Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

Контроль над документооборотом в администрации Вологодской области

Оглавление

|Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . |3 |
|. . . . . . . . . . | |
|I. Контроль, как функция управления . . . . . . . . . . . . . . . . . .|5 |
|Сущность и содержание функции контроля . . . . . . . . . . |5 |
|1.2. Контроль исполнения документов как разновидность | |
|функции контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|. . . . | |
|Принципы организации и контроля исполнения | |
|документов. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|. . . . . . | |
|II. Контроль документооборота, как форма своевременности | |
|исполнения документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. . . | |
|2.1. Формы и методы контроля исполнения . . . . . . . . . . . . . .| |
|2.2. Организация контроля за исполнением документов . . . . . . | |
| Контроль за исполнением поручений по | |
|официальным документам . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|Контроль за исполнением постановлений губернатора | |
|Контроль за исполнением входящей корреспонденции | |
|Контроль за исполнением устных и письменных | |
|обращений граждан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. | |
|Повышение эффективности контроля за исполнением | |
|документов . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . | |
|. . . . . . . | |
|Пути повышения эффективности контроля за исполнением | |
|документов в аппарате администрации области . . . . . . . . | |
|Заключение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. . . . . . . . . | |
|Список использованной литературы . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. | |
|Приложения . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .| |
|. . . . . . . . . | |

Введение

Российское государство на протяжении четырех столетий - огромный сложный период отечественной истории - формировало и совершенствовало контрольное дело. В державе всегда осознавалась необходимость строго надзора не только ревизии прихода и расхода государственных средств, защиты обиженных, но и за деятельностью администрации. Контроль не прерывал своего существования в годы смут, войн и революционных потрясений.

Сейчас в нашем обществе раздаются голоса, что с ликвидацией административной системы можно ликвидировать или ослабить также и контроль.
Однако известно, что без контроля, т. е. обратной связи, замыкающей систему управления в кольцо, невозможно длительное ее функционирование. В условиях рыночной экономики контроль играет ключевую роль, а уж о слабом контроле не может быть и речи. Особенно важное значение в настоящее время приобретает осуществление действенного контроля исполнения в системе документооборота.

Подготовить документ - это только одна из первых стадий руководства.
Проверка же исполнения - центральное звено в организационной деятельности любого учреждения. Хорошо поставленный контроль исполнения вскрывает не только недостатки, предупреждает ошибки, но и придает работе государственного аппарата конкретность и оперативность.

Контроль исполнения документов дает возможность анализировать управленческую деятельность, сравнивать достигнутые результаты с запланированными, своевременно выявлять недостатки, узкие места, нерешенные проблемы и устранять их, учитывать и обобщать опыт, а главное принимать меры по совершенствованию управленческих решений.

При проверке исполнения документов можно сделать вывод, как качественно выполняется намеченное мероприятие. Безусловно, контроль исполнения - необходимый элемент руководства государством, именно здесь вскрываются недостатки и нарушения в работе учреждений, выявляются причины, порождающие негативные явления.

Предметом рассмотрения данной дипломной работы является вопрос контроля исполнения в системе документооборота.

Целью дипломной работы является анализ выполнения контрольных функций за организацией документооборота в аппарате администрации Вологодской области и разработка мероприятий по совершенствованию форм и методов контроля.

В задачи работы входит следующее :
1. Рассмотреть сущность, содержание и виды контроля как одной из важнейших функций управления.
1. Рассмотреть и провести анализ выполнения контрольных функций за документооборотом в аппарате администрации области.
1. Разработать мероприятия по совершенствованию форм и методов контроля и провести экономическую оценку их эффективности.

При подготовке дипломной работы использовались следующие методы : монографический, аналитический, интервьюирования.

Глава I. Контроль, как функция управления

1.1. Сущность и содержание функции контроля

Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает прежде всего какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.

Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано - означает, упустить из виду основную задачу управления - достижение своих целей.

Существуют различные подходы к определению понятия «контроль».
Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная служба: теория и организация»1 контроль является одной из важных функций управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.

Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами 2 .

Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля:
«Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации»1 .

В отечественной и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут необратимыми.2 Толковый словарь русского языка С. И. Ожегова трактует это понятие так : контроль - проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.3

Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль являясь одной из важных функций управления, считается средством решения поставленных задач, чертой стиля деятельности руководителя.
В системе управления контроль решает несколько задач : во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить факторы, которые могут оказать существенное влияние на функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать. во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности органа власти нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять меры для их устранения. в-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы органа власти за определенный период, эффективности и надежности системы управления 4.

Для того, чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу -

решение задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в соответствии с определенными принципами, а именно: быть всеобъемлющим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности органа власти - внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней ; иметь четкую стратегическую направленность, то есть отражать основные приоритеты органа власти и поддерживать их ; соответствовать контролируемому виду деятельности, то есть он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно, так как неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию ; быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям ; быть простым и экономичным.1

Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам :
1. Установление норм (стандартов).
1. Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление фактических результатов с ожидаемыми).
1. Коррекция отклонения от норм и планов.

Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании.
Стандарты, используемые для контроля отражают в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.

Второй этап состоит в сопоставлении фактически достигнутых результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.

На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений и выбирается один из трех вариантов поведения : ничего не предпринимать ; устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы ; пересмотреть стандарты, если это необходимо.1

В реальной действительности выделяются три основных вида управленческого контроля : предварительный ; текущий контроль ; заключительный контроль.

По форме осуществления все виды контроля схожи, т. к. имеют одну цель
- способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым, а различие между ними - только временем существования.

Предварительный контроль осуществляется фактически до начала работ, в период подготовки решения и необходим прежде всего для учета человеческих и финансовых ресурсов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ руководителями подразделений. Контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение целей. Текущий контроль обычно существует в двух формах : стратегический и оперативный. Текущий стратегический контроль сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий, как в целом, так и в структурных подразделениях. Текущий оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, то есть соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда.

