Методы управленческого бухгалтерского учета
Содержание
Введение
1. Теоретические основы управленческой отчетности
1.1 Управленческая отчетность: сущность и назначение
1.2 Требования к управленческой отчетности
1.3 Виды управленческой отчетности
2. Формы и элементы отчетности в бухгалтерском управленческой учете на примере нефтяной отрасли
2.1 Особенности сбора и обобщения информации
2.2 Построение управленческой отчетности
2.3 Проблемы и методы повышения оперативности формирования управленческой отчетности
Заключение
Список использованной литературы
Введение
В условиях сложившихся рыночных отношений, при постоянном росте инфляции, ужесточении конкурентной борьбы практически во всех сферах производства, выхода экономических субъектов России на международный рынок наряду с традиционной финансовой отчетностью всё большую значимость для успешного развития приобретает внутренняя управленческая отчетность.
В отличие от финансового отчета, который составляется в строгом соответствии с национальными или международными стандартами, внутренний отчет составляется в соответствии с информационными потребностями конкретно управленческого аппарата.
Администрация хозяйствующего субъекта в соответствии со своими потребностями определяет состав, сроки и периодичность подготовки внутренней отчетности.
Методы управленческого учета могут сильно отличаться даже у организаций, работающих в одной отрасли и занимающихся одной и той же экономической деятельностью.
Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения.
Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений.
При введении стандартов управленческого учета в организации необходимо детально формулировать предмет учетных операций. Вся принятая совокупность способов ведения управленческого учёта должна быть урегулирована во внутреннем документе - "Положении об управленческой учетной политике". Разработка данного документа значительно повышает достоверность представления информации об истинном состоянии бизнеса. В разное время данным вопросом занимались следующие российские и зарубежные ученые: И.В. Аверчев, Г.А. Адамова, Ю.А. Бабаев, Н. А, Бреславцева, М.А. Вахрушина, Т.П. Карпова, В.Ф. Палий, О.Ф. Сверчкова, А. Ю, Соколов, Л.А. Бернстайн, Дж Рис и др.
В своих работах авторы не пришли к единому мнению, что же такое управленческая отчетность каковы ее формы и на каких принципах она основывается.
Объектом данного исследования послужила отчетность в бухгалтерском управленческом учете на примере нефтяной отрасли.
Для достижения поставленной цели предлагается решения следующих задач:
. Исследовать сущность управленческого учета
. Раскрыть сущность и содержание внутренней управленческой отчетности;
. Изучить методы совершенствования предоставления данной отчетности.
Теоретической и методологический основой послужили учебники, учебно-методические пособия и статьи отечественных и зарубежных авторов и экономистов.
В работе изучена организация внутренней управленческой отчетности в компании, проанализирована роль центров ответственности в формировании внутренней управленческой отчетности, предложены пути совершенствования управленческой отчетности в компании, занимающейся реализацией нефтепродуктов.
управленческий бухгалтерский учет отчетность
1. Теоретические основы управленческой отчетности
1.1 Управленческая отчетность: сущность и назначение
Управленческая отчетность - это комплексная система учета, планирования, контроля, анализа информации о доходах и расходах и результатах хозяйственной деятельности организации в необходимом аналитическом разрезе, которая необходима для оперативного принятия различных управленческих решений в целях оптимизации финансовых результатов деятельности организации в краткосрочной и долгосрочной перспективах.
Эффективность управления современным предприятием неразрывно связана с совершенствованием учетных инструментов, в числе которых одним из наиболее востребованных практиками является Управленческая отчетность. Необходимо отметить, что Управленческая отчетность является одной из ключевых составляющих не только бухгалтерского учета, но и системы управления затратами и результатами хозяйствующего субъекта, методологически основанной на применении приемов и способов наблюдения, сбора, аккумулирования и обработки сведений, возникающих в процессе обычной деятельности.
Согласно мнению ведущих ученых-бухгалтеров, в соответствии с принятыми структурой и функциями бухгалтерского учета многих предприятий, Управленческая отчетность инкорпорирует в свой состав подсистему управленческой отчетности. Вместе с тем методология управленческой отчетности, модель его практического воплощения и эффективность использования остаются одной из проблем, до конца не решенных на текущем этапе развития современного отечественного учета.
Нерешенность проблемы управленческой отчетности во многом объяснима отсутствием четко сформулированных целей, задач и общепринятой методологии их решения, обязательной перманентности и должного уровня качества выполнения предусмотренных процедур.
Нередко на практике контрольный процесс "запускается" от случая к случаю, без заранее проработанной и документированной последовательности действий.
Следовательно, управленческий контроль, реализуемый в рамках системы управленческого учета, должен быть основан на комплексной реализации процесса перманентного наблюдения за состоянием обычной деятельности со стороны ответственных лиц и ориентирован на решение следующих проблем:
своевременное выявление и документирование вносимых изменений в количественные параметры запланированных показателей обычной деятельности и возникающих отклонений от них;
прогнозирование рисков возникновения негативных отклонений;
проверку обоснованности, полноты и своевременности актуализации запланированных показателей обычной деятельности;
определение "виновников" и причин, вызывающих эти события;
проверку качества формируемой управленческой документации (планово-нормировочной, отчетной, методической и т. п.).
Ключевой целью управленческой отчетности является предоставление информации, способствующей успешному выполнению управленческим персоналом своих функциональных обязанностей, прежде всего связанных с обеспечением лиц, принимающих решения, аналитическими материалами и рекомендациями, проведением необходимого обучения и консультаций. Результаты проводимой работы обеспечивают формирование контрольной среды, выстраиваемой с учетом особенностей принятых на предприятии стиля управления, корпоративной культуры и системы ценностей.
