Информационная система 'Отдел кадров нотариальной конторы'

Информационная система 'Отдел кадров нотариальной конторы'

Перечень сокращений и символов

СУБД- система управления базами данных;

ИС- информационная система;

ИО- информационный объект;

АС- автоматизированная система;

БД- база данных;

К.Д- контекстная диаграмма;

И.Ф- информационный фонд

Введение

На сегодняшний день организация ООО «Стрекоза» осуществляет свою нотариальную деятельность на протяжении года, весь документооборот осуществляется в бумажном виде по внутренним регламентам. Мною разрабатывалась Информационная система для подразделения, которое занимается обеспечением трудовыми ресурсами.

Назначение системы:

. Автоматизация работы отдела.

. Исключение ошибок, имеющих природу «человеческого фактора» при работе с бумагами.

. Систематизация и анализ.

Ожидаемый эффект от использования:

. Сокращение времени выполнения стандартных операций, а как следствие, возможность совмещения специалистом отдела кадров смежных вакантных должностей.

. Возможность быстрого получения ответа на запросы руководителя и бухгалтерии.

. Строгий учет

. Исключение непоследовательных действий при вводе данных.

. Исключение пропуска необходимых данных, система последовательна и вовремя напомнит о необходимости заполнить пустые формы.

Создание базы данных позволит вести строгий учет и систематизировать данные о сотрудниках, как вновь прибывших, так и уволенных.

Данная информационная система разрабатывается в Access. Данная система управления базами данных являются самым доступным и, как следствие, наиболее распространенным видом программного обеспечения.

СУБД имеют более чем тридцатилетнюю историю развития с сохранением преемственности и устойчивых традиций. Идеологическая ценность СУБД объясняется тем, что в основе программ такого рода лежит концепция модели данных, то есть некоторой абстракции представления данных.

В моём случае, данные представлены в виде табличных строк, состоящих из записей. Формат записей в табличных строках должен быть одинаковым, на ряду с тем, что количество строк для пользователя остаётся постоянным. Табличные поля представляют собой записи, из которых и состоят последние. Поскольку во всех записях имеются одни и те же поля (с разными значениями), полям необходимо присваивать уникальные имена. В отделе кадров нотариальной конторы ООО «Стрекоза» информацию о сотрудниках предполагается хранить именно по такой схеме. Например: при приеме сотрудников на работу заполняется форма личного листа по учету кадров, при увольнении происходят такие же манипуляции, при этом данная форма не меняется и остаётся одинаковой для каждого сотрудника.

В СУБД нотариальной конторы входящую информацию можно представить в виде таблицы с неизменными полями для записи, без задания количества символов в них или в виде картотеки, содержащей неопределенное количество карточек постоянной структуры.

Условно можно сказать, что данная СУБД выполняет четыре основных операции:

внесение в базу данных определенного количества записей;

удалить из базы данных одну или несколько записей;

найти в СУБД запись, при условии задания определенных параметров поиска;

обновить значение строк, при условии запроса на обновление,

Данная разработка MS Access является СУБД реляционного типа, когда связь может установиться неявным образом, например, по совпадению значений полей в различных файлах, что упрощает поиск, анализ, поддержку и защиту данных, поскольку они сохраняются в одном месте.

1. Структурный системный анализ нотариальной конторы ООО «Стрекоза»

Структурный системный анализ выполняется для понимания: информационных объектов, отношений между ними; требований к информационной системе. Также, на основе данного анализа выполняется составление технического задания проектируемой информационной системы.

Определим основные функции отдела кадров нотариальной конторы ООО «Стрекоза». Для этого необходимо сказать о том, что данная организация имеет достаточно небольшой штат и четкое разграничение обязанностей по отделам.

Штатным расписанием предусмотрено, что на сегодняшний день в компании должно трудится 10 человек, включая уборщицу и секреторя-референта.

Имея такой небольшой штат, функции сотрудника отдела кадров представляется возможным возложить на выбранного сотрудника и для упрощения его работы необходимо создание информационной базы данных для автоматизированного их хранения.