Заключительный контроль связан с оценкой выполнения планов и составлением новых, а также предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции :
Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.1

2. Контроль исполнения документов, как разновидность функции контроля

Контроль играет важную роль и в системе делопроизводства. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов.
Составной частью контроля исполнения является исполнение документов, в которых отражается многогранная деятельность органов государственной власти и государственного управления.

Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.1

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов : контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению - помощник. Если руководитель удовлетворен решением проблемы - документ подписывается, если же не удовлетворен, то дополнительно прорабатываются неясные моменты и документ проходит повторное согласование. Контроль по существу содержания входит в обязательные должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.; контроль за соответствием документов формам составления и требованиям
ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник делопроизводства. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов. контроль исполнения документов в указанные сроки. Для подавляющего большинства документов устанавливаются сроки их исполнения, которые регламентируются законами и другими нормативными актами, на основе Единой государственной системы делопроизводства и инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области.1

Сроки исполнения подразделяются на типовые и индивидуальные. Типовые сроки установлены законодательными и другими актами для таких документов, как 2 : предложения, заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней ; заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - не позднее 7 дней со дня поступления ; запрос депутата Государственной Думы и члена Совета Федерации Федерального
Собрания РФ - в срок до 20 дней ;
Поручения Президента РФ и Правительства РФ - в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня его подписания, с пометкой

«срочно» - в 3-дневный срок, требующие дополнительного изучения -

- в 10-дневный срок ; письма предприятий и учреждений - 30 дней ; приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ - согласно указанному сроку или в течение 30 дней.

Индивидуальные сроки исполнения могут указываться в самих документах вышестоящих организаций, в резолюциях и указаниях руководителей.
Индивидуальный срок исполнения документа может отличаться от типового срока. Как правило, индивидуальные сроки исполнения не должны превышать 10 дней. Если задание сложное и требует согласования и дополнительной проверки, то сроки могут удлиняться, но не более чем на 30 дней.

Сроки исполнения могут продлеваться в связи с дополнительным изучением и проверкой вопроса, но только с согласования лица их установившего и с этой целью необходимо заблаговременно известить о целесообразности более полной проработки вопроса лицо, поручившее исполнение, так и лицо, ожидающее результата по исполнению.

Контроль исполнения документов в общей системе документооборота касается следующих видов документов 1 : распорядительные документы высших органов государственной власти :
Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской
Федерации, Правительства Российской Федерации ; распорядительные документы представительного органа (распорядительные документы Законодательного собрания области) ; распорядительные документы органа государственного управления
(постановления губернатора области).
Кроме этих документов, на контроль также ставятся : протоколы совещаний при руководителе органа управления ; поручения руководителя ; входящая корреспонденция ; письменные и устные обращения граждан.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов1 : постановку документов на контроль ; проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей ; предварительную проверку и регулирование хода исполнения ; учет и обобщение результатов контроля исполнения документов ; регулярное информирование руководителей органа управления о ходе исполнения документов ; снятие исполненных документов с контроля.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается, как правило, на сектор контроля учреждения. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет помощник, специалист приемной или другое лицо, ответственное за работу с документами. Ответственность за организацию контроля возлагается непосредственно на руководителей структурных подразделений.

3. Принципы организации и контроля исполнения документов

От систематичности и целенаправленности организации выполнения документов и контроля их исполнения зависит своевременное и качественное выполнение решений вышестоящих органов государственной власти, решений представительного органа территориального образования, а также собственных решений органа государственного управления. Контроль исполнения распорядительных документов базируется на общих и организационно- технических принципах, под которыми понимаются объективные основы, на которых строится организация и контроль исполнения распорядительных документов органов государственного и муниципального управления. В них абстрагированы объективные условия развития государственного и муниципального управления, а также его закономерности.

К общим принципам, отражающих социально-политическую сторону контроля исполнения, относятся 1 : массовость контроля ; повсеместность контроля, формирующее требование обеспечения контроля исполнения решений органов управления во всех сферах общественной жизни, которые охватываются распорядительными документами, включая сами органы управления и их подразделения ; всесторонность контроля, предполагающую осуществление контроля исполнения распорядительных документов органов управления с учетом всей полноты их требований ; реальность контроля, предусматривающую требования осуществления действительного, а не мнимого контроля исполнения, базирующегося на фактах, а не домыслах или предположениях ; объективность контроля, требующую беспристрастной оценки результатов исполнения распорядительных документов органов управления, исключения трактования этих результатов в угоду кого-то или чего-то ; результативность контроля, определяющую необходимость получения конкретного итога от действия по контролю исполнения распорядительных документов органов управления, выраженного в определенных количественных и качественных показателях, характеризующих уровень достижения целей и задач контролируемого распорядительного документа ; гласность контроля, формирующую требования широкого информирования населения, общественных организаций с помощью различных форм информирования и, при наличии недостатков в их исполнении, о принятых мерах по устранению этих недостатков, а также к должностным лицам, по вине которых эти недостатки были допущены.

Наряду с общими принципами существуют правила, отражающие организационно-техническую сторону контроля исполнения 1 , а именно : системность организации и контроля исполнения ; личная ответственность первого руководителя за состоянием контроля исполнения. Этот принцип отражает объективную необходимость осуществления руководства контролем исполнения документов лично первым руководителем органа управления ; централизация контроля исполнения. Это принцип требует, чтобы общий контроль за сроками исполнения документов возлагался на специальное подразделение или работника, с подчинением руководителю органа государственного управления ; единство ответственности за организацию и контроль исполнения, то есть ответственность за контроль исполнения возлагается на того руководителя администрации, к ведению которого относится данный вопрос и который осуществляет руководство его подготовкой для принятия главой администрации
; единство подготовки распорядительных документов и контроля фактического их исполнения, т. е. ответственность за контроль фактического исполнения распорядительного документа возлагается на отдел или управление, который готовил документ ; соответствие содержания распорядительного документа необходимым условиям контроля его исполнения.

