Автоматизация сбытовой деятельности ГК 'Пожтехника'
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
Федеральное государственное бюджетное
образовательное учреждение высшего профессионального образования
Томский государственный университет
систем управления и радиоэлектроники
Кафедра автоматизированных систем
управления (АСУ)
Дипломная работа по направлению
подготовки 09.03.03 «Прикладная информатика», по профилю «Прикладная
информатика в экономике»
«Автоматизация сбытовой деятельности
ГК «Пожтехника»
Руководитель
доцент каф. АСУ к.ф. -м.н.
С.Л. Миньков
Томск 2017
Оглавление
Введение
. Анализ предметной области и формирование требований к
информационной системе
.1 Организационно-экономическая характеристика предметной
области
.2 Состояние и стратегия развития информационных технологий
.3 Анализ существующей организации бизнес (прикладных) и
информационных процессов
.4 Постановка задачи
. Проект автоматизации бизнес-процессов
.1 Функциональная структура
.2 Информационное обеспечение
.2.1 Информационная модель и ее описание
.2.2 Используемые классификаторы системы кодирования
.2.3 Характеристика нормативно-справочной и входной
оперативной информации
.3 Математическое обеспечение
.4 Программное обеспечение
.4.1 Дерево автоматизируемых функций
.4.2 Структура диалога
.4.3 Дерево программных модулей
.5 Техническое обеспечение
.6 Организационное обеспечение
.7 Обеспечение информационной безопасности
.8 Технологическое обеспечение: схемы технологического
процесса информационных потоков
.9 Контрольный пример
Заключение
Список литературы
Введение
Для любого крупного торгового предприятия одной из наиболее актуальных
проблем является эффективное управление складскими запасами. Недостаток
складских запасов у предприятия приводит к недовольству и потере клиентов,
снижению прибыли. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет
оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы и
ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов, делая функционирование
предприятия совершенно неэффективным. Эффективное управление складскими
запасами в современных условиях рынка - необходимое условие повышения
эффективности бизнеса, создания, развития и реализации конкурентных преимуществ
предприятия.
При управлении складскими запасами предприятию приходится выполнять
ежедневную обработку больших объемов информации. И несвоевременное получение
(передача) данных, наличие ошибок при обработке, утеря информации может
привести к ошибкам, а значит - к снижению эффективности данного процесса. В
настоящее время на некоторых предприятиях по-прежнему используется ручная
обработка информации, или присутствует «лоскутная автоматизация», когда
автоматизации поддаются только отдельные (в основном вычислительные) операции.
Это существенно замедляет процесс обработки информации, тем самым снижая
эффективность всего процесса управления запасами. Это касается и ООО
«Пожтехника», где номенклатура товаров очень обширна, поэтому вопросы
эффективной организации процесса управления товарными запасами для данного
предприятия очень актуальны. Однако процесс управления процессом закупки и
распределения товара выполняется в основном вручную. Имеющиеся на рынке
программного обеспечения продукты не устраивают компанию как высокой ценой, так
и недостаточным учетом специфики организации.
Вышеизложенное позволяет сформулировать противоречие между потребностью
компании в системе автоматического учета процессов закупки и реализации товара,
и отсутствием приемлемых готовых решений. Проблема исследования состоит в
разрешении этого противоречия.
Предмет исследования в дипломной работе - информатизация управления
складскими запасами, в качестве объекта исследования выступает информационная
система компании.
Цель настоящей выпускной квалификационной работы - создание
информационной системы для хранения, анализа и обработки информации,
применяемой в складских операциях. Разработанная информационная система будет
использована работниками склада.
На основе цели были выделены следующие задачи:
анализ существующих подходов к информатизации управления запасами
предприятия;
анализ информационного обеспечения управления запасами на складах
предприятия. Выявление основных недостатков в области управления запасами
предприятия.
проектирование и внедрение информационной системы для более эффективного
учета информации на складах компании.
Теоретическая база - теория баз данных (Диго С.М., Кузин А.В., Хомоненко
А.Д. Дейт, Харрингтон Д. и др.), теория информационных систем (Титоренко Г.А.,
Васильев Ю.П. и др.), технологии разработки программных продуктов (Камаев В.А.,
Окулов С.М., Орлов С.А., Соколов А.П., Хорев П.Б.), основы моделирования
(Советов Б.Я. и др.).