Основные функции отдела кадров представляющие интерес для дальнейшей автоматизации можно расписать по следующей схеме:

обеспечение нотариальной конторы персоналом с учетом существующего кадрового состава;

рассмотрение возможностей совмещения и объединения сотрудников со смежными специальностями;

сделать возможным оценку критериев отбора персонала;

возможность оперативного получения информации о сроках действия лицензий сотрудников, для своевременной аттестации и возможности повышения квалификации.

ведение статистического учета по уволенным сотрудникам;

анализ причин увольнения работников;

обеспечение социальных гарантий увольняющимся работникам, если такие предусмотрены законом;

проводить оперативный контроль за работой персонала, такой как соблюдение графика отпусков;

проводить оперативный контроль за работой персонала, такой как соблюдение графика отпусков;

Функции не зависящие от автоматизации:

определять содержание работ на каждом рабочем месте, согласно штатного расписания;

разрабатывать и внедрять системы заработной платы, определять особенности оплаты труда отдельных категорий работников;

Структурный системный анализ условно можно представить следующей схемой:

Анализ предметной области

Анализ предметной области сводится к определению глобальной и частных целей.

Глобальной целью является автоматизация процесса занесения данных и систематизированное их хранение, что даст возможность четкого контроля работы отдела кадров и получения информации по любому сотруднику в любое время непосредственно директором компании .

Частными целями можно считать:

ускорение процесса обработки данных;

сортировать данные;

уменьшение времени поиска необходимых данных.

Определение задач, решаемых АС.

Задача №1 «СБОР И ХРАНЕНИЕ ДАННЫХ»

Задача №2 «ОБРАБОТКА ДАННЫХ»

Задача №3 «ЗАЩИТА ДАННЫХ»

Определение ИО.

Под определением ИО подразумевается определение перечня субъектов, представляющих собой разные подразделения организации, в той или иной степени участвующих в процессе обработки данных.

Проведя анализ работы отдела кадров нотариальной конторы определила следующие ИО:

данные по сотруднику;

информационная картотека;

Определение отношений между ИО

Отношения между ИО можно представить в виде процесса взаимодействия последних по следующей схеме:

Сотрудник

↕

Отдел кадров

Действия, совершаемые данными участниками:

поиск;

сортировка;

выборка;

ввод данных;

предоставление данных.

Анализ требований к ИС.

Решаемые АС задачи:

автоматизация процесса сбора данных, а именно:

личные данные (данные паспорта; ИНН; пенсионное страховое);

семейное положение (статус; наличие иждивенцев; классификация родственников по степени родства);

Ф.И.О. и год рождения;

трудовая деятельность (до поступления на работу в ООО “Стрекоза”)

трудовая деятельность в данной организации;

условия приёма на работу (основное место; совмещение и т.д.);

данные по отпускам;

данные по медосмотрам (наличие медосмотров; данные по полюсам ДМС и ОМС; ограничения по здоровью)

данные по занимаемой должности;

визуализация сотрудника:

работа с данными

ввод новых данных;

удаление ненужных данных;

объединение в группы по признаку;

поиск данных по заданному параметру;

Защита от несанкционированного доступа

для решения данной цели предусмотрена возможность установки паролей для пользователей системы с ограничением доступа:

неограниченный доступ для сотрудника отдела кадров;

доступ, позволяющий формирование отчетов, без возможности изменения данных, для руководителя предприятия;

доступ, позволяющий формирование отчетов по отпускам, без возможности изменения данных, для бухгалтера предприятия;

Все три пользователя не имеют право доступа к режымам форматирования, т.е при работу с ИС командные строки не видны.

Условия эксплуатации

Эксплуатация данной информационной системы предусмотрена в нотариальной конторе ООО «Стрекоза»: юредический адрес: Карелия, г.Костомукша, ул.Антикайнена 19-67; фактический адрес: Санкт-Петербург, ул.Варшавского Лит., 7.

ИС будет установлена на рабочем компьютере сотрудника отдела кадров с монопольным доступом.

