном поручении, о принятии поручений в работу, об истечении срока исполнения поручения и о выполнении поручения; создание промежуточных отчетов в ходе исполнения поручения; формирование запроса исполнителями на изменение сроков исполнения поручения; изменение срока исполнения поручения и ответственного исполнителя поручения; возврат поручения на доработку; утверждение результатов выполнения контрольных поручений; задание и контроль срока исполнения поручений в часах; отмена поручений; организаций обсуждений по поручениям.
Модуль «Оперативное хранение» предназначен для организации оперативного хранения документов ООО «Аквамир-К», помещенных в дело, ведения номенклатуры дел, ведения дел, формирования описей для передачи дел в модуль «Архивное хранение», а также контроля срока хранения документов. Содержит ссылки на документы в модуле «Оперативное хранение документов».
Модуль «Архивное хранение» предназначен для приема дел
ООО «Аквамир-К» по описи на архивное хранение, топографирования дел, выдачи и возврата контрольных дел, а также контроля истечения сроков хранения. Содержит ссылки на документы в модуле «Архивное хранение документов».
Модуль «Нормативные документы» позволит сотрудникам ООО «Аквамир-К» осуществлять работу с нормативными документами, которые могут быть опубликованы непосредственно в модуле или из функциональных модулей (Принятие решений, Канцелярия, Совещания).
Для ООО «Аквамир-К» данный модуль предоставляет следующие функциональные возможности: публикация документов функциональных баз, прошедших обработку в системе, а именно: ОРД, Произвольный документ, Входящий документ, Протокол; публикация документов, не прошедших обработку в СЭД, то есть создание карточки нормативного документа непосредственно в модуле «Нормативные документы»; создание категорий документов (папок) в модуле «Нормативные документы». Возможность создания многоуровневых категорий и привязки нормативных документов как к одной, так и нескольким категориям одновременно с целью разграничения доступа к документу; публикация изменений действующего документа (новых версий документа) как из функциональных баз, так и непосредственно в модуле «Нормативные документы»; отмена нормативного документа; отслеживание истечения сроков действия нормативного документа и перевод документа в статус «Утратил силу»; организация обсуждений по нормативным документам; наблюдение (подписка) за событиями по нормативным документам; поиск документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Использование новых, современных технологий в документировании, в том числе организация электронного документооборота, позволяют поднять на высокий уровень управление процессами в современной организации, поддержать актуальность информации за счет проведения изменений (обновлений) для всех участников организации на всех стадиях жизненного цикла документа. Удобство безбумажных технологий, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество СЭД для руководителя состоит не только в экономии времени и средств, а в построении новой, более четкой организации бизнес-процессов компании. От внедрения СЭД получают выигрыш не только отдельные службы, но и вся организация в целом.
В работе рассмотрен пример использования новых технологий в документировании на примере предприятия ООО «Аквамир-К».
В ООО «Аквамир-К» принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно общим отделом, другая же в структурных подразделениях и филиалах, а после исполнения документов все бумажные источники информации в кратчайшие сроки подлежат возврату в организационный отдел. Крупному предприятию ООО «Аквамир-К» приходится решать эту проблему в полном объеме: как по количеству обрабатываемой информации, так и по сложности ее анализа. Документационное обеспечение управления в ООО «Аквамир-К» осуществляется несколькими отделами и контролируется заместителем генерального директора по общим вопросам.
В работе предлагаются следующие направления совершенствования системы электронного документооборота для ООО «Аквамир-К»: совершенствование развития системы электронного документооборота.
В настоящий момент система электронного документооборота в
ООО «Аквамир-К» внедрена в недостаточном объеме, в связи с этим необходимо осуществлять более глубокое и повсеместное внедрение системы электронного документооборота на предприятии, в частности, необходимо внедрить такие модули, как: принятие решений; совещания; поручения; оперативное хранение; архивное хранение; нормативные документы.
Необходимым видится также внедрение в практику предприятия следующих модулей: принятие решений; совещания; поручения; оперативное хранение; архивное хранение; нормативные документы, и интегрирование их в единую систему электронного документооборота предприятия.
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1.ИСТОЧНИКИ
1.1.«Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // «Собрание законодательства РФ». - 04.08.2014. - № 31. - ст. 4398.
1.2.Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» // «Российская газета». - N 75. - 08.04.2011.
.3.Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 19.12.2016) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // «Российская газета». - № 165. - 29.07.2006.
1.4.Постановление Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // «Российская газета». - № 207. - 16.09.2011.
1.5.Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 26.04.2016) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // «Российская газета». - № 113. - 24.06.2009.
1.6.Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) // «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти». - № 38. - 19.09.2011.
1.7.«ГОСТ Р ИСО 22310-2009. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 15.12.2009 № 1260-ст) // М.: Стандартинформ, 2010.
.8.«ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст) // М.: Стандартинформ, 2007.
.9.«ГОСТ Р 50922-2006. Национальный стандарт Российской Федерации. Защита информации. Основные термины и определения» (утв. и введен в действие Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2006 № 373-ст). - М.: Стандартинформ, 2008.
1.10.Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» («ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» // М., ИПК Издательство стандартов, 2003.
.11.«ГОСТ 6.10.4-84. Государственный стандарт Союза ССР. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 № 3549) // М., Издательство стандартов, 1985.
.12.Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» // Документ опубликован не был.
.ЛИТЕРАТУРА
2.1.Агеев Н.В. К вопросу о понятийном аппарате теории социального управления // Социальная политика и социология. - 2014. - № 1 (102). - С. 147.
.2.Акшалова И.Б. Документооборот вчера и сегодня // Сборник научных статей по материалам Международной заочной научно-практической конференции. Лаборатория прикладных экономических исследований имени Кейнса. Лаборатория прикладных экономических исследований имени Кейнса, 2014. - С. 9.
.3.Бобылева М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации [Текст] / М.П. Бобылева. - М. 2013. - С. 33.
2.4.Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Издательство МЭИ, 2014. - С. 8.
.6.Домарев В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем. - К.: «Диа-Софт», 2011. - С. 22.
.7.Ершинин А.И. Электронный документ: правовая форма. - М.: Городец - издат, 2010. - С. 54.
.8.Жуковина О.А. Система электронного документооборота, ее назначение и проблемы внедрения // Вестник Белгородского университета кооперации, экономики и права. - 2012. - № 2. - С. 248.
.9.Керимов Б.Х. Проблемы внедрения систем электронного документооборота в организациях // Вестник Академии наук Чеченской республики. - 2011. -№2 (15). - С.111.
2.10.Никишина В.А. Электронный документооборот как инструмент эффективного руководства // Научные труды Кубанского государственного технологического университета. - 2011. - № 3. - С. 75.
.11.Пахчанян А., Романов Д. Системы электронного документооборота. - М.: Инфра-М., 2013. - С. 83.
2.12.Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие. М., 2011. - С. 134
.13.Самсонова Т.Н. О проблемах перехода на безбумажный (электронный) документооборот // Алтайский вестник государственной и муниципальной службы. - 2011. - № 7. - С. 49.
.14.Шерстюк В.П. Проблемы информационной безопасности в современном мире // Прикладная информатика. - 2012. - №4. - С.8.
.15.Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гутенберга. / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В.М. Кущ, Ю. Л. Гагутин. - М.: Анкей: Экотрендз, 2011. - С. 102.