Анализ документопотока и проектирование системы учета многодетных семей отдела социальной защиты 'Комитета семьи, материнства и детства'

Анализ документопотока и проектирование системы учета многодетных семей отдела социальной защиты 'Комитета семьи, материнства и детства'

Введение

Потоки информации, циркулирующие в окружающем нас мире, очень огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любом учреждении, как большом, так и маленьком, возникает проблема такой организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. В МКУ " Комитета семьи, материнства и детства " отдел социальной защиты для учета, контроля и планирования служат бумажные носители, различные картотеки, регистрационные журналы, списки. Они постепенно накапливаются и обновляются. При огромном объеме информации поиск и обобщение необходимых сведений, исполняемых вручную, представляют собой довольно трудоемкий и долгий процесс, но многие организации, предприятия выбирают компьютеризированные способы - базы данных, благодаря чему и возникла необходимость создания баз данных, позволяющих эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. Уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих заведений.

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах ЭВМ дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют структурировать информацию, хранить и извлекать оптимальным для пользователя образом.

Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того, ЭВМ позволяет хранить любые форматы данных: текст, данные в рукописной форме, чертежи, записи голоса фотографии м многое другое.

Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти необходимы средства обеспечения диалога человек-ЭВМ, которые позволяют пользователю вводить запросы, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных, модифицировать хранимые данные, читать файлы. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства - системы управления базами данных (СУБД).

Современные СУБД - многопользовательские системы управления базой данных, которые специализируется на управлении массивом информации одним или множеством одновременно работающих пользователей.

Цель дипломной работы - анализ документопотока и проектирование системы учета многодетных семей отдела социальной защиты «Комитета семьи, материнства и детства».

Задачи дипломной работы:

-       выявить проблемы и перспективы автоматизации системы учета многодетных семей отдела социальной защиты.

-       спроектировать объекты базы данных, отвечающие обозначенным функциям системы на основе СУБД Access.

Объект исследования: деятельность отдела социальной защиты «Комитета семьи, материнства и детства Алексеевского района».

Предмет исследования: технологические процессы разработки и ведения реляционной базы данных применительно к специфике деятельности отдела социальной защиты.

Методы исследования: системный анализ, анализ документации, методы проектирования реляционной базы данных.

База проведения исследования: МКУ «Комитет семьи, материнства и детства» отдел социальной защиты.

Практическая значимость: разработанная база данных будет использоваться сотрудниками отдела социальной защиты.

Дипломная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка сокращений, список использованной литературы и двух приложений.

1. Анализ предметной области и средств ее разработки

1.1 Анализ предметной области

Комитет по делам семьи материнства и детства образован в 1992 году как структурное подразделение администрации Алексеевского района. Комитет выполняет функции органа опеки и попечительства, реализует семейную политику на территории Алексеевского района.

Полномочия «Комитета по вопросам семьи, материнства и детства»:

1)   Осуществляет прием граждан и рассматривает обращения по проблемам семьи, материнства и детства физических лиц, оказывает им в необходимых случаях консультативную помощь.

2)      Выявляет и ведет учет детей, оставшихся без попечения родителей.

3)      Реализация мер, направленных на предотвращение вовлечения в наркоманию и алкоголизм несовершеннолетних.

)        Организация обеспечения надлежащих условий для отдыха и оздоровления детей.

)        Профилактика и борьба с безнадзорностью.

)        Реализация на территории Алексеевского района социальной, семейной и демографической политики, направленной на охрану материнства, отцовства и детства, в том числе на реализацию права ребенка жить и воспитываться в семье.

)        Обеспечение социальной поддержки и социального обслуживания детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, лиц из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, замещающих семей, оказавшихся в трудной жизненной ситуации.

)        Участие в реализации основных направлений и приоритетов государственной социальной политики по решению комплексных вопросов социальной защиты населения, регулирования социально-трудовых процессов, содействия занятости населения и создания условий для всестороннего и полноценного развития детей.

9)      Оказывает содействие в предоставлении социальных услуг несовершеннолетним, находящимся в социально опасном положении или иной трудной ситуации, в соответствии с законодательством в сфере профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних.

10)    Координация мер по осуществлению благотворительной деятельности на территории области.

1.1.1 Основные функции комитета для многодетных семей

1)   Выявление и учет семей с детьми, нуждающихся в оказании социальной помощи, в том числе: оказавшихся в трудной жизненной ситуации, малообеспеченных и многодетных семей, семей с детьми-инвалидами.

2)      Развитие социально - реабилитационных услуг для детей, находящихся в трудной жизненной ситуации.

3)      Организация поддержки подростков и талантливых детей.

4)   Защита законных интересов семьи и детей, оказание им необходимых социальных услуг в пределах компетенции Комитета.

5)      Создание условий, способствующих укреплению роли семьи.

1.1.2 Структура подразделений организации

Управление организацией осуществляет руководитель. В каждом отделе имеется начальник отдела.

В организации задействованы следующие подразделения (отделы):

-       бухгалтерия;

-       секретарь;

-       отдел материально-технического и кадрового обеспечения;

-       информационно-аналитический отдел;

-       отдел социальной защиты;

-       отдел работ с учреждением;

-       отдел психолого-педагогической помощи и консультирования.

Структурная схема организации подразделений представлена на рисунке 1.1

Рисунок 1.1. Структура подразделений организации

Основная задача разрабатываемой базы данных - автоматизация системы «Учет многодетных семей» отдела социальной защиты. Для выполнения этой задачи, БД должна иметь электронную картотеку граждан, имеющих трех и более детей. Поэтому для описания предметной области необходимо рассмотреть личное дело каждой семьи. В список анкетных данных входят:

состав семьи;

ФИО матери;

дата рождения матери;

место работы матери;

ФИО отца;

дата рождения отца;

место работы отца;

средний доход семьи;

количество детей;

ФИО детей;

год рождения детей;

населенный пункт;

адресные данные.

Для того чтобы отдел социальной защиты поставил на учет семью, член этой семьи должен собрать необходимый пакет документов, поэтому нужно ознакомиться с Постановлением Департамента Самарской области от 18.04.2014 №294/13 «О социальной поддержке многодетных семей»

Документы необходимые для постановки на учет граждан, имеющих троих и более детей:

-       заявление о постановке на учет, предусматривающее согласие Заявителя на обработку его персональных данных;

-       копия документа, удостоверяющего личность (копия паспорта все страницы, в том числе незаполненные). Копии паспорта предоставляются на всех членов семьи, кто имеет паспорт;

-       копии свидетельств о рождении заявителя, супруги(а) заявителя;

-       копия свидетельства о заключении (расторжении) брака (при наличии);

-       копия свидетельства о смерти супруга в случае смерти одного из супругов;

-       документ, подтверждающий факт постоянного проживания на территории Самарской области в течение не менее пяти лет;

-       документ, подтверждающий факт обучения совершеннолетнего ребенка в образовательных учреждениях по очной форме обучении;

-       необходимы документы, которые могут быть представлены Заявителем либо запрошены в рамках межведомственного взаимодействия;

-       сведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним о наличии у Заявителя, а также супруга(и) земельного участка с аналогичным видом использования и указанием основания приобретения, выданные не ранее чем за тридцать дней до даты подачи заявления;

-       копии свидетельств о рождении детей;

-       если в состав семьи Заявителя входят оба родителя, то к заявлению необходимо приложить документ, подтверждающий наличие согласия второго родителя на постановку на учет и на обработку его персональных данных;

-       свидетельства об установлении отцовства (при наличии);

-       копия решение суда об усыновлении (удочерении) ребенка;

-       в случае обращения представителя Заявителя необходимо представление документов, удостоверяющих личность и полномочия представителя Заявителя, а также документа, подтверждающего согласие Заявителя на обработку его персональных данных;

-       если заявитель и супруг заявителя зарегистрированы по разным адресам, то необходимо предоставить документ, подтверждающий совместное проживание.

Семьи, стоящие на учете в отделе социальной защиты Комитета семьи, материнства и детства, имеют региональную господдержку, а именно:

-       выплачиваются ежемесячные пособия при рождении, усыновлении второго, третьего и каждого последующего ребенка в семье до достижения им возраста трех лет; многодетным семьям, воспитывающим восемь и более несовершеннолетних детей, студенческим семьям, имеющим детей;

-       предусмотрена компенсация расходов по оплате жилого помещения и коммунальных услуг - от 30% до 100 % для многодетных семей. Оказывается адресная социальная помощь на проведение работ по газификации домовладений (квартир) многодетным малоимущим семьям;

-       бесплатное предоставление земельных участков в собственность отдельным категориям граждан.

Условия, необходимые для постановки на очередь многодетных семей в целях бесплатного приобретения сформированного земельного участка, находящегося в государственной или муниципальной собственности:

-       члены многодетной семьи являются гражданами Российской Федерации;

-       родители либо одинокая мать (отец), с которым(и) совместно проживают трое и более детей, зарегистрирован(ы) по месту жительства на территории Самарской области не менее 5 лет;

-       трое и более детей многодетной семьи зарегистрированы по месту жительства на территории Самарской области;

-       члены многодетной семьи не имеют земельных участков в собственности, на праве пожизненного наследуемого владения или постоянного (бессрочного) пользования на территории Самарской области;

-       члены многодетной семьи не являются собственниками жилых домов (строений) на территории Самарской области.

Для более полного представления о движении документов в отделе социальной защиты, рассмотрим должностные обязанности каждого сотрудника.

Должностные обязанности начальника отдела социальной защиты:

-       отвечает за ведение документации, учета и отчетности деятельности отдела;

-       осуществляет общее руководство работой отдела, подбор и обучение сотрудников, обеспечивает надлежащие условия труда и контроль над их деятельностью, несет ответственность за результаты его деятельности;

-       проводит регулярный контроль за качеством оказания социальной помощи;

-       осуществляет конкретные мероприятия по предоставлению социальной помощи нуждающимся семьям, детям и подросткам;

-       внедряет новые виды помощи, формы и методы ее оказания;

-       проводит анализ и прогнозирование работы отдела;

-       координирует деятельность различных государственных и негосударственных организаций и учреждений по оказанию поддержки и помощи нуждающимся;

-       вносит предложения в вышестоящие организации по совершенствованию форм и методов обслуживания;

-       содействует привлечению внебюджетных материальных средств для оказания помощи семьям и детям, нуждающимся в социальной поддержке;

-       организует через органы здравоохранения, образования, предприятия торговли, общественного питания, коммунального хозяйства, бытового обслуживания предоставление обслуживания необходимых видов и форм помощи;

-       организует прием, сохранность и распределение гуманитарной помощи среди обслуживаемых, предоставление им натуральных видов помощи;

-       рассматривает заявления и предложения по вопросам социального обслуживания и принимает меры по их реализации.