.1 Техническое задание

Формирование технического задания на создание ИС отдела кадров нотариальной конторы ООО «Стрекоза»

Общие сведения

Наименование системы - Автоматизированная система отдела кадров нотариальной конторы ООО «Стрекоза»

Условное обозначение- АСокНК2016/30

Разработчик - студентка группы___________, УрСЭИ.

Заказчик - Нотариальная контора ООО «Стрекоза»

Основание для разработки: Авторский договор студентки Е.О.Лопатиной с Нотариальной конторой ООО «Стрекоза», в лице генерального директора Белавиной Е.А.

Начало работ: 27.02.2016года

Окончание работ:05.05.2016 года

Источники и порядок финансирования: Финансирование производится Нотариальной конторой, в соответствии с договором подряда №369 от 24.02.2016 года со студенткой Е.О.Лопатиной в размере фиксированной суммы, договор прилогаю.

Назначение и цели создания

Система предназначена для автоматизации процесса деятельности отдела кадров Нотариальной конторы.

Целью создания является упрощение работы персонала Нотариальной конторы. Установка ПОна компьютер специалиста отдела кадров.

Характеристика объектов автоматизации

Объектом автоматизации является процесс внесения и хранения данных по сотрудникам нотариальной конторы ООО «Стрекоза»

Автоматизированная система может быть использована следующими специалистами:

Нотариус/руководитель;

Специалист отдела кадров.

Требования к системе

АС должна содержать клиентскую программу, которая позволит вести учет данных.

Система должна функционировать круглосуточно.

В процессе эксплуатации система должна выдерживать ввод и обработку в среднем тридцати операций в течении 8 часов.

Функциональные требования:

Система должна автоматически формировать все формы запрошенных отчетов.

Система в своем внутреннем устройстве должна быть понятной для пользователей.

Требования к видам обеспечения

Системное программное обеспечение Microsoft Windows

Состав и содержание работ по созданию системы

разработка и согласование вида рабочих таблиц, с обязательным наличием выбора необходимых параметров;

разработка макетов форм.

разработка связей между формами.

оформить комплект проектной документации по ГОСТ 34.201-89

Порядок контроля и приемки системы

Контроль над выполнением и приемка работ осуществляется руководством Нотариальной конторы в соответствии с договором.

Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

Установить программу.

Провести тестирование.

Оформить отчет по результатам тестирования системы.

При разработке информационной системы составить пояснения в соответствии с методическими указаниями.

Источники разработки

. ГОСТ 34.601-90 Автоматизированные системы. Стадии создания.

. ГОСТ 34.602-89 Техническое задание на создание автоматизированной системы.

. РД50-34.698-90 Автоматизированные системы требования к содержанию документов.

2. Диаграммы потоков данных для ИС отдела кадров ООО «Стрекоза»

Контекстная диаграмма, далее К.Д.- это специальный вид DFD, которое моделирует систему наиболее общим образом

К.Д. отражает интерфейс системы ко внешним сущностям. Иными словами, это информационные потоки между системой и внешними сущностями, а именно между системой и всеми данными по сотрудникам, которые заносятся специалистом отдела кадров в формы ручным способом.

К.Д. идентифицирует эти сущности, тем самым отражает главную цель и природу И.С.

К.Д. устанавливает границы, создаваемые И.С., и является для неё единственной К.Д. с DFD верхнего уровня. Внешними сущностями можно считать:

данные, получаемые от сотрудника специалистом отдела кадров и вносимые последним в формы ИС

данные, получаемые специалистами после обработки их И.С. Такими данными можно считать отчеты, ответы на запросы.

Диаграммы, детализирующие процессы.первого уровня, осуществляется как декомпозиция процесса, присутствующего на контекстной диаграмме.

Например: Форма: занесение данных «Личное дело»( Рисунок 1)- это процесс, присутствующий на контекстной диаграмме, а занесение данного в форму образования- это DFD первого уровня ( Рисунок 2).