1.2 Требования к управленческой отчетности
В этих условиях, по нашему мнению, вполне обоснованными выглядят такие требования к реализации процесса управленческой отчетности, как:
непрерывность выполнения контрольной работы;
системность охвата объектов контролируемого пространства;
независимость и беспристрастность выполнения контрольных процедур;
конфиденциальность;
оперативное реагирование на все события обычной деятельности;
профессиональная компетентность;
поддержание должного уровня качества контрольной информации;
проверка распределения ответственности между субъектами управления и т.п. "Несущей конструкцией" контрольной работы в системе управленческого учета является контрольная процедура, представляющая комплекс взаимосвязанных последовательных операций, обеспечивающих своевременное и максимально точное количественное измерение и документальное отражение изменений и отклонений состояния обычной деятельности от нормативно заданного уровня. Мы предлагаем разделить контрольные процедуры на два вида: превентивные и итоговые.
Превентивные процедуры предполагают набор последовательных мероприятий, смыслом которых является создание условий или выполнение "точечных" действий, способствующих предотвращению негативных отклонений или изменений непродуктивного характера, в том числе вследствие ошибок или недобросовестных действий управленческого персонала. Итоговые процедуры реализуются по факту выполнения хозяйственных операций или окончания отчетного периода хозяйственной жизни предприятия и предполагают в качестве ключевых операций сверку представленных данных, сравнение заданных и зафиксированных значений показателей состояния обычной деятельности, проверку соблюдения принятого порядка документирования, сквозные проверки соответствия результатов отчетных документов и первичных сведений и т.п. Исходя из сформулированных выше условий и задач контрольного процесса, нам представляется, что в состав процедур исследуемого процесса следует включить:
фиксирование, типизацию и систематизацию возникающих отклонений, изменений и причин, их инициировавших (например, пониженное качество ресурсов или сбои в их поставках, низкая квалификация персонала, изношенность оборудования);
отражение в специальных контрольно-учетных регистрах повторно возникающих негативных отклонений, непродуктивных изменений и факторов, влияющих на их возникновение;
проверку фактов реагирования "виновников" на результаты контрольной работы (например, проверка фактов устранения причин отклонений от норм времени выполнения технологических операций основными производственными рабочими);
мониторинг качества ведения (актуализации) нормативной базы затрат и подготовки необходимых первичных документов;
передачу необходимой информации, формируемой по результатам контроля, ответственным лицам;
обучение и вовлечение работников центров ответственности в контрольный процесс и привитие навыков самоконтроля своей профессиональной деятельности.
Организационно-управленческий контроль необходимо проводить на основе утвержденного руководством предприятия плана и выстраивается на основе строго регламентированной последовательности выполнения контрольных процедур. Ключевым показателем эффективности реализации управленческой отчетности является уровень рисков возникновения негативных отклонений (прежде всего невыполнения норм расходования ресурсов, плановых и бюджетных заданий), а также рисков возникновения объективной необходимости внесения изменений непродуктивного характера. Сведения о высоком уровне рисков или возможности их возникновения должны быть незамедлительно представлены лицам, ответственным за принятие решений.
1.3 Виды управленческой отчетности
Основным источником информации процесса управленческой отчетности является управленческая (внутренняя) отчетность.
В этой связи особую актуальность, как уже отмечалось выше, приобретает проведение контроля качества отчетов (отчетов об исполнении бюджетов, плановых и нормативных калькуляций) как на стадии их формирования, так и при подведении итогов отчетного периода.
Средства осуществления подобного контроля зависят от специфики хозяйствующего субъекта, особенностей его корпоративного менеджмента и поставленных перед ним задач. В число инструментов системного контроля качества отчетной документации в том числе входят:
проверка соблюдения установленных форм документов;
оценка соответствия проведенных хозяйственных операций, отраженных в отчетности, статьям бюджета;
арифметические проверки, проводимые путем пересчета итоговых сумм;
проверка правильности методики составления документов;
встречная проверка, осуществляемая сличением содержания хозяйственных документов с идентичными данными в центрах ответственности и у контрагентов;
Исследуя проблему конфигурирования управленческой отчетности, нельзя не отметить его важную функцию: контроль исполнения бюджетов обычной деятельности предприятия (бюджетный контроль). Данная функция имманентно увязывает ответственность исполнителей с требованиями учетной политики и способствует:
оптимизации системы ключевых показателей эффективности применительно к специфике каждого центра ответственности и предприятия в целом;
структурированию процедур быстрого и эффективного реагирования на изменения экономической среды;
совершенствованию методологии бюджетного процесса;
обоснованной корректировке бюджетов в целях возмещения возникших существенных негативных отклонений;
разработке и реализации системы разумной экономии ресурсов;
поиску "точек роста" обычной деятельности.
Бюджетный контроль организации тесно связан с проведением внутреннего аудита, предполагающего системное изучение управленческой отчетности, в том числе:
на предмет соответствия обычных видов деятельности корпоративным и локальным целям предприятия;
в целях проверки правильности ведения учета и контроля доходов и расходов;
для формирования объективной оценки продуктивности работы менеджмента и центров ответственности;
для количественного измерения результатов проведения запланированных мероприятий по обеспечению экономичности затрат и т.д.
Внутренний аудит предполагает также использование управленческой отчетности для изучения текущего состояния материальных, трудовых, финансовых и иных видов ресурсов предприятия; нематериальных активов, связанных с обеспечением эффективности обычной деятельности (например, брендов, отношенческого и организационного видов капитала). Со стороны руководства и учредителей предприятия должно осуществляться постоянное наблюдение за функционированием рассматриваемой подсистемы в целях оценки ее соответствия поставленным перед ней задачам; выявление недостатков; разработка предложений и осуществление контроля выполнения принятых решений.
Таким образом, целесообразно классифицировать пользователей по уровню руководства: менеджеров высшего, среднего и низшего звена. В отчетности, адресованной высшему руководству, должна быть представлена информация о фактически достигнутых результатах производственной, инвестиционной и финансовой деятельности, анализ внутренних и внешних факторов, оказавших влияние на результаты деятельности организации, прогнозные показатели деятельности организации на предстоящий период. Информация такого вида используется при формировании стратегических целей организации. Руководителям среднего звена необходимо представить информацию, характеризующую результаты деятельности структурных подразделений и результаты их аналитической обработки, информацию о контрагентах. Такая информация будет способствовать разработке долгосрочных целей организации. Менеджеры низшего звена, ка правило, отвечают за узкие участки работ. Поэтому для них целесообразно предоставлять аналитическую и синтетическую информацию прогнозных оценок внутренних факторов, которая будет использоваться при разработке тактических целей организации. Для того, чтобы внутренняя отчетность удовлетворяла потребности менеджеров, необходимо стремиться к устранению следующих недостатков: - информация зачастую адресуется не тем лицам, которым она действительно нужна; - обобщение информации зачастую не связано с реальными потребностями управляющих; - отчетность зачастую перегружена данными, либо отличается их недостатком; - разный уровень подготовки работников способствует непониманию предоставляемой информации. Исходя из вышесказанного, информация должна отвечать следующим требованиям.