Обязанности Специалиста по социальной работе с семьей и детьми:

-       выявить и поставить на учет семьи, нуждающиеся в социальной поддержке;

-       осуществление первичного приема граждан, выявление их потребностей в различных видах социальной помощи, причин возникших у них трудностей, конфликтных ситуаций, подготовка проектов приказов директора учреждения на зачисление клиента на обслуживание;

-       сбор документов клиентов, необходимых для организа­ции работы по решению их проблем, предложений от узких специалистов и подготовка на их основе индивидуальных про­грамм реабилитации, программ работы с клиентом, контроль за их выполнением;

-       осуществление посреднических функций с целью решения проблем клиента (представление интересов клиента в органах социальной за­щиты населения, внутренних дел, образования, службах занятости, здравоохранения, судах, миграционных службах и другое.);

-       с целью обеспечения своих обязанностей специалист по социальной работе с семьей и детьми имеет право:

)        От имени Комитета семьи, материнства и детства представлять интересы клиентов в различных инстанциях (в том числе в суде).

)        Запрашивать от клиентов информацию и документы, необ­ходимые для организации работы по решению их социальных проблем в соответствии с действующим законодатель­ством и внутренними нормативами, регламентирующими работу учреждения.

)        Готовить запросы от имени руководителя учреждения в различные организации в пределах своей компетенции.

)        Запрашивать в установленном порядке предложения и информацию от специалистов учреждения, необходимые для организации работы по решению проблем клиентов.

)        Посещать семьи клиентов для обследования условий их проживания.

)        Принимать участие в подготовке и проведении медико-психолого-педагогического консилиума.

)        Вносить предложения о постановке или снятии с учета клиентов.

Социальный педагог обязан:

-  осуществлять комплекс - мероприятий по воспитанию и социальной защите детей и подростков в учреждениях и по месту жительства;

-    изучать медико-психологические особенности ребенка, условия жизни;

-       выявлять интересы и потребности, трудности и проблемы, конфликтные ситуации, отклонения в поведении детей и подростков и своевременно оказывает им социальную помощь и поддержку;

-       выступать посредником между ребенком и учреждением, семьей, средой, специалистами различных ведомств и административных органов;

-       организовывать мероприятия, направленные на развитие социальных инициатив, реализацию социальных проектов и программ, участвует в их разработке и утверждении;

-       взаимодействовать с учителями, родителями (лицами, их заменяющими), специалистами служб занятости, с благотворительными организациями и др;

-       в оказании помощи детям и подросткам, нуждающимся в опеке и попечительстве, с ограниченными возможностями, а также попавшим в экстремальные ситуации.

Документооборот отдела социальной защиты - сложная система, требующая автоматизации, но по заданию необходимо рассмотреть схему движения документов, касающихся многодетных семей.

К входящим документам относятся заявления перечень документов, поступающие от граждан, имеющие трех и более детей, перечень льгот, предоставляемых семьям, а так же приказы - от начальника отдела. Основной поток информации, необходимый для АИС «Системы учета многодетных семей», поступает от граждан. Как любое подразделение отдел социальной защиты имеет так же и исходящие документы:

-       служебные записки передаются практически во все подразделения Комитета;

-       информационные материалы о семьях, оказавшихся в трудной жизненной ситуации, поступают в отдел психолого-педагогической помощи и консультирования;

-       таблица учета многодетных семей поступает начальнику отдела.

Документы, обозначенные в «Номенклатуре документов отдела социальной помощи» (приложение 1), относятся к документам для внутреннего пользования. Перечни должностных обязанностей сотрудников - документы для внутреннего пользования. На рисунке 2. представлена схема движения документов, содержащих информацию о многодетных семьях.

автоматизация многодетный социальный

Рисунок 1.2. Схема движения документов, содержащих

1.2 Инфологическая модель данных

Описание предметной области, выполненное без ориентации на используемые в дальнейшем программные и технические средства, называется инфологической моделью [28, 15].

Для того чтобы база данных нужным образом отражала предметную область, разработчик базы данных должен хорошо представлять себе все особенности, данной предметной области, и уметь отобразить их в базе данных. Поэтому проектирование базы данных, необходимо начинать с исследования предметной области, для отображения которой создается база данных. Предметная область должна быть предварительно описана.

Для описания предметной области можно использовать естественный язык, но его применение имеет много минусов, основным из которых являются неоднозначность его трактовки и громоздкость описания. Поэтому обычно для этих целей используют формализованные искусственные языковые средства. В связи с этим под инфологической моделью понимают описание предметной области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не зависящих от используемых в дальнейшем программных средств [33, 13].

Наиболее часто инфологическая модель исследуемой предметной области представляется в виде ER-диаграммы (от англ. Entity/Relationship - сущность/связь). Первый вариант модели «сущность-связь» был предложен в 1976 г. Питером Ченом. В дальнейшем многими авторами были разработаны свои методы построения ER-диаграмм (метод Мартина, метод IDEFI, метод Баркера и др.). По сути, все варианты ER-диаграмм исходят из одной идеи - рисунок всегда нагляднее текстового описания. Все такие диаграммы используют графическое изображение сущностей предметной области, их атрибутов и взаимосвязей между сущностями [23, 25-26].

Воспользуемся методом Баркера, как наиболее наглядным. Для этого необходимо подготовить следующую информацию о предметной области:

-       список сущностей предметной области;

-       список атрибутов сущностей;

-       описание взаимосвязей между сущностями.

Опишем компоненты и определим их обозначения в ER-диаграмме по методу Баркера:

)        Сущность - это класс однотипных объектов, информация о которых должна быть учтена в модели. Каждая сущность в модели изображается в виде прямоугольника с наименованием. Каждая сущность должна иметь наименование, выраженное существительным в единственном числе. [36, 64].

)        Экземпляр сущности - это конкретный представитель данной сущности. Экземпляры сущностей должны быть различимы, т.е. сущности должны иметь некоторые свойства, уникальные для каждого экземпляра этой сущности [36, 66].

)        Атрибут сущности - это именованная характеристика, являющаяся некоторым свойством сущности. Атрибуты изображаются в пределах прямоугольника, определяющего сущность. Наименование атрибута должно быть выражено существительным в единственном числе (возможно, с характеризующими прилагательными) [36, 67].

)        Ключ сущности - это неизбыточный набор атрибутов, значения которых в совокупности являются уникальными для каждого экземпляра сущности. Ключевые атрибуты изображаются на диаграмме подчеркиванием. Неизбыточность заключается в том, что удаление любого атрибута из ключа нарушается его уникальность. Сущность может иметь несколько различных ключей [36, 69].

)        Связь - это некоторая ассоциация между двумя сущностями. Каждая связь имеет одно или два наименования. Наименование обычно выражается в неопределенной глагольной форме. Иногда наименования не пишутся ввиду их очевидности. Каждое из наименований относится к своему концу связи. Графически связь изображается линией, соединяющей две сущности. Каждая связь может иметь один из следующих типов связи:

-             связь типа один-к-одному означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с одним экземпляром второй сущности (правой). Ее изображение:

-             связь типа один-ко-многим означает, что один экземпляр первой сущности (левой) связан с несколькими экземплярами второй сущности (правой). Ее изображение:

-             связь типа много-ко-многим означает, что каждый экземпляр первой сущности может быть связан с несколькими экземплярами второй сущности, и каждый экземпляр второй сущности может быть связан с несколькими экземплярами первой сущности. Ее изображение:

На основе анализа предметной области, выделим основные сущности:

семья;

заявка;

сотрудник.

Выделим набор атрибутов и идентификатор для каждой сущности (таблица 1.1).

Таблица 1.1. Сущности, атрибуты и ключи исследуемой предметной области.

Обозначим связи между сущностями и построим ER-диаграмму проектируемой базы данных рисунок 1.3.

Рисунок 1.3. ER-диаграмма проектируемой Базы Данных

1.3 Общие сведения о базе данных

База данных - это информационная модель, позволяющая в упорядоченном виде хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств [8, 5].

База данных - совокупность данных обладающих следующими качествами:

-       интегрированностью, т.е когда все данные накапливаются и хранятся централизованно;

-       структурированностью, т.е данные формируются по определенной структуре;

-       взаимосвязанностью.

В современных базах данных хранятся не только данные, но и информация. Рассмотрим на примере базу данных поликлиники. В ней есть все необходимые сведения о пациентах, сотрудниках, диагнозах и многое другое. К базе данных имеют доступ многие сотрудники поликлиники, которым необходимо найти информацию о пациенте и о его диагнозе. Но среди них нет такого лица, которое имеет доступ ко всей базе данных полностью и при этом способно единолично вносить в нее произвольные изменения. Кроме данных, база содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию. В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных [7, 10].

С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных (СУБД)- это программа, позволяющая создавать базы данных, а также обеспечивающая обработку и поиск данных.

СУБД считается безупречным инструментом, предназначенным для создания структуры новой базы, заполнение ее содержимым, редактирование содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и дальнейшая выдача на устройства вывода или передачи по каналам связи.

Существует огромное количество систем управления базами данных (СУБД). Несмотря на то, что они могут по-разному работать с различными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, в основном СУБД опираются на единый устоявшийся комплекс основных понятий. Это дает возможность рассмотреть одну систему и обобщить ее понятия, приемы и методы на весь класс СУБД. В качестве такого учебного объекта мы выберем СУБД Microsoft Access, входящую в пакет Microsoft Office.

Структура простейшей базы данных. Если в базе нет никаких данных (пустая база), то это все равно полноценная база данных. Хотя данных в базе и нет, но информация в ней все-таки есть - это структура базы. Она определяет методы занесения данных и хранения их в базе. Простейший «некомпьютерный» вариант базы данных - ежедневник, в котором каждому дню календарному выделено по странице. Даже если в нем не записано ни строки, он не перестает быть ежедневником, так как имеет структуру, четко отличающую его от записной книжки, рабочих тетрадей и прочей бумажной продукции [6, 41].