Из всего вышеперечисленного можно сделать следующие выводы :

Глава II . Контроль документооборота, как форма контроля исполнения

2.1. Формы и методы контроля исполнения

Контроль исполнения носит многофункциональный характер, поэтому формы и методы его реализации многообразны. Как правило, наиболее эффективным является простейший контроль. Простейшие формы и методы требуют меньших усилий и более экономичны. К простейшим организационным формам контроля исполнения можно отнести : контрольные журналы ; регистрационно-контрольные карточки (картотека) ; письменные отчеты ; проверки ; обсуждение вопросов контроля исполнения на совещаниях, проводимых губернатором или его заместителями, а также на оперативных совещаниях у руководителей структурных подразделений.

Каждая из перечисленных форм имеет свою специфику, но при использовании любой из них необходимо соблюдать одно требование - не ограничиваться разговорами об исполнении, а давать объективную оценку положения дел, намечать и добиваться осуществления конкретных мероприятий.

В качестве методов организационной работы по исполнению поручений используются методы текущего, предварительного и последующего контроля. В соответствии с Указом Президента Российской федерации от 06.11.96 г. № 1536
«О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» в аппарате администрации области при организации исполнения поручений губернатора по правительственным документам используется также метод упреждающего контроля.
К мерам упреждающего контроля можно отнести 1 : рассмотрение хода реализации поручений губернатора на коллегиях, совещаниях, семинарах, оперативных совещаниях, проводимых руководителями структурных подразделений ; направление запросов с целью получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах ; осуществление контрольных проверок исполнения поручений ; проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений, внесение предложений по привлечению к ответственности виновных лиц и другие.

Для усиления контрольной работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора в аппарате администрации области была создана комиссия, утвержденная постановлением губернатора от 14.04.98 г. № 456-р. К сожалению, заседание комиссии проводилось всего один раз. На комиссии были заслушаны сообщения руководителей департаментов, комитетов и управлений, а также рассматривались их предложения о дальнейшей работе с распорядительными документами губернатора. С учетом возможностей и целесообразности исполнения распорядительных документов губернатора комиссией было предложено2 : снять с контроля постановления и распоряжения ; изменить контрольный срок с принятием дополнительных мер по исполнению постановлений и распоряжений губернатора ;
61. отменить постановления и распоряжения губернатора, как нереализованные в связи с отсутствием финансирования.
Так, за 1998 год данной комиссией было снято с контроля 75 документов,
115 - изменен контрольный срок, 4 - отменено в связи с отсутствием финансирования1

В работе с обращениями граждан, особенно контрольной ее части широко используются областные средства массовой информации. В местных газетах регулярно публикуются ответы на вопросы граждан по социально значимым проблемам, затрагивающим интересы больших групп населения. Также активно используются возможности областного телевидения и радио, на которых регулярно организуются «Губернаторские часы» и выступления руководителей структурных подразделений администрации области. Проверки жалоб и заявлений, поступающих от граждан, рассматриваются в некоторых случаях с выездом на место, что является особенно эффективным методо

2.2. Организация контроля исполнения документов

В аппарате администрации области сложилась определенная система контроля, в которую помимо работников, отвечающих за эту работу по должности, вовлекаются и сотрудники департаментов, комитетов, управлений, на которых руководителями данных подразделений возложен контроль за прохождением и исполнением распорядительных документов.

В настоящее время фактический контроль и проверку исполнения правительственных документов в аппарате администрации области осуществляет сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (далее - сектор контроля), писем и заявлений граждан - отдел писем и приема граждан, входящей корреспонденции - сектор документооборота отдела документационного обеспечения управления делами
(далее - канцелярия), постановлений и распоряжений губернатора области - сектор по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (далее - сектор контроля) и контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления
(далее - контрольное управление). В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляют специалисты приемных и помощники руководителей, которые отвечают за работу с документами.

Функции сектора по работе с документами отдела документационного обеспечения управления делами (сектор контроля) заключаются в следующем : ведение автоматизированного учета контрольных документов, своевременное направление регистрационно-контрольных карточек руководителям структурных подразделений администрации области, которым поручается контроль ; контроль за сроками исполнения документов, использование ПЭВМ ; ежемесячное информирование руководителей администрации области о состоянии выполнения документов ; осуществление упреждающего контроля за исполнением документов, ежемесячное письменное информирование помощников руководителей подразделений администрации области о документах и поручениях, сроки исполнения которых истекают в предстоящем месяце, а также о документах, сроки исполнения которых истекли.

Контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления обеспечивает : организацию проверок исполнения нормативно-распорядительных актов губернатора, а также состояние контрольной деятельности в департаментах, комитетах, управлениях администрации, органах местного самоуправления ; подготовку докладов о состоянии выполнения постановлений и распоряжений губернатора ; внесение представлений о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном или ненадлежащем исполнении, или неисполнении документов губернатора, к дисциплинарной ответственности.

Функции отдела писем и приема граждан, а также сектора документооборота отдела документационного обеспечения управления делами определены в Положениях об отделах.

В целях повышения четкости и оперативности в работе аппарата администрации области, улучшения его контрольной деятельности постановлением губернатора области от 30.06.97 г. № 711 утвержден регламент, в котором указаны основные положения по организации и контролю исполнения документов, поступающих в администрацию.