Информация должна быть конфиденциальна, предоставляться заинтересованным пользователям
Оперативность. Информация должна предоставляться в сжатые сроки и способствовать принятию своевременного управленческого решения.
Достоверность. Информация должна отражать реальные процессы и явления, пользователь должен быть уверен в отсутствии ошибок.
Сравнимость. Означает сопоставимость показателей отчетного периода с показателями планового периода, нормативными показателями, с показателями предыдущих периодов.
Объективность. Предоставляемая информация должна быть беспристрастна и непредвзята.
Полезность. Информация должна использоваться при принятии управленческих решений.
Управленческая отчетность должна в полной мере соответствовать вышеперечисленным требованиям. Следует сказать, что если информация не удовлетворяет требованиям трех характеристик из таблицы, то ее можно считать неэффективной.
2. Формы и элементы отчетности в бухгалтерском управленческой учете на примере нефтяной отрасли
2.1 Особенности сбора и обобщения информации
В настоящее время экономическим субъектам необходимо применять Управленческую отчетность для эффективного контроля результатов финансово-экономической деятельности организации.
Однако не стоит забывать о том, что каждая организация имеет свои особенности, которые необходимо принимать во внимание при организации системы учета.
Управленческая отчетность представляет собой систему сбора, обобщения, анализа и передачи информации внутренним пользователям, обеспечивающей процесс принятия управленческих решений, направленных на достижение целей деятельности экономического субъекта.
Является важным элементом системы управления предприятием.
Управленческая отчетность не имеет нормативного регулирования, поэтому он регулируется внутренними нормативными документами, которые закреплены в учетной политике организации и подробно раскрыты во внутренних инструкциях.
Изучение экономической литературы по управленческой отчетности показало, что проблемам ее формирования уделяется незначительное внимание по сравнению с другими видами отчетности.
Так содержанию и методике определения показателей бухгалтерской отчетности, проблемам ее трансформации в соответствии с требованиями международных стандартов финансовой отчетности посвящены многочисленные научные и учебные издания.
В то время как вопросы, связанные с формированием управленческой отчетности, рассматриваются лишь в учебниках и научных работах по управленческому учету.
Главной целью управленческого учета является обеспечение руководителей и менеджеров необходимой информацией для принятия решений и эффективного управления предприятием.
Среди ученых занимавшихся исследованием управленческой отчетности нет единого определения этого термина.
Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений.
Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто.
Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями руководителей и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, аналитиков.
В настоящее время минимизация затрат и способность ими управлять, управленческий учёт необходим как никогда. Необходимы различные финансовые методы системы риск-менеджмента, используемые в условиях нестабильной экономической ситуации.
На основании проведенных исследований трудов специалистов и учёных, занимающихся изучением управленческого учёта и отчётности, можно сделать вывод, что управленческая отчетность имеет свои особенности:
у нее особый статус, поскольку, в отличие от бухгалтерской, статистической и налоговой отчетности, она содержит информацию, формируемую лишь по запросам внутренних пользователей; - процесс формирования управленческой отчетности не регламентируется законодательными и нормативными актами, в отличие от бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности; - состав и содержание отчетных показателей (натуральных и стоимостных, количественных и качественных), форма и сроки их представления устанавливаются каждым хозяйственным субъектом самостоятельно, исходя из ее организационно-правовой формы, вида деятельности, стратегии и тактики управления, квалификации управленческого персонала и других особенностей каждого хозяйствующего субъекта.
2.2 Построение управленческой отчетности
Управленческая отчетность должна быть построена таким образом, чтобы руководители были способны ее воспринять и эффективно ею пользоваться. В коммерческих организациях сегодня имеет место достаточно большое количество работников экономических служб, довольно инертных, имеющих образование, но базирующихся на старых традициях.
В этой связи необходимо изменение менталитета не только работников экономических служб, но и руководства, которые должны требовать от бухгалтеров-менеджеров составления такой отчетности, которая была бы для них инструментом в управлении компанией. Чем в большей степени руководитель ориентирован на достижение результата, тем в большей степени он нуждается в информации обратной связи через систему внутренней управленческой отчетности.
Информация, содержащаяся в управленческой отчетности, направленная на различные группы пользователей внутри организации, таких как высшее руководство, менеджеры среднего уровня и менеджеры низшего уровня служит для принятия взвешенных управленческих решений.
Для руководителей структурных подразделений, ориентированных на разработку стратегии реализации долгосрочных целей развития организации, в управленческой отчетности следует представить: - показатели деятельности структурных подразделений и результаты их аналитической обработки; - информацию планового и прогнозного характера по предприятию в целом и по отдельным структурным звеньям; - необходимую информацию о смежных подразделениях и контрагентах.
Управленческая отчетность должна давать возможность менеджменту организации проводить на ее основе анализ и обоснование широкого спектра управленческих решений.
Так же немаловажное значение имеет способ представления учетной управленческой информации. Основными факторами, влияющими на выбор способа представления, формата и структуры того или иного управленческого отчета, являются: содержание предоставляемой информации; потребности и пожелания пользователей отчетов; критерий экономичности их получения и передачи.
В отношении форм управленческой отчетности, по мнению А.Д. Шеремета, необходимо базироваться на соблюдении двух принципов: - управленческая отчетность должна содержать только те показатели, которые подконтрольны менеджеру данного центра ответственности и на динамику которых он может оказывать влияние; - отчетность должна содержать информацию об отклонениях, наличие которой позволяет реализовать принцип управления по отклонениям.