Базы данных могут содержать различные объекты. Основными объектами любой базы данных являются ее таблицы. В простейшей базе данных должна присутствовать хотя бы одна таблица. Соответственно, структура простейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы. Структуру двумерной таблицы образуют строки и столбцы. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются записи и поля. Если записей в таблице пока нет, значит, ее структура образована только набором полей. Изменив состав полей базовой таблицы (или их свойства), мы изменяем структуру базы данных и, соответственно, получаем новую базу данных.

Типы данных. Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

-       текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов);

-       числовой - тип данных для хранения действительных чисел;

-       поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда;

-       денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа;

-       дата/время - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;

-       логический - тип для хранения логических данных (могут принимать только два значения, например Да или Нет);

-       счетчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Естественное использование - для порядковой нумерации записей;

-       мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из представленного списка.

Свойства полей базы данных. Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже описаны основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access:

-    имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

-       тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

-       размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

-       формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

-       подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

-       значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

-       условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);

-       сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

-       обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

-       пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым);

-       индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных [17, 68-69].

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, видео клипов, звукозаписей и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

Безопасность баз данных. Базы данных - это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных [41, 109].

Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз данных решается тем, что собственно в СУБД для хранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, принимает участие операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

1.4 Требования к разрабатываемой БД

Одной из главных целей, преследуемых при проведении автоматизации отдела социальной защиты «Комитета семьи, материнства и детства» является создание единой информационной системы. Наличие единого центра хранения информации, а именно базы данных, с целью минимизировать функции сотрудников - не менее важная задача при разработке автоматизированных систем. Разрабатываемая база данных должна удовлетворять все потребности ее пользователей. Рассмотрим все поставленные требования сотрудниками отдела:

-       создание и настройка удобного пользовательского интерфейса, обеспечивающего легкое восприятие и обработку информации, а также минимизировать пользовательские операции;

-       регистрация всех заявок и информации связанной с многодетными семьями;

-       хранение данных о поданной заявке;

-       вносить изменения в личные данные семьи;

-       выводить любую информации на экран монитора;

-       обеспечение высокой надежности хранения информации.

Представленные выше требования к программному обеспечению, могут быть реализованы при помощи выбора средств разработки базы данных, отвечающих данным требованиям.

1.5 Выбор средств разработки БД

Выбор средств разработки баз данных представляет собой сложную систему в процессе проектирования разработки приложений баз данных. В большинстве случаев именно этот выбор является залогом создания качественного программного продукта, который должен удовлетворять текущим и будущим потребностям организации с минимальными временными и финансовыми затратами на приобретение самой системы, необходимого оборудования, разработку необходимого программного обеспечения на ее основе, а также обучение персонала [10, 21].

При выборе средств разработки нужно принять к сведению следующие особенности проекта:

-       возможность применения единых стандартов и технологий для всех частей проекта, что значительно облегчит процесс разработки;

-       при разработке каждого приложения весомую роль играет удобство отладки и поиска ошибок;

-       необходимо создать простой интерфейс, универсальный язык пользователя, который будет удовлетворять всем требованиям и одновременно простым в освоении и работе.

Наиболее простой подход при выборе средств разработки БД основан на оценке того, в какой мере существующий инструментарий удовлетворяют основным требованиям создаваемого проекта информационной системы. Более сложным и дорогостоящим вариантом является создание испытательного проекта на основе нескольких инструментариев и последующий выбор наиболее подходящего из кандидатов. Но и в данном случае необходимо ограничивать круг возможных систем, опираясь на некие аспекты отбора. Вообще говоря, список требований к средствам разработки БД, применяемых при анализе той или иной информационной системы, имеет возможность изменяться в зависимости от установленных целей. Тем не менее, можно выделить несколько групп критериев выбора системы управления базами данных:

модели данных;

контроль работы системы;

смешанные критерии;

особенности архитектуры и функциональные возможности;

особенности разработки приложений;

производительность;

надежность;

требования к рабочей среде;

Рассмотрим каждую из этих групп в отдельности.

Особенности моделирования данных:

-       используемая модель данных. Существует множество моделей данных. Самые распространенные - объектная, сетевая, реляционная, объектно-реляционная и иерархическая. Вопрос об использовании той или иной модели должен решаться на начальном этапе проектирования информационной системы;

-       хранимые и триггеры процедуры. Триггер - программа базы данных, вызываемая каждый раз при вставке, изменении либо удаление строки таблицы. Триггеры обеспечивают проверку любых изменений на корректность, прежде чем эти изменения будут приняты. Хранимая процедура - программа, которая хранится на сервере и может вызываться клиентом. Поскольку хранимые процедуры производится непосредственно на сервере базы данных, обеспечивается более высокое быстродействие, нежели при выполнении тех же операций средствами клиента БД. В различных программных продуктах для реализации триггеров и хранимых процедур применяются разные инструменты;

-       реализация языка запросов. Все современные системы совместимы со стандартным языком доступа к данным SQL-92, однако многие из них реализуют те или иные расширения данного стандарта.

-       средства поиска. Некоторые современные системы имеют встроенные дополнительные средства контекстного поиска;

-       предусмотренные типы данных. Здесь следует учесть два фактически независимых критерия: базовые или основные типы данных, заложенные в систему, и наличие возможности расширения типов. В то время как отклонения базовых наборов типов данных у современных систем от некоего стандартного, обычно, невелики, механизмы расширения типов данных в системах того или иного производителя существенно различаются;

Контроль работы системы:

-       автонастройка. Многие современные системы включают в себя возможности самоконфигурирования, которые, как правило, опираются на результаты работы сервисов самодиагностики производительности. Данная возможность позволяет выявить слабые места конфигурации системы и автоматически настроить ее на максимальную;

-       производительность контроль использования памяти компьютера. Система может иметь возможность управления использованием, как оперативной памяти, так и дискового пространства. Во втором случае это может выражаться, в сжатии баз данных, или удалении избыточных файлов.

Критерий, определяющий особенности архитектуры и функциональные особенности, предполагает оценку:

-       мобильности системы, ее независимость от среды, в которой она работает. Мобильность - это независимость системы от среды, в которой она работает. Средой в данном случае является как аппаратура, так и программное обеспечение (операционная система);

-       масштабируемости, возможности соответствовать росту информационной системы. При выборе СУБД необходимо учитывать, сможет ли данная система соответствовать росту информационной системы, причем рост может проявляться в увеличении числа пользователей, объема обрабатываемой информации и объеме хранимых данных;

-       распределённой, возможности управления распределенными базами данных. Основной причиной применения информационных систем на основе баз данных является стремление объединить взгляды на всю информацию организации. Самый простой и надежный подход - централизация обработки данных и хранения на одном сервере. К сожалению, это не всегда возможно и приходится применять распределенные базы данных. Различные системы имеют разные возможности управления распределенными базами данных;

-       сетевых возможностей, возможностей использования системами широкого диапазона сетевых протоколов и служб для работы и администрирования. Сетевые возможности. Многие системы позволяют использовать широкий диапазон сетевых протоколов и служб для работы и администрирования.

Многие производители СУБД выпускают также средства разработки приложений для своих систем. Как правило, эти средства позволяют наилучшим образом реализовать все возможности сервера, поэтому при анализе СУБД стоит рассмотреть также и возможности средств разработки приложений.

Особенности разработки приложений:

-       средства проектирования. Средства проектирования различных производителей могут существенно различаться. Некоторые системы имеют средства автоматического проектирования, как баз данных, так и прикладных программ;

-       многоязыковая поддержка. Поддержка большого количества национальных языков расширяет область применения системы и приложений, построенных на ее основе;

-       поддерживаемые языки программирования. Широкий спектр используемых языков программирования повышает доступность системы для разработчиков, а также может существенно повлиять на быстродействие и функциональность создаваемых приложений;

-       возможности разработки Web-приложений. При разработке различных приложений зачастую возникает необходимость использовать возможности среды Internet. Средства разработки некоторых производителей имеют большой набор инструментов для построения приложений под Web.

Производительность:

-       рейтинг TPC (Transactions per Cent). Показатель TPC - это отношение количества запросов обрабатываемых за некий промежуток времени к стоимости всей системы. Для тестирования производительности применяются различные средства, и существует множество тестовых рейтингов. Одним из самых популярных и объективных является TPC-анализ производительности систем. Фактически TPC анализ рассматривает композицию СУБД и аппаратуры, на которой эта СУБД работает;

-       возможности параллельной архитектуры. Для обеспечения параллельной обработки данных существует, как минимум, два подхода: использование нескольких компьютеров-клиентов, работающих с одной БД, которые объединяют в так называемый параллельный сервер, либо распараллеливание обработки последовательности запросов на несколько процессоров;

-       возможности оптимизирования запросов. При использовании непроцедурных языков запросов их выполнение может быть неоптимальным. Поэтому необходимо произвести процесс оптимизации запросов, т.е. выбрать такой способ выполнения, когда по начальному представлению запроса путем его семантических и синтаксических преобразований вырабатывается процедурный план выполнения запроса, наиболее оптимальный при существующих в базе данных управляющих структурах [29, 26-29].

Критерий надежности СУБД включает возможность:

-       восстановления системы после сбоев;

-       отката изменений;

-       наличие многоуровневой системы защиты;

-       резервного копирования;

Понятие надежности системы имеет много смыслов - это и сохранность информации независящая от любых сбоев, и безотказность работы системы в любых условиях, и обеспечение защиты данных от несанкционированного доступа.

-       восстановление после сбоев. При возникновении программных или аппаратных сбоев целостность, да и работоспособность всей системы может быть нарушена. От того, как эффективно спланирован механизм восстановления после сбоев, зависит жизнеспособность системы;

-       резервное копирование. Существует множество механизмов резервирования данных (хранение одной или более копий всей базы данных, копирование логической структуры, хранение копии ее части и другое.). Часто в систему закладывается возможность использования нескольких таких механизмов. Резервное копирование спасает и в ситуациях, когда происходит логический сбой системы, например при ошибочном удалении таблиц. В результате аппаратного сбоя может быть частично поврежден или выведен из строя носитель информации и тогда восстановление данных невозможно, если не было предусмотрено резервное копирование базы данных, или ее части;

-       откат изменений Механизм отката может иметь различное быстродействие и эффективность. При выполнении аннулирования всех изменений применяется простое правило - либо аннулирование выполняется полностью, либо не выполняется вообще;

-       многоуровневая система защиты. Информационная система организации почти всегда включает в себя секретную информацию, поэтому для предотвращения несанкционированного доступа используется служба идентификации пользователей. Кроме непосредственной идентификации пользователей при входе в систему может использоваться также механизм шифрования данных при передаче по линиям связи. Уровень защиты может быть различным.