В аппарате администрации введена в эксплуатацию автоматизированная информационная система контроля исполнения документов. Техническим средством контроля за исполнением документов является электронная регистрационно-контрольная карточка базы ПЭВМ и ее бумажный дубликат.
Организация контроля исполнения документов в администрации области предусматривает определенный порядок работы с документами. Установленный порядок работы с контролируемыми документами с момента их поступления до завершения исполнения 1 :
69. отвечает требованиям, предъявляемым к документообороту ;
70. обусловливает перемещение документов деловой необходимостью, исключает дублирующие инстанции и действия ;
71. позволяет осуществлять контроль за исполнением документа, с соблюдением требований к их оформлению в соответствии с инструкцией по делопроизводству и другими действующими нормативными документами по делопроизводству.

Ежемесячно анализируется состояние контроля за исполнением поставленных на контроль документов за истекший период и в виде обобщенной информации направляются материалы губернатору. Форма обобщенной информации представлена в приложении 9.

В сводках, представляемых руководству, указываются : общее количество документов, находящихся в работе у исполнителя ; количество документов, поставленных на контроль за истекший месяц ; количество исполненных документов ; количество документов, не выполненных или выполненных позднее установленных сроков ; причины задержек исполнения документов.

В структурные подразделения направляются : перечень документов, находящихся на исполнении (приложение 10) ; перечень документов, исполненных за месяц (приложение 11) ; перечень документов, сроки исполнения которых истекли (приложение12)

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

2.2.1. Контроль за исполнением поручений по официальным документам

Приоритетным направлением является осуществление постоянного и эффективного контроля за исполнением поручений губернатора по документам высших органов государственной власти (правительственным документам).

| | |Губернатор области | |
| | |Рассмотрение документа , | |
| | |определение формы | |
| | |исполнения. | |
| | |Рассмотрение материалов о | |
| | |ходе выполнения документов,| |
| | |закрытие «В дело». | |
| | | | |
|Управление делами | | | |
| | | | |
|Сектор по работе с официальными | |Первые заместители | |
|документами отдела | |губернатора области | |
|документационного обеспечения | |Организация исполнения | |
|управления делами | |резолюций. | |
|(сектор контроля) | |Контроль за исполнением | |
|Регистрация документов, | |(помощник) | |
|подготовка документов к | |Подведение итогов | |
| | |исполнения документа. | |
| рассмотрению. | | | |
|2. Постановка на контроль, | | | |
|доведение до исполнителей, | | | |
| контроль за сроками | |Начальники структурных | |
|исполнения, сбор материала о | |подразделений | |
| | |Организация исполнения | |
|реализации поручения. | |резолюций. | |
|3. Подготовка ежемесячных | | | |
|списков. | | | |
|4. Закрытие «В дело». | | | |
| | | | |
| | |Ответственные работники | |
| | |структурных подразделений | |
| | |(исполнители) | |
| | |Работа по исполнению | |
| | |резолюций. | |
| | |Подготовка материалов об | |
| | |исполнении. | |

- прохождение документов на исполнение

- прохождение документов после исполнения

Рис. 2.1. Схема контроля за исполнением поручений губернатора по официальным документам

Поступающие в администрацию области официальные документы органов государственной власти Российской Федерации (в дальнейшем - правительственные документы) регистрируются в секторе контроля. При регистрации проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первого листа документа с присвоением ему порядкового номера по электронной картотеке и заполняется регистрационно-контрольная электронная карточка в базе данных ПЭВМ и учетная карточка, прилагаемая к документу. Образцы регистрационно-контрольной и учетной карточек представлены в приложениях
1, 2. На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается : орган, издавший документ ; вид документа (указ, постановление, распоряжение) ; номер и дата издания документа ; содержание документа ; поручение губернатора области с указанием даты и подписи ; фамилия исполнителя, которому передан документ для исполнения или ознакомление.

На обратной стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа : дата и номер отправляемого документа ; дата снятия правительственного документа с контроля.

Начальник сектора контроля оформляет зарегистрированные документы к рассмотрению, то есть готовит проекты поручений и передает их для доклада губернатору, а в его отсутствие - заместителю, на которого возложены соответствующие обязанности. Рассмотренные губернатором документы, возвращаются в сектор контроля, где вносятся в электронную регистрационно- контрольную карточку документа поручения губернатора и сроки исполнения его. Документы, резолюция на которых содержит контрольное поручение, ставятся на «контроль» и на «особый контроль» - в случаях, когда поручение содержит указание по подготовке проектов постановлений губернатора, предложений, планов мероприятий по организации выполнения документов и справок о состоянии обсуждаемого вопроса в области, информаций в вышестоящие органы, заключений по проектам направляемых документов.1

Ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений губернатора по правительственным документам возлагается на заместителей губернатора, управляющего делами, начальников департаментов, управлений и отделов. Если в резолюции губернатора поручение по правительственному документу дается сразу нескольким заместителям, то исполнение документа координирует заместитель, указанный в поручении первым или тот, кому поручен созыв или сбор.

Согласно резолюции губернатора сектор контроля направляет документ с учетной и регистрационно-контрольной карточками в приемную заместителя губернатора, в компетенции которого находятся решение вопросов, поставленных в правительственном документе. Заместитель губернатора рассматривает документ и определяет исполнителей, которые будут обеспечивать сбор и подготовку необходимых документов, проектов справок о результатах исполнения поручений. Контроль за сроками исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Срок реализации поручений, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручения с пометкой «срочно» исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения - в течение 10 дней. Если в самом правительственном документе определена дата или срок проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом этой даты или мероприятия.

Помощник заместителя губернатора вносит необходимые указания в регистрационно-контрольную карточку документа (кому поручается исполнение, содержание действий, срок исполнения) и оставляет в своей картотеке, а документ с учетной карточкой возвращает в сектор контроля для передачи его исполнителю. Сектор контроля в свою очередь вносит соответствующие указания по данному правительственному документу в общую электронную картотеку, а затем передает документ исполнителю.

За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения правительственного документа помощник заместителя губернатора предупреждает устно или письменно исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения установленного срока исполнения документа исполнитель представляет письменную информацию о ходе исполнения документа.