Методы исследования и разработки проекта - сопоставительный и системный
анализ, обобщение, моделирование, тестирование, изучение практических
разработок и документации. В процессе разработки применялись методы и приемы
программирования в среде программирования Delphi 2010.
. Анализ
предметной области и формирование требований к информационной системе
.1
Организационно-экономическая характеристика предметной области
Общество с Ограниченной Ответственностью "Пожтехника"
зарегистрировано на территории Российской Федерации и действует на основании
Устава общества.
Сфера деятельности организации - услуги по продаже
пожарной техники. Руководители предприятия, ориентируясь заполненный данными
услугами рынок, исповедуют стратегию ускоренного роста.
Для обеспечения высокого качества услуг в
производственном процессе используются материалы и механизмы иностранного
производства, поэтому внешнюю экономическую деятельность ООО
"Пожтехника" ведёт активно. Приведём основные технико-экономические
показатели деятельности ООО " Пожтехника" за период 2015 - 2017 годы
(таблица 1.1).
Таблица 1.1 - Основные технико-экономические
показатели в 2015-2017 гг.
|
Показатели
|
2015
|
2016
|
2017
|
|
Численность работников, чел.
|
3380
|
3962
|
3984
|
|
Средняя заработная плата, руб.
|
23000 р.
|
28000 р.
|
26000 р.
|
|
Основные средства, млн.евро
|
1841.6
|
1958.2
|
2287.4
|
|
Оборотные средства, млн.евро
|
388.1
|
450.9
|
487.0
|
440000
|
500000
|
560000
|
В настоящее время структура основных фондов предприятия
представлена акциями, оборудованием и транспортными средствами, так как свою
производственную деятельность предприятие осуществляет в основном на
арендованных площадях. кодирование информационный
программный
Управление организацией осуществляется по
функционально-линейной схеме, в которой высшие должностные лица организации
осуществляют функциональное управление в соответствии с делегированными им
полномочиями, а среднее управленческое звено и подчинённые им руководители
осуществляют функции линейного управления. Данная схема управления является
наиболее распространённой среди производственных предприятий и при всей своей
простоте позволяет организовать эффективное управление с наличием обратной
связи для контроля за изменением сложившейся ситуации. Организационная
структура ООО "Пожтехника" показана на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 - Организационная структура ООО "Пожтехника"
Опишем функциональные обязанности должностных лиц и
структурных подразделений организации.
Во главе фирмы стоит генеральный директор, который решает в основном
управленческие вопросы, а также вопросы стратегического характера. Он
контролирует деятельность всех отделов. Также в его компетенции вопросы
движения финансовых потоков.
Закупкой товаров занимается отдел снабжения. В его функции также входит
поиск новых поставщиков с более выгодными условиями поставки. Этот отдел решает
вопросы закупки по всему ассортименту. Закупка производится на основании заявок
покупателей, оформленными менеджерами.
В отдел продаж входят менеджеры, которые занимаются непосредственно
клиентами. Каждый менеджер имеет свою базу клиентов, с которыми он работает. Он
заключает договора, обговаривает сроки, условия поставки и оплаты товара;
осуществляет прием заказов от покупателей. Увеличивает свою базу клиентов за
счет поиска новых.
Отдел бухгалтерии включает в себя три подотдела: это главный бухгалтер,
выписка, платежи и касса.
Главный бухгалтер ведет бухгалтерский учет, делает баланс, различные
встречные сверки, считает все налоги и решает вопросы, возникающие в отделах,
находящихся в его подчинении.
Отдел снабжения и сбыта состоит из команды менеджеров
по работе с поставщиками, этому отделу подчиняется складское хозяйство
предприятия.
Отдел «Платежи» предполагает отправку и получение платежей из банка через
специальную банковскую программу. Это оплата по счетам поставщикам, уплата
налогов, каждодневные получения денежных средств на расчетный счет фирмы от
клиентов и др. платежи.
Кассир занимается распределением наличных средств фирмы (выдача
заработной платы, выделение средств на хозяйственные нужды, выдача
командировочных и т.д.)
В отдел экономической безопасности входят: начальник охраны, который
отвечает за безопасность объекта и пропускной системой; системный администратор,
обязанностью которого является сохранение информационной безопасности и
обеспечение функциональности вычислительного комплекса.