Рис.№1

Рис.№2

Любая построенная диаграмма первого уровня, в свою очередь может иметь множество процессов, которые могут быть декомпозированные в DFD нижнего уровня.

Так, любую И.С. можно представить как иерархию DFD с контекстной диаграммой в корне дерева.

Данный процесс декомпозиции необходимо продолжать до тех пор, пока DFD низшего уровня будет можно эффективно описать с помощью коротких ( до одной страницы) миниспецификаций обработки.

3. Структура информационного фонда для ИС отдела кадров ООО «Стрекоза»

Структура информационного фонда, далее И.Ф., обрабатываемого в процессе функционирования И.С., состоит:

.1 Список данных, хранящихся в главных таблицах

Таблица 1 «Личное дело», рисунок 3:

Рис. №3

К данным, которые непосредственно хранятся в данной таблице, относятся: Ф.И.О., дата рождения, должность, наличие гражданства Р.Ф., пол, номер страхового свидетельства, характеристика (формат поле MEMO) и фото.

.2 Список данных, хранящихся в подчинённых таблицах

Таблица 2 «Личные данные», рисунок №4

Рис. №4

Нет данных для хранения.

Таблица 3 «Образование», рисунок 5

Рис. №5

Данные для хранения: название учебного заведения; форма обучения; тип документа; факультет; специальность, квалификация, данные начала и окончания обучения.

Таблица 4 «Семейное положение»

Рис. №6

Данные для хранения: Ф.И.О. родственника, степень родства, дата рождения, адрес регистрации и контактный телефон.

Таблица 5 «Медосмотр»

Рис. №7

Данные для хранения: дата прохождения; ограничения по труду.

Таблица 6 «Оплата труда»

Данные для хранения: размер оклада и премии, наличие льгот и компенсаций.

Таблица 7 «Трудовая деятельность»

Рис. №9

Данные для хранения: название предприятия, должность, период работы и причины увольнения, с возможностью выбора из готовых вариантов.

Рис.10

3.3 Список данных, используемых для параметрических запросов

Схема данных для определения списка данных, используемых для параметрических запросов представленная на рисунке 11.

Рис. №11

а именно:

ИДсотрудника;

ИДдолжности;

ИДсемьи;

ИДстрахового свидетельства;

ИДИНН.

.4 Множество выходящих данных

Множество выходящих данных можно представить через имеющиеся запросы.

Например: рисунок 12 «запрос-выборка», наличие данного запроса реализует возможность получения множества данных, таких как идентификация предприятия и причина увольнения с него, по Ф.И.О. сотрудника.

Рис. №12

Более детально и подробно запросы будут рассмотрены в 4 главе данной курсовой работы.

4. Инфологическая модель данных для ИС отдела кадров ООО «Стрекоза»

Инфологическая модель данных представляет собой схему взаимодействия таблиц, с логически сгруппированными данными, объединёнными в единую базу, посредством задания связи между ними, рисунок 13.

Рис 13

Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами, или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

Например: для установления связи таблицы 1 и таблицы «Образование» использованы совпадения имен полей, рисунок 14.

Рис. №14

В данной ИС предусмотрено применение двух видов связи:

«Один ко многим»: данный вид связи характеризует то, что каждой записи в таблице «А» может соответствовать несколько записей в таблице «В» (поля с такими записями- внешние накопители), а запись в таблице «В» не может иметь более одной записи в таблице «А», ей соответствующей, пример представлен на рисунке 15.

Рис. №15

«Один к одному»: запись в таблице «А» может иметь не более одной связанной записи в таблице «В», и наоборот.

Используется для:

. отделения части таблицы в целях ее защиты.

. сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице, пример представлен на рисунке 16.

Рис. №16

5. Физическая структура реляционной Б.Д. для ИС отдела кадров ООО «Стрекоза»

Основной логической структурной единицей манипулирования данными является строка таблицы- запись. Структура записи определяется составом входящих в нее полей. Совокупность полей записи соответствует логически связанным реквизитам, характеризующим некоторую сущность предметной области. Типовыми функциями СУБД по работе с данными являются: выборка, добавление, удаление и изменение данных. Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя.