Требования к рабочей среде:

-       поддерживаемые аппаратные платформы;

-       минимальные требования к оборудованию;

-       операционные системы, под управлением которых способна работать СУБД;

-       максимальный размер адресуемой памяти. Поскольку почти все современные системы используют свою файловую систему, немаловажным фактором является то, какой максимальный объем физической памяти они могут использовать

Смешанные критерии:

-       качество и полнота документации. К сожалению, не все системы имеют полную и подробную документацию;

-       локализованность. Возможность использования национальных языков не во всех системах реализована полностью;

-       стабильность производителя;

-       модель формирования стоимости. Как правило, производители СУБД используют определенные модели формирования стоимости. Например, стоимость одного и того же продукта может существенно изменяться в зависимости от того, сколько пользователей будет с ним работать;

-       распространенность СУБД [48, 56-57].

Даже если просто сравнивать, насколько хороши или плохи выделенные критерии в случае каждой конкретной СУБД, то анализ даже двух различных систем является трудоемкой задачей [38, 43].

В рамках данной дипломной работы ограничимся рассмотрением СУБД MySQL , MS SQL Server и MS Access, так как именно они наиболее популярны в России в настоящее время.- свободная система управления базами данных. Разработку и поддержку MySQL осуществляет корпорация Oracle, имеющая на данный момент права на торговую марку. Продукт распространяется как под GNU General Public License, так и под собственной коммерческой лицензией. Помимо этого разработчики создают функциональность по заказу лицензионных пользователей, именно благодаря такому заказу почти в самых ранних версиях появился механизм репликации.

Основные преимущества MySQL:

-       многопоточность, поддержка нескольких одновременных запросов;

-       оптимизация связей с присоединением многих данных за один проход;

-       записи фиксированной и переменной длины;

-       гибкая система привилегий и паролей;

-       быстрая работа, масштабируемость;

-       гибкая поддержка форматов чисел, строк переменной длины и меток времени;

-       в большинстве случаев бесплатна;Server является многоцелевым сервером со сложной архитектурой. Этот сервер может использоваться как в корпоративной среде, так и в промышленных системах, сочетая в себе легкость взаимодействия с приложениями с высокой надежностью и отказоустойчивостью. Microsoft SQL Server является высокопроизводительной клиент-серверной системой управления базами данных. Сервер предназначен для одновременной работы с большим количеством транзакций. Существует несколько вариантов поставки сервера:

Как и многие другие продукты Microsoft, сервер использует в своей работе технологию СОМ, а для связи с приложениями - DCOM. При работе на той же машине, на которой расположен сервер, клиентское приложение взаимодействует с сервером, используя механизмы InterProcess Communication (IPC), такие как локальные именованные каналы, либо разделяемую память (Shared Memory) [36, 45].

Комплект Enterprise Edition предназначен для использования в качестве корпоративного сервера. В данной конфигурации доступны все возможности сервера. Помимо этого добавлены расширенные возможности масштабирования, использование нескольких процессоров, возможность использования до 64 Гбайт оперативной памяти и многое другое [39, 16].

Microsoft Office Access обеспечивает полное представление таблиц, запросов ,форм и отчетов с помощью области переходов.Access облегчает работу непосредственно в таблице данных, позволяя создавать и настраивать таблицы. Теперь можно вводить информацию прямо в ячейку данных, так же, как в Microsoft Office Excel. При вводе нового значения Office Access автоматически добавляет новое поле и распознает тип данных (например, дату, номер или текст). Можно даже вставлять таблицы Excel в новую таблицу данных, при этом Office Access автоматически выстроит все поля и распознает типы введенных данных.Access облегчает процесс управления, информацией пользователя, обеспечивая высокую прозрачность данных в рабочей среде.Access обладает гибкими функциональными возможностями и повышенной степенью безопасности и позволит сделать ее доступной для других и легко собрать информацию и [11, 18].

Таким образом, для проектируемой БД «Многодетные семьи» выбираем СУБД MS Access 2015.

Рассмотрим более подробно версию СУБД Microsoft Access 2015.

Microsoft Access 2015 входит в состав пакета Microsoft Office 2015 Professional. Под базой данных Microsoft Access понимает совокупность объектов и данных, имеющих отношение к определенной задаче. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, макросы, отчеты, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных Access, во внешнем источнике данных, таком как баз данных dBASE или электронная таблица Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, таком как Microsoft SQL Server. Ядро базы данных Microsoft Jet управляет данными, которые содержатся в таблицах, находящихся в базе данных. [12, 29].Access позволяет управлять информацией из одного файла базы данных. В рамках заданного файла данные можно находить и извлекать лишь только нужные данные с помощью запросов, делить на отдельные контейнеры, именуемые таблицами, просматривать, обновлять и добавлять данные в таблицах с помощью электронных форм, а также анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы данных через Интернет или интрасеть.

В новом окне «Приступая к работе» предлагается на выбор ряд готовых решений для баз данных. Возможно применять эти стандартные приложения в том виде, как они есть, а возможно взять их за базу и адаптировать в соответствии с характером информации, которую требуется отслеживать, или со способом ее отслеживания. Эти стандартные приложения позволяют отслеживать контакты, события, проблемы, активы, задачи и многое другое. Со временем на веб-узле Microsoft Office Online будут размещены и иные шаблоны приложений, о которых можно будет узнать в окне «Приступая к работе».

Усовершенствованный интерфейс и интерактивные средства разработки Office Access 2015 дают возможность пользователям, даже не обладающим глубокими знаниями баз данных, быстро и удобно отслеживать информацию и готовить отчеты. Дает возможность быстро приступить к работе, используя готовые решения для баз данных, которые можно изменять и адаптировать по мере изменения бизнес - потребностей. Данные можно собирать по электронной почте с помощью форм или импортировать их из внешних приложений. Также имеется возможность создавать и редактировать подробные отчеты, представляющие упорядоченные, сгруппированные и отфильтрованные данные, необходимые для принятия более обоснованных решений. Совместное использование данных может быть организовано с помощью списков Windows SharePoint Services, которые позволяют контролировать историю изменений, восстанавливать удаленную информацию, определять разрешения на доступ к данным и периодически выполнять архивацию [22, 25].

Наружный вид Access 2015 был обновлен, для того чтобы упростить создание, изменение и работу с базами данных. Новый, ориентированный на результаты интерфейс пользователя изменяется в зависимости от выполняемой задачи. Интерфейс оптимизирован для увеличения производительности и эффективности работы и стал более понятным. Хотя интерфейс пользователя содержит почти 1000 команд, на экране отображаются только те элементы, которые имеют отношение к задаче, выполняемой в данный момент. Кроме того, представления окон с вкладками, новая строка состояния, новые полосы прокрутки и новая строка заголовка придают современный облик приложениям, построенным на основе Office Access 2015.

Новая область переходов Office Access 2015 обеспечивает полное представление таблиц, форм, запросов и отчетов. Также можно создавать личные группы для упорядочивания и просмотра всех форм и отчетов, связанных с определенной таблицей.Access 2015 упрощает процесс создания и настройки таблиц. Данные можно просто вводить в ячейки аналогично тому, как это делается в программе Microsoft Office Excel. При вводе нового значения Office Access 2015 автоматически добавляет новое поле и определяет тип данных (например, дата, число или текст). Также можно вставить целую таблицу Excel, а Office Access 2015 автоматически сформирует все поля и распознает типы данных [26, 27].Access 2015 упрощает обмен отдельными записями контактов между Access 2015 и Office Outlook 2015. Можно импортировать запись контакта Office Outlook 2015 в Office Access 2015, а также экспортировать запись контакта из Access 2015 и сохранить ее в виде контакта Outlook 2015.

В Office Access 2015 стало еще проще фильтровать данные, чтобы прояснить необходимые вопросы. Фильтрация данных в программах Office Excel 2015 и Office Access 2015 выполняется аналогичным образом, так что вам не потребуется осваивать новые способы поиска информации. Для фильтрации текста, чисел и дат используются различные параметры. Например, новые параметры фильтрации позволяют выбрать в столбце дат все записи, даты которых приходятся на сегодня, вчера, прошлую неделю, следующий месяц, будущее, прошлое и т. д.Access 2015 поддерживает сложные типы данных и позволяет создавать столбцы, в ячейки которых можно вводить несколько значений. Технология Windows SharePoint Services поддерживает сложные типы данных, обеспечивая симметрию данных в локальных и веб-хранилищах данных. Например, если некоторая задача назначена нескольким сотрудникам, можно ввести в одну ячейку их имена.

Приложения могут содержать значительно больше важной и полезной информации. Если формат файла не сжатый, программа Office Access 2015 автоматически сожмет файл, чтобы сэкономить место на диске. В отдельные записи хранилища данных можно вкладывать несколько файлов, таких как фотографии, документы и электронные таблицы.

Интерфейс конструктора форм в программе Office Access 2015 работает по принципу WYSIWYG («что видишь, то и получаешь»). Конструировать и изменять макет формы можно прямо на экране в режиме реального времени и просматривать форму по мере ее создания. Такой интерфейс конструктора позволяет быстро создавать формы, уделяя больше времени полезной работе и не отвлекаясь на проблемы конструирования и форматирования [42, 154].Access 2015 позволяет упростить процесс сбора данных у других пользователей. В текст сообщения электронной почты можно автоматически вставлять формы для сбора данных в формате HTML или Microsoft Office InfoPath 2015. Затем можно отправить форму получателям, используя адреса из папки «Контакты» Office Outlook 2015 или из базы данных Office Access 2015. Office Outlook 2015 обрабатывает получаемые формы, сохраняет данные в хранилище данных Office Access 2015 и обновляет их, исключая необходимость их повторного ввода.

Совместная работа с данными через Интернет с помощью веб-узлов, построенные на основе служб Windows SharePoint Services, дают возможность рабочей группе общаться, совместно пользоваться документами и коллективно работать над проектом. Используя программу Office Access 2015, можно помещать файлы Access 2015 в библиотеки и размещать приложения на узлах Windows SharePoint Services, давая рабочей группе возможность работать с ними с помощью веб-обозревателя. Просматривать, изменять и удалять формы, отчеты и данные можно непосредственно на узле Windows SharePoint Services в соответствии с установленными параметрами разрешений.