Во главе каждого склада в ООО " Пожтехника "
стоит заведующий складом - начальник склада, в его подчинении находятся
кладовщики и грузчики.
В складском хозяйстве предприятия три самостоятельных
структурных подразделения и в каждом из данных подразделений имеется несколько
работников: начальник склада, по совместительству и кладовщик, начальник смены.
Все работники, по каждому структурному подразделению,
несут полную материальную ответственность.
1.2
Состояние и стратегия развития информационных технологий
Информационная система компании представляет собой взаимосвязанную
совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения,
обработки, и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели [4]. В
системе можно выделить следующие обеспечивающие информационные подсистемы:
правовую, организационную, информационную, программную, системную,
математическую и техническую.
Правовое обеспечение компании - совокупность правовых норм, определяющих
создание, юридический статус и функционирование информационной системы,
регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.
Компания в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Гражданским
кодексом РФ, федеральными законами, нормативными актами постановлениями и
распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом компании и
локальными актами [5].
Техническое обеспечение компании представляет собой комплекс технических
средств, а также наличие необходимой документации на эти средства и
обслуживающий персонал. Комплекс технических средств компании составляют:
персональные компьютеры, устройства ввода-вывода информации, оргтехника. Из средств
вычислительной техники в компании имеются и используются персональные
компьютеры и принтеры, сканеры, копировально-множительные аппараты [6].
Программное обеспечение (ПО) наряду с аппаратными средствами, важнейшая
составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и
данные, предназначенные для решения определенного круга задач и хранящиеся на
машинных носителях [9].
Системное ПО используется для обеспечения работы компьютера и выполнения
прикладных программ. Конкретные виды системного программного обеспечения
включают загрузчики, операционные системы, драйверы устройств, утилиты
(сервисные программы). Наиболее общая часть системного программного обеспечения
- операционная система. При включении компьютера операционная система загружается
в память раньше остальных программ и затем служит платформой и средой для их
работы [8].
Среди всего прикладного программного обеспечения компании можно выделить
программы общего назначения и специализированные программы.
К программам общего назначения относится пакет Microsoft Office и
различные утилиты и программы для обслуживания операционной системы и
информации на компьютере. В качестве обозревателя web-страниц для работы в сети
Internet используются Opera и Google Chrome.
Возможности, предоставляемые данными программными продуктами, полностью
удовлетворяют поставленным задачам компании. Основными средствами защиты
информации на всех персональных компьютерах в компании является программа
антивирусная программа «ESET», которая обеспечивает защиту компьютера,
обнаружение, уничтожение вирусов и восстановление зараженных файлов. Также в
своей деятельности сотрудники компании используют ряд необходимых программ. У
каждого специалиста в компании имеется свое рабочее место, оснащенное
компьютером. Кроме того в компании имеются многофункциональные устройства. На
компьютеры установлен комплект программного обеспечения. Состав типового
рабочего места специалиста представлен в таблице 1.2.
Таблица 1.2 - Состав рабочего места специалиста
|
Наименование подсистемы
|
Наименование компонента
|
Количество
|
|
Процессор
|
Intel Core i7 950 3067MHz,8Mb,
LGA1366
|
1
|
|
Системная плата
|
ASUS P6T Deluxe V2, Intel X58
|
1
|
|
Оперативная память
|
6Gb (3*2Gb) DDR3 1600Mhz Corsair
XMS3
|
1
|
|
Накопители HDD
|
500Gb Western DigitalSATA-II 16mb
|
1
|
|
Видеокарта
|
640Mb NVIDIA GeForce GTX 470
|
1
|
|
Корпус без БП
|
MiditowerGigaByte GZ-KX9 Black ATX безБП
|
1
|
|
Манипулятор
|
Defender Pluto 310 B, USB+PS⁄2
|
1
|
|
БП
|
Corsair CMPSU-850TX 850W
|
1
|
|
Клавиатура
|
KBS-8:Ветви сакуры
|
1
|
|
Видеомонитор
|
16" MONITOR ASUS VH232T BK
|
2
|
Все компьютеры компании, находящиеся в офисе, включены в единую
корпоративную сеть. Для организации сети компании используется топология
«звезда», причем в каждом кабинете, где более одного компьютера, имеется
концентратор, соединяющий компьютеры внутри кабинета. В некоторых случаях 1
концентратор объединяет компьютеры из нескольких кабинетов, если их количество
не очень велико. В каждом кабинете использована технология «звезда». Все
концентраторы компании подключаются к концентратору, находящемуся в кабинете у
техников. Таким образом, в компании используется сеть «иерархическая звезда».