В случае, если срок исполнения правительственного документа был определен в течение месяца или более, то заместитель губернатора, как исполнитель указаний губернатора по указам или поручениям Президента
Российской Федерации готовит промежуточную информацию о принятых мерах с приложением к ней распорядительных документов губернатора, принятых во исполнение поручений Главы государства в Главное контрольное управление
Президента России до истечения первой половины установленного срока. 1

Если поручение не может быть выполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока. Справка о продлении сроков исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения, направляется на согласование заместителю губернатора, установившему эти сроки. Согласованная справка передается через помощника в сектор контроля, где вносятся коррективы в электронную регистрационно- контрольную карточку.

Если поручение выполнено в срок, то справки, информация о выполнении поручения за подписью заместителя губернатора направляются в сектор контроля, а затем вместе с оригиналом правительственного документа передается губернатору для согласования или визы. Причем, если поручение было дано нескольким исполнителям, то справка по исполнению должна быть завизирована всеми соисполнителями или содержать ссылку на согласование с ними ответа. Форма справки представлена в приложении 7.

Если губернатор соглашается с полученной справкой, то поручение по исполнению правительственного документа считается исполненным, о чем делается соответствующая запись в электронной регистрационно-контрольной карточке в базе данных сектора контроля. Поручения по исполнению правительственного документа, не требующие непосредственного доклада об их исполнении, считаются выполненными по факту: отправка информации, заключений по проектам, если они не возвращены на доработку или выпуск постановлений губернатора.

Если исполнение поручений по правительственному документу требует выполнение мероприятий, указанных в документе - подготовке проекта распорядительного документа губернатора, то исполнитель представляет проект распорядительного документа губернатора или отчет о выполнении мероприятий первому заместителю губернатора на согласование. После принятия губернатором соответствующего распорядительного документа по решению вопросов, поставленных в правительственном документе или отсылке отчета о выполнении правительственного документа, последний снимается с контроля.

Анализируя существующую систему контроля за исполнением поручений губернатора по правительственным документам, можно отметить, что
:

2.2.2 Контроль за исполнением постановлений губернатора

В системе документооборота контролю за своевременным исполнением документов губернатора области (постановлений) уделяется большое внимание.
Схема контроля за исполнением постановлений губернатора представлена на рис. 2.2. Рассмотрим эту схему подробнее.

Распорядительные документы губернатора, в которых содержатся контрольные вопросы, то есть конкретные по времени, исполнителям и форме поручения, передаются сектором документирования отдела документационного обеспечения управления делами в сектор контроля. В секторе контроля распорядительные документы регистрируются в базе данных
ПЭВМ и заполняется электронная регистрационно-контрольная карточка.
|Сектор документирования | |Первые заместители |
|отдела документационного | |губернатора области |
|обеспечения управления | | |
|делами | |Организация исполнения |
| | |резолюций. |
| | |Контроль за сроками исполнения|
| | |исполнением (помощник) |
| | |Подведение итогов исполнения |
| | |документа. |
| | | |
|Сектор по работе с официальными| |Начальники структурных |
|документами отдела | |подразделений |
|документационного обеспечения | |1. Организация исполнения |
|управления делами (сектор | |поручений. |
|контроля) | | |
|1. Постановка на контроль, | | |
|доведение до | | |
|исполнителей. | | |
|2. Контроль за сроками | | |
|исполнения. | | |
|3. Сбор материала об | | |
|исполнении. | | |
| | |Ответственные работники |
| | |структурных подразделений |
| | |(исполнители) |
| | |Работа по исполнению |
| | |резолюций. |
| | |Оформление контрольного дела.|
| Контрольное управления | | |
|департамента государственной | | |
|службы и вопросов местного | | |
|самоуправления | | |
|Постановка на контроль. | | |
|Проверка полноты исполнения | | |
|документа. | | |
|Сбор материала об исполнении. | | |
|Подготовка проекта | | |
|постановления о снятии с | | |
|контроля. | | |

- прохождение документов на исполнение.

- прохождение документов после исполнения.

Рис. 2.2. Схема контроля за исполнением постановлений губернатора
Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 3.

На лицевой стороне электронной регистрационно-контрольной карточки указывается :
88. вид документа (постановление губернатора) ;
89. орган, издавший документ ;
90. номер документа ;
91. дата издания документа и его регистрационный номер ;
92. краткое содержание документа (чему посвящен документ) ;
93. ответственный исполнитель ;
94. номер пункта контролируемого документа ;
95. краткое содержание задания этого пункта ;
96. срок исполнения ;
97. отметка о снятии с контроля.

На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о ходе исполнения указанного пункта и заключение о выполнении контролируемого документа в целом.

Документ с регистрационно-контрольной карточкой одновременно направляется в приемную заместителя губернатора, на которого возлагается контроль (о чем делается запись в тексте документа) и в контрольное управление департамента государственной службы и вопросов местного самоуправления (далее - контрольное управление).

Заместитель губернатора обязан принять меры для своевременного и качественного исполнения документа, поэтому он определяет из числа руководителей или работников курируемых подразделений, ответственного исполнителя и определяет периодичность анализа и рассмотрения хода реализации данного документа. Контроль за сроками исполнения указаний заместителя губернатора осуществляет его помощник. Помощник оформляет контрольное дело и вместе с документом и поручением заместителя губернатора направляет его исполнителю, при этом регистрационно-контрольную карточку оставляет в своей картотеке. Образец контрольного дела представлен в приложении 4. Исполнитель, получивший контрольное дело в 10-дневный срок разрабатывает план организационных мероприятий по выполнению документа и представляет его на утверждение заместителю губернатора, который дал поручение по контролю.