Пользователь может обращаться к данным в списках Windows SharePoint Services, используя Office Access 2015 в качестве клиентского программного обеспечения [46, 205].Access 2015 дает возможность автономно работать со списками Windows SharePoint Services. Можно работать с локальной копией списка Windows SharePoint Services на портативном компьютере, редактировать список и выполнять запросы списка аналогично тому, как это делается с любой другой таблицей Office Access 2015. Формы и отчеты, использующие список Windows SharePoint Services, являются полностью интерактивными. Когда портативный компьютер будет снова подключен к сети, программа Office Access 2015 может выполнить синхронизацию локального списка со списком на сервере.

При построении приложений для совместной работы рабочих групп разработчики приложений Office Access 2015 могут использовать бизнес-логику с поддержкой документооборота Windows SharePoint Services. Процессы документооборота можно использовать для автоматизации назначения задач другим пользователям, подготовки отчетности о ходе выполнения проекта и обеспечения своевременного выполнения этих задач. Обращаться ко всем задачам Windows SharePoint Services можно из программ Office Access 2015 и Office Outlook 2015.

Сотрудники отдела могут подписаться на получение по электронной почте уведомлений о добавлении, удалении или изменении записей.Access 2015 позволяет сохранять отчеты в форматах PDF (Portable Document Format) и XPS (XML Paper Specification) для последующей печати, размещения в Интернете и рассылки по электронной почте. Отчет в формате PDF или XPS сохраняет все форматирование, а для его просмотра или печати не требуется программа Office Access 2015.

Консолидация данных в отчетах Office Access 2015 позволяет разобраться в сложной информации и принимать более обоснованные решения [15, 86].

Новые возможности Office Access 2015 позволяют просматривать, как будут выглядеть данные в отчете, во время его создания. Новый интерфейс WYSIWYG позволяет работать с макетом отчета непосредственно во время просмотра данных в конструкторе отчетов, и сотруднику не понадобится выполнять отчет, чтобы узнать, как он будет выглядеть на странице. Таким образом сотрудник сможете быстрее создавать профессионально оформленные отчеты.

В новом режиме просмотра отчетов работать с пользовательскими отчетами стало еще удобнее. Используя сочетание клавиш CTRL+F для поиска записей, копирования данных в другие приложения и редактирования данных. Новые функции фильтрации упрощают поиск нужной информации, помогая принимать правильные решения.

Усовершенствованная область группировки обеспечивает понятное представление сгруппированных данных и позволяет просматривать изменения непосредственно при внесении их в отчеты. Вы можете легко добавлять итоговые и промежуточные значения, счетчики и другие элементы, необходимые для анализа данных. Также можно группировать данные на одном или нескольких уровнях и добавлять промежуточные итоги.Access 2015 содержит новые и усовершенствованные средства обеспечения безопасности - унифицированные решения о доверии интегрированы с Microsoft Office Trust Center. Наличие надежных местоположений дает возможность доверять всем базам данных, расположенным в папках с усиленной безопасностью. И наоборот, для повышения безопасности работы можно отключить коды и макросы при загрузке приложения Office Access 2015.

Теперь можно самостоятельно выполнить миграцию данных локальной базы данных на сервер с установленными службами Windows SharePoint Services, управление, обеспечение безопасности и резервное копирование которого осуществляется ИТ-специалистами организации в соответствии с политикой организации [37, 65].

Приложение Office Access 2015 позволяет специалистам по работе с информацией вести таблицы данных и составлять по ним отчеты, используя усовершенствованный интерфейс и интерактивные возможности конструирования, не требующие глубоких знаний в области баз данных. Данные можно предоставлять в общий доступ, размещая их в Интернете в виде списков Microsoft Office SharePoint Server 2015, допускающих проверку и резервное копирование.

Основные преимущества Office Access 2015:

-       быстрое получение нужных результатов благодаря новому пользовательскому интерфейсу;

-       Office Access 2015 обеспечивает качественно иной уровень возможностей, предлагая реконструированный, ориентированный на результаты интерфейс пользователя, новую область переходов и представления в окнах с вкладками. Любой пользователь, даже не имея опыта работы с базой данных, сможет легко отслеживать данные и составлять отчеты, помогающие принимать более обоснованные решения;

-       cбор и обновление сведений непосредственно из источника;

-       в Office Access 2015 можно создавать сообщения электронной почты с внедренными формами, в которых с помощью Microsoft Office InfoPath 2015 или HTML собирается информация для базы данных с учетом бизнес-правил, установленных для таблиц. Содержимое ответных сообщений электронной почты используется для заполнения и обновления таблицы Office Access 2015, избавляя от необходимости вводить данные повторно [8, 51];

-       создание нескольких отчетов с разными представлениями одних и тех же данных. Создание отчета в Office Access 2015 полностью соответствует принципам полного соответствия отображения. Можно изменить отчет, используя средства визуальной обратной связи в реальном времени, и сохранить разные представления для тех или иных аудиторий. Новая область группировки, возможности отбора и сортировки помогают отображать сведения в нужном виде и благодаря этому принимать более обоснованные деловые решения;

-       отслеживание списков Windows SharePoint Services с использованием разнообразных клиентских возможностей Office Access 2015. Office Access 2015 можно использовать в качестве многофункционального клиентского интерфейса для анализа списков Windows SharePoint Services и создания отчетов. Можно перевести список в автономный режим, а затем после подключения к сети синхронизировать внесенные изменения; это позволяет работать с данными в любое время;

-       перемещение данных в Microsoft Windows SharePoint Services для оптимизации управления. Данные можно сделать более прозрачными, перенеся базу данных в среду Windows SharePoint Services. Это даст возможность регулярно создавать на сервере резервные копии данных, восстанавливать удаленные данные, отслеживать использовавшиеся версии и устанавливать разрешения на доступ, обеспечивая более эффективное управление данными;

-       доступ к данным и использование информации из нескольких источников. С помощью Office Access 2015 можно связывать с текущей базой данных таблицы из других баз данных Office Access, электронных таблиц Microsoft Office Excel, узлов Office SharePoint Server, источников данных ODBC, баз данных Microsoft SQL Server и других источников. Затем эти связанные таблицы могут использоваться при составлении отчетов, что позволит принимать решения на основе более полной информации;

-       ускоренное освоение приложения благодаря использованию встроенных решений. Широкий выбор изначально встроенных решений позволяет сразу приступить к отслеживанию информации. В программу для удобства пользователя включены готовые формы и отчеты, причем предлагаемое решение можно настраивать в соответствии с конкретными условиями работы. Список контактов, отслеживание вопросов, отслеживание проектов, отслеживание основных фондов - вот лишь некоторые из готовых решений, входящих в комплект Office Access 2015;

-       быстрое создание таблиц без применения сложных операций управления базой данных. Благодаря функции автоматического обнаружения типов данных создавать таблицы в Office Access 2015 стало не труднее, чем работать с таблицей Excel. Достаточно ввести данные, и Office Access 2015 автоматически определит, что это: дата, денежная сумма или другой стандартный тип данных. Можно даже вставить всю таблицу Excel в Office Access 2015, чтобы отслеживать информацию с помощью обширного инструментария базы данных [22, 65-66].

В Office Access 2015 вводятся новые типы полей, такие как вложения и многозначные поля. Теперь в любую запись в приложении можно вложить любой документ, изображение или электронную таблицу. Многозначное поле позволяет выбирать в каждой ячейке несколько значений (например, назначать задачу более чем одному сотруднику).

База данных организованна в популярном формате локальных баз данных Access. Этот формат для организации реляционных баз данных самый распространенный в мире среди локальных БД. Поскольку обладает наиболее развитой системой хранимых типов данных, возможностями индексирования полей, что позволяет получать доступ к данным за минимальное время, а также функциями по обеспечению ссылочной целостности между реляционными таблицами, что позволяет разработчику минимизировать временные затраты на создание базы данных, а конечному пользователю затраты на поддержание целостности хранимых данных и получения из базы данных самих хранимых данных. Кроме того, формат баз данных Access (.mdb) является современным форматом, постоянно модернизируемым и продвигаемым компанией Microsoft, которая включила Access Office. Вследствие этого формат БД .mdb обладает высокой стойкостью и поддерживается практически всеми современными СУБД, что позволяет при необходимости без проблем переходить на более мощные СУБД нежели Access. Базы данных Access - реляционные базы данных и позволяют осуществлять запросы к данным с помощью реляционного языка запросов SQL. Благодаря развитой системе определения ключевых полей и индексов при создании таблиц запросы будут выполняться с минимальными временными затратами. Хотя этот фактор для локальных баз данных не является ключевым, однако, при росте объема хранимых данных именно скорость выполнения запросов становится решающим фактором при выборе формата баз данных [18, 19-20].

Типы данных, хранимые в таблицах Access, очень разнообразны. Это и символьные значения, и разнообразные типы числовых значений, включающие целочисленные, вещественные, вещественные с плавающей запятой, числа в двоичном и двоично-десятичном формате, логические типы, специальные форматы для хранения значений даты, времени и денежных сумм, графические типы для хранения графических изображений в самых популярных форматах, а также строковые значения неограниченной длины (в том числе и форматированные в формате rtf), типы, поддерживаемые технологией OLE (Object Linking and Embedding) фирмы Micrоsoft.

Таким образом, в результате анализа программных средств для реализации базы данных «Многодетные семьи» была выбрана СУБД Office Access 2015.

2. Проектирование и реализация системы «учет многодетных семей»

.1 Даталогическая модель данных

автоматизация многодетный социальный

При проектировании базы данных следует придерживаться правил нормализации таблиц:

Правило 1: Каждое поле любой таблицы должно быть уникальным.

Правило 2: Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор (первичный ключ), который может состоять из одного или нескольких полей таблицы.

Правило 3: Для каждого значения первичного ключа должно быть одно и только одно значение любого из столбцов данных, и это значение должно относиться к объекту таблицы.

Правило 4: Должна иметься возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ), и это не должно повлечь за собой изменение другого поля [28, 35].

Система учета многодетных семей представлена следующими основными таблицами (или по терминологии реляционных баз данных - реляционными отношениями): Семья, Сотрудники, Заявка.