Все компьютеры обладают одинаковыми характеристиками. Компьютеры в сети
имеют стандартную сетевую карту с разъемом RJ45 и сетевую операционную систему.
В каждом кабинете расположены концентраторы SuperStack II Hub 100 Base T4
производства 3Com Corp. Техническая архитектура компании представлена на
рисунке 1.2.
Рисунок 1.2 - Техническая архитектура компании
В компании используются различные по свойствам и функциям программные
продукты. Программная архитектура компании представлена на рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 - Программная архитектура компании
Программное обеспечение компании включает совокупность программ для
реализации целей и задач информационной системы, связанных с основной
деятельностью компании, а также нормального функционирования комплекса
технических средств [14]. Системное программное обеспечение компьютеров
представлено в таблице 1.3.
Таблица 1.3 - Основное системное программное обеспечение
Количество
|
|
ОС Windows 7 Корпоративная
|
48
|
|
Антивирус ESET Antivirus
|
48
|
|
Архиватор 7Zip
|
48
|
Широко применяются архиваторы Rar, WinZip, WinRar. Всеми работниками
используется текстовый редактор Microsoft Word. В процессе работы, сотрудники
сталкиваются с необходимостью детального анализа и мониторинга всевозможных
данных. Поэтому применение находит табличный процессор Microsoft Excel, который
позволяет реализовать наиболее «популярные» методы обработки результатов
социологических исследований. Подготовка художественного дизайна макетов,
выпуск печатных PR-материалов: листовок, буклетов, плакатов; обслуживание
PR-мероприятий - огромное значение здесь отводится таким программам, как Adobe
Illustrator, Adobe PhotoShop, Power
Point, CorelDraw, которые позволяют редактировать изображения: изменять размер,
вырезать отдельные фрагменты, рисовать, дополнять автофигурами и т.д.
Также в компании имеется программный продукт 1С: Бухгалтерия 8, который
является типовым решением для автоматизации бухгалтерского и налогового учета,
включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Конфигурация
Бухгалтерия предприятия позволяет реализовать любую схему учета и может
использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами.
Организационное обеспечение информационной системы компании представляет
собой совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие
работников с техническими средствами, а также между собой в процессе эксплуатации
информационной системы. Организационное обеспечение включает должностные
инструкции, приказы директора компании, нормы, правила, обязанности, распорядок
рабочего дня для работников [17].
Математическое обеспечение ИС компании - это совокупность математических
методов, моделей и алгоритмов обработки информации, являющихся математической и
алгоритмической основой системных и прикладных программ, применяемых в
компании, а также используемых при решении функциональных задач и в процессе
обработки информации ручным способом [20].
В состав эргономического обеспечения филиала входят: комплекс различной
документации, содержащей эргономические требования к рабочим местам, условиям
деятельности персонала; комплекс методов, учебно-методической документации и
технических средств, обеспечивающих обоснование формулирования требований к
уровню подготовки персонала; комплекс методов и методик, обеспечивающих высокую
эффективность деятельности работников [15].
Информационное обеспечение деятельности компании представляет собой
совокупность данных, которые получают, обрабатывают и передают сотрудники
компании в процессе своей деятельности [13].
1.3 Анализ
существующей организации бизнес (прикладных) и информационных процессов
Объектом анализа в дипломном проекте является деятельность по управлению
закупками и процессом выдачи товара со склада. Эта деятельность выполняется
складом, где работают заведующий складом и кладовщики.
При выполнении задач работникам склада приходится взаимодействовать с
другими подразделениями организации, от которых они получают входные документы
и передают исходящую информацию (таблица 1.4).
Таблица 1.4 - Взаимодействие склада с другими подразделениями
|
№ п/п
|
Подразделение
|
Получение
|
Предоставление
|
|
1
|
Подразделения
|
− Заявка на выдачу товаров − Запрос о наличии
товаров
|
Отчет о наличии товаров
|
|
2
|
Коммерческий отдел
|
− Информация о поставках
|
− Отчет о наличии товаров − Заявка на поставку
отдельных товаров
|
|
3
|
Экономический отдел
|
− Запрос от подразделения о наличии товаров
|
− Расходная накладная на товары − Отчет о
наличии товаров − Отчет о поступлении и выдаче
|
|
4
|
Бухгалтерия
|
− Приходная накладная на поступившие товары
|
− Отчет о поступлении и выдаче
|
Взаимодействие склада с остальными подразделениями отражено на
контекстной диаграмме функциональной модели деятельности предприятия [3].