Суть этого принципа состоит в предположении, что менеджеру более высокого уровня нет необходимости в текущем порядке регулировать детали деятельности центров ответственности на более низком уровне. Он начинает действовать тогда, когда на нижнем уровне возникает проблема, проявляющаяся как отклонение от заданного параметра.
В управленческом учете информация формируется и составляется отчетность по различным структурным подразделениям, центрам ответственности, видам деятельности, отдельным изделиям, новым технологическим решениям и другим позициям.
Основными видами деятельности экономического субъекта, занимающегося реализацией нефтепродуктов являются:
. Реализация нефтепродуктов (без учета фасованных масел) и продукции нефтехимии, с разделением по каналам сбыта;
. Реализация газопродуктов, с разделением по каналам сбыта;
. Реализация фасованных масел, с разделением по каналам сбыта;
. Реализация сопутствующих товаров и продукции, с разделением по каналам сбыта и прочие.
Управленческим учетом занимается финансовая группа организации, которая непосредственно подчиняется планово-экономическому отделу. Основным предназначением финансовой группы является выработка и реализация оптимальной финансовой политики организации, способствую - щей эффективному хозяйствованию, максимальному увеличению полу - чаемых доходов, своевременному и полному финансовому обеспечению ее производственных нужд.
Основными задачами финансовой группы являются: планирование, анализ, контроль финансовой деятельности компании. Управленческая отчетность и отчетность формируются в программе "Информационная система управления" (ИСУ), использование которой способствует высвобождению работников предприятия от "рутинных" операций и позволяет, не увеличивая численность управленческого персонала, повысить качество выполняемой работы.
Для эффективной работы организацией созданы следующие центры ответственности: центр прибыли, центр затрат и центр инвестиций. Руководитель несет ответственность за результаты деятельности своего центра ответственности.
Основными целями управленческой отчетности исследуемого экономического субъекта являются: обеспечение руководства информацией для управленческих бизнес-решений; анализ выполнения поставленных задач, в том числе анализ выполнения ключевых показателей деятельности, планов и бюджетов, мониторинг выполнения инвестиционных программ компании; оперативная оценка финансового результата деятельности организации; отказ от месячного бюджетирования.
К управленческой отчетности в организации применяются следующие требования:
. Качество. Данные должны быть методологически адекватны, сравнимы между собой по структурным подразделениям.
. Оперативность. Управленческая отчетность должна формироваться и представляться в сроки, необходимые для принятия управленческих решений.
. Уровень детализации. Управленческая отчетность должна иметь детализацию, необходимую для принятия регулярных управленческих решений на базе данной отчетности. Для единичных (нерегулярных) аналитических задач (принятия решений, анализа) целесообразно использовать формат запросов и справок.
. Уровень точности. Управленческая отчетность должна иметь точность, достаточную для принятия управленческих решений, т.е. может быть ниже бухгалтерской, в некоторых случаях допустимо использование оценок.
. Соответствие общепринятым стандартам бухгалтерского учета. Управленческая отчетность организации формируется по стандартам, сопоставимым с Российскими стандартами бухгалтерского учета (РСБУ).
. Техническая доступность. Управленческая отчетность должна быть доступной заинтересованным пользователям и находиться в единой базе данных.
. Информационная система. Управленческая отчетность формируется с использованием информационной системы, позволяющей отследить непротиворечивость и методическую взаимосвязь показателей отчетности, а также обеспечить унификацию подходов к формированию отчетных данных.
Система управленческой отчетности формируется на разных уровнях низшем, среднем и высшем.
Структура подготовки управленческой отчетности. Формируется ежемесячно по всем структурным подразделениям. Показатели отчетности формируются и собираются накопленным итогом с начала года. Для получения отчетности за отдельный месяц из показателей управленческой отчетности с начала года вычитаются показатели отчетности с начала года по месяц, предшествующий отчетному. Одним из принципов формирования отчетности в компании является принцип многоступенчатой отчетности по уровням управления или "иерархический принцип".
Такой принцип подразумевает уменьшение детального разбора отчетов по мере повышения ранга руководителя, которому они представляются.
Суть такого подхода, называемого управлением по исключениям, заключается в том, что руководителю более высокого уровня управления нет необходимости проверять подробности отчетов, составленных на более низком иерархическом уровне, до тех пор, пока не возникает какая-либо управленческая проблема.
Данная форма представления отчетных данных предназначена для контроля над эффективностью расходования ресурсов по местам возникновения затрат и центрам ответственности.
Принцип контролируемости затрат, лежащий в основе отчетов по уровням управления, позволяет устанавливать ответственных за расходы. Отчеты об исполнении сводной сметы затрат. Для оценки общего объема потребленных организацией за отчетный период ресурсов все затраты группируются по экономическим элементам. Для установления суммарной величины расходов организации необходимо объединить информацию о затратах всех структурных подразделений организации.
Это позволяет также определить долю издержек каждого центра ответственности в общем объеме потребленных ресурсов. Объединение информации о расходах подразделений производится в сводной смете затрат, которая представляет собой матрицу затрат, где расходы центра ответственности представляются в разрезе элементов затрат и мест их возникновения.
Такая матрица позволяет ответить на вопросы: где возникли затраты (место возникновения затрат); какой вид ресурса использовался (элемент затрат); какова сумма затрат по данному месту их возникновения и по центру в целом.
Сводные сметы затрат строятся на основе принципа иерархичности. Смета, объединяющая затраты определенной группы центров ответственности, характеризует средний уровень управления затратами. В матрице затрат можно не только отразить общую величину расходов центра ответственности, но и показать долю каждого центра в общем объеме затрат группы подразделений (или всей организации) как общей сумме затрат, так и по общему элементу расходов.
На высшем уровне управления формируется матрица затрат по организации в целом.
В сводной смете затрат можно проводится сравнение фактической величины расходов отчетного периода с аналогичными данными прошлых периодов или плановыми показателями.