Для данной программы объектами являются: таблицы, запросы, формы и макросы.

.1 Таблица

Таблица- объект, который используется для хранения информации. Таблица содержит поля.

Правила оформления полей:

поле- столбец таблицы;

поле содержит определенное свойство объекта;

каждое поля имеет имя;

внутри имени поля нельзя использовать пробелы;

для связки между словами можно ставить знак подчеркивания;

Тип поля определяет множество значений, которые может принимать данное поле в различных записях. В реляционных базах данных используется четыре основных типа полей: числовой, символьный, дата, и логический. Логический тип соответствует полю, которое может принимать всего два значения: "да" - "нет" или "истина" - "ложь"

Используемые таблицы:

Таблица 1 «Личное дело»;

Таблица 2 «Личные данные»;

Таблица 3 «Образование»;

Таблица 4 «Семейное положение»;

Таблица 5 «Медосмотр»,

Таблица 6 «Оплата труда»,

Таблица 7 «Трудовая деятельность»,

Таблица 8 «Трудовая деятельность в ООО «Стрекоза».

.2Запрос

Запрос- объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL. Можно создавать запросы на выборку, удаление или добавление данных, можно создавать новые таблицы, используя данные одной или нескольких таблиц, которые уже существуют.

Запросы:

Определение имени сотрудника по номеру телефона его родственника, рисунок 17.

Рис. №17

Запрос должности по фамилии сотрудника, рисунок 18.

Рис. №18

Запрос «Причина увольнения с предыдущих мест работы по Ф.И.О. сотрудника», рисунок 19.

Рис. №19

Рис. №20

Для создания запросов можно использовать мастера запросов, рисунок 21.

Рис. №21

Использование данного пункта командной панели позволяет выполнить: перекрёстный запрос, запрос по повторяющимся записям (выборка) и запросы записей без подчиненных.

.3 Форма

Форма- это объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. В данном случае специалист отдела кадров именно это увидит на экране при работе с определенными таблицами данной ИС, приведём несколько примеров:

Форма для заполнения главной таблицы «Личное дело», рисунок 22

Рис. №22

Форма, которая автоматически запускается при запуске ИС, рисунок 23.

Рис. №23

Также, данный программный продукт дают возможность изменения внутреннего содержания формы через редактора форм, рисунок 24

Рис. №24

.4 Отчет

Отчет- объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

Отчет по связям, рисунок 25.

Рис. №25

Отчет для руководителя по штатному расписанию о наличии образования у сотрудников.

Рис. №26

.4 Макросы

Макрос- объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие.

Например, рассмотрим макрос запуска основной формы при запуске ИС, рисунок 27

Рис. №27

Данный макрос даёт возможность автоматического открытия стартовой формы при запуске программы.

Обеспечение целостности данных осуществляется на уровне физической модели СУБД через систему правил, применение которых является обязательным при создании связей между записями в связанных таблицах, а именно в таблицах объединенных посредствам осуществления связи «Один к одному» и «Один ко многим». Также, при осуществлении данных мероприятий можно обеспечить защиту от случайных удалений и изменений связанных данных.

Условия необходимые для контроля целостности данных, реализуемые в данной СУБД:

. связанные поля имеют один тип данных;

. поле счетчика связано с числовым полем;

. обе связываемые таблицы принадлежат одной базе данных.

информационный база данные кадры

6. Интерфейс базы данных для ИС отдела кадров ООО «Стрекоза»

Интерфейс базы данных предусматривает последовательное открытие форм по запросу сотрудника отдела кадров. При запуске программы автоматически открывается главная форма, рисунок 28.

Рис. №28

Главная форма является формой-меню базы данных для информационной системы нотариальной конторы ООО «Стрекоза». Для формы-меню, на данном этапе разработки, предусмотрено наличие следующих кнопок:

Кнопка вывода сотрудника отдела кадров на основную форму для занесения личных данных по сотрудникам, название кнопки «личное дело» имеет одноименное название со связанной формой, рисунок 29.