Контекстная диаграмма представлена на рисунке 1.4.
Рисунок 1.4 - Контекстная диаграмма функциональной модели
Основными входными данными для учета движения запасов на складе являются:
- приходная накладная на поступившие товары;
- данные поставщиков;
- данные о поступивших товарах;
- информация о поставках (когда планируются поставки тех или
иных товаров);
- запрос от подразделения о наличии товаров;
- заявка от подразделения на выдачу товаров.
В качестве результата выполнения процесса представлены такие выходы:
- расходная накладная на товары, переданные подразделениям;
- отчет о наличии товаров (с возможностью указания, когда
поступят отсутствующие товары);
- заявка на поставку отдельных товаров в коммерческий отдел.
Все задачи выполняют заведующий складом и кладовщики на основе
должностных инструкций и правил оформления документации.
Рассмотрим, каким образом организован процесс учета запасов на складе.
При поступлении товаров на основе товарной накладной в специальный файл (в
формате Excel) вносятся данные о поступивших товарах, их количестве и
стоимости. Кроме того, заполняются подробные данные о поставщиках. Данные о
поставщиках вносятся в отдельный файл. При внесении данных о товарах приходится
просматривать файл, определяя, имеется ли уже запись о таких товарах или нет.
Если нет - то нужно вводить новые сведения, если же запись о таком виде товара
уже есть, то нужно изменить указанное в файле количество товара с учетом
количества поступившего товара.
Кроме того, от коммерческого отдела поступает информация (в виде
текстовых документов) о товарах, которые должны быть поставлены (с указанием
сроков, вида и количества, а также поставщика). Эти документы (служебные
записки) хранятся в бумажном виде, и при необходимости просматриваются.
При поступлении заявки от подразделения на выдачу товаров кладовщик
заполняет заявку. Это делается на основании звонка от начальника отдела (или
менеджера) или служебной записки. Кладовщик просматривает файл с информацией о
наличии товаров. Если товары имеются на складе, то формируется расходная
накладная и товары выдаются менеджеру подразделения. Если товаров нет в
наличии, то анализируется информация о запланированных доставках и, при наличии
товаров среди тех, которые должны быть поставлены, выдается информация о
времени их поставки. Если товаров нет в наличии, и нет данных о запланированной
поставке, то оформляется заявка на поставку товаров, которая передается в
финансовый отдел, а в подразделение передается информация о том, что сделана
заявка на поставку необходимых товаров. Этот процесс представлен на
функциональной диаграмме первого уровня (рисунок 1.5).
Рисунок 1.5 - Функциональная диаграмма первого уровня
Стоит отметить, что на диаграмме часть процессов выделена серым цветом -
это процессы, которые частично используют возможности компьютерной техники.
Однако в целом деятельность склада не автоматизирована.
Проанализируем, каким образом выполняется учет наличия товаров на складе
магазина. Для этого проведем декомпозицию диаграммы первого уровня (рисунок
1.6).
Рисунок 1.6 - Декомпозиция блока «Учет наличия товаров»
На основе представленной модели, а также описания процесса можно сделать
вывод, что процесс учета закупок товаров является длительным, трудоемким и
затратным. Кроме того, в процессе анализа могут быть допущены ошибки, что
приводит к искажению информации и негативно воздействует на процесс принятия
решений на основе этих данных. Автоматизация процесса позволит решить все эти
проблемы.
1.4
Постановка задачи
При анализе процесса выполнения задачи были выявлены такие основные
недостатки:
. Большие затраты времени на выполнение процесса;
. Высокая стоимость выполнения процесса;
. Наличие ошибок, которые могут негативно влиять на процесс принятия
решения, а также требовать дополнительного времени для поиска и устранения.
Решением всех этих проблем может стать разработка информационной системы
учета закупки товаров.
Цель разрабатываемой информационной системы: автоматизация задач,
выполняемых в процессе учета закупок, подготовка данных для отчетов по
результатам деятельности, а также необходимых выходных документов.