Каждый агрегированный объект будет представлен отдельной таблицей базы данных. Элементы данных будут представлены полями таблиц. Имена таблиц и их полей подберем исходя из имен объектов и элементов данных. Сведем описания таблиц базы данных «Многодетных семей» в таблицы, рассмотрев все необходимые поля.

Таблица семья в базе данных представлена в таблице 2.1.

Первичным ключом таблицы является поле Код семьи, которое однозначно определяет каждую запись в таблице. Отказ от использования поля ФИО в качестве первичного ключа подиктовано соображением того, что могут встречаться однофамильцы, и при этом требование уникальности ключа нарушится.

Таблица 2.1. Семья

Рассмотрим таблицу, отражающую сведения о заявках, поданных многодетными семьями. Первичным ключом таблицы является поле Код заявки, которое однозначно определяет каждую запись в таблице (таблица 2.2).

Таблица 2.2. Заявки

Рассмотрим таблицу, отражающую сведения о сотрудниках, занимающихся заявками многодетных семей. Первичным ключом таблицы является поле Код сотрудника, которое однозначно определяет каждую запись в таблице (таблица 2.3).

Таблица 2.3. Сотрудник

В результате проектирования базы данных в терминах СУБД Access 2015, получим схему данных с установленными связями (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1. Схема данных БД «Учет многодетных семей»

2.2 Описание работы программы

При разработке интерфейса БД основное внимание уделялось простоте и удобству работы, а также обеспечению целостности базы данных. Для этого широко использовался метод подстановки заранее введенных значений в специально созданных таблицах. Список значений можно редактировать с помощью специальных экранных форм.

Ниже приведены экранные формы, реализующие интерфейс созданной системы «Учет многодетных семей».

Главная форма имеет три вкладки: «Формы», «Заявки», и «Отчеты» (рисунок 2.2).

Вкладка «Формы» содержит кнопки:

-    «Список семей», вызывает форму Список семей (Рисунок 2.3). Эта форма содержит информацию о многодетных семьях: состав семьи, личные данные о родителей и детей, адрес проживания семьи;

-       «Список заявок», вызывает форму Список заявок (Рисунок 2.4). Эта форма содержит информацию о подданных заявках, ФИО сотрудника, работающего над заявкой, фамилия семьи, подавшей заявку и дата оформления заявки;

-       «Сотрудники», вызывает форму Сотрудники (Рисунок 2.5). Эта форма содержит информацию о сотрудниках, занимающихся оформление заявок: фамилия, должность, фото и номер телефона сотрудника.

Помимо вкладок главная форма имеет кнопку «Выход из приложения» - закрытие базы данных.

Итоговые данные о многодетных семьях и их заявках представлены в базе данных отчетами. Отчеты в базе данных «Учет многодетных семей» демонстрируют способ эффективного представления данных в печатной форме. Они созданы для предоставления выдаваемых базой данных сведений в удобном для восприятия виде. Данные для отчетов берутся из таблиц посредством запросов. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую отдел можете использовать. Было создано четыре отчета по запросам: «Перечень заявок для конкретного сотрудника», «Список невыполненных заявок», «Список малообеспеченных многодетных семей», «Список семей в заданном пункте».

Отчет «Перечень заявок для конкретного сотрудника» формируется на основе служебного запроса «Перечень заявок для конкретного сотрудника» и служит для того, чтобы вывести информацию о заявках и сотрудниках на экран и печать в наглядной форме. В отчет входят данные о сотруднике: ФИО сотрудника, должность, номер телефона, название заявок, дата оформления заявки. Отчет вызывается из главной формы и выглядит следующим образом (Рисунок 2.6).

Отчет «Список малообеспеченных многодетных семей» формируется на основе запроса «Список малообеспеченных многодетных семей» и служит для того, чтобы вывести информацию о семьях чей средний заработок меньше 10 000 рублей на печать. В отчет входят данные о многодетных семьях: «фамилия», «состав семьи», «ИО матери», «ИО отца», «количество детей», «ФИО детей», «населенный пункт». Отчет вызывается из главной формы (Рисунок 2.7).

Отчет «Список невыполненных заявок» формируется на основе запроса «Список невыполненных заявок» и служит для того, чтобы вывести на экран и на печать информацию о заявках для сотрудника: «фамилия семьи», «фамилия сотрудника», «название заявки», «дата оформления». Отчет вызывается из главной формы (Рисунок 2.8).

Отчет «Список семей в заданном пункте» формируется на основе запроса «Список семей в заданном пункте», создан для облегчения работы сотрудников в поиске информации о многодетных семьях отдела социальной защиты и служит для того, чтобы вывести на экран и на печать выданную информацию: «фамилия», «состав семьи», «ИО матери», «дата рождения матери» «место работы матери», «ИО отца», «место работы отца», «количество детей», «ФИО детей», «год рождение детей», «населенный пункт», «адресные данные» Отчет вызывается из главной формы (Рисунок 2.9).

Рисунок 2.2. Главная форма

Рисунок 2.3. Форма «Список семей»

Рисунок 2.4. Форма «Список заявок»

Рисунок 2.5. Форма «Сотрудники»

Рисунок 2.6. Отчет «Перечень заявок для конкретного сотрудника»

Рисунок 2.7. Отчет «Список малообеспеченных многодетных семей»

Рисунок 2.8. Отчет «Список невыполненных заявок»

Рисунок 2.9. Отчет «Список семей в заданном пункте»

2.3 SQL-запросы

Запросы в Базе Данных выполняют обширный круг функций. В первую очередь они предназначены для отбора данных на основании критериев. Благодаря запросам можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию.

Созданные SQL-запросы системы «Учет многодетных семей» представлены двумя видами:

запросы на выборку;

запросы на удаление.

Запрос, выявляющий перечень заявок для конкретного сотрудника:сотрудники. [ФИО сотрудника], сотрудники. [Должность],

сотрудники. [Номер телефона], заявки. [Название заявки], заявки. [Код

семьи], заявки. [Дата оформления]сотрудники INNER JOIN заявки ON сотрудники. [Код сотрудника] =

заявки. [Код сотрудника](((сотрудники. [ФИО сотрудника])=[Введите ФИО сотрудника]));

Запрос, выявляющий список малообеспеченных многодетных семей (средний доход семьи меньше 10 000 рублей):

SELECT семья.[Состав семьи], семья.[Фамилия], семья.[ИО матери],

семья.[ИО отца], семья.[Средний доход семьи], семья.[Количество

детей], семья.[ФИО детей], семья.[Населенный пункт]

FROM семья

WHERE (((семья. [Средний доход семьи])<10000));

Запрос, выявляющий cписок невыполненных заявок:

SELECT заявки.[Код заявки], заявки.[Код семьи], заявки.[Код сотрудника],

заявки.[Название заявки], заявки.[Дата оформления]

FROM заявки

WHERE (((заявки.[Отметка о выполнении])=No));

Запрос, выявляющий список семей в заданном пункте:семья.[Код семьи], семья.[Состав семьи], семья. Фамилия, семья.[ИО

матери], семья.[Место работы матери], семья.[ИО отца], семья.[Место

работы отца], семья.[Количество детей], семья.[ФИО детей], семья.[Год

рождения детей], семья. [Населенный пункт], семья.[Адресные

данные],

семья.[Номер телефона], заявки.[Название заявки], заявки.[Дата

оформления]семья INNER JOIN заявки ON семья.[Код семьи] = заявки.[Код семьи](((семья.[Населенный пункт])=[Введите населенный пункт]));

Запрос, на удаление выполненных заявок из списка:заявки.*, заявки.[Отметка о выполнении]заявки(((заявки.[Отметка о выполнении])=Yes));

3. Экономическое обоснование

В данной работе приводится экономическое обоснование разработки базы данных многодетных семей. Любой программный продукт, в том числе и база данных, разрабатываются, а затем внедряются на предприятиях для того, чтобы ускорить выполнение несложных, но занимающих достаточно много времени операций, в том числе подготовка отчетной документации, поиск необходимой информации для передачи в другие организации.

3.1 Этапы разработки базы данных. Сетевой график

Как и при создании других программ, процесс создания программы ЭУ можно разбить на следующие этапы.

1)   Ознакомление с задачей и составление ТЗ (договора).

2)   Изучение литературы по данному вопросу.

3)   Составление предварительного алгоритма программы.

4)   Разбиение задачи на отдельные подзадачи.

5)   Составление схем отдельных алгоритмов.

6)   Написание и тестирование вспомогательных процедур.

7)   Написание и тестирование отдельных частей программы с помощью вспомогательных процедур.

8)   Создание и тестирование целой программы из отдельных блоков.

9)   Доработка программы для создания работоспособного продукта.

10)Тестирование перед сдачей программы заказчику.

11)Написание документации и инструкций по работе с программой.

12)Сдача программы заказчику.

13)Окончательная отладка программы.

14)Окончательная сдача программы.

Таблица 3.1. Описание последовательности работ

Исходя из последовательности и продолжительности работ, разрабатывается сетевой график создания проекта.

Система сетевого планирования и управления является комплексом графических расчётных методов, организационных мероприятий и контрольных приёмов, обеспечивающих моделирование, анализ и динамическую перестройку плана вы­полнения сложных проектов и разработок.

Комплекс работ - это конечная совокупность взаимосвязанных работ, выполнение которых при соблюдении заданных условий обеспечивает достижение одной или нескольких намеченных целей.

Основными в сетевом планировании являются такие понятия, как "работа" и "событие". Под термином "работа" понимается:

)        Действительная работа, то есть трудовой процесс, требующий затрат времени и ресурсов;

)        Ожидание - процесс, требующий только затрат времени;

)        Фиктивная работа (зависимость), то есть логическая связь между работами, не требующая затрат времени и ресурсов, но обуславливающая возможность начала одной работы только после непосредственного получе­ния результата другой работы. В качестве основной характеристики работы выбирается её продолжительность.

Под термином "событие" понимается:

)        Факт наступления условий, позволяющих начать одну или несколько работ, эти работы считаются непосредственно следующими за данным событием. Такое событие является начальным событием этих работ.

)        Факт окончания одной или нескольких работ. Эти работы принято считать непосредственно предшествующими данному событию. Такое событие называют конечным событием этих работ.

Событие, в отличие от работы, не является процессом и не имеет продолжительности во времени. Оно не может наступить, пока не закончатся все предшествующие ему работы.

