Автоматизация делопроизводства в органах внутренних дел России
Содержание
Введение
. Условия труда в службе ДОУ
. Средства оргтехники, применяемые в делопроизводстве
. Организация автоматизированного рабочего места
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Руководители ОВД всегда учитывают в своей деятельности важное обстоятельство - комфортность и опрятность служебных помещений непосредственно влияют на эффективность деятельности, привлекательность труда сотрудников ОВД. Например, лица впервые посещающее ОВД, как правило, обращаются в секретариаты и канцелярии и условия труда в службе ДОУ является первым впечатлением о работе служб и подразделений.
Одновременно условия труда должны соответствовать требованиям эксплуатации технических средств, которыми оснащены службы и подразделения, в том числе секретариаты и канцелярии. Современные технические средства предъявляют достаточно высокие требования к помещениям ОВД. Разнообразие применяемых технических средств предъявляет повышенные требования и к уровню знаний сотрудников ОВД, в том числе знаний правил эксплуатации и обслуживания. Электронные средства являются наиболее производительными, они существенно повышают эффективность деятельности ОВД. Овладеть этими знаниями можно на основе научной организации труда в ОВД.
Компьютерная техника относительно недавно вошла в процессы организации деятельности подразделений ОВД и сразу завоевала популярность благодаря своим широким возможностям. Однако приходится сталкиваться с тем, что отдельные руководители ОВД слабо владеет навыками работы с компьютерной техникой, считая, что эти знания доступны только специалистам. Современные компьютеризированные рабочие места в ОВД - это требования времени. Эффективность функционирования ОВД на основе средств автоматизации, в том числе автоматизация делопроизводства - это одно из направлений совершенствования деятельности МВД России.
1. Условия труда в службе ДОУ
Современные технические средства управления, которые все шире основываются на компьютерных технологиях, предъявляют достаточно жесткие требования к условиям эксплуатации. Соблюдение этих условий основано на научной организации труда, и в современном процессе управления ОВД выполняют три взаимосвязанные задачи:
- обеспечение функциональности рабочих мест - распределение обязанностей и отдельных трудовых операций, в том числе в работе с документами;
- обеспечение высокой работоспособности человека в течение всего рабочего дня, которое поддерживается средствами автоматизации труда;
- повышение производительности труда.
Создание условий труда в службе ДОУ - это важная и одновременно сложная задача. Важность этой задачи определяется тем, что рациональность и комфортность труда повышает социальную привлекательность работы в делопроизводстве. Сложность заключается в том, что современное делопроизводство насыщено разнообразными техническими средствами, и условия их эксплуатации должно соответствовать условиям труда человека. Совмещение противоречивых требований рациональности, комфортности и нормативности - это задача научной организации труда в ОВД.
Ответственность за создание надлежащих условий труда в службах ДОУ возлагается на руководителя ОВД. В комплекс условий труда входят следующие показатели.
Освещенность помещений наиболее целесообразно комбинированное - общее для всего помещения и местное для конкретного рабочего места. Для местного освещения мощность ламп не должна превышать 75 Вт. Минимальная норма искусственной освещенности равна 300 Лк., что соответствует естественной освещенности помещения (вблизи окна) в ясную погоду. Для защиты от прямого солнечного света в помещении и от бликов на мониторах применяют жалюзи на окнах.
Температурный режим в служебном помещении должен соответствовать + 20-22°С, а относительная влажность воздуха в зимний период 45-50%, а в летний период - 50-55%. Воздух должен быть чистым, для чего помещения оснащаются воздухоочистителями и кондиционерами. Улучшает состав воздуха, снижает зрительное утомление озеленение служебных помещений, являющееся вместе с тем и эстетическим элементом интерьера.
Цветовой тон окраски помещений рекомендуется светлый - за счет более высокого коэффициента отражения, без дополнительных затрат повышает на 20-30% освещенность помещений. Теплые оттенки цвета снижают утомляемость глаз, создают уют служебных помещений.
Уровень шума не должен превышать 60 дБ, что примерно соответствует уровню разговорной речи на расстоянии 1 м. Для понижения шумовых уровней применяется акустическая обивка стен, устройство подвесных акустических потолков и установка акустических экранов.