Основные задачи внедряемой информационной системы (рисунок 1.7):
автоматизация оформления заявки;
автоматизация оформления факта поступления товаров;
автоматизация учета о планируемом поступлении товаров;
автоматизация выдачи товаров;
автоматизация формирования заявки на закупку товаров;
автоматизация подготовки отчетности.
Рисунок 1.7 - Задачи проектируемой информационной системы
Постановку задач осуществим по формуле: дано - требуется - условия. Выбор
метода ее решения дает возможность получения нужных результатов для всех
допустимых исходных данных. Формализация задач представлена в таблице 1.5.
Таблица 1.5 - Формализация задач информационной системы
|
Задачи
|
Дано
|
Требуется
|
Условия
|
|
1.Автоматизация оформления факта поступления товаров.
|
Информация о поставщике товара, названии, количестве,
стоимости.
|
Занести информацию в БД. Обеспечить возможность просмотра,
поиска, редактирования данных о поступивших накладных.
|
При добавлении информации должен обеспечиваться контроль
достоверности данных.
|
|
2.Автоматизация оформления заявки.
|
Данные от подразделения: кол-во товаров, дата. Данные о
видах товаров
|
Создать возможность просмотра, поиска, добавления,
изменения, удаления заявок.
|
При добавлении информации должен обеспечиваться контроль
достоверности данных.
|
|
3.Автоматизация учета товаров.
|
Сведения из базы данных.
|
Обеспечить возможность удобного ввода информации, быстрого
поиска.
|
При добавлении информации должен обеспечиваться контроль
достоверности данных.
|
|
4.Автоматизация учета о планируемом поступлении.
|
Информация о планируемом поступлении.
|
Обеспечить возможность удобного ввода и редактирования
информации.
|
При добавлении информации должен обеспечиваться контроль
достоверности данных.
|
|
5.Автоматизация выдачи товаров.
|
Информация из базы данных.
|
Сформировать расходные накладные, учесть все заявки.
|
Должен обеспечиваться контроль наличия товаров,
удовлетворения заявок.
|
|
6.Автоматизация формирования заявки на закупку товаров.
|
Информация из базы данных.
|
Обеспечить возможность автоматического формирования и
удобного редактирования информации.
|
Должен обеспечиваться контроль достоверности данных
|
|
7.Автоматизация подготовки отчетности.
|
Информация из базы данных
|
Обеспечить возможность автоматического формирования
отчетов.
|
Должна обеспечиваться возможность формирования развернутого
и группового вариантов отчетов.
|
|
|
|
|
|
Результатом решения поставленной задачи будет разработанная
информационная система учета сбыта товаров.
2. Проект
автоматизации бизнес-процессов
.1
Функциональная структура
При анализе процесса выполнения задачи были выявлены такие основные
недостатки:
. Большие затраты времени на выполнение процесса.
. Высокая стоимость выполнения процесса.
. Наличие ошибок, которые могут негативно влиять на процесс принятия
решения, а также требовать дополнительного времени для поиска и устранения.
Решением всех этих проблем может стать разработка информационной системы.
Проанализируем, каким образом изменится процесс учета запаса на складе после
внедрения информационной системы. Контекстная диаграмма представлена на рисунке
2.1.
Рисунок 2.1 - Контекстная диаграмма функциональной модели
Стоит отметить, что основные изменения - это добавление механизма
«Информационная система» и управленческой информации «Правила работы с ИС». Все
входные и выходные документы остались теми же, только выходные данные были
заменены на электронные версии.
Так, основными входными данными для учета движения запасов на складе
являются:
- приходная накладная на поступившие товары;
- данные поставщиков;
- данные о поступивших товарах;
- информация о поставках (когда планируются поставки тех или
иных товаров);
- запрос о наличии товаров;
- заявка на выдачу товаров.
В качестве результата выполнения процесса представлены такие выходы:
- электронная заявка;
- расходная накладная на товары в электронном виде с
возможностью печати;
- отчет о наличии товаров в электронном виде с возможностью
печати (с возможностью указания, когда поступят отсутствующие товары);
- заявка на поставку отдельных товаров в электронном виде с
возможностью печати.
Все задачи выполняют заведующий складом и кладовщики на основе
должностных инструкций и правил оформления документации с использованием
информационной системы на основе правил работы с ИС.