Особенностью отчетов об исполнении сметы, по сравнению с отчетами по уровням управления, является полное отражение всех расходов подразделения или группы подразделений. Центры ответственности учитывают и контролируют затраты и результаты, непосредственно зависящие от предоставления руководителю соответствующего ранга полномочий, а также составляют отчеты, дающие информацию об общем объеме потребленных ресурсов (сводные сметы затрат).
Такие отчеты разрабатываются по всем подразделениям организации независимо от выполняемых ими функций. Формируются такие отчеты ежемесячно.
2.3 Проблемы и методы повышения оперативности формирования управленческой отчетности
Для целей повышения оперативности формирования управленческой отчетности используется так называемая методология формирования отчетных данных по принципу "быстрого закрытия" (fast close). Быстрое закрытие - способ формирования отчетности, не требующий обязательного первичного бухгалтерского документа в качестве основы для данных отчетности. В случае, если к моменту формирования отчетности отсутствуют полные бухгалтерские первичные данные, принцип быстрого закрытия допускает осуществления "оценочных начислений (accruals)" - оценок показателей, ожидаемых значений, - вместо использования точной суммы операции на основе бухгалтерского первичного документа для целей формирования (закрытия) отчетности. Формирование отчетности методом "быстрого закрытия" может осуществляться как в рамках, так и вне информационных систем (модулей информационных систем), поддерживающих бухгалтерский учет и формирование финансовой отчетности. Ответственность за проведение начислений несут планово - экономическая служба организации.
После составления отчетности планово-экономические службы проводят анализ относительно плана и фактических показателей. Предоставляют объяснения для любого отклонения, который превосходит порог, установленный по отдельным показателям отчетности.
Далее эти объяснения используются при подготовке итогового отчета за месяц. После чего отчеты предоставляются руководству компании для принятия управленческих решений.
На современном этапе компании нефтепродуктообеспечения нередко сталкиваются с отсутствием возможности оперативного получения полной и достоверной информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.
Это обусловлено и сложной филиальной или холдинговой структурой предприятия, разнообразной деятельностью (хранение, перевалка, оптовая и розничная реализация различных видов нефтепродуктов), территориальной разбросанностью предприятия (управление, несколько нефтебаз, каждая из которых обслуживает сеть автозаправочных станций).
Естественно, что при такой структуре организации предприятия сведения о свершившихся операциях филиалов поступают в управление со значительным запозданием, информация имеет достаточно низкую степень достоверности, сбор информации отнимает много времени у сотрудников филиалов на ее подготовку, а у сотрудников управления - на сведение итоговых отчетов.
Отсутствие оперативной информации не позволяет руководству предприятий нефтепродуктообеспечения осуществлять своевременное и рациональное планирование закупок распределения нефтепродуктов и контролировать работу филиалов.
Таким образом, специфика предприятий нефтепродуктообеспечения предъявляет длинный список требований к автоматизированной системе управления. Выполнение всех этих требований позволит получать максимальную пользу от использования автоматизированной системы в процессе управления.
Решения по оперативному учету нефтепродуктов позволяют автоматизировать различные уровни учета продукции. Для проведения всестороннего анализа по наличию и состоянию нефтепродуктов необходим достаточно широкий спектр уровней учета.
Это и сведения о состоянии резервуарного парка - наличии каждого вида нефтепродукта в отдельно взятом резервуаре любого из филиалов и подразделений предприятия, и информация об остатках и движению нефтепродуктов.
При определении величины естественной убыли необходимы сведения о способах транспортировки, которыми поступили или отгружаются продукция. А для целей бухучета требуются данные об учетных ценах продукции.
Таким образом, система должна предоставлять возможность учета продукции в разрезе подразделений, резервуаров, марок, владельцев, учетных цен, способов транспортировки.
Двойные учетные единицы измерения позволяют обеспечить хранение нефтепродуктов в резервуарах в килограммах и отпуск клиентам на АЗС в литрах (реализация производится по счетчикам топливно-раздаточных колонок). Таким образом, система должна обеспечивать учет нефтепродуктов в двух единицах измерения.
Пересчет единиц измерения - литров в килограммы, и наоборот, килограммов в литры - должен осуществляться автоматически по плотности. Очень важно иметь оперативную информацию о плотности нефтепродукта, необходимую для пересчета единиц измерения, чтобы не было искажения данных по движению нефтепродуктов.
Для учета всех этих параметров необходимо ведение электронного журнала на АЗС, в который оперативно заносятся данные о состоянии нефтепродукта (плотность, температура, взлив).
Эти данные затем будут использованы при формировании электронных документов на прием и отпуск нефтепродуктов.
Свод и анализ данных по АЗС осуществляется, как правило, в филиалах предприятия нефтепродуктообеспечения.
Куда информация с АЗС, в зависимости от уровня автоматизации предприятия, передается в бумажном или электронном виде.
Однако в учете нефтепродуктов на нефтебазах и АЗС существуют значительные различия, которые, естественно, должны быть учтены и в системе: два вида остатков - книжные (расчетные) и фактические; литровый учет нефтепродуктов; определение расхода нефтепродуктов по счетчикам топливно-раздаточных колонок; использование различных видов безналичных расчетов (талоны, карты, дисконты) за нефтепродукты. Следовательно, обязательным требованием к единой автоматизированной системе предприятий нефтепродуктообеспечения является наличие модуля, или отдельных компонентов для учета нефтепродуктов и анализа данных по АЗС.
Обязательным требованием для автоматизированной системы является наличие автоматических контролирующих механизмов. Основные ограничения, как правило, связаны с количеством отпускаемого нефтепродукта. При этом контроль остатков должен осуществляться в разрезе марок нефтепродуктов и резервуаров. Нефтепродукты относятся к товарам, подлежащим обязательной сертификации.
Таким образом, система должна быть наделена контролем на наличие соответствующих документов (паспорт качества, сертификат) на реализуемый нефтепродукт.
Единая автоматизированная система должна обеспечивать оперативное получение полных данных вплоть до первичных документов. Такие данные будут иметь высокую степень достоверности. Кроме того, отпадает необходимость ручного сбора сведений от филиалов. При этом необходима возможность вести регулярный обмен данными не только при наличии постоянной связи, но и в режиме off - line.