Рис. №29

Блок кнопок для параметрических запросов:

кнопка «должность по фамилии» переводит пользователя на форму запроса определения должности по фамилии;

кнопка «причина увольнения» позволяет перевести пользователя на форму для составления отчета по сотруднику с указанием причин его увольнения с ранее занимаемых должностей на предыдущих предприятиях, рисунок 30;

Рис. №30

кнопка «работа у нас» осуществляет автоматический перевод к составлению формы с данными о дате и условиях приёма в ООО «Стрекоза».

Блок кнопок перехода на требуемые разделы для внесения данных по блокам.

кнопка «Образование» позволяет выходить со стартовой формы на форму образование;

кнопка «семейное положение» предусматривает перевод пользователя в раздел занесения данных о членах семьи сотрудника, рисунок 31.

Рис. №31

Также, в данной форме предусмотрена возможность выбора степени родства из предложенных вариантов, рисунок 32

Рис. №32

Вторая основная форма, это форма «Личное дело», как говорилось ранее, она имеет одноименную кнопку на форме-меню. Набор командных кнопок на данной форме представлен на рисунке 33.

Рис. №33

Особенно интересными для рассмотрения, в данном случае, являются кнопки «меню» и «выход».

Кнопка «меню» при её нажатии возвращает пользователя на стартовую форму, производится данная операция посредствам создания Макроса, рисунок 34.

Рис. №34

Кнопка «выход» прекращает работу с информационной системой, производится данная операция посредствам создания Макроса, рисунок 35.

Рис. №35

Кнопки: «далее», «назад», «удалить запись», «добавить запись» и «печать», содержат команды одноименные к их названиям.

Для защиты от несанкционированного доступа предусмотрено наличие пароля пользователя, и отсутствие на формах кнопок для их закрытия, также предусмотрены дополнительные запреты на команды сворачивания форм.

Заключение

Access одна из самых мощных, гибких и простых в использовании СУБД. В ней можно создавать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если нужно создать нечто очень сложное, то на этот случай MS Access предоставляет мощный язык программирования- Visual Basic Application.

Популярность СУБД Microsoft Access обусловлена следующими причинами:

• доступность в изучении и понятность позволяют Access являться одной из лучших систем быстрого создания приложений управления базами данных;

• СУБД полностью русифицирована;

• возможность использования OLE технологии;

• интегрированность с пакетами Microsoft Office;

• визуальная технология позволяет постоянно видеть результаты своих действий и корректировать их; кроме того, работа с конструктором форм может существенно облегчить дальнейшее изучение таких систем программирования, как Visual Basic или Delphi;

• широко и наглядно представлена справочная система;

• наличие большого набора «мастеров» по разработке объектов.

Информационные данные в наши дни все чаще рассматриваются как важные стратегические ресурсы, которые важно организовать так, чтобы их ценность была максимальной.

Перерабатывать большие объемы информации в заданные сроки практически невозможно без использования БД.

Библиографический список

. Буч Г., Рамбо Д., Джекобсон А. Язык UML для пользователя: Пер. с англ. - М.: ДМК, 2000. - 432 с., ил. (Серия «для программистов»).

. Боггс У., Боггс М. UML и Rational Rose: Пер. с англ. - М.: Издательство «Лори», 2000. - 581 с., ил.

. Буч Г., Рамбо Д., Джекобсон А. UML: специальный справочник. - СПб.: Питер, 2002. - 432 с., ил.

. Ларман К. применение UML и шаблонов проектирования: Пер. с англ. - М.: Издательский дом «Вильямс», 2001. - 496 с., ил.

. ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам

. ГОСТ 2.004-88 ЕСКД. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах ввода ЭВМ

. ГОСТ 2.104-68 ЕСКД. Основные надписи

. ГОСТ 2.106-68 ЕСКД. Текстовые документы

. ГОСТ 2.109-73 ЕСКД. Основные требования к чертежам

. ГОСТ 2.301-68 ЕСКД. Форматы