Рассмотрим, каким образом будут выполняться основные функции процесса.
Этот процесс представлен на функциональной диаграмме первого уровня (рисунок
2.2).
Рисунок 2.2 - Функциональная диаграмма первого уровня
Все процессы автоматизированы, предполагают использование
централизованной базы данных и специализированных форм пользователя.
2.2
Информационное обеспечение
.2.1
Информационная модель и ее описание
Основным звеном информационной системы является база данных, поэтому
процесс разработки информационной системы начинается с проектирования базы
данных.
Для того чтобы база данных адекватно отражала предметную область,
проектировщик базы данных должен хорошо представлять себе все нюансы, присущие
данной предметной области (ПО), и уметь отобразить их в базе данных. Поэтому
прежде чем начинать проектирование базы данных, необходимо как следует
разобраться, как функционирует предметная область, для отображения которой
создается БД.
Для успешной реализации проекта объект проектирования должен, прежде
всего, быть адекватно описан. Это значит, что должны быть построены полные и
непротиворечивые информационные модели проектируемой информационной системы.
Описание предметной области, выполненное без ориентации на используемые в дальнейшем
программные и технические средства, называется инфологической моделью [18].
Таким образом, под инфологической моделью понимают описание предметной
области, выполненное с использованием специальных языковых средств, не
зависящих от используемых в дальнейшем программных средств.
Основными объектами предметной области будут: товар, группа товаров,
склад, получатель, поставщик, приход товаров, расход товаров. Для построения
логической модели базы данных было использовано CASE-средство ERWin. Модель
предметной области (уровня сущностей) представлена на рисунке 2.3.
Рисунок 2.3 - Инфологическая модель (уровень сущностей)
Кроме того, необходимо проанализировать атрибуты всех представленных в
модели сущностей, определить их тип, задать ограничения, указать первичные и
внешние ключи [12]. Стоит отметить, что в каждой сущности должен быть определен
первичный ключ. Это, конечно, не является обязательным условием, но значительно
облегчает работу с базой данных. Поэтому примем за обязательное условие наличие
первичного ключа в каждой сущности. На основе представленной выше модели, а
также подробного анализа предметной области можно разработать инфологическую
модель уровня атрибутов (рисунок 2.4).
Рисунок 2.4 - Инфологическая модель (уровень атрибутов)
Используя разработанные модели предметной области можно разработать
физическую структуру базы данных, и даже автоматически сгенерировать ее. При
преобразовании инфологической модели в даталогическую используются такие
правила [14]:
. Каждая сущность становится таблицей. Названия таблиц задаются во
множественном числе.
. Каждый атрибут сущности становится столбцом таблицы.
. Ключевой атрибут становится ключом таблицы.
. Связи между сущностями становятся связями между таблицами.
Физическая модель данных с указанием типов основных атрибутов
представлена на рисунке 2.5.
Рисунок 2.5 - Физическая модель базы данных
Первым шагом на пути проектирования структуры реляционной базы данных
является нормализация таблиц базы данных. Главная задача нормализации -
устранение избыточности данных. Благодаря этому не только облегчается сама
работа по администрированию, но и сокращается объём дискового пространства, где
хранится БД. Стоит отметить, что все разработанные в ходе проектирования
таблицы удовлетворяют 3 н.ф. На основе инфологических моделей нами были разработаны
таблицы базы данных. Между таблицами базы данных установлены связи [2]. Схема
базы данных представлена на рисунке 2.6.
Рисунок 2.6 - Схема базы данных
Разработанная база данных станет основой разрабатываемой системы. Для
работы с ней будет разработан пользовательский интерфейс с использованием среды
программирования Делфи.