Это позволит настраивать территориально-распределенную работу в условиях плохих линий связи, ведь именно так, как правило, обстоит дело на большинстве нефтебаз, расположенных в небольших населенных пунктах. Для получения сводной отчетности недостаточно простого наличия данных по каждому филиалу. Необходимые некие единые классификаторы, позволяющие объединить эту информацию.
В первую очередь для всех филиалов, и для Управления в том числе, должна быть задана единая методология учета: единый план счетов, общая учетная политика, правила заполнения отчетных и налоговых форм и т.п. Также необходимо ведение и использование общих справочников (организации, договора, номенклатура, статьи затрат и т.д.).
Централизованная настройка основной справочной информации в Управлении и передача ее в подразделения (без права корректировки) позволит обеспечить поддержку единой методологии учета во всех филиалах. Информационная система должна охватывать все бизнес-процессы экономического субъекта: - оперативный учет всех видов материальных ценностей компании (материалы, фасованные и разливные нефтепродукты, сопутствующие товары, сырье), движение материальных ресурсов, оформление подразделениями заявок на необходимые материальные ценности, планирование объема закупок на основании данных системы; - заключение договоров на закупку и реализацию нефтепродуктов, а также по другим направлениям деятельности; - построение единой автоматизированной системы управления должно стать основой для эффективного взаимодействия всех служб предприятия и предотвратить дублирование одних и тех же функций в разных подразделениях.
Отраслевая версия системы говорит о том, что оценив особенности управленческого учета нефтепродуктов, можно сделать вывод, что производственные задачи подобных предприятий невозможно решить, используя средства настройки стандартной информационной системы.
Единая информационная система, призванная решать все управленческие задачи предприятий нефтепродуктообеспечения. Наличие информации по всем видам деятельности и всем структурным подразделениям позволяет говорить о комплексной автоматизации предприятия, а для этого система должна отражать все нюансы структуры и организации бизнес-процессов конкретного предприятия.
Автоматизированная система управления должна иметь возможность настройки на любые деловые сценарии, а не должна быть привязана к конкретной структуре компании.
При разработке системы, предназначенной для автоматизации предприятий нефтепродуктообеспечения, необходимо предъявлять высокие требования к техническим характеристикам системы, которая должна иметь возможность адаптироваться в условиях роста объемов входных данных, увеличения числа пользователей, усложнения запросов, должна позволять проводить анализ большого объема данных за длительный период времени. Система не застывшая субстанция, после ее внедрения, она должна развиваться вместе с предприятием.
Необходима возможность ее дальнейшей разработки и модификации, как силами предприятия, так и силами разработчиков. При выборе автоматизированной системы необходимо рассматривать не только технические и качественные характеристики самой системы, но и ту команду разработчиков, с которой предстоит работать предприятию. Это должны быть грамотные специалисты, которые досконально знают возможности системы, понимают задачи управления, а также смогут найти все необходимые решения для конкретного предприятия в рамках предлагаемой системы.
В исследуемой автором организации внедрена "Информационная система управления" (ИСУ).
Она полностью соответствует вышеперечисленным требованиям. Использование данной системы способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников и позволяет вести бухгалтерскую и управленческую отчетность на основе одной и той же первичной информации.
Эта система предполагает сквозной учет нефтепродуктов от завода - производителя до конечного пункта реализации, позволяет в режиме реального времени отслеживать все параметры движения нефтепродуктов с любого рабочего места, имеющего доступ к системе.
Такими же правами обладает центральная служба сопровождения ООО "Системный интегратор". Новаторство в сфере управления предприятием нельзя рассматривать как дань моде.
Руководители, которые эффективно решают все более сложные задачи в условиях рыночной экономики, как на региональном так и на международном уровнях, внедряют инновационные идеи и практические инновации в системы и процессы управления предприятием.
На современном этапе экономического развития обеспечение конкурентоспособности предприятия возможно лишь при переходе с традиционного на инновационный тип хозяйственной деятельности.
Поэтому все больше предприятий проявляют желание встать на этот путь, разрабатывая и внедряя разнообразные проекты для осуществления необходимых изменений.
Инновационные изменения крайне сложны как с точки зрения их организации, так и с точки зрения финансирования. На результативность производственно-коммерческой деятельности любого экономического субъекта существенное влияние оказывают управление процессом функционирования и организационная структура, в рамках которой этот процесс осуществляется.
Правильно выбранная структура позволяет обеспечить предприятию или компании полную занятость персонала, гибкость в использовании ресурсов и соответствие требованиям рынка.
Таким образом, неизбежна реорганизации системы управления инновационной деятельностью предприятия. Для принятия обоснованных и оперативных решений руководству часто необходимо в короткие сроки просчитать и сравнить несколько вариантов планов.
Для реализации большинства стоящих перед предприятием задач необходима реорганизация системы управления предприятием на основе новых управленческих технологий.
Предприятие, намеревающееся работать гибко, неизбежно приходит к необходимости использования инновационных подходов. Для значительного количества крупных промышленных предприятий, совершенствование системы управления финансами означает, в том числе, финансовое реформирование и реструктуризацию.
Структурные преобразования строятся на экономически обоснованной стратегии реформирования. В соответствии с ней и разрабатывается система управления предприятием, как система планирования, учета и контроля предприятия в процессе его хозяйственной деятельности.
Для эффективной реализации задач, стоящих перед предприятием, необходимо разработать систему управления инновационной деятельностью, основа которой - разбиение сложного процесса на простые компоненты на основе проектного подхода и выстраивание своеобразного управленческого "конвейера". Это дает целый ряд эффектов: работа из процесса превращается в целенаправленное движение, резко возрастает производительность труда, снижается количество ошибок.
Для реализации такого подхода необходимо разработать эффективную организационную структуру, систему управления финансами, сформировать службу маркетинга, обеспечить документооборот, т.е. детально сформулировать правила работы предприятия, в основных чертах общие для всех компаний инновационной направленности.