В плане предусматривается : последовательность и способы решения поставленных в документе задач ; сроки исполнения мероприятий ; ответственные за исполнение этих мероприятий ; график проверок фактического исполнения.1

Документ подлежит исполнению в указанные в тексте сроки. Если срок исполнения в тексте не указан, то по согласованию с руководителем, на которого возложен контроль, устанавливается примерный срок : квартал, полгода, год - в зависимости от содержания поручения в документе. Если документ (постановление) содержит ссылку на определенные мероприятия, то документ исполняется в соответствии со сроком их проведения.

За 10 дней до наступления промежуточного или конечного срока исполнения документа помощник первого заместителя губернатора предупреждает исполнителя о приближении срока исполнения. За 5 дней до истечения срока исполнитель должен оформить контрольное дело в котором должны быть документы, свидетельствующие о контрольных действиях : план организации выполнения документа ; протоколы заседаний, на которых рассматривался ход выполнения документа ; промежуточные и итоговые справки об их реализации ; статистические данные ; материалы вневедомственного и ведомственного контроля ; статьи из газет и т. д. ; информация, запрошенная от органов местного самоуправления или других организаций-исполнителей.

При необходимости продления сроков выполнения документа, исполнитель представляет в сектор контроля промежуточную информацию, на имя губернатора, согласованную с заместителем, с мотивированной просьбой о продлении срока реализации. В промежуточной информации указывается аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения документа. Решение о продлении срока исполнения документа принимается губернатором на основании предоставленной информации.
Сектор контроля сообщает в приемную заместителя и исполнителю о принятом губернатором решении и вносит коррективы в базу данных ПЭВМ, в электронную регистрационно-контрольную карточку.

Если документ исполнен, то исполнитель оформляет итоговую справку за подписью руководителя структурного подразделения на имя заместителя губернатора и вместе с контрольным делом направляется в контрольное управление на рассмотрение, где проверяется полнота исполнения документа, вносятся свои замечания и предложения. Документ считается исполнен, если решены поставленные в нем задачи. Если контрольное управление не имеет замечаний и предложений, то документ с контрольным делом и итоговой справкой передается на согласование заместителю губернатора, на которого возложен контроль. Согласованный документ возвращается в контрольное управление, при этом помощник заместителя губернатора информирует сектор контроля о ходе реализации документа, а также вносит коррективы в свою базу данных ПЭВМ.

Контрольное управление на основании представленных контрольных дел по согласованию с заместителем губернатора готовит проект постановления о снятии с контроля.

Анализируя существующую систему контроля за исполнением постановлений губернатора, можно отметить, что : в секторе контроля и контрольном управлении осуществляется постоянный контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора ; руководство администрации регулярно информируется о ходе выполнения постановлений и распоряжений ; установлен контроль за выполнением требований регламента работы администрации в части, касающейся снятия постановлений, распоряжений губернатора с контроля и на контрольное управление возложена задача подготовки заключения обоснованности снятия документа с контроля.
112.

2. Контроль за исполнением входящей корреспонденции

Контроль за исполнением входящей корреспонденции в администрации области осуществляется в порядке общего делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству, утвержденной постановлением губернатора от 08.05.98 г. № 373. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции представлена на рис. 2.3. Рассмотрим эту схему более подробно.

Все документы, поступившие в администрацию области проходят соответствующую регистрацию, классифицируются и ставятся на контроль сектором документооборота отдела документационного обеспечения управления делами (далее - канцелярия). Контроль за исполнением входящей корреспонденции выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 5.

В регистрационно-контрольной карточке указывается : корреспондент ; содержание письма ; поручение губернатора или его заместителей ; ответственный исполнитель ; срок исполнения ; отметка о снятии с контроля.
| | |Губернатор области | |
| | |Рассмотрение документа , | |
| | |определение формы исполнения. | |
| | |Рассмотрение материалов о ходе | |
| | |выполнения документов, закрытие | |
| | |«В дело». | |
| | | | |
|Сектор документооборота отдела | |Первые заместители | |
|документационного обеспечения | |губернатора области | |
|управления делами ( канцелярия )| |Рассмотрение документов, | |
| | |определение формы исполнения | |
|Регистрация документов, | |Организация исполнения | |
|подготовка документов к | |резолюций. | |
|рассмотрению. | |Контроль за исполнением | |
|Постановка на контроль, доведение| |(специалист ) | |
|до исполнителей, контроль за | |Рассмотрение материалов о ходе | |
|сроками исполнения, сбор | |выполнения | |
|материала о реализации | |документов, закрытие «В дело». | |
|поручения. | | | |
|3. Подготовка ежемесячных | | | |
|списков. | | | |
|4. Закрытие «В дело». | | | |
| | |Начальники структурных | |
| | |подразделений | |
| | |Организация исполнения | |
| | |резолюций. | |
| | |Контроль за сроками исполнения | |
| | |(специалист) | |
| | | | |
| | |Ответственные работники | |
| | |структурных подразделений | |
| | |(исполнители) | |
| | |Работа по исполнению резолюций. | |
| | |Подготовка материалов об | |
| | |исполнении. | |

- прохождение документов на исполнение

- прохождение документов после исполнения

Рис. 2.3. Схема контроля за исполнением входящей корреспонденции

На обратной стороне регистрационно-контрольной карточки указывается информация о состоянии выполнения документа.

Письма, адресованные губернатору, через его помощника направляются ему на рассмотрение, а адресованные заместителям - по принадлежности.
Рассмотренные письма с резолюциями губернатора и его заместителей, в которых указаны поручения и ответственные исполнители возвращаются обратно в канцелярию, где вносятся коррективы в базу данных ПЭВМ. Резолюция оформляется на бланке установленной формы. Образец бланка резолюций представлен в приложении 6.

В соответствии с резолюцией и поручениями, документы с регистрационно-контрольными карточками направляются ответственным исполнителям в структурные подразделения. Контроль за сроками исполнения в структурных подразделениях возлагается на специалистов приемных руководителей. В случае, если срок исполнения документа не указан в поручении, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок. Если в документах, поступивших из других организаций, определена дата или срок проведения мероприятия, тогда срок исполнения поручения устанавливается с учетом даты, установленного организацией, направившей документ.