2.2.2
Используемые классификаторы системы кодирования
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного
поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, её необходимо представить
в цифровом виде, с этой целью её нужно сначала упорядочить (классифицировать),
а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора. Основными
объектами классификации и кодирования являются справочные реквизиты-признаки,
описывающие процессы, место, время выполнения процессов, субъекты и объекты
действия, отражаемые в показателе [16]. Кодированию в документах подлежат те
признаки, по которым выполняется группировка информации в ПК. В нашей
информационной системе создан локальный классификатор, с использованием
иерархического метода классификации. Структура нормативно-справочной
информации, используемой для разработки АРМ менеджера по продажам представлена
в таблице 2.1:
Таблица 2.1 - Структура нормативно-справочной информации
|
№ п/п
|
Наименование кодируемого множества объектов
|
Значность кода
|
Система кодирования
|
Вид классификатора
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
1
|
Код группы
|
ХХХХХ
|
порядковая
|
локальный
|
|
2
|
Код расчета
|
ХХХХХ
|
порядковая
|
локальный
|
|
3
|
Код товара
|
ХХХХХ
|
порядковая
|
локальный
|
|
4
|
Код поставщика
|
ХХХХХ
|
порядковая
|
локальный
|
|
5
|
Код расчета
|
ХХХХХ
|
порядковая
|
локальный
|
|
7
|
Код прихода
|
ХХХХХ
|
порядковая
|
локальный
|
|
8
|
Код клиента
|
ХХХХХ
|
порядковая
|
локальный
|
|
9
|
Код места
|
ХХХХХ
|
порядковая
|
локальный
|
Код стеллажа
|
ХХХХХ
|
порядковая
|
локальный
|
Описание систем классификации и кодирования. Для всех кодов применяется
одинаковый код. Длина кода ХХХХХ, где ХХХХХ - порядковый номер.
2.2.3
Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной информации
К входной информации относится вся информация, необходимая для решения
задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных
носителях, в памяти ЭВМ [11]. Входной информацией для разрабатываемой в
дипломном проекте ЭИС являются данные товаров. Данные товаров будут
представлены в таблице «Товары» со следующей структурой (таблица 2.2).
Таблица 2.2 - Структура таблицы «Товары»
|
Имя поля
|
Тип поля
|
Пояснения
|
|
Код товара
|
Числовой
|
Первичный ключ
|
|
Артикул
|
Строковый
|
|
|
Код категории
|
Числовой
|
Внешний ключ
|
|
Наименование товара
|
Строковый
|
|
|
Единицы измерения
|
Строковый
|
|
|
Цена
|
Числовой
|
|
|
Количество
|
Числовой
|
|
|
Код поставщика
|
Числовой
|
Внешний ключ
|
Данные клиентов будут представлены в таблице «Клиенты» со следующей
структурой (таблица 2.3).
Таблица 2.3 - Структура таблицы «Клиенты»
|
Имя поля
|
Тип поля
|
Пояснения
|
|
Код поставщика
|
Числовой
|
Первичный ключ
|
|
Наименование
|
Строковый
|
|
|
Юр.адрес
|
Строковый
|
|
|
Адрес
|
Строковый
|
|
|
Телефон
|
Строковый
|
|
|
Начальник
|
Строковый
|
|
|
Менеджер
|
Строковый
|
|
Также к входной информации относятся приходная и расходная накладные.
Результатными документами являются: приход и расход товаров. Данные о приходе
товаров представлены в таблице «Приход товаров». Макет документа «Приход
товаров» приведен на рисунке 2.7.
Рисунок 2.7 - Макет документа «Приходная накладная»
Данные о расходе товаров представлены в таблице «Расход товаров», которая
по своей структуре очень похода на таблицу «Приход товаров». Это унифицирует
работу по учету прихода и расхода товара. Макет документа «Расход товаров»
приведен на рисунке 2.8.
Рисунок 2.8 - Макет документа «Расходная накладная»
Макет отчета «Прайс-лист» представлен на рисунке 2.9.
Рисунок 2.9 - Макет отчета «Отчет по товару»
К условно - постоянной относится информация, использующаяся во многих
циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени
[9]. Целями создания условно - постоянной информации является централизация
хранения данных, повышение достоверности данных, устранение дублирования,
сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ. К условно - постоянной
информации относится информация, хранящаяся в следующих справочниках: группы
товаров, поставщики, склады. Структура справочника «Группы товаров» приведена в
таблице 2.4.
Таблица 2.4 - Структура таблицы «Группы товаров»
|
Имя поля
|
Тип поля
|
Пояснения
|
|
№ группы
|
Числовой
|
Первичный ключ
|
|
Категория
|
Строковый
|
|
Структура справочника «Стеллажи» приведена в таблице 2.5.
Таблица 2.5 - Структура таблицы «Стеллажи»
Тип поля
|
Пояснения
|
|
Код стеллажа
|
Числовой
|
Первичный ключ
|
|
Стеллаж
|
Строковый
|
|