Существуют следующие виды событий:

)        Исходное событие, не имеющее непосредственно предшествующих работ;

)        Завершающее событие, не имеющее непосредственно следующих за ним работ и представляющие собой факт завершения комплекса работ;

)        Промежуточное событие, которое не является ни исходным, ни завершающим событием. Оно представляет собой факт завершения предшествующих ему работ и наступления условий для начала следующих за ним работ.

Сетевой график - это графическое изображение комплекса работ, отражающее состав, взаимосвязи и порядок выполнения всех его работ. Сетевой график отражает логическую последовательность и взаимосвязь событий, которые являются результатом выполнения одной или нескольких работ. К числу основных показателей сетевого графика относятся пути.

Путь - это любая упорядоченная последовательность работ, в которой конечное событие каждой работы совпадает с начальным событием непосредственно следующей за ним работы.

Критический путь - полный путь, имеющий максимальную продолжительность. Продолжительность критического пути определяет общую продолжительность всего комплекса работ.

Важнейшими параметрами любой сетевой модели являются ранние и поздние сроки наступления событий, а также резервы времени.

Ранний срок наступления исходного события принимается равным нулю. Ранний срок наступления i-го события определяется суммированием раннего срока наступления предшествующего события и длительности работы, выполняемой между этими двумя событиями. Если данное событие является событием завершения нескольких работ, то для каждой из этих работ рассчитывается ранний срок и выбирается максимальный из них.

Поздний срок наступления конечного события принимается равным раннему сроку. Поздний срок наступления i-го события определяется вычитанием продолжительности работы, ведущей из этого события в последующее из позднего срока наступление последующего события. Если за i-м событием следует несколько работ, то для каждой из них рассчитывается поздний срок и выбирается минимальный из них.

В сетевой модели рассчитывается 4 резерва времени:

)        Полный резерв рассчитывается по формуле (3.1):

Rп_ij = Tп_j - Tр_i -t_ij ,  (3.1)

где Rп_ij - полный резерв;

Tп_j - поздний срок наступления j-го события;

Tр_i - ранний срок наступления i-го события;

t_ij - продолжительность работы, выполняемой между событиями i и j.

)        Частный резерв первого рода рассчитывается по формуле:

Rч1_ij = Tр_j - Tр_i -t_ij ,  (3.2)

где Rч1_ij - частный резерв 1-го рода;

Tр_j - ранний срок наступления j-го события.

)        Частный резерв второго рода рассчитывается по формуле:

Rч2_ij = Tп_j - Tп_i -t_ij ,  (3.3)

где Rч2_ij - частный резерв 2-го рода;

Tп_i - поздний срок наступления i-го события.

)        Свободный резерв времени определяется по формуле:

Rс_ij = Tр_j - Tп_i -t_ij ,   (3.4)

где Rс_ij - свободный резерв.

Для критического пути все резервы равны нулю.

События на сетевом графике отображаются в виде кругов (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 Обозначение событий

На сетевом графике работа обозначается в виде стрел.

Рисунок 3.2 Обозначение работы между событиями i и j

При построении сетевых графиков учитываются следующие правила:

-       критический путь на сетевом графике выделяется утолщённой линией;

-       каждая стрелка, обозначающая работу, изображается на графике слева направо от меньшего номера события к большему;

-       не должно быть замкнутых контуров;

-       в графике не должно быть тупиковых событий, в которые не входило бы ни одной работы (за исключением исходного события).

Рисунок 3.3 Сетевой график

3.2 Расчёт стоимости разработки

Примем, что разработка системы поручена одному исполнителю (инженер - программист, должность "А", часовая оплата - 37 рублей в час).

Таблица 3.2 - Смета затрат

Стоимость всех этапов разработки, то есть основная заработная плата исполнителей рассчитывается по формуле (3.5):

З_осн = Σ Σ З_ji час t_ij ,  (3.5)

где З_ij - часовая зарплата разработчиков i-й квалификации на j-м этапе;

t_ij - затраты времени в часах i - го разработчика на j- том этапе;

Из формулы (3.5) получим: З_осн = 12 136 руб.

Дополнительная зарплата. Вычисляется как 10% от основной зарплаты. Дополнительная зарплата = 1 213,6 руб.

Отчисления на социальное страхование. Вычисляются как 39% от суммы основной и дополнительной зарплат. Отчисления на социальное страхование = 5 206,3 руб.

Расходы за арендную плату за помещение З_ар рассчитывают по формуле (3.6):

З_ар = Ц_ар * S_пл * T_разр / 365,  (3.6)

где Ц_ар = 100 руб/ м² (арендная плата за 1 кв. м площади в год);

S_пл =4м² необходимая для работы площадь (S_пом = N*S₁, где S₁ - норма площади на 1 человека (4 м²), N - число исполнителей (1));

Т_{разр. раб} - время на разработку в рабочих днях, определяемое как сумма продолжительностей этапов. Т_{раз.раб}=41 день

Из формулы (3.6) получим:

З_ар=100 руб/м² * 4 м² * 41/365=252 руб.

Плата за отопление помещения и другие коммунальные платежи рассчитывается по формуле (3.7):

P_к = P'_к*S_пом*Т_раб/365,  (3.7)

где P'_к - годовая оплата коммунальных услуг за 1 м² помещения (60 руб);

S_пом - занимаемая разработчиком площадь (4 м²);

Т_раб - длительность разработки (41 день).

Из формулы (3.7) получим:

P_к = 50 руб/м² * 4 м² * 41/365 = 27 руб.

Стоимость расходуемой электроэнергии рассчитывается по формуле (3.8):

Р_эл = W*P'_эл *( Т_раб*8),  (3.8)

где Т_раб - длительность разработки (41 день);

P'_эл - стоимость 1 КВт*час электроэнергии (3,05 руб);

W - суммарная мощность электрических устройств. Исходя из требований комфортности труда, необходимо местное и общее освещение, а также устройства кондиционирования и вентиляции. С учётом электроэнергии, потребляемой непосредственно вычислительной системой, примем W = 1 КВт.

Из формулы (3.8) получим:

Р_эл = 1 КВт * 3,04 руб/КВт*час * (41*8) = 997,12 руб.

Стоимость машинного времени рассчитывается по формуле (3.9):

Р_мв = P'_мв*( Т_раб*8),   (3.9)

где Т_раб - длительность разработки (41 день);

P'_мв - стоимость одного часа машинного времени (200 руб);

Из формулы (3.9) получим:

Р_мв = 200 руб/час * (41*8) час = 65 600 руб.

Канцелярские расходы. Вычисляются как 5% от основной зарплаты (З_осн)=12 136 руб. Канцелярские расходы = 606 руб.

Косвенные расходы организации разработчика Зкосв рассчитываются по (4.8):

Зкосв = Зосн * Ккосв,  (3.10)

где Ккосв - коэффициент косвенных затрат, принимаемый в пределах от 1 до 1,5.

Из формулы (3.10) получим:

Зкосв=12 136 руб *1.=12 136 руб

Полная стоимость разработки. Вычисляется как сумма стоимостей, полученных в предыдущих пунктах:

Р_разр =12 136 + 1213,6 + 5 206,3 + 252 + 27 + 997,12 + 65600 +

+ 606 +12136=98174,02

3.3 Расчёт экономической эффективности

Разработанная база данных содержит все необходимые данные по многодетным семьям, а также выводит автоматизировано те заявки над которыми сотрудник должен работать, что позволяет значительно сократить длительность работы сотрудника отдела. Предположим, что на обработку данных об отдельной семье с поданной заявкой 10 рабочих часов, из них не менее 5 часов относится к сбору и обработке данных, остальное время на работу с заявкой, таким образом, база данных позволяет высвободить на другие цели порядка 5 часов труда квалифицированного специалиста по социальной защите.

При применении ЭУ в масштабе университета примем, что количество многодетных семей в год - 50 человек (500 часов в базовом варианте). Таким образом, экономится до 2 500 часов работы специалиста. При длительности рабочего дня 8 часов и норме оплаты труда 6 000 рублей за 22 рабочих дня в месяц (на уровне оплаты инженера - программиста) годовая экономия составляет 92 500 руб.

Кроме того, в исходном варианте (без использования базы данных) дополнительные затраты, связанные с дополнительными расходными материалами составят около 5 000 руб.

Коэффициент экономической эффективности в общем случае рассчитывается по формуле (3.11):

E=,   (3.11)

где С₁-С₂ - годовая экономия, т.е. С₁>C₂;

С₁ - эксплуатационные расходы по базовому варианту;

С₂ - эксплуатационные расходы по разрабатываемому варианту;

K₁ - капиталовложения в базовом варианте (K₁ =0);

K₂ - дополнительные капиталовложения (рассчитанные единовременные затраты на разработку проекта).

Из формулы (3.11) получим:

Е = 97 500/98174,02 = 0,99.

E > E_н, где E_н =0,35 (нормальная эффективность).

Рассчитаем срок окупаемости данной разработки:

Т_ок = 1/E ≈ 1 (год).

Таким образом, затраты на разработку данного проекта окупятся через 1 год.

Заключение

автоматизация многодетный социальный

Цели и задачи, поставленные в начале выполнения дипломной работы, достигнуты. Разработана база данных, с помощью которой была автоматизирована система «Учета многодетных семей». Разработанная программа позволяет выполнять изменение, добавление и удаление информации в таблицах. Система проектировалась в среде СУБД Access 2015.

В результате анализа данных разработаны необходимые поля базы данных, их структура и типы. Проведена нормализация таблиц, сведение в определенные объекты, и построение связей между объектами базы данных, проведенное с учетом особенностей СУБД Access 2015. Показаны определенные правила, по которым проектировалась база данных. Разработаны соответствующие таблицы, запросы и экранные формы, предназначенные для ведения базы, включающие в себя сервисные функции управления базой данных, ввода и вывода данных.

Разработанная система существенно облегчает работу сотрудников отдела социальной защиты и предоставляет возможность оперативно получать сведения по следующим вопросам:

перечень заявок для конкретного сотрудника;

список малообеспеченных многодетных семей;

список невыполненных заявок;

список семей в заданном пункте.

Система является открытой, по мере необходимости могут добавляться новые функции, а функции, потерявшие актуальность, исключаться.

На основании проделанной работы можно сделать вывод, что информационные системы повышают эффективность, качество, уменьшают время на обработку данных о многодетных семьях и позволяют сотруднику оперативно решать проблемы, возникающие в таких семьях.