Таким образом, в результате совершенствования системы управленческого учета на предприятии, руководящий аппарат компании должен получить больше возможностей по принятию самых выгодных бизнес - решений, отчетность компании должна стать более прозрачной для руководителей всех уровней, что позволит повысить оперативность работы и инвестиционную привлекательность компании.
Инновации в сфере управленческих решений в современных условиях невозможны без использования высоких технологий с помощью, которых осуществляется координация работы предприятия.
Исследуемая компания стремится использовать самые передовые технологии в сфере развития корпоративной информационной системы, помогающей сотрудникам тратить меньше времени на получение и обработку информации, уделять больше внимания всестороннему ее анализу для принятия своевременных и эффективных управленческих решений. Использует в своей работе корпоративную автоматизированную систему управления.
Применение единой системы позволяет привести к единому стандарту и правильно организовать огромные потоки информации, которые передаются от филиалов руководству компании.
Обработка этих данных и представление их в максимально удобных формах позволяют руководителям разного уровня принимать своевременные, подкрепленные аналитической информацией управленческие решения. Это предприятие с разветвленной сетью АЗС и нефтебазовым хозяйством. В состав предприятия входят более двухсот автозаправочных комплексов, семь нефтебаз. Использование информационных технологий позволяет следить за текущей деятельностью, выполнять работу в срок, добиваться результата в короткий промежуток времени, видеть общую картину и глубоко и серьезно думать об изменениях в рыночном пространстве, о стратегии и новых тенденциях развития производства.
Весьма важно не забывать о том, что внедрение инновационных технологий - не самоцель, а одно из средств совершенствования производственного управлении. В исследуемом экономическом субъекте Управленческая отчетность ведется на основе Концепции и методических приложений к ней.
Не все положения концепции отвечают современным требованиям. Поэтому автор посчитал необходимым разработать учетную политику для ведения управленческого учета.
Отсутствие учетной политики для целей управленческого учета значительно снижает достоверность представления информации об истинном состоянии бизнеса организации и связанных с этим перспектив, приводит к неверным оценкам и управленческим решениям (в том числе - в разрезе по центрам ответственности предприятия).
Это, в свою очередь, компрометирует затраты финансовых и временных ресурсов, ранее направленных на построение системы управленческого учёта и отчетности.
Целесообразно определить, какую роль и какое место на предприятии должна занимать управленческая учётная политика.
Построение на предприятии системы учёта и отчетности в целях управления бизнесом аналогично постановке бухгалтерского учёта и реализуется похожими этапами. При этом эксплуатация системы управленческого учёта и отчетности регламентируется документами, аналогичными по содержанию документам, регламентирующим практику бухгалтерского учёта.
Но цели данных видов учёта существенно различаются. Соответственно различаются и цели соответствующих им учётных политик. Если основная цель учётной политики бухгалтерского учёта - выбрать и документально закрепить выбранный предприятием один из допускаемых общепринятыми стандартами способ ведения учёта, то предназначение учётной политики в целях управленческого учёта гораздо шире.
В компактной форме это можно представить следующим образом: обеспечить адекватное и стандартизованное отражение в учёте и отчетности особенностей бизнеса предприятия и его подразделений.
С учётом такого предназначения, учётная политика, реализуемая на предприятии в целях управленческого учёта, должна обладать корпоративным статусом, т.е.:
распространяться на всё предприятие целиком, в том числе - на его подразделения;
устанавливать порядок и принципы ведения учёта применительно ко всем сегментам и видам деятельности предприятия с учётом их специфики.
Должен быть выбран механизм формирования записей в главной книге управленческого учёта, а именно - метод трансформации данных бухгалтерского учета или метод первичного учета.
При этом должен быть расширен перечень первичных документов, которые теперь становятся предназначенными для системы управленческого учёта. Последовательно решаются вопросы определения ответственности за предоставление первичных документов и методологическое сопровождение, закрепления функций оформления и занесения в виде записей на счета управленческого учета первичных документов, и т.д., т.е. создаётся цельная информационно-технологическая инфраструктура, не уступающая по обеспечению системе бухгалтерского учета на предприятии, позволяющая обеспечить управленческий учёт на необходимом методологическом и функциональном уровне и, возможно, интегрированная с системой бухучета. Это обеспечит преимущество управления предприятием на базе тщательно отобранной и выверенной информации и многократно оправдает значительные вложения в создание системы полноценного управленческого учета и отчетности.
Создание учётной политики в целях управленческого учёта невозможно силами как одного отдельно взятого подразделения, так и силами узкой группы специалистов.
Т.к. применение управленческой учётной политики фактически установит основу для оценки результатов работы подразделений, такой проект должен стать внутри предприятия публичным.
При разработке собственных стандартов предприятия в этой части не следует отказываться от детального описания предмета учётных операций, нестандартных ситуаций, приведения примеров. Положения управленческой учетной политики, затрагивающие интересы соответствующих подразделений, перед утверждением могут и должны быть обсуждены и согласованы с их специалистами. Внедрение учетной политики для целей управленческого учета, даже в объеме ее отдельных элементов, призвано стать действенным инструментом повышения конкурентоспособности хозяйствующих субъектов, создание условий занятия лидирующих позиций на рынке.
Подводя итог исследования внутренней отчетности и оценки результатов деятельности центров ответственности в организации, занимающейся реализацией нефтепродуктов, следует, что, несмотря на большое количество научных трудов посвященных изучению внутренней управленческой отчетности ученые-экономисты не дают четкого определения понятия учетной управленческой политики, но все они сходятся во мнении, что она является важнейшим инструментом управления предприятием в современных условиях.
Заключение
В работе автором была проанализирована роль центров ответственности в формировании внутренней управленческой отчетности. В связи с тем, что многие современные предприятия имеют сложную организационную структуру, возникла насущная потребность в децентрализации предприятий, т.е. выделении в них центров ответственности.
На сегодняшний день компания имеет большое количество структурных подразделений. В результате этого информация о деятельности организации возникает на различных рабочих местах.
Следовательно, важным этапом информационного обеспечения процесса управления в организации является передача информации пользователям. Подобная передача происходит в форме управленческой отчетности.