Специалист приемной руководителя за 2-3 дня до истечения установленного срока делает напоминание, чаще всего, по телефону исполнителю о приближении срока исполнения. В случаях, если документ не может быть по объективным причинам исполнен в срок, исполнитель представляет мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, но не позднее, чем за 2 дня до истечения установленного ранее срока1 . Справка о продлении срока исполнения поручения, подписанная начальником структурного подразделения передается на согласование заместителю губернатора, установившего эти сроки.
Согласованная справка передается через специалиста приемной руководителя в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно- контрольную карточку базы ПЭВМ. Специалист приемной руководителя, в свою очередь, делает соответствующие отметки в контрольно-регистрационной карточке документа.

Если поручение исполнено в срок, и о результатах сообщено заинтересованным организациям и лицам, то документ считается исполненным и снимается с контроля, при этом на документе проставляется отметка об исполнении «В дело» и согласовывается с руководителем, давшим поручение.
После исполнения задания, изложенного в письме, специалист приемной делает запись в регистрационно-контрольной карточке и передает ее вместе с исполненным документом в канцелярию, где вносятся коррективы в электронную регистрационно-контрольную карточку базы ПЭВМ. Регистрационно-контрольная карточка исполненного документа с отметкой канцелярии передается обратно специалисту приемной руководителя.

3. Контроль за исполнением устных и письменных обращений граждан

Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и интересов, регистрируются и ставятся на контроль в отделе писем и приема граждан администрации области. При решении вопроса о взятии обращения на контроль учитываются : цель, которая при этом преследуется ; значимость поднятого в письме вопроса (общественного или личного) .

Контроль за своевременным и полным рассмотрением вопросов, поставленных в письмах осуществляется в отделе писем и приема граждан в соответствии с Законом Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 года, Положением об отделе и Порядком работы с письменными и устными обращениями граждан в администрации области. Контроль за рассмотрением писем преследует прежде всего следующие цели 1 : устранение недостатков в работе органов государственного управления ; оказание помощи автору письма в удовлетворении его законной просьбы или восстановлении нарушенных прав ; получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информаций
; выяснение принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получении справки по вопросу, с которым автор обращается неоднократно.

Порядок работы с письменными обращениями граждан с момента их поступления до завершения исполнения отражен в схеме приложения 13.

Контроль за исполнением письменных обращений граждан выполняется с помощью ПЭВМ и регистрационно-контрольных карточек. Образец регистрационно-контрольной карточки представлен в приложении 8.
В регистрационно-контрольной карточке указываются :
126. фамилия, имя, отчество заявителя ;
127. первичное или повторное обращение ;
128. вид обращения (предложение, заявление, жалоба) ;
129. регистрационный номер и дата получения обращения ;
130. адрес заявителя ;
131. краткое содержание обращения ;
132. поручение губернатора или его заместителей ;
133. ответственный исполнитель ;
134. сроки исполнения ;
135. отметка о снятии с контроля.

Контроль за исполнением письменных обращений граждан осуществляется губернатором, его заместителями, руководителями структурных подразделений.
Ответственность за организацию контроля за исполнением письменных и устных обращений граждан возлагается на начальника отдела писем и приема граждан.

Поручения губернатора, его заместителей по реализации обращений граждан содержат конкретных исполнителей и реальные сроки их исполнения. В соответствии с резолюцией и поручениями документ через отдел писем и приема граждан направляется исполнителю.

Если поручение по исполнению обращения дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению организует и контролирует тот исполнитель, который указан в поручении первым.

Письменные обращения граждан рассматриваются в срок не более месяца, а не требующие дополнительного изучения - безотлагательно.

В исключительных случаях срок рассмотрения может быть продлен, но не более чем на один месяц. Исполнитель представляет в отдел писем и приема граждан промежуточную справку или мотивированную просьбу о продлении срока исполнения с указанием причин отсрочки, согласованную с руководителем, на которого возложен контроль. При этом заявителю должно быть сообщено о переносе срока исполнения.

За 5 дней до истечения срока исполнения обращения работник отдела по письмам и приему граждан напоминает исполнителю о приближении установленного срока. Подготовленный ответ на обращение за подписью губернатора или его заместителей передается исполнителем в отдел писем и приема граждан, где специалисты отдела писем и приема граждан направляют ответ заявителю, а также вносят соответствующие коррективы в базу данных
ПЭВМ. Письменное обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован устно или письменно.

Контроль за исполнением устных обращений граждан также осуществляется руководителями аппарата администрации. Для этого проводятся дни личного приема. После беседы с пришедшими на прием руководитель, ведущий прием, принимает одно из решений по обращению1 : решение об удовлетворении обращения. При этом дается указание в письменной или устной форме соответствующему должностному лицу о выполнении в определенные сроки необходимых конкретных действий ; решение о передаче обращения для рассмотрения в соответствующие органы управления, находящиеся в подчинении данного органа управления. При этом на обращении заявителя записывается поручение с указанием исполнителя, действия, которые необходимо предпринять, и сроков исполнения обращения ; решение об отклонении обращения, с сообщением заявителю причины отказа со ссылкой на закон.

Решения по устным обращениям вносятся ведущим прием должностным лицом в учетно-контрольную карточку обращений и в ПЭВМ. Контроль за сроками исполнения поручений, данных на личном приеме, осуществляет также отдел писем и приема граждан.

К сожалению, исполнительская дисциплина в работе с обращениями граждан пока еще оставляет желать лучшего. К типичным ошибкам на отдельных этапах работы с обращениями граждан относятся : аннотация письменного обращения часто не содержит информации обо всех поставленных в нем вопросах. Выбираются и контролируются одно-два положения, нередко не самые существенные для заявителя, что влечет за собой повторное обращение ; ответ исполнителя зачастую не соответствует содержанию письма или отвечает ему частично ;

Глава III. Повышение эффективности контроля исполнения документов

3.1. Пути повышения эффективности контроля исполнения документов в администрации области

Сегодня никого не надо убеждать в том, что ключевым вопросом продолжает оставаться вопрос повышения действенности и результативности контроля. Эффективность - вот главный критерий контроля. Одним из важнейших направлений повышения эффективности контроля исполнения документов является использование ПЭВМ. В настоящее время в администрации области используется автоматизированная информационная система контроля исполнения документов, в результате внедрения которой удалось повысить достоверность результатов и оперативность контроля исполнения документов. Создание на базе существующих
ПЭВМ локальных и интегрированных вычислительных сетей позволит исключить бумажные документы, т. е. перейти к безбумажной информатике, вводя и выводя информацию в ПЭВМ непосредственно, исключая бумажные носители информации
(регистрационные карточки и учетные карточки).

Другим важным направлением повышения эффективности контроля исполнения документов является контроль и оценка результатов труда работников аппарата администрации. Такая оценка результатов труда государственных служащих, включая труд по контролю исполнения документов, в количественном выражении (коэффициентах или баллах) позволяет стимулировать работников в выполнении ими должностных обязанностей, в том числе и по контролю исполнения документов. По результатам работы за прошедший месяц и с учетом выполнения своих должностных обязанностей работник аппарата администрации премируется или наоборот за несвоевременное и некачественное выполнение заданий предусматривается снижение премиальных выплат.

...............Подготовка специалистов является весьма актуальной задачей. Неоценимую помощь в специальной подготовке сотрудников могут также оказать специальные семинары по изучению практики организации контроля исполнения в системе документооборота.

Заключение

Список использованной литературы

|1. |Закон Вологодской области «Об обращениях граждан» от 7 декабря 1998 г.|
| |№ 311-03. |
|2. |Указ Президента Российской Федерации «О мерах по совершенствованию |
| |организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» от|
| |06 ноября 1996 г. // Собрание актов Президента РФ. 1996. № 46. |
| |Ст.5241. |
|3. |Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от|
| |14 апреля 1998 г. № 456-р. |
|4. |Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной|
| |работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора области»|
| |от 22 июня 1998 г. № 496. |
|5. |Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в |
| |администрации области. Вологда, 1998. |
|6. |Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. |
|7. |Государственная система документационного обеспечения управления : |
| |основные положения. М., 1996. |
|8. |Веснин Р. В. Основы менеджмента. М., 1997. |
|9. |Государственная служба : теория и организация. Ростов н/Д, 1995. |
|10. |Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. |
|11. |Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. |
|12. |Мескон М., Альберт М. и Хедоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. |
|13. |Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая. |
|14. |Общая теория управления. М., 1994. |
|15. |Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999. |
|16. |Основы делопроизводства в государственном аппарате . / Под ред. Р. Х. |
| |Богатеева. Казань,1989. |
|17. |Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., |
| |1994. |
|18. |Покровский Е. А. Становление контрольной системы. // Президентский |
| |контроль. 1997. № 5. С. 46 - 50. |
|19. |Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. |
| |Ростов н/Д., 1997. |
|20. |Словарь - справочник менеджера. М., 1996. |
|21. |Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., 1998. |
|22. |Управление персоналом : Энциклопедический словарь / Под ред. А. Я. |
| |Кибанова. М., 1998. |
|23. |Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления : В 5 кн. М., |
| |1992. Кн. 4. |
|24. |Хрипун В. Г. Предметно и конкретно. // Президентский контроль. 1998. |
| |№ 7. С. 13 - 20. |

П Р И Л О Ж Е Н И Я
1 - Государственная служба: теория и организация. Ростов-н/Д., 1995. С.145.
2 - Общая теория управления. М., 1994. С. 201.
1 - Словарь-справочник менеджера. М., 1996. С.48.
2 - Мескон М., Альберт М. и Хеддоури Ф. Основы менеджмента. М., 1993. С.
225.
3 - Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.
С.400.
4 - Фалмер, Роберт М. Энциклопедия современного управления: В5 кн. М.,
1992. Кн.4. С.14.
1 - Веснин Р.В. Основы менеджмента. М., 1997. С.115.
1 - Общий менеджмент. / Под ред. А. А. Казанцева. М., 1999.С. 251.
1 - Кузнецов Ю. В., Подлесных В. И. Основы менеджмента. СПб., 1998. С. 16.
1 - Управление персоналом :Энциклопедический словарь. / Под ред. А. Я.
Кибанова. М., 1998. С. 267.
1 - Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998. С. 221.
2 - Государственная система документационного обеспечения: основные положения. М., 1996. С. 40.
1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.
Ростов н/Д., 1997. С. 284.
1 - Основы делопроизводства в государственном аппарате. / Под ред. Р. Х.
Богатеева. Казань. 1989. С. 94.
1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.
Ростов н / Д., 1997. С. 280.
1 - Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления.
Ростов н/Д., 1997. С. 208.
1 - Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» от 6 ноября 1996 г. // Собрание актов
Президента РФ. 1996. № 46. Ст. 5241.
2 - Постановление губернатора Вологодской области «О создании комиссии» от
14 апреля 1998 г. № 456-р.
1 - Постановление губернатора Вологодской области «Об усилении контрольной работы по исполнению постановлений и распоряжений губернатора области» от 22 июня 1998. №
496.
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 20
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 17.
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда, 1997. С. 14
1 - Регламент администрации Вологодской области. Вологда. 1997. С. 20.
1 - Инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) в администрации области.

Вологда. 1998.
1 - Миронов М. Письма во власть. // Российская газета, 1995, 23 мая.
1 - Миронов М. Письма во власть // Российская газета, 1995, 23 мая.