Список использованной литературы и источников

1.      Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере: Подготовка и работа с документами. Создание и ведение баз данных.[Текст] - 2 изд., доп / Д.В. Васильев - М.: ПРИОР, 2014.- 224 с.

2.      Гуде С.Б. Информационные системы [Текст]: учеб. пособие для вузов / С.В. Гуде, С.Б. Ревин. - М.: Диалог, 2014. - 288 с.

3.      Цветков, В. Я. Базы данных. Эксплуатация информационных систем с распределенными базами данных [Текст] : учеб. пособие для / В. Я. Цветков. - М. : МИИГАиК, 2009. - 243 с.

4.      Цапко, И. В. Структуры и алгоритмы обработки данных [Текст] : учеб. пособие / И. В. Цапко. - Томск : Изд-во Том. политехн. ун-та, 2009. - 183 с.

.        Хомоненко А.Д. Microsoft Access. Экспресс-курс [Текст]/ А.Д. Хомоненко, В.В. Гридин. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 126 с.

6.      Агальцов, В. П. Базы данных [Текст] : учебник / В. П. Агальцов. - М. : Форум; Инфра-М, - Кн. 1 : Локальные базы данных. - 2-е изд., перераб. - 2009. - 349 с.

7.      Агальцов, В. П. Базы данных [Текст] : учебник / В. П. Агальцов. - М. : Форум; Инфра-М, - Кн. 2 : Распределенные и удаленные базы данных. - 2009. - 270 с.

.        База тестовых вопросов по информатике: учеб. пособие
А. А. Эпов [и др.]. - Волгоград: Политехник. - 2009. - 93 с.

.        Библиотекарь и время. XXI век [Текст] : серия. - М. : Либерея, 20 - Вып. 99 : Защита информации : учеб.-метод. пособие / В. В. Арутюнов. - 2014. - 55 с.

10.    Бикмухаметов, И. Х. Математика и информатика [Текст] : учеб. пособие / И. Х. Бикмухаметов, Е. А. Колганов. - Уфа : [б. и.], 20 - Ч. 4 : Модели решения функциональных вычислительных задач.. Базы данных. Локальные и глобальные сети. - 2014. - 100 с.

11.    Богатов, Ф. Г. Практикум по информатике: Word - Excel - Access [Текст] : учеб. пособие / Ф. Г. Богатов. - М. : МосУ МВД РФ, 2009. - 264 с.

12.    Быкова, В. В. Проектирование баз данных: теория нормализации в задачах и упражнениях [Текст] : учеб. пособие / В. В. Быкова. - Красноярск : ИЦ Ин-та естеств. и гуманитар. наук, 2014. - 105 с.

13.    Петровин И.О. -«Введение в базы данных» СПб.: Питер, 2015. - 688с.

.        Вычислительные системы [Текст] / Рос. АН. Сиб.отд-ние. Ин-т математики. - Новосибирск : [б. и.], 19 - Информационные технологии работы со знаниями: обнаружение, поиск, управление. - 2014. - 171 с.

15.    Галанина, В. А. Базы данных. Введение в теорию реляционных баз данных [Текст] : учеб. пособие / В. А. Галанина. - СПб. : ГУАП, 2014. - 107 с.

.        Гарнаев А.Ю. Использование MS Excel и VBA в экономике и финансах. - СПб.: БХВ - Санкт-Петербург, 2009. - 336 с.

17.    Голицына, О. Л. Базы данных [Текст] : учеб. пособие / О. Л. Голицына, Н. В. Максимов, И. И. Попов. - 2-е изд., испр. и доп. - М. : Форум, 2009. - 399 с.

18.    Давыдова, Е. М. Базы данных [Текст] : учеб. пособие / Е. М. Давыдова, Н. А. Новгородова. - 2-е изд., перераб. и доп. - Томск : В-Спектр, 2014. - 128 с.

19.    Петров В.Н. -«Информационные системы» СПб.: Питер, 2005. - 688с.

20.    Кабальнов, Ю. С. Структурная оптимизация многомерных систем хранения данных [Текст] : монография / Ю. С. Кабальнов, А. А. Левков, В. А. Масленников. - М. ; Уфа : Изд-во МАИ : РИК УГАТУ, 2014. - 213 с.

21.    Кириллов, В. В. Введение в реляционные базы данных [Текст] : монография / В. В. Кириллов, Г. Ю. Громов. - СПб. : БХВ-Петербург, 2009. - 454 с.

22.    Кондратьев, Ю. Н. Базы данных [Текст] : учеб. пособие для студентов инженер. специальностей / Ю. Н. Кондратьев, А. В. Питухин. - Петрозаводск : Изд-во ПетрГУ, 2014. - 156 с.

.        Концептуальные модели баз данных [Текст] : учеб. пособие / В. В. Миронов, Н. И. Юсупова; Уфим. гос. авиац. техн. ун-т. - Уфа : УГАТУ.Концептуальные модели баз данных. Модели отображения : учеб. пособие / В. В. Миронов, Н. И. Юсупова. - Уфа : УГАТУ, 2009. - 64 с.

24.    Кузин, А. В. Базы данных [Текст] : учеб. пособие для студентов высших учебных заведений / А. В. Кузин, С. В. Левонисова. - 3-е изд. стер. - М. : Академия, 2014 (Саратов). - 316 с.

25.    Кузнецов, С. Д. Базы данных. Модели и языки [Текст] : учебник / С. Д. Кузнецов. - М. : Бином, 2014 (Ульяновск). - 720 с.

26.    Кузнецов, С. Д. Основы баз данных [Текст] : учеб. пособие / С. Д. Кузнецов. - 2-е изд., испр. - М. : ИНТУИТ.ру, 2015 (Ульяновск) . - 484 с.

27.    Сигел Ч. Access 2015 [Текст] / Ч. Сигел - М.: ООО «Попурри», 2014. - 358 с.

28.    Миронов, В. В. Концептуальные модели баз данных. Локальные ER-модели [Текст] : учеб. пособие / В. В. Миронов, Н. И. Юсупова. - Уфа : УГАТУ, 2009. - 54 с.

29.    Миронов, В. В. Концептуальные модели баз данных. Реляционная модель [Текст] : монография / В. В. Миронов, Н. И. Юсупова. - Уфа : УГАТУ, 2009 (Уфа). - 51 с.

.        Михеева Е.В. Практикум по информатике: учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования / Е.В. Михеева. - Москва: Академия, 2009. - 192 с.

.        Моделирование, оптимизация и компьютеризация в сложных системах [Текст] : серия / Воронеж. гос. техн. ун-т. - Воронеж : [б. и.], 20 - Кн. 18 : Автоматизация проектирования сетей передачи данных распределенных информационно-телекоммуникационных систем / А.А Рындин, С.В. Сапегин, А.В. Хаустович; Под ред. Я.Е. Львовича. - 2010. - 223 с.

32.    Никитина, Т. П. Введение в базы данных [Текст] : учеб. пособие / Т. П. Никитина. - Ярославль : МУБИНТ, 2014 (Ярославль). - 165 с.

33.    Осипов, Л. А. Моделирование информационных процессов [Текст] : учеб. пособие / Л. А. Осипов. - М. : РГОТУПС, 2009 (М.). - 49 с.

34.    Павлов, Л. А. Структуры и алгоритмы обработки данных [Текст] : учеб. пособие / Л. А. Павлов. - Чебоксары : Изд-во Чуваш. ун-та, 2014. - 252 с.

35.    Пичугин, В. Н. Структуры и алгоритмы компьютерной обработки данных [Текст] : учеб. пособие / В. Н. Пичугин, Р. В. Федоров. - Чебоксары : Изд-во Чуваш. ун-та, 2014. - 160 с.

36.    Подвальный, С. Л. Базы данных: модели данных, SQL, проектирование [Текст] : учеб. пособие / С. Л. Подвальный, Т. И. Сергеева, М. В. Гранков. - Ростов н/Д : Издат. центр ДГТУ, 2014. - 201 с.

37.    Пуговкин, А. В. Системы и сети передачи дискретных сообщений [Текст] : учеб. пособие / А. В. Пуговкин. - Томск : Том. гос. ун-т систем упр., 2009. - 180 с.

38.    Рыбанов, А. А. Инструментальные средства автоматизированного проектирования баз данных [Текст] : учеб. пособие по дисциплине «Базы данных» для студентов направления 552800 «Информатика и вычислительная техника» / А. А. Рыбанов. - Волгоград : Политехник, 2010. - 95 с.

39.    Семенова, И. И. Разработка баз данных в Microsoft Visual FoxPro [Текст] : учеб.-метод. пособие / И. И. Семенова. - Омск : Изд-во СибАДИ, 2006 - .Ч. 1 : Создание структуры базы данных : учебное пособие. - 2014. - 62 с.

40.    Сорокин, А. В. Delphi. Разработка баз данных [Текст] : монография / А. В. Сорокин. - СПб. : Питер, 2009. - 476 с.

41.    Стрельцов, А. А. Обеспечение информационной безопасности России. Теоретические и методологические основы [Текст] : учеб. пособие / А. А. Стрельцов; под ред. В. А. Садовничего, В. П. Шерстюка. - М. : МГИУ, 2009. - 281 с.

42.    Туманов, В. Е. Основы проектирования реляционных баз данных [Текст] : учеб. пособие / В. Е. Туманов. - М. : Интернет-ун-т информ. технологий : БИНОМ. Лаб. знаний, 2010. - 420 с.

.        Технология анализа данных: Data Mining, Visual Mining, Text Mining, OLAP [Текст] : учеб. пособие / А. А. Барсегян [и др.]. - 2-е изд. - СПб. : БХВ-Петербург, 2009. - 375 с.

44.    Фрост, Р. Проектирование и разработка баз данных. Визуальный подход [Текст] : пер. с англ. / Р. Фрост, Д. Дей, К. Ван Слайк. - М. : NT Press, 2009. - 590 с.

45.    Фуфаев, Э. В. Базы данных [Текст] : учеб. пособие / Э. В. Фуфаев, Д. Э. Фуфаев. - 4-е изд., стер. - М. : Академия, 2014. - 320 с.

.        Хомоненко А.Д. Microsoft Access. Экспресс-курс [Текст]/ А.Д. Хомоненко, В.В. Гридин. - СПб.: БХВ-Петербург, 2014. - 126 с.

Приложение

Таблица 4. Номенклатура документов отдела социальной защиты.