Как и в любой нефтяной компании, формируется большое количество отчетов различного содержания, структуры, формы и т.д.
Автором предложены следующие рекомендации для повышения эффективности управления экономическим субъектом:
внедрить на предприятии учетную политику для ведения управленческого учета;
при разработке управленческой отчетности необходимо опираться на опыт ведения управленческого учета в аналогичных зарубежных организациях, учитывая условия российской действительности;
активно использовать организационно-управленческие инновации при формировании и передаче данных для управленческой отчетности;
разработать внутренние положения и инструкции, регламентирующие ведение управленческого учета.
Наряду с вышеизложенным, необходимо учитывать следующие требования: считаем: целесообразность (в информации необходимо учитывать цели управления, для которых она необходима); полнота (управленческая отчетность должна содержать сведения о наличии имущества, обязательствах, ресурсах, доходах, расходах и результатах хозяйственной деятельности организации, о влиянии производственных и рыночных факторов на деятельность организации); экономичность (затраты на составление отчетности не должны быть выше, чем эффект от ее использования).
Одним из важных параметров управленческой отчетности является способ ее предоставления.
Традиционно отчетность предоставлялась на бумажных носителях в виде набора цифр и таблиц.
В настоящее время все более актуальным становится способ предоставления на дисплейных носителях в виде графиков и диаграмм.
Основными факторами, влияющими на способ представления информации, являются запросы и потребности пользователи отчетности, экономичность ее получения и передачи.
Форма управленческой отчетности должна придерживаться следующих принципов: в отчетность необходимо включать только те показатели, которые подконтрольны менеджеру данного центра ответственности; в отчетности должна быть представлена информация об отклонениях от заданных параметров управляющего воздействия.
Таким образом, можно сделать вывод, что правильно построенная управленческая отчетность позволяет проводить более глубокую детализацию затрат, что дает возможность менеджерам различных уровней обеспечивать эффективность работы.
Данные управленческой отчетности являются важнейшим элементом в информационной системе оценки бизнеса. Наряду с этим отчетность предоставляет информацию, необходимую для того, чтобы руководство могло установить размер прибыли бизнес - единицы центра прибыли, направления бизнеса, проекта, канала сбыта и т.д. и на основании проведенного анализа привести доходы и расходы к желательному уровню.
Внутренняя управленческая отчетность всегда уникальна, так как требования о содержании отчетности должны формулироваться руководителями разного звена заинтересованными во внутренней управленческой информации.
Несмотря на уникальность содержания отчетности, существует ряд требований, на которые опираются руководители при разработке внутренней отчетности хозяйствующего объекта.
Список использованной литературы
1. О бухгалтерском учете: Федер. закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ // СПС "Консультант Плюс".
. Аткинсон Э.А. /Управленческая отчетность. /Пер. с англ.: Учебник. - М.: Издательский дом "Вильямс", 2010. - 874 с.
. Бабаев Ю.А. /Бухгалтерский учет: учеб. / - М.: ТК Велби, Из-во Проспект, 2011. - 392 с.;
. Белобородовой В. А, А.П. Чечета /Калькуляция себестоимости продукции в промышленности: Учебное по-собие /. и др. / 2-е изд., перераб. и доп. М.: Финансы и статистика, 2012. - 279 с.
. Вахрушина М.А. /Бухгалтерский Управленческая отчетность / Учебник/ Москва/ Омега - Л, 2015
. Воробьев П., Ф. Земеров Ф. Бюджетирование производственных предприятий (опыт разработки и внедрения) // Проблемы теории и практики управления. - 2013. - №6. - с.112-117.
. Горелова М.Ю. Управленческая отчетность: методы калькулирования себестоимости: Учебник. - М.: Налог Инфо, Статус-Кво 97, 2016. - 56 с.
. Ефимов Е.Е. Метод ABC: Учебно-методическое пособие. - Ульяновск: Изд-во УлГТУ, 2012. - 32 с.
. Ерижев М.К. Развитие методов управления затратами, учёта и калькулирования себестоимости // Менеджмент в России и за рубежом - 2010. - №6. - С.25-32.
. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерский Управленческая отчетность: учебник для вузов. - М.: Экономистъ, 2016. - 618 с.
. Керимов В.Э. Управленческая отчетность. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К", 2011. - 268 с.
. Кондраков Н.П. бухгалтерский учет: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 592 с.
. Клочко А.В. Нормативное регулирование управленческого учета / А.В. Клочко // Финансовая газета. - 2010. - № 5. / Режим доступа [Справочно-правовая система "Гарант" 06/10/2010].
. Карпова Т.П. Основы управленческого учета. Учебное пособие. - М.: Инфра-М, 2010. - 511с.
. Осипенкова О.П. Управленческая отчетность: Учебное пособие. - М.: Экзамен, 2013. - 397с.
. Соколова Я.В. Бухгалтерский учет: Учебник. / под ред. - М.: ООО "ТК Велби", Изд-во Проспект, 2015. - 776 с.
. Серебренников Г.Г. управление затратами на предприятии: Учебное пособие. - Тамбов: Изд-во ТГТУ, 2013. - 80 с.
. Соколов А.Ю. Управленческая отчетность накладных расходов. - М.: Финансы и статистика, 2011. - 448 с.
. Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. - М.: Экономика, 2012. - 226с.;
. Черноруцкий И.Г. Методы оптимизации и принятия решений. - СПб.: издательство "Лань", 2016. - 384 с.;
. Хорнгрен Ч.Т., Фостер Дж. Бухгалтерский учет: управленческий аспект: пер. с англ. / под ред. Я.В. Соколова. - М.: Питер, 2015. - 1007 с.
. Шанк Дж., Говиндараджан В. Стратегическое управление затратами. - СПб.: Бизнес-Микро, 2011 - 388с.
. Шим Дж.К., Сигел Дж.Г. Методы управления стоимостью и анализа затрат. - М.: Филин, 2011. - 344с.
. Яругова А. Управленческий учёт: опыт экономически развитых стран. - М.: Финансы и статистика, 2016. - 240с.