Инвентарь для оснащения рабочего места и установки технических средств следует подбирать с учетом гибкого, многофункционального использования. Рациональная расстановка столов, тумб, стеллажей, а также создание разных уровней высоты рабочих поверхностей является хорошей основой для создания на одном рабочем месте нескольких рабочих зон. Необходимо учитывать также периодичность и трудоемкость выполняемых операций, характер и объем документации, с которой приходится работать, взаимосвязи делопроизводственных операций, выполняемых в одном помещении и прочее.
2. Средства оргтехники, применяемые в делопроизводстве
Непроизводительный ручной труд в делопроизводстве традиционно составляет основу многих операций: при составлении документов, оформлении регистрационно-учетных журналов и карточек, при транспортировке документов, их хранении и т.д. Повышение производительности труда достигалось при применении приспособлений в наиболее типичных документационных операциях. Примером такого приспособления является обычная канцелярская скрепка, которая существенно сократила время, необходимое для соединения нескольких листов документа.
В современном делопроизводстве скрепки все чаще стали заменять степлером - приспособлением для более надежного соединения листов металлической скобкой. Подобные механические устройства относят к средствам механизации делопроизводства. Их арсенал достаточно большой и многие современные средства механизации оснащены электрическими приводами. Основное предназначение средств механизации в делопроизводстве - повысить производительность отдельных трудовых операций, сократить потери времени при выполнении однотипных трудовых операций.
Кроме механических приспособлений применяют различные автоматы, которые составляют основу средств автоматизации в делопроизводстве. Под автоматическими устройствами понимают механизмы и машины, которые выполняют операции без участия человека, самостоятельно по заданной программе. Внедрение средств автоматизации существенно изменяет организацию делопроизводства: высвобождает штаты служб ДОУ, повышает производительность труда, экономит материальные ресурсы.
В современном делопроизводстве средства автоматизации и механизации принято объединять в понятие оргтехника (организационная техника). Применение средств оргтехники связано с выполнением и документационных и организационных задач делопроизводства. В делопроизводственных процессах используется широкий ассортимент средств оргтехники, которые так же могут применяться в других областях человеческой деятельности.
Основными признаками для классификации оргтехники являются документационные операции, которые выполняются соответствующей оргтехникой. Основными группами средств оргтехники являются:
- Средства составления и изготовления текстовых документов. Сюда входят компьютеры, пишущие машины и диктофонная техника.
- Средства копирования и оперативного размножения документов. Это электронные автоматы, разновидности которых имеют разное быстродействие и возможности цветопередачи.
- Средства обработки документов. В их число входят средства резки и скрепления листов бумаги, пачковязальные машины, машины для уничтожения документов, штемпелевальные устройства, ламинаторы и прочее.
- Средства хранения документов и средства транспортирования документов в служебных помещениях. К ним относятся картотеки, шкафы стеллажи, транспортировочные тележки и прочее.
- Средства управленческой связи. С их помощью осуществляется передача управленческой информации. Сюда входят телефоны, переговорные и автонаборные устройства, телетайпы, факсимильные аппараты, электронная почта, системы телевидения. Рассмотри отдельные группы оргтехнических средств, применяемых в делопроизводстве ОВД.
Средства составления и изготовления текстовых документов появились ранее прочих средств и быстро завоевали популярность. Первые ремингтоны (изобретение американца Remington) вошли в широкий обиход в конце XIX века для составления небольших печатных текстов бестипографским способом. К концу ХХ века пишущие машинки получили большое разнообразие видов, из механического устройства печати они превратились в многофункциональные электронные автоматы.
Общие требования к пишущим машинам сводятся к следующему: обеспечение быстродействия, высокое качество текстов, надежность в работе. При оценке качества изготавливаемых текстов на печатной машинке принимаются во внимание четкость получаемых оттисков, равномерность их окраски, ровность отпечатанной строки.
В зависимости от функциональных возможностей и назначения пишущие машины разделяются на несколько групп: 1)дорожные и портативные, 2)канцелярские, 3)специализированные, 4)электронные.
Эти группы могут подразделяться в зависимости от используемого шрифтоносителя - рычажные или безрычажные. В пишущих машинах с рычажным шрифтоносителем имеется от 44 до 46 рычагов, несущих от 88 до 92 шрифтовых знаков. Основными недостатками таких шрифтоносителей являются невысокая скорость печати (единицы ударов в 1с на механических машинках и около 10 ударов в 1с - на электрических), невозможность смены шрифта, а так же высокий уровень шума при печати.
Более высокие показатели у машин с безрычажным шрифтоносителем. Одним из таких носителей является шаровая (сферическая) головка. Шрифт размещается в нескольких горизонтальных рядах по всей ее поверхности - прописные буквы, цифры и некоторые математические знаки. Машина оснащается набором этих головок со шрифтами на разных языках и с разными очертаниями шрифтов; для замены головок достаточно несколько секунд, а средняя скорость печати уже может достигать 20 знаков в 1с. Немного позже появились печатные машины с шрифтоносителем в виде плоского диска (иногда их называют «ромашками»). Преимуществом дискового носителя является снижение шума, а быстродействие печати до 40 ударов в 1с обеспечивает оснащение этими носителями электронных печатных машин.
Для канцелярских машин характерно оснащение различными функциональными устройствами, которые повышают качество документов. При выполнении отдельных видов машинописных работ применяются различные специализированные пишущие машины. К ним относятся: плоскопечатающие машины для впечатывания текста в паспорта, бланки, формуляры и другие виды сброшюрованной документации. Разновидностью специализированных пишущих машин являются стенографические машины. В отличие от ручного стенографирования запись в них ведется не стенографическими знаками, а комбинациями букв, причем скорость записи достигает 100 слов в 1 мин.
Электронные пишущие машины являются одним из наиболее перспективных средств составления текстовой документации, т.к. являются недорогими, и наиболее подходят для эксплуатации в таких подразделениях, где требуется печатать документацию с частыми корректировками, изготовление статистических форм, таблиц с повторяющейся или изменяющейся информацией. В этих случаях производительность труда с использованием этих машин повышается на 30%.
В настоящее время различные электронные устройства и компьютерная техника все больше внедряются в делопроизводство. Собственно широкое применение этой техники в работе с различными документами стало одной из причин появления термина «документационного обеспечения управления», поскольку само делопроизводство стало распространенной деятельностью любого пользователя компьютером - создание, систематизация и хранение электронных баз документов. Быстрое совершенствование и самые широкие возможности электронной техники позволили начать переход в делопроизводстве к безбумажным технологиям, т.е. замены большинства традиционных документов их электронными копиями.
Средства копирования и оперативного размножения документов в сочетании с применением персональных компьютеров создают основу для создания безбумажной технологии делопроизводства. Непосредственно к этой группе оргтехнических средств относятся сканеры, факсы и множительная техника, которые имеют разновидности по быстродействию, по возможности цветопередачи, формату бумаги и прочее.
Сканер - это устройство для создания на компьютере электронной копии документа. Электронный документ не обладает юридической силой, т.к. программа-преобразователь изображения не воспроизводит графику (подпись, печать, рукописные реквизиты). Но создает широкие возможности для работы с электронными документами в сетях электронной коммуникации.
Факс - устройство, которое объединяет в себе сканер, печатающее устройство и устройство приема-передачи информации по линиям телефонной связи. Передаваемые факсограммы полностью воспроизводят внешний вид документа на принимающем устройстве, с их помощью можно передавать графику и фотографии. Факсимильная связь устанавливается в ОВД централизовано - в секретариатах, дежурных частях, в приемной руководителя ОВД. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах установленной формы и хранятся в отдельном деле.
Множительная техника - средство для копирования (тиражирования) документов, воспроизводит полностью внешний вид оригинала с возможностью его увеличения/уменьшения. Множительная техника используется в ОВД централизовано, на множительных участках делопроизводства. На тиражируемые документы делается заказ необходимого числа копий, начальник секретариата выписывает наряд для множительного участка, а учет выполненных работ ведется в службе ДОУ на основании заказов.
Применение современных электронных средств в службах ДОУ позволяет перейти в подразделениях Министерства на автоматизированные системы документационного обеспечения. Ключевым элементом такой системы является универсальное автоматизированное рабочее место. Автоматизированная система должна обеспечивать:
- обработку карточек документов (ввод, регистрация, контроль, списание в архив и пр.);
- подготовку и обработку текстов документов;
- прием информации с автоматизированным распознаванием текста;
- защиту серверов рабочих станций (концентраторов в подразделениях ОВД).
3. Организация автоматизированного рабочего места
Организация автоматизированного рабочего места в любом подразделении ОВД, в т.ч. в службах ДОУ, включает в себя много компонентов: правовых, организационно-проектных, инженерно-технических, программно-наладочных и прочее. Обязательная последовательность выполнения всей совокупности необходимых для автоматизации организационно-правовых мер обусловлена тем, что автоматизация документооборота невозможна без предварительного создания системы комплексной обработки информации. Проблема заключается в том, что создание комплексной обработки информации (КОИ) не может решаться в рамках функционирования одного ОВД, либо даже одного региона - это задача должна решаться для всей системы подразделений МВД России.
КОИ представляет собой рациональный, скоординированный и непрерывный поток информации, необходимый руководству ОВД для принятия решений по вопросам оперативно-служебной деятельности. КОИ дает логическую основу для обработки и систематизации необходимой информации, одновременно КОИ повышает требования к организации структур управления. Для применения КОИ все структуры МВД России должны быть четко структурированы и формализованы. Каждому уровню управления в системе МВД России и каждому звену управления должна соответствовать определенная совокупность данных, необходимых и достаточных для ее функционирования - в деятельности ОВД это достигается далеко не всегда.
КОИ является первым шагом на пути автоматизации документационного обеспечения деятельности ОВД. На базе КОИ должны разрабатываться:
- система документации, необходимой для функционирования структур МВД России;
- маршруты движения документации в системе органов МВД России;
- система отчетов ОВД об оперативно-служебной деятельности;
- система баз данных и пути доступа к ним структурных подразделений;
- система контроля за движением документации;
- средства регламентации доступа и криптозащиты;
- программные и аппаратные средства автоматизации документационного обеспечения деятельности ОВД.
МВД России предпринимает шаги для создания КОИ, в частности в Концепции развития органов внутренних дел и внутренних войск МВД России предусмотрено последовательное развитие информационного обеспечения, в т.ч. разработка единых правовых, методических, программно-технических и технологических подходов. В системе комплексной обработки информации должны функционировать универсальные автоматизированные рабочие места в структуре служб и подразделений ОВД.
Основу автоматизированного рабочего места составляют система программных средств и система аппаратных средств, совместимых с персональным компьютером. При наличии многих достоинств компьютерных технологий следует учитывать так же их недостатки, которые связаны с несовершенством любых электронных систем:
- высокая стоимость в сравнении с другими видами оргтехники (например, электронными печатными машинками);
- зависимость от бесперебойного и стабильного энергоснабжения, это требует применения специальных средств защиты электросети и установки шин заземления, без них возможна потеря всего программного обеспечения;
- ненадежность хранения информации на магнитных носителях, которые допускают полную или частичную утрату данных при внешних электромагнитных наводках;
- необходимость обучения лиц, работающих с компьютером, специальным навыкам пользования программным обеспечением - это повышает стоимость эксплуатации компьютеров;
- высокая стоимость прокладки кабелей связи, программного обеспечения, регулярной замены расходных материалов и прочее.
Однако очевидные преимущества безбумажного документационного обеспечения деятельности ОВД, высокая оперативность обмена информацией, возможности создания единой сети пользователей и централизованных банков данных в системе МВД России склоняют в пользу автоматизации делопроизводства.
В компьютерных технологиях делопроизводства применяются те же принципы, что и в традиционном делопроизводстве - стандартизация и унификация. Поэтому организация автоматизированного рабочего места в службах ДОУ должна отвечать общим требованиям нормативных документов и некоторым дополнительным правилам, связанным с эксплуатацией аппаратных и программных средств.
В число аппаратных средств входят электронные средства оргтехники, работающие в единой системе с персональным компьютером - это первичная ячейка автоматизированного рабочего места. Отдельные рабочие места могут работать независимо друг от друга, либо они соединяются в единую локальную сеть. Последний вариант экономичнее, т.к. позволяет работать на любом рабочем месте с любым периферийным устройством, включенным в сеть, а так использовать общие базы данных.
Находят применение две разновидности локальной сети:
- Одноуровневая сеть - несколько компьютеров, соединенных последовательно, могут обращаться к программным и текстовым файлам друг друга. Это самый простой и дешевый вариант, т.к. сеть не имеет общего сервер-блока и не нуждается в специальном программном обеспечении. Однако этот вариант требует, чтобы все компьютеры, память которых используется в работе, были включены.
- Сеть по схеме «звезда» - несколько компьютеров подсоединяются к общему устройству - концентратору. Концентраторы так же могут образовывать сеть для расширения доступа к другим базам данных. Этот тип требует дополнительных затрат на концентраторы и более мощные средства программной поддержки, но позволяет компьютерам сети работать независимо друг от друга и легко наращивать аппаратные средства.
Важный показатель работы локальной сети - пропускная способность, т.е. скорость передачи информации. Стандартно сети поддерживают пропускную способность 10 Mb/c. Но для более сложной сети с интенсивным обменом большими файлами необходимо 100 Mb/c..
В программное обеспечение входит система электронных программ, которые управляют работой компьютера и его периферийными устройствами. Основу программного обеспечения составляют:
а) операционная система - базовая программа для управления компьютером;
б) текстовый процессор - для работы с текстовой информацией;
в) прикладные программы - для работы со специальной информацией (например, сканируемой) и аппаратными средствами;
г) утилиты - вспомогательные программы для диагностики компьютера.
Любая электронная информация сохраняется в виде файлов - записи однородной информации на магнитном носителе, которой пользователь присваивает имя (имя файла). Под одним именем файла может сохраняться как отдельный документ, так и несколько взаимосвязанных документов - размер файла (измеряется в Кб) определяется только удобством пользования им. Точно так же в файлах сохраняется в памяти компьютера программное обеспечение.
Совокупность файлов в памяти компьютера представляют собой информационную систему, а отдельные файлы - информационные ресурсы. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
Законодательной основой для работы с автоматизированными информационными системами в настоящее время является Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», а так же ряд документов нормативно-методического характера, в частности ГОСТы и ведомственная Инструкция по делопроизводству в подразделениях МВД России. Этой правовой базы недостаточно, особенно в вопросах защиты от несанкционированного использования информационных ресурсов и систем.
Исторически сложилось так, что отечественный рынок стал насыщаться импортными производителями персональных компьютеров, которые одновременно поставляли и технику, и программное обеспечение ее работы. В связи с этим большинство терминов и понятий для компьютерных средств являются англоязычными. Современное программное обеспечение для организации автоматизированного делопроизводства так же основан на импортном программном продукте. Например, пакет программ типа Microsoft Office позволяет решать практически все документационные задачи делопроизводства.
При работе с компьютером необходимо придерживаться некоторых общих правил:
Заключение
Работа с документами всегда требовала больших трудозатрат, а совершенствованию документационных операций препятствовала низкая производительностью ручного труда - преобладавшего до недавнего времени в делопроизводстве. Существенная разница между современными автоматизированными технологиями в сфере производства и ручным трудом в сфере управления объективно устанавливали диспропорцию в эффективности управления. Прорыв в совершенствовании технологий управления произошел в последней трети ХХ века с появлением технологии массового изготовления компьютеров.
Персональные компьютеры стали впервые применяться в делопроизводстве как более производительное средство печати различных документов и редактирования текстов. Практически неограниченный объем памяти компьютера и быстродействие создали предпосылки для широкого внедрения компьютерных технологий в управленческую деятельность и делопроизводство. Современное развитие МВД России и совершенствование деятельности ОВД так же неразрывно связаны с процессами компьютеризации и создания информационных систем, связывающих отдельные территориальные образования Российской Федерации в общую коммуникационную сеть.
Список использованной литературы
- Федеральный закон от 25.01.1995г. «Об информации, информатизации и защите информации»
- Приказ МВД России №145-96г. «Об утверждении концепция развития органов внутренних дел и внутренних войск МВД России»
- Приказ МВД России №150-99г. «Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России».
- Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2000.
- Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве). - М.: ЗАО Бизнес-школа Интел-Синтез, 1999.
- Ларин М.М. Управление документацией и новые информационные технологии. - М